Guide de gestion des comptes débiteurs

Le présent guide vise à fournir aux ministères des renseignements sur la façon de gérer les comptes débiteurs. Il expose en détail les exigences établies dans la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs.
Modification : 2021-03-24

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1. Date de publication

Le présent guide a été publié le 22 novembre 2019.

Le présent guide remplace la Ligne directrice sur le recouvrement des comptes débiteurs du Conseil du Trésor, datée du 1er octobre 2009.

2. Application, objet et portée

Le présent guide s’applique aux organisations énumérées à la section 6 de la Politique sur la gestion financière et aux comptes débiteurs tels qu’ils sont définis dans la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs.

Le présent guide vise à fournir aux ministères des renseignements sur la façon de gérer les comptes débiteurs.

Il expose en détail les exigences établies dans la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs.

La section 3 fournit des renseignements sur les types de comptes débiteurs normalement gérés par les ministères.

La section 4 aborde divers moyens de minimiser le nombre de comptes débiteurs et de crédits octroyés.

La section 5 traite de différents aspects liés à l’enregistrement des comptes débiteurs.

La section 6 explique comment traiter les débiteurs de façon équitable.

La section 7 décrit :

  • les pratiques de recouvrement;
  • les méthodes de recouvrement;
  • les délais de prescription pour les comptes en souffrance que les ministères peuvent utiliser pour recouvrer des dettes dues à l’État;
  • la façon dont les ministères peuvent échanger de l’information sur les débiteurs.

La section 8 fournit des consignes sur d’autres pratiques clés en matière de gestion des comptes débiteurs :

  • l’enregistrement des opérations des comptes débiteurs;
  • l’établissement de rapports sur les comptes débiteurs;

La section 9 fournit des consignes pour s’assurer que les employés qui quittent le ministère retournent les biens

La section 10 traite de l’application du Règlement sur les sommes de peu de valeur pour les montants à recevoir.

3. Types de comptes débiteurs

Cette section fournit des renseignements sur les types de comptes débiteurs normalement gérés par les ministères, qui sont habituellement comptabilisés et administrés dans leur système de gestion financière.

Trop-payés et autres paiements erronés

  • Versements en trop ou erronés au titre des salaires, des indemnités, des comptes de fournisseurs, des subventions, des contributions et des avantages sociaux
  • Frais de cartes de voyage que les ministères paient au nom des détenteurs de cartes de crédit

Prêts, avances et montants remboursables

  • Sommes dues au titre des prêts, y compris les intérêts courus
  • Sommes dues au titre de prêts en souffrance pour lesquels un ministère s’est porté garant
  • Sommes exigibles au titre des contributions remboursables, lorsque les conditions qui rendent les contributions remboursables ont été remplies ou lorsque les montants sont remboursables sans condition
  • Avances comptables, y compris les soldes inutilisés nécessitant un remboursement

Intérêts, pénalités, créances contestées et montants liés aux procédures judiciaires

  • Sommes dues au titre de pénalités, d’amendes, de montants adjugés par la cour et de règlements à l’amiable
  • Intérêts autorisés sur les montants dus à des ministères
  • Frais administratifs sur des articles particuliers
  • Créances contestées à leur valeur approximative

Autres comptes débiteurs

  • Montants dus au titre de la Loi de l’impôt sur le revenu, taxes sur les produits et services et autres taxes, prélèvements et droits
  • Montants provenant de la vente de biens, de la prestation de services ou de l’utilisation d’installations, y compris la taxe de vente applicable imposée dans le cadre d’une vente
  • Montants bruts attribués à des tiers aux fins de recouvrement (le montant brut, excluant les honoraires à verser aux agences de recouvrement du secteur privé, qui sont enregistrés séparément)
  • Montants à recevoir d’autres ministères du gouvernement fédéral (les sections du présent guide qui traitent du recouvrement de comptes débiteurs et des montants de peu de valeur ne s’appliquent pas aux opérations interministérielles)

4. Réduire au minimum le nombre de comptes débiteurs et de crédits octroyés

Selon la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, le dirigeant principal des finances (DPF) ou les cadres supérieurs du ministère désignés par l’administrateur général ont les responsabilités suivantes :

  • 4.3.1 « veiller à ce que les créances soient réduites au minimum, dans la mesure du possible, en exigeant le paiement à l’avance ou au moment où les biens et les services sont fournis;
  • 4.3.2 n’accorder un crédit qu’en cas de besoin opérationnel ».

