Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Formulaires

Ce chapitre concerne les formules utilisées dans le traitement des demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les formules liées à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels à d'autres fins et à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l'institution.

Dans la plupart des cas, l'utilisation de la formule spécifiée n'est pas obligatoire tant que sont respectées les exigences concernant le contenu minimal.

Un Formulaire de consentement d'usage ou de communication de renseignements personnels doit contenir les éléments suivants :

1. description du genre de renseignements personnels concernés;
2. énoncé du nouvel usage ou de la nouvelle communication prévus de ces renseignements;
3. liste des institutions fédérales, des personnes, des groupes de personnes ou des organisations destinataires de la communication, selon le cas;
4. directives relatives à l'octroi ou au refus du consentement et à l'effet que la formule doit être signée et retournée;
5. garantie que le refus de consentement n'entraînera aucune décision préjudiciable à l'individu quant aux fins particulières visées par le nouvel usage;
6. mention à l'effet que l'individu a le droit de consulter son dossier et de demander des corrections.

Un Formulaire de demande de renseignements personnels à des fins de recherche et engagements corrélatifs doit contenir les éléments suivants

1. le nom et l'adresse du chercheur et, s'il y a lieu, le nom de l'institution ou de l'organisation dont il relève;
2. une description générale du projet de recherche;
3. une description du genre ou de la catégorie de renseignements demandés;
4. l'engagement selon lequel aucune communication ultérieure de ces renseignements ne sera faite sous une forme qui permettrait d'identifier l'individu concerné à des tiers qui ne participent pas au projet de recherche;
5. la mention qu'aucun autre renseignement personnel ne sera fourni au chercheur si cette entente n'est pas respectée;
6. nature du chercheur.

Dans les cas où des renseignements personnels de nature particulièrement délicate et/ou actuels sont utilisés pour des travaux de recherche ou à des fins de statistique, l'institution fédérale peut joindre un appendice au Formulaire de demande de renseignements personnels à des fins de recherche et engagements corrélatifs qui :

1. précisera les conditions et les critères rattachés à l'usage de ces renseignements par les chercheurs qui devront notamment :
   • s'engager à rendre les renseignements anonymes (codage des données, rature du nom, etc.) le plus tôt possible;
   • établir une liste des couplages de données qui ont été approuvés et s'engager à ne pas faire d'autres couplages sans une autorisation écrite;
   • s'engager à ne pas contacter les personnes concernées à moins d'en avoir reçu l'autorisation expresse du responsable de l'institution et, dans ce cas, garantir aux individus la même confidentialité qui avait été attribuée aux données originales;
2. précisera l'endroit où les données ou copies des dossiers pourront être consultées et utilisées.
   • Si les renseignements sont consultés dans une institution fédérale, il faudra joindre un énoncé des lois et des règlements auxquels devra se conformer le chercheur et les formulaires de serment qu'il devra prêter.
   • S'il s'agit d'une autre institution ou organisation, les conditions relatives au transfert et au stockage en toute sécurité des données devront être stipulées;
3. précisera les conditions régissant le retrait des renseignements personnels identifiables conservés à l'extérieur d'une institution fédérale et, si la chose est souhaitable et possible, exposera les modalités relatives au dépôt aux archives des données à traiter et aux programmes, codes et guides s'y rapportant;
4. comportera un libellé donnant à l'institution le droit d'examiner les résultats ou les rapports pour vérifier que l'intégrité des renseignements personnels n'a pas été compromise; et
5. comportera un espace pour la signature de l'agent autorisé par l'institution fédérale et celle des principaux participants au projet de recherche ou de statistique.

Ces ententes doivent contenir les éléments suivants :

• une description des renseignements personnels à échanger;
• les objectifs pour lesquels les renseignements sont échangés et utilisés;
• un énoncé de toutes les mesures de protection administratives, techniques et matérielles nécessaires à la protection du caractère confidentiel des renseignements, surtout en ce qui concerne leur usage et leur communication;
• un énoncé précisant si les renseignements reçus par l'institution fédérale seront assujettis aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (par exemple, est-ce que les individus concernés peuvent avoir accès aux renseignements, et, sinon, quelles sont les exceptions recommandées par l'institution qui fournit les renseignements);
• un énoncé précisant si les renseignements communiqués par l'institution fédérale seront assujettis aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (par exemple, si l'institution qui reçoit les renseignements peut y donner accès aux individus concernés, et, sinon, quelles sont les exceptions recommandées);
• un énoncé indiquant que l'échange de renseignements prendra fin si le bénéficiaire communique de façon inopportune les renseignements personnels échangés;
• le nom, le titre et la signature de l'agent autorisé de l'institution qui fournit les renseignements personnels et de celle qui les reçoit, ainsi que la date de l'entente.

Une demande de communication de renseignements personnels en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels déposée par un organisme d'enquête (comme le mentionne le Règlement) doit habituellement être présentée sur un formulaire intitulé <<Demande de communication à des organismes d'enquête fédéraux>> (CTC 350-56 (83/2))(Appendice C). Si le formulaire n'est pas utilisé, la demande devra préciser :

• le nom de l'organisme d'enquête;
• le nom de l'individu qui fait l'objet de la demande ou tout autre élément permettant de l'identifier;
• le contenu des renseignements demandés;
• l'article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l'enquête est entreprise;
• le nom, le titre et la signature de l'agent de l'organisme d'enquête qui dépose la demande.

L'institution qui reçoit la demande de communication doit clairement indiquer sur la demande si celle-ci a été acceptée ou refusée, la date, les fichiers de renseignements personnels qui contiennent les renseignements communiqués, le nom, le titre et la signature de l'agent qui répond à la demande ainsi que le nom de l'institution.