Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Exceptions

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1. Principes généraux

Le droit d'accès d'un individu à des renseignements personnels le concernant prévu dans la Loi sur la protection des renseignements personnels comporte plusieurs restrictions précises, lesquelles sont énumérées aux articles 18 à 28 de la Loi. Ces restrictions sont appelées exceptions et elles ont pour objet de protéger les renseignements d'intérêt public ou privé particulier. Ces exceptions, combinées aux catégories de documents exclus indiquées aux articles 69 et 70 de la Loi, sous-tendent les refus de communication à un individu de renseignements personnels le concernant en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2. Classification

Les exceptions prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels sont de deux ordres, selon qu'elles sont fondées sur un critère subjectif ou objectif, ou encore qu'elles sont discrétionnaires ou obligatoires.

2.1 Critères subjectifs ou objectifs

2.1.1 Critère subjectif

Dans le cas des exceptions fondées sur un critère subjectif, l'accès aux renseignements demandés en vertu de la Loi peut être refusé lorsque la communication «risquerait vraisemblablement de porter préjudice» à l'intérêt précisé dans l'exception. Dans ce contexte, le terme préjudice a le sens de tort. Le fait que la divulgation pourrait entraîner des changements administratifs au sein d'une institution fédérale ne suffit pas à justifier une exception subjective. Il faut être en mesure de cerner le tort réel causé à l'intérêt visé par l'exception.

Trois facteurs généraux doivent être pris en compte lors de l'évaluation du préjudice potentiel, à savoir jusqu'à quel point le tort présumé est :

précis : l'institution devrait pouvoir déterminer la personne ou l'intérêt en cause et définir le tort qui pourrait lui être causé, au lieu de se limiter à décrire ce tort en termes vagues;
actuel : l'institution devrait être en mesure de préciser le tort qui risque d'être causé immédiatement ou dans un avenir proche; lorsqu'elle reçoit une nouvelle demande concernant les renseignements qu'elle a refusé de divulguer par le passé, elle devrait reconsidérer l'état de ces renseignements afin de déterminer s'il existe encore un risque de préjudice immédiat ou futur;
probable : le risque de préjudice doit être vraisemblable. (Le fait qu'un préjudice est susceptible de survenir n'est pas suffisant.)

Il peut arriver que la divulgation de certains renseignements ait toute une gamme d'effets. Il peut être impossible d'invoquer une exception subjective si les renseignements précis demandés sont étudiés séparément. Toutefois, lorsque les renseignements font partie d'un tout ou qu'ils s'ajoutent à une série de demandes qui risque de porter préjudice à l'intérêt visé par l'exception, une institution peut refuser de communiquer les renseignements demandés. Une institution qui refuse de communiquer des renseignements en raison de la gamme d'effets (l'effet "mosaïque") que cela peut produire doit être en mesure de démontrer que l'effet cumulatif de plusieurs communications relatives aux renseignements demandés pourrait vraisemblablement être préjudiciable.

Certaines exceptions subjectives contiennent une liste de types précis de renseignements auxquels l'exception s'applique. Le seul fait que le type de renseignements demandés figure comme exemple dans la liste ne suffit pas à justifier sa protection automatique. Le refus de communiquer des renseignements personnels doit malgré tout s'appuyer sur le préjudice porté à l'intérêt visé par l'exception.

Les cas définis aux articles 20, 21, 22(1)b) et c), 24a), 25 et 28 constituent des exceptions subjectives.

2.1.2 Critère objectif

Les exceptions objectives prévoient le refus de communication des renseignements demandés tombant dans la catégorie des renseignements décrits par l'exception. Bien que ces exceptions se fondent également sur le risque de préjudice, elles concernent des catégories de renseignements qui, selon le Parlement, sont de nature tellement délicate que leur divulgation risquerait de porter préjudice. Ainsi, lorsque les renseignements appartiennent à une catégorie précise visée par l'une des exceptions, l'institution n'est pas tenue de prouver le risque de préjudice.

Les cas définis aux articles 19, 22(1)a), 22(2), 23, 24b), 26 et 27 constituent des exceptions objectives.

2.2 Exceptions discrétionnaires ou obligatoires

2.2.1 Exceptions discrétionnaires

Les exceptions discrétionnaires sont présentées par la formule suivante : « Le responsable d'une institution fédérale peut refuser la communication. ». Lorsqu'une exception discrétionnaire s'applique à des renseignements personnels demandés, l'institution est légalement autorisée à refuser de les communiquer. Une exception discrétionnaire permet au responsable d'une institution fédérale de choisir de communiquer les renseignements lorsqu'il n'y a pas de risque de préjudice ou lorsque l'intérêt de la communication surpasse tout risque de préjudice, ou de refuser de communiquer les renseignements lorsqu'il y a un risque de préjudice qui dépasse l'avantage de la divulgation. Lorsque les renseignements demandés tombent sous le coup d'une exception discrétionnaire, l'institution doit tenir compte des deux options avant de prendre la décision de communiquer les renseignements personnels ou de refuser de les communiquer.

La majorité des dispositions de la Loi concernant les exceptions sont discrétionnaires. On les trouve aux articles 20, 21, 22(1), 23, 24, 25, 27 et 28.

2.2.2 Exceptions obligatoires

Les exceptions obligatoires sont présentées par la formule suivante : « Le responsable d'une institution fédérale est tenu de refuser la communication.. ». Lorsque les renseignements personnels demandés en vertu de la Loi tombent sous l'application d'une exception obligatoire, les institutions sont habituellement tenues de refuser la communication du document. Les cas définis à l'article 19 et au paragraphe 22(2) sont des exemples de ce type d'exceptions. En outre, l'article 19 contient des dispositions qui modifient l'exception en une exception discrétionnaire et l'article 26 est une exception hybride, en partie discrétionnaire, en partie obligatoire.

3. Fichiers inconsultables

L'article 18 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des fichiers de renseignements personnels qui sont entièrement inconsultables. La section 5 présente les fichiers inconsultables en détail.

4. Application des dispositions relatives aux exceptions

Les dossiers exclus du champ d'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les articles concernant les exceptions sont les seuls motifs valables pour refuser la communication à un individu des renseignements qui le concernent en vertu de la Loi. Par conséquent, on doit autoriser l'accès à tous les renseignements personnels demandés par un particulier en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, sauf quand ceux-ci sont précisément protégés ou exclus en vertu d'une disposition de la Loi.

