Guide sur l’imputation interne et les autorisations financières spéciales

Les sous-sections 4.4 et 4.5 de la directive énumèrent les exigences en matière d’imputation interne pour les services intégrés.

• 4.1.1Services intégrés

  Les services intégrés (qui comprennent les services communs) sont des services offerts par les ministères qui ont le mandat de fournir des services aux autres ministères. Les services intégrés peuvent être obligatoires ou facultatifs. Voir la Politique sur les services communs pour plus d’informations.

• 4.1.2Organisation des services intégrés

  Une organisation de services intégrés (qui comprend un fournisseur de services communs) est une organisation ou un ministère désigné comme fournisseur central de services particuliers aux ministères.

• 4.1.3Autorisation d’imputer des frais

  Seules les organisations des services intégrés peuvent fournir des services intégrés aux ministères clients et les imputer. L’autorisation d’imputer des frais pour des services intégrés doit également être conforme au mandat et aux priorités du ministère (voir la sous-section 4.5.1 de la directive). L’autorisation d’imputer des frais n’autorise pas automatiquement la dépense des recettes tirées de ces frais. Les ministères doivent avoir l’autorisation du Parlement pour dépenser les recettes perçues.

  Voir la section 5 du présent guide pour obtenir des renseignements sur les autorisations financières spéciales pouvant être obtenues pour dépenser les recettes perçues.

• 4.1.4Frais interministériels pour les services intégrés

  En conformité avec les sous-sections 4.4.1, 4.4.2, 4.5.1 et 4.5.2 de la directive, les ministères doivent :

  • estimer le coût de la prestation du service intégré;
  • veiller à ce que le montant à imputer ne dépasse pas l’estimation approuvée (c’est-à-dire, le coût estimé de la prestation du service intégré);
  • veiller à ce que les frais exigés soient raisonnables (c’est-à-dire, le coût estimé est le montant maximum à imputer, mais il est possible d’envisager un montant inférieur en fonction d’autres facteurs);
  • présenter la méthode d’établissement des coûts utilisée et la détermination des taux lorsque l’approbation du Conseil du Trésor est requise.
  
  

  De plus amples renseignements sont disponibles dans les Lignes directrices sur l’établissement des coûts.

Les sous-sections 4.6 et 4.7 de la directive énumèrent les exigences en matière d’imputation interne lors d’une collaboration avec un autre ministère. Ces exigences s’appliquent à tout ministère qui fournit des services de soutien internes comme il est défini dans l’article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

• 4.2.1mputation interne pour les services de soutien internes en vertu de l’article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques

  Selon l’article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les ministères peuvent fournir des services de soutien internes à d’autres ministères et en recevoir de ceux-ci. Les services de soutien internes sont des services administratifs qui sont fournis pour appuyer un ministère ou un programme. Ils ne comprennent pas les services fournis directement au public.

  Voici les services de soutien internes, selon le paragraphe 29.2(4) de la Loi sur la gestion des finances publiques :

  1. les services de gestion des ressources humaines;
  2. les services de gestion financière;
  3. les services de gestion de l’information;
  4. les services de technologie de l’information;
  5. les services en matière de communications;
  6. les services des biens immobiliers;
  7. les services du matériel;
  8. les services des acquisitions;
  9. les autres services administratifs désignés par décret.
  
  

  Certains services peuvent ne pas être fournis selon l’article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En vertu du paragraphe 29.2(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques, un ministère n’est pas autorisé à fournir des services si, en vertu d’une loi fédérale, d’un décret ou d’instructions du Conseil du Trésor :

  1. ces services peuvent être fournis que par un autre ministère ou organisme, y compris les situations où un ministère ou un organisme a été reconnu comme le seul fournisseur fédéral d’un service (d’autres ministères doivent obtenir le service du fournisseur reconnu ou d’une source à l’extérieur du gouvernement fédéral);
  2. les ministères sont tenus d’obtenir des services obligatoires des organisations de services intégrés, conformément à la décision ou à l’instrument de politique du Conseil du Trésor (les ministères qui ne sont pas des organisations de services intégrés ne peuvent pas fournir ces services);
  3. il est interdit au ministère de fournir des services de soutien internes.
• 4.2.2Frais interministériels pour les services intégrés internes

  En conformité avec la sous-section 4.6.1 de la directive, les frais interministériels sont imposés pour recouvrer les coûts différentiels engagés dans la prestation de services de soutien internes à d’autres ministères.

  En conformité avec la sous-section 4.6.1.1 de la directive, les frais peuvent faire l’objet d’une dispense dans le cadre d’une entente lorsque les coûts de prestation de services à un ministère sont minimes.

• 4.2.3Autorisation de dépenser les recettes

  L’article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques ne donne pas l’autorisation de dépenser les recettes. Les ministères ont besoin d’une autorisation législative pour dépenser les recettes provenant de la prestation de services de soutien internes afin de compenser les dépenses engagées dans la prestation des services en question (appelé l’autorisation de dépenser les recettes).

  Lorsqu’un ministère obtient ou prévoit obtenir des recettes provenant de la prestation de services de soutien internes, et qu’il compte dépenser la totalité ou une partie des recettes, mais qu’il n’a pas l’autorisation législative^{Note de bas de page 1} de le faire, il doit obtenir annuellement l’autorisation du Parlement pour pouvoir dépenser la totalité ou une partie des recettes conformément :

  • à l’alinéa 29.1(2)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • aux exigences relatives aux revenus nets en vertu d’un crédit définies dans la directive.
  
