Norme de données de classification des articles d’approvisionnement

La présente norme prévoit l’adoption de codes de classification communs des articles d’approvisionnement afin de permettre l’enregistrement, l’agrégation et la communication de l’information financière dans le système ministériel de gestion financière et du matériel (SMGFM).
Modification : 2015-02-02

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1. Date d'entrée en vigueur

La présente norme entre en vigueur le 2 février 2015. Les ministères devront appliquer la norme à partir du 1er avril 2017 ou avant. La norme s'applique aux renseignements sur les articles d'approvisionnement associés aux activités financières qui se produiront à la date d'entrée en vigueur de la norme ou après.

2. Application

2.1 La présente norme s'applique aux ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), à l'exception des paragraphes (b) et (c), à moins qu'ils soient exclus par des lois, règlements ou décrets précis. Les termes « ministère », « pangouvernemental » et « à l'échelle du gouvernement » renvoient à ces organisations. Les autres ministères ou organismes distincts non assujettis à ces dispositions sont incités à se conformer aux présentes exigences à titre de bonnes pratiques.

2.2 Les parties des sections 6.2 et 8.1 se rapportant au rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada quand il s'agit de surveiller la conformité et de déterminer les conséquences d'une non­conformité ne s'appliquent pas au Bureau du vérificateur général, au Bureau du commissaire à la vie privée, au Bureau du commissaire à l'information, au Bureau du directeur général des élections, au Bureau du commissaire au lobbying, au Bureau du commissaire aux langues officielles et au Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux sont les seuls responsables de la surveillance et de l'assurance de la conformité à la Norme au sein de leurs organismes ainsi que de la réponse aux cas de non­conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui servent de principes et d'orientations en matière de gestion de la conformité.

3. Contexte

La présente norme appuie la réalisation des objectifs de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière en établissant les responsabilités du dirigeant principal des finances (DPF), qui doit s'assurer que les renseignements sur la classification des articles d'approvisionnement (tels que définis dans la présente norme) sont consignés pour chaque bien ou service acquis, de sorte que l'on dispose de renseignements financiers uniformes et fiables dans l'ensemble de l'appareil gouvernemental.

La présente norme prévoit l'adoption de codes de classification communs des articles d'approvisionnement afin de permettre l'enregistrement, l'agrégation et la communication de l'information financière dans le système ministériel de gestion financière et du matériel (SMGFM).

L'information de classification associée aux articles d'approvisionnement tient compte des exigences que doivent respecter les ministères et organismes en ce qui concerne la gestion du matériel et la gestion financière. On utilise aussi cette information pour aider à combler des besoins pangouvernementaux, comme la gestion des produits, et pour faciliter le respect des obligations en matière de rapports établies par l'entremise des instruments de politiques et d'accords commerciaux, dont la divulgation proactive des marchés et l'établissement de rapports sur les activités d'approvisionnement du gouvernement selon les dispositions d'accords commerciaux et d'accords de revendications territoriales.

La présente norme est publiée en vertu des articles 7 et 9 de la Loi sur la gestion des finances publiques

La présente norme doit être lue conjointement avec la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, la Politique sur la gestion du matériel et la Politique sur les marchés.

Des exigences obligatoires supplémentaires sont énoncées dans la Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière et dans les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés.

4. Définitions

4.1 Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente norme se trouvent à l'Annexe A.

5. Énoncé de la politique

5.1 Objectif

Faire en sorte que les dossiers d'approvisionnement contiennent des renseignements financiers uniformes dans l'ensemble de l'appareil gouvernemental.

5.2 Résultats attendus

L'information financière est consignée et tenue à jour uniformément dans le système ministériel de gestion financière et du matériel.

6. Exigences

6.1 Il incombe au dirigeant principal des finances:

de créer et tenir à jour, d'ici le 1er avril 2017, un registre de classification des articles d'approvisionnement qui est intégré au système ministériel de gestion des finances et du matériel;

de faire en sorte que les renseignements sur la classification des articles d'approvisionnement soient utilisés tel que prescrit, aux fins prévues, et qu'ils permettent l'identification de toutes les données contenues dans les dossiers des articles d'approvisionnement (décrites à l'Annexe B).

Les dérogations ou les exemptions à cette exigence ne sont pas recommandées et, le cas échéant, elles devront être justifiées dans une demande d'exemption soumise au Bureau du contrôleur général à des fins d'examen avant qu'une décision ne soit prise en matière d'investissement.

6.2 Exigences en matière de surveillance et de rapports

Le dirigeant principal des finances doit appuyer l'administrateur général en supervisant la mise en oeuvre et le suivi de la présente norme au sein du ministère, en signalant à l'administrateur général les problèmes de taille, les lacunes de rendement et les questions de conformité, en élaborant des propositions visant à les corriger, et en signalant les problèmes sérieux de rendement ou de conformité au Bureau du contrôleur général.

Le contrôleur général est tenu de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente norme et d'effectuer un examen dans un délai de cinq ans à compter de la date d'entrée en vigueur de la présente norme.

7. Conséquences

En cas de non-conformité, l'administrateur général est tenu de prendre des mesures correctives dans son organisme, de concert avec les responsables de la mise en oeuvre des exigences de la présente norme.

Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que des mesures correctives sont prises pour régler les cas de non-conformité en tenant compte des exigences de la présente norme. Ces mesures correctives peuvent inclure une exigence de formation supplémentaire, des changements dans les procédures et les systèmes, la suspension ou le retrait de pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires ou toute autre mesure appropriée.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les conséquences de la non­conformité, se référer au Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, Appendice C: Tableau des conséquences pour les institutions et Appendice D: Tableau des conséquences pour les personnes.

8. Rôles et responsabilités des organismes gouvernementaux

Nota : La présente section indique les autres ministères importants qui ont un rôle à jouer dans le cadre de la présente norme, mais elle ne confère en soi aucun pouvoir.

8.1 Secrétariat du Conseil du Trésor, Bureau du contrôleur général du Canada:

Le Bureau du contrôleur générale est chargé d'élaborer, de surveiller et de garder à jour la présente norme, ainsi que de fournir des conseils et de l'orientation de nature interprétative. Il est responsable de préciser la liste faisant autorité (définie à l'Annexe B) en ce qui concerne les codes de classification des articles d'approvisionnement.

Dans le contexte des systèmes de gestion financière, le Bureau du contrôleur général assure le leadership fonctionnel relativement aux besoins en matière de processus opérationnels et de données en aidant le Conseil du Trésor à émettre, au besoin, les instruments de politique qui s'imposent pour définir les données à l'échelle du gouvernement et établir des processus opérationnels normalisés.

8.2 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC):

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable des activités suivantes, lorsqu'elles sont en lien avec la liste faisant autorité des codes de classification des articles d'approvisionnement:

  • déterminer la version qui font autorité aux fins d'utilisation au GC de la liste des codes de classification des articles d'approvisionnement (c.a. dire United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC )) et les descriptions des codes;
  • fournir des conseils concernant l'interprétation de la liste des codes de classification des articles d'approvisionnement;
  • élaborer, mettre en commun et actualiser un tableau de concordance des codes UNSPSC et des autres systèmes de codage utilisés par les ministères et organismes fédéraux à des fins de production de rapports sur le commerce et les traités.

9. Références

10. Demandes de renseignements

10.1 Veuillez transmettre les demandes de renseignements au sujet de la présente norme à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de cette norme, l'administration centrale de votre ministère doit communiquer avec:

Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel: fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone: 613-957-7233
Télécopieur: 613-952-0613

10.2 Pour toute demande de renseignements du public au sujet de la présente norme, veuillez communiquer avec le groupe chargé des Demandes de renseignements du SCT.


Appendix A - Définitions

Système ministériel de gestion financière et du matériel (SMGFM) (departmental financial and materiel management system (DFMS)
Système dont les objectifs principaux consistent à démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers qui lui sont conférés par le Parlement, se conforme aux conventions comptables du gouvernement, informe le public au moyen des états financiers ministériels, fournit des renseignements sur les finances et le matériel aux fins de gestion et de contrôle, communique de l'information nécessaire à l'analyse économique et à l'élaboration des politiques, répond aux besoins en matière de présentation de rapports des organismes centraux et établit les assises de la vérification.
Information financière (financial information)
Toute donnée, information et connaissance utilisée pour comprendre et gérer les aspects monétaires d'une activité et pour produire un rapport sur le sujet. L'information financière ne se limite pas aux données comptables; elle inclut les renseignements et les connaissances globaux élaborés et utilisés pour comprendre et gérer les aspects monétaires de toute activité et pour en rendre compte.
Article d'approvisionnement (procurement item)
Élément représentant le bien ou le service acquis par les ministères et organismes.

Annexe B: Classification des articles d'approvisionnement

La présente annexe décrit les éléments de données minimums aux fins de la classification des articles d'approvisionnement. L'information de classification des articles d'approvisionnement sert à catégoriser la nature des biens et services acquis par les ministères. Les ministères peuvent consigner des données additionnelles au sujet des articles d'approvisionnement.

La présente norme s'applique aux dossiers d'approvisionnement figurant dans le SMGFM et créés à compter de la date d'entrée en vigueur de la Norme de classification des articles d'approvisionnement. En revanche, les dossiers d'approvisionnement dits inactifs ou encore ceux qui sont archivés à cette date n'y seront pas assujettis.

Le tableau de classification des articles d'approvisionnement définit chaque élément obligatoire de l'information de classification des articles d'approvisionnement.

Nom de l'élément de données1 Définition2 Paramètres de valeur3
  1. Nom de l'élément de données : Le nom de l'élément de données.
  2. Définition de l'élément de données : Description en langage courant de l'élément de données, précisant la nature de l'élément et les conditions qui régissent son utilisation et les valeurs qu'il peut prendre.
  3. Paramètres de valeur : Description du format et des valeurs permises pour l'élément de données. Les composantes (selon le besoin) de cette description sont énumérées ci-dessous:
    • Format : format alphanumérique ou numérique;
    • Valeurs admissibles : ensemble spécifique et limité de valeurs admissibles, figurant dans la table ou provenant d'une source faisant autorité;
    • Source faisant autorité : source ou organisation qui fait autorité et qui est reconnue en tant que source officielle disposant d'un pouvoir désigné.

Code de classification des articles d'approvisionnement

Indique le type (catégorie) d'article d'approvisionnement. Le code doit provenir du système United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC ).

Les ministères doivent être en mesure de produire des rapports au niveau le plus bas possible de l'UNSPSC .

Format :

numérique; 8 chiffres (4 paires, sans séparateur)

Source faisant autorité : UNSPSC , version faisant autorité aux fins d'utilisation au GC déterminée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada • Direction générale des approvisionnements

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-09568-4

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