Lignes directrices sur la divulgation des octrois de subventions et de contributions

Les Lignes directrices sur la divulgation des octrois de subventions et de contributions énoncent les exigences publiques qui ont trait à la divulgation proactive des subventions et des contributions. Elles augmentent la transparence du financement gouvernemental octroyé par des subventions et des contributions.
Modification : 2018-04-24

Renseignements supplémentaires

Politique :

Terminologie :

Hiérarchie

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1. Date d'entrée en vigueur

  • 1.1Les présentes lignes directrices entrent en vigueur le 1er avril 2018.
  • 1.2Les présentes lignes directrices remplacent ce qui suit :
    • 1.2.1 Document d’orientation : Divulgation proactive des subventions et des contributions supérieures à 25 000 $ (accessible seulement sur le réseau du gouvernement du Canada);
    • 1.2.2 Questions et réponses pour usage interne seulement : Divulgation proactive des subventions et des contributions supérieures à 25 000 $

2. But

  • 2.1Fournir des lignes directrices et des directives aux gestionnaires et aux spécialistes fonctionnels sur la détermination, la collecte et la publication de renseignements sur l’octroi de subventions et de contributions qui doit être signalé.

3. Application

  • 3.1Les présentes lignes directrices s’appliquent aux ministères et organismes qui sont assujettis à la Politique et à la Directive sur les paiements de transfert, ou qui sont énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • 3.2Les présentes lignes directrices appuient l’engagement pris par le président du Conseil du Trésor déclarant que : « à partir du printemps 2006, le gouvernement commencera à rendre accessible de l’information sur les subventions et les contributions, grâce à la divulgation proactive, initialement pour celles de plus de 25 000 $ ».
  • 3.3Les modalités de programme en vertu desquelles la divulgation des octrois est exemptée, pour les programmes approuvés avant l’entrée en vigueur des présentes lignes directrices, demeureront en place jusqu’à ce qu’elles expirent ou jusqu’à ce que leur continuation ou modification soit approuvée.
  • 3.4Les nouvelles exigences de divulgation de renseignements sur les subventions et les contributions seront appliquées en trois vagues, afin de permettre aux ministères et organismes d’apporter les modifications nécessaires à leurs processus opérationnels. Les renseignements sur ces vagues se trouvent à l’annexe G.

4. Contexte

  • 4.1

    Le 21 octobre 2005, le gouvernement du Canada a annoncé son engagement à divulguer de manière proactive l’octroi des subventions et des contributions de plus de 25 000 $ dans le cadre de son programme d’amélioration de la gestion. À l’époque, cet engagement s’inscrivait dans le cadre de l’application progressive et continue des exigences de divulgation proactive, en commençant par les dépenses de voyage et d’accueil, les contrats pour les produits et les services, et l’information sur la reclassification des postes.

    En juin 2016, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, dans le cadre du Plan d’action pour un gouvernement ouvert, s’est engagé à accroître la transparence et l’utilité des données sur les subventions et les contributions. L’initiative a été lancée par un comité dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et comptant 37 ministères, organismes et sociétés d’état participants, maintenant appelé Comité sur la divulgation des octrois de subventions et de contributionsVoir la note en bas de page 1 (accessible seulement sur le réseau du gouvernement du Canada).

5. Lignes directrices

  • 5.1 Lignes directrices générales
    • 5.1.1Toutes les subventions et contributions octroyées doivent être déclarées, sauf celles qui sont exemptées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou conformément à l’annexe A des présentes lignes directrices.
    • 5.1.2Le montant total autorisé pour l’octroi des subventions et contributions doit être déclaré lorsque l’entente est signée.
    • 5.1.3 La fréquence de divulgation est à la discrétion du ministère. Cependant, les ministères doivent, au minimum, déclarer les octrois (sauf dans les cas prévus au paragraphe 5.1.4) dans les 60 joursVoir la note en bas de page 2 suivant la fin du trimestre visé par la divulgation, conformément au tableau 1. Lorsque la date limite de l’affichage est un jour de fin de semaine ou un jour férié, les ministères doivent afficher les renseignements au plus tard le premier jour ouvrable suivant la fin de semaine ou le jour férié en question.
      Tableau 1 : dates limites pour la divulgation des octrois par trimestre
      Trimestre Date limite finale pour la divulgation

      T1 : du 1er avril au 30 juin

      30 août

      T2 : du 1er juillet au 30 septembre

      30 novembre

      T3 : du 1er octobre au 31 décembre

      2 mars (1er mars, dans une année bissextile)

      T4 : du 1er janvier au 31 mars

      30 mai

    • 5.1.4S’il s’agit de renseignements exclusifs ou dans les cas d’annonces ministérielles ou d’autres causes valides d’un retard (déterminées à la discrétion de l’administrateur général ou de la personne ayant le pouvoir délégué), les ministères peuvent retarder la divulgation relative aux ententes affectées, à condition que les ententes soient divulguées au cours du même exercice financier, ou au cours du trimestre subséquent si la date tombe à la fin de l’exerciceVoir la note en bas de page 3.
  • 5.2Identification des subventions et contributions à déclarer
    • 5.2.1Les ministères doivent déclarer tous les octrois de subventions et de contributions (y compris ceux de moins de 25 000 $), sauf s’ils ont bénéficié d’une exception, comme il est indiqué à l’annexe A.
    • 5.2.2Les ministères doivent déclarer toutes les modifications apportées aux octrois visés à l’annexe D des présentes lignes directrices.
    • 5.2.3Lorsqu’un octroi fait l’objet de plusieurs modifications, celles-ci peuvent être déclarées dans un seul rapport, pourvu qu’elles aient lieu au cours de la même période de divulgation.
    • 5.2.4Lorsqu’une subvention ou une contribution est octroyée, et que l’accord est résilié par la suite, la résiliation doit être traitée ce cas comme une modification et être signalée comme telle.
    • 5.2.5Lorsque l’information est classifiée, les renseignements connexes de nature non délicate doivent être déclarés pour l’exercice où la subvention ou la contribution a été octroyée; les ministères peuvent regrouper les renseignements afin de protéger l’information sensible. L’annexe C contient des précisions sur l’établissement de rapports en lots.
  • 5.3Collecte de données sur les subventions et les contributions
    • 5.3.1Les éléments de données décrits à l’annexe B ont été élaborés par le Comité sur la divulgation des octrois de subventions et de contributions, en collaboration avec les principaux intervenants externes et internes, afin de permettre aux ministères de fournir au public des renseignements cohérents, utiles et utilisables. Les ministères sont encouragés à suivre l’approche recommandée pour chaque élément de données et à se conformer progressivement à l’ensemble des normes de divulgation recommandée.
  • 5.4Publication des renseignements sur les octrois de subventions et de contributions
    • 5.4.1À l’aide des modèles fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les ministères et organismes doivent déclarer les renseignements sur leurs subventions et contributions respectives dans le portail de données le site Web du gouvernement ouvert.
      • 5.4.1.1Les ministères commenceront à publier leurs rapports sur ouvert.canada.ca à la date d’entrée en vigueur des présentes lignes directrices.
      • 5.4.1.2Les ministères veilleront à ce que le texte fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada figure sur leurs pages de divulgation proactive existantes, lequel redirigera les parties intéressées vers le site Web du gouvernement ouvert.
    • 5.4.2Lorsqu’un ministère verse une subvention ou une contribution pour le compte d’un autre ministère, le ministère qui verse les fonds au bénéficiaire doit déclarer l’octroi, en notant dans le champ « renseignements supplémentaires » le fait qu’un autre ministère y a participé.
    • 5.4.3Lorsque plus d’un ministère ou organisme finance un bénéficiaire pour une initiative commune, chaque ministère doit déclarer l’octroi et sa part respective de subvention ou de contribution. Dans ce cas, les ministères devraient s’échanger l’information afin d’assurer l’uniformité des renseignements, et inclure le nom des autres ministères dans le champ « renseignements supplémentaires ».
    • 5.4.4Un octroi ou une modification d’octroi qui n’a pas été signalé au cours de la période où la subvention ou la contribution a été accordée peut être divulgué dans la période de divulgation suivante, ou aussitôt que possible. Toute divulgation tardive doit être indiquée comme telle au champ renseignements supplémentaires.
    • 5.4.5Les renseignements affichés peuvent être modifiés lorsque les données déclarées à l’origine comportent une erreur importante (définie à l’annexe D). Toute information modifiée devrait être clairement indiquée dans le champ renseignements supplémentairesdu rapport original.
  • 5.5Surveillance de la divulgation des octrois
    • 5.5.1Conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, les ministères et organismes ont la responsabilité de s’assurer que l’autorité en matière de subventions et de contributions (le ministre du ministère ou de l’organisme en question) agit et est perçue comme agissant selon la lettre et l’esprit de la Politique sur les paiements de transfert.
    • 5.5.2Un ministère risque de se trouver dans une situation de non-conformité s’il ne veille pas à ce que les renseignements sur l’octroi et les modifications de subventions et de contributions soient exacts, à jour et affichés conformément à la Politique et à la Directive sur les paiements de transfert. L’administrateur général du ministère est chargé de s’assurer que les données sont validées convenablement, complètes et divulguées en temps opportun. Une pratique exemplaire pour les ministères consiste à indiquer clairement toute restriction liée aux données déclarées.
    • 5.5.3Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada surveillera régulièrement les données ministérielles relatives à la divulgation des octrois de subventions et de contributions et veillera à la conformité aux normes. Si un ministère n’a pas d’octroi à déclarer, il remplira une section différente du modèle de déclaration, et les renseignements seront affichés sur le site Web du gouvernement ouvert.

