Glossaire sur la planification des investissements et la gestion de projet, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Un bon nombre de mots et d'expressions utilisés dans ce lexique ont une signification particulière dans le contexte de la planification des investissements et la gestion de projet dans la fonction publique. La définition des mots et des expressions les plus souvent utilisés détermine le présent lexique.

Les termes en italique dans les définitions sont définis dans le présent document.

Ce glossaire est tenu à jour par la Division de la politique sur les investissements et la gestion de projets du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Services acquis (acquired services)

Services obtenus grâce à des ententes formelles, comme des contrats, des protocoles ou des lettres d’ententes, afin d’aider une clientèle ou des parties prenantes internes ou externes à atteindre un objectif précis.

Demande de budget (budget request)

Pourrait inclure tous les fonds officiellement obtenus à l’étape de la proposition. Il devrait refléter le degré de maturité de la proposition. Le budget demandé comprend tous les coûts du projet et tous les autres fonds demandés dans le cadre de l’initiative.

Analyse de rentabilisation (business case)

Il s’agit habituellement une présentation ou d’une proposition soumise à une autorité par une organisation cherchant à faire approuver ou à financer, ou les deux, une activité, une initiative ou un projet. Elle est utilisée pour définir et explorer les options et formuler des recommandations concernant l’investissement proposé.

Immobilisations (capital assets)

Les immobilisations sont des biens corporels achetés, construits, mis au point ou par ailleurs acquis, qui :

1. sont conservés pour être utilisés aux fins de la production ou de la fourniture de marchandises, de la prestation de services ou de la production d'extrants de programmes;
2. ont une vie utile de plus d'un exercice et sont destinés à une utilisation continue;
3. ne sont pas destinés à être revendus dans le cours normal des activités.

Pour les besoins de cette définition, les immobilisations corporelles incluent les logiciels.

Contrôle des changements (change control)

Processus d’identification, de documentation, d’approbation ou de rejet et de contrôle des changements à un projet

Complexité apparente (complexity (apparent))

Mesure dans laquelle le concept ou la mise en œuvre d’un système ou d’une composante sont difficiles à comprendre ou à vérifier.

Complexité inhérente (complexity (inherent))

Degré de complication d’un système ou d’une composante d’un système, attribuable à des facteurs tels que le nombre et la subtilité des interfaces, le nombre et la subtilité des arborescences, le niveau d’imbrication et les types de structures de données.

Autorité contractante (contracting authority)

L’autorité contractante est définie comme suit dans le Règlement sur les marchés de l’État :

1. le ministre compétent au sens des alinéas a), a.1) ou b) de la définition de « ministre compétent » à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
2. un ministère au sens de l’alinéa a.1) de la définition de « ministère » à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques qui est autorisé par la loi à conclure un marché;
3. tout établissement public mentionné à l’annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques;
4. tout particulier – autre qu’un commissaire nommé en vertu de la Loi sur les enquêtes et tout particulier autorisé à conclure un marché sous le régime de la Loi sur le Parlement du Canada – autorisé sous le régime d’une loi fédérale à conclure un marché.

En plus de cette définition, l’autorité contractante est aussi :

• un employé ou un particulier qui agit au nom d’un ministre compétent, au sens de la définition du terme « ministre compétent » énoncée aux alinéas a), a.1) ou b) de la Loi sur la gestion des finances publiques;
• un employé ou un particulier qui agit au nom d’un établissement public nommé à l’annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques;
• le mandataire d’une autorité contractante.

COTS (COTS)

De l’anglais « Commercial off the shelf »; produits commerciaux qui peuvent être achetés et intégrés avec peu ou pas d’adaptation.

Autorisation de dépenser (expenditure authority)

L’autorisation de dépenser confère le pouvoir spécifique de consacrer des ressources à un ensemble précis de produits livrables. Cette autorisation doit être obtenue du niveau de gouvernance approprié (p. ex., comité d’examen du projet, administrateur général, ministre ou Conseil du Trésor). Il faut obtenir l’autorisation avant de dépenser les ressources du projet. L’autorisation de dépenser peut être demandée relativement au coût total du projet ou au coût d’une phase du projet, une fois que la portée en a été entièrement définie et que les coûts ont été établis à partir d’une estimation fondée. Il s’agit d’une étape distincte de l’approbation de projet.