4.1 Pourquoi faut-il réduire au minimum les comptes débiteurs?

Les opérations qui donnent lieu à des comptes débiteurs sont parfois nécessaires pour atteindre les objectifs d’un programme et répondre aux besoins opérationnels. Il faut réduire au minimum les comptes débiteurs parce qu’il pourrait être impossible de les recouvrer.

4.2 Comment réduire au minimum les comptes débiteurs

Afin de réduire au minimum les comptes débiteurs, les ministères peuvent :

  • examiner les contrôles internes pour éviter :
    • les trop-payés ou les paiements erronés aux fournisseurs et aux employés,
    • les trop-payés ou les paiements erronés de subventions, de contributions ou de prestations aux bénéficiaires;
  • s’assurer que les employés qui détiennent une carte de voyage ou une carte d’achat comprennent leurs responsabilités afin de réduire les cas d’utilisation inappropriés qui pourraient nécessiter le recouvrement des dépenses;
  • explorer d’autres méthodes de paiement ou d’autres opérations avant d’octroyer des avances comptables;
  • éviter de passer des marchés dont les modalités pourraient donner lieu à des comptes débiteurs (par exemple, des marchés où l’acceptation des notes de crédit fait partie des modalités);
  • exiger un paiement à l’avance ou un paiement immédiat;
  • établir une saine politique ministérielle en matière de crédit (voir le paragraphe 4.4 du présent guide).

4.3 Quand peut-on octroyer un crédit?

Comme il est indiqué au paragraphe 4.3.2 de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, les ministères peuvent octroyer un crédit seulement lorsque c'est nécessaire à des fins opérationnelles. Autrement dit, ils peuvent octroyer un crédit seulement si le fait de ne pas l’octroyer :

  • les empêcherait d’accomplir leur mandat;
  • nuirait à l’atteinte des objectifs du programme en ce qui concerne :
    • la facilité d’accès aux services,
    • le type de clientèle qui reçoit le service,
    • la fréquence des opérations offertes,
    • la stratégie de programme qui soutient les résultats souhaités.

L’exigence relative à l’octroi d’un crédit seulement lorsque c’est nécessaire à des fins opérationnelles s’applique principalement aux cas suivants :

  • la fourniture de biens et à la prestation de services;
  • l’utilisation des installations du gouvernement;
  • les droits et les privilèges conférés par le gouvernement fédéral.

4.4 Que faut-il inclure dans une politique de crédit d’un ministère?

La politique de crédit d’un ministère devrait inclure les éléments suivants :

  • ce qui peut être fourni à crédit, par exemple :
    • les types de biens et services fournis,
    • les installations pouvant être utilisées,
    • les droits et privilèges accordés;
  • la séparation appropriée des tâches liées à l’octroi de crédit;
  • un processus d’évaluation du risque de crédit (pour les nouveaux clients);
  • un seuil minimum pour les ventes à crédit;
  • les niveaux acceptables de risque de crédit;
  • les modalités de crédit (les conditions dans lesquelles le crédit est accordé et la limite de crédit maximale);
  • la date d’échéance du paiement et le taux d’intérêt qui s’applique aux paiements effectués en retard;
  • l’information minimale nécessaire pour accorder le crédit;
  • les situations, sauf si la loi l’interdit, où le ministère peut refuser de fournir des biens et des services, d’autoriser l’utilisation d’installations et d’accorder des droits ou des privilèges à crédit en raison de créances non payées à l’État.

5. Enregistrement des opérations des comptes débiteurs

Conformément au paragraphe 4.3.4 de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, le DPF ou les cadres supérieurs du ministère désignés par l’administrateur général sont responsables de « s’assurer que toutes les opérations liées aux débiteurs et les provisions pour créances douteuses afférentes sont enregistrées avec rapidité et exactitude dans les comptes du ministère ».

5.1 Avantages d’enregistrer les opérations des comptes débiteurs rapidement et avec exactitude

L’enregistrement rapide et exact des opérations des comptes débiteurs contribue aux éléments suivants :

  • produire des rapports en temps opportun;
  • s’assurer que les renseignements financiers du ministère sont complets et fiables;
  • régler les différends lorsque les débiteurs contestent la validité des comptes débiteurs;
  • garantir un recouvrement de créances;
  • limiter ou éliminer le besoin de prendre d’autres mesures de recouvrement;
  • déterminer si une créance est visée par un délai de prescription (voir le paragraphe 7.3 du présent guide pour en savoir plus sur les lois de prescriptions pour le recouvrement de créances).

