Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Lettres types

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Généralités

Ce chapitre présente des lettres types pouvant être utilisées pour signaler aux auteurs des demandes les mesures prises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les institutions n'ont pas à utiliser le contenu exact ou la structure de ces lettres, mais elles doivent s'assurer que tous les éléments nécessaires sont donnés.


Appendice A - Avis de demande incomplète

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Afin de pouvoir traiter votre demande d'accès à des renseignements personnels que nous avons reçue en date du ______ (date), nous avons besoin des renseignements supplémentaires suivants :

Dresser la liste des renseignements manquants

aussi précisément que possible

Si vous pensez nous avoir déjà fourni suffisamment de renseignements pour nous permettre de traiter votre demande, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant cette question. Les plaintes doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.

Appendice B - Avis d'exclusion complète

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande d'accès à des renseignements personnels déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels le ______ (date).

Les renseignements que vous nous avez demandés ne peuvent vous être communiqués. En effet, ils sont exclus de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels en vertu :

de l'alinéa 69.(1)a) de la Loi, qui stipule que ...

ou

de l'alinéa 69.(1)b) de la Loi, qui stipule que ...

ou

du paragraphe 70.(1) de la Loi, qui stipule que ...

Si vous estimez que les renseignements que vous avez demandés devraient vous être communiqués, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant cette question. Les plaintes doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète

Appendice C - Avis d'exception complète

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande d'accès à des renseignements personnels déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels le ______ (date).

Les renseignements visés par votre demande d'accès ne vous seront pas communiqués, car ils sont assujettis à des exceptions appliquées en vertu de(s) _______________ (article, alinéa, etc) de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui stipule(nt) que :

Citer la Loi

Si vous estimez que les renseignements que vous avez demandés devraient vous être communiqués, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant cette question. Les plaintes doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.

Appendice D - Avis d'exclusion/d'exception partielle

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande d'accès à des renseignements personnels déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels le ____ (date). Vous trouverez ci-joint les renseignements que nous vous communiquons suite à votre demande.

(Exclusion) Les documents suivants (les extraits de documents) ne peuvent vous être communiqués car ils sont exclus de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en vertu de ____________ (alinéa) qui stipule que ____________ (citer la Loi) : ________________ dresser la liste des documents ou des extraits de documents.

(Exceptions) Les documents suivants (les extraits de documents) ont été assujettis à des exceptions, conformément aux dispositions ci-dessous de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

liste des documents; dispositions pertinentes

numéro de page, etc. (article, alinéa, etc.) de la Loi

Citer les dispositions concernant les exceptions.

Si vous estimez que les renseignements personnels que vous avez reçus contiennent des erreurs ou des omissions, vous pouvez demander une correction en remplissant le Formulaire de demande de correction de dossier ci-joint et en nous le retournant.

Si vous pensez que les renseignements personnels dont l'accès vous est refusé devraient vous être communiqués, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant cette question. Les plaintes doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.

Appendice E - Avis de communication des renseignements demandés

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande d'accès à des renseignements personnels déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels le ______ (date).

Nous vous téléphonerons dans les sept prochains jours afin que vous puissiez examiner les documents originaux. (En cas d'exclusion) Les documents suivants (ou les extraits de documents) ne peuvent vous être communiqués car ils sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels en vertu de __________ (alinéa) qui stipule que ___________ (citer la Loi) : ___________________ dresser la liste des documents ou des extraits de documents.

(En cas d'exception) Les documents suivants (ou les extraits de documents) ne vous sont pas communiqués, conformément aux dispositions ci-dessous de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

liste des documents; dispositions pertinentes

numéro de page, etc. (article, alinéa, etc.) de la Loi

Citer les dispositions concernant les exceptions.

Si vous estimez, après avoir examiné les (autres) documents, que les renseignements personnels dont l'accès vous est refusé devraient vous être communiqués, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée concernant cette question. Les plaintes doivent être envoyées à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous estimez que les renseignements personnels que vous avez reçus contiennent des erreurs ou des omissions, vous pouvez demander une correction en remplissant le Formulaire de demande de correction de dossier ci-joint et en nous le retournant. Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.

Appendice F - Avis de prorogation du délai de traitement de la demande

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande d'accès à des renseignements personnels déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels le ______ (date).

Afin de pouvoir répondre à votre demande, nous avons besoin d'une prorogation de _____ jours du délai de 30 jours prévu par la loi. Cette prorogation est appliquée en vertu du/de l' __________________ sous-alinéa 15a)(i), 15a)(ii) ou alinéa 15b) qui stipule que :

citer la Loi.

Si vous estimez que cette prorogation n'a pas lieu d'être, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée en écrivant à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.

Appendice G - Avis de refus de confirmer l'existence des renseignements

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande d'accès à des renseignements personnels déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels le ______ (date).

En vertu du paragraphe 16.(2) de la Loi, nous ne pouvons ni confirmer ni infirmer l'existence des renseignements que vous avez demandés. Si ces renseignements existaient, ils seraient assujettis à des (exclusions/exceptions) appliquées conformément à ___________________ (article, paragraphe, etc.) de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui stipule que :

citer la Loi.

Si vous estimez que les renseignements que vous avez demandés devraient vous être communiqués ou que le paragraphe 16.(2) n'est pas convenablement appliqué, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée en écrivant à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.

Appendice H - Avis d'acceptation d'une demande de correction de dossier

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande de correction des renseignements personnels vous concernant, déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ______ (date). Votre dossier a été corrigé. Vous trouverez ci-joint une copie de la correction.

Si les renseignements corrigés ont été communiqués à une autre personne ou à un autre organisme, ajouter :

Ces renseignements ont été communiqués aux institutions suivantes au cours des deux dernières années. Aussi, en vertu de l'alinéa 12.(2)c) de la Loi, elles ont été avisées des corrections apportées :

dresser la liste des institutions

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.

Appendice I - Avis de rejet d'une demande de correction de dossier

Nom et adresse du requérant Date

Numéro de référence :

____________________,

Nous avons reçu votre demande de correction des renseignements personnels vous concernant, déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ______ (date). Votre demande a été rejetée car (expliquer les raisons du rejet).

Malgré le rejet de votre demande, la correction a été ajoutée à votre dossier à titre de mention des corrections.

Si les renseignements corrigés ont été communiqués à une autre personne ou à un autre organisme, ajouter :

Ces renseignements ont été communiqués aux institutions suivantes au cours des deux dernières années. Aussi, en vertu de l'alinéa 12.(2)c) de la Loi, elles ont été avisées de votre demande de corrections :

dresser la liste des institutions

Si vous pensez que votre demande de correction n'aurait pas dû être rejetée, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée, en écrivant à l'adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée
3e étage
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Si vous avez des questions concernant votre demande ou au sujet de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez nous écrire ou nous téléphoner au _______________ (numéro de téléphone).

Je vous prie d'agréer, ______________________, mes salutations distinguées.

Le coordonnateur de la protection

des renseignements personnels

S'assurer que l'adresse du ministère imprimée sur la lettre est lisible et complète.