Estimation indicative des coûts (indicative cost estimate)

Estimation de qualité et de fiabilité suffisantes pour étayer une demande d’approbation de projet. Une estimation indicative devrait :

• refléter une définition préliminaire raisonnable de la portée, des objectifs de rendement et du calendrier;
• prendre en compte les consultations préliminaires auprès des parties prenantes;
• indiquer les hypothèses qui pourraient avoir une incidence importante sur les exigences financières, en expliquant l’incidence potentielle;
• reposer sur une source de données énoncée et fiable (comme des normes de l’industrie ou des données historiques);
• inclure une évaluation préliminaire des risques et des stratégies possibles d’atténuation des risques.

Infrastructure (infrastructure)

Les structures et installations matérielles et organisationnelles (p. ex., immeubles, routes, services publics) nécessaires au fonctionnement d’une société ou d’une entreprise. À titre d’exemple, mentionnons les autoroutes et les routes, les ponts et les passages supérieurs, les réseaux d’alimentation en eau, les installations de traitement des eaux usées, et les réseaux d’égouts sanitaires et pluviaux.

Accord interministériel (interdepartmental agreement)

Entente conclue entre le ministère parrain et un ministère participant (y compris l’autorité contractante) précisant les rôles et les responsabilités propres à la réalisation d’un projet particulier.

Investissement (investment)

Utilisation de ressources dans l’attente de recevoir des bénéfices dans le futur tels qu’une augmentation de rendement, de revenus ou d’actifs ou l’acquisition de connaissances ou d’aptitudes.

Planification des investissements (investment planning)

Le processus d’affectation et de réaffectation de ressources limitées, dans les limites des niveaux de référence ministériels, pour les actifs et les services acquis nouveaux et existants, d’une manière rapide et rationnelle afin d’appuyer les résultats des programmes et les priorités du gouvernement.

Portefeuille d’investissement (investment portfolio)

Ensemble de projets et(ou) de programmes regroupés de manière à en faciliter la gestion efficiente en vue d’atteindre les objectifs opérationnels stratégiques. Les projets ou programmes regroupés dans un portefeuille d’investissement ne sont pas nécessairement interdépendants ni directement reliés.

Programme d’investissement (investment program)

Groupe de projets connexes gérés d’une manière coordonnée en vue d’engendrer des avantages et un degré de contrôle qui seraient inatteignables si les projets étaient gérés individuellement. Un programme d’investissement peut comprendre des éléments de travaux connexes qui excèdent la portée de projets spécifiques d’un programme.

Cycle de vie d’un investissement (life cycle of an investment)

Le cycle de vie d’un investissement, qu’il s’agisse d’actifs ou de services acquis, est constitué de toutes les activités nécessaires à son développement, à son acquisition, à son maintien et à ses opérations, ainsi qu’à son aliénation ou à sa liquidation éventuelle.

Gestion des projets (management of projects)

Englobe la structure (le cadre) dans laquelle les projets sont lancés, planifiés, exécutés, surveillés et clos.

Méthodologie (methodology)

Système de pratiques, de techniques, de procédures et de règles utilisé par les personnes qui travaillent dans un domaine.

Paramètres de rendement (performance parameters)

La quantité approuvée réelle et les caractéristiques techniques et opérationnelles du produit fini (p. ex., un équipement ou une installation) de même que tout élément qualitatif qu’il doit projeter. Les paramètres de rendement sont l’un des principaux objectifs de projet.

Rapports sur le rendement (performance reports)

Documents et présentations qui fournissent des données et des analyses structurées et synthétisées sur le rendement des activités en vue d’informer sur les progrès et l’état d’avancement du projet.

Phase (phase)

La phase constitue le premier niveau de répartition hiérarchique d’un projet. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada utilise les quatre phases suivantes du cycle de vie de la gestion de projet : planification et délimitation initiales; définition du projet; mise en œuvre du projet; et clôture du projet. Nota : Les ministères peuvent établir leur propre nomenclature et structure en ce qui concerne la phase.

Partenariat public-privé (public-private partnership)

Les partenariats publics-privés sont une démarche à long terme, utilisée pour le financement d’une infrastructure publique et fondée sur le rendement où le secteur privé assume une partie importante des risques associés au financement et à la construction, pour veiller à assurer un rendement efficace de l’infrastructure, depuis la conception et la planification jusqu’à l’entretien à long terme.

Programme (program)

Tout groupe de ressources et d’activités, ainsi que leurs extrants directs, constitué afin de réaliser un objectif déterminé ou un éventail d’objectifs interreliés et qui est administré par un ministère ou un organisme du gouvernement. Un programme se distingue d’un projet, qui comporte un objectif, une activité, un début et une fin bien définis, car il peut inclure divers projets à différents moments.

