Annulée [2022-05-04] - Norme sur la gestion du courriel

Veille à ce que Services partagés Canada ainsi que d’autres ministères et organismes gèrent les courriels de façon efficiente, efficace et rapide.
Modification : 2020-07-27

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Note aux lecteurs

La Norme sur la gestion du courriel n’est plus en vigueur. Elle a été remplacée par les Exigences sur la configuration des services de gestion du courriel, sous l’annexe G de la Norme sur les configurations courantes des services de la TI intégrée, depuis le 04 mai 2022.

1 Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente Norme entre en vigueur le 1er janvier 2014.

1.2 La présente Norme remplace l'instrument de politique suivant du Conseil du Trésor : la partie 4 de la Normalisation des sites Internet 2.0.

2 Application

2.1 La présente Norme s'applique aux ministères visés par la définition à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, sauf s'ils en sont exclus en vertu de lois, de règlements ou de décrets particuliers.

2.2 La présente Norme s'applique à tout courriel transmis et reçu par le gouvernement du Canada, à tous les messages instantanés transmis et reçus et aux services de courriel du gouvernement du Canada, y compris ceux qui portent la cote Secret ou une cote supérieure.

2.3 Les sections 6.2.1 et 6.2.2 de la présente Norme ne s'appliquent pas aux services de courriel protégés qui portent la cote Secret ou une cote supérieure.

2.4 Lorsque Services partagés Canada deviendra responsable de gérer les services de courriel pour les ministères additionnels, les exigences décrites à la section 6.1.3, 6.1.4 et 6.2.1 s'appliqueront.

2.5 Les parties des sections 7.3, 7.4 et 8 se rapportant au rôle du Secrétariat du Conseil du Trésor pour ce qui est de surveiller la conformité et de déterminer les conséquences d'une non-conformité ne s'appliquent pas à l'égard du Bureau du vérificateur général, du Commissariat à la vie privée, du Commissariat à l'information, du Bureau du Directeur général des élections, du Commissariat au lobbying, du Commissariat aux langues officielles et du Commissariat à l'intégrité du secteur public. L'administrateur général de chacun de ces organismes est l'unique responsable de la surveillance et l'assurance de la conformité à la Norme au sein de son organisme et de la réponse aux cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui servent de principes et d'orientation en matière de gestion de la conformité.

2.6 Les exigences relatives à l'utilisation du nom de domaine @canada.ca dans le cadre d'adresses courriel et à l'utilisation du graphique du mot-symbole Canada et de l'équivalent textuel « Government of Canada » ou « Gouvernement du Canada » dans les blocs-signatures du courriel ne s'appliquent pas à l'égard du Bureau du vérificateur général, du Commissariat à la vie privée, du Commissariat à l'information, du Bureau du Directeur général des élections, du Commissariat au lobbying, du Commissariat aux langues officielles et du Commissariat à l'intégrité du secteur public.

3 Contexte

3.1 La messagerie électronique peut prendre plusieurs formes, que ce soit un courriel dans un compte d'utilisateur, des messages instantanés ou un courriel dans un compte générique ou un fichier public. Une gestion uniforme de toutes les formes de messagerie électronique facilite la gestion efficiente et efficace des ressources documentaires à valeur opérationnelle.

3.2 Le courrier électronique, ou courriel, représente l'un des modes de communication les plus souvent utilisés au gouvernement du Canada. Le courriel est un outil essentiel des communications modernes qui permet d'exécuter les services gouvernementaux internes et externes. Les employés du gouvernement et les citoyens qui font affaire avec le gouvernement se servent du courrier électronique pour créer, envoyer et recevoir rapidement et facilement de l'information. Il incombe aux employés de gérer leur courriel et leurs messages instantanés pour assurer l'utilisation efficiente et efficace des ressources et de la technologie du gouvernement.

3.3 La création d'un environnement dans lequel les courriels et les messages instantanés sont gérés de manière cohérente afin de combler les besoins opérationnels et à respecter les lois, politiques et directives applicables facilite la prise de décisions, la transparence et la reddition de comptes, réduit les risques liés à la conservation et à l'élimination de l'information et assure l'efficacité de l'exécution des programmes et de la prestation des services du gouvernement.

3.4 La gestion normalisée du courriel et des messages instantanés veille à ce que les renseignements à valeur opérationnelle soient accessibles au besoin et conservés conformément aux règles établies, donne accès au courriel à des fins opérationnelles et assure des mécanismes de contrôle à leur égard. Elle appuie la recherche efficace et efficiente du courriel lié à des demandes relatives à la découverte dans le cas d'actions en justice et à des demandes en vertu de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La gestion normalisée du courriel réduit aussi les exigences en matière de stockage.

3.5 L'adoption d'une approche uniforme à l'égard des adresses, des blocs-signatures et des attributs de tout le courriel du gouvernement du Canada et des services de courriel contribuera au maintien de la confiance dans les communications gouvernementales.

3.6 La présente Norme est publiée en conformité avec l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

3.7 La présente Norme doit être lue conjointement avec la Politique sur les services et le numérique, la Directive sur les services et le numérique, la Politique de communication du gouvernement du Canada, la Politique sur les langues officielles et la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque.

4 Définitions

4.1 Les définitions servant à l'interprétation de la présente Norme figurent à l'annexe A.

5 Énoncé de la Norme

5.1 Objectif

La présente Norme vise à :

5.1.1 Assurer la gestion efficace, efficiente et en temps opportun du courriel et des messages instantanés à l'appui des activités opérationnelles et de la prise de décisions.