  

  Quelques ministères ont l’autorisation en vertu de leur loi habilitante de dépenser les recettes tirées de leurs activités.

  De même, le paragraphe 29.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise un établissement public^{Note de bas de page 2} à dépenser les recettes tirées de ses activités.

  Les ministères qui souhaitent obtenir une autorisation de dépenser les recettes tirées de la prestation de services de soutien internes peuvent communiquer avec leur analyste du secteur des programmes au Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir des conseils.

• 4.2.4Autorisation relative aux renseignements personnels

  L’autorisation de fournir des services de soutien internes aux autres ministères et d’en recevoir d’eux donne implicitement l’autorisation de fournir et de recevoir les renseignements personnels nécessaires pour fournir les services. Il incombe aux ministères de respecter les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les politiques et directives connexes sur la protection des renseignements personnels chaque fois qu’ils communiquent des renseignements personnels.

• 4.3.1Exigence d’une entente écrite

  Une entente écrite doit être conclue entre les ministères avant de fournir les biens ou les services. Une entente écrite doit normalement comprendre les éléments suivants :

  • une description des services à fournir;
  • des rôles et responsabilités clairement définis;
  • les mécanismes de prise de décisions et de résolution des différends;
  • la durée de l’entente et l’avis nécessaire pour le retrait ou la cessation;
  • les niveaux de service et les attentes liées au rendement convenus;
  • le fondement qui sous-tend l’imputation des services fournis, les modalités de facturation et de règlement des comptes ainsi que les renseignements qui seront fournis pour appuyer les frais;
  • les types de renseignements personnels à recueillir et à communiquer en vertu de l’entente et les fins auxquelles les renseignements seront utilisés (cette information est seulement nécessaire lorsque des renseignements personnels sont recueillis).
• 4.3.2Facturation transparente

  En conformité avec les sous-sections 4.5.4 et 4.7.4 de la directive, les factures envoyées aux ministères clients doivent contenir suffisamment de détails pour appuyer l’attestation selon l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

  Les renseignements contenus dans la facture doivent aider la personne investie du pouvoir délégué à vérifier et à documenter si les travaux ont été exécutés, les biens ont été fournis ou les services ont été rendus conformément à l’entente (voir la sous-section A.2.2.1.7 de l’annexe A, de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers). Cette information peut comprendre :

  • une description détaillée du service fourni (par exemple les services fournis et les éléments facturés et la date précise à laquelle le service a été fourni ou la période de temps pendant laquelle il l’a été);
  • le montant total dû;
  • une ventilation détaillée des coûts des services (dont le volume et le coût unitaire, s’il y a lieu) et des éléments facturés pendant la période;
  • toute autre information pertinente qui pourrait aider la personne investie du pouvoir délégué d’attestation à vérifier les renseignements de la facture (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

L’autorisation d’imputer des frais n’entraîne pas automatiquement l’autorisation de dépenser les recettes tirées de ces frais. En vertu de la sous-section 4.1.2 de la directive, toutes les recettes doivent être déposées dans le Trésor, sauf si un ministère a reçu l’autorisation du Parlement de dépenser les recettes perçues. Quelques ministères ont l’autorisation en vertu de leur loi habilitante de dépenser les recettes tirées de leurs activités.

En vertu de la sous-section 4.10.3 de la directive, les ministères qui demandent une autorisation de dépenser les recettes doivent s’assurer que les dépenses engagées pour fournir les biens et les services sont directement liées aux recettes tirées de la vente de ces biens et services. Une demande d’autorisation de dépenser les recettes déposées antérieurement dans le Trésor entraîne habituellement une réduction des crédits d’un ministère d’un montant équivalent au montant autorisé, ce qui permet de s’assurer qu’il n’y a aucune augmentation nette des fonds puisés dans le Trésor.

Afin de déterminer l’autorisation la plus appropriée pour dépenser les recettes, les ministères devraient se reporter au tableau 1. Ils peuvent aussi communiquer avec leur analyste du secteur des programmes au Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir des conseils.

Les sous-sections 4.8 et 4.9 de la directive énumèrent les exigences relatives aux fonds renouvelables. Ces exigences s’appliquent à tout ministère qui a mis sur pied un fonds renouvelable assorti d’une limite de prélèvement prévue par une loi de crédits, la Loi sur les fonds renouvelables ou la loi d’un ministère ou d’un programme.

Les fonds renouvelables sont des mécanismes de financement dans lesquels les recettes demeurent disponibles pour financer la continuité des activités sans être assujetties aux limites liées à l’exercice financier. Au sein du gouvernement du Canada, les fonds renouvelables sont utilisés pour financer des besoins particuliers pour lesquels il existe une autorisation en vigueur d’effectuer des paiements au moyen des fonds versés dans le Trésor qui a été accordée par le Parlement. Il convient d’utiliser des fonds renouvelables pour des activités majeures et distinctes liées à des services axés sur la clientèle pour lesquels il est possible d’utiliser les recettes pour financer les coûts au cours d’un cycle opérationnel raisonnable.

L’autorisation législative de prélèvement fournit essentiellement une ligne de crédit pour le fonds renouvelable lorsque les dépenses globales sont inférieures ou égales à la somme des recettes globales reçues et à la limite de l’autorisation de prélèvement prévue dans la loi. Des intérêts sont imputés sur le montant du prélèvement utilisé. À cet égard, il y a lieu d’ajouter un calendrier de remboursement au plan opérationnel du fonds.