6. Références

7. Demandes de renseignements

  • 7.1.Pour toute question liée à cet instrument de politique, veuillez communiquer avec l’équipe des paiements de transfert du SCT à l’adresse zzocgpt@tbs-sct.gc.ca.

Annexe A : exceptions à la divulgation des octrois

Lorsqu’un ministère détermine que les renseignements sur l’octroi d’une subvention ou d’une contribution ne devraient pas être divulgués, il est encouragé à déclarer les renseignements connexes qui sont non classifiés ou de nature non délicate. Si tous les renseignements sur un octroi sont exemptés, mais peuvent être divulgués à une date ultérieure, le ministère peut inclure l’octroi dans un rapport subséquent. De même, si de nombreux octrois d’un ministère ne peuvent être divulgués pour des raisons semblables, le ministère peut les inclure dans un rapport en lots. Pour de plus amples renseignements sur l’établissement de rapports en lots, voir l’annexe C.

Pour demander une exemption de la divulgation d’un octroi, le ministère doit envoyer un courriel à l’équipe des paiements de transfert du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à zzocgpt@tbs-sct.gc.ca.

Même si le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada tient un registre des programmes exemptés, il incombe aux ministères de suivre la trace des champs, des secteurs ou des programmes pour lesquels ils ont obtenu une exemption.

Annexe B : tableaux des champs et des éléments de données liés aux subventions et aux contributions

La présente annexe décrit les champs et les éléments de données connexes qui composent les nouvelles normes de divulgation. Ces champs et éléments de données font partie du portail centralisé de l’entrée des données sur le site Web du gouvernement ouvert. Les nouvelles normes de divulgation obligent les ministères à générer et à télécharger un rapport d’octroi qui contient les champs et les éléments de données présentés ci-dessous.

Le tableau 2 décrit les éléments de données associés à chaque champ. Le tableau 3 est une liste de 31 champs. Des instructions sur la façon de remplir chaque champ sont fournies dans les 31 tableaux qui se trouvent après le tableau 3.

Tableau 2 : liste des éléments de données faisant partie de la norme de divulgation des subventions et contributions, avec explications
Nom du champ

Le nom du champ tel qu’il figure dans le rapport d’octroi.

Section

La section où se trouve le champ dans le rapport d’octroi. Le rapport compte cinq sections :

  1. désignation de projet;
  2. renseignements sur le bénéficiaire;
  3. renseignements sur le programme;
  4. information sur le projet;
  5. autre information.
Rempli par

L’organisation chargée de remplir le champ dans le rapport d’octroi, qui peut être l’une des suivantes :

  • le ministère;
  • le système (SCT).
Type d’entrée les suivantes

La façon dont les données sont produites et entrées dans le rapport d’octroi. Les options comprennent :

  • entrée manuelle (par un représentant du ministère);
  • entrée automatique (par des systèmes ministériels ou du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada).
Exigence

Indique s’il est facultatif ou obligatoire de remplir ce champ dans le rapport d’octroi.

Contrôlée?

Indique si le champ est rempli à l’aide d’une liste contrôlée.

  • Les listes contrôlées permettent le filtrage sur site le Web du gouvernement ouvert.
  • Voir l’annexe E pour obtenir plus de renseignements.
Modifiable?

Indique si ce champ peut être modifié lorsqu’une modification est apportée à un dossier.

Voir l’annexe D pour obtenir plus de renseignements.

Langues officielles

Indique les exigences en matière de langues officielles liées à ce champ, ainsi que la façon dont la traduction devra être effectuée. La traduction peut être effectuée de l’une des façons suivantes :

  • produite par le système;
  • entrée par les ministères, mais aucune traduction supplémentaire ne sera requise puisque l’information devrait déjà être accessible dans les deux langues officielles;
  • entrée par les ministères, mais l’information exigera une traduction supplémentaire.
Description

Une courte description du champ.

Indications

Des indications sur la façon de remplir le champ seront fournies ici.

Le tableau 3 présente tous les champs requis pour la divulgation des subventions et des contributions. Les champs sont classés en sections, et les sections se distinguent par différentes couleurs pour en faciliter la consultation.

Tableau 3 : liste des champs de la norme de divulgation des subventions et contributions, et leur niveau d’exigence
Désignation de projet Exigence
1 Numéro de référence Obligatoire
2 Nom du ministère Obligatoire
3 Identificateur ministériel Obligatoire
4 Exercice Obligatoire
5 Numéro de modification S’il y a lieu
6 Date de modification S’il y a lieu
7 Type d’entente Obligatoire
Renseignements sur le bénéficiaire Exigence
8 Type de bénéficiaire Obligatoire
9 Numéro d’entreprise S’il y a lieu
10 Nom légal du bénéficiaire Obligatoire
11 Nom commercial du bénéficiaire S’il y a lieu
12 Organisme de recherche Facultatif
13 Pays du bénéficiaire Obligatoire
14 Province ou territoire du bénéficiaire Obligatoire
15 Ville du bénéficiaire Obligatoire
16 Code postal du bénéficiaire S’il y a lieu
17 Nom de la circonscription fédérale Facultatif
18 Numéro de la circonscription fédérale Facultatif
Renseignements sur le programme Exigence
19 Nom du programme Obligatoire
20 But du programme Obligatoire
Information sur le projet Exigence
21 Titre de l’entente Obligatoire
22 Numéro de l’entente Facultatif
23 Valeur de l’entente en dollars canadiens Obligatoire
24 Type de monnaie étrangère S’il y a lieu
25 Valeur de la monnaie étrangère S’il y a lieu
26 Date de début de l’entente Obligatoire
27 Date de fin prévue de l’entente Obligatoire
28 Portée Facultatif
29 Description Obligatoire
30 Identificateur du SCIAN Facultatif
31 Résultats attendus ou visés Obligatoire
Autre information Exigence
32 Renseignements supplémentaires Facultatif

Chacun des 32 tableaux suivants comprend :

  • un titre de champ et un numéro correspondant à ce qui est indiqué dans le tableau 3;
  • des renseignements sur les éléments de données liés à chaque champ;
  • des instructions pour remplir le champ correctement.
Nom du champ

1. Numéro de référence

Section

Désignation de projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuel

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Non

Langues officielles

Chiffres et lettres (aucune traduction requise)

Description

Le numéro de référence utilisé par les ministères devrait leur permettre de trouver une entrée précise dans le répertoire afin de la modifier ou de la supprimer.