5.1.2 Fournir aux ministères des spécifications techniques à l'appui de la mise en œuvre de pratiques solides, uniformes et normalisées en matière de gestion du courriel.

5.2 Résultats escomptés

Les résultats escomptés de la présente Norme sont les suivants :

5.2.1 Le courriel et les messages instantanés sont gérés efficacement tout au long de leur cycle de vie.

5.2.2 Les services de courriel appuient l'exécution de programmes et la prestation de services.

5.2.3 Le courriel peut être identifié à titre d'articles de correspondance du gouvernement du Canada.

6 Exigences

6.1 Le cadre supérieur de la gestion de l'information et/ou le dirigeant principal de l'information du ministère est chargé de :

Gestion de l'information

6.1.1 Désigner des dépôts ministériels appropriés aux fins du stockage du courriel et des messages instantanés contenant de l'information à valeur opérationnelle.

6.1.2 Veiller à la gestion efficace des comptes de courriel inactifs et désactivés, y compris le transfert de l'information à valeur opérationnelle aux dépôts ministériels désignés et l'élimination appropriée.

6.1.3 Établir des rapports avec Services partagés Canada pour assurer la conformité, la gestion du rendement et la surveillance des exigences contenues dans la présente Norme lorsque les services de courriel sont administrés par ce dernier.

6.1.4 Nommer un administrateur du courriel délégué lorsque Services partagés Canada administre les services de courrier électronique pour le ministère.

Spécifications

6.1.5 Veiller à ce que le courriel qui contient de l'information à valeur opérationnelle soit transféré en temps opportun vers les dépôts ministériels en limitant la taille maximale de stockage de chaque compte de courriel à 2 gigaoctets (Go). Les ministères peuvent permettre une capacité de stockage supplémentaire de 1 Go dans certains cas, mais ces cas d'exception devraient représenter au plus 5 % du nombre total d'employés temps plein du ministère.

6.1.6 Assurer l'accès à tout le courriel qui contient de l'information à valeur opérationnelle en le transférant de chaque dossier d'archivage existant (dossiers de stockage personnels, archives, etc.) vers les dépôts ministériels désignés et en interrompant par la suite l'utilisation des dossiers de stockage personnel et d'archivage de courriel. Les ministères peuvent continuer l'utilisation des dossiers de stockage personnels pour récupérer du courriel à conserver relativement à des demandes d'accès à l'information et à des fins d'enquête judiciaire.

6.1.7 Veiller à ce que les logiciels et systèmes ministériels en place qui servent à créer, à gérer ou à stocker le courriel et les messages instantanés soient conformes aux exigences de la présente Norme ou à ce qu'ils puissent être modifiés pour satisfaire à ces exigences.

Blocs-signatures

6.1.8 Veiller à ce que les blocs-signatures du courriel respectent les exigences décrites à l'annexe E.

6.1.9 Approuver tous les textes et avis de non-responsabilité ajoutés aux blocs-signatures du courriel des employés et générique. Les avertissements ajoutés au courriel doivent être limités seulement à ceux requis pour la prestation des programmes ou des services.

Sécurité des courriels

6.1.10 Mettre en œuvre la protection des domaines de courriel en :

  • 6.1.10.1 Établissant une politique minimale de « p=none » par rapport à la norme DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance), laquelle doit prévoir au moins une adresse qui servira de destinataire pour les rapports sommaires, conformément aux Directives de mise en œuvre - protection du domaine de courrier du Centre canadien pour la cybersécurité (CCC).
  • 6.1.10.2 Ajoutant le CCC à la liste des destinataires pour les rapports sommaires. L‘adresse à inclure est la suivante : dmarc@cyber.gc.ca.
  • 6.1.10.3 Autorisant toutes les adresses IP des expéditeurs dans le SPF (Sender Policy Framework).
  • 6.1.10.4 Appliquant les signatures DKIM (Domain Keys Identified Mail) à tous les messages sortants.

6.2 L'administrateur du courriel est chargé de :

Note : Dans les ministères où les services de courriel sont administrés par Service partagés Canada, celui-ci est l'Administrateur du courriel.

6.2.1 Lorsque Services partagés Canada administre les services de courriel au nom des ministères, veiller à ce que les adresses de courriel respectent les exigences décrites à l'annexe B.

6.2.2 Lorsque les ministères conservent la responsabilité d'administrer les services de courriel, veiller à ce que les adresses de courriel respectent les exigences décrites à l'annexe C.

6.2.3 Veiller à ce que les attributs du courriel respectent les exigences décrites à l'annexe D.

6.2.4 Veiller à la suppression permanente du courriel qui se trouve dans le dossier « Supprimer » de chaque compte courriel après trente (30) jours.

6.3 Le directeur général des ressources humaines, ou le titulaire d'un poste équivalent, est chargé de :

6.3.1 Veiller à ce qu'il soit stipulé dans les processus de gestion des ressources humaines (RH) que les gestionnaires délégués doivent fournir à l'administrateur du courriel délégué de l'organisation les renseignements sur les changements de la situation d'emploi des titulaires de comptes de courrier électronique.

6.4 L'administrateur du courriel délégué est chargé de :

6.4.1 Demander à Services partagés Canada la création et l'élimination de comptes de courriel.

6.4.2 Veiller à informer Services partagés Canada, avant la date d'entrée en vigueur, de changements de la situation d'emploi des titulaires de comptes de courrier électronique. Lorsqu'un employé est transféré d'un ministère à un autre, lorsque les services de courriel sont administrés par Services partagés Canada, c'est l'administrateur du courriel délégué du ministère dans lequel l'employé est transféré qui est responsable d'en prévenir Services partagés Canada.