Les activités financées par le fonds renouvelable demeurent distinctes de celles financées au moyen de crédits, et les coûts non liés aux activités du fonds renouvelable ne devraient pas y être imputés. Les types de coûts qui peuvent être imputés au fonds sont souvent prévus dans la loi qui a établi le fonds.

• 5.2.1Établir un fonds renouvelable

  Les fonds renouvelables sont établis par la loi. La loi peut être propre à un ministère ou il peut s’agir d’une modification de la Loi sur les fonds renouvelables. De plus, l’alinéa 29.1(2)b) de la Loi sur la gestion des finances publiques autorise l’établissement ou la modification d’un fonds renouvelable au moyen d’une loi de crédits.

  Un ministère doit satisfaire à de nombreuses conditions avant de demander au Conseil du Trésor d’approuver l’établissement d’un fonds renouvelable (voir la sous-section A.1 de l’annexe A du présent guide). Voici les documents que devrait présenter le ministère aux fins d’approbation :

  • une charte (la charte de fonctionnement);
  • un plan d’activités comportant les objectifs du secteur d’activités et du secteur financier pour une période de trois à cinq ans;
  • une présentation au Conseil du Trésor demandant l’approbation :
    • d’autorisations d’utiliser le fonds renouvelable,
    • des modalités relatives à sa gestion;
  • des états financiers appropriés, y compris un premier bilan pro forma.
  
  

  Voir la sous-section A.2 de l’annexe A du présent guide pour de plus amples renseignements sur le contenu de la présentation au Conseil du Trésor.

  Selon la sous-section 4.9.1 de la directive, « l’autorisation législative visant toute question relative à un fonds renouvelable » comprend :

  • l’établissement et le fonctionnement d’un fonds renouvelable;
  • les modifications du montant de prélèvement de l’autorisation législative pour un fonds renouvelable;
  • les modifications des objectifs ou de la portée des activités d’un fonds renouvelable;
  • les modifications de l’autorisation nette utilisée (ce qui exige une source de fonds) liée aux excédents ou déficits accumulés;
  • la cessation des activités d’un fonds renouvelable (voir la sous-section A.4 de l’annexe A).
  
  

  Une loi qui établit un fonds renouvelable prévoit les 3 éléments suivants :

  1. elle accorde au ministre une autorisation permanente d’engager des dépenses à partir du Trésor à des fins particulières;
  2. elle accorde au ministre une autorisation permanente de dépenser les recettes à ces fins;
  3. elle fixe une limite quant aux dépenses, selon laquelle les dépenses globales pour les fins précisées ne dépassent jamais la somme des recettes globales et l’autorisation de prélèvement prévue par la loi.
• 5.2.2Exigences en matière d’établissement de rapports

  Selon la sous-section 4.8.3 de la directive, les ministères doivent effectuer une évaluation annuelle du rendement opérationnel et financier du fonds renouvelable. Les ministères peuvent être tenus de présenter au Conseil du Trésor un plan d’activités pluriannuel pour chaque fonds renouvelable (voir la sous-section A.4 de l’annexe A).

  Selon la sous-section 4.8.1 de la directive, les ministères doivent conserver des comptes distincts pour chaque fonds renouvelable. Les ministères devraient également faire un suivi de leur utilisation des autorisations législatives pour s’assurer que les limites de ces comptes ne sont jamais dépassées.

• 5.2.3États financiers et rendement financier

  Selon la sous-section 4.8.2 de la directive, les états financiers d’un fonds renouvelable devraient être préparés en conformité avec les documents suivants :

  • les normes comptables du secteur public et les lignes directrices en matière de comptabilité du secteur public publiées par les Comptables professionnels agréés du Canada (ouverture de session requise);
  • le Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada.
  
  

  Selon la sous-section 4.8.5 de la directive, les ministères doivent informer le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada de tout changement important dans leur contexte opérationnel et dans le rendement financier du fonds (par exemple dans le cas d’un déficit accumulé).

• 5.2.4Modifications prévues d’un fonds renouvelable

  Selon la sous-section 4.9.2 de la directive, les ministères doivent obtenir l’approbation du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux modifications qu’ils prévoient apporter aux principaux aspects du fonctionnement d’un fonds renouvelable, y compris :

  • la portée et l’importance relative des activités du fonds renouvelable;
  • les ressources ou les biens transférés du fonds ou vers celui-ci, ou les obligations prises en charge ou cédées par le fonds;
  • les éléments de coûts directs ou indirects à imputer au fonds renouvelable, ou le fondement sous-tendant l’attribution des coûts généraux indirects au fonds;
  • le fondement sous-tendant l’établissement des frais ou des taux.
• 5.2.5Déficit ou excédent accumulé

  En vertu de la sous-section 4.8.4 de la directive, un fonds renouvelable doit être autosuffisant au cours de son cycle opérationnel. Bien que des excédents ou des déficits puissent se produire au cours d’une année donnée, ils doivent s’équilibrer au cours d’un cycle opérationnel. Les fonds renouvelables sont financés par des crédits permanents, ce qui offre la souplesse nécessaire pour :

  • faire face aux variations de volume et de temps qui influent sur les recettes, les dépenses et le résultat net;
  • gérer d’importants investissements en stocks et en immobilisations.
  
  

  Les excédents au-delà du cycle opérationnel du fonds renouvelable peuvent indiquer que les clients sont surfacturés et les déficits accumulés, que le fonds renouvelable n’est pas autosuffisant ou qu’il y a d’autres problèmes sous-jacents.