Indications

Ce champ utilise le format suivant : DDD-AAAA-AAAA-TX-XXXXX

  1. La partie DDD est l’identificateur ministériel à trois chiffres.
  2. La partie AAAA-AAAA est l’exercice financier.
  3. La partie TX est le trimestre de l’exercice (par exemple, T1).
  4. La partie XXXXX est le numéro unique attribué par le ministère à chaque entrée.

Par exemple, les trois premières entrées du premier trimestre (T1) de l’exercice 2018-2019 auraient les numéros de référence suivants :

  • 101-2018-2019-Q1-00001;
  • 101-2018-2019-Q1-00002;
  • 101-2018-2019-Q1-00003.
Nom du champ

2. Nom du ministère

Section

Désignation de projet

Rempli par

Système

Type d’entrée

Automatique

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Oui : liste contrôlée par Services publics et Approvisionnement Canada

Modifiable?

Non

Langues officielles

Traduction disponible

Description

Ce champ est généré par le système de rapports, qui détermine le nom du ministère au moyen du courriel de l’utilisateur. Un lien sera créé en cas de changement de nom d’un ministère.

Indications

Ce champ est rempli par le système de rapports. Ce champ sera normalisé à l’aide d’une liste des entités fédérales élaborée par Services publics et Approvisionnement Canada.

Nom du champ

3. Identificateur ministériel

Section

Désignation de projet

Rempli par

Système

Type d’entrée

Automatique

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Oui : liste contrôlée par Services publics et Approvisionnement Canada

Modifiable?

Non

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

Ce champ est généré par le système de rapports, qui utilise le courriel de l’utilisateur pour déterminer l’identificateur ministériel.

Indications

Ce champ est rempli par le système de rapports. Ce champ sera normalisé à l’aide d’une liste des entités fédérales élaborée par Services publics et Approvisionnement Canada.

Nom du champ

4. Exercice

Section

Désignation de projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : formatage verrouillé

Modifiable?

Non

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

Ce champ est rempli par les ministères et indique l’exercice financier où l’entente a été signée, ou la date de début du projet. L’exercice s’étend du 1er avril au 31 mars. Par exemple, le 1er mars 2016 correspondrait à l’exercice 2015 à 2016.

Indications

Si l’on souhaite faire une annonce ministérielle, la divulgation peut être retardée. Le rapport peut tenir lieu de rapport tardif au cours de l’exercice où l’annonce ministérielle a lieu.

Au moment de modifier une divulgation, ce champ devrait être rempli en indiquant le numéro de la modification qui est apportée. Par exemple, la première modification à une divulgation devrait indiquer le numéro « 1 » dans ce champ. D’autres renseignements sur le processus de modification sont indiqués à l’annexe D des présentes lignes directrices.

Nom du champ

5. Numéro de modification

Section

Project identification

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire uniquement au moment de divulguer une modification

Contrôlée?

Non : formatage verrouillé

Modifiable?

Non

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

Ce champ est rempli par les ministères et indique qu’une modification est apportée aux renseignements originaux.

Indications

Pour la divulgation originale de l’octroi d’une subvention ou d’une contribution, ce champ sera vide.

Nom du champ

6. Date de modification

Section

Project identification

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire uniquement au moment de divulguer une modification

Contrôlée?

Oui : liste contrôlée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Modifiable?

Non

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

La date à laquelle une modification (ou des modifications) a été apportée.

Indications

Pour la divulgation originale de l’octroi d’une subvention ou d’une contribution, ce champ sera laissé vide.

Au moment de modifier une divulgation, ce champ devrait être rempli en indiquant la date à laquelle l’accord a été modifié.

Lorsque les ministères signalent plusieurs modifications au cours d’un même trimestre (cumul des modifications), ce champ devrait indiquer la date de la dernière modification enregistrée.

Nom du champ

7. Type d’entente

Section

Désignation de projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Oui : liste contrôlée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Modifiable?

Non

Langues officielles

Traduction fournie

Description

Ce champ indique si l’entente signée vise une subvention, une contribution ou un autre paiement de transfert. Les éléments de la liste contrôlée figurent à l’annexe E, et chacun de ces types d’ententes est défini à l’annexe F.

Indications

Puisque ce champ renferme très peu d’information et que les ministères doivent confirmer le type d’entente, il n’y a rien à ajouter. Les ministères sont invités à fournir de plus amples renseignements (comme un remboursement ou une contribution non monétaire) sur le type d’entente dans le champ « Renseignements supplémentaires ».

Nom du champ

8. Type de bénéficiaire

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Oui : liste contrôlée par le SCT

Modifiable?

Non

Langues officielles

Traduction fournie

Description

Ce champ identifie qui reçoit l’argent. Il y a huit catégories de types de bénéficiaires :

  1. organisme à but lucratif;
  2. organisme à but non lucratif et organisme de bienfaisance;
  3. établissement universitaire et institution publique;
  4. bénéficiaire autochtone;
  5. gouvernement;
  6. organisation internationale (non gouvernementale);
  7. particulier ou entreprise à propriétaire unique;
  8. autre.
Indications
Organisme à but lucratif

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à un organisme qui existe en vue de réaliser un bénéfice. Un organisme à but lucratif devrait avoir un numéro d’entreprise.

Organisme à but non lucratif et organisme de bienfaisance

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à une organisation qui n’existe pas dans le but de réaliser un bénéfice, ce qui comprend les organismes de bienfaisance. Dans la majorité des cas, ces organismes devraient avoir un numéro d’entreprise et/ou de taxe sur les produits et services.

Établissement universitaire et institution publique

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à une organisation qui participe à l’un des éléments suivants :

  • l’éducation;
  • l’élaboration de matériel ou d’outils pédagogiques.
Bénéficiaire autochtone

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsqu’une personne ou une entité autochtone a reçu ou a été autorisée à recevoir un paiement de transfert en vertu de l’un des éléments suivants :

  • un programme de paiements de transfert qui vise les Autochtones;
  • un programme qui comporte un volet qui est destiné spécifiquement aux Autochtones.
Gouvernement

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à tout ordre de gouvernement, au Canada (fédéral, provincial, territorial, municipal, et sociétés d’état) ou à l’étranger.

Organisation internationale

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à une organisation qui n’est pas du Canada ou qui n’est pas située au Canada.

Particulier ou entreprise à propriétaire unique

Cette catégorie doit être sélectionnée lorsque le financement est versé à un bénéficiaire unique ou à une société à propriétaire unique. La section « Autres indications » ci-dessous contient de l’information additionnelle.