Il peut arriver qu'un dossier ou une partie d'un dossier tombe sous le coup de plus d'une exception. Lorsque tel est le cas, les institutions fédérales doivent citer toutes les exceptions applicables et devraient être en mesure de défendre l'usage de toutes les exceptions citées. La section 6 du chapitre 2-6, concernant les avis, aborde la façon de citer les dispositions concernant les exceptions.

4.1 Examen

Lorsqu'il n'est pas satisfait de la réponse d'une institution fédérale à la demande qu'il a déposé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le requérant a le droit d'interjeter appel dans le cadre d'un système d'examen des appels à deux paliers. Au premier palier, la plainte est présentée au Commissaire à la protection de la vie privée, qui est un agent du Parlement ayant le pouvoir d'un protecteur du citoyen. Au second palier, l'appel est présenté à la Cour fédérale, Division de première instance, pour les questions relatives au refus de communication de renseignements personnels. Le chapitre 2-10 traite des attributions du Commissaire et de la Cour.

4.2 Autorisation

Les responsables des institutions fédérales devraient déléguer le pouvoir d'appliquer les exceptions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en fonction de la nature et du volume des renseignements personnels demandés. Afin d'éviter les plaintes inutiles ou les annulations de décisions et de protéger les renseignements contre toute divulgation inopportune, seuls les hauts fonctionnaires devraient être autorisés, en vertu de l'article 73 de la Loi, à prendre les décisions concernant les exceptions.

Il est à noter que les demandes de communication de renseignements personnels déposées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être étudiées objectivement et que les procédures et les sanctions prévues, visant à protéger les renseignements gouvernementaux, ne s'appliquent pas aux demandes formulées en vertu de la Loi. En outre, un fonctionnaire dûment autorisé qui divulgue des renseignements de bonne foi en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne peut faire l'objet de poursuites judiciaires en vertu de la Loi sur les secrets officiels. Cette immunité est fondée sur la clause d'exonération de l'article 74 de la Loi et sur le fait qu'une telle divulgation en vertu de cette loi sera considérée comme autorisée (la Loi sur les secrets officiels ne s'appliquant qu'aux divulgations de renseignements non autorisées).

4.3 Prélèvement

Contrairement à la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne contient aucune disposition explicite relative aux prélèvements, le principe étant implicite dans le libellé des exceptions. La Loi sur la protection des renseignements personnels ne permet d'invoquer une exception que pour les renseignements personnels qui sont visées par une exception. Le principe est le suivant : lorsqu'un document contient à la fois des renseignements visées par une ou des exceptions et d'autres qui ne le sont pas, l'individu a droit d'accès à tous les renseignements qui peuvent être séparés des renseignements qui le sont.

De même, le dossier d'un individu peut contenir des renseignements personnels et non personnels. La Loi sur la protection des renseignements personnels n'accorde que le droit d'accès aux renseignements personnels concernant l'individu mais, en principe, ce dernier devrait avoir accès à tout renseignement non personnel qui ne fait pas l'objet d'une exception, en réponse à une demande éventuelle qu'il pourrait déposer en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Sauf si le dossier contient une grande quantité de renseignements non personnels, le requérant ne devrait pas être tenu de faire une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information pour les mêmes renseignements.

Les principes régissant les prélèvements aux termes de la Loi sur l'accès à l'information devraient être respectés au moment d'examiner les renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le principe fondamental est fondé sur les prélèvements raisonnables, c'est-à-dire qu'on ne devrait pas refuser de communiquer la totalité d'un document contenant des renseignements personnels faisant l'objet d'une exception s'ils peuvent raisonnablement être prélevés. On ne devrait pas établir que les prélèvements sont raisonnables en invoquant des motifs comme l'étendue de l'examen, le temps nécessaire à la préparation et à l'extraction des renseignements visés par une exception, mais plutôt en se fondant sur la clarté du document après que les renseignements visés par une exception en ont été prélevés. Les institutions fédérales sont tenues de divulguer tous les renseignements personnels qui peuvent être communiqués après avoir prélevé les renseignements visés par une exception des documents concernés. En cas de doute sur la clarté des renseignements restant qui ne font pas l'objet d'une exception, il convient de divulguer les renseignements au requérant.

4.4 Consultation

Contrairement à la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels ne prévoit pas la transmission des demandes. Cependant, les institutions sont tenues de consulter les institutions qui ont fourni les renseignements demandés ou lorsque les renseignements concernent les activités d'une autre institution. Les exigences relatives aux consultations sont étudiées en détail en fonction des différentes exceptions. Lorsque la consultation est obligatoire, l'institution qui reçoit la demande est responsable du respect des délais et de l'application des exceptions relatives aux renseignements demandés.

Toutes les demandes de consultations doivent être adressées au coordonnateur de la protection des renseignements personnels ou à l'agent qui est autorisé à prendre la décision de divulguer les renseignements ou à appliquer des exceptions.

Quand il y a consultation avec un état étranger ou une organisation internationale, l'institution fédérale doit coordonner la consultation avec le coordonnateur de la protection des renseignements personnels du ministère des Affaires extérieures.

Exceptions

5. Fichiers inconsultables (article 18)

Le paragraphe 18(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que le gouverneur en conseil peut, par décret, classer parmi les fichiers de renseignements personnels inconsultables, dénommés fichiers inconsultables dans la Loi, ceux qui sont formés de dossiers dans chacun desquels dominent les renseignements visés aux articles 21 ou 22 (affaires internationales et défense ou respect des lois fédérales et enquêtes).

Par fichier inconsultable, on entend tout fichier de renseignements personnels contenant des dossiers, quelle que soit leur présentation, dans chacun desquels dominent des renseignements qui pourraient faire l'objet d'une exception en vertu des articles 21 ou 22 de la Loi. « Dominent » signifie que la majorité, soit plus de la moitié, des renseignements personnels contenus dans chacundes dossiers peut faire l'objet d'une exception. En d'autres termes, plus un dossier contient de renseignements qui peuvent faire l'objet d'une exception, plus il est susceptible d'être incorporé à un fichier inconsultable. Ainsi, le nombre de fichiers dénommés inconsultables est très limité et chaque dossier doit être examiné avant de pouvoir être versé dans un fichier inconsultable. (Ce principe a été arrêté suite à l'affaire Ternette v. le Solliciteur général du Canada, [1984] 2 C.F. 486, 10 D.L.R. (4th) 587, 32 Alb. L.R. (2nd) 310.)