6.5 Les gestionnaires sont chargés de :

6.5.1 Veiller à ce que les employés sont conscients de leur responsabilité de consigner dans les dépôts ministériels désignés dans les plus brefs délais le courriel et message instantanés ayant une valeur opérationnelle.

6.5.2 Veiller à ce que les employés aient consigné dans les dépôts ministériels désignés tous les messages instantanés et le courriel qui contiennent de l'information à valeur opérationnelle lorsqu'ils quittent le ministère ou s'en absentent pendant une période prolongée.

6.5.3 Veiller à ce que les employés sont conscients de leur responsabilité d'éliminer le courriel et message instantanés éphémères dans les plus brefs délais selon les autorisations de disposer de documents approuvées.

6.5.4 Informer Services partagés Canada des changements dans l'emploi des titulaires de comptes de courriel avant la date d'entrée en vigueur des changements. La responsabilité d'informer Services partagés Canada de transferts d'employés d'un ministère à un autre, lorsque les services de courriel des deux ministères sont administrés par Services partagés Canada, relève de l'administrateur de courriel délégué du ministère auquel l'employé est transféré.

6.6 Les employés sont chargés de :

6.6.1 Veiller à ce que le courriel et messages instantanés qui contiennent de l'information à valeur opérationnelle soient transférés dans les plus brefs délais aux dépôts ministériels désignés.

6.6.2 Veiller à ce que le courriel et les messages instantanés qui contiennent de l'information à valeur opérationnelle aient été consignés dans les dépôts ministériels désignés lorsqu'ils quittent le ministère ou avant une absence prolongée.

6.6.3 Veiller à ce que l'information éphémère conservée dans leurs comptes de courriel ou sur leur appareil mobile ait été dûment éliminée.

6.6.4 Veiller à ce que l'information contenue dans le bloc-signature ou dans les attributs du courriel soit exacte et à jour.

7 Exigences en matière de surveillance et d'établissement de rapports

7.1 Les administrateurs généraux sont chargés d'assurer la conformité à la présente Norme dans leurs ministères, conformément aux dispositions de la Politique sur l'évaluation et de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et de veiller à ce que des mesures correctrices appropriées soient prises pour corriger les lacunes dans leurs ministères.

7.2 Les cadres supérieurs de la gestion de l'information et/ou les dirigeant principaux de l'information sont chargés d'appuyer l'administrateur général en supervisant la mise en œuvre et le suivi de la présente Norme au sein de leur ministère, en signalant à l'administrateur général les problèmes importants, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en formulant des propositions visant à les corriger et en signalant les problèmes importants en matière de rendement ou de conformité à la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

7.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada vérifiera l'observation de tous les aspects de la présente Norme de diverses manières, notamment au moyen :

  • d'évaluations en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion;
  • d'examens des présentations au Conseil du Trésor, des rapports ministériels sur le rendement, des résultats d'audits, d'évaluations et d'études;
  • de tâches exécutées en collaboration avec les ministères.

7.4 Le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera la présente Norme et son degré d'efficacité cinq ans après la date de son entrée en vigueur (ou à une date antérieure, au besoin).

8 Conséquences

8.1 Les conséquences de la non-conformité peuvent comprendre les suivis et les demandes informels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour des mesures correctives selon le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité, des audits externes ou une directive formelle d'apporter des mesures correctrices.

8.2 Les conséquences de la non-conformité à la présente Norme peuvent comprendre toute mesure permise en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques que le Conseil du Trésor pourrait déterminer comme étant appropriée et acceptable dans les circonstances.

9 Rôles et responsabilités d'autres organismes gouvernementaux

Nota : La présente section dresse la liste d'autres ministères importants dans ce domaine des politiques. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.

9.1 Le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé de :

9.1.1 Fournir des conseils sur l'interprétation de la présente Norme et de l'orientation à son égard.

9.1.2 Élaborer des normes, lignes directrices et outils pour la gestion efficace du courriel.

9.1.3 Fournir un soutien aux cadres supérieurs de la gestion de l'information et aux dirigeants principaux de l'information et autres comités et groupes de travail, au besoin, afin de relever des défis pangouvernementaux et des possibilités liées à la mise en œuvre de la présente Norme et de ces instruments connexes.

9.2 Services partagés Canada est chargé de :

9.2.1 Fournir des services liés au courrier électronique et aux appareils d'utilisateur final qui respectent les exigences de la présente Norme, notamment en ce qui a trait à l'acquisition de la fourniture de matériel et de logiciel.

10 Références

10.1 Lois applicables

10.2 Instruments de politique et publications connexes du Conseil du Trésor

11 Demandes de renseignements

Veuillez adresser vos demandes de renseignements sur le présent instrument de politique au Service des demandes de renseignement du Conseil du Trésor du Canada.