Autre

La catégorie « Autre » ne doit être remplie que si le bénéficiaire ne correspond à aucune des catégories ci-dessus. Si « Autre » est sélectionné, des renseignements supplémentaires sur le bénéficiaire doivent être fournis dans le champ « Renseignements supplémentaires ».

Autres indications

Le bénéficiaire devrait être la personne ou l’organisme dont le nom figure à l’entente de subvention ou de contribution. Les ministères ne sont pas tenus de saisir le nom du bénéficiaire ultime. Lorsqu’ils sélectionnent le type de bénéficiaire, les ministères peuvent déterminer à leur discrétion la catégorie qui correspond le mieux au bénéficiaire. Dans le cas d’institutions paragouvernementales, les ministères doivent exercer leur jugement.

Nom du champ

9. Numéro d’entreprise

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire pour les organismes

Contrôlée?

Non : formatage verrouillé

Modifiable?

Non

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

Le numéro d’entreprise est un numéro à neuf chiffres émis par l’Agence du revenu du Canada depuis 1994. Selon la Directive sur le numéro d’entreprise, le numéro d’entreprise constitue l’identificateur standard de toutes les opérations effectuées entre une entreprise et le gouvernement du Canada, y compris les opérations associées à une subvention ou à un financement de contribution.

Le numéro d’entreprise :

  • propose une façon exacte et uniforme d’identifier les bénéficiaires;
  • réduit le nombre d’entrées doubles pour une même organisation (par exemple, ACME INC. et ACME Incorporated);
  • simplifie la recherche de bénéficiaires.
Indications
Organisation

Le numéro d’entreprise devrait être consigné pour une organisation ou un organisme de bienfaisance. Un numéro d’entreprise est émis lorsqu’une organisation est enregistrée à l’échelle fédérale, provinciale ou municipale. Il ne change pas, donc il permet d’identifier une organisation même si son nom légal, son nom commercial ou son organisation change au cours du cycle de vie de la subvention ou de la contribution.

Particulier et autre

Au moment de saisir les données pour un bénéficiaire étranger, un particulier ou une entreprise à propriétaire unique ou un autre type d’entité qui n’a pas de numéro d’entreprise, le ministère doit laisser ce champ vide.

Autres indications

Le bénéficiaire devrait être la personne ou l’organisation dont le nom figure à l’entente de subvention ou de contribution au moment de sa signature. Les ministères ne sont pas tenus de saisir le nom du bénéficiaire ultime. Lorsqu’ils sélectionnent le type de bénéficiaire, les ministères peuvent déterminer à leur discrétion la catégorie qui correspond le mieux au bénéficiaire. Dans le cas d’institutions paragouvernementales, les ministères doivent exercer leur jugement.

Nom du champ

10. Nom légal du bénéficiaire

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduit seulement si le nom légal est fourni dans les deux langues officielles par le bénéficiaire

Description

Ce champ se veut complémentaire au champ « Numéro d’entreprise du bénéficiaire ». Le nom légal du bénéficiaire devrait être tiré de l’entente de subvention ou de contribution.

Indications
Organisation

Le nom légal de l’organisation comprend souvent le nom de la province ou du territoire, un numéro d’entreprise et l’abréviation « Inc. » (constitué en société). Le champ du nom légal doit être rempli même si le nom légal du bénéficiaire diffère du numéro d’entreprise.

Particulier

Au moment de saisir les données pour un particulier, le nom légal doit être entré tel qu’il figure au certificat de naissance, au passeport ou autre document d’identification officiel. Dans les cas d’un changement de nom, le nom légal doit toujours être celui qui figure dans la documentation légale. Le nom des particuliers doit être inscrit dans l’ordre suivant : nom, prénom.

Autre bénéficiaire

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas une entreprise, un gouvernement ou un particulier, on peut inscrire « nom commercial seulement » dans le champ du nom légal.

Autres indications

Le bénéficiaire devrait toujours être la personne ou l’organisme dont le nom figure à l’entente de subvention ou de contribution au moment de sa signature. Si le ministère verse les fonds à un intermédiaire, qui paie ensuite le bénéficiaire (par exemple, un étudiant reçoit l’argent, mais le ministère envoie l’argent à l’université, qui le transfère ensuite à l’étudiant), l’octroi doit être déclaré comme un financement versé à un particulier.

Nom du champ

11. Nom commercial du bénéficiaire

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif (avec exceptions obligatoires)

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduit seulement si le nom est fourni dans les deux langues officielles par le bénéficiaire

Description

Le champ devrait être saisi quand une organisation exerce ses activités sous un nom différent de son nom légal ou de son numéro d’entreprise. Ce champ ne sert pas à saisir le nom du bénéficiaire ultime de la subvention ou de la contribution, mais plutôt celui de la personne qui reçoit le financement du gouvernement du Canada.

Indications
Organisation

Ce champ peut être laissé en blanc si l’organisation n’a pas de nom commercial. Bien souvent, le nom commercial apparaîtra sur l’entente de la façon suivante : Nom légal, faisant affaire sous le nom de _____. Dans d’autres cas, le nom commercial sera simplement différent du nom légal de l’organisation.

Particulier

Ce champ est facultatif pour les particuliers, et dans la majorité des cas, il ne devra pas être saisi. S’il s’agit d’une entreprise à propriétaire unique, il faut indiquer le nom commercial de l’entreprise à propriétaire unique s’il diffère du nom légal. Si la personne utilise un pseudonyme (par exemple, un nom d’artiste), il peut être inscrit ici.

Autre bénéficiaire

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas une entreprise, un gouvernement ou un particulier, ce champ est obligatoire, et il faut y entrer le nom de l’organisation, du festival ou du comité.

Autres indications

Le bénéficiaire devrait toujours être la personne ou l’organisme dont le nom figure à l’entente de subvention ou de contribution au moment de sa signature. Si le ministère verse les fonds à un intermédiaire, qui paie ensuite le bénéficiaire (par exemple, un étudiant reçoit l’argent, mais le ministère envoie l’argent à l’université, qui le transfère ensuite à l’étudiant), l’octroi doit être déclaré comme un financement versé à un particulier.

Le nom commercial du bénéficiaire sert à identifier rapidement le bénéficiaire du financement. Par exemple, la Queen’s University of Kingston (nom légal) pourrait avoir pour nom commercial l’Université Queen’s. Les facultés ou les départements d’une institution qui reçoit du financement peuvent également figurer dans ce champ (par exemple, la Faculté des sciences de la santé de l’Université Queen’s).

Nom du champ

12. Organisme de recherche

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduit seulement si le nom de l’organisme est fourni dans les deux langues officielles par le bénéficiaire

Description

L’organisation que le bénéficiaire représente. Ce champ est surtout utilisé pour mettre en évidence les organisations avec lesquelles les chercheurs ont formé un partenariat.

Indications

Si un chercheur reçoit une subvention d’une entité fédérale, mais que le financement est versé à un organisme d’appui, le nom de l’organisme d’appui sera entré ici. Il est important de noter que ce champ ne suit pas la trace du bénéficiaire ultime; il affiche plutôt les renseignements liés aux subventions de recherche. Par exemple, si le chercheur Y signe une entente avec le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada, mais que les fonds passent par l’Université du Canada, on inscrira « Université du Canada » dans le champ « Organisme de recherche ».

Nom du champ

13. Pays du bénéficiaire

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Oui : codes ISO 3166-1 alpha-2

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction disponible

Description

Le pays de résidence du bénéficiaire.

