Archivée - Directive du programme Échanges Canada

4.1.1  Tout participant éventuel au programme Échanges Canada :

1. est un employé d'un organisme parrain ou d'une corporation personnelle depuis six mois avant que commence l'affectation;
2. possède les compétences nécessaires pour répondre aux exigences opérationnelles et organisationnelles de l'affectation;
3. n'est pas en situation de conflit d'intérêts attribuable à l'affectation;
4. accepte la durée limitée de l'affectation;
5. demeure un employé de l'organisme parrain pendant toute la durée de l'affectation; et
6. satisfait à toutes les autres exigences du programme.

4.1.2  Les personnes qui ne sont pas des employés d'une organisation ou d'une corporation personnelle ne peuvent participer à Échanges Canada. Un participant provenant de l'extérieur est un employé soit d'une organisation soit d'une corporation personnelle.

4.1.3  En plus de satisfaire aux critères énoncés aux articles 4.1.1 et 4.1.2, le participant qui est un employé d'une corporation personnelle doit :

1. obtenir une assurance-accidents privée, une assurance médicale supplémentaire et une assurance-invalidité de longue durée, avant le début de l'affectation et pour toute la période d'affectation; et
2. prouver que l'organisme parrain est enregistré à l'Agence du revenu du Canada pour les paiements au titre de la TPS/TVH, du RPC/RRQ/AE et de l'impôt sur le revenu, le cas échéant.

4.1.4  Les membres du personnel ministériel ne peuvent pas participer aux affectations d'Échanges Canada. Les employés ne peuvent pas utiliser Échanges Canada pour assumer des affectations comme personnel ministériel.

4.2.1  L'affectation de participants qui sont des employés de corporations personnelles est considérée comme une situation exceptionnelle visant à atteindre des objectifs opérationnels essentiels de l'organisation, lorsque les compétences uniques qu'elle requiert ne sont pas disponibles dans l'administration publique centrale. Il s'agit d'une stratégie de renforcement temporaire des compétences, en attendant la mise en place des compétences à l'interne dans le cadre des plans des ressources humaines.

4.2.2  Les ministères conservent les documents relatifs aux affectations de participants qui sont des employés de corporations personnelles, à des fins de vérification, pour une période de six ans suivant la fin de l'affectation.

4.3.1  Les affectations peuvent durer jusqu'à trois années consécutives, sans égard au fait qu'elles se déroulent dans une ou dans plusieurs organisations. Dans des circonstances exceptionnelles, une prolongation pouvant aller jusqu'à un an additionnel au‑delà des trois années consécutives peut être obtenue à condition qu'elle soit approuvée par l'administrateur général. À la fin de l'affectation, le participant réintègre son organisme parrain.

4.3.2  Une période minimale de deux ans doit s'écouler avant qu'un ancien participant puisse participer de nouveau au programme Échanges Canada.

4.3.3  Il peut être mis fin à une affectation plus tôt que la date prévue, au moyen d'un avis écrit donné par l'une ou l'autre des parties signataires de la lettre d'entente. La période de préavis est d'au moins un mois civil, quelle que soit la durée convenue de l'affectation. Le participant peut recevoir une indemnité forfaitaire à titre de préavis, si l'administrateur général le juge opportun.

4.4.1  Une lettre d'entente doit avoir été signée avant le début de l'affectation.

4.4.2  Les modifications apportées aux conditions énoncées dans la lettre d'entente, par exemple les prolongations de la date d'expiration de l'affectation, sont confirmées dans l'addenda à la lettre d'entente.

4.4.3  La lettre d'entente et l'addenda sont des documents essentiels pour énoncer les responsabilités des parties en cause - c'est‑à-dire l'organisme parrain, le participant et l'organisme d'accueil.

4.4.4  Le contenu et la présentation obligatoires de la lettre d'entente est expliqués à l'article 4.4.5. Les organisations doivent respecter les modèles fournis par le Bureau du Dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH).