  Le Conseil du Trésor peut demander que les excédents soient déposés dans le Trésor si rien n’indique qu’ils seront compensés par des déficits futurs ou s’il n’y a pas d’utilisation prévue (par exemple investissements dans les systèmes). Ainsi, le Conseil du Trésor peut, s’il le souhaite, réduire la limite des excédents d’une autorisation qui ont été accumulés au cours des années précédentes.

  Dans le cas d’un déficit accumulé, et en vertu de la sous-section 4.8.5 de la directive, les ministères doivent informer le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada des changements majeurs dans le contexte de fonctionnement ou le rendement du fonds.

Les sous-sections 4.10 et 4.11 de la directive énumèrent les exigences en matière de revenus nets en vertu d’un crédit (RNC). Ces exigences s’appliquent à tout ministère qui a établi une autorisation relative aux RNC, soit en vertu d’une loi du ministère ou d’un programme, ou plus communément, par l’intermédiaire d’une loi de crédits.

En vertu de la sous-section 4.10.2 de la directive, les ministères doivent demander l’autorisation relative aux RNC au Parlement chaque année (par exemple au moyen d’une loi de crédits), puisqu’il s’agit d’une autorisation non permanente.

En vertu de la sous-section 4.10.1 de la directive, les ministères doivent fournir un libellé de crédits^{Note de bas de page 3} au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à inclure dans la loi de crédits. Seuls quelques ministères ont des autorisations législatives précises de dépenser une partie ou la totalité de leurs recettes sur une base continue.

En vertu des sous-sections 4.10.3 et 4.10.4 de la directive, les ministères doivent s’assurer que :

• les recettes compensent les dépenses afférentes engagées au cours du même exercice;
• les recettes qui ne sont pas liées aux dépenses engagées sont comptabilisées comme des recettes non disponibles.

L’autorisation relative aux RNC offre un autre moyen de financer entièrement ou partiellement certains programmes ou activités qui génèrent des recettes. Cette autorisation peut permettre de composer avec des demandes fluctuantes de groupes d’utilisateurs, sans compromettre le budget de base d’un ministère. Normalement, il convient d’utiliser une autorisation relative aux RNC dans les situations suivantes :

• un ministère mène des activités permanentes qui génèrent des recettes provenant de sources établies du gouvernement ou de l’extérieur de celui-ci;
• les fluctuations du volume d’activités générant des recettes auront pour effet d’entraîner des variations correspondantes et proportionnelles dans les dépenses et les recettes.

Dans l’un ou l’autre des scénarios susmentionnés, les activités devraient être alignées sur les volumes fluctuants des services afin d’assurer la viabilité à long terme du programme (par exemple les coûts fixes élevés des équivalents temps plein peuvent accroître le risque si les volumes fluctuent).

L’autorisation relative aux RNC est également le mécanisme obligatoire à utiliser lorsqu’un ministère fournit des services de soutien internes en vertu de l’article 29.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques et souhaite dépenser les recettes, sauf s’il détient une autorisation législative de les dépenser.

• 5.3.1Approbation du Conseil du Trésor pour l’établissement d’une autorisation relative aux RNC

  En vertu de la sous-section 4.11.1 de la directive, les ministères doivent obtenir l’approbation du Conseil du Trésor avant de demander l’autorisation relative aux RNC au Parlement au moyen d’une loi de crédits. La présentation au Conseil du Trésor doit indiquer les recettes, les activités et les programmes spécifiques pour lesquels le ministère demande une autorisation relative aux RNC. Si l’autorisation est approuvée, un libellé de crédits sera ajouté au crédit approprié d’une loi de crédits.

  La présentation au Conseil du Trésor devrait normalement englober les éléments suivants :

  • la façon dont le mandat du ministère permet la réalisation de ces activités génératrices de recettes;
  • la demande prévue pour l’activité en ce qui concerne les dépenses et les recettes brutes au cours des 5 prochaines années;
  • la raison pour laquelle les recettes sont utilisées comme source de financement pour l’activité;
  • le montant estimatif des recettes pour lequel le ministère demande l’autorisation relative aux RNC (le montant peut être rajusté par la suite dans le cadre du processus budgétaire annuel);
  • le libellé de crédits proposé à inclure dans les prochaines lois de crédits (ce libellé devrait être exhaustif et tenir compte de l’approbation sollicitée du Conseil du Trésor et de toutes approbations d’autorisation relative aux RNC obtenues antérieurement);
  • si les activités génératrices de recettes sont financées en partie par des crédits;
  • la méthode utilisée pour déterminer le taux et la structure tarifaire proposée.
  
  

  Le Guide de préparation d’une présentation au Conseil du Trésor contient d’autres renseignements à cet égard.

  Les ministères qui souhaitent établir une autorisation relative aux RNC peuvent communiquer avec leur analyste du secteur des programmes au Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir des conseils.

• 5.3.2Taux pour l’établissement des prix

  Les taux devraient être établis conformément au Guide de l’estimation des coûts du Conseil du Trésor, qui fournissent des instructions sur l’imputation et le recouvrement des coûts. Dans le cadre de la mise à jour annuelle des niveaux de référence, le Conseil du Trésor peut examiner le fondement sous-tendant les taux qui seront appliqués au cours du prochain exercice. Des changements de taux peuvent nécessiter l’approbation du Conseil du Trésor, comme l’indiquent la sous-section 5.3.5 et la figure 2.