Indications
Organisation

Dans les cas d’une organisation, ce champ doit être rempli en fonction de l’emplacement de l’administration centrale de l’organisation. Dans le cas de sociétés multinationales dont le siège social est au Canada, il faut inscrire Canada.

Particulier

Dans le cas de particuliers, il faut indiquer le pays de résidence. Dans le cas d’entreprises à propriétaire unique, il faut inscrire le pays où elles exercent leurs activités.

Autre bénéficiaire

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas une entreprise, un gouvernement ou un particulier, ce champ doit indiquer le pays où ils exercent leurs activités.

Nom du champ

14. Province ou territoire du bénéficiaire

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Oui : codes à deux lettres de la province ou du territoire du Canada ou l’option autre pays

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction disponible

Description

Le lieu de résidence du bénéficiaire au Canada. Dans le cas de bénéficiaires étrangers, il faut sélectionner autre pays.

Indications
Organisation

Dans les cas d’une organisation, ce champ doit être rempli en fonction de l’emplacement de son administration centrale. Dans le cas de sociétés multinationales dont le siège social est au Canada, il faut inscrire la province ou le territoire du Canada.

Particulier

Dans le cas de particuliers, il faut indiquer la province ou le territoire de résidence. Dans le cas d’entreprises à propriétaire unique, il faut indiquer la province ou le territoire où elles exercent leurs activités.

Autre bénéficiaire

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas une entreprise, un gouvernement ou un particulier, ce champ doit indiquer la province ou le territoire où ils exercent leurs activités.

Nom du champ

15. Ville du bénéficiaire

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre, mais une liste contrôlée par l’ARC peut être consultée

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Nom officiel exact de la ville (par exemple, Québec, Ottawa)

Description

La ville où le bénéficiaire exerce ses activités. On peut y inscrire le nom de villes canadiennes ou de villes étrangères.

Indications
Organisation

Dans les cas d’une organisation, ce champ doit être rempli par l’emplacement de l’administration centrale de l’organisation.

Particulier

Dans le cas de particuliers, il faut indiquer la ville de résidence. Dans le cas d’entreprises à propriétaire unique, il faut indiquer la ville où elles exercent leurs activités.

Autre bénéficiaire

Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas une entreprise, un gouvernement ou un particulier, ce champ doit indiquer la ville où ils exercent leurs activités.

Nom du champ

16. Code postal du bénéficiaire

Section

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

S’il y a lieu

Contrôlée?

Non : formatage verrouillé

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction non requise

Description

La région où le bénéficiaire exerce ses activités. Si le fait de remplir ce champ suscite des préoccupations à l’égard de la vie privée, il peut être laissé vide.

Indications
Au Canada

Si le bénéficiaire réside au Canada, le code postal doit être saisi lorsque possible. Il doit correspondre à l’endroit où l’administration centrale ou la résidence du bénéficiaire est située.

À l’extérieur du Canada

Si le bénéficiaire est à l’extérieur du Canada, ce champ doit être laissé vide.

Particulier et autre bénéficiaire

Pour les particuliers, ce champ doit être rempli seulement si ce renseignement ne porte pas atteinte à la vie privée. Dans le cas de festivals, de comités et d’autres organisations qui ne sont pas une entreprise, un gouvernement ou un particulier, ce champ doit indiquer le code postal de la région où ils exercent leurs activités. En cas de préoccupations à l’égard de la vie privée, on peut laisser ce champ vide.

Nom du champ

17. Nom de la circonscription fédérale

Article

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif

Contrôlée?

Non : formatage verrouillé

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction disponible

Description

Le nom de la circonscription fédérale où réside le bénéficiaire.

Indications

Les ministères peuvent consulter le site Web d’Élections Canada afin d’obtenir le nom de la circonscription fédérale.

Nom du champ

18. Numéro de la circonscription fédérale

Article

Renseignements sur le bénéficiaire

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif

Contrôlée?

Non : formatage verrouillé

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

Ce champ indique un numéro lié à la circonscription fédérale où réside le bénéficiaire.

Indications

Les ministères peuvent consulter le site Web d’Élections Canada afin d’obtenir le nom de la circonscription fédérale.

Nom du champ

19. Nom du programme

Section

Renseignements sur le programme

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Disponible dans les deux langues officielles

Description

Le nom du programme, selon les modalités en vertu desquelles le financement est versé au bénéficiaire.

Indications

Ce champ devrait toujours indiquer le nom légal selon les modalités du programme de paiements de transferts.

Nom du champ

20. But du programme

Section

Renseignements sur le programme

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Disponible dans les deux langues officielles

Description

Le but du programme selon les modalités de l’entente.

Indications

Ce champ devrait toujours indiquer le but du programme selon les modalités du programme de paiements de transferts.

Nom du champ

21. Nom de l’entente

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction provenant du ministère

Description

Le titre du projet ou de l’entente entrepris par le bénéficiaire. S’il n’y a pas de titre d’entente, le numéro de l’entente peut être réinscrit ici.

Indications

Le nom de l’entente doit être tiré de l’entente signée avec le bénéficiaire. Si l’entente n’a pas de titre, le ministère pourrait créer un nom à partir de la description du projet, afin de faciliter l’identification et les fonctions de recherche.

S’il s’avère difficile de nommer l’entente, le ministère devrait remplir ce champ avec le numéro de l’entente. Dans le cas d’un financement versé à un particulier, une activité peut servir de nom d’entente (par exemple, pour le Programme d’aide aux athlètes, le ministère pourrait inscrire le sport de la personne).

Nom du champ

22. Numéro de l’entente

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

Le numéro qui figure à l’entente ou dans le système de subventions et de contributions du ministère. Permet aux ministères d’identifier rapidement les rapports produits dans leur propre système. Les ministères doivent utiliser un chiffre qui est logique pour le ministère.

Indications

Ce champ est rempli à la seule discrétion du ministère. Les ministères devraient utiliser un numéro d’entente qui leur est utile. Le numéro d’entente devrait leur permettre d’identifier et de modifier les rapports à l’avenir, ainsi qu’à s’y référer.

Le SCT ne peut pas fournir d’instructions sur la façon de produire le numéro d’entente, puisque cela dépend des systèmes ministériels. Il est recommandé d’utiliser le numéro produit par le système financier du ministère. S’il n’est pas possible de générer un numéro au moyen du système financier, les ministères devraient utiliser leur système de subventions et de contributions.

Des exemples de numéro d’entente courants sont les numéros de bons de commande, les numéros de projets et les numéros des ententes de contribution. Ce champ devrait toujours être rempli par un numéro que les ministères peuvent reconnaître rapidement.

Nom du champ

23. Valeur de l’entente

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Nombre (aucune traduction requise)

Description

Le montant en dollars indiqué dans l’entente de subvention ou de contribution. Ce champ doit indiquer une valeur monétaire en dollars canadiens.

Indications

Ce champ doit indiquer la valeur monétaire en dollars canadiens qui figure à l’entente conclue avec le bénéficiaire. Si le financement est versé en monnaie étrangère, il faut remplir le champ « Valeur en monnaie étrangère ». Cette valeur doit être convertie en dollars canadiens, et le montant converti doit être inscrit dans le présent champ.

Les chiffres doivent être entrés sans symbole de dollar et sans virgule. Par exemple, 2,3 millions de dollars seraient inscrits comme suit : 2300000.

Nom du champ

24. Type de monnaie étrangère

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire seulement si le financement est octroyé en monnaie étrangère

Contrôlée?