4.4.5  La lettre d'entente doit au moins :

1. être signée par les parties en cause ou leur représentant avant le début de l'affectation;
2. établir les conditions régissant l'affectation, par exemple les droits et les responsabilités de l'organisme parrain, de l'organisme d'accueil et du participant, conformément à la politique et à la directive;
3. pour les participants en affectation à l'extérieur, inclure un énoncé concernant leurs obligations aux termes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publiqueet de la partie 7 (Activités politiques) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique;

• d. comprendre un énoncé indiquant que le participant est un employé de l'organisme parrain et le demeurera pendant toute la durée de l'affectation;
• e. préciser le montant de la rémunération qui devra être facturé ou remboursé par les organisations;
• f. prescrire la façon dont les exigences en matière de langues officielles seront satisfaites lorsqu'un participant unilingue est nommé à un poste bilingue;
• g. indiquer la date à laquelle l'affectation prend fin et prévoir un délai de préavis d'au moins un mois civil, ou une indemnité forfaitaire discrétionnaire tenant lieu de préavis, si l'affectation prend fin plus tôt que prévu;
• h. établir les éléments d'information que les parties acceptent de rendre publics;
• i. comprendre une disposition selon laquelle l'organisme d'accueil doit appuyer de documents les paiements se rapportant aux heures supplémentaires et rendre compte des congés, une fois par mois ou par trimestre;
• j. mentionner les prévisions quant aux congés prolongés, au paiement des congés, aux congés sans solde et/ou aux mesures d'adaptation qui sont négociées dès le début de l'affectation, dans le respect des droits de la personne; et
• k. comprendre l'énoncé suivant : « Il incombe en fin de compte à (nom de l'organisme parrain) d'absorber les coûts liés à l'indemnisation des accidents du travail, quelle que soit la personne désignée responsable par la commission provinciale ou territoriale des accidents du travail. »

4.4.6  Pour les affectations d'arrivée, la lettre d'entente inclut aussi une clause établissant que le participant doit respecter les dispositions des lois, des règlements, des politiques et autres instruments pertinents (p. ex. la Loi sur les langues officielles, les droits de propriété intellectuelle et la Loi sur la protection de l'information).

4.4.7  Pour les affectations d'arrivée et de départ, la lettre d'entente indique l'approche à adopter en ce qui touche l'évaluation du rendement. Lorsque la rémunération est fonction du rendement ou variable (p. ex. pour les membres du groupe Direction), l'organisme d'accueil prépare une évaluation du rendement par écrit en collaboration avec l'organisme parrain, selon les instructions de ce dernier.

4.4.8  Pour toutes les affectations, la lettre d'entente doit, au moins :

1. être rédigée dans les deux langues officielles, sauf si les signataires appartiennent à un même groupe de langue officielle et sont dans une région unilingue; et
2. être préparée en trois exemplaires, chacun étant signé par les parties en cause ou leur représentant avant le début de l'affectation, un exemplaire étant remis à chacune des parties. Les signataires incluent l'administrateur général ou un représentant autorisé, un cadre de direction de niveau équivalent de l'organisation de l'extérieur et le participant.

4.5.1  Avant de consentir à une affectation dans le cadre d'un échange international, il revient aux participants de remplir les conditions suivantes :

1. Permis de travail et documents d'immigration: les participants et les membres de leur famille, le cas échéant, doivent obtenir les documents d'immigration et les permis de travail auprès des autorités compétentes du pays de l'organisme parrain, avant la date de départ.
2. Assurance-maladie : les participants et les membres de leur famille doivent obtenir une couverture d'assurance-santé valable pendant leur séjour à l'extérieur du pays de l'organisme parrain.
3. Impôt sur le revenu :pour obtenir des renseignements au sujet de l'impôt sur le revenu à payer, l'imposition double et la pension de retraite pour les participants qui prévoient travailler à l'étranger, on peut s'adresser au Bureau international des services fiscaux, Agence du revenu du Canada, au 1‑800‑267‑5177.

4.6.1  Les organisations ne peuvent imposer des frais au titre de la gestion des exigences administratives de l'affectation ou du participant.

4.6.2  Le régime de rémunération est expliqué clairement aux participants avant le début de l'affectation, pour s'assurer qu'ils comprennent parfaitement les droits et les procédures, et les acceptent.

4.6.3   Pendant l'affectation, l'organisme parrain continue de verser au participant l'intégralité du salaire et des avantages sociaux en vigueur avant l'affectation à l'exception des dispositions prévues à l'article 4.16 de la présente directive. Toutes les autres conditions du poste d'attache du participant au sein de l'organisme parrain s'appliquent, par exemple les rajustements qui leur reviennent pendant la période d'affectation. Pour les affectations d'arrivée, les congés annuels inutilisés, accumulés pendant l'affectation, peuvent être payés à l'organisme parrain par l'organisme d'accueil à la fin de l'affectation.

4.6.4  L'organisme d'accueil rembourse à l'organisme parrain l'intégralité du salaire du participant, le coût des avantages sociaux à la charge de l'employeur (c.‑à‑d. l'organisme parrain), les heures supplémentaires et, le cas échéant, la rémunération au rendement et les indemnités comme la prime au bilinguisme. L'organisme parrain doit, quant à lui, payer le participant. Les organismes d'accueil ne peuvent rémunérer directement les participants.

4.6.5  Les coûts qui se rattachent aux avantages sociaux à la charge de l'employeur sont exprimés en un pourcentage du salaire. Le pourcentage actuel pour les participants en affectation à l'extérieur est 26,43 %.

4.6.6  Les participants sont assujettis aux conditions de travail de l'organisme d'accueil, notamment l'autorisation de faire des heures supplémentaires, ou de prendre des vacances ou des congés non payés lorsque les exigences opérationnelles le permettent. Les heures supplémentaires doivent être autorisées et rétribuées selon les taux en vigueur au sein de l'organisme parrain. L'organisme d'accueil remet un relevé des congés ou des heures supplémentaires à l'organisme parrain, une fois par mois ou par trimestre.

4.6.7  Les organismes d'accueil assument tous les frais professionnels, y compris le coût des entrevues préliminaires, les frais de déplacement et la formation régulière reçue pendant l'affectation.

4.6.8  Le participant a le droit de prendre un congé de maladie raisonnable. Si le congé de maladie se prolonge, la période d'affectation restante peut être reportée, avec l'accord de toutes les parties, jusqu'au retour du participant au travail.

4.7.1  Les indemnités provisoires et les primes de maintien en poste n'entrent pas dans le calcul du salaire. Les coûts des avantages non récurrents, comme les frais de réinstallation ou de déplacement, ne font pas non plus partie du calcul de la rémunération totale.

4.7.2  Si un participant provenant de l'extérieur gagne plus que la rémunération totale applicable au poste auquel il est affecté, l'organisme d'accueil est autorisé à lui payer jusqu'à concurrence de 125 % de la rémunération totale applicable au poste, laquelle somme sera remboursée à l'organisme parrain. La rémunération totale est calculée au moyen d'un montant équivalent qu'un fonctionnaire aurait le droit de toucher, dans le même poste.

4.7.3  Si le salaire d'un participant provenant de l'extérieur est inférieur au taux de traitement minimum appliqué au poste ou aux fonctions dans l'organisme d'accueil, l'administrateur général ou son représentant autorisé peut autoriser un remboursement à l'organisme parrain, jusqu'à concurrence du taux de traitement maximal, à condition que l'organisme parrain accepte cet arrangement. Si c'est le cas, l'organisme parrain serait tenu d'augmenter le taux salarial de son employé pour le porter au niveau convenu. Il en serait de même si le taux salarial du participant de l'extérieur se situait dans la fourchette sans en atteindre le taux maximal. La fraction correspondante des avantages sociaux à la charge de l'employeur serait appliquée au salaire convenu.

4.8.1  Pendant leur affectation, les participants en affectation dans des organisations de l'extérieur demeurent au groupe et au niveau de leur poste d'attache, et ils ne peuvent toucher une rémunération supplémentaire de la part de l'organisme d'accueil, par exemple une rémunération d'intérim ou un « supplément de salaire ».

4.9.1  Il incombe aux organismes parrains et d'accueil de déterminer conjointement le cycle de gestion du rendement et le modèle de rapport, le mode de collecte de l'information et sa communication aux parties intéressées.

4.9.2  Pour calculer la rémunération au rendement (mouvement à l'intérieur de l'échelle et rémunération variable) des participants en affectation à l'extérieur, les participants doivent conclure, par écrit, une entente de rendement avec l'organisme d'accueil au début de chaque cycle de gestion du rendement. Les ententes énoncent les attentes en matière de rendement en faisant une distinction entre les engagements permanents et les engagements clés reliés à l'affectation, les mesures du rendement et les résultats devant être obtenus pendant la période visée. L'organisme d'accueil remet à l'organisme parrain un exemplaire de l'entente de rendement et une évaluation écrite du rendement du participant préparée en fonction de l'entente conclue, dans les 30 jours suivant la fin du cycle de gestion du rendement ou à la fin de l'affectation, ou à une autre date convenue.

4.10.1  Le mode de remboursement doit être négocié dès le début et indiqué dans la Lettre d'entente. Une copie de l'entente doit être transmise à l'agent financier de l'organisation compétente afin d'assurer le remboursement en temps opportun de la rémunération.

4.10.2  Conformément à l'article 39 de la Loi sur la gestion des finances publiques,lorsqu'une organisation de l'extérieur présente un chèque au receveur général du Canada, pour un ministère nommé à l'annexe I ou un secteur de l'administration publique fédérale nommé à l'annexe IV de la Loi, le chèque doit être déposé au Trésor. La partie salariale doit être créditée au budget du gestionnaire de l'organisme parrain et la partie des avantages sociaux, aux recettes non fiscales.

4.11.1  Sauf dans le cas d'un employé d'une corporation personnelle, le travail qu'un employé accomplit au sein de l'organisme d'accueil pendant son affectation n'est pas considéré comme la prestation d'un service au sens de la Loi sur la taxe d'accise. En d'autres termes, l'employé ne fournit pas des services au même titre qu'une personne en affaires à son propre compte. Le participant demeure un employé de l'organisme parrain, pendant la durée de son affectation. L'organisme d'accueil rembourse à l'organisme parrain le salaire et les avantages sociaux que l'organisme parrain verse à l'employé en affectation. La TPS/TVH ne fait pas partie de la rémunération que l'organisme parrain verse à l'employé. L'organisme d'accueil ne devrait pas être appelé à rembourser la TPS/TVH à l'organisme parrain.

4.11.2  Il se pourrait que l'organisme d'accueil soit amené à rembourser la TPS/TVH à une corporation personnelle, pour le travail accompli par un employé de cette corporation personnelle dans le cadre d'une affectation, si l'Agence du revenu du Canada établit que le travail accompli est considéré comme la prestation d'un service taxable au sens de la Loi sur la taxe d'accise. L'organisme d'accueil pourrait également devoir rembourser à l'organisme parrain la TPS/TVH payée sur les dépenses engagées au titre de la réinstallation du participant.

4.12.1  Les employés qui obtiennent des affectations à l'extérieur demeurent assujettis au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, lequel s'inscrit dans leurs conditions d'emploi au sein de l'administration publique centrale et continuent aussi d'être assujettis à la partie 7 (Activités politiques) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Les participants provenant de l'extérieur doivent respecter les principes et l'esprit du Code et s'abstenir de toute activité politique pouvant nuire, ou pouvant être comme pouvant nuire, à leur capacité d'exercer leurs fonctions de manière équitable ou contrevenir au principe de l'impartialité politique dans la fonction publique;

4.12.2  Dans le cas des affectations d'arrivée et de départ, les parties en cause s'assurent avant de conclure l'entente qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts défini au sens du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

4.12.3  Si les parties, et en définitive l'administrateur général, déterminent qu'il existe un conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel avant ou pendant l'affectation, ou au retour du participant dans l'organisme parrain, des mesures doivent être prises pour que le conflit ne se produise pas ou il est décidé de ne pas donner suite à l'affectation. Les parties s'assurent que les participants ne tirent pas avantage de leur affectation, une fois celle‑ci terminée, d'une manière pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts.

4.12.4  Les organisations doivent veiller à ce que les participants provenant de l'extérieur soient au courant de leurs responsabilités en vertu du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Ces responsabilités consistent à déclarer toutes les activités exercées à l'extérieur, les biens et les obligations directes et éventuelles susceptibles de donner lieu à un conflit d'intérêts dans le cadre de l'affectation, et à remplir les formulaires pertinents traitant des conflits d'intérêts. Les organisations doivent également rappeler aux employés en affectation à l'extérieur les obligations dont ils doivent continuer de s'acquitter aux termes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.

4.13.1  À la fin de leur affectation, les participants provenant de l'extérieur doivent restituer à l'organisme d'accueil tous les biens gouvernementaux qui leur ont été prêtés, par exemple le matériel technologique, et obtenir une confirmation par écrit de leur restitution. Tous les documents classifiés ou non classifiés fournis aux participants doivent également être retournés à l'organisme d'accueil à la fin de l'affectation. Il incombe au gestionnaire de l'organisme d'accueil qui est signataire de la lettre d'entente de s'assurer que tous les biens gouvernementaux prêtés ont été restitués et d'obtenir une confirmation par écrit de leur restitution.

4.13.2  Tous les documents produits par le participant provenant de l'extérieur, ou par toute autre personne agissant en son nom, dans l'exercice d'une fonction pendant l'affectation, demeurent la propriété du gouvernement du Canada et sont assujettis aux droits d'auteur de la Couronne. Tous les renseignements que le participant provenant de l'extérieur a obtenus pendant son affectation restent assujettis à la Loi sur la protection de l'informationet à la Politique du gouvernement sur la sécuritéà la fin de l'affectation.

4.14.1  Le Conseil du Trésor délègue aux administrateurs généraux le pouvoir d'accorder aux participants provenant de l'extérieur qui sont appelés à voyager dans l'exercice de leurs fonctions, les remboursements des frais prévus par les dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, sauf la Partie V – Urgences, maladies, blessures et décès en cours de déplacement - et l'accès aux cartes-voyages du gouvernement, et conformément aux Autorisations spéciales de voyager.

4.15.1  Les participants provenant de l'extérieur peuvent être admissibles au remboursement des dépenses de réinstallation et s'ils souhaitent obtenir des renseignements additionnels à cet égard, ils peuvent consulter le site Web à l'adresse : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/irpdp-pripf-fra.asp..

4.15.2  Les coûts se rattachant à l'achat ou à la vente d'une résidence principale ne sont pas remboursables, étant donné qu'il s'agit d'une affectation temporaire.

4.15.3  Les coûts de réinstallation doivent être expliqués clairement aux participants avant le début de l'affectation afin qu'ils comprennent parfaitement les droits et les procédures. Il conviendrait que les dépenses devant être remboursées soient indiquées en détail dans une annexe jointe à la lettre d'entente.

4.16.1  La Directive sur les postes isolés et les logements de l'État du Conseil national mixte s'applique aux employés :

1.   des ministères et des autres secteurs de la fonction publique du Canada nommés aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques;
2.   d'un employeur énuméré à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques, qui est membre du Conseil national mixte et a décidé de se conformer à la présente directive.

4.16.2  Les participants au programme Échanges Canada qui reçoivent actuellement des indemnités de postes isolés car leur poste d'attache fait partie d'un poste isolé, continuent de recevoir les indemnités pendant l'affectation, quel que soit l'emplacement de l'organisme d'accueil, à condition qu'ils entretiennent un ménage ou des personnes à charge au sein du poste isolé.

4.16.3  Les participants qui ne reçoivent pas d'indemnités de postes isolés, car leur poste d'attache est dans un organisme parrain situé dans une région qui ne répond pas au critère de poste isolé, ne sont pas admissibles à ces indemnités pendant leur affectation dans le cadre du programme Échanges Canada, même si l'organisme d'accueil est situé dans un poste isolé.

4.17.1  Les participants en affectation à l'extérieur dans le cadre d'un échange international sont admissibles à des prestations aux termes des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte (DSE). Toutefois, pour faciliter l'accès aux affectations dans le cadre d'échanges internationaux, un participant en affectation à l'extérieur peut, en consultation avec, l'agent négociateur compétent, s'il y a lieu, et avec le consentement écrit de l'administrateur général, renoncer à une partie ou à la totalité des dispositions des DSE.

4.17.2  Les DSE s'appliquent également aux participants provenant de l'extérieur qui sont appelés à travailler à l'extérieur du Canada et de leur pays d'attache.

4.18.1  Bien que les participants provenant de l'extérieur ne répondent pas à la définition de « fonctionnaire de l'État » énoncée dans la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers, les dispositions de ladite Politique s'appliqueront désormais aux participants provenant de l'extérieur comme s'ils étaient des fonctionnaire de l'État dans l'exercice de leurs fonctions pour le compte de l'État.

4.18.2  La Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques ne s'applique pas aux fonctionnaires de l'État en affectation à l'extérieur. On s'attend à ce que l'organisme d'accueil fournisse des services juridiques aux participants et les indemnise dans l'éventualité d'actions ou d'omissions découlant de leur affectation au sein de l'organisme d'accueil. Si l'organisme d'accueil ne confirme pas ces dispositions dans la lettre d'entente, les participants acceptent alors l'affectation à leurs propres risques.

4.19.1  Il revient à l'organisme qui reçoit le participant d'effectuer les contrôles de fiabilité et d'attribuer les autorisations de sécurité. Dans le cas des participants provenant de l'extérieur, ces formalités doivent se dérouler conformément aux politiques et aux publications pertinentes du Conseil du Trésor en matière de sécurité.

4.19.2  Les participants provenant de l'extérieur sont assujettis aux dispositions de l'article 4 de la Loi sur la protection de l'information pour ce qui est de la communication illicite de renseignements.

4.19.3  Un formulaire comparable sur la confidentialité et la sécurité peut être utilisé par des organisations autres que les ministères nommés à l'annexe I ou d'autres secteurs de l'administration publique fédérale nommés à l'annexe IV de la Loi sur la gestion des finances publiques. En conséquence, l'employé en affectation à l'extérieur pourrait être appelé à s'engager à respecter la confidentialité de l'information ou à accepter les restrictions en matière de publication conformément aux politiques et aux pratiques de l'organisme d'accueil.

4.20.1  On encourage les organisations à consulter les divers spécialistes lorsque des situations particulières surgissent et qu'une expérience antérieure pourrait être utile aux fins de l'examen des options possibles.

• Dans une organisation, les spécialistes en question peuvent être le gestionnaire de l'organisme d'accueil, l'agent de liaison pour le programme Échanges Canada, les agents responsables des questions liées aux valeurs et à l'éthique, l'agent de classification, l'agent de rémunération ou l'agent financier (qui connaissent le Programme de réinstallation intégré, les Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte) et le conseiller juridique.
• Les spécialistes au sein du BDPRH et du Bureau des valeurs et de l'éthique de la fonction publique.

4.21.1  Les exigences en matière de surveillance et de rapports énoncées dans la Politique du programme Échanges Canada s'appliquent à la directive.

4.21.2  Il incombe aux agents de liaison de :

• remplir le formulaire intitulé Rapport pour participants et participantes;
• soumettre le formulaire au BDPRH;
• suivre de près les affectations aux fins de surveillance;
• rendre compte au BDPRH de la prolongation ou de la fin d'une affectation; et
• présenter un formulaire d'évaluation au BDPRH, à la fin de l'affectation.