5.2 Contenu d’un dossier de recouvrement

Un dossier de recouvrement doit être créé pour chaque compte débiteur. Un dossier de recouvrement bien documenté contient :

  • toute preuve documentaire qui confirme qu’une créance est due à l’État (par exemple, un contrat de prêt ou un arrangement de remboursement);
  • des dossiers exacts, complets et à jour de toutes les communications avec le débiteur, y compris les demandes écrites de paiement et les notes sur les conversations téléphoniques;
  • une documentation exacte de toute entente de remboursement conclue avec le débiteur;
  • des renseignements exacts sur les opérations, comme le montant original du compte débiteur, les intérêts applicables, le solde dû et tout paiement reçu du débiteur.

5.3 Enregistrement des provisions pour créances douteuses

Lorsque l’on s’attend à ce qu’un compte débiteur ne soit pas recouvré en totalité ou en partie, une provision pour créances douteuses est enregistrée afin d’assurer une évaluation adéquate de la valeur de réalisation nette du compte. La valeur de réalisation nette n’est pas nécessairement le montant à recevoir légalement. Pour obtenir des consignes sur la comptabilisation des opérations qui entraînent des comptes débiteurs et des provisions pour créances douteuses, consulter la section Comptes débiteurs du Manuel de comptabilité selon la Stratégie d’information financière.

5.4 Rétablissement de comptes

Les comptes débiteurs sont comptabilisés dans les comptes du ministère et ne doivent pas être supprimés tant que le ministère n’a pas reçu le paiement complet ou que la créance n’a pas fait l’objet d’une remise, d’une renonciation ou d’une radiation conformément aux exigences législatives applicables. Si une créance est radiée et s’il devient évident par la suite que la situation financière du débiteur s’est améliorée et qu’il est en mesure de payer la dette, le compte est rétabli et la créance est recouvrée.

5.5 Rajustement des comptes d’un ministère

Les rajustements des comptes débiteurs d’un ministère sont des mesures administratives qui ne nécessitent pas d’autorisation législative ou réglementaire. Des rajustements peuvent être apportés lorsque des comptes débiteurs sont enregistrés par erreur ou si la légitimité de la créance ne peut pas être corroborée.

Exemples

  1. Une dépense de programme a été enregistrée par erreur comme un compte débiteur dans les comptes d’un ministère. Après avoir examiné l’opération, le ministère a confirmé qu’elle a été enregistrée par erreur et a apporté un rajustement au compte afin de consigner le montant en tant que dépense et de supprimer le compte débiteur.
  2. Un ministère a effectué par erreur un paiement à un particulier. Le ministère doit recouvrer le paiement et donc établir un compte débiteur. Étant donné que la créance est étayée par des dossiers ministériels, le compte débiteur doit être supprimé seulement lorsque le paiement versé par erreur a été entièrement recouvré ou lorsque la créance a fait l’objet d’une radiation, d’une remise, d’une annulation ou d’une renonciation.

6. Traitement équitable des débiteurs

Selon la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, le DPF ou les cadres supérieurs du ministère désignés par l’administrateur général ont la responsabilité suivante :

  • 4.3.3 « s’assurer que les débiteurs sont traités équitablement et qu’ils sont informés de leurs droits et obligations au titre des lois, des règlements, des politiques et des directives qui s’appliquent ».

6.1 Facteurs à considérer relativement au traitement équitable des débiteurs

Le traitement équitable des débiteurs comprend les éléments suivants :

  • communiquer ouvertement avec les débiteurs;
  • informer les débiteurs de l’état de leur compte;
  • appliquer les lois et les politiques de façon uniforme pour tous les débiteurs;
  • informer les débiteurs de leurs obligations en vertu des lois applicables et de tout processus administratif d’examen ou d’appel existant qui pourrait prévoir des mesures de redressement ou de recours;
  • expliquer aux débiteurs les conséquences d’un non-paiement ou d’un paiement en retard;
  • répondre aux demandes de renseignements des débiteurs;
  • s’assurer de fournir en temps opportun aux débiteurs des renseignements exacts et faciles à comprendre;
  • présenter en temps opportun les demandes de paiement (voir le paragraphe 6.2 pour en savoir plus);
  • tenir compte de la situation financière d’un débiteur et de toute autre situation au moment du recouvrement d’une créance.

6.2 Présenter en temps opportun les demandes de paiement

Présenter par écrit et en temps opportun les demandes de paiement facilite le recouvrement de créances. Les demandes peuvent prendre la forme de factures, de relevés ou d’autres documents, par exemple.