Oui : norme ISO 4217 (liste des codes de devises étrangères)

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction disponible

Description

Le champ est obligatoire si le bénéficiaire est payé dans une devise autre que le dollar canadien. Il faut sélectionner le type de monnaie étrangère (par exemple, dollar américain (USD), dollar australien (AUD), livre sterling (GBP)).

Indications

Ce champ doit être rempli uniquement si l’entente signée n’est pas en dollars canadiens. Le ministère doit déclarer la devise prévue dans l’entente.

Nom du champ

25. Valeur en monnaie étrangère

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire seulement si le financement est octroyé en monnaie étrangère

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Nombre (aucune traduction requise)

Description

Ce champ devrait être rempli si le bénéficiaire est payé dans une monnaie autre que les dollars canadiens. Ce champ doit être rempli en inscrivant la valeur dans la monnaie étrangère. Ce champ est obligatoire si l’entente est en devise étrangère.

Indications

Ce champ doit être rempli uniquement si l’entente signée n’est pas en dollars canadiens. Le montant de l’entente dans la monnaie étrangère devrait être inscrit dans ce champ.

Les chiffres doivent être entrés sans symbole de dollar et sans virgule. Par exemple, 2,3 millions de dollars seraient inscrits comme suit : 2300000.

Lorsque ce champ est rempli, le ministère doit aussi remplir le champ Type de monnaie étrangère.

Nom du champ

26. Date de début de l’entente

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : format verrouillé

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

La date d’entrée en vigueur présumée de l’entente ou la date à laquelle le projet est censé commencer, conformément à l’entente initiale.

Indications

Ce champ doit indiquer la date de début, selon les termes de l’entente. Si ce renseignement n’est pas disponible, le champ doit indiquer la date de la dernière signature qui figure à l’entente de financement.

Si ces dates ne peuvent être établies en raison de la complexité de l’entente, les ministères peuvent exercer leur discrétion pour déterminer la date de début de l’entente et la date de publication appropriées.

La date doit être indiquée dans le format suivant : AAAA-MM-JJ

Nom du champ

27. Date de fin prévue de l’entente

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : format verrouillé

Modifiable?

Oui, importante

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

La date de fin présumée de l’entente, ou la date à laquelle le projet est censé prendre fin, conformément à l’entente initiale.

Directive

Ce champ doit être rempli au meilleur des connaissances du ministère. Si l’entente signée indique que le projet prendra fin dans un an, le ministère inscrira dans ce champ la date qui correspond à une année après la date de signature.

La date de fin prévue de l’entente peut être source d’ambiguïté. Dénote-t-elle la fin de la période de financement, la fin du projet? En cas de doute, il est recommandé d’indiquer ici la date de fin du projet.

Si la date ne peut être établie en raison de la complexité de l’entente, les ministères peuvent exercer leur discrétion pour déterminer la date de fin de l’entente et la date de publication appropriées.

La date doit être indiquée dans le format suivant : AAAA-MM-JJ. Si aucune date de fin d’entente n’est consignée ou si l’entente est permanente, le ministère peut inscrire s.o. (sans objet), et des précisions devraient être inscrites dans le champ « Renseignements supplémentaires ».

Nom du champ

28. Portée

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif

Contrôlée?

Non

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction par le ministère

Description

Ce champ fournit des renseignements sur l’incidence générale prévue du projet ou de l’entente. Les ministères peuvent entrer tout renseignement dont ils disposent dans ce champ.

Indications

Ce champ sert à signifier qui ou quoi récoltera les avantages du projet ou de l’entente. Il devrait indiquer notamment si les travaux du bénéficiaire profiteront à une ville, une province ou un territoire en particulier, à tout le pays, à un autre pays ou à plusieurs pays.

Nom du champ

29. Description

Article

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non : texte libre

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction fournie par le ministère

Description

Ce champ explique pourquoi le bénéficiaire a reçu le financement. Il doit décrire de façon brève, mais explicite, en quoi consistent les travaux du bénéficiaire.

Indications

Ce champ doit être rempli par ce que le bénéficiaire s’est engagé à faire dans le cadre du projet. Ce champ ne devrait pas contenir de renseignements confidentiels ou de nature délicate sur le plan commercial ou concurrentiel. Les ministères sont encouragés à discuter de cette question avec les bénéficiaires.

Si le ministère ne le précise pas dans les autres champs, il doit utiliser celui-ci pour indiquer à quoi sert le financement.

Le présent champ ne vise pas à reproduire le contenu du champ « Résultats attendus ou visés ». Il sert à expliquer le quoi (ce que le bénéficiaire entreprend), alors que les « Résultats attendus ou visés » servent à décrire le pourquoi (raison d’être du projet et résultats finaux).

Nom du champ

30. Identificateur du SCIAN

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif

Contrôlée?

Oui : texte libre fondé sur une liste contrôlée par Statistique Canada

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Numéro (aucune traduction requise)

Description

Le Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) est un système de classification des industries conçu par les organismes statistiques du Canada, du Mexique et des états-Unis.

Indications

Le champ « Identificateur du SCIAN » est rempli en sélectionnant l’élément le plus approprié de la liste fournie. Les ministères recevront la liste de codes du SCIAN et pourront remplir le champ à leur discrétion. Au moins trois chiffres doivent être saisis afin de permettre un codage général lorsqu’il n’est pas possible d’être plus spécifique.

Par exemple, si Emploi et Développement social Canada signe une entente avec un organisme de services de soutien à l’enseignement, l’identificateur du SCIAN serait 611710 :

  • 61 : secteur (services d’enseignement);
  • 1 : sous-secteur (services d’enseignement);
  • 7 : groupe de l’industrie (services de soutien à l’enseignement);
  • 10 : industrie (services de soutien à l’enseignement).

Si un projet ne correspond pas à l’un des secteurs de classification du SCIAN, ce champ doit être laissé vide..

Si plusieurs secteurs sont impliqués, les ministères peuvent séparer les identificateurs par un point-virgule.

Nom du champ

31. Résultats attendus ou visés

Section

Information sur le projet

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Obligatoire

Contrôlée?

Non

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction par le ministère

Description

Les résultats présumés qui découlent de l’exécution d’un projet : ce champ doit être rempli en fonction du projet qu’entreprend le bénéficiaire ou conformément au programme en vertu duquel il est financé. Il devrait expliquer la raison d’être du projet et ce que devraient être les résultats finaux.

Indications

Les résultats attendus indiquer clairement les buts que le bénéficiaire s’est engagé à atteindre. Dans la plupart des cas, les résultats visés seront déterminés au préalable.

Si les résultats attendus ou visés ne sont pas consignés, le but du programme peut être reproduit dans le présent champ.

Ce champ a une limite de 500 caractères.

Ce champ ne vise pas à reproduire le contenu du champ « Description », lequel explique en quoi consistent les travaux que le bénéficiaire entreprend.

Nom du champ

32. Renseignements supplémentaires

Section

Autre information

Rempli par

Ministère

Type d’entrée

Manuelle

Exigence

Facultatif

Contrôlée?

Non

Modifiable?

Oui

Langues officielles

Traduction par le ministère

Description

Lorsqu’ils sont tenus de le faire conformément aux « Indications » qui traitent des exceptions, les ministères doivent entrer ici les renseignements supplémentaires qui ne sont pas saisis dans les champs précédents. Il peut s’agir de renseignements comme ceux-ci :

  • autres ministères participent au financement;
  • financement par l’intermédiaire d’un tiers;
  • annonces ministérielles;
  • domaines de recherche;
  • financement conjoint;
  • collaborateurs et partenaires;
  • mots-clés;
  • divulgation tardive;
  • accords de novation;
  • résiliations;
  • remboursement.
Indications

Il n’y a pas d’indications pour cette section, car elle peut contenir toute information qui n’est pas saisie ailleurs dans le rapport. Il est recommandé d’indiquer, s’il y a lieu, les cobailleurs de fonds.