Annexe A : Définitions

Administrateur du courriel (Email Administrator)
Un individu ou entité responsable de la configuration et la gestion de système de courriel.
Administrateur du courriel délégué (Delegated Email Administrator)
Un individu délégué l'accès administrative au service de courriel de SPC.
adresse de courriel (email address)
Suite de caractères permettant aux systèmes informatiques de faire parvenir un courriel à son destinataire; cette suite contient habituellement un nom d'utilisateur, le symbole @ et un nom de domaine. (Bibliothèque et Archives Canada : Lignes directrices pour la gestion des courriels)
adresse de courriel générique (generic email address)
Adresse de courriel qui n'est pas liée à un particulier, mais plutôt à un programme ou un service ou utilisé pour la gestion des ressources.
attribut de courriel (email property)
Élément d'information configurable utilisé par un service de courriel ou un client de courriel pour aider à identifier l'expéditeur et qui est disponible par l'intermédiaire du carnet d'adresses et du répertoire actif. Il s'agit d'une sous-série des attributs de courriel.
avis de non-responsabilité du courriel (email disclaimer)
Déclaration ajoutée à un courriel.
boîte aux lettres (mailbox)
Zone d'un système informatique où sont stockés le courriels reçu et expédié, les entrées de calendrier, les tâches, les contacts et les entrées de journal d'un compte de courriel.
client de courriel (email client)
Application ou programme qui permet à l'utilisateur de composer, de lire et d'envoyer un courriel. Il peut se trouver dans le Web, sur un appareil mobile, un ordinateur de bureau ou une autre forme de technologie.
compte de courriel (email account)
Boîte aux lettres d'un utilisateur et droits d'utilisation de cette boîte. (Bibliothèque et Archives Canada : Lignes directrices pour la gestion des courriels)
compte de courrier électronique désactivé (de-activated email account)
Un compte de courrier électronique qui n'est plus requis. Il n'est plus possible de recevoir ou d'envoyer des messages à partir de ce compte courriel. Par exemple, l'employé a quitté l'organisation ou le programme lié au compte générique a pris fin.
compte de courriel inactif (dormant email account)
Un compte courriel qui est suspendu provisoirement. Par exemple, le compte courriel d'une personne en congé prolongé
courriel (email)
Message envoyé et reçu sur support électronique transmis par des réseaux informatiques ou un système informatique. (Bibliothèque et Archives Canada : Lignes directrices pour la gestion des courriels)
courrier électronique (electronic mail)
Voir Courriel
dénomination sociale (company name)
Attribut de courriel qui associe le nom du ministère d'attache de l'expéditeur du courriel à l'adresse courriel. Elle se trouve dans les attributs du courriel.
fichier de stockage personnel (personal storage file)
Un fichiers contenants des objets de messagerie. Ceci comprend : les fichiers .pst de Microsoft Exchange, .les fichiers .nsf de IBM Lotus Notes/Domino et les fichiers .db de Novell Groupwise.
message instantané (instant message)
Message autre qu'un courriel transmis et reçu en temps réel sous forme électronique par l'entremise d'appareils mobiles ou de réseaux informatiques qui permet aux utilisateurs de créer, de transmettre et de recevoir des messages électroniquement et d'y répondre électroniquement.
nom affiché (display name)
Attribut du courriel qui permet aux utilisateurs de courriel de voir le nom de la personne, du programme ou du service pour une adresse de courriel donnée. Le nom affiché est le nom que les destinataires du courriel voient lorsqu'ils reçoivent un courriel dans leur boîte aux lettres électronique et sur les versions imprimées du courriel, et celui qui est utilisé dans les répertoires d'adresses. Il se trouve dans les attributs du courriel.
Nom de domaine du courriel (Email Domain name)
Adresse unique qui suit le symbole @ dans une adresse de courriel. Il peut ou non contenir un nom de sous-domaine.
préfixe de l'adresse de courriel (email address prefix)
Partie de l'adresse de courriel qui précède le symbole @.
service de courriel (email service)
Service offert par une organisation qui permet de créer, d'envoyer, de recevoir et de stocker le courriel. Le client de courriel a accès au service de courriel.
suffixe de l'adresse de courriel (email address suffix)
Partie de l'adresse de courriel qui suit le symbole@.

Annexe B : Conventions de désignation des adresses de courriel lorsque les services de courriel sont administrés par Services partagés Canada

Il incombe à Services partagés Canada de veiller à ce que le courriel envoyés par les services de courriel administrés par l'organisation respectent les exigences décrites dans la présente annexe.

1. Nom de domaine

1.1 Canada.ca est utilisé dans le suffixe de l'adresse de courriel à titre de domaine de courriel principal afin d'identifier clairement les communications par courriel du gouvernement du Canada.

2. Adresses de courriel organisationnelles

2.1 Aux fins de correspondance externe officielle, les ministères peuvent demander, sous réserve de l'approbation du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, la création d'une adresse de courriel organisationnelle du gouvernement du Canada qui n'est pas liée à un ministère ou à un employé.

2.2 Des adresses de courriel organisationnelles peuvent être créées aux fins d'avancement des priorités du gouvernement du Canada ou dans le cadre de programmes et services communs.

2.3 Des conflits peuvent survenir au moment de la désignation d'adresses de courriel organisationnelles. Dans de tels cas, il incombera à l'administrateur du courriel de résoudre ces conflits.

2.4 Le préfixe de l'adresse de courriel organisationnelle doit respecter les exigences en matière de langues officielles. Les ministères doivent choisir l'une des options suivantes relativement aux adresses de courriel organisationnelles du gouvernement du Canada :

2.5 Les dirigeants principaux de l'information et les cadres supérieurs responsables de la gestion de l'information doivent envoyer toute demande de création d'adresse de courriel organisationnelle à la boîte aux lettres de la GI avant la soumission à Services partagés Canada. Les demandes doivent comprendre l'adresse de courriel précise demandée ainsi qu'une justification.

3. Adresse des comptes de courriel des particuliers

3.1 NomPréféré.Nomdefamille est la convention de désignation appliquée. Le nom préféré peut être le ou les prénoms usuels.

Modèle : NomPréféré.Nomdefamille@canada.ca

Exemple : john.canadian@Canada.ca

3.2 Les règles régissant les comptes de courriel en double et le départage

3.2.1 Lorsqu'il existe un conflit concernant un nom en particulier, un départage numérique est utilisé immédiatement après le nom de famille. Le premier départage numérique commence par le chiffre 2 et les autres suivent l'ordre numérique.

Modèle : NomPréféré.Nomdefamille#@canada.ca

Exemple : NomPréféré.Nomdefamille2@Canada.ca

3.3 Les adresses de courriel du gouvernement du Canada pourront être réutilisées au besoin après un délai de deux ans.

4. Adresses de courriel de programmes et de services génériques ou à d'autres fins

4.1 Adresses de courriel génériques

Aux fins de la correspondance officielle, le ministère peut établir une adresse de courriel générique qui n'est pas liée à un employé en particulier :

  • aux fins d'un programme ou d'un service ministériel;
  • aux fins de la gestion des ressources, ce qui comprend les salles de conférence, les véhicules et le matériel.

Le préfixe de l'adresse de courriel doit respecter les exigences relatives aux langues officielles

Des conflits de désignation des adresses de courriel peuvent se produire et, dans ces cas-là, c'est à l'administrateur du courriel qu'il incombe de résoudre les conflits.

4.1.1 Adresses de courriel génériques pour les programmes et services

Les adresses de courriel génériques pour les programmes et services doivent inclure, dans les deux langues officielles, l'abréviation du ministère tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque).

L'adresse de courriel doit également inclure un descripteur de programme ou de service dans les deux langues officielles. Un trait d'union doit séparer les deux langues.

L'abréviation du ministère et le descripteur du programme ou service doivent être séparés par un point.

L'ordre dans lequel les langues officielles sont utilisées dans l'adresse courriel doit respecter les consignes établies dans la section 6 de la Directive sur les langues officielles pour les communications et services.

Modèle : Min.Descripteur-Descriptor.Dept@canada.ca ou

Dept.Descriptor-Descripteur.Min@canada.ca

Exemples

Français présenté en premier

  • dec.traduction-translation.ced@canada.ca
  • asc.information.csa@canada.ca
  • ec.nepasrepondre-donotreply.ec@canada.ca

Anglais présenté en premier

  • hc.itservicedesk-soutientechniqueti.sc@canada.ca
  • dfo.information.mpo@canada.ca
  • tbs.donotreply-nepasrepondre.sct@canada.ca

4.1.2 Adresses de courriel génériques pour les ressources

Les adresses de courriel génériques à des fins de la gestion des ressources doivent inclure, dans les deux langues officielles, l'abréviation ministérielle tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque).

L'adresse de courriel doit inclure le type de ressource tel que défini par Services partagés Canada. Un point doit être utilisé pour séparer le type de ressource et l'abréviation du ministère.

L'adresse de courriel doit inclure un descripteur de la ressource qui est conforme aux exigences des langues officielles. La structure et les éléments à inclure dans le descripteur seront déterminés par Services partagés Canada. Un trait d'union doit être utilisé pour séparer le descripteur et le type de ressource et pour séparer des éléments dans le descripteur de ressources.

L'ordre dans lequel les langues officielles sont utilisées dans l'adresse courriel doit respecter les consignes établies dans la section 6 de la Directive sur les langues officielles pour les communications et services.

Modèle : Min.TypedeRessource-Descripteur-RessourceType.Dept@canada.ca ou Dept.ResourceType-Descriptor-TypedeRessource.Min@canada.ca

Exemples

Salles de conférence

  • dec.conf-mtl-1255peel-9-900.mtl-brdm.ced@canada.ca
  • dfo.brdm-vic-501university-10-1002-vic-conf.mpo@canada.ca

Équipement

  • tbs.prj-mtl-nec-m311x-006-mtl-prj.sct@canada.ca
  • tpsgc.prj-gat-optoma-hd66-gat-prj.pwgsc@canada.ca

Véhicules

  • nrc.vehicule-mtl-labplateabc12345-mtl-vehicle.cnr@canada.ca
  • cbsa.vehicle-wds-chevroletblazer123456-wds-vehicule.asfc@canada.ca

Annexe C : Conventions de désignation des adresses de courriel lorsque les services de courriel sont administrés par les ministères

Les administrateurs du courriel des ministères sont chargés de veiller à ce que le courriel envoyé par les services de courriel administrés par les ministères respecte les exigences relatives aux adresses de courriel décrites dans les présentes.

Les exigences suivantes s'appliquent :

1 Nom de domaine

1.1 Afin d'identifier clairement les communications par courriel du gouvernement du Canada, le nom de domaine principal du site Web ministériel principal est appliqué au suffixe de l'adresse de courriel dans toutes les adresses électroniques. Le suffixe de l'adresse de courriel doit respecter les exigences relatives aux langues officielles.

Exemples :

  • @inspection.gc.ca
  • @pbc-clcc.gc.ca
  • @cas-satj.gc.ca

En présence d'un nom de domaine principal unilingue pour chaque langue officielle, combiner les deux en les séparant d'un trait d'union pour former un nom de domaine bilingue.

2 Adresse des comptes de courriel des particuliers

2.1 NomPréféré.Nomdefamille est la convention de désignation appliquée. Le nom préféré peut être le ou les prénoms usuels.

Modèle : NomPréféré.Nomdefamille@NomdedomaineduMinistère.gc.ca

2.2 Il faut appliquer des règles régissant les comptes de courriel en double et le départage. Les règles recommandées pour le départage sont décrites à l'annexe B.

3 Adresses de courriel de programmes et de services génériques ou à d'autres fins

3.1 Le ministère peut établir une adresse de courriel générique qui n'est pas liée à un employé en particulier :

  • aux fins d'un programme ou d'un service ministériel;
  • aux fins de la gestion des ressources, ce qui comprend les salles de conférence, les véhicules et le matériel.

Le préfixe et le suffixe du courriel doivent respecter les exigences relatives aux langues officielles. La convention de désignation à retenir pour établir un préfixe de l'adresse de courriel générique est décrite à l'annexe B.

On reconnaît que des conflits de désignation des adresses de courriel peuvent se produire et, dans ces cas-là, c'est à l'administrateur du courriel qu'il incombe de résoudre les conflits. Les règles recommandées pour le départage sont décrites à l'annexe B.

3.2 Langues officielles

Le préfixe et le suffixe de l'adresse de courriel doivent respecter les exigences en matière de langues officielles et un trait d'union doit être utilisé pour séparer les deux langues.

Annexe D : Attributs de courriel

Les exigences décrites dans cette annexe sont appliquées par l'administrateur du courriel (Services Partagés Canada ou l'administrateur du courriel du ministère lorsque le ministère administre les services de courriel).

Les attributs de courriel fournissent de l'information dont se serviront les services de courriel et les clients de courriel pour identifier l'expéditeur du courriel.

Le « nom affiché » dans le cas des particuliers et des adresses de courriel génériques désigne un attribut de courriel que les destinataires voient lorsqu'ils reçoivent un courriel, sur les messages de courriel imprimés. La « dénomination sociale » désigne un attribut de courriel qui associe le nom de l'organisation d'attache de l'expéditeur du courriel à l'adresse courriel.

Le nom affiché peut également être utilisé pour les répertoires. L'administrateur du courriel peut établir d'autres noms d'affichage qui mèneront à une seule adresse de courriel à utiliser dans les répertoires.

Les éléments du nom affiché doivent être fournis dans les deux langues officielles. L'ordre dans lequel les langues officielles sont inscrites dans le nom affiché doit respecter les consignes établies dans la Directive sur les langues officielles pour les communications et les services.

Des conflits du nom affiché peuvent se produire et, dans ces cas-là, c'est à l'administrateur du courriel, en consultation avec le ministère, qu'il incombe de résoudre les conflits.

1 Attribut du nom affiché du courriel

1.1 Le nom affiché du courriel des comptes de courriel de particuliers

Le nom affiché du courriel des comptes de courriel doit contenir les éléments suivants :

  • Le nom complet et le départage numérique, si l'adresse courriel en contient un.
  • L'abréviation approuvée des ministères fédéraux, tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque). L'abréviation du ministère fédéral doit être fournie dans les deux langues officielles, séparées par « / » (sans guillemet).

Le nom au complet et l'abréviation du ministère doivent être affichés de la façon qui suit :

  • Nomdefamille, Nompréféré(Min./Dept);
  • Nomdefamille#, Nompréféré (Min./Dept) lorsque l'adresse courriel est dotée d'un départage numérique.

Le nom affiché peut être doté du rang d'une personne lorsque le rang constitue une exigence pour la continuation de l'exercice des fonctions du poste qu'occupe l'employé.

Aucun autre élément ne devrait apparaître dans le nom affiché.

Exemples :

  • Canadian, John (PBC/CLCC)
  • Canadienne, Marie (PSC/CFP)
  • Canadian2, John (PBC/CLCC)
  • Canadienne312, Marie (PSC/CFP)
  • Canadian, LCol John (DND/MDN)

1.2 Nom affiché pour les adresses de courriel génériques de programmes et de services

Le nom affiché des comptes de courriel doivent contenir les éléments qui suivent :

  • Le nom du programme ou du service.
  • L'abréviation approuvée des ministères fédéraux, tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque).

L'abréviation du ministère fédéral doit être fournie dans les deux langues officielles, séparées par « / » (sans guillemet).

Le nom affiché du programme ou du service doit être affiché de la façon qui suit :

  • Nom du programme ou service / Name of program or service (Min./Dept).

Aucun autre élément ne devrait apparaître dans le nom affiché.

Exemples :

  • Information (TPSGC/PWGSC)
  • Web Standards/Normes Web (TBS/SCT)
  • Ressources humaines/Human Resources (ASC/CSA)
  • Ne pas répondre/Do Not Reply (TPSGC/PWGSC)
  • Do Not Reply/Ne pas répondre (TBS/SCT)

1.3 Le nom affiché des adresses courriel génériques pour la gestion des ressources

Le nom affiché des adresses courriel génériques pour la gestion des ressources doit contenir les éléments qui suivent :

  • L'abréviation approuvée des ministères fédéraux tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque). L'abréviation du ministère fédéral doit être fournie dans les deux langues officielles, séparées par « / » (sans guillemet).
  • Le type de ressource, tel que définit par l'administrateur du courriel, dans les deux langues officielles.
  • Un identificateur unique pour la ressource.