Projet (project)

Une activité ou une série d’activités qui a un début et une fin. Un projet doit produire des extrants déterminés et des résultats précis à l’appui de l’objectif d’une politique gouvernementale, selon un calendrier et un plan de ressources clairement définis. Un projet est réalisé suivant des paramètres précis en matière de délais, de coût et de rendement.

Approbation de projet (project approval)

Il s’agit d’une décision prise au niveau de gouvernance approprié (p. ex., comité d’examen du projet, administrateur général, ministre ou Conseil du Trésor). On la demande habituellement quand la phase initiale de planification et délimitation du projet est terminée, mais avant que ne s’amorce la phase de définition du projet. En donnant une approbation de projet, il est convenu que l’existence d’un besoin au titre d’un programme a été établi et qu’il est justifié de mener un projet particulier pour répondre à ce besoin. Cette approbation diffère de l’autorisation de dépenser.

Limites des pouvoirs d’approbation de projet (project approval authority limits)

Les plafonds au-dessus desquels les ministres doivent demander une approbation de projet et une autorisation de dépenser au Conseil du Trésor.

Éléments de base (ou éléments de base de phase de projet) (project baseline (or project phase baseline))

Les éléments de base de projet se composent de chacun des objectifs de projet établis au moment où a été obtenue l’autorisation de dépenser par l’autorité compétente (p. ex., le comité d’examen du projet, l’administrateur, le ministre ou le Conseil du Trésor). Habituellement, les objectifs de projet comprennent les coûts, le calendrier, le rendement ainsi que tout autre objectif crucial. Tout écart important par rapport à ces éléments de base doit être autorisé par l’autorité compétente.

Énoncé de projet (project brief)

L’énoncé de projet permet aux ministres du Conseil du Trésor ou au titulaire du pouvoir ministériel d’approbation de comprendre clairement l’initiative proposée; il est appuyé par une analyse de rentabilisation, une charte de projet et un plan de gestion de projet. L’énoncé de projet :

• résume les documents de base du projet;
• décrit les résultats opérationnels attendus;
• expose l’importance du projet pour atteindre des objectifs de programme et du gouvernement, et les options possibles;
• précise les indicateurs de rendement à mesurer;
• est assorti d’une stratégie d’évaluation définissant les étapes clés pour assurer que les objectifs sont atteints et modifiés seulement lorsqu’il le faut, et que les ressources ont été optimisées.

Un énoncé de projet répertorie également les points de décision clés ou les occasions d’examen clés pendant le cycle de vie du projet.

Charte de projet (project charter)

Préparée durant la phase de planification et délimitation du projet, la charte de projet énonce les fondements de l’entente entre le parrain du projet et le gestionnaire de projet. La charte de projet précise les buts et les objectifs du projet, les produits livrables clés, les conditions de réussite, les contraintes, et les rôles et les responsabilités.

Clôture du projet (Project close-out)

Dernière phase du cycle de vie du projet, ce qui comprend l’acceptation finale des produits livrables, l’archivage des documents relatifs au projet et le démantèlement de l’équipe de projet. La clôture du projet se produit au terme du projet avant la fin de la phase de mise en œuvre.

Coûts de projet (project costs)

Les coûts de projet comprennent le coût total de toutes les activités et de tous les produits livrables de la phase de définition du projet jusqu’à la clôture du projet (peu importe la provenance des fonds), qui sont nécessaires pour atteindre les objectifs de projet ou les résultats visés. Les coûts de projet devraient notamment tenir compte des coûts des régimes d’avantages sociaux (20 p. 100 des salaires) de tous les salaires imputés au projet ainsi que des éventualités courantes comme l’inflation et les taux de change des devises étrangères.

Définition du projet (Project definition)

Phase distincte du cycle de vie du projet. Elle vise à établir de sains objectifs, à peaufiner l’estimation de la phase de mise en œuvre (qui peut inclure les coûts de conception et d’acquisition de biens), à réduire le risque associé au projet et à soutenir l’établissement d’un élément qui fera partie du produit final du projet.

Point de contrôle de projet (project gate)

Les points de contrôle de projet sont des moments importants où on prend des décisions et où on effectue des vérifications. Ils se situent avant le prochain jalon important, avant la présentation du prochain produit livrable du projet (p. ex., l’analyse de rentabilisation) ou encore avant le début d’une nouvelle phase de projet (p. ex., la mise en œuvre). Les points de contrôle de projet marquent les moments où les cadres peuvent déterminer s’il faut poursuivre le projet et, le cas échéant, quelle sera la voie à suivre. Dans les faits, les points de contrôle gardent le passage vers la phase de projet suivante.