Le cas échéant, les demandes de paiement devraient comprendre les éléments suivants :

  • les détails sur les frais en question;
  • les détails sur les paiements reçus du débiteur;
  • le montant total de la créance;
  • des modalités de paiement claires (par exemple, « le montant total facturé est exigible dans les 30 jours suivant la date de la facture »);
  • un avis indiquant que des frais d’intérêt seront exigés pour les paiements en retard.

7. Recouvrement des comptes débiteurs

Conformément au paragraphe 4.3.5 de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, le DPF ou les cadres supérieurs du ministère désignés par l’administrateur général ont la responsabilité de « prendre des mesures de recouvrement rapides et rentables relativement aux débiteurs [...] ».

Cette section décrit les éléments suivants :

  • les bonnes pratiques de recouvrement;
  • les méthodes de recouvrement;
  • les délais de prescription pour recouvrer les créances;
  • des consignes sur les renseignements personnels que les ministères peuvent échanger afin de retrouver un débiteur pour le recouvrement d’une créance.

7.1 Pratiques de recouvrement

Cette section présente certaines pratiques pour le recouvrement de comptes débiteurs. Ces pratiques sont utilisées dans les activités commerciales quotidiennes des secteurs public et privé.

7.1.1 Tenir compte de la situation financière du débiteur

Au moment du recouvrement d’une créance, les ministères doivent tenir compte de la situation financière du débiteur, notamment des éléments suivants :

  • le contexte législatif et administratif;
  • la cause de la création des comptes débiteurs (par exemple, moins de souplesse est permise en cas de créance découlant d’une fraude);
  • les circonstances particulières du débiteur, comme son revenu et son niveau d’endettement.

Si les ministères déterminent que la perception d’un compte débiteur causerait un préjudice injustifié au débiteur, des ententes de remboursement peuvent être négociées en tenant compte de la capacité du débiteur de payer et de tout autre facteur pertinent.

7.1.2 Établir des ententes de remboursement

Sous réserve des lois, des règlements ou des politiques qui régissent un programme ou un service ministériel, les ministères peuvent établir une entente de remboursement ou renégocier une entente de remboursement existante afin de maximiser le recouvrement d’une créance.

Les circonstances particulières du débiteur et sa capacité d’effectuer des remboursements importants et durables peuvent être prises en considération.

7.1.3 Exiger des intérêts sur les comptes en souffrance

Les ministères devraient imputer des intérêts autorisés sur les comptes en souffrance comme mesure pour inciter les débiteurs à payer leurs comptes à temps. Le Guide sur les intérêts et les frais administratifs fournit des renseignements sur la facturation d’intérêts.

7.1.4 Retirer les créances des comptes irrécouvrables

Lorsqu’une créance n’est pas réglée en entier parce qu’elle est jugée irrécouvrable ou pour une autre raison, les ministères devraient prendre des mesures en temps opportun pour la retirer de leurs comptes conformément aux exigences législatives ou réglementaires applicables.

Le Guide sur les intérêts et les frais administratifs fournit des renseignements sur la dispense d’intérêts et de frais administratifs.

7.2 Méthodes de recouvrement

Les ministères peuvent utiliser un éventail de méthodes pour recouvrer les sommes dues à l’État. Les agents ministériels qui gèrent les comptes débiteurs devraient choisir la méthode de recouvrement la plus appropriée et la plus économique pour chaque situation, en commençant par la méthode la plus simple, puis, s’il y a lieu, en poursuivant progressivement avec les plus complexes. Les paragraphes 7.2.1 à 7.2.8 décrivent les méthodes possibles, allant de la moins complexe à la plus complexe.

7.2.1 Déduction volontaire

Un débiteur peut autoriser l’État à déduire le montant d’une créance d’un paiement qu’il doit recevoir de l’État. Aucune approbation ministérielle n’est requise pour traiter une déduction volontaire.

7.2.2 Cession volontaire

Un débiteur peut autoriser le paiement d’une somme due à l’État à partir des paiements qu’un tiers doit lui verser. Les représentants ministériels doivent consulter leurs services juridiques chaque fois qu’un débiteur propose une cession volontaire.

7.2.3 Compensation

Une compensation correspond à la réduction d’une réclamation en déduisant le montant d’une réclamation de compensation valide. Lorsque l’on y recourt, les compensations doivent être traitées de manière à maximiser les recouvrements.

7.2.3.1 Autorité générale pour la compensation

Une compensation peut être adoptée en vertu d’une loi ou d’un règlement en particulier ou en vertu du paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) lorsque la loi liée au programme n’a pas préséance sur cette autorité.

7.2.3.2 Amorcer une compensation

Avant d’amorcer une compensation, il faut déployer tous les efforts possibles pour en informer le débiteur et les documenter. Les ministères ne devraient négliger aucun effort pour éviter de causer des difficultés indues au débiteur qui fait l’objet de mesures de compensation reliées à des paiements du gouvernement fédéral.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur le programme de compensation de l’ARC dans les pages Programme de compensation de dettes par remboursement des particuliers et Programme de compensation de dettes par remboursement des entreprises.

7.2.3.3 Consentement du ministre

Conformément au paragraphe 155(4) de la LGFP, le ministre du ministère payeur (ou une personne qui détient le pouvoir délégué approprié) doit consentir à la compensation. Le ministère responsable du recouvrement de la créance et le ministère responsable du paiement doivent convenir du montant de la compensation et du taux de recouvrement.

7.2.3.4 Exception au consentement du ministre

Le consentement du ministre du ministère qui verse le paiement n’est pas exigé pour le recouvrement des éléments suivants :

  • les trop-payés au titre des salaires, des traitements, de la paye, et des indemnités liées à l’emploi;
  • les avances comptables impayées sur les montants dus ou à verser aux employés.

S’il y a lieu, la Directive sur les conditions d’emploi présente des consignes sur le recouvrement des paiements en trop au titre des traitements, des salaires, de la paye, des indemnités liées à l’emploi et des avances de salaire en cas d’urgence.

7.2.3.5 Sociétés d’État

Les ministères peuvent utiliser l’autorité générale aux fins de compensation en vertu du paragraphe 155(1) de la LGFP pour le recouvrement d’une somme due par une société d’État non mandataire. Cependant, cela n’est pas possible lorsque le débiteur est une société d’État mandataire.

7.2.4 Exiger une garantie pour une créance

Le paragraphe 156(1) de la LGFP confère au ministre compétent le pouvoir d’exiger d’un débiteur qu’il fournisse une garantie pour protéger le paiement des sommes dues à l’État. Ce pouvoir n’oblige pas le débiteur à fournir une garantie pour chaque créance. Les ministères décideront, selon les besoins du programme, s’ils doivent demander une garantie afin de faciliter le recouvrement d’une créance.

Les agents ministériels devraient déterminer s’il est approprié, dans le cadre de leur processus de recouvrement, de réaliser une garantie fournie à l’État (c.-à-d. convertir une garantie en argent comptant). Cependant, avant de réaliser une garantie, ils devraient prendre toutes les mesures raisonnables pour recouvrer les sommes dues, y compris des mesures de compensation. Toute tentative pour réaliser la garantie devrait être faite conformément à un avis juridique.

7.2.5 Retenir les services d’une agence de recouvrement du secteur privé

7.2.5.1 Quand retenir les services d’une agence de recouvrement du secteur privé

Conformément au paragraphe 4.3.5 de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, les ministères peuvent avoir recours aux services d’agences de recouvrement du secteur privé pour recouvrer des créances dues à l’État lorsqu’ils déterminent qu’il s’agit d’un moyen économique et efficient.

Lorsqu’un ministère retient les services d’une agence de recouvrement du secteur privé pour recouvrer une créance, il doit cesser les mesures de recouvrement en cours, sauf lorsqu’un compte fait l’objet d’une compensation.

7.2.5.2 Agences à utiliser

Les ministères devraient retenir les services d’une agence de recouvrement énumérée dans l’Offre à commandes principale nationale de Services publics et Approvisionnement Canada.

7.2.5.3 Quand ne pas recourir à une agence de recouvrement du secteur privé

Les ministères ne devraient pas recourir à une agence de recouvrement du secteur privé pour recouvrer les créances suivantes :

  • les créances exigibles :
    • d’autres organismes du gouvernement fédéral;
    • des gouvernements provinciaux, territoriaux et étrangers;
    • des organisations internationales, comme les Nations Unies;
  • les créances contestées en appel ou en litige;
  • les créances exigibles d’employés en poste.
7.2.5.4 Pouvoir de payer des honoraires ou des commissions à une agence de recouvrement du secteur privé

Comme le prévoit le paragraphe 17.1(2) de la LGFP, les honoraires ou les commissions payables à une agence de recouvrement pour le recouvrement des créances dues à l’État peuvent être imputés au Trésor en tant que postes législatifs spéciaux (voir le code d’autorisation A123 dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale).

Les dépenses pour les services qui ne sont pas fournis dans le cadre d’une offre à commandes principale nationale pour les services de recouvrement de créances, comme celles pour le dépistage, l’évaluation du crédit et la vérification des chèques, devraient être imputées aux crédits de fonctionnement ministériels.

7.2.6 Recouvrer un paiement à la valeur actuelle

Un ministère peut recouvrer une créance et la considérer comme entièrement réglée en acceptant un paiement qui représente l’un des éléments suivants :

  • la valeur actuelle d’un échéancier de remboursement établi;
  • la valeur actuelle d’un montant dû à une date ultérieure.

Pour calculer le montant du paiement actualisé, le ministère doit déterminer et appliquer un taux d’escompte approprié. Ce taux d’escompte devrait correspondre à peu près au coût d’emprunt du gouvernement fédéral, rajusté en fonction du niveau de risque associé à la créance. Le niveau de risque est fondé sur des facteurs comme la faible probabilité de recouvrement.

Le coût d’emprunt pour le gouvernement fédéral peut être estimé à l’aide des taux d’intérêt ou d’autres renseignements (par exemple, les rendements) liés aux titres du gouvernement du Canada, comme les obligations ou les bons du Trésor. Pour obtenir plus de renseignements, consulter le site Web de la Banque du Canada.

Le Règlement sur la radiation des créances (1994) confère le pouvoir de radier le solde qui reste après qu’un paiement actualisé a été accepté comme règlement intégral de la créance.

7.2.7 Négocier un règlement à l’amiable

Un règlement à l’amiable peut être accepté avant ou après le début des procédures judiciaires. Il comprend :

  • l’acceptation d’un paiement partiel ou d’aucun paiement comme règlement complet d’une créance;
  • la libération du débiteur de toute obligation de payer le solde restant (autrement dit, la dette est éteinte).

Les règlements à l’amiable ne doivent être envisagés que dans les scénarios où le coût des litiges dépasse le montant qui devrait être recouvrable. Si d’autres facteurs sont à l’origine de la décision, alors une remise ou une renonciation est plus appropriée. Par conséquent, une entente à l’amiable peut être acceptée dans les scénarios suivants :

  • le recouvrement au moyen d’un règlement à l’amiable devrait être supérieur à ce qui pourrait être perçu par l’entremise d’un processus juridique;
  • si le débiteur est au bord de la faillite, le règlement excède ce que le ministère recevrait si le débiteur devait faire faillite;
  • la dette est incluse dans un règlement à l’amiable d’un périmètre plus large lié à un ensemble connexe d’enjeux (par exemple, un conflit de travail).

Lorsqu’un règlement à l’amiable est conclu, la différence entre la dette originale et le montant du règlement à l’amiable peut être radiée conformément à l’alinéa 4(3)b) du Règlement sur la radiation des créances (1994).

Il est fortement recommandé que les ministères consultent leurs services juridiques lorsqu’ils envisagent de négocier un règlement à l’amiable afin de déterminer les options et les autorisations disponibles pour leur situation particulière.

7.2.8 Entreprendre des procédures judiciaires

Un ministère peut envisager de lancer une procédure judiciaire afin de :

  • recouvrer une créance;
  • chercher à faire appliquer tout jugement rendu en sa faveur.

Tous les cas comportant des poursuites judiciaires doivent être soumis aux services juridiques ministériels.

7.3 Délai de prescription pour le recouvrement de créances

La période pour recouvrer une créance peut être visée par les délais de prescription indiqués dans la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif, une autre loi fédérale ou une loi provinciale. Les ministères devraient consulter les services juridiques ministériels pour confirmer le délai de prescription applicable.

7.4 Échange des renseignements personnels d’un débiteur

Lorsque cela est permis, les ministères, les organismes et les sociétés d’État peuvent et devraient échanger les renseignements et partager les ressources afin de retrouver les débiteurs et de recouvrer les créances dues à l’État.

7.4.1 Les renseignements pouvant être commun,iqués?

La Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs indique que le DPF ou les cadres supérieurs du ministère désignés par l’administrateur général ont la responsabilité suivante :

  • 4.3.6 « s’assurer que sont présentés, à la demande d’autres ministères ou sociétés d’État mandataires, les renseignements suivants concernant une personne ayant une dette envers la Couronne (sauf si les lois applicables au ministère ou au programme l’interdisent) :
    • 4.3.6.1 la dernière adresse et le dernier numéro de téléphone connus de la personne en question;
    • 4.3.6.2 le nom et l’adresse du dernier employeur connu de la personne;
    • 4.3.6.3 tout paiement dû à la personne ».

Les renseignements pouvant être échangés se limitent à ce qui est requis pour se conformer au but de la demande. Autrement dit, lorsque la demande porte sur :

  • la localisation d’une personne, seuls les renseignements personnels énumérés aux paragraphes 4.3.6.1 et 4.3.6.2 de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs sont fournis;
  • l’utilisation d’une autorisation de compensation, les renseignements personnels énumérés aux paragraphes 4.3.6.1, 4.3.6.2 et 4.3.6.3 peuvent être nécessaires et devraient être fournis au demandeur dans la mesure du possible.

Les renseignements doivent concerner le débiteur

Les renseignements peuvent être tirés de comptes, de déclarations, de dossiers, d’états, de documents ou de rapports concernant le débiteur. Les renseignements ne peuvent pas provenir de comptes, de déclarations, de dossiers, d’états, de documents ou de rapports concernant une autre personne, comme un parent ou le conjoint du débiteur.

Renseignements ne doivent pas être utilisés à une autre fin

Les renseignements obtenus aux fins de la perception ou de la compensation d’une créance ne peuvent pas être utilisés à d’autres fins. Ces renseignements doivent être protégés contre toute divulgation, conformément aux exigences du programme en vertu duquel ils ont été recueillis.

7.4.2 Facteurs à considérer relativement à la protection de la vie privée

Autorisations législatives

Les autorisations législatives suivantes s’appliquent lors de l’échange de renseignements pour repérer des débiteurs aux fins de recouvrement des montants dus à l’État.

  • Loi sur la gestion des finances publiques
    • L’alinéa 7(1)c), qui accorde au Conseil du Trésor le pouvoir d’établir des politiques sur les comptes débiteurs qui s’appliquent aux ministères.
    • Le paragraphe 9(3), qui autorise l’échange d’information pour retrouver un débiteur et prendre des mesures de compensation (exigences énoncées à la section 4.3.6 de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs).
  • Loi sur la protection des renseignements personnels
    • L’alinéa 8(2)b), qui autorise la communication de renseignements personnels aux fins qui sont prévues par toute loi du Parlement ou tout règlement qui autorise cette communication.
    • L’alinéa 8(2)l), qui traite de la divulgation des renseignements personnels en vue de joindre une personne pour recouvrer une créance due à l’État.
  • Autres
    • D’autres lois peuvent garantir la confidentialité de certains renseignements. Lorsqu’ils gèrent de tels renseignements, les ministères devraient consulter leur équipe de services juridiques afin de confirmer si l’exigence relative à l’échange de renseignements prévus dans la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs s’applique.

Autorisations au titre des politiques

Les ministères doivent aussi se conformer à tous les autres instruments de politique du Conseil du Trésor en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris la Politique sur la protection de la vie privée et la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, et, en particulier, à l’exigence d’établir des contrats ou des ententes qui régissent l’échange de renseignements personnels.

8. Établissement de rapports sur les comptes débiteurs

Les ministères devraient rendre compte régulièrement des comptes débiteurs à la direction.

Les rapports réguliers sur les comptes débiteurs appuient :

  • de solides pratiques de gestion;
  • les contrôles ministériels s’appliquant aux comptes débiteurs.

Les rapports sur les comptes débiteurs sont utilisés à diverses fins, y compris les suivantes :

  • déterminer l’efficacité de la politique de crédit et de la fonction de recouvrement du ministère;
  • déterminer les comptes en souffrance;
  • imputer des intérêts.

Renseignements à inclure dans les rapports

Les ministères devraient déterminer les types de renseignements à inclure dans les rapports sur les comptes débiteurs en fonction de leurs priorités et de leurs besoins en matière de rapports. En général, les rapports comprennent :

  • le solde des comptes débiteurs;
  • l’âge des comptes;
  • le montant recueilli à ce jour;
  • les intérêts courus;
  • l’information de crédit ou le risque de crédit.

Des renseignements non financiers peuvent également être inclus, comme les types de clients ou de comptes et les coordonnées du débiteur.

Mesure du rendement

Les rapports sur les comptes débiteurs sont également une source d’information lors de l’établissement et de la surveillance d’un mécanisme de mesure axé sur les résultats pour gérer les comptes débiteurs. Les rapports sur les comptes débiteurs devraient donc inclure les éléments suivants :

  • le taux du recouvrement des comptes débiteurs;
  • le taux de défaut de paiement;
  • le nombre moyen de jours pour lesquels les comptes débiteurs demeurent impayés;
  • les coûts de recouvrement du ministère par rapport au montant des comptes débiteurs impayés ayant été perçus.

Comptes publics

Les comptes débiteurs sont déclarés dans les Comptes publics du Canada. Les instructions relatives à l’établissement de rapport sont présentées par le receveur général.