• 5.3.3Recouvrement des dépenses dans le crédit pour dépenses en capital

  En vertu de la sous-section 4.10.6 de la directive, le montant du recouvrement des dépenses en capital :

  • ne doit pas être appliqué à l’autorisation fonctionnelle relative aux RNC du ministère;
  • ne peut pas être dépensé;
  • doit être comptabilisé comme des recettes non fiscales et non disponibles qui seront créditées au Trésor.
• 5.3.4Règle du 125 %

  Au début de chaque exercice, les montants des RNC sont remis à zéro, et les ministères fournissent le montant estimatif des recettes à percevoir. La règle du 125 % offre une plus grande souplesse aux ministères en leur permettant généralement de dépenser jusqu’à 125 % des recettes prévues découlant d’une variation de volume, à condition qu’il y ait un solde inutilisé suffisant.

  En vertu de la sous-section 4.10.5 de la directive, si les recettes dépassent 125 % du montant estimatif au cours d’un exercice, les ministères doivent demander au Conseil du Trésor d’approuver une autorisation d’utiliser les recettes pour compenser les dépenses afférentes. Les ministères doivent consulter leur analyste du Secteur de la gestion des dépenses au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et indiquer pourquoi ils souhaitent obtenir une augmentation de leur autorisation relative aux RNC au-delà du 125 % établi.

• 5.3.5Modifications de l’autorisation relative aux RNC

  Un ministère peut avoir besoin d’augmenter ou de diminuer l’autorisation relative aux RNC pour plusieurs raisons. Le mécanisme que peuvent utiliser les ministères pour demander l’approbation dépendra de la raison du rajustement de l’autorisation relative aux RNC. Les situations ci-dessous s’appliquent seulement aux situations d’imputation interne; il faut obtenir l’approbation du Conseil du Trésor pour faire augmenter l’autorisation relative aux RNC liée à l’augmentation des frais externes.

  1. Variation du volume : un ministère peut dépenser généralement jusqu’à 125 % des recettes prévues découlant d’une variation de volume. Lorsqu’un ministère doit rajuster son autorisation relative aux RNC en raison d’une variation de volume au-delà du 125 % de ses recettes prévues, il doit demander l’approbation du Secteur de la gestion des dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
  2. Changement du taux : si une augmentation est liée à un changement du taux des services facultatifs ou obligatoires, le ministère doit demander l’approbation à l’aide d’une présentation au Conseil du Trésor.
  3. Nouvelle activité : si une augmentation est liée à une nouvelle activité, le ministère doit demander l’approbation à l’aide d’une présentation au Conseil du Trésor.
  
  

  En vertu de l’alinéa 32(1)d) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les ministères peuvent prendre des engagements après le dépôt du Budget des dépenses ou du budget provisoire au Parlement. Le solde inutilisé comprend les recettes estimatives. Les ministères peuvent également prendre des engagements pour les recettes reçues qui dépassent le montant indiqué dans le Budget des dépenses ou le projet de loi de crédits du budget provisoire si les conditions suivantes sont remplies :

  • les recettes ont été perçues comme indiqué dans la sous-section 4.2.1 du Guide de délégation et de mise en œuvre des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers;
  • le solde inutilisé est suffisant.
  
  

  Figure 2 - Modifications de l’autorisation relative aux revenus nets en vertu d’un crédit (imputation interne seulement)

  

  Figure 2 - Version textuelle :

  Figure 2 – Modifications de l’autorisation relative aux revenus nets en vertu d’un crédit (imputation interne seulement)

  La figure 2 montre les raisons pour lesquelles un ministère pourrait demander une augmentation de son autorisation relative aux revenus nets en vertu d’un crédit. Voici les raisons :

  • une variation de volume (au-delà de 125 % des recettes prévues);
  • un changement de taux;
  • une nouvelle activité.

  
  

  Si le ministère souhaite augmenter son autorisation relative aux revenus nets en vertu d’un crédit en raison d’une variation de volume, il doit communiquer avec son analyste du Secteur de la gestion des dépenses au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour obtenir l’approbation du Conseil du Trésor.

  Si le ministère souhaite augmenter son autorisation relative aux revenus nets en vertu d’un crédit en raison d’un changement de taux, il doit déterminer s’il s’agit d’un service facultatif ou d’un service obligatoire et obtenir l’approbation du Conseil du Trésor au moyen d’une présentation au Conseil du Trésor.

  Si le ministère souhaite augmenter son autorisation relative aux revenus nets en vertu d’un crédit en raison d’une nouvelle activité, il doit obtenir l’approbation du Conseil du Trésor au moyen d’une présentation au Conseil du Trésor.

  Légende
  CT : Conseil du Trésor
  SGD au SCT : Secteur de la gestion des dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

• 5.3.6Droits et privilèges

  Lorsque les fournitures de biens et services gouvernementaux sont pour des droits et privilèges, les recettes qui en découlent ne peuvent généralement pas être dépensées au moyen d’une autorisation relative aux RNC ou d’un fonds renouvelable. Voici des exemples de droits et de privilèges : permis, licences ou autres autorisations. De plus, les ministères ne peuvent pas dépenser le montant des recettes qui dépasse le coût de générer les recettes en question.

• 5.4.1Les fonds reçus à des fins particulières décrits à l’article 21 de la Loi sur la gestion des finances publiques

  Les « fonds reçus à des fins particulières » sont des sommes d’argent reçues ou perçues d’une tierce partie (c’est-à-dire, à l’extérieur du gouvernement du Canada) pour un but spécial et déposées dans le Trésor conformément au paragraphe 17(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques. En vertu de la sous-section 4.12.1 de la directive, les ministères doivent obtenir l’approbation du receveur général avant d’accepter les fonds reçus à des fins particulières. Les fonds ne peuvent servir qu’aux fins précisées dans l’instrument en vertu duquel ils ont été reçus (par exemple une loi, une fiducie, un traité ou un contrat). Il y a un lien direct entre les sommes reçues et les sommes déboursées, y compris les intérêts pouvant être autorisés.