Le paragraphe 18(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu'une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels contenus dans un fichier de renseignements personnels désigné fichier inconsultable en vertu du paragraphe 18(1). Il s'agit d'une exception discrétionnaire fondée sur le critère objectif nous permettant de déterminer si des renseignements personnels particuliers font partie d'une catégorie de renseignements susceptibles d'êtres versés dans un fichier inconsultable. En règle générale, l'accès aux renseignements qui font partie d'un fichier inconsultable sera refusé. Cependant, si le responsable de l'institution est convaincu que la communication des renseignements ne comporte aucun tort, il peut les divulguer.

La disposition sur les fichiers inconsultables ne peut s'appliquer aux renseignements personnels ou à la copie de ces renseignements transmis d'un fichier inconsultable à une autre institution. L'institution qui reçoit les renseignements doit elle-même déterminer s'ils doivent faire l'objet d'une exception.

Contenu d'un décret d'exception

Le paragraphe 18(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit qu'un décret pris par le gouverneur en conseil en vertu du paragraphe 18(1) en vue de désigner des fichiers inconsultables doit porter :

une mention de l'article sur lequel il se fonde;
dans le cas d'un fichier de renseignements personnels formé de dossiers dans chacun desquels dominent des renseignements visés au sous-alinéa 22(1)a)(ii), la mention de la loi dont il s'agit.

En vertu de la politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent consulter le Conseil du Trésor dans tous les cas où elles envisagent de constituer ou d'annuler un fichier inconsultable.

Selon la politique, les institutions fédérales doivent présenter au ministre désigné toute demande de dénomination de fichiers de renseignements personnels inconsultables et doivent s'assurer que ces demandes comprennent :

le contenu des renseignements qui doivent être versés aux fichiers inconsultables;
l'exception particulière en vertu de laquelle les renseignements doivent être protégés; dans le cas de l'exception visée au sous-alinéa 22(1)a)(ii), la loi concernée (par exemple, Loi de l'impôt sur le revenu) et, dans le cas des exceptions fondées sur un critère subjectif, un énoncé des effets préjudiciables prévus;
une explication, y compris les répercussions financières, de la raison pour laquelle les renseignements devraient être versés dans un fichier inconsultable plutôt que d'être assujettis à un examen des cas particuliers;
une attestation précisant que, dans tous les dossiers de ces fichiers, des renseignements du type de ceux visés aux articles 21 et 22 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dominent et que les procédures d'examen régulier des dossiers sont en place;
un projet de décret;
un projet du Résumé de l'étude d'impact de la réglementation.

Examen des fichiers inconsultables

L'article 36 de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise le Commissaire à la protection de la vie privée à examiner les dossiers qui se trouvent dans un fichier inconsultable et à recommander au responsable de l'institution fédérale le retrait de tout dossier qui, à son avis, n'est pas conforme aux critères de l'article 18. Si l'institution refuse de retirer le dossier, le Commissaire à la protection de la vie privée peut demander à la Cour fédérale d'examiner l'affaire. La Cour fédérale peut ordonner le retrait du dossier du fichier inconsultable.

6. Renseignements obtenus à titre confidentiel(article 19)

Aux termes de l'article 19 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution fédérale est tenue de refuser la communication des renseignements personnels qui ont été obtenus « titre confidentiel » :

des gouvernements d'États étrangers ou de leurs organismes;
des organisations internationales d'États ou de leurs organismes;
des gouvernements provinciaux ou de leurs organismes;
des administrations municipales ou régionales constituées en vertu des lois provinciales ou de leurs organismes.

Il s'agit d'une exception objective obligatoire. L'expression « à titre confidentiel » signifie que la source des renseignements personnels a précisé que ceux-ci devaient être réservé à l'institution fédérale à laquelle ils ont été transmis. Cette exception vise à protéger les renseignements personnels fournis à titre confidentiel par les agents d'autres gouvernements, d'organisations internationales ou de leurs organismes. Le meilleur moyen de garantir l'application de cette exception consiste à obtenir une confirmation écrite de la source que les renseignements sont fournis à titre confidentiel. Dans la mesure du possible, il est souhaitable que les institutions fédérales concluent des ententes avec les autres gouvernements, les organisations internationales ou les organismes avec lesquels ils vont échanger des renseignements précisant le type de renseignements qui sont échangés à titre confidentiel.

Lorsqu'une institution fédérale reçoit une demande concernant des renseignements personnels obtenus avant la promulgation de la Loi et qu'elle ne sait pas à quelle catégorie ces renseignements appartiennent, elle doit demander à l'autre gouvernement ou à l'organisation internationale concernés s'ils ont fourni ces renseignements à titre confidentiel et si cette catégorie est toujours en vigueur.

Des copies des renseignements obtenus à titre confidentiel par une institution fédérale sont parfois conservées dans les dossiers de plusieurs autres institutions fédérales. Étant donné qu'il s'agit d'une exception obligatoire, aucune de ces copies ne peut être communiquée. Afin que ces documents soient protégés, les institutions fédérales qui reçoivent des renseignements personnels à titre confidentiel sont tenues de s'assurer que ces renseignements sont désignés en conséquence avant que des copies soient distribuées à d'autres institutions fédérales. Les institutions fédérales ayant obtenu d'une autre institution fédérale des renseignements qui ont été transmis à titre confidentiel ne peuvent les communiquer sans vérifier préalablement auprès de l'autre institution s'ils sont encore considérés comme confidentiels.

Divulgation autorisée

Conformément au paragraphe 19(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable d'une institution fédérale peut donner communication de renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement ou d'une organisation internationale si le gouvernement ou l'organisation qui les a fournis :

consent à la communication;
rend les renseignements publics.

Ce paragraphe laisse une certaine latitude pour traiter les renseignements reçus à titre confidentiel. Si l'institution ne sait pas si les renseignements sont encore classés confidentiels, elle peut communiquer avec l'autre gouvernement ou l'autre organisation afin d'obtenir le consentement de divulguer les renseignements. Quand on traite avec des États étrangers ou des organisations internationales, ces consultations doivent être coordonnées par l'entremise du coordonnateur de la protection des renseignements personnels du ministère des Affaires extérieures. Lorsque les renseignements ont été utilisés à des fins administratives et qu'ils ne sont pas visés par une exception relevant d'une autre disposition de la Loi, les institutions fédérales devraient s'efforcer d'obtenir du gouvernement ou de l'organisation qui a transmis les renseignements personnels l'autorisation de les communiquer. Si le gouvernement ou l'organisation qui a fourni les renseignements décide de rendre ceux-ci publics, l'institution fédérale peut, elle aussi, communiquer les renseignements.