Annexe C : établissement de rapports en lots

La présente annexe décrit les éléments suivants :

  • le processus d’établissement de rapports en lots;
  • les critères d’admissibilité pour qu’un programme présente un rapport en lots.

L’établissement de rapports en lots est un processus qui peut être appliqué à un programme qui octroie des subventions ou des contributions à des bénéficiaires pouvant avoir été exemptés de communiquer certains renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’établissement de rapports en lots est le processus qui vise à rassembler plusieurs octrois en un seul lot pour présenter un rapport d’octroi commun. L’établissement de rapports en lots doit être effectué une fois par trimestre d’exercice.

Par exemple, si un programme verse 80 paiements à divers bénéficiaires, tous étant exemptés de communiquer leurs renseignements personnels, le programme pourrait soumettre un seul rapport en lots, qui contiendrait les substitutions suivantes :

  • nom commercial du bénéficiaire : nom du programme;
  • pays du bénéficiaire : Canada;
  • valeur de l’entente en dollars canadiens : valeur cumulative pour tous les bénéficiaires;
  • date de début de l’entente : date à laquelle le premier bénéficiaire a été payé;
  • date de fin prévue de l’entente : date à laquelle le dernier bénéficiaire a été payé ou sera payé;
  • renseignements supplémentaires : nombre total de bénéficiaires (si le nombre de bénéficiaires est inconnu, un nombre estimatif peut être indiqué, puis modifié à une date ultérieure);
  • portée : inscrire « nationale » ou laisser ce champ en blanc.

Un rapport en lots aux fins de la protection de la vie privée exclurait les champs suivants :

  • type de bénéficiaire;
  • numéro d’entreprise;
  • nom légal du bénéficiaire;
  • organisme de recherche;
  • province ou territoire du bénéficiaire;
  • ville du bénéficiaire;
  • code postal du bénéficiaire;
  • nom de la circonscription fédérale;
  • numéro de la circonscription fédérale;
  • numéro de l’entente;
  • identificateur du SCIAN.

Tous les autres champs devraient alors être remplis.

Annexe D : modifications et erreurs importantes

Conditions pour les modifications

Un rapport d’octroi ne doit être modifié que si une modification importante est nécessaire. Lorsqu’une modification importante est apportée, d’autres champs (autres que ceux mentionnés ci-après) peuvent être modifiés en même temps. Les ministères peuvent choisir de modifier leurs rapports à tout moment et pour quelque raison que ce soit. Toutefois, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada recommande aux ministères d’apporter des changements ou des modifications importantes afin de corriger des erreurs cernées dans les renseignements fournis initialement.

Les modifications importantes sont des changements apportés à l’un ou plusieurs des champs suivants :

  • valeur de l’entente en dollars canadiens : tout changement à la valeur de l’entente ou lorsque l’entente est résiliée, annulée ou non respectée;
  • date de fin prévue de l’entente : changements à la date de fin de l’entente lorsqu’il y a des répercussions sur l’exercice;
  • nom légal ou nom commercial du bénéficiaire : tout changement au nom légal ou commercial du bénéficiaire.

Processus de modification

Au moment de modifier un rapport sur l’octroi, ces étapes devraient être suivies par les ministères :

  1. Remplissez le gabarit de divulgation comme d’habitude, en reproduisant tous les renseignements de la divulgation originale;
  2. Remplissez le champ « numéro de modification » avec le numéro de la modification (par exemple, « 1 » pour la première modification et « 2 » pour la deuxième modification);
  3. Remplissez le champ « date de modification » au moyen de la date de la modification à l’accord. Dans le cas d’un cumul de modifications, ce champ devrait indiquer la date de la dernière modification à l’accord;
  4. Modifier tous les champs au besoin dans la divulgation (par exemple, si une modification est apportée à la valeur de l’entente, modifier le champ « Valeur de l’accord en dollars canadiens »);
  5. Si cela est souhaitable, indiquez les renseignements concernant la modification dans le champ « Renseignements supplémentaires »;
  6. Entrez ces modifications dans le système, ainsi que toute nouvelle divulgation ou d’autres modifications.

Remarque : Les modifications peuvent être envoyées avec la divulgation d’autres modifications ainsi que la divulgation de nouveaux accords dans le même gabarit

Annexe E : listes contrôlées

Autant que possible, le gouvernement du Canada tente d’alléger le fardeau des ministères fédéraux et des utilisateurs de ses données en utilisant des listes préétablies et normalisées. Cette section présente des renseignements sur chacune des listes contrôlées.

Veuillez noter que les termes utilisés dans les listes contrôlées publiées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sont définis à l’annexe F.

Nom du ministère

La liste contrôlée des noms des ministères provient de la liste d’appellation publiée par Services publics et Approvisionnement Canada, accessible en ligne depuis janvier 2017 sur le site Web du gouvernement ouvert.

Exercice

Cette liste contrôlée fait état des exercices financiers depuis le début de la divulgation par les ministères des subventions et des contributions. Cette liste est composée des exercices courants du gouvernement du Canada. Par exemple, le 21 janvier 2017 fait partie de l’exercice 2016 à 2017. Au gouvernement du Canada, le cycle des exercices commence le 1er avril.

Type d’entente

La liste contrôlée des types d’ententes a été créée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il y a trois types d’ententes possibles :

  1. subvention;
  2. contribution;
  3. autres paiements de transfert.
Type de bénéficiaire

La liste contrôlée des types de bénéficiaires est produite par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il y a huit types de bénéficiaires possibles :

  1. organisme à but lucratif;
  2. organisme à but non lucratif et organisme de bienfaisance;
  3. bénéficiaire autochtone;
  4. gouvernement (y compris les sociétés d’état, les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, les administrations municipales et les gouvernements étrangers);
  5. particulier ou entreprise à propriétaire unique;
  6. établissement universitaire et institution publique;
  7. organisation internationale (non gouvernementale);
  8. autre.
Pays du bénéficiaire

Ce champ est rempli au moyen des codes de la norme ISO 3166-1 alpha-2. Une liste des pays et des codes alpha-2 associés se trouve sur le site Web de l’Organisation internationale de normalisation.

Province ou territoire du bénéficiaire

Le champ est rempli à l’aide du tableau des abréviations et des codes provinciaux et territoriaux de Statistique Canada. Ce tableau se trouve sur le site Web de Statistique Canada. Si la province ou le territoire du bénéficiaire n’est pas au Canada, ce champ sera rempli en indiquant autre pays.

Ville du bénéficiaire

Cette liste contrôlée est fondée sur la liste des municipalités des donataires reconnus de l’Agence du revenu du Canada qui se trouve sur le site Web de l’Agence du revenu du Canada.

Code postal du bénéficiaire

Les codes postaux sont fondés sur une liste publiée par Postes Canada. Cet outil se trouve sur le site Web de Postes Canada.

Type de monnaie étrangère

La monnaie étrangère est indiquée à l’aide des codes alphabétiques ISO 4217 pour les devises étrangères. La liste des codes actuels peut être téléchargée sur le site Web de l’Association suisse pour la normalisation (en anglais seulement) sous forme d’un fichier Excel.