9. S’assurer que les employés qui quittent le ministère retournent les biens

Selon la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, le DPF a les responsabilités suivantes :

  • 4.4.1 « s’assurer, dans le cadre d’un processus de départ, qu’un employé rembourse toutes les sommes dues, y compris les avances comptables en souffrance, et n’importe quels autres biens publics avant de quitter le ministère.
  • 4.4.2 s’assurer, en collaboration avec les services de rémunération, que lorsqu’un employé qui part doit des fonds publics ou n’a pas rendu compte de biens publics, un processus est mis en place pour entreprendre des mesures de recouvrement et, si nécessaire, créer un compte débiteur ».

Un processus de départ contribue à garantir la sécurité et le contrôle des éléments suivants :

  • les données ministérielles;
  • les ressources du réseau;
  • les biens corporels et monétaires.

Un tel processus est normalement appuyé par des documents, comme des rapports, des formulaires et des listes de vérification, que les employés qui quittent le poste et leurs gestionnaires remplissent. Cette documentation est examinée par des secteurs particuliers du ministère pour :

  • valider les renseignements fournis par l’employé qui quitte le poste et par le gestionnaire;
  • confirmer que les biens et autres articles ont été retournés au ministère.

Habituellement, les secteurs suivants du ministère participent à l’examen. D’autres secteurs peuvent également y participer, selon la structure organisationnelle du ministère.

  • les ressources humaines;
  • les services de sécurité;
  • la gestion du matériel;
  • les technologies de l’information (TI);
  • les services financiers.

Articles à retourner ou à rembourser

Les articles qui doivent être retournés ou remboursés comprennent les suivants :

  • les cartes (par exemple, cartes d’identité, cartes d’achat, cartes de voyage et cartes d’accès spéciales);
  • les clés;
  • les renseignements classifiés et protégés;
  • l’équipement (par exemple, l’équipement informatique et l’équipement de communication);
  • les autres biens mobiliers;
  • les outils;
  • les manuels;
  • les trop-payés au titre du salaire;
  • les congés pris en trop;
  • les avances comptables non réglées, comme les fonds de petite caisse, les fonds d’appoint, les avances de voyage et les avances de salaire en cas d’urgence.

Il se peut que, selon la structure organisationnelle et l’attribution des responsabilités du ministère, un cadre supérieur autre que le DPF assume la responsabilité d’établir un processus de départ pour le ministère.

Bien que les ministères aient la latitude nécessaire pour déterminer les rôles et les responsabilités des intervenants dans le processus de départ, des contrôles particuliers relevant de la responsabilité du DPF pourraient devoir être mis en place afin de se conformer à la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs. Ces contrôles peuvent exiger, par exemple, qu’un agent sous la responsabilité du DPF soit le dernier à signer les documents relatifs au départ d’un employé avant que le paiement final de rémunération lui soit versé.

Les ministères devraient prendre des mesures de recouvrement en temps opportun lorsque les employés qui quittent le ministère doivent une somme d’argent à l’État.

10. Règlement sur les sommes de peu de valeur

Les sommes dues à l’État sont assujetties aux dispositions concernant les sommes de peu de valeur établies à l’article 155.2 de la LGFP et dans le Règlement sur les sommes de peu de valeur.

Des consignes détaillées concernant l’application de l’article 155.2 de la LGFP et le Règlement sur les sommes de peu de valeur sont fournies dans le Guide sur l’application des sommes de peu de valeur.

Somme de peu de valeur réputée nulle

Lorsqu’une créance est réputée nulle en vertu du Règlement sur les sommes de peu de valeur, il n’y a aucun montant à recouvrer ni à radier. Selon le règlement, une somme due à un ministère est réputée nulle lorsqu’elle est de 2 $ ou moins. Veuillez noter que le paragraphe 155.2(6) de la LGFP prévoit des exceptions pour certains montants. L’article 4 du Règlement sur les sommes de peu de valeur exclut également certains montants de l’application du seuil des sommes de peu de valeur.

11. Comptabilité pour les comptes débiteurs

La section des Comptes débiteurs du Manuel de comptabilité selon la Stratégie d’information financière fournit des directives sur la façon de comptabiliser les comptes débiteurs.

12. Références

13. Demandes de renseignements

Les membres du public peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s’ils ont des questions au sujet du présent guide.

Les employés des ministères devraient communiquer avec le groupe responsable des politiques financières de leur ministère s’ils ont des questions au sujet du présent guide.

Les employés du groupe responsable des politiques financières au sein des ministères peuvent communiquer avec le personnel chargé des Demandes de renseignements concernant la gestion financière en ce qui concerne l’interprétation du présent guide.

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