  Les fonds destinés à des fins particulières peuvent être reçus dans le cadre de partenariats, de projets conjoints, de projets à frais partagés ou d’autres arrangements semblables avec des organisations du secteur privé ou d’autres ordres de gouvernement. Voici des exemples de fonds reçus à des fins particulières : cadeaux, dons, legs et fonds de dotation^{Note de bas de page 4}.

  Un projet à frais partagés est un engagement commun selon lequel les parties concernées acceptent de participer à la réalisation d’un projet. Cet engagement peut englober le partage des ressources, l’achat de biens ou de services et l’embauche de personnel.

  Les fonds déposés dans un compte à fins déterminées ne sont pas périmés à la fin de l’exercice puisque les autorisations de crédit régissant de tels comptes sont des autorisations législatives (plutôt que des crédits annuels) en vertu du paragraphe 21(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

• 5.4.2Comptabiliser les fonds reçus à des fins particulières dans des comptes à fins déterminées (CFD)

  Les « comptes à fins déterminées^{Note de bas de page 5} » sont des comptes faisant partie d’une vaste classification de comptes présentés dans les Comptes publics du Canada. Ces comptes sont utilisés pour enregistrer les transactions et les dépenses pour les sommes payables à partir du Trésor au titre d’autorisations législatives établies à des fins déterminées. Les fonds reçus à des fins particulières peuvent être comptabilisés dans un CFD seulement si le receveur général a approuvé la création du CFD. Les fonds reçus à des fins particulières sont comptabilisés comme un élément du passif dans les Comptes publics.

  Les fonds reçus à des fins particulières, peu importe la source, sont gérés comme des fonds publics. Par conséquent, tous les règlements, politiques et directives en matière de contrôle des rentrées de fonds et des dépenses s’appliquent aux fonds reçus, crédités et versés à une fin particulière.

  Il existe 2 types de CFD :

  • les CFD dans lesquels sont comptabilisés les rentrées de fonds reçus à des fins particulières et l’utilisation de ces fonds : ces comptes sont habituellement établis sur le plan opérationnel et sont utilisés pour enregistrer les obligations et les dépenses liées aux fonds reçus par la Couronne à des fins particulières, selon :
    • la définition de « fonds publics » à l’alinéa 2d) de la Loi sur la gestion des finances publiques,
    • le paragraphe 21(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • les CFD dans lesquels les fonds reçus à des fins particulières ne sont pas comptabilisés : ces comptes peuvent être liés à des projets conjoints, des partenariats et à des programmes d’assurance et d’avantages sociaux, et peuvent seulement être établis par une loi pour enregistrer les transactions et les dépenses dans le cadre de programmes spécifiques prévus par une loi. Ces comptes ne font pas partie du champ d’application de la directive, et l’annexe B contient d’autres renseignements au sujet de ces comptes.
  
  

  La taxe sur les produits et services (TPS)/taxe de vente harmonisée (TVH) payable sur les dépenses imputées aux CFD utilisés pour enregistrer les transactions relatives aux ententes de partage des coûts est imputée aux CFD plutôt qu’aux comptes d’avances remboursables de la TPS-TVH. De plus amples renseignements sont fournis dans la sous-section 9.1.4 « Ententes de partage des coûts et ententes relatives à des projets conjoints » du Manuel de comptabilité selon la SIF.

  La Directive sur les normes comptables : GC 4100 Comptes à fins déterminées contient des renseignements sur le traitement comptable des CFD.

• 5.4.3Créer des CFD

  En vertu de la sous-section 4.12.1 de la directive, les ministères doivent obtenir l’approbation du receveur général pour établir un CFD, avant d’accepter des fonds à des fins particulières. Un CFD utilisé pour comptabiliser les fonds reçus à des fins particulières est établi seulement lorsque toutes les conditions suivantes sont remplies :

  • le ministère dispose d’une autorisation de recevoir ou de percevoir les fonds qui a été accordée en vertu d’une loi, d’une fiducie, d’un traité, d’un engagement ou d’un contrat;
  • l’activité réalisée aux fins déterminées s’inscrit dans le mandat du ministère, conformément à la sous-section 4.13 de la directive;
  • il y a une responsabilité ou une obligation envers une tierce partie de dépenser de l’argent et de respecter les clauses d’une entente, d’un testament ou d’une transaction unilatérale;
  • il y a un lien direct entre les fonds reçus ou perçus provenant de la tierce partie et le montant à débourser, et la raison pour laquelle les fonds seront versés est connue au moment de la réception des fonds;
  • aucun montant additionnel, autre que les intérêts, ne doit être payé par le gouvernement fédéral ou imputé à celui-ci dans le cadre de l’entente visant les fonds reçus à des fins particulières;
  • aucun paiement d’avantages prévus par la loi à une tierce partie n’est envisagé ou prévu (par exemple aucun lien avec un programme gouvernemental).
  
  

  Lors de la création d’un CFD, le principal objectif de contrôle financier est de faire en sorte que les fonds reçus à des fins particulières soient comptabilisés séparément des autres fonds (c’est-à-dire, les crédits votés) et que les paiements soient destinés à des tierces parties ou à d’autres ministères, conformément à la sous-section 4.12.2 de la directive. Afin de garder le contrôle de cette source unique de fonds et de son utilisation, les fonds doivent être comptabilisés séparément de toutes les autres sources et utilisations de l’autorisation de dépenser.

  Pour déterminer si la création d’un CFD répond à toutes les exigences, les dispositions doivent être évaluées au cas par cas. Pour établir un CFD, le ministère doit présenter une demande officielle au receveur général, conformément à la Directive du receveur général 2009-2. La demande est également transmise au Bureau du contrôleur général. Une fois que les deux parties sont d’accord, le formulaire de demande doit être signé par le dirigeant principal des finances du ministère et soumis de nouveau au receveur général pour faire approuver officiellement la création d’un compte.

• 5.4.4Suivi des fonds reçus à des fins particulières

  Les ministères devraient effectuer des examens et des audits périodiques sur leur utilisation des CFD afin de s’assurer qu’ils sont créés et utilisés dans les limites de la portée des autorisations ministérielles et en conformité avec la directive. Les ministères devraient accorder une attention particulière à la bonne utilisation des autorisations et aux aspects juridiques des contrats, des ententes et d’autres types d’arrangements en vertu desquels les fonds seraient reçus à des fins particulières. Parmi les autres aspects à prendre en considération, notons l’importance de s’assurer que les gestionnaires comprennent bien les autorisations qui conviennent le mieux, et leur utilisation, et d’optimiser la qualité de la documentation utilisée (par exemple ententes juridiques, documents comptables et documents de formation à l’intention des gestionnaires).

  Les ministères doivent mettre en place des contrôles internes adéquats, y compris le suivi et le rapprochement périodique. Par exemple, une piste d’audit exhaustive devrait être en place pour permettre de retracer l’évolution de toutes les transactions liées au CFD. Tous les renseignements sur les comptes auxiliaires devraient être conservés et rapprochés mensuellement avec le solde total du passif du CFD dans les Comptes publics du Canada.

• 5.4.5Facteurs à considérer lors de l’utilisation des CFD
  • 5.4.5.1Séparation des CFD des fonds votés

    Afin d’assurer en tout temps un contrôle efficace des dépenses, les fonds reçus à des fins particulières doivent être comptabilisés séparément des fonds accordés par le Parlement. Les fonds provenant du cadre financier ou approuvés par le Parlement ne peuvent pas être transférés à un CFD. La partie des fonds inutilisés d’un crédit qui serait autrement périmée ne doit pas être comptabilisée dans un CFD. De même, les fonds reçus et déposés dans un CFD ne peuvent pas être transférés aux crédits votés du ministère.

  • 5.4.5.2Utilisation des fonds reçus à des fins particulières

    Les fonds reçus à des fins particulières ne peuvent pas être transférés pour compenser des dépenses financées par les crédits votés d’un ministère pour les activités quotidiennes (par exemple salaires des employés nommés pour une période indéterminée). Cependant, les fonds reçus à des fins particulières peuvent être utilisés pour les services d’un expert-conseil ou d’un employé contractuel si les conditions suivantes sont remplies :

    • le ministère retient leurs services spécifiquement pour effectuer l’activité pour laquelle les fonds à fins particulières ont été reçus;
    • le paiement de ces services est imputé directement au CFD et non aux crédits votés du ministère.
  • 5.4.5.3Recouvrement des coûts

    Les fonds reçus à des fins particulières ne devraient pas être utilisés pour remplacer les autorisations nécessaires pour les activités de recouvrement des coûts, ou se dispenser d’en faire la demande, (par exemple lorsque les frais pour les biens, les services ou l’utilisation des installations devraient normalement être facturés à une tierce partie). Toutefois, un ministère qui reçoit des fonds à des fins particulières peut utiliser les services d’un autre ministère qui a une autorisation spéciale de dépenser les recettes (par exemple revenus nets en vertu d’un crédit ou fonds renouvelable) pour exécuter l’activité pour laquelle les fonds à des fins particulières ont été reçus ou afin de fournir les services connexes.

  • 5.4.5.4Intérêts

    Des intérêts sur les fonds reçus à des fins particulières déposés dans un CFD peuvent être autorisés par une loi précise ou, en l’absence d’une telle autorisation, autorisés en vertu du paragraphe 21(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques, aux taux fixés par le ministre des Finances et approuvés par le gouverneur en conseil.

  • 5.4.5.5Coûts d’administratifs

    Lorsque les coûts administratifs sont autorisés par l’autorité habilitante (par exemple loi, fiducie, traité ou contrat), ils peuvent être imputés à un CFD. Cependant, lorsque la loi ou une autre autorité d’établissement n’autorise pas l’imputation des coûts d’administration au compte, les coûts engagés par le ministère pour l’administration des fonds déposés dans un CFD doivent être imputés à un crédit du ministère.

  • 5.4.5.6Insuffisance de fonds dans un CFD

    S’il n’y a pas suffisamment de fonds dans un CFD, aucun paiement ne devrait être effectué à partir de celui-ci. Les comptes ne devraient pas avoir un solde négatif, sauf si la loi l’autorise.

• 5.4.6Fermeture d’un CFD

  En vertu de la sous-section 4.12.3 de la directive, une fois que les objectifs liés aux fonds reçus ont été réalisés :

  • le solde du compte doit être remboursé à la personne qui l’a versé, conformément au Règlement sur le remboursement de recettes;
  • si, selon la loi, la fiducie, le traité ou le contrat, il n’y a aucune obligation de retourner les fonds, le solde du compte doit être transféré à un compte de recettes non fiscales diverses dans le Trésor.

En vertu de la section 4.14 de la directive, les rentrées de fonds doivent être créditées au Trésor en tant que recettes non disponibles, sauf s’il y a une autorisation financière spéciale (par exemple fonds renouvelable, recettes nettes en vertu d’un crédit ou fonds reçus à des fins particulières).

Les rentrées de fonds ne peuvent pas être imputées à un crédit ministériel si elles sont destinées à un fonds renouvelable ou à des fonds reçus à des fins particulières. Cependant, si un ministère a une autorisation relative aux RNC et que c’est clairement indiqué dans l’autorisation, les rentrées peuvent être imputées au crédit d’un ministère. Si le ministère n’a pas d’autorisation relative aux RNC, il ne peut pas imputer le crédit ministériel.

Un ministère peut imputer des rentrées de fonds à un crédit aux fins énumérées à l’article 39 de la Loi sur la gestion des finances publiques, comme il est décrit à la sous-section A.2 de l’annexe A de la directive. Il n’est pas nécessaire de demander des autorisations supplémentaires pour imputer une somme au crédit en vertu de cet article.

• 5.5.1Autorisation de verser des rentrées de fonds dans un crédit conformément à l’article 39 de la Loi sur la gestion des finances publiques

  Les rentrées de fonds peuvent être versées dans un crédit si elles le sont au cours du même exercice que les dépenses, les avances ou les paiements afférents et si elles s’appliquent à l’une des situations suivantes qui sont énumérées dans la sous-section A.2.2.2 de l’annexe A de la directive :

  • recouvrement d’un trop-payé à un fournisseur;
  • recouvrement d’un paiement en double versé à un fournisseur;
  • recouvrement d’un paiement erroné versé à un fournisseur;
  • recouvrement des frais de cartes de voyage en souffrance qui sont payés au nom du titulaire de la carte par le ministère et recouvrés auprès du titulaire de la carte ou de l’employé;
  • remboursement d’une avance comptable;
  • remboursement d’une contribution remboursable comme le décrit la Directive sur les paiements de transfert;
  • remboursement de la restitution d’un bien;
  • remboursement des taxes de vente ou des taxes d’accise et de droits de douane;
  • remboursement d’un paiement anticipé;
  • remboursement découlant du règlement de différends contractuels;
  • remboursement découlant de la remise d’un fabricant, d’une réduction de prix, d’escomptes de volume ou d’autres rajustements de prix;
  • remboursement résultant de la remise d’un propriétaire représentant une incitation en espèces pour un bail lorsqu’un ministère est locataire;
  • paiement reçu à la suite d’une indemnisation;
  • paiement reçu à la suite d’une réclamation pour perte d’un bien de la Couronne ou dommages à celui-ci;
  • remboursement résultant d’arrangements contractuels;
  • remboursement d’une organisation au titre de sa part des coûts établis dans un accord de partage des coûts (voir la sous-section 5.5.2);
  • remboursement des frais de voyage comme pour des escales et des excursions à titre personnel dont les frais ont été inclus une facture du ministère, mais qui relève de la responsabilité de l’employé ou du voyageur;
  • remboursement par des employés de dépenses de nature personnelle comme les frais de téléphonie cellulaire dont le paiement a été effectué par le ministère.
• 5.5.2Entente de partage des coûts avec une tierce partie

  Les ministères peuvent conclure des ententes de partage des coûts avec une tierce partie pour diverses raisons. Une tierce partie est une personne ou une organisation qui n’est pas un ministère au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (par exemple municipalité, gouvernement provincial, territoire, université, personne ou organisation du secteur privé).

  Les ententes de partage des coûts sont traitées au cas par cas. À ce sujet, voici ce que devraient faire les ministères :

  • vérifier auprès de leur conseiller juridique s’il y a une autorisation législative;
  • s’enquérir auprès du personnel chargé des demandes de gestion financière à l’adresse fin-www@tbs-sct.gc.ca du traitement comptable approprié pour ces transactions.

Cette section présente la façon dont les ressources financières sont gérées lorsqu’un ministère agit au nom d’un autre ministère. De plus amples renseignements sur le traitement comptable des comptes d’attente des autres ministères sont fournis dans la sous-section 9.9  du Manuel de comptabilité selon la SIF.

• 5.6.1Administrer le programme d’un autre ministère

  En vertu de la sous-section 4.15.1 de la directive, un compte d’attente d’un autre ministère peut être utilisé seulement lorsque le ministère administrateur exécute le programme d’un autre ministère ou engage des dépenses pour un autre ministère.

  Le ministère administrateur ne peut pas imputer les paiements à un compte d’attente d’un autre ministère et recouvrer les fonds à une date ultérieure. En vertu de la sous-section 4.15.3 de la directive, les ministères doivent conclure une entente par écrit pour s’assurer que toutes les obligations redditionnelles sont approuvées par les deux parties avant que les fonds soient transférés au compte. En vertu de la sous-section 4.15.2 de la directive, le solde d’un compte d’attente doit être à zéro à la fin de l’exercice, et le ministère administrateur doit remettre les fonds excédentaires à l’autre ministère. Les comptes d’attente de l’autre ministère ne doivent pas avoir un solde négatif (débiteur).

  Conformément à la sous-section 4.16.1 de la directive, les cadres supérieurs du ministère doivent s’assurer auprès du Bureau du Conseil privé que la nature, l’importance relative et la durée de l’entente prévue ne justifient pas un changement de l’appareil gouvernemental. Les ministères peuvent communiquer avec leur analyste du secteur des programmes au Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir des conseils à cet égard.