Mise en œuvre du projet (project implementation)

Phase distincte du cycle de vie du projet. La mise en œuvre du projet ou son exécution consiste à diriger, à gérer, à effectuer et à achever le travail à réaliser dans le cadre du projet, à fournir les produits livrables et à transmettre des renseignements sur le rendement du travail.

Cycle de vie du projet (Project life cycle)

Ensemble de phases de projet, généralement dans un ordre séquentiel, dont les noms et le nombre sont déterminés par les besoins de contrôle de l’organisation ou des organisations engagées dans le projet. Un cycle de vie peut être documenté au moyen d’une méthodologie.

Gestion de projet (project management)

Il s’agit de la planification, de l’organisation et de la surveillance systématiques des ressources attribuées pour atteindre certains résultats et objectifs de projet. La gestion de projet est généralement réservée à des activités ciblées, non répétitives et limitées dans le temps, assorties d’un certain degré de risque et débordant de l’étendue habituelle des activités (opérationnelles) de programme.

Plan de gestion du projet (project management plan)

Document qui mentionne les objectifs et les produits livrables prévus du projet, la portée, la structure de répartition du travail, le budget, le calendrier, les risques, les rôles, les ressources, les stratégies fonctionnelles, les stratégies de suivi et de contrôle du projet, la gouvernance, les écarts par rapport aux processus et la démarche de gestion. Il devient le plan du projet à la lumière duquel les changements sont mesurés.

Gestionnaire de projet (project manager)

Personne nommée par l’organisation et chargée d’atteindre les objectifs de projet.

Planification et délimitation du projet (Project planning and identification)

Il s’agit de la phase initiale du cycle de vie du projet pendant laquelle le ministère parrain établit les besoins opérationnels, produit l’énoncé des besoins opérationnels, mène les analyses des options et les études de faisabilité initiales, établit les accords et le cadre de gestion opportuns, attribue les ressources, et procède à une évaluation initiale du risque associé au projet.

Objectifs de projet (project objectives)

Ce sont les objectifs de rendement individuels et mesurables d’un projet qui ont été approuvés par l’autorité appropriée au moyen de l’obtention d’une autorisation de dépenser. Les objectifs de projet comprennent habituellement les coûts, le calendrier, le rendement et d’autres objectifs cruciaux. Une fois approuvés et regroupés, les objectifs de projet forment les éléments de base de projet.

Bureau du projet (aussi appelé bureau de gestion de projet) (project office (also referred to as project management office))

Ce bureau a la responsabilité de l’établissement, du maintien et de la mise en application des processus, des procédures et des normes de gestion de projet au sein de l’organisation. Un bureau de projet est une fonction qui appuie le gestionnaire de projet dans les activités de planification et de contrôle du projet, comme la gestion du calendrier, des coûts, des risques, de l’information et des communications. Dans le cas des petits projets, ces fonctions peuvent être assumées par une seule personne; dans le cas des grands projets, une équipe peut se révéler nécessaire.

Paramètres de projet (project parameters)

Ce sont les paramètres individuels mesurables d’un projet établis dans le cadre de la décision d’approbation de projet prise par l’autorité d’approbation appropriée (c.-à-d., comité d’examen du projet, administrateur général, ministre ou Conseil du Trésor). Ils ne sont pas suffisamment fiables pour être approuvés en tant qu’objectifs ou être considérés en tant qu’éléments de base de projet. Les paramètres de projet comprennent habituellement (à titre indicatif) les coûts, le calendrier et le rendement, ainsi que d’autres éléments cruciaux. Le niveau de qualité et d’exactitude de ces paramètres s’améliorera à mesure que le parrain du projet déterminera et peaufinera les activités pendant le cycle de vie du projet.
Il faut obtenir une décision d’approbation de projet révisée avant de demander une autorisation de dépenser, s’il y a eu des changements importants aux paramètres du projet établis dans le cadre d’une décision d’approbation de projet antérieure du Conseil du Trésor.*

Portée du projet (project scope)

Il s’agit du travail qui doit être effectué avant la livraison d’un produit, d’un service ou d’un résultat présentant les caractéristiques et les fonctions précisées.

Parrain du projet (project sponsor)

Cadre supérieur de l’organisation qui est responsable de la réussite du projet et qui représente le ou les bénéficiaires des produits livrables et des objectifs du projet. Le parrain du projet participe rarement au déroulement courant du projet. Le rôle du parrain s’articule comme suit :

• approuver le lancement du projet;
• agir comme champion du projet;
• obtenir le financement du projet;
• accepter la responsabilité de déterminer et de prendre en compte les risques et les défis au moyen d’une gouvernance et d’une surveillance actives;
• approuver des documents comme l’analyse de rentabilisation, la charte de projet et le plan de gestion du projet.

Puisque son rôle comporte la résolution de problèmes, le parrain du projet doit souvent exercer des pressions au sein de l’organisation afin de vaincre la résistance au projet. Idéalement, le parrain du projet sera donc une personne qui possède un grand pouvoir de direction.

Normes de qualité (quality standards)

Les normes de qualité s’appliquent à la fois à la gestion du projet et aux extrants du projet. Ces normes sont établies pour s’assurer que le projet répond aux besoins pour lesquels il a été entrepris.

Risque (risk)

Le risque désigne l’effet de l’incertitude qui entoure des événements et des résultats futurs. Il exprime la probabilité et les répercussions d’un événement susceptible d’influer sur l’atteinte des objectifs de l’organisation.

Évaluation du risque (risk assessment)

Analyse des risques d’un projet à un moment précis, où les risques spécifiques pouvant nuire au succès du projet sont repérés et quantifiés (incidence et probabilité), et des plans d’atténuation sont élaborés et mis en œuvre, selon le degré de la menace quantifiée.

Énoncé de la portée (scope statement)

Description narrative de la portée du projet (ce qui doit être accompli) qui peut englober les produits livrables, les objectifs de projet, les hypothèses et les contraintes du projet.

Comité consultatif supérieur de projet (CCSP) (Senior Project Advisory Committee (SPAC))

Il s’agit du forum interministériel de niveau supérieur où sont examinées les étapes à suivre pour guider un projet risqué dont les objectifs sont de portée nationale. Lorsque la situation s’y prête, le Comité consultatif supérieur de projet (CCSP) encourage les ententes entre le ministère parrain et les ministères participants compétents, et sert de forum pour résoudre les problèmes. Le CCSP, présidé par le gestionnaire de projet, doit offrir une tribune pour discuter et procéder à l’examen des objectifs de projet, des demandes de propositions et d’autres instruments de projet clés. Le CCSP pourrait examiner les approvisionnements au lieu du Comité d’examen des acquisitions.

Ministère parrain (sponsoring department)

Le ministère parrain est celui qui :

• a le besoin opérationnel que doit combler le projet;
• dispose des fonds que le Parlement a affectés à la réalisation du projet;
• fait les présentations au Conseil du Trésor pour demander l’approbation des objectifs de projet et l’autorisation de dépenser;
• assume la responsabilité de la gestion globale du projet.

Le projet demeure la responsabilité du ministère parrain même lorsqu’un autre ministère ou organisme de services communs accepte de se charger de la mise en œuvre du projet.

Parties prenantes (stakeholders)

Personnes qui participent activement au projet ou dont les intérêts peuvent être affectés positivement ou négativement par l’exécution ou la réalisation du projet.

Énoncé des besoins (EB) (Statement of requirements (SOR))

Il s’agit des documents du ministère parrain dans lesquels sont énoncés les besoins opérationnels (c.-à-d. les objectifs de rendement du projet) en des termes qualitatifs et quantitatifs. Normalement exprimé en termes opérationnels ou sous forme d’énoncé de mission, l’EB est lié au mandat du ministère ou à sa responsabilité à l’égard du programme.

Estimation fondée (substantive cost estimate)

Estimation de qualité supérieure et de fiabilité suffisantes pour justifier l’approbation d’un objectif en ce qui a trait au coût de la phase ou des phases du projet à l’étude. Une estimation fondée devrait :

• refléter une portée, des objectifs de rendement et un calendrier entièrement définis;
• prendre en compte les consultations auprès de toutes les parties prenantes majeures;
• indiquer les hypothèses qui peuvent avoir une incidence importante sur les exigences financières, en expliquant l’incidence potentielle;
• reposer sur une source de données énoncée et fiable (comme des normes de l’industrie ou des données historiques);
• refléter une évaluation complète des risques et inclure des stratégies d’atténuation des risques;
• être exprimée sous forme de coût par produit livrable pour appuyer la surveillance et la gestion des coûts.

Structure de répartition du travail (work breakdown structure)

Une structure de répartition du travail est une liste hiérarchisée, en fonction des produits livrables, des éléments de travail que doit accomplir l’équipe de projet pour réaliser les objectifs de projet et créer les produits livrables attendus. Elle facilite l’organisation du projet et la détermination de la portée totale du projet.

Blocs de tâches (work package)

Le niveau inférieur de la structure de répartition du travail. Regroupés, les blocs de tâches représentent tout le travail à effectuer pour réaliser les objectifs du projet. En principe, la responsabilité d’un bloc de tâches ne devrait incomber qu’à une seule personne.