Le nom affiché d'une ressource doit être affiché de la façon suivante :

  • Min. Typederessource Identificateur ResourceType Dept

Aucun autre élément ne doit apparaître dans le nom affiché.

Exemples :

  • DEC Salle de conférence MTL 12 55 Peel – 900 Boardroom CED
  • EC Salle de conférence GAT 351 ST JOSEPH 234 Boardroom EC
  • SSC Boardroom OTT – 255 Albert – 1238 Salle de conférence SPC
  • DFO Boardroom VIC 501 University – 1002 Salle de conférence MPO
  • TBS Projector NEC-M311X-006 Projecteur SCT
  • TPSGC Projecteur Optoma-HD66 Projector PWGSC
  • NRC Vehicle Lab ABC12345 Véhicule CNR
  • EC Véhicule Ford F150 W11 ABC Vehicle EC
  • CBSA Vehicle WDS SUV Chevrolet Blazer 12345 Véhicule ASFC

2 Attribut de la dénomination sociale

La dénomination sociale doit contenir les éléments suivants :

  • Le titre d'usage approuvé du ministère fédéral du particulier ou le programme ou le service, fédéraux tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque).
  • Les éléments doivent être fournis dans les deux langues officielles, séparés par « / » (sans guillemet).

Exemples :

  • Treasury Board of Canada Secretariat/Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
  • Shared Services Canada/Services partagés Canada
  • Environnement Canada/Environment Canada

Annexe E : Blocs-signatures du courriel

Les cadres supérieurs de la gestion de l'information et/ou les dirigeants principaux de l'information sont chargés de veiller à ce que les blocs-signatures respectent les exigences décrites dans les présentes.

Les signatures de courriel doivent être établies conformément aux exigences liées aux langues officielles telles que décrites dans la Directive sur les langues officielles pour les communications et les services.

Les signatures de courriel doivent être appliquées à tout le courriel envoyé, y compris les réponses.

1 Composantes et disposition des blocs-signatures pour les particuliers

Les blocs-signatures pour les particuliers doivent respecter les exigences des deux langues officielles Pour ce faire, il faut veiller à ce que les messages envoyés par les services de courriel du gouvernement du Canada contiennent un bloc-signature bilingue. Les blocs-signatures bilingues doivent être superposés et comprendre une section distincte pour chaque langue officielle. Les blocs-signature doivent être superposés de façon à ce que le contenu soit accessible à un groupe plus diversifié de personnes handicapées.

Exception faite des éléments qui sont présentés comme étant facultatifs, le bloc-signature doit renfermer les éléments suivants :

  • Ligne un : Le nom de l'expéditeur. Le nom affiché peut également contenir le grade ou le titre du particulier dans les cas où le grade ou le titre constitue une exigence pour la continuation de l'exercice des fonctions du poste que l'employé occupe.
  • Ligne deux (OPTIONNEL) : Les pronoms personnels de l’expéditeur entre parenthèses dans les deux langues officielles. Ce sont les pronoms que l’expéditeur désire utiliser quand on parle de lui.
  • Ligne trois : Aucun contenu (ligne vide).
  • Ligne quatre : Le titre et la direction ministérielle de l'expéditeur dans la première langue officielle requise aux fins de la conformité à la Directive sur les langues officielles pour les communications et les services.
  • Ligne cinq : Dans la première langue officielle requise, le titre d'usage du ministère tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque) et les mots « Government of Canada »[1] pour les blocs-signatures superposés en anglais d'abord ou « Gouvernement du Canada » (sans guillemet) pour les blocs-signatures superposés en français d'abord.
  • Ligne six : L'adresse de courriel, le numéro de téléphone et le numéro de téléscripteur (ATS) séparés par un « / » dans la première langue officielle requise.
    • Le numéro de téléphone doit être indiqué avec l'indicatif régional comme suit :
      • 613-999-1234 et le numéro du poste, le cas échéant.
      • Précédé de « Tel.: » pour les blocs-signatures superposés en anglais ou de « Tél. : » pour les blocs-signatures superposés en français.
      • Les numéros de cellulaires d'appareils approuvés par le gouvernement, comme les téléphones cellulaires, les téléphones intelligents et d'autres appareils, peuvent être indiqués :
        • à titre de numéro de téléphone principal et identifiés par l'abréviation « Tel.: » en anglais ou « Tél. : » en français;
        • à titre de numéro de téléphone secondaire et identifiés par l'abréviation « Cel.: » pour les blocs-signatures en anglais ou « Tél. cell. :» pour les blocs-signatures en français, séparés par un « / » .
    • Le numéro de téléscripteur avec l'indicatif régional (p. ex., 819-999-1234), précédé de l'abréviation « TTY: » dans le bloc-signature en anglais ou « ATS : » dans le bloc-signature en français.
  • Ligne sept : Aucun contenu (ligne vide).
  • Ligne huit : Le titre et la direction ministérielle de l'expéditeur dans la deuxième langue officielle.
  • Ligne neuf : Dans la deuxième langue officielle requise, le titre d'usage du ministère tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque) et les mots et les mots « Gouvernement du Canada » pour les blocs-signatures en anglais d'abord ou « Government of Canada » pour les blocs-signatures en français d'abord.
  • Ligne dix : L'adresse de courriel, le numéro de téléphone et le numéro de téléscripteur (ATS) séparés par un « / » dans la deuxième langue officielle requise.
  • Ligne onze : Aucun contenu (ligne vide).
  • Ligne douze : Avis de non-responsabilité ou texte approuvé, le cas échéant.

Les mêmes exigences s'appliquent aux clients de courriel sur des appareils mobiles pour autant que la technologie le permette.

2 Éléments et disposition des blocs-signature pour les comptes de courriel génériques

Les blocs-signature pour les comptes de courriel génériques de programmes ou de services doivent respecter les exigences des deux langues officielles en faisant en sorte que les messages électroniques envoyés par les services de courriel du gouvernement du Canada contiennent un bloc-signature bilingue. Les blocs-signatures doivent être superposés et contenir une section distincte pour chaque langue officielle. Les blocs-signature doivent être superposés afin de rendre le contenu accessible à un groupe plus diversifié de personnes handicapées.

Le bloc-signature doit contenir les éléments décrits ci-dessous :

  • Ligne un : Le nom du programme ou du service, dans la première langue officielle, pour un message envoyé d'un compte courriel générique.
  • Ligne deux : Dans la première langue officielle requise, le titre d'usage du ministère tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque) et les mots « Government of Canada » pour le bloc-signature superposé anglais d'abord ou « Gouvernement du Canada  » pour le bloc-signature français d'abord (sans les guillemets)
  • Ligne trois : L'adresse de courriel, le numéro de téléphone et le numéro de téléscripteur (ATS) séparés par un « / » dans la première langue officielle requise.
    • Le numéro de téléphone doit paraître avec le code régional selon le format suivant:
      • 613-999-1234 et le numéro de poste, le cas échéant.
      • Précédé par « Tel.: » pour le bloc-signature anglais d'abord (sans guillemet) ou « Tél. : » pour le bloc-signature français d'abord.
      • Les numéros cellulaires fournis pour des appareils approuvés par le gouvernement, par exemple, les téléphones cellulaires, les téléphones intelligents et d'autres appareils, peuvent être inclus :
        • à titre de numéro de téléphone principal et identifiés par l'abréviation « Tel.: » en anglais ou « Tél. : » en français;
        • à titre de numéro de téléphone secondaire et identifiés par l'abréviation « Cel.: » pour les blocs-signatures en anglais ou « Tél. cell. : » pour les blocs-signatures en français, séparés par un « / » .
    • Le numéro de téléscripteur avec l'indicatif régional (p. ex., 819­999­1234), précédé de l'abréviation « TTY: » dans le bloc-signature en anglais ou « ATS : » dans le bloc-signature en français.
  • Ligne quatre : Aucun contenu (ligne vide).
  • Ligne cinq : Le nom du programme ou du service, dans la deuxième langue officielle, pour un message envoyé d'un compte de courriel générique.
  • Ligne six : Dans la deuxième langue officielle requise, le titre d'usage du ministère tel que prescrit par le Registre des titres d'usage (Annexe C de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque) et les mots « Gouvernement du Canada » pour le bloc-signature superposé anglais d'abord ou « Government of Canada » pour le bloc-signature français d'abord
  • Ligne sept : L'adresse de courriel, le numéro de téléphone et le numéro de téléscripteur (ATS) séparés par « / » dans la deuxième langue officielle requise.
  • Ligne huit : Aucun contenu (ligne vide).
  • Lignes neuf et dix : La signature du gouvernement du Canada et le mot-symbole du gouvernement du Canada ou l'identificateur ministériel, si la technologie le permet.
  • Ligne onze : Aucun contenu (ligne vide).
  • Ligne douze : Un avis de non-responsabilité ou texte approuvé, le cas échéant.

Les mêmes exigences s'appliquent aux clients de courriel sur des appareils mobiles pour autant que la technologie le permette.

3 Présentation d'un bloc-signature superposé

Les exigences suivantes s'appliquent à la présentation :

  • Polices sans sérif, comme Verdana, Calibri ou Arial.
  • Taille de la police : 10 points.
  • Polices de couleur noire (000).
  • Arrière-plan de couleur blanche (FFF).

4 Langues officielles dans les blocs-signatures superposés

L'ordre d'apparition des langues officielles dans les blocs-signatures superposés doit respecter les exigences de la Directive sur les langues officielles pour les communications et les services.

5 Symboles officiels dans les blocs-signatures

5.1 La signature du gouvernement du Canada apparaît au bas du bloc-signature du courriel de tous les ministères identifiés au moyen du symbole du drapeau.

5.2 Les ministères qui, en vertu de la Politique sur le Programme de coordination de l'image de marque, sont autorisés à utiliser les armoiries du Canada dans leur signature ou un symbole identificateur différent continueront d'utiliser cette forme d'identification dans leur bloc-signature.

5.3 Le mot-symbole Canada est utilisé dans les blocs-signatures de tous les ministères et est situé à la droite des symboles indiqués ci-dessus.

6 Autres éléments dans les blocs-signatures

6.1 Les avis de non-responsabilité dans le courriel ne sont utilisés qu'au besoin pour tenir compte des besoins des programmes ou des services.

6.2 Les éléments supplémentaires autres que ceux prévus dans l’annexe E ne doivent pas être utilisés dans les blocs-signatures. Il s'agit notamment de l'espace immédiatement au-dessus ou en-dessous du bloc-signature du courriel.

6.3 Le ministère doit veiller à ce que les blocs-signatures de courriel évitent de donner l'impression qu'il cautionne un fournisseur ou subventionne la commercialisation de ses produits ou lui accorde un avantage concurrentiel inéquitable, conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada.

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le président du Conseil du Trésor, 2017,
ISBN : 978-0-660-20356-0

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