7. Affaires fédéro-provinciales (article 20)

Conformément à l'article 20 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution fédérale peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédéro-provinciales.

Il s'agit d'une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif. Cette exception vise particulièrement à protéger le gouvernement fédéral dans le déroulement des affaires fédéro-provinciales. Pour avoir recours à cette exception, une institution fédérale doit être convaincue que la divulgation de renseignements personnels précis pourrait vraisemblablement porter préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales ou à son rôle à cet égard.

Il est rare que des renseignements personnels entrent en ligne de compte dans le cadre des affaires fédéro-provinciales. Toutefois, un préjudice est le plus susceptible de survenir dans ce domaine lorsque le gouvernement fédéral est sur le point d'amorcer ou est en train de mener des négociations, délibérations ou consultations précises. La divulgation de certains types de renseignements personnels pourrait continuer de compromettre la position du gouvernement fédéral dans la conduite future des affaires fédéro-provinciales ou nuire sérieusement à ses relations avec un ou plusieurs gouvernements provinciaux. Les renseignements personnels qui conservent un caractère aussi délicat devraient être protégés jusqu'à ce qu'il n'y ait plus aucun risque de préjudice.

Les institutions fédérales devraient consulter le Bureau des relations fédéro-provinciales par l'entremise du coordonnateur de la protection des renseignements personnels du BCP ou du BRFP avant de divulguer des renseignements personnels concernant les affaires fédéro-provinciales. De plus, seuls les hauts fonctionnaires devraient avoir le pouvoir d'autoriser la protection ou la communication de documents en vertu de cet article.

8. Affaires internationales et défense (article 21)

L'article 21 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu'une institution peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada, ou à ses efforts de détection, de prévention ou de répression d'activités hostiles ou subversives.

Il s'agit d'une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif qui s'applique à trois domaines d'intérêt public. L'accès aux renseignements personnels peut être refusé si la communication des renseignements demandés peut vraisemblablement nuire aux activités suivantes :

« La conduite des affaires internationales » : ceci comprend non seulement les affaires entre États, mais également les relations commerciales, culturelles ou scientifiques que les citoyens établissent avec leurs homologues étrangers.
« La défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada » : un "État allié" est un État avec lequel le Canada a conclu des ententes ou des traités officiels. Un « État associé » est un État avec lequel le Canada peut avoir des liens commerciaux ou autres mais sans entente officielle.
« La détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives » : cette exception vise à protéger des types précis de renseignements personnels concernant la sécurité du Canada.

L'article 21 de la Loi définit les expressions « défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canad » et « activités hostiles ou subversive » conformément aux définitions énoncées au paragraphe 15(2) de la Loi sur l'accès à l'information, qui se lisent comme suit :

« Défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada » s'entend notamment des efforts déployés par le Canada et des États étrangers pour détecter, prévenir ou réprimer les activités entreprises par des États étrangers en vue d'une attaque réelle ou éventuelle ou de la perpétration d'autres actes d'agression contre le Canada ou des États alliés ou associés avec le Canada.

« Activités hostiles ou subversives » s'entend :

de l'espionnage dirigé contre le Canada ou des États alliés ou associés avec le Canada;
du sabotage;
des activités visant la perpétration d'actes de terrorisme, y compris les détournements de moyens de transport, contre le Canada ou un État étranger ou sur leur territoire;
des activités visant un changement de gouvernement au Canada ou sur le territoire d'États étrangers par l'emploi de moyens criminels, dont la force ou la violence, ou par l'incitation à l'emploi de ces moyens;
des activités visant à recueillir des éléments d'information aux fins du renseignement relatif au Canada ou aux États qui sont alliés ou associés avec lui;
des activités destinées à menacer, à l'étranger, la sécurité des citoyens ou des fonctionnaires fédéraux canadiens ou à mettre en danger des biens fédéraux situés à l'étranger.

Il est important de signaler que l'expression « défense du Canada » est employée dans un sens large. Par conséquent, la définition englobe tous les types de renseignements concernant la défense qui peuvent faire l'objet d'une exception. D'autre part, l'expression « activités hostiles ou subversives » a un sens restrictif, c'est-à-dire qu'elle est précise et détaillée. On ne peut avoir recours à des exceptions que pour les activités énumérées dans la définition. Les renseignements personnels concernant la sécurité et les services de renseignements, par exemple les renseignements recueillis au cours d'enquêtes des services de sécurité, de l'immigration et de la citoyenneté, de même que celles axées sur des questions délicates d'intérêt national ou encore ceux concernant des inspections de sécurité, peuvent être protégés en vertu de cette disposition à la condition expresse qu'ils aient trait à l'une des activités mentionnées aux alinéas 15(2)a) à f) de la Loi sur l'accès à l'information.

Types de renseignements

L'article 21 renvoie aux alinéas a) à i) du paragraphe 15(1) de la Loi sur l'accès à l'information où sont énumérés les types précis de renseignements personnels qui pourraient probablement faire l'objet d'une exception. Toutefois, il faut se rappeler que ces types de renseignements ne peuvent faire l'objet d'une exception objective, et que c'est seulement une liste des alinéas explicatifs, non pas une liste exhaustive. L'article 21 prévoit une exception subjective; aussi, pour que l'exception s'applique à l'une ou l'autre des catégories de renseignements définies dans cet article, il faut que le responsable d'une institution fédérale puisse prouver que la communication des renseignements personnels demandés pourrait vraisemblablement être préjudiciable à l'un des intérêts précisés (c'est-à-dire, la détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives).

La plupart des exemples décrits aux alinéas 15(1)a) à i) ne s'appliquent pas aux renseignements personnels C par exemple, les renseignements concernant la quantité, les caractéristiques, les capacités ou le déploiement des armes, alinéa 15(1)b). Toutefois, quelques alinéas, tel l'alinéa 15(1)c), traitent directement des individus. Les alinéas suivants sont les plus aptes à s'appliquer en vertu de l'article 21 :

Alinéa 15(1)c), Tout renseignement personnel concernant les caractéristiques, les capacités, le rendement, le potentiel, le déploiement, les fonctions ou le rôle des établissements de défense, des forces, unités ou personnel militaires ou des personnes ou organisations chargées de la détection, de la prévention ou de la répression d'activités subversives ou hostiles. Cette disposition concerne les établissements de défense, les militaires et le personnel chargé de la sécurité nationale;
Alinéa 15(1)d), Tout élément d'information recueilli ou préparé aux fins du renseignement relatif à :
- la défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada;
- la détection, la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives.

Cet alinéa traite du renseignement concernant la défense et la sécurité nationale. Les éléments d'information ?recueillis ou préparés aux fins du renseignement? englobent les données brutes rassemblées (?recueillies?) ainsi que les données traitées ou analysées (?préparées?).

Consultation

Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels et des données, les institutions fédérales doivent consulter :

le ministère des Affaires extérieures, avant de décider de refuser ou de communiquer tout renseignement personnel qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la conduite des affaires internationales;
le ministère de la Défense nationale, avant de décider de refuser ou de communiquer tout renseignement personnel qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la défense du Canada ou d'États alliés ou associés avec le Canada;
l'institution fédérale la plus concernée (c'est-à-dire le Solliciteur général, la GRC, le Service canadien du renseignement de sécurité, le ministère de la Défense nationale ou le ministère des Affaires extérieures) avant de décider de refuser ou de communiquer tout renseignement personnel qui pourrait vraisemblablement porter préjudice à la détection, à la prévention ou la répression d'activités hostiles ou subversives.

9. Respect des lois, enquêtes et sécurité des établissements pénitentiaires (article 22)

L'article 22 de la Loi sur la protection des renseignements personnels vise à protéger :

le respect efficace des lois, y compris celle relevant du droit pénal;
l'intégrité et l'efficacité des autres types d'enquêtes (par exemple, les enquêtes touchant la réglementation ou encore les accidents d'avion);
la sécurité des établissements pénitentiaires.

9.1 Alinéa 22(1)a)

Conformément à cet alinéa, une institution fédérale peut refuser la communication de renseignements personnels obtenus ou préparés par une institution fédérale, ou par une subdivision de celle-ci, qui constitue un organisme d'enquête déterminé par règlement, au cours d'enquêtes licites ayant trait :

à la détection, la prévention ou la répression du crime;
aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales;
aux activités soupçonnées de constituer des menaces envers la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité;

lorsque le document demandé remonte à moins de vingt ans.

Il s'agit d'une exception discrétionnaire et objective visant à protéger les rapports d'enquête effectués par les forces policières et les organismes chargés de les aider, énumérés à l'annexe III du Règlement sur la protection des renseignements personnels (voir chapitre 4-2). Ces renseignements personnels sont protégés par une exception objective en raison du grand nombre de demandes de communication présentées à leur sujet ainsi qu'en raison de la difficulté d'appliquer une exception subjective aux rapports d'enquête, la quasi totalité de tous les renseignements personnels qui y sont consignés étant de nature délicate.

Cette exception est assujettie à trois conditions :

Elle est réservée aux cas où les renseignements ont été obtenus ou préparés par un organisme d'enquête mentionné dans le Règlement. Ces organismes d'enquête sont peu nombreux.
Elle ne peut s'appliquer qu'aux renseignements personnels obtenus ou préparés par un organisme d'enquête au cours d'une enquête licite. Il importe donc que l'enquête soit autorisée par la loi et il n'est pas suffisant de considérer qu'une enquête qui n'est pas illicite est forcément licite. L'application n'est cependant pas conditionnelle à la légalité des techniques utilisées pendant une enquête licite ou au fait que la preuve ait été obtenue légalement ou non.
Elle ne s'applique qu'aux renseignements personnels obtenus ou préparés par un organisme d'enquête au cours d'enquêtes licites ayant trait :
- à la détection, la prévention et la répression du crime;
- aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales;
- aux activités soupçonnées de constituer des menaces envers la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité.

Conformément à cette dernière disposition, l'application de l'exception se limite aux renseignements personnels obtenus pendant la conduite d'enquêtes relatives au crime ou au respect des lois. Le sous-alinéa 22(1)a)(i) a trait principalement aux enquêtes menées en vue de faire respecter le Code criminel. Le sous-alinéa 22(1)a)(ii) a trait aux enquêtes sur les activités interdites en vertu de lois fédérales ou provinciales. Bien sûr, ces enquêtes peuvent porter sur des crimes; si tel est le cas, il y a un certain chevauchement entre les sous-alinéas 22(1)a(i) et (ii). Il y a lieu de signaler que l'expression ?loi provinciale? désigne aussi les lois municipales.

Délais

L'alinéa 22(1)a) s'applique uniquement aux renseignements personnels de moins de vingt ans. Lorsque les renseignements ont plus de vingt ans, ils ne sont plus protégés par l'alinéa 22(1)a). Toutefois, ils peuvent encore faire l'objet d'une exception en vertu du paragraphe 22(1)b) concernant les renseignements dont la divulgation pourrait vraisemblablement porter préjudice aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou au déroulement d'enquêtes licites.

Pouvoir discrétionnaire

Même si l'alinéa 22(1)a) constitue une exception fondée sur un critère objectif, il demeure malgré tout une exception discrétionnaire. Les institutions fédérales devraient par conséquent envisager de communiquer certains renseignements personnels visés par cette exception lorsqu'elles estiment qu'aucun préjudice n'en résultera.

Consultation

L'exception énoncée au paragraphe 22(1)a) s'appuie sur la source des renseignements et, par conséquent, suit les renseignements s'ils sont divulgués à une autre institution fédérale. Ainsi, cette exception peut être appliquée par une institution qui n'est pas un organisme d'enquête dont le nom figure au Règlement à condition que les renseignements aient été préparés ou obtenus par un organisme d'enquête au cours d'une enquête sur la détection, la prévention ou la répression du crime ou l'application des lois fédérales ou provinciales. Nous pouvons prendre à titre d'exemple des renseignements qui ont été préparés par le ministère de la Santé nationale et du Bien-être social mais qui ont été obtenus initialement par la GRC lors d'une enquête sur les stupéfiants.

Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels, avant de décider de refuser ou de communiquer les renseignements personnels qui entrent dans cette catégorie, les institutions fédérales doivent consulter l'organisme d'enquête qui a initialement obtenu ou préparé ces renseignements.

9.2 Alinéa 22(1)b)

Cet alinéa stipule qu'une institution fédérale peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou au déroulement d'enquêtes licites. La Loi contient des exemples de types de renseignements visés par cette exception. Il s'agit :

des renseignements relatifs à l'existence ou à la nature d'une enquête déterminée;
des renseignements qui permettraient de remonter à une source de renseignements confidentielle;
des renseignements personnels obtenus ou préparés au cours d'une enquête.

La liste des catégories de renseignements visés par cette exception n'est donnée qu'à titre d'exemple. D'autres types de renseignements peuvent faire l'objet de cette exception s'il y a risque de préjudice.

En vertu de l'alinéa 22(1)b), le risque de préjudice comprend :

Préjudice au respect des lois fédérales ou provinciales

Cette exception subjective complète l'exception objective concernant les renseignements sur l'application des lois prévues à l'alinéa 22(1)a). On peut avoir recours à cette exception lorsque la divulgation des renseignements, dans les cas où l'alinéa 22(1)a) ne s'applique pas (par exemple, lorsque les renseignements remontent à plus de vingt ans avant la demande), pourrait vraisemblablement nuire aux activités destinées à faire respecter les lois. Cette exception peut s'appliquer aux renseignements concernant l'application des règlements fédéraux et provinciaux interdisant certains types d'activités (par exemple, les renseignements obtenus ou préparés par les inspecteurs responsables du respect de lois comme la Loi sur les produits dangereux) et des enquêtes telles que les vérifications de l'impôt entreprises par Revenu Canada.

Cette exception peut également s'appliquer aux renseignements, obtenus autrement que par une enquête, dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à l'application des lois (par exemple, renseignements relatifs à la détection de cas d'évasion fiscale).

Préjudice au déroulement d'enquêtes licites

Cette exception vise à protéger l'intégrité et l'efficacité des enquêtes qui ne concernent pas le respect des lois. Il peut s'agir, par exemple, d'enquêtes destinées à déterminer la cause d'un accident, mais non pour porter plainte ou évaluer le degré de culpabilité ou encore d'enquêtes sur la possibilité d'acquitter une personne possédant un casier judiciaire. Cette exception s'appuie sur le risque de préjudice porté au déroulement d'enquêtes licites. Lorsqu'il est possible de prouver que la divulgation de sources de renseignements confidentielles pourrait porter préjudice au processus d'enquête, on peut avoir recours à cette exception pour protéger l'identité de la source confidentielle et tout autre renseignement qui pourrait servir à déterminer leur identité. Toutefois, lorsque cette exception est appliquée, il est important de bien faire la distinction entre un témoin et une source confidentielle.

Comme pour l'alinéa 22(1)a), cette exception ne peut s'appliquer que lorsqu'il y a une possibilité de préjudice porté à une enquête licite. En vertu du paragraphe 22(3), ?enquête? s'entend de celle qui :

se rapporte à l'application d'une loi fédérale;
est autorisée sous le régime d'une loi fédérale;
fait partie d'une catégorie d'enquêtes précisées dans les règlements (annexe V du Règlement).

En d'autres termes, l'enquête doit être autorisée par une loi précise ou doit s'y rapporter. Il ne suffit donc pas que l'enquête ne soit pas illicite. Comme pour les autres exceptions, il revient à l'institution de déterminer si la relation entre la loi et l'enquête est suffisamment directe pour avoir recours à l'exception.

Examen et mise à jour des autorisations de sécurité

L'alinéa 22(3)c) fait état des enquêtes menées par les organismes d'enquête énumérés à l'annexe IV du Règlement sur la protection des renseignements personnels (voir chapitre 4-2) aux fins d'examen et de mise à jour des autorisations de sécurité. Certaines des enquêtes menées à ces fins peuvent faire l'objet d'une exception en vertu de l'alinéa 22(1)b) si la communication des renseignements s'y rapportant risque de porter préjudice au déroulement d'enquêtes licites. Ces enquêtes figurent parmi celles énumérées à l'alinéa 22(3)c) de l'article 12 du Règlement en raison d'une omission dans le libellé de l'article 23 de la Loi, la principale disposition traitant des autorisations de sécurité. En invoquant une exception en vertu de l'alinéa 22(1)b) à l'égard de renseignements personnels obtenus au cours d'une telle enquête, les institutions fédérales ne doivent refuser de communiquer que les renseignements qui risqueraient vraisemblablement d'entraîner la divulgation de l'identité de l'informateur à l'organisme d'enquête, conformément aux dispositions de l'article 23 de la Loi. Ainsi, cette exception s'applique comme celle ayant trait aux autorisations de sécurité, à savoir l'article 23.

Consultation

Selon la politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales sont tenues de consulter l'organisme d'enquête ou une autre institution fédérale principalement concernée par la loi appliquée ou l'enquête menée avant de prendre la décision de refuser ou de divulguer des renseignements personnels basé sur le risque de préjudice au respect d'une loi fédérale ou provinciale ou à la conduite d'enquêtes licites.

9.3 Alinéa 22(1)c)

En vertu de l'alinéa 22(1)c) de la Loi, une institution fédérale peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité d'un établissement pénitentiaire.

Il s'agit d'une exception discrétionnaire fondée sur un critère subjectif visant à protéger les renseignements concernant la sécurité des établissements pénitentiaires, par exemple des renseignements qui pourraient faciliter une tentative d'évasion ou qui ont trait à l'emplacement des entrepôts d'armes dans un établissement.

Les institutions fédérales sont tenues de communiquer avec le Service correctionnel du Canada avant de décider de protéger ou de divulguer des renseignements personnels qui risquent de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires.

9.4 Paragraphe 22(2) - Renseignements sur les fonctions de police provinciale et municipale de la GRC

En vertu du paragraphe 22(2), une institution fédérale est tenue de refuser la communication des renseignements personnels qui ont été obtenus ou préparés par la Gendarmerie royale du Canada, dans l'exercice des fonctions de police provinciale ou municipale qui lui sont conférées par une entente conclue sous le régime de l'article 20 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada si, à la demande de la province ou de la municipalité, le gouvernement du Canada a consenti à ne pas divulguer ces renseignements.

Il s'agit d'une exception objective et obligatoire visant à protéger les renseignements obtenus ou préparés par la GRC dans l'exercice de ses fonctions de police provinciale ou municipale. Elle est utilisée à la demande des provinces qui concluent avec le gouvernement fédéral des contrats de services de police provinciale et municipale devant être assurés par la GRC. Pour que l'on puisse avoir recours à l'exception, il faut que :

la province ou la municipalité demande que l'exception s'applique;
le gouvernement fédéral approuve la demande.

Il faut noter que l'exception s'applique non seulement lorsque la GRC se sert de ces renseignements pour exercer des fonctions de police provinciale ou municipale mais aussi lorsqu'elle les utilise à d'autres fins ou que ces renseignements sont transmis à une autre institution fédérale. Lorsque des renseignements personnels ont été obtenus ou préparés par la GRC dans l'exercice des fonctions de police provinciale ou municipale et que le gouvernement fédéral a, à la demande de la province, consenti à ne pas divulguer ces renseignements, la GRC devrait indiquer clairement l'origine des renseignements et préciser que l'exception s'applique dans ce cas avant de transmettre les renseignements à une autre institution fédérale.

9.5 Paragraphe 22(3) - Définitions du terme 'enquête'

Le paragraphe 22(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule, que pour l'application de l'alinéa 22(1)b), le terme ?enquête? s'entend d'une enquête qui :

se rapporte à l'application d'une loi fédérale;
est autorisée sous le régime d'une loi fédérale;
fait partie d'une catégorie d'enquêtes précisées dans les règlements.

Selon cette définition, seules les enquêtes autorisées expressément en vertu d'une loi fédérale ou menées en vue d'appliquer une loi fédérale sont visées par les exceptions de l'alinéa 22(1)b). La grande majorité des enquêtes visées par les exceptions sont régies par les alinéas 22(3)a) et b). Par exemple, une enquête menée par la Division de la clémence du Service national des libérations conditionnelles en vue de déterminer si un individu peut être acquitté en vertu de la Loi sur le casier judiciaire serait assujettie à l'alinéa 22(3)a). Les enquêtes effectuées par des agents de sécurité conformément à la partie IV du Code canadien du travail sont, par exemple, assujetties aux alinéas 22(3)a) et b). Les autres catégories d'enquêtes tombent sous le coup de l'application de l'alinéa 22(3)c) et sont énumérées au Règlement (annexe V). Il pourrait s'agir, par exemple, d'une enquête spéciale sur le non-respect, par les contrôleurs de la circulation aérienne, de l'espacement minimal entre les avions.

Précision en cas de recours à une exception en vertu de l'article 22

En cas de recours à une exception en vertu de l'article 22, les institutions fédérales sont tenues de préciser l'alinéa ou le paragraphe sur lequel se fonde le recours.

10. Enquêtes de sécurité (article 23)

Conformément à l'article 23 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution fédérale peut refuser la communication de renseignements personnels qui ont été recueillis ou préparés par un organisme d'enquête déterminé par un règlement lors des enquêtes de sécurité :

qu'exige le gouvernement fédéral ou une institution fédérale à l'égard :
- des individus qu'ils emploient;
- des individus qui leur prêtent leurs services;
- des individus qui prêtent leurs services à une autre personne ou à un organisme auxquels ils ont recours;
- des individus qui sont candidats à ces emplois ou désireux de prêter leurs services;
qu'exigent des administrations provinciales ou étrangères ou leurs organismes, dans le cas où la communication des renseignements risquerait vraisemblablement d'entraîner la divulgation de l'identité de l'informateur à l'origine des renseignements en question.

Il s'agit d'une exception discrétionnaire visant à protéger les sources de renseignements dans le cadre du processus des enquêtes de sécurité du gouvernement fédéral. Les renseignements peuvent être refusés en vertu de cette disposition s'ils ont été obtenus ou préparés par un organisme d'enquête mentionné dans le Règlement (annexe IV) et que leur communication risquerait vraisemblablement d'entraîner la divulgation de l'identité de l'informateur. Cet article ne protège pas tous les renseignements obtenus ou préparés dans le cadre des enquêtes (par exemple, les rapports envoyés aux institutions fédérales) mais vise plutôt à protéger les sources de renseignements, surtout lorsque les renseignements en question ont trait à des activités subversives ou hostiles ou au crime organisé. Avant de décider d'utiliser le pouvoir discrétionnaire que lui confère cet article, le responsable de l'institution fédérale devrait évaluer si la communication des renseignements permettrait d'identifier la source et si cette communication lui porterait préjudice.

Cet article s'applique uniquement aux enquêtes destinées à émettre une autorisation de sécurité, à la renouveler ou à la reclasser. Il ne s'applique pas aux enquêtes destinées à réviser ou à mettre à jour une autorisation de sécurité. En vertu de l'alinéa 22(3)c), ces enquêtes sont énumérées à l'annexe V du Règlement et sont traitées à l'alinéa 22(1)b).

Consultation

Selon la politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales sont tenues de consulter l'organisme d'enquête qui a fourni les renseignements avant de décider de refuser ou de divulguer les renseignements personnels concernant une autorisation de sécurité.

11. Individus condamnés pour une infraction (article 24)

Conformément à l'article 24 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution fédérale peut refuser à un individu la communication de renseignements personnels qui ont été recueillis ou obtenus par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant qu'il était sous le coup d'une condamnation à la suite d'une infraction à une loi fédérale, dans les cas où la communication risquerait vraisemblablement :

soit d'avoir de graves conséquences sur son programme pénitentiaire, sa libération conditionnelle ou sa surveillance obligatoire;
soit d'entraîner la divulgation de renseignements qui, à l'origine, ont été obtenus expressément ou implicitement à titre confidentiel.

Cette exception discrétionnaire vise les renseignements personnels recueillis ou obtenus pendant qu'un individu était sous le coup d'une condamnation et lorsqu'il a fini de purger sa peine. Elle peut être fondée sur un critère subjectif (avoir de graves conséquences sur...) ou objectif (entraîner la divulgation de renseignements obtenus à titre confidentiel). Avant de divulguer des renseignements personnels recueillis ou obtenus par le Service canadien des pénitenciers, le Service national des libérations conditionnelles ou la Commission nationale des libérations conditionnelles, les institutions fédérales devraient consulter l'établissement concerné afin de déterminer si cette exception devrait être appliquée.

12. Sécurité des individus (article 25)

L'article 25 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu'une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus.

Il s'agit d'une exception discrétionnaire en vertu de laquelle une institution fédérale peut refuser de communiquer des renseignements personnels si elle a des raisons valables de croire que la divulgation des renseignements pourrait mettre en danger la sécurité d'un individu. Cette exception vise habituellement les renseignements fournis par les informateurs ou à leur sujet, c'est-à-dire les personnes qui fournissent des renseignements sur les activités criminelles, subversives ou hostiles. Elle peut toutefois s'appliquer à d'autres renseignements.

Selon la politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales sont tenues de consulter l'institution qui a fourni les renseignements avant de décider de refuser ou de divulguer les renseignements personnels dont la divulgation pourrait nuire à la sécurité des individus.

13. Renseignements concernant un autre individu (article 26)

L'article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit qu'une institution fédérale peut refuser la communication de renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et elle est tenue de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l'article 8.

Cette disposition tient compte du principe qui sous-tend la Loi sur la protection des renseignements personnels, principe selon lequel un individu ne peut avoir accès qu'aux renseignements qui le concernent. Cette exception s'applique aux cas où les renseignements personnels sur différents individus sont si interdépendants qu'ils ne peuvent être séparés (par exemple, renseignements sur le mari et la femme dans un dossier d'immigration). Si tel est le cas, ces renseignements ne doivent pas être communiqués à moins que l'institution décide d'en autoriser la divulgation en vertu de l'article 8. Ainsi, elle peut décider de communiquer les renseignements si :

la divulgation est conforme au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
l'individu qu'ils concernent y consent;
le public y a accès.

Le pouvoir discrétionnaire de divulgation que confère cet article est très limité. Il est accordé afin que le requérant ait accès au plus grand nombre possible de renseignements et afin d'éviter les situations absurdes où une institution protégerait des renseignements dont le requérant est déjà bien au courant. Il pourrait s'agir, par exemple, de renseignements factuels de nature peu délicate au sujet d'une autre personne et qui aurait été fournis par le requérant ou dont il est au courant (par exemple, adresse des membres d'une famille sur un formulaire d'autorisation de sécurité). Cependant, ces renseignements devraient être divulgués avec prudence et seulement lorsque le lien entre les individus concernés est évident et qu'il n'y a aucun risque d'immixtion dans la vie privée de l'autre individu. Lorsqu'il y a une possibilité de violation de la vie privée, les institutions fédérales doivent prélever du document les renseignements au sujet de l'autre individu ou, si cela est impossible, invoquer une exception.

À des fins pratiques et administratives et dans la mesure du possible, les renseignements concernant plus d'un individu doivent être séparés au sein du fichier de renseignements personnels.

Cette exception ne vise pas le nom d'une troisième source de renseignements au sujet d'un individu (par exemple, la source d'une opinion ou d'une critique sur le travail d'un individu), sauf celui d'un arbitre ou d'un juge dans le cas d'une subvention, d'une récompense ou d'un prix, conformément aux alinéas 3e) et h), octroyé aux institutions énumérées à l'article 3 du Règlement. Sauf dans les dispositions prévues aux alinéas 3e) et h) de la Loi, le nom de la source et les renseignements ou l'opinion au sujet de l'individu fournis par la source ne peuvent faire l'objet d'une exception en vertu de cette disposition. Cependant, tout autre renseignement personnel au sujet de la source, à l'exception de son nom (par exemple, adresse, titre, nationalité, etc.) doit être prélevé avant la communication du document. Bien entendu, le nom d'un tiers ainsi que ses opinions peuvent être protégés s'ils peuvent faire l'objet d'une exception pour d'autres raisons.

14. Secret professionnel des avocats (article 27)

En vertu de l'article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client.

Cette exception discrétionnaire vise à assurer aux communications entre une institution fédérale et ses avocats la même protection que celle accordée aux conseils juridiques dans le secteur privé. Les documents préparés par ou pour l'avocat expressément pour fournir des conseils ou défendre un cas en cours sont aussi protégés en vertu du secret professionnel.

La décision d'invoquer le secret professionnel de l'avocat est la responsabilité de l'institution cliente, toutefois, les institutions devraient consulter leur conseiller juridique avant d'invoquer le secret professionnel afin de déterminer si l'information est en fait confidentielle. Elles devraient également consulter leur conseiller juridique avant de divulguer des renseignements de ce genre, afin de lui demander si la divulgation risquerait de causer un préjudice à la position juridique du gouvernement et si la renonciation au secret professionnel pour une partie de l'information risquerait d'entraîner une renonciation non prévue au secret professionnel pour toute l'information. L'institution fédérale devrait avoir recours à cette exception lorsque la divulgation des renseignements risquerait :

de compromettre le processus habituel de signification des défenses dans les causes actuellement devant les tribunaux;
de porter préjudice à la position juridique du gouvernement dans les négociations ou dans les litiges déjà devant les tribunaux ou qui y seront portés plus tard;
d'empêcher les institutions fédérales de communiquer entièrement et franchement avec leurs conseillers juridiques.

15. Dossiers médicaux (article 28)

Conformément à l'article 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels qui portent sur l'état physique ou mental de l'individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance, par l'individu concerné, de ces renseignements risquerait de le desservir.

Il s'agit d'une exception discrétionnaire. Elle ne vise pas tous les dossiers médicaux, mais seulement les renseignements délicats sur la santé physique ou mentale d'un individu dont la divulgation pourrait nuire aux intérêts de cet individu (en ce qui concerne son état physique ou mental). Pour établir s'il est dans l'intérêt ou non de l'individu de lui communiquer les renseignements, il faut demander l'avis d'un médecin ou d'un psychologue agréé qui connaît bien la maladie, le trouble, le syndrome ou l'état particulier en cause et l'individu en question. En vertu du paragraphe 13(1) du Règlement (voir le chapitre 4-2), une institution peut, mais n'est pas tenue de le faire, obtenir d'un médecin choisi par le requérant une opinion visant à déterminer si la divulgation de certains renseignements personnels relatifs à la santé mentale ou physique du requérant pourrait être nuisible à ses intérêts (avec le consentement du requérant). L'institution fédérale devrait habituellement aviser le requérant qu'il peut faire examiner les renseignements par un médecin ou un psychologue de son choix possédant les compétences reconnues par l'institution afin de déterminer si la divulgation pourrait être nuisible à ses intérêts.

Le paragraphe 13(2) du Règlement (chapitre 4-2) contient des dispositions spéciales concernant la communication de renseignements médicaux à des médecins ou à des psychologues pour obtenir des avis supplémentaires.

L'article 14 du Règlement stipule qu'une institution peut exiger qu'un individu à qui l'on communique des renseignements personnels concernant son état physique ou mental examine les renseignements en personne et en présence d'un médecin ou d'un psychologue dûment qualifié qui pourra lui fournir des explications ou des éclaircissements.