Identifiant du Système de classification des industries de l’Amérique du Nord

La liste contrôlée des identifiants est fondée sur le Système de classification des industries de l’Amérique du Nord (SCIAN) mis au point par le Canada, le Mexique et les états-Unis. La liste est accessible sur le site Web de Statistique Canada.

Annexe F : glossaire

Cette annexe définit les principaux termes employés dans les présentes lignes directrices.

La définition suivante est tirée de l’annexe A de la Directive sur les paiements de transfert.

peuple autochtone

Les descendants des premiers habitants de l’Amérique du Nord. Aux termes de la Loi constitutionnelle de 1982, les peuples Autochtones du Canada s’entendent notamment des Indiens, des Inuits et des Métis du Canada. Ces peuples Autochtones se distinguent des autres par leur patrimoine, leurs habitudes culturelles et leurs croyances spirituelles. Les Indiens (aujourd’hui appelés Premières nations) sont les descendants des diverses tribus qui occupaient, avant l’arrivée des Européens, le territoire que l’on désigne maintenant comme le Canada. Depuis l’adoption de la Loi sur les Indiens, les peuples des Premières nations entrent dans deux catégories : les Indiens inscrits et les Indiens non-inscrits. Les Indiens visés par un traité sont les bénéficiaires des dispositions d’un traité. Les Inuits sont les descendants des premiers habitants du Nord du Canada, c’est-à-dire le Nunavut, les Territoires du Nord-Ouest, le Nord du Québec et le Nord du Labrador. Les Métis sont des peuples Autochtones d’ascendance mixte qui possèdent des ancêtres européens et issus d’une Première nation; ils se désignent eux-mêmes comme Métis.

Les définitions suivantes sont tirées de l’annexe A de la Politique sur les paiements de transfert.

autre paiement de transfert

Paiement de transfert, autre qu’une subvention ou une contribution, qui est fondé sur une loi ou sur un autre arrangement, qui peut être déterminé par une formule. Par exemple, les transferts à d’autres ordres de gouvernement, tels que les paiements de péréquation et les paiements des programmes de transfert canadien en matière de santé et de services sociaux.

bénéficiaire

Particulier ou entité qui a reçu l’autorisation d’obtenir un paiement de transfert ou qui a reçu un paiement de transfert.

contribution

Paiement de transfert effectué avec les conditions de rendement spécifiées dans une entente de financement. Une contribution est assujettie à une reddition de comptes et est sujette à vérification.

entente de financement

Entente écrite ou documentation constituant une entente entre le gouvernement du Canada et un demandeur ou un bénéficiaire à l’égard d’un ou de plusieurs paiements de transfert.

modalités

Document approuvé par le Conseil du Trésor ou par un ministre, qui décrit les paramètres selon lesquels les paiements de transfert seront versés pour un programme donné.

paiement de transfert

Paiement monétaire ou transfert de biens, de services ou d’actifs effectué en fonction de crédits à une tierce partie bénéficiaire, y compris une société d’état, et qui n’a pas pour résultat l’acquisition de biens, de services ou d’actifs par le gouvernement du Canada. Les paiements de transfert comportent les catégories suivantes : les subventions, les contributions et les autres paiements de transfert. Les paiements de transfert n’incluent pas les investissements, les prêts, ni les garanties d’emprunt.

programme

Groupe d’activités reliées qui sont conçues et gérées pour répondre à des besoins publics précis et qui sont souvent traitées en tant qu’unité budgétaire.

programme de paiements de transfert

Programme ou volet d’un programme appuyé par des paiements de transfert.

subvention

Paiement de transfert effectué en fonction de critères préétablis d’éligibilité et d’admissibilité. Une subvention n’est ni assujettie à une reddition des comptes par le bénéficiaire ni normalement sujette à vérification par le ministère. Il se peut que le bénéficiaire doive fournir des rapports sur les résultats obtenus.

Annexe G : mise en œuvre des normes de divulgation des octrois

Dans le cadre de la mise en œuvre des nouvelles normes de divulgation des subventions et contributions, les ministères et organismes disposeront d’une certaine souplesse quant à la pleine application de ces normes. Cela permettra de s’assurer que les processus, les systèmes et les renseignements saisis sont à jour. Les ministères seront divisés en trois vagues. Dans des circonstances exceptionnelles, les ministères pourraient avoir besoin d’une prorogation de délai.

Les vagues indiquées ci-après se rapportent uniquement à la mise en œuvre des nouvelles normes de divulgation. Les champs et les éléments de données qui composent ces nouvelles normes se trouvent à l’annexe B. Tous les ministères devront se conformer aux exigences décrites dans les lignes directrices, y compris les annexes A, C et D, à compter de leur date d’entrée en vigueur (1er avril 2018).

Ministères et organismes de la vague 1

Les ministères et organismes de la vague 1 peuvent mettre en œuvre les nouvelles normes de divulgation avec peu ou pas de modifications à leurs systèmes ou processus. Ces ministères et organismes appliqueront les normes à compter du 1er avril 2018, et le premier rapport sera affiché au plus tard le 30 août 2018 (premier trimestre de l’exercice 2018 à 2019).

Ministères et organismes de la vague 2

Les ministères et organismes de la vague 2 peuvent mettre en œuvre les nouvelles normes de divulgation sans modification majeure ou fondamentale à leurs systèmes ou processus. Ces ministères et organismes appliqueront les normes à compter du 1er octobre 2018, et le premier rapport sera affiché au plus tard le 2 mars 2019 (troisième trimestre de l’exercice 2018 à 2019).

Ministères et organismes de la vague 3

Les ministères et organismes de la vague 3 sont tous les autres ministères et organismes. Ils devront apporter des modifications majeures ou fondamentales à leurs systèmes et processus afin de mettre en œuvre les nouvelles normes de divulgation. Ces ministères et organismes appliqueront les normes à compter du 1er avril 2019, et le premier rapport sera affiché au plus tard le 30 août 2019 (premier trimestre de l’exercice 2019 à 2020).

Tableau 4 : liste des ministères et organismes de chaque vague de mise en œuvre des normes de divulgation portant sur l’octroi de subventions et de contributions
Vague 1 Vague 2 Vague 3
*Les ministères qui ne figurent pas dans cette liste feront partie de la vague 3.
Bureau du Conseil privé Agence canadienne d’évaluation environnementale Administration du pipe-line du Nord Canada
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada Agence de promotion économique du Canada atlantique Affaires mondiales Canada
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie Canada Agence de la santé publique du Canada Agence canadienne de développement économique du Nord
Conseil national de recherches Canada Condition féminine Canada Agence du revenu du Canada
Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada Défense nationale Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l’Ontario
Infrastructure Canada Développement économique Canada pour les régions du Québec Agence spatiale canadienne
Ministère des Finances Canada Diversification de l’économie de l’Ouest Canada Agriculture et Agroalimentaire Canada
Office national de l’énergie Ressources naturelles Canada Anciens Combattants Canada
Patrimoine canadien Santé Canada Bibliothèque et Archives Canada
Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada Sécurité publique Canada Commission canadienne de sûreté nucléaire
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s.o. Emploi et Développement social Canada
s.o. s.o. Environnement et Changement climatique Canada
s.o. s.o. Innovation, Sciences et Développement économique Canada
s.o. s.o. Instituts de recherche en santé du Canada
s.o. s.o. Ministère de la Justice Canada
s.o. s.o. Parcs Canada
s.o. s.o. Pêches et des Océans Canada
s.o. s.o. Savoir polaire Canada
s.o. s.o. Service correctionnel Canada
s.o. s.o. Statistique Canada
s.o. s.o. Transports Canada
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