Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.1 - gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Sommaire

La présente ligne directrice fait partie d’un ensemble de lignes directrices conçues pour aider les ministères à mettre en œuvre les processus opérationnels communs en gestion financière.

Elle présente le modèle « souhaité » de la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, c’est-à-dire le traitement des dépenses au titre du fonctionnement et du capital qui sont effectuées dans le cadre d’un marché, tel une commande d’achat. On y décrit les rôles et les responsabilités, ainsi que les procédures recommandées à la lumière des instruments de politiques du gouvernement du Canada et de diverses dispositions législatives, dont la Loi sur la gestion des finances publiques.

Figure 1. Diagramme de niveau 2 de la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Figure 1. Diagramme de niveau 2 de la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
Version textuelle : Figure 1. Diagramme de niveau 2 de la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Note A : Le symbole Symbole de diamand trouvé dans la figure 1 indique que les trois sous-processus doivent être appliqués en entier avant de pouvoir passer au groupe de sous-processus de la Gestion des marchés.

Note B : Pour l’achat d’un actif, le coût du produit devient l’intrant des processus opérationnels du domaine des interactions matériel/finances suivants : 4.1 - Gestion des autres immobilisations, 4.2 - Gestion des biens immobiliers et 4.3 - Gestion des inventaires).

Comme le montre la Figure 1, le processus opérationnel de la Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement comporte neuf sous-processus (3.1.1 à 3.1.9) répartis en six groupes de sous-processus, décrits ci-dessous.

La Gestion des besoins est le point de départ de la Gestion du cycle l’approvisionnement au paiement, qui commence à partir du budget approuvé et du plan approuvé issus du processus opérationnel de la Gestion de la planification et de la budgétisation (1.1) ou à partir d’une demande ponctuelle. Cette étape du processus consiste à définir les besoins, établir le pouvoir approprié d’engager la dépense et préparer la demande de biens et de services. Selon la nature des besoins, l’engagement de la dépense pourrait exiger de la coordination entre les services de gestion des biens et du matériel, le gestionnaire définissant les biens et les services à acquérir et le gestionnaire exerçant le pouvoir délégué de dépenser.

Le Contrôle des engagements consiste à vérifier s'il y a suffisamment de fonds non grevés et à créer et mettre à jour un engagement avant de conclure ou de modifier un marché, en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Ce groupe de sous-processus est relié à trois groupes de sous-processus : Gestion des besoins pour la création de l'engagement; Gestion des marchés, si des modifications sont apportées à un marché et Gestion des comptes créditeurs pour fermer l'engagement après le paiement de la facture finale. Le gestionnaire est l’agent comptable du contrôle des engagements, selon les politiques de son ministère.

La Gestion des marchés consiste à créer ou à modifier un marché, et à déterminer et exercer le pouvoir approprié d'exécuter l’opération. L'essentiel des activités touchent la gestion du matériel à proprement parler et elles ne sont pas de nature financière; cependant, elles fournissent le contexte et établissent des liens entre les processus financiers et les processus de passation des marchés. Le rôle de l’agent comptable de l’autorisation d’exécuter l’opération est attribué selon que le pouvoir est exercé par Travaux publics et Services gouvernementaux ou qu’il a été délégué au ministère.

L’Administration des marchés et des produits est un point d’intégration avec les processus opérationnels du domaine des interactions matériel/finances pour la gestion des biens. Cette étape consiste à surveiller l’exécution des marchés, à recevoir et accepter les produits (une partie de la vérification des comptes aux termes de l'article 34 de la LGFP), à suivre le rendement financier et à résoudre les points litigieux avec le fournisseur. L'essentiel des activités touchent la gestion du matériel à proprement parler et ne sont pas de nature financière; cependant, elles fournissent le contexte et établissent des liens entre les processus financiers et les processus de passation des marchés. La responsabilité quant à l'administration des marchés incombe à plusieurs rôles, mais le gestionnaire est l’agent comptable du résultat.

La Gestion des comptes créditeurs consiste à traiter les factures, vérifier les comptes et certifier l’opération en vertu de l'article 34 de la LGFP. Le gestionnaire en est le responsable et l’agent comptable.

La Gestion des paiements est l'aboutissement du processus : les activités de ce groupe consistent à exécuter le contrôle de la qualité s'il y a lieu, à certifier les paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP, à préparer et soumettre les demandes de paiement et à les finaliser. S’il n’y a pas de contrôle de la qualité, le processus opérationnel suivant est la Gestion de la vérification d’assurance après paiement (8.1); autrement, le processus opérationnel suivant est la Gestion de la clôture financière (8.2). Les services financiers sont responsables de gérer les demandes de paiement, de certifier les paiements (article 33 de la LGFP) et de les enregistrer, tandis que le Secteur des opérations bancaires et de la Trésorerie du receveur général est responsable d’émettre les paiements.

Tout au long du cycle de l'approvisionnement au paiement, on devra éventuellement mettre à jour le dossier des fournisseurs; les points de connexion au processus opérationnel de la Gestion du dossier des fournisseurs (7.1) sont donnés aux sous-processus Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5), Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6) et Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7).

1. Date de publication

La présente ligne a été publiée le 10 janvier 2012.

2. Contexte

La présente ligne directrice fait partie d’un ensemble de lignes directrices conçues pour aider les ministères à élaborer des processus opérationnels communs à la grandeur du gouvernement du Canada en vue de répondre aux objectifs de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière et de la Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière.

On y présente le modèle « souhaité » pour la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement du point de vue de la gestion financière. Les rôles et les responsabilités ainsi que les activités recommandées y sont décrites. La plupart de ces activités sont de nature financière, mais des activités non financières y sont présentées en complément à certains endroits. Les activités recommandées sont conformes aux exigences de la loi, notamment aux dispositions de Loi sur la gestion des finances publiques, de même qu'aux instruments de politique du gouvernement du Canada.

Reconnaissant que l'administrateur général est responsable de tous les aspects des systèmes de gestion financière de son ministère, normaliser et rationaliser les configurations des systèmes, les processus opérationnels et les données de gestion financière à la grandeur du gouvernement peut se traduire par des avantages directs et indirects sur le plan de la qualité de l’information financière du gouvernement du Canada.

En établissant une série de règles communes, la normalisation réduit le nombre des systèmes, des processus et des bases de données, dont la multiplicité amoindrit la qualité et augmente le coût de l'information utilisée dans la prise de décision. Plus le gouvernement adopte de normes, plus il accroît l'efficacité, l’intégrité et l'interopérabilité de ses systèmes[1].

3. Introduction

3.1 Portée et structure de la Ligne directrice

3.1.1 Portée

La présente ligne directrice définit la Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, qui commence par la définition d’un besoin d’approvisionnement et qui se termine par l’émission du paiement par le receveur général. Ce processus opérationnel commun en gestion financière porte sur les dépenses d’achats courants ou de biens en capital effectuées dans le cadre d’un marché de toutes sortes, dont la commande d’achat.

Les activités visées sont réparties dans les six groupes de processus opérationnels suivants :

  • Gestion des besoins
  • Contrôle des engagements
  • Gestion des marchés
  • Administration des marchés et des produits
  • Gestion des comptes créditeurs
  • Gestion des paiements

D'autres dépenses de fonctionnement sont abordées dans d’autres processus opérationnels; c’est le cas des dépenses de voyage, abordées dans le processus opérationnel de la Gestion des voyages (3.2). Les dépenses ou les paiements non rattachés à des marchés d'approvisionnement officiels, les dépenses liées aux seconds paiements ou aux paiements subséquents effectués dans le cadre de marchés pluriannuels et les opérations en dehors de la paye conclues avec des employés et les paiements rattachés à la réinstallation des employés sont décrits dans le processus opérationnel de la Gestion des autres paiements (3.3). Les paiements versés aux autres ministères sont traités dans le processus opérationnel de la Gestion des règlements interministériels (2.2).

Certaines activités de gestion financière dans le présent processus opérationnel sont également liées aux mesures de contrôle interne. Le modèle présent n’a pas pour objet de donner la liste complète des contrôles ni de produire un cadre de contrôle; cependant il pourrait enrichir le cadre de contrôle des ministères.

3.1.2 Structure

Le contenu proprement dit de la Ligne directrice est présenté comme suit : la partie 4 donne un aperçu des rôles organisationnels qui interviennent dans le cycle de l'approvisionnement au paiement. La partie cinq donne une description détaillée du processus opérationnel de la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement : groupes de sous-processus, sous-processus, activités et rôles organisationnels responsables. L’Annexe A donne la définition des termes et l'Annexe B, les abréviations utilisées dans le texte. Le lecteur trouvera à l’Annexe C une description de la méthode utilisée pour préparer la présente ligne directrice. Les rôles et les responsabilités abordés dans la partie 4 sont décrits plus en détail à l’Annexe D. Les achats effectués au moyen d'une carte d'achat, suivant une variante du processus opérationnel de la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement, sont présentés séparément à l'Annexe E.

3.2 Référence

Les sources de référence suivantes s’appliquent à la présente ligne directrice.

3.2.1 Lois et règlements

3.2.2 Instruments de politiques.

3.2.3 Autres sources de référence

4. Rôles et responsabilités

La Figure 2 illustre les rôles organisationnels qui interviennent dans le processus opérationnel de la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement par catégorie de parties prenantes.

Figure 2. Rôles intervenant dans la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Figure 2. Rôles intervenant dans la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
Version textuelle : Figure 2. Rôles intervenant dans la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Dans la présente ligne directrice, un rôle renvoie à une personne, ou à un groupe de personnes, qui est la responsable, l’agent comptable, la personne consultée ou la personne informée (RACI) d'une activité. En raison des variantes organisationnelles d'un ministère ou organisme à un autre, le rôle ne correspondra pas nécessairement à un poste, un titre ou une unité organisationnelle en particulier. Les rôles et les responsabilités sont décrits brièvement dans les sous-sections 4.1 à 4.4 et expliqués plus en détail à l’Annexe D.

4.1 Cadre des exigences

Les rôles organisationnels suivants agissent selon les dispositions législatives, notamment celles de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Loi fédérale sur la responsabilité, et définissent les politiques et/ou les processus à suivre.

  • Bureau du contrôleur général – Secteur de la gestion financière est l’autorité politique en matière de gestion financière;
  • Bureau du contrôleur général – Secteur des services acquis et des actifs est l’autorité politique en matière de gestion des biens immobiliers et du matériel, de la planification des investissements, de la gestion de projet et de l’approvisionnement au gouvernement;
  • L’administrateur général exerce le leadership nécessaire en faisant preuve de responsabilité, de transparence, de responsabilisation et de conduite éthique dans la gestion des ressources et des finances, dans le respect des lois, des règlements, des politiques du Conseil du Trésor et des pouvoirs en matière financière;[2]
  • Ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux –Direction générale des approvisionnements établit les politiques et les procédures en matière d’approvisionnement;
  • Receveur général – Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération émet des directives et des avis à l’intention des ministères et des organismes fédéraux sur la comptabilité, les paiements et les dépôts au gouvernement

4.2 Gestion financière

Les rôles organisationnels suivants agissent en réponse aux exigences des politiques et des processus  de gestion financière (c’est-à-dire du Bureau du contrôleur général - Secteur de la gestion financière et administrateurs généraux).

  • Le rôle de la fonction ministérielle des finances aide l’administrateur général et le dirigeant principal des finances à s’acquitter de l’obligation qui leur incombe de rendre des comptes en matière de gestion financière en élaborant, communiquant et maintenant le cadre de gestion financière du ministère, et en exerçant le leadership nécessaire et la surveillance pour l’application et le contrôle adéquats de la gestion financière à l’échelle du ministère;[3]
  • Le rôle de la planification stratégique et ministérielle coordonne les données entrant dans les processus de planification stratégique, intégrée et opérationnelle définis au ministère et suivant les exigences des organismes centraux;
  • Le rôle des services financiers ministériels s’occupent des opérations courantes de nature transactionnelle de la gestion financière;
  • Le rôle du gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière exerce les pouvoirs qui lui sont délégués pour :
    • engager la dépense;
    • contrôler les engagements en vertu de l’article 32 de la LGFP;
    • conclure des marchés (pouvoir d’exécuter une opération);
    • effectuer la vérification et l’attestation des comptes en vertu de l’article 34 de la LGFP.

Lorsque le rôle organisationnel de gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière et celui du gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements sont exécutés par la même personne, il faut voir à établir une séparation des tâches adéquate dans la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.[4] À noter que dans le contexte de la présente ligne directrice, le gestionnaire de centre de responsabilité est aussi désigné ici « gestionnaire »

4.3 Passation de marchés et gestion du matériel

Les rôles organisationnels suivants agissent en réponse aux exigences de politiques et de processus imposées pour la gestion des biens immobiliers, la planification des investissements, la gestion de projets et les approvisionnements au gouvernement. Ces rôles ne sont pas de nature financière mais ils sont décrits ici pour éclairer le contexte.

  • Le rôle des services ministériels de gestion du matériel et de la passation de marchés répondent au Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis et aux exigences de ses processus et instruments de politique connexes pour l’administrateur général et les pouvoirs délégués au ministère en matière de passation de marchés. Ce rôle s’occupe des besoins du ministère au regard de l’approvisionnement en biens et services;
  • Le rôle des services de gestion des biens et des actifs s’occupent des opérations transactionnelles courantes touchant les actifs et les services acquis;
  • Le rôle du gestionnaire de centre de responsabilité –approvisionnements établit les besoins en biens et services, participe à la sélection des fournisseurs et surveille la performance des marchés. Lorsque le rôle organisationnel de gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière et celui du gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements sont exécutés par la même personne, il faut voir à établir une séparation des tâches adéquate dans la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.[5] À noter que dans le contexte de la présente ligne directrice, le gestionnaire de centre de responsabilité est appelé ici le « gestionnaire ».

4.4 Services centraux

Les rôles organisationnels suivants offrent un service central aux autres ministères.

  • Le Ministère des Travaux  publics et des Services gouvernementaux – Direction générale des approvisionnements est l’organisation chargée d’effectuer les achats pour le gouvernement à moins que le pouvoir de faire des achats soit accordé par la loi ou délégué par le ministre.[6] Cette direction générale offre divers services aux ministères, elle les assiste à chaque étape du cycle d'approvisionnement et met à leur disposition des outils pour accélérer et faciliter l'acquisition de biens et de services.
  • Le receveur général – Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie gère les fonctions de trésorerie du gouvernement. Ces fonctions comprennent l'émission de la plupart des paiements pour le compte du gouvernement et le contrôle de ses comptes bancaires.

5. Diagrammes et descriptions des opérations

L’Annexe C décrit la méthode utilisée dans cette section.

5.1 Survol de la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Figure 3, le processus opérationnel de niveau 2 de la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement comporte neuf sous-processus (3.1.1 à 3.1.9) répartis en six groupes : gestion des besoins, contrôle des engagements, gestion des marchés, administration des marchés et des livrables, gestion des comptes créditeurs et gestion des paiements.

Figure 3. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement – diagramme de niveau 2 du processus

Figure 3. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement – diagramme de niveau 2 du processus
Version textuelle : Figure 3. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement – diagramme de niveau 2 du processus

Note A : Le symbole Symbole de diamand trouvé dans la figure 3 indique que les trois sous-processus doivent être appliqués en entier avant de passer au groupe de sous-processus suivants : Gestion des marchés.

Note B : Pour l’achat d’un actif, le coût du produit devient un intrant des processus opérationnels du domaine des interactions matériel/finances suivants : Gestion des autres immobilisations (4.1), Gestion des biens immobiliers (4.2) et Gestion des inventaires (4.3).

Les sous-processus de chacun des groupes, ainsi que les rôles et les responsabilités se rapportant à chacun des processus, sont résumés ci-dessous.

Gestion des besoins

  • Définir les besoins (sous-processus 3.1.1) : suivant le budget approuvé ou le plan approuvé, ou pour répondre à une demande ponctuelle, le besoin d’un bien ou d’un service est établi et les exigences, comme le type de bien, la quantité, l’énoncé des travaux ou les tâches, les dates demandées et les coûts prévus, sont définies par le gestionnaire.
  • Déterminer/Exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) : le gestionnaire qui demande un bien ou un service doit détenir le pouvoir approprié d’engager la dépense et exercer ou obtenir ce pouvoir.[7] Habituellement, ce sous-processus se déroule en même temps que les sous-processus Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) et Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4), en vertu de l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Contrôle des engagements

  • Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) : avant de préparer la demande, le gestionnaire doit déterminer s’il y a suffisamment de fonds non grevés dans un crédit.[8]
  • Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4) : une fois confirmée qu’il y a suffisamment de fonds non grevés, un engagement est créé et mis à jour, conformément à la politique ministérielle[9] par l’un ou l’autre des rôles suivants :
    • les services de gestion des biens et du matériel;
    • les services ministériels de gestion du matériel et de la passation des marchés;
    • les services financiers;
    • le gestionnaire.

Gestion des marchés

  • Gérer les marchés(sous-processus 3.1.5) : La plupart des activités concernent la gestion du matériel plutôt que la gestion des finances; elles situent les autres activités en contexte et relient les processus des finances et de la passation de marchés. À partir des spécifications de la demande approuvée, un fournisseur est sélectionné suivant les processus opérationnels de la gestion du matériel. Le gestionnaire doit s’assurer qu’il détient le pouvoir délégué d’exécuter l’opération. Il donne ou obtient l’autorisation.[10] Le marché est créé, s’il y a lieu, et le résultat final est le marché approuvé.

Administration des marchés et des produits

  • Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6) : ce processus comprend la surveillance du marché, la réception et l’acceptation des produits livrés (partie de la vérification, en vertu de l’article 34 de la LGFP) et la gestion des points litigieux. Avec le soutien des services ministériels de la gestion des biens et du matériel, le gestionnaire est responsable de l’administration du marché. La réception des produits livrables consiste en la réception physique des biens ou des produits livrables et à accepter, ou rejeter, les services ou les produits, en fonction de leur état ou de leur qualité, de la quantité ou selon d’autres critères définis dans les modalités du marché.

Gestion des comptes créditeurs

  • Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) : après la réception de la facture, le processus de vérification des comptes s’enclenche; le pouvoir d’attestation en vertu de l’article 34 est exercé par le gestionnaire,[11] et une demande de paiement est produite, puis envoyée aux services des finances.

Gestion des paiements

  • Autoriser le paiement (article 33 de la LGFP) (sous-processus 3.1.8) : la gestion des paiements s'amorce à la réception de la demande de paiement. Dans le cadre du processus de paiement, les services des finances contrôlent la qualité comme le prévoit le processus d’autorisation aux termes de l’article 33 de la LGFP.[12]
  • Effectuer le paiement (sous-processus 3.1.9) : La demande de paiement est envoyée au receveur général pour émission du paiement. Les fichiers de demandes de paiement sont vérifiés et validés, et les paiements sont émis par le receveur général. Aux fins de contrôle, le receveur général produit un fichier générique de retour qui contient les données de référence de chaque paiement. Les enregistrements de paiement sont mis à jour par les services financiers dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel[13], ce qui met fin au processus opérationnel de la gestion du cycle du paiement à l’approvisionnement (3.1). S’il n’y a pas de contrôle de la qualité, la prochaine étape est la gestion de la vérification après-paiement (processus opérationnel 8.1); si non, l’étape suivante est la Gestion de la clôture financière (processus opérationnel 8.2).

Bien que non obligatoire, l'utilisation de la carte d'achat est fortement recommandée dans les cas où l'achat est dans les limites des pouvoirs délégués d'exécuter une opération et lorsqu'il est efficient, économique et possible du point vue opérationnel d'y avoir recours[14]. Un autre diagramme illustre, à l’Annexe E, le déroulement du processus lorsqu’une carte d’achat est utilisée.

5.2 Gestion des besoins

La Gestion des besoins est le point de départ du processus opérationnel de la Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, qui commence à partir du budget approuvé et du plan approuvé issus du processus opérationnel de la gestion de la planification et de la budgétisation (1.1), ou est enclenchée pour répondre à une demande ponctuelle. Elle consiste à définir les besoins, à déterminer le pouvoir d’engager la dépense approprié et à préparer la demande de biens ou de services.

La concertation entre le gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements, le gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière et les services de gestion des biens et du matériel est un aspect déterminant de ce groupe de sous-processus. Dans certaines situations, les rôles des deux gestionnaires de centre de responsabilité sont exécutés par la même personne. Cependant, il peut arriver que la personne n’a pas le pouvoir délégué en matière de finances et de dépenses ou que le pouvoir n’est pas délégué à une hauteur suffisante pour donner suite à une demande en particulier. Dans ce cas, les deux rôles de gestionnaire de centre de responsabilité sont exécutés par deux personnes différentes.

5.2.1 Définir les besoins (sous-processus 3.1.1)

Sur la base du budget approuvé, du plan approuvé ou d’une demande ponctuelle, la nécessité de se procurer le bien ou le service est établie, et les exigences, comme le type de bien, la quantité, l’énoncé des travaux ou les tâches, les dates demandées et les coûts prévus, sont définies par le gestionnaire. Le moyen le mieux approprié pour effectuer l’achat est choisi. La Figure 4 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 4. Définir les besoins (sous-processus 3.1.1) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 4. Définir les besoins (sous-processus 3.1.1) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 4. Définir les besoins (sous-processus 3.1.1) – diagramme d’opérations de niveau 3

5.2.1.1 Activités

Le degré de complexité de la définition des besoins en biens ou en services varie selon le type de bien ou de service requis et/ou la méthode d’approvisionnement choisie. Suivant le budget approuvé et les résultats prévus définis dans le plan approuvé, ou pour combler une demande ponctuelle, le gestionnaire détermine les ressources à acquérir (activité 3.1.1.1 - Identifier les biens ou les services requis). Habituellement, les gestionnaires de centre de responsabilité auxquels a été délégué le pouvoir d'engager la dépense sont les personnes qui enclenchent le processus opérationnel de la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement.

Les spécifications des biens et des services requis sont ensuite définies (activité 3.1.1.2 – Définir les exigences). Une demande d’achat donnant le détail du type de bien ou de service, la description du produit, le coût estimatif, la quantité et les échéances est rédigée.

Il importe d’examiner la nature de l’achat afin de s’assurer au début du processus que les biens corporels qui doivent être portés à l’actif sont identifiés et que le code financier est exact. Ces biens pourront être acquis, construits ou développés et pourront comprendre aussi les améliorations locatives et les améliorations aux biens existants. La Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations fournit des indications sur la façon de définir les biens corporels à inscrire à l’actif. Le code financier du compte auquel sera imputée la dépense est alors déterminé : centre de responsabilité, autorité, crédit (fonctionnement et entretien ou capital) et la sous-activité.

Une fois définies les exigences relatives aux biens ou services, on détermine la méthode d’approvisionnement la mieux appropriée (activité 3.1.1.3 – Examiner et choisir la méthode d’approvisionnement). La plupart du temps, les articles de faible valeur monétaire peuvent être achetés avec une carte d’achat ou dans le cadre d’une commande subséquente à l’offre à commandes. Les biens et services de grande valeur sont acquis à la suite d’un appel d’offres officiel.

Il se peut que le gestionnaire, les spécialistes fonctionnels, les services (ministériels) de gestion des biens et du matériel et la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux aient à discuter pour définir les exigences de manière plus précise, comprendre les possibilités ou les contraintes de la passation du marché, la nature des biens ou des services, la durée et les dates requises, le coût prévu et les besoins particuliers, et déterminer les exigences particulières, comme la sécurité, les langues officielles, etc. Les spécialistes fonctionnels auront peut-être à être consultés, par exemple, Environnement Canada, dans le cas d'une évaluation environnementale, la Gendarmerie royale du Canada, dans le cas de l'acquisition de biens ou services liés à la sécurité, et les spécialistes de la TI, dans le cas de l'achat ou du développement de logiciels ou de matériel.

En outre, l’acheteur devrait consulter la Politique sur les services communs, qui prévoit que les ministères et organismes doivent se procurer des fournitures et certains services auprès d’une des organisations de services communs, sauf si ce pouvoir d’achat est délégué au ministère par le truchement d’autres politiques du Conseil du Trésor, à la suite d’une demande de dérogation à une politique du Conseil du Trésor, par la loi du ministère ou par la Politique sur les services communs.

5.2.1.2 Rôles et responsabilités

Pour ce sous-processus, on retrouve deux scénarios de responsabilisation possibles. Dans le scénario numéro un (S1), ce sont les services de gestion des biens et du matériel qui sont comptable de l’achat de certains types de biens ou de services, comme le prévoit la politique ministérielle. Dans le scénario numéro deux (S2), gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements est comptable.

Le Tableau 1 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 1. Déterminer les besoins (sous-processus 3.1.1) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
PSM :
Planification stratégique et ministérielle
SGBM :
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SMGFM :
Système ministériel  de gestion des finances et du matériel
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
3.1.1.1 Identifier les biens ou les services requis
  • Budget approuvé
  • Demande (description et type de bien ou de service, coût prévu, quantité, etc.)

S1 : GCR-A

S2 : GCR-A

S1 : SGBM

S2 : GCR-A

S1 : PSM, SMGMM

S2 : PSM, SGBM

S1 :  SMGMM

S2 :  SGBM

S1 : SMGFM

S2 : SMGFM

3.1.1.2 Définir les exigences
  • Code financier (autorité, objet, sous-activité, centre de responsabilité, etc.)
  • Demande (description et type de bien ou de service, coût prévu, quantité, etc.)
  • Échéances

S1 : GCR-A

S2 : GCR-A

S1 : SGBM

S2 : GCR-A

S1 : SMGMM

S2 : SGBM, SMGMM

S1 : SMGMM

S2 : SGBM, SMGMM

S1 : SMGFM

S2 : SMGFM

3.1.1.3 Examiner et choisir la méthode d’approvisionnement
  • Demande (description et type de bien ou de service, coût prévu, quantité, etc.)
  • Échéances
GCR-AGCR-ASGBM, SMGMMSGBM, SMGMMSMGFM

5.2.2 Déterminer/exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense (sous-processus 3.1.2)

Le gestionnaire qui demande un bien ou un service détermine le pouvoir approprié d'engager la dépense, et exerce ou obtient ce pouvoir. La Figure 5 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense.

Figure 5. Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 5. Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 5. Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) – diagramme d’opérations de niveau 3

Deux types de pouvoirs interviennent dans ce processus opérationnel : le pouvoir de dépenser et le pouvoir en matière financière. Le pouvoir de dépenser comporte trois volets : le pouvoir d’engager la dépense, le pouvoir d’engager des fonds (Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) et Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4)) et le pouvoir d’exécuter une opération (Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5)). [15] Les pouvoirs financiers sont les pouvoirs d’attester et de payer, en vertu des articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques[16]. Le niveau décisionnel dépend de la délégation des pouvoirs du ministère établis au moyen des documents de délégation des pouvoirs approuvés par le ministre et l’administrateur général, où le pouvoir d’engager la dépense est défini comme étant : « [le] pouvoir d’engager des dépenses ou de s’engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront des dépenses, notamment la décision […] de commander des fournitures ou des services. »[17]

5.2.2.1 Activités

Lorsqu’il définit les besoins, le gestionnaire doit déterminer le pouvoir d’engager la dépense approprié[18] en consultant les documents de délégation des pouvoirs (activité 3.1.2.1 – Déterminer le niveau de pouvoir requis pour engager des dépenses). Si le gestionnaire ne détient pas le pouvoir requis, il doit obtenir les signatures appropriées des personnes à qui ce pouvoir a été délégué (activité 3.1.2.2 – Exercer ou obtenir le pouvoir d’engager la dépense). Si le gestionnaire n’obtient pas l’autorisation d’engager la dépense; il faudra alors qu’il redéfinisse la demande ou, selon le cas, qu’il mette fin au processus d’engagement de la dépense.

Dans certaines situations, la procédure sera plus complexe, par exemple, dans le cas d’un projet d’envergure comportant l’acquisition de biens immobiliers, la mise en œuvre de grands projets ou la réalisation d’un achat lié à un projet considéré comme un grand projet de l’État; dans ces cas, l’approbation de projet ou l’autorisation d’engager des dépenses pourrait venir de l’extérieur du ministère. Pour les nouveaux projets à valeur élevée ou à risque élevé, le gestionnaire devra s’assurer que les pouvoirs sont exercés de manière appropriée en fonction des services et des biens acquis et qu’ils correspondent aux niveaux de complexité et de risque établis.[19] Des approbations supplémentaires seront requises et il faudra préparer une présentation au Conseil du Trésor. Une présentation au Conseil du Trésor est « un document officiel soumis par un ministre au nom d’une organisation fédérale en vue d’obtenir du Conseil l’autorisation ou les pouvoirs qui permettront à cette organisation de mener une initiative qu’elle ne serait pas en mesure de réaliser dans des circonstances normales ou qui dépasse les pouvoirs qui lui sont conférés. »[20] Le Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor décrit étape par étape comment préparer et présenter les documents nécessaires pour obtenir l’approbation.

Au moment d’exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense, il faut que des fonds non grevés soient suffisants dans un crédit [21] (Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3)). S’il y a suffisamment de fonds, un engagement est créé (Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4)) en conformité avec les politiques du ministère.

La Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements ne précise pas ce qu’est le niveau de documentation approprié en appui à l’engagement d’une dépense et au contrôle des engagements. Cependant, il est dit que le dirigeant principal des finances est responsable d’assister l’administrateur général dans la mise en œuvre de la directive[22] et de mettre en place des politiques et des procédures visant à gérer le pouvoir de dépenser de manière à contrôler efficacement les engagements.[23]

Le groupe de sous-processus Gestion des besoins se termine lorsque :

  • le besoin a été défini et approuvé par le pouvoir approprié d’engager la dépense;
  • la disponibilité des soldes non grevés est confirmée (activité 3.1.3.1 – Déterminer les soldes non grevés);
  • l’engagement a été enregistré comme il se doit (activité 3.1.4.1 – Enregistre/mettre à jour les engagements).[24]

Nota : Il faut que le groupe des sous-processus de la Gestion des besoins et celui du Contrôle des engagements soient terminés avant qu’une demande approuvée (activité 3.1.2.3 – Présenter une demande de biens ou de services) puisse être présentée.

5.2.2.2 Rôles et responsabilités

Pour l’activité  3.1.2.1 – Déterminer le niveau de pouvoir requis pour engager la dépense,  deux scénarios sont possibles, selon la façon dont le pouvoir est délégué au sein du ministère. Dans le scénario numéro un (S1), la responsabilité revient aux services de gestion des biens et du matériel. Dans le scénario numéro deux (S2), la responsabilité revient au gestionnaire de centre de responsabilité– approvisionnements.

Pour l’activité  3.1.2.2 – Exercer ou obtenir le pouvoir d’engager la dépense, le gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière est responsable d’obtenir l’autorisation appropriée d’engager la dépense. Il pourra être secondé par les services de gestion des biens et du matériel.

Pour l’activité  3.1.2.3 –  Présenter une demande de biens ou de services, le gestionnaire de centre de responsabilité– approvisionnements est l’agent comptable de la présentation de la demande approuvée. Il pourra être secondé par les services de gestion des biens et du matériel.

Le  Tableau 2 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 2. Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

DGA :
Direction générale des approvisionnements - Travaux publics et Services gouvernementaux
FI :
Fonction ministérielle des finances
FIN :
Services financiers ministériels
GCR-A:
gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SGBM :
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SMGFM :
Système ministériel de gestion des finances et du matériel
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
3.1.2.1 Déterminer le niveau de pouvoir requis pour engager la dépense
  • Demande (description et type de bien ou de service, coût prévu, quantité, etc.)
  • Instruments de délégation des pouvoirs

S1 : SGBM

S2 : GCR-A

S1 : GCR-A

S2 : GCR-A

S1 : DGA, FI, FIN

S2 : DGA, FI, FIN, SGBM

 

S1 : SMGFM

S2 : SMGFM

3.1.2.2 Exercer ou obtenir le pouvoir d’engager la dépense
  • Instruments de délégation des pouvoirs
GCR-F, SGBMGCR-FFI, FINDGA, GCR-A, SMGMMSMGFM
3.1.2.3 Présenter une demande de biens ou de services
  • Code financier (autorité, objet, sous-activité, centre de responsabilité, etc.)
  • Coût prévu;
  • Description et type de bien ou de service;
  • Échéances
  • Identificateur de la demande
  • Quantité.
GCR-A. SGBMGCR-ADGA, SMGMMDGA, SMGMMSMGFM

5.3 Contrôle des engagements

Le groupe de sous-processus du Contrôle des engagements consiste à vérifier s’il y a suffisamment de fonds non grevés et à créer et mettre à jour les engagements avant de conclure un marché ou d’en modifier un. Ce groupe de sous-processus se lie au groupe de sous-processus de la Gestion des besoins pour créer l'engagement; au groupe de sous-processus de la Gestion des marchés, si des modifications sont apportées à un marché et au groupe de sous-processus de la Gestion des comptes créditeurs pour fermer l'engagement après le dernier paiement.

5.3.1 Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3)

Avant de présenter la demande (Déterminer/exercer le pouvoir approprié d'engager la dépense (sous-processus 3.1.2)) il faut que le gestionnaire vérifie s’il y a suffisamment de fonds dans un crédit.[25] La Figure 6 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 6. Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 6. Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 6. Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) – diagramme d’opérations de niveau 3

Note A : Au bout des sous-processus Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) et Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4), l’autorisation est accordée en vertu de l’article 32 de la LGFP.

L’administrateur général ou une autre personne chargée de l'administration de programmes est responsable d'établir des procédures pour vérifier que les engagements sont contrôlés et comptabilisés et que les documents sont conservés.[26] De plus, les ministères doivent avoir les processus nécessaires pour vérifier la disponibilité des fonds non grevés au moment d'engager la dépense et avant de conclure un marché.[27]Le pouvoir d’engager des fonds est délégué par écrit par l’administrateur général (délégation des pouvoirs).[28] L’agent ministériel délégataire a la responsabilité de garantir que les soldes non grevés sont suffisants avant que soit conclu un marché ou toute autre forme d’entente.[29] La création et la mise à jour des documents de délégation des pouvoirs font partie du processus opérationnel Gestion de la délégation des pouvoirs financiers (7.4). Le contrôle des engagements, y compris leur comptabilisation, se fait tout au long du cycle de l’approvisionnement au paiement.

5.3.1.1 Activités

Avant de procéder à l’achat, le gestionnaire qui demande les biens ou les services doit s’assurer que les soldes non grevés sont suffisants (activité 3.1.3.1 – Déterminer les soldes non grevés) en s’informant sur le budget et en examinant de près les engagements en cours et les factures impayées. Pour les achats pluriannuels exécutés sur une base continue, il faut tenir des engagements permanents distincts pour l’exercice en cours et pour chaque exercice à venir à l’intérieur du dernier budget approuvé.[30]

Si les fonds se révèlent insuffisants, il faudra :

  • réaffecter les budgets;
  • revoir le budget approuvé et les besoins;
  • mettre fin définitivement au cycle de l’approvisionnement au paiement.

S'il y a assez de fonds non grevés, les fonctions ministérielles liées au pouvoir d'engager des fonds sont exécutées. Il faut s’assurer d’étayer de manière appropriée l’autorisation donnée en vertu de l’article 32 de la LGFP (activité 3.1.3.2 – Donner l’autorisation), de la manière prévue par le ministère dans ses politiques et ses procédures.[31]

5.3.1.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière est comptable de ses engagements.

La Tableau 3 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 3. Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

DGA :
Direction générale des approvisionnements - Travaux publics et Services gouvernementaux
FI :
Fonction ministérielle des finances
FIN :
Services financiers ministériels
GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SGBM :
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SMGFM :
Système ministériel  de gestion des finances et du matériel
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
3.1.3.1 Déterminer les soldes non grevés
  • Code financier
  • Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses réelles de l’exercice)
  • Montant de la demande
GCR-FGCR-FFIN, SGBM,FIN, GCR-ASMGFM
3.1.3.2 Donner l’autorisation
  • Code financier (autorité, objet, sous-activité, centre de responsabilité, etc.)
  • Coût prévu
  • Description et type de bien ou de service
  • Documents de spécimen de signature
GCR-FGCR-FFIDGA, GCR-A, SMGMMSMGFM

5.3.2 Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4)

Même si la disponibilité des fonds est confirmée, les engagements sont consignés et mis à jour, soit par le gestionnaire, soit par les services de gestion des biens et du matériel soit par les services (ministériels) de la gestion des biens et de la passation des marchés soit par les services financiers, conformément à la politique ministérielle. Une fois que les soldes non grevés sont confirmés et que les engagements ont été contrôlés, l’attestation en vertu de l’article 32 de la LGFP est donnée. La Figure 7 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 7. Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 7. Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 7. Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4) – diagramme d’opérations de niveau 3

5.3.2.1 Activités

Le gestionnaire est comptable de s’assurer que l’engagement, y compris les engagements permanents qui ont une incidence sur les exercices à venir, est enregistré conformément aux politiques du ministère. Il pourra enregistrer et mettre à jour l’engagement, ou l’activité pourra être exécutée par les services de gestion des biens et de la passation de marchés, la gestion des marchés ou les services financiers. Tout au long du cycle de l’approvisionnement au paiement, l’engagement est surveillé et mis à jour, au besoin, par exemple, lorsque la valeur du marché change (activité 3.1.4.1 – Enregistrer/mettre à jour les engagements).

Après réception de la facture finale, l’engagement est mis à jour et fermé (activité 3.1.4.2 – Fermer les engagements).  L’objectif ultime de Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) et du groupe de sous-processus Contrôle des engagements est que tous les engagements soient contrôlés et que les dépenses des gestionnaires ne dépassent pas les budgets alloués ou les crédits.[32]

Il ne sera peut-être pas pratique de consigner individuellement les engagements pour chaque approvisionnement, p. ex. dans le cas d’un achat de faible valeur; par conséquent, les ministères peuvent prévoir d’autres moyens de comptabiliser ces engagements, dans la mesure où les procédures ministérielles déterminent quand et comment ceux-ci doivent être comptabilisés.[33] Les engagements devraient être consignés en fonction du budget approuvé et devraient chiffrer l'incidence financière des demandes d'approvisionnement prévues. Pour un achat pluriannuel, permanent, il faut enregistrer l’engagement chaque année.

5.3.2.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière est comptable de ses engagements.

Tableau 4 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 4. Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

DGA :
Direction générale des approvisionnements - Travaux publics et Services gouvernementaux
FIN :
Services financiers ministériels
GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SGBM :
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SMGFM :
Système ministériel  de gestion des finances et du matériel
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
3.1.4.1 Enregistrer/ mettre à jour l’engagement
  • Autorisation d’engager des fonds
  • Code financier
  • Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses réelles de l’exercice)
  • Données sur la réception des biens
  • Montant de la demande
FIN, GCR-F SGBM, SMGMMGCR-FFIN, SMGMMDGA, GCR-ASMGFM
3.1.4.2 Fermer l’engagement
  • Données financières (budget, engagements, cumul des dépenses réelles de l’exercice)
  • Données sur la réception des biens
  • Données sur les engagements
  • Données sur le marché
FIN, GCR-F, SGBMGCR-FFIN, SGBM, SMGMMGCR-ASMGFM

5.4 Gestion des marchés

Ce groupe de sous-processus comprend la création ou la modification du marché, ainsi que l’exercice ou l’obtention du pouvoir approprié d’exécuter une opération. Même si la plupart de ces activités concerne la gestion du matériel et ne sont pas de nature financière, elles mettent les sous-processus en contexte et relient les processus financiers et les processus de passation des marchés.

5.4.1  Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5)

Une fois la demande approuvée, conformément aux politiques en matière de passation de marchés, un fournisseur est sélectionné et le gestionnaire doit s’assurer qu’il a le pouvoir délégué d’exécuter l’opération. Il exerce le pouvoir ou obtient l’approbation de la personne délégataire de ce pouvoir. [34] Le marché est créé, s’il y a lieu, et le résultat final du sous-processus est le marché approuvé. La Figure 8 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 8. Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 8. Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 8. Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5) – diagramme d’opérations de niveau 3

5.4.1.1 Activités

La demande approuvée (accompagnée de l’autorisation en vertu de l’article 32 de la LGFP) est le point de départ de ce groupe de sous-processus. Le gestionnaire doit fournir, dans la demande de biens ou de services, des renseignements pertinents, comme les critères d'évaluation et suffisamment de détails pour justifier l'achat selon les besoins définis. Il incombe au ministère de s’assurer que les critères de sélection du fournisseur sont appropriés et qu’ils cadrent avec les processus opérationnels de la gestion du matériel. La sélection du fournisseur se fait au moyen de la méthode d'approvisionnement appropriée (activité 3.1.5.1 - Sélectionner le fournisseur au moyen de la méthode d'approvisionnement appropriée).

La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor représente un élément important du cadre des approvisionnements, car elle fournit des directives sur la sélection des fournisseurs au moyen du processus d’appel d’offres et de la passation des marchés. Le Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis et la Politique sur les marchés indiquent les politiques, les règlements et les processus qui s’appliquent aux achats gouvernementaux.

Selon la nature du bien ou du service et la valeur de l’achat, la création, l’émission et l’approbation du marché seront du ressort du gestionnaire, des services ministériels de gestion des biens ou de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC. Pour des achats simples, de faible valeur monétaire, on délègue habituellement au gestionnaire le pouvoir d’exécuter l’opération. Bien que non obligatoire, l'utilisation de la carte d'achat est fortement recommandée dans les cas où l'achat est dans les limites des pouvoirs délégués d'exécuter une opération et lorsqu'il est efficient, économique et possible du point vue opérationnel d'y avoir recours[35]. Le processus s’appliquant aux achats par carte d’achat est illustré dans un autre diagramme, présenté à part à l’Annexe E.

La finalisation des modalités (activité 3.1.5.2 – Finaliser/revoir les modalités) est un processus parfois répétitif, qui exige dans certains cas des révisions, suivant l’entente avec le fournisseur. Les modalités du marché doivent être conformes à la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l’État. On pourrait éventuellement avoir à consulter un conseiller juridique, par exemple, pour s’assurer que les modalités sont claires et incontestables de façon à éviter tout malentendu ou risque de confusion.

Si, à l’étape du sous-processus Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6), il faut apporter une modification, le gestionnaire obtient les données nécessaires pour pouvoir revoir les modalités et réviser le marché. Après que la modification ait été approuvée et signée par les parties, le processus d’administration des marchés et des produits peut reprendre.

Les données dans le dossier des fournisseurs sont validées et utilisées dans le marché. Si le fournisseur sélectionné est un nouveau fournisseur, ou si les renseignements connus ont changé, il faut demander ou effectuer la mise à jour du dossier des fournisseurs. La création et la tenue du dossier des fournisseurs font partie du processus opérationnel Gestion du dossier des fournisseurs (7.1).

Lorsque la valeur du marché diffère de la valeur figurant à la demande originelle, il faudra de nouveau Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) pour déterminer que l’engagement reste approprié avant de signer le marché. Si la valeur a augmenté, il faut déterminer :

  • s’il y a suffisamment de fonds non grevés disponibles;
  • si le pouvoir d’engager des fonds est toujours valide;
  • que l’engagement est enregistré à la valeur attendue.[36]

Si des fonds non grevés sont disponibles, l'engagement est mis à jour et le processus se poursuit. Si les fonds non grevés additionnels requis ne sont pas disponibles, il faudra alors puiser à d'autres sources ou redéfinir les besoins.

Le pouvoir d’exécuter une opération est ensuite déterminé (activité 3.1.5.3 – Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l’opération). Ce pouvoir donne l’autorisation de conclure des marchés, y compris les achats au moyen de la carte d’achat (Annexe E) ou d’autoriser par écrit des droits établis par la loi.[37]

Le paragraphe 41(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques prévoit l'établissement de limites au-delà desquelles l'approbation du gouverneur en conseil ou du Conseil du Trésor est nécessaire. Le pouvoir d'un ministère de conclure des marchés se trouve en général dans la législation instituant ledit ministère, qui confère certains pouvoirs au ministre. L’Annexe C de la Politique sur les marchés établit les limites financières au-delà desquelles il faut obtenir l’autorisation du Conseil du Trésor. Ce pouvoir est confirmé par les lois de crédits adoptées par le Parlement chaque année, lesquelles affectent des fonds à l’exécution des mandats ministériels.

À l’étape de la définition des besoins, le gestionnaire qui fait la demande de biens ou de services doit s’assurer qu’il a le pouvoir approprié d’exécuter l’opération, délégué conformément à l’instrument ministériel de délégation des pouvoirs financiers approuvé.[38] Si le gestionnaire n’a pas le pouvoir approprié pour exécuter l’opération, il lui faut obtenir les signatures des personnes à qui ce pouvoir a été délégué.[39] Dans certaines situations, le pouvoir d'exécuter l’opération ne sera pas accordé, ce qui mettra fin au sous-processus de la gestion du marché.

Afin d’assurer une séparation adéquate des tâches, les fonctions suivantes doivent être séparées lorsqu’une responsabilité est attribuée aux personnes intervenant dans le processus relatif aux dépenses[40]:

  • pouvoir de conclure un marché (pourvoir d’exécuter une opération) (activité 3.1.5.4 – Exercer ou obtenir le pouvoir approprié pour exécuter l’opération);
  • attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (activité 3.1.6.3 – Rapprocher les produits livrés et les marchés);
  • détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement, en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7));
  • attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir de paiement) (activité 3.1.8.4 – Certifier l’opération en vertu de l’article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE));
  • si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions susmentionnées, il faut mettre en place et documenter des mesures de contrôle alternatives.

De plus, au paragraphe 6.2.2, la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses stipule que « les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :

  • un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
  • un pouvoir de dépenser, un pouvoir d'attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne). »[41]

En plus d’obtenir et d’exercer le pouvoir d’exécuter une opération (activité 3.1.5.4 – Exercer ou obtenir le pouvoir approprié pour exécuter l’opération), il faut obtenir le marché signé par le fournisseur. Lorsque le gestionnaire qui exerce le pouvoir d’exécuter une opération n’est pas le chargé de projet, il est recommandé d’obtenir l’aval de ce dernier quant à l’énoncé des travaux. Le marché, signé et approuvé par les parties, enclenche le groupe de sous-processus de l’Administration des marchés et des produits, lequel inclut la réception des produits livrables, qui est un intrant du sous-processus de la Vérification des comptes.

5.4.1.2 Rôles et responsabilités

Le pouvoir d’engager la dépense et l’engagement sont établis, et le pouvoir d’exécuter une opération a été obtenu. Le rôle de l’agent comptable du pouvoir d’exécuter une opération dépendra si le pouvoir est délégué au ministère ou conservé par la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux. Lorsque le pouvoir d’exécuter une opération est exercé par la Direction générale des approvisionnements, les données sur le marché et les éléments étayant les options financières doivent être conservées dans le système ministériel de gestion des finances et du matériel, qui devient la source faisant autorité. La sélection du fournisseur et la finalisation des modalités sont des activités qui relèvent de la gestion du matériel; toutefois, on doit en tenir compte ici à cause de leur incidence financière (c.-à-d marché signé).

Selon la valeur du marché ou le niveau de délégation des pouvoirs, plusieurs scénarios quant aux rôles de responsable et d’agent comptable sont possibles dans la gestion des marchés.

Pour l’activité 3.1.5.1 – Sélectionner le fournisseur au moyen de la méthode d’approvisionnement appropriée, deux scénarios sont possibles :

  • Dans le scénario numéro un (S1), la responsabilité revient aux services de gestion des biens et du matériel ou au gestionnaire;
  • Dans le scénario numéro deux (S2), la responsabilité revient à la Direction générale des approvisionnements des Travaux publics et Services gouvernementaux.

Dans les deux scénarios, l’agent comptable est le gestionnaire de centre de responsabilité. 

Pour l’activité 3.1.5.2 – Finaliser/revoir les modalités, trois scénarios sont possibles, selon la délégation des pouvoirs.

  • Dans le scénario numéro un (S1), les services de gestion des biens et du matériel sont à la fois responsables et comptables;
  • Dans le scénario numéro deux (S2), la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux est à la fois responsable et comptable;
  • Dans le scénario numéro trois (S3), le gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements est à la fois responsable et comptable.

Pour l’activité 3.1.5.3 – Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l’opération, les services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés sont comptables et le gestionnaire ou les services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés sont responsables. 

Pour l’activité 3.1.5.4 – Exercer ou obtenir le pouvoir approprié pour exécuter l’opération, trois scénarios sont possibles, selon la délégation des pouvoirs. 

  • Dans le scénario numéro deux (S2), la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux est à la fois responsable et comptable;
  • Dans le scénario numéro quatre (S4), les services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés sont à la fois responsables et comptables;
  • Dans le scénario numéro cinq (S5), le gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière est à la fois responsable et comptable.

Tableau 5 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 5 : Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

DGA :
Direction générale des approvisionnements - Travaux publics et Services gouvernementaux
FI :
Fonction ministérielle des finances
GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SGBM :
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SMGFM :
Système ministériel de gestion des finances et du matériel
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
3.1.5.1 Sélectionner le fournisseur au moyen de la méthode d’approvisionne-ment appropriée
  • Coût prévu
  • Description et type de bien ou de service
  • Échéances
  • Éléments probants à l’appui des options financières (s’il y a lieu)
  • Quantité

S1 : GCR-A, SGBM,

S2 : DGA

S1 : GCR-A

S2 : GCR-A

S1 : DGA, SMGMM

S2 : GCR-A, SMGMM

S1 : SMGMM, DGA

S2 : GCR-A, SMGMM

S1 : SMGFM

S2 : SMGFM de DGA

3.1.5.2 Finaliser/revoir les modalités
  • Coût prévu
  • Description et type de bien ou de service
  • Données sur le fournisseur
  • Échéances
  • Modalités
  • Quantité

S1 : SGBM

S2 : DGA

S3 : GCR-A

S1 : SGBM

S2 : DGA

S3 : GCR-A

S1 : DGA, SMGMM

S2 : SMGMM

S3 : DGA, SMGMM

S1 : DGA, SMGMM

S2 : SMGMM

S3 : DGA, SMGMM

S1 : SMGFM

S2 :SMGFM de DGA

S3 : SMGFM

3.1.5.3 Déterminer le niveau de pouvoir requis pour exécuter l’opération
  • Coût
  • Données sur le marché
  • Instruments de délégation des pouvoirs
  • Type de bien ou de service
GCR-A, SMGMMSMGMMDGA, FI, SGBMGCR-F, SMGMM,SMGFM
3.1.5.4 Exercer ou obtenir le pouvoir approprié pour exécuter l’opération
  • Instrument de délégation des pouvoirs

S2 : DGA

S4 : SGBM

S5 : GCR-F

S2 : DGA

S4 : SGBM

S5 : GCR-F

S2 : FI, GCR-A

S4 : FI, GCR-A

S5 : FI, GCR-A

S2 : GCR-A

S4 : GCR-A

S5 : GCR-A

S2 : SMGFM de DGA

S4 : SMGFM

S5 : SMGFM

5.5 Administration des marchés et des produits

Le groupe de l’Administration des marchés et des produits constitue un point d’intégration des processus opérationnels du domaine des interactions matériel/finances pour la gestion des biens. Ce groupe de sous-processus consiste à surveiller le marché, recevoir et accepter les produits (partie de la vérification des comptes en vertu de l’article 34 de la LGFP), surveiller le rendement financier et résoudre les points litigieux avec les fournisseurs. La plupart des activités de ces sous-processus sont du domaine de la gestion du matériel et sont en dehors du champ d’intervention de la gestion financière du processus, mais ils permettent de situer le contexte et font le lien entre les processus de gestion financière et les processus de passation des marchés. Dans certains cas, il sera nécessaire de repasser Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5),  par exemple lorsqu’il faut modifier un marché. 

5.5.1 Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6)

Le sous-processus 3.1.6 comprend la surveillance du marché, la réception et l’acceptation des produits livrés (en vertu de l’article 34 de la LGFP), l’examen du rendement financier et la gestion des points litigieux avec le fournisseur. Le gestionnaire est l’agent comptable, avec l’appui des services de gestion des biens, de l’administration des marchés. La réception des produits livrés est la réception physique des biens ou des produits livrés qui se soldera par l'acceptation ou le refus des produits, selon l'état ou la qualité, ou la quantité ou sur la base d'autres critères définis dans le marché. La Figure 9 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 9. Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 9. Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 9. Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6) – diagramme d’opérations de niveau 3

Note A : Si l’achat concerne un actif, le coût du produit à livrer est l’intrant des processus opérationnels du domaine d’interactions matériel/finances suivants : Gestion des autres immobilisations (4.1), Gestion des biens immobiliers (4.2) et Gestion des inventaires (4.3).

5.5.1.1 Activités

Le marché devrait fait l’objet d’un suivi permanent (activité 3.1.6.1 – Surveiller les marchés) pour s’assurer que :

  • les échéanciers sont respectés;
  • le fournisseur poursuit ses activités;
  • le fournisseur honore les conditions du marché;
  • les biens ou les services répondent aux exigences du marché;
  • la valeur totale du marché est suffisante.

En tout temps pendant la période du marché, il peut arriver que des circonstances exigent des interventions au regard du marché, des renseignements au sujet du fournisseur ou du fournisseur lui-même.

Le sous-processus Administrer les marchés et les produits livrables suppose aussi la réception physique des biens, l’inspection ou la confirmation que les services ont été reçus. Dans certains cas, il y aura, au sein du ministère, plusieurs endroits ou zones de réception où sont livrés les biens. Le processus de réception physique occasionne la production de documents de réception et, dans le cas d'un service, une attestation documentée des services reçus. Certaines données, comme la quantité et la description, et les documents de réception sont rapprochés (activité 3.1.6.2 – Rapprocher les produits livrés et les documents de réception). La preuve de réception fait partie de la vérification des comptes, en appui à l’attestation donnée en vertu de l’article 34 de la LGFP (Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7)).[42]

Les produits livrés sont ensuite comparés aux modalités du marché (activité 3.1.6.3 – Rapprocher les produits livrés et les marchés). Tout écart est noté et réglé avec le fournisseur. S’il n’y a pas d’écarts ou si les écarts ont été réglés, les produits sont officiellement acceptés par une attestation de la réception des biens et de la prestation des services en vertu de l’article 34 de la LGFP,[43] étayée par les documents s’y rapportant tels que le connaissement, un produit à livrer, une feuille de temps ou un avis d’acceptation.

Afin d’assurer une séparation adéquate des tâches, les fonctions suivantes doivent être séparées lorsqu’une responsabilité est attribuée aux personnes intervenant dans le processus relatif aux dépenses[44]:

  • pouvoir de conclure un marché (pourvoir d’exécuter une opération) (activité 3.1.5.4 – Exercer ou obtenir le pouvoir approprié pour exécuter l’opération);
  • attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (activité 3.1.6.3 – Rapprocher les produits livrés et les marchés);
  • détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement, en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7));
  • attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l’article 33 de la LGFP (pouvoir de paiement) (activité 3.1.8.4 – Certifier l’opération en vertu de l’article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE));
  • si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions susmentionnées, il faut mettre en place et documenter des mesures de contrôle alternatives.

De plus, au paragraphe 6.2.2, la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses stipule que « les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :

  • un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
  • un pouvoir de dépenser, un pouvoir d'attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne). »[45]

Les biens et certains services peuvent être passés en charges, inscrits  à l’inventaire (processus opérationnel 4.3 – Gestion des inventaires) ou capitalisés (processus opérationnel 4.1 – Gestion des autres immobilisations ou processus opérationnel 4.2 – Gestion des biens immobiliers) en contrepartie d’une obligation connexe. Si ce n'est déjà fait, il faudra analyser la nature du produit livrable ou du bien, lorsque la façon de comptabiliser l'achat n'est pas évidente. Cela devient important lorsque le bien acquis est un élément d'un actif en construction (immobilisation en cours), une amélioration ou une location-acquisition. Il faudra peut-être effectuer une écriture aux livres pour tenir compte de la réception du bien ou du service, et suivie d’une mise à jour aux engagements.

Lorsque le produit livré est refusé ou que les documents de réception comportent des écarts, on doit résoudre les points litigieux avec le fournisseur (activité 3.1.6.4 - Résoudre les points litigieux avec le fournisseur). Pour ce faire, il faut communiquer avec le fournisseur, ce qui pourrait se conclure par le renvoi des biens, la modification du produit livrable ou à une modification du marché.

Les biens endommagés ou reçus en trop sont retournés en conformité avec les modalités du marché. On communiquera avec le fournisseur pour le mettre au courant du problème. En général, lorsque les biens sont retournés, on remplit un formulaire d'autorisation de retour, qu'on envoie avec la marchandise retournée. Le retour d'un bien peut donner différents résultats :

  • Les biens sont remplacés ou échangés contre de nouveaux biens, ou d’autres biens, si le bien demandé au départ n’est pas disponible;
  • Le fournisseur ajuste ou révise la facture;
  • Le fournisseur produit une note de crédit ou un crédit de remboursement pour la partie des biens à retourner.

Dans certains cas, le problème se règle sans avoir à retourner les biens ou à refuser les produits livrables, qui seront acceptés en l’état. Cela peut avoir une incidence sur la valeur du marché lorsque, par exemple, les biens sont acceptés pour une fraction du prix établi initialement.

S’il faut modifier le marché, on doit revenir à Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5) et procéder à l’examen et la finalisation des modalités du marché (activité 3.1.5.2 – Finaliser/revoir les modalités) en suivant la séquence des activités. Dans certaines circonstances, on devra consulter d'autres entités, tout particulièrement des conseillers juridiques, afin de s'assurer que les problèmes seront réglés. Le marché et les engagements correspondants doivent être redressés afin de tenir compte du règlement final convenu par les parties.

Pendant la durée du marché, il se peut qu’on ait à apporter des changements au dossier des fournisseurs, comme un changement de localisation ou aux données relatives aux paiements. Il est important d’enregistrer rapidement les changements dès qu’ils sont connus. Certains changements pourraient nécessiter une modification au marché, par exemple, lorsque le nom légal du fournisseur change. Le processus opérationnel de la Gestion du dossier des fournisseurs (7.1) explique comment apporter ces changements.

Lorsque les produits sont payés avec une carte d’achat, plutôt que de passer à Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7), on passera à l’attestation du relevé de la carte de crédit, en conformité avec l’article 34 de la LGFP. L’autre diagramme des opérations sur l’utilisation des cartes d’achat est illustré à l’Annexe E.

5.5.1.2 Rôles et responsabilités

Les principales activités de gestion financière de ce sous-processus est de s’assurer que les produits livrables sont reçus et qu’ils correspondent à ce qui a été demandé. Même si l’administration des marchés est partagée entre plusieurs rôles, le gestionnaire est ultimement comptable du résultat de ces activités. Les autres activités relèvent de la gestion du matériel. Plusieurs scénarios quant aux rôles de responsable et d’agent comptable sont possibles.

Pour l’activité  3.1.6.1 – Surveiller les marchés, la responsabilité revient aux services (ministériels) de gestion des biens et de la passation des marchés, à la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux ou au gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements. Si c’est le gestionnaire qui est responsable, la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux sera consultée pour son expertise, et le gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements serait informé des enjeux s’il n’est pas responsable. Le gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements est toujours l’agent comptable.

Pour l’activité  3.1.6.2 – Rapprocher les produits livrés et les documents de réception et l’activité 3.1.6.3 –  Rapprocher les produits livrés et les marchés, si le gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière et le gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements ne sont pas la même personne, le premier est informé des résultats des activités, qui font partie du processus de vérification des comptes dans Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7).

Pour l’activité  3.1.6.3 – Rapprocher les produits livrés et les marchés, le type de produits déterminera quel rôle est responsable, normalement en fonction de l’expertise technique requise pour confirmer que les produits sont conformes aux spécifications du marché. Dans le scénario numéro un (S1), la responsabilité revient aux services (ministériels) de gestion des biens et du matériel. Dans le scénario numéro deux (S2), la responsabilité revient au gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements. Dans les deux cas, cependant, le gestionnaire reste l’agent comptable.

Pour l'activité 3.1.6.4 - Résoudre les points litigieux avec le fournisseur, cela dépendra de la façon dont est exercé le pouvoir d'effectuer une opération. Dans le scénario numéro deux (S2), le gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements est responsable. Dans le scénario numéro trois (S3), les services (ministériels) de gestion du matériel et de la passation des marchés sont responsables. Dans le scénario numéro  quatre (S4), la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux est responsable. Dans tous les cas, le gestionnaire reste l’agent comptable de l’activité.

Tableau 6 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 6. Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

DGA :
Direction générale des approvisionnements - Travaux publics et Services gouvernementaux
FIN :
Services financiers ministériels
GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SGBM :
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SMGFM :
Système ministériel  de gestion des finances et du matériel
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
3.1.6.1 Surveiller les marchés
  • Description de l’article
  • Documents de réception (facultatif)
  • Données sur le marché (fournisseur, quantité, type)
DGA, GCR-A, SMGMMGCR-ADGA, SMGMMGCR-ASMGFM
3.1.6.2 Rapprocher les produits livrés et les documents de réception
  • Date de réception des produits livrés
  • Description de l’article
  • Documents de réception
  • Données sur le marché (fournisseur, quantité, type)
  • Quantité
GCR-A, SGBMGCR-ADGA, SMGMMGCR-A, GCR-FSMGFM
3.1.6.3 Rapprocher les produits livrés et les marchés
  • Description de l’article
  • Documents de réception
  • Données sur le marché (fournisseur, quantité, type)
  • Identification du marché

S1 : SGBM

S2 : GCR-A

S1 : GCR-A

S2 : GCR-A

S1 : SMGMM

S2 : DGA, SMGMM

S1 : FIN, GCR-F

S2 : FIN,

S1 : SMGFM

S2 : SMGFM

3.1.6.4 Résoudre les points litigieux avec le fournisseur
  • Description de l’article
  • Documents de réception (facultatif)
  • Données sur le marché (fournisseur, quantité, type)
  • Identification du marché

S2 : GCR-A

S3 : SGBM

S4 : DGA

S2 : GCR-A

S3 : GCR-A

S4 : GCR-A

S2 : DGA, SGBM

S3 : DGA

S4 : SGBM

S2 : FIN

S3 : FIN, GCR-A

S4 : FIN

S2 : SMGFM

S3 : SMGFM

S4 : SMGFM

5.6 Gestion des comptes créditeurs

La gestion des comptes créditeurs englobe le traitement des factures, la vérification des comptes et l’exercice du pouvoir d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP.

5.6.1 Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7)

À la réception de la facture :

  • le processus de vérification des comptes est exécuté;
  • le pouvoir d’attestation en vertu de l’article 34 est exercé par le gestionnaire;
  • la demande de paiement est effectuée et envoyée aux Services financiers.

La Figure 10 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 10: Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 10: Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 10: Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) – diagramme d’opérations de niveau 3

Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) comprend la réception des factures ou d'autres documents, comme les notes de crédit remises par les fournisseurs, et la vérification et la validation de l'information de la facture. Le marché approuvé et les documents de réception font partie de la vérification des comptes.

Le sous-processus commence par l’envoi par le fournisseur d’une facture au secteur de programme, à l'unité chargée des créditeurs ou aux services des finances, selon les dispositions du marché. À cette étape, est inscrite la date de réception, qui servira de référence pour le calcul des intérêts, qui est décrit plus en détail au sous-processus Autoriser le paiement en vertu de l’article 33 de la LGFP (3.1.8).

La vérification des comptes fournit la preuve requise pour démontrer que :

  • le travail a été exécuté;
  • les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus;
  • les modalités pertinentes du marché ou de l’accord ont été respectées;
  • l’opération est exacte;
  • toutes les autorisations ont été respectées.[46]

La responsabilité première de la vérification des comptes incombe au gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière, qui a le pouvoir de confirmer et d’attester le bien-fondé de la demande conformément à l’article 34 de la LGFP.[47] Les étapes de la vérification des comptes se fondent sur le processus de réception des biens ou des services décrit au sous-processus Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6), sur le marché approuvé  (résultat de Gérer les marchés (sous-processus 3.1.5)) et sur la facture du fournisseur. Tous les paiements et règlements doivent être vérifiés et attestés en vertu de l’article 34 de la LGFP. L’examen des notes de crédit suit le même processus que celui qui s’applique à la facture.

Afin d’assurer une séparation adéquate des tâches, les fonctions suivantes doivent être séparées lorsqu’une responsabilité est attribuée aux personnes intervenant dans le processus relatif aux dépenses[48]:

  • pouvoir de conclure un marché (pourvoir d’exécuter une opération) (activité 3.1.5.4 – Exercer ou obtenir le pouvoir approprié pour exécuter l’opération);
  • attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (activité 3.1.6.3 – Rapprocher les produits livrés et les marchés);
  • détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement, en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7));
  • attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l’article 33 de la LGFP (pouvoir de paiement) (activité 3.1.8.4 – Certifier l’opération en vertu de l’article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE));
  • si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions susmentionnées, il faut mettre en place et documenter des mesures de contrôle alternatives.

De plus, au paragraphe 6.2.2, la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses stipule que « les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :

  • un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
  • un pouvoir de dépenser, un pouvoir d'attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne). »[49]

Bien que la vérification des comptes soit habituellement exécutée avant le paiement, on peut, dans certaines situations, vérifier les comptes après paiement, par exemple, pour les achats effectués au moyen d'une carte d'achat, pourvu que la demande de paiement soit jugée raisonnable selon les critères énoncés dans la Directive sur la vérification des comptes.[50]

5.6.1.1 Activités

Le sous-processus Gérer les comptes créditeurs enclenchent les activités suivantes[51] en appui à la vérification et à l’attestation des factures en vertu de l’article 34 de la LGFP :

  • Vérifier si les documents justificatifs sont complets, c.-à-d. que les documents fournissent une piste de vérification et indiquent le prix convenu et les autres exigences, les biens ou les services, ainsi que les autorisations accordées selon la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers (activité 3.1.7.1 - Vérifier les documents justificatifs quant à leur intégralité);
  • Confirmer que
    • les modalités pertinentes du marché ou de l’accord ont été respectées, y compris le prix, la quantité et la qualité,
    • le travail a été exécuté,
    • les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus,
    • si, en raison de circonstances exceptionnelles, le prix n’est pas précisé dans le marché ou l’accord, confirmer que le prix est raisonnable (activité 3.1.7.2 – Confirmer le respect des conditions du marché);
  • Confirmer que le bénéficiaire du paiement y a droit ou y est admissible, et s’assurer, le cas échéant, qu’il s’agit du bon bénéficiaire s’il y a eu cession du droit à quelqu’un d’autre (activité 3.1.7.3 - Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement);
  • Valider le triple rapprochement, c.-à-d. attester que l'information figurant sur la facture, le marché approuvé et les documents de réception concordent (activité 3.1.7.4 - Valider qu'il y a eu triple rapprochement);
  • S’assurer que l’information sur le bénéficiaire est exacte et valide. Elle devrait être vérifiée au contenu du dossier des fournisseurs. Si l’information n’est pas exacte et qu’il faut apporter des changements, se référer au processus opérationnel de la Gestion du dossier des fournisseurs (7.1) pour savoir comment procéder (activité 3.1.7.5 – Vérifier l’exactitude des renseignements sur le bénéficiaire du paiement);
  • S'assurer que le code financier est exact et complet (activité 3.1.7.6 - Vérifier que le code financier est exact);
  • Vérifier si l'ensemble des lois, règlements, décrets du Conseil, politiques et directives qui s'appliquent et autres obligations juridiques ont été respectés (activité 3.1.7.7 - Vérifier que les règlements, les politiques et les directives ont été respectés);
  • Confirmer l’exactitude de l’opération et que le montant n’a pas déjà été payé, que les remises, les crédits ou retenues ont été déduits, que tous les frais non admissibles ont été supprimés et que le total de la facture ou de la réclamation est exact (activité 3.1.7.8 – Vérifier l’exactitude de l’opération).

Outre les politiques citées dans la Ligne directrice (se reporter à la section 3.2 Référence), il y aurait lieu de consulter les instruments de politiques s'appliquant à des opérations particulières, comme la Directive sur le paiement, la perception et la remise des taxes et droits provinciaux

Il est important de se rappeler que les ministères sont tenus de s’assurer que les fournisseurs sont payés à la date d’échéance. Les ministères qui ne se conforment pas à cette exigence[52] doivent payer des intérêts, sans que le fournisseur en fasse la demande, en conformité avec les modalités du marché. La Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques ne permet pas aux ministères de se fixer un seuil au-delà duquel de l’intérêt devient payable. Pour plus d’information sur la détermination de la date d’échéance, consulter la section intitulée « paiement à la date d’échéance » de la Directive. Généralement, le délai de paiement commence à la date à laquelle la facture est reçue à l'adresse indiquée à cette fin au marché; c'est cette date qui sert à établir la date d'échéance du paiement. Le ministère ou l’organisme a l’obligation d’inscrire la date de réception de la facture de l’une des manières suivantes :

  • si la facture est reçue sur support papier, estampiller la date sur le document;
  • si la facture est reçue par voie électronique, ajouter électroniquement une date qui ne peut être changée.

La « date d’acceptation des biens ou des services » renvoie à la date de la livraison au ministère (activité 3.1.6.2 – Rapprocher les produits livrés et les documents de réception). La qualité des produits reçus est examinée dans le cadre du processus d’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP (activité 3.1.6.3 – Rapprocher les produits livrés et les marchés). 

La vérification des comptes comporte également la confirmation que les paiements anticipés sont conformes aux exigences appropriées [53] et qu’ils se conforment à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Les paiements périodiques à effectuer pour des marchés permaments, tels que les ententes relatives aux services publics et aux installations, sont décrits dans le processus opérationnel de la Gestion des autres paiements (3.3).

Si au cours du processus de vérification des comptes, on constate un écart ou si l'information est incomplète, le gestionnaire est tenu de corriger cet écart (activité 3.1.7.9 - Résoudre les écarts) en remontant à la source du problème. Une fois celui-ci corrigé, la vérification des comptes reprend ou recommence du début.

Après que la facture ait été vérifiée et qu'aucun écart ou problème n'ait été relevé, la vérification des comptes est terminée et certifiée, aux termes de l'article 34 de la LGFP (activité 3.1.7.10 - Exercer ou obtenir le pouvoir). En général, la fin de la vérification des comptes est confirmée au moyen d'un bloc-signature sur la facture ou par une liste de vérification dûment contrôlée. La facture est enregistrée et l’engagement est rajusté, s’il le faut, comme pour une facture finale. Si la facture n’a pas été certifiée, il faudra peut-être communiquer avec le fournisseur ou avec d’autres personnes qui interviennent dans le cycle de l’approvisionnement au paiement. Le résultat final de ce groupe de sous-processus est l'approbation de la facture sous la forme d'une demande de paiement aux fins du traitement du paiement.

En vertu de l’article 34, on doit s’assurer, dans le cadre de la vérification des comptes, qu’il existe des preuves tangibles de la vérification, c’est-à-dire, veiller à ce que le processus permette d’identifier les personnes qui ont effectué la vérification des comptes ou de garantir qu’il y a une piste de vérification.

5.6.1.2 Rôles et responsabilités

Le gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière a le rôle de responsable et d’agent comptable de l’achèvement de la vérification de comptes et de la certification des factures en vertu de l’article 34 de la LGFP. Le Tableau 7 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 7: Gestion des comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

DGA :
Direction générale des approvisionnements - Travaux publics et Services gouvernementaux
FI :
Fonction ministérielle des finances
FIN :
Services financiers ministériels
GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SGBM :
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SMGFM :
Système ministériel de gestion des finances et du matériel
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
3.1.7.1 Vérifier les documents justificatifs quant à leur intégralité
  • Données sur le marché
  • Données sur la réception des biens et des services
  • Données sur la facture/note de crédit
GCR-FGCR-FFIN, SGBM, SMGMMFIN, SGBM, SMGMMSMGFM
3.1.7.2 Confirmer le respect des conditions du marché
  • Données sur l’acceptation des biens et des services
  • Données sur le marché
  • Données sur la facture
GCR-FGCR-FDGA, FIN, GCR-A, SMGMMGCR-ASMGFM
3.1.7.3 Confirmer que le bénéficiaire a droit au paiement
  • Données sur l’acceptation des biens et des services
  • Données sur le marché
  • Données sur la facture/note de crédit
  • Données sur le fournisseur
GCR-FGCR-FFI, FIN GCR-AGCR-ASMGFM
3.1.7.4 Valider qu’il y a eu triple rapprochement
  • Données sur l’acceptation des biens et des services
  • Données sur le marché
  • Données sur la facture/note de crédit
GCR-FGCR-FDGA, FIN, GCR-A, SGBM, SMGMMGCR-ASMGFM
3.1.7.5 Vérifier l’exactitude des renseignements sur le bénéficiaire du paiement
  • Données sur le marché
  • Données sur la facture/note de crédit
  • Données sur le fournisseur
GCR-FGCR-F

FI, FIN,

GCR-A

GCR-ASMGFM
3.1.7.6 Vérifier que le code financier est exact
  • Données sur l’acceptation des biens et des services
  • Plan comptable
  • Données sur le marché
  • Code financier
  • Données sur la facture/note de crédit
GCR-FGCR-F

FI, FIN,

GCR-A

GCR-ASMGFM
3.1.7.7 Vérifier que les règlements, les politiques et les directives ont été respectés
  • Données sur l’acceptation des biens et des services
  • Données sur le marché
  • Code financier
  • Données sur la facture/note de crédit
  • Instruments de politique note A
GCR-FGCR-FFI, FIN, GCR-A, SGBMGCR-ASMGFM
3.1.7.8 Vérifier l’exactitude de l’opération
  • Données sur l’acceptation des biens et des services
  • Données sur le marché
  • Code financier
  • Données sur la facture/note de crédit
GCR-FGCR-FFI, FIN, SGBM, SMGMMGCR-ASMGFM
3.1.7.9 Résoudre les écarts
  • Données sur le marché
  • Données sur la réception des biens et des services
  • Données sur la facture/note de crédit
  • Données sur le fournisseur
GCR-FGCR-FDGA, FIN, GCR-A, SGBM, SMGMMFIN, GCR-ASMGFM
3.1.7.10 Exercer ou obtenir le pouvoir
  • Pouvoir d’attestation
  • Instruments de délégation des pouvoirs
  • Pouvoir d’engager la dépense
  • Pouvoir d’exécuter une opération
GCR-FGCR-FFI, SMGMMGCR-ASMGFM

Note A : La source faisant autorité de la plupart des instruments de politique est en dehors du SMGFM.

5.7 Gestion des paiements

Le groupe de sous-processus de la Gestion des paiements complète le processus; il comprend l’exécution du contrôle de la qualité, s’il y a lieu, la certification des paiements en vertu de l’article 33 de la LGFP, la préparation et la présentation de la demande de paiement et la finalisation du paiement.

5.7.1 Autoriser le paiement (sous-processus 3.1.8)

La première étape de la gestion des paiements est la réception de la demande de paiement. Le contrôle de la qualité est effectué par les services financiers et fait partie du processus d’autorisation du paiement en vertu de l’article 33 de la LGFP. La Figure 11 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 11. Autoriser le paiement (sous-processus 3.1.8) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 11. Autoriser le paiement (sous-processus 3.1.8) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 11. Autoriser le paiement (sous-processus 3.1.8) – diagramme d’opérations de niveau 3

5.7.1.1 Activités

La demande de paiement est reçue par les services financiers (activité 3.1.8.1 – Recevoir la demande de paiement) aux fins de l’émission du paiement. Elle comprend les données de la facture, les données utiles au paiement (date de réception de la facture, date d’acceptation des produits livrés, date d’échéance et montant), les données sur le fournisseur, le type de  paiement (c.-à-d. paiement régulier ou prioritaire) et le code financier.

Dans ce sous-processus, l'agent financier à qui a été délégué le pouvoir d'autoriser le paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP se charge du contrôle de la qualité (activité 3.1.8.2 - Effectuer le contrôle de la qualité). L’agent financier autorise le paiement; il est responsable de la certification des paiements, et est tenu de s’assurer de ce qui suit [54]:

  • Il existe des preuves tangibles démontrant que la vérification des comptes a été effectuée et que celle-ci a été certifiée par une personne à qui a été délégué le pouvoir de signer des documents financiers en vertu de l'article 34 de la LGFP;
  • Aucun paiement n’est effectué quand le paiement entraîne :
    • une imputation non légitime sur un crédit;
    • une dépense supérieure au crédit;
    • un solde insuffisant du crédit afin de couvrir les engagements imputés sur celui-ci.
  • Lorsque l’agent financier autorise le paiement,
    • toutes les opérations à risque élevé font l’objet d’un examen complet;
    • un échantillon des opérations à faible risque et à risque moyen est sélectionné selon une méthode d’échantillonnage, et font l’objet d’un examen des aspects les plus importants de chaque opération choisie;
  • L’attestation des paiements aux termes de l’article 33 de la LGFP est fournie au receveur général (Système normalisé des paiements).

Si une anomalie, telle qu’un paiement en double, est constatée au cours du processus, la demande de paiement est retournée au gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière pour qu’il la règle.

Le ministère ou l’organisme est responsable de définir le niveau de risque (élevé, modéré, faible) selon le degré de tolérance au risque de l’organisation. Les exigences de contrôle de la qualité aux termes de l’article 33 de la LGFP en rapport avec l’échantillonnage des opérations à risque faible et modéré sont décrites dans le processus opérationnel de gestion de la vérification après-paiement (processus opérationnel 8.1). De plus, l’agent financier est responsable de demander que des mesures correctives soient prises lorsque des erreurs graves sont découvertes lors du contrôle de la qualité lié à l’exercice du pouvoir d’autoriser le paiement.[55]

La prochaine activité consiste à déterminer s’il y a des intérêts à payer sur la facture et à les calculer, le cas échéant, en conformité avec la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques au taux de la Banque du Canada en vigueur le mois précédent majoré de 3 points[56] (activité 3.1.8.3 – Calculer les intérêts).

La date à utiliser pour calculer les intérêts dus sur le paiement en retard d’une facture est la plus tardive des dates suivantes :

  1. la date de réception de la facture originale;
  2. la date de facturation du fournisseur (à utiliser par défaut si la date au point a) n’est pas saisie);
  3. la date d’acceptation des produits livrés;
  4. la date d’expédition (à utiliser par défaut si la date au point c) n’est pas saisie).

La Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques dispose que, si certains éléments d’une facture sont contestés, ceux qui ne le sont pas doivent être acquittés au plus tard à la date d’échéance établie. Les processus opérationnels de facturation des ministères doivent permettre de « diviser » les factures des fournisseurs en éléments contestés et non contestés, et être dotés de mesures adéquates de contrôle des paiements en double, permettant de distinguer les véritables paiements en double des paiements multiples effectués pour acquitter une facture.[57]

Afin d’assurer une séparation adéquate des tâches, les fonctions suivantes doivent être séparées lorsqu’une responsabilité est attribuée aux personnes intervenant dans le processus relatif aux dépenses[58]:

  • pouvoir de conclure un marché (pourvoir d’exécuter une opération) (activité 3.1.5.4 – Exercer ou obtenir le pouvoir approprié pour exécuter l’opération);
  • attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (activité 3.1.6.3 – Rapprocher les produits livrés et les marchés);
  • détermination de l'admissibilité, vérification des comptes et préparation des demandes de paiement ou de règlement, en vertu de l’article 34 de la LGFP (pouvoir d’attestation) (Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7));
  • attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l’article 33 de la LGFP (pouvoir de paiement) (activité 3.1.8.4 – Certifier l’opération en vertu de l’article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE));
  • si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas la séparation des fonctions susmentionnées, il faut mettre en place et documenter des mesures de contrôle alternatives.

De plus, au paragraphe 6.2.2, la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses stipule que « les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :

  • un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement;
  • un pouvoir de dépenser, un pouvoir d'attestation ou un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne). »[59]

Une fois que l’agent financier est convaincu que toutes les exigences ont été respectées, la demande de paiement est attestée aux termes de l’article 33 de la LGFP, et l’authentification et l’autorisation électroniques sont exécutées (activité 3.1.8.4 – Certifier l’opération en vertu de l’article 33 (y compris la clé AAE)).

La demande de paiement est préparée et envoyée au receveur général (activité 3.1.8.5 – Transmettre la demande de paiement au receveur général) en conformité avec :

Les demandes incluses dans le fichier des paiements contiennent tous les renseignements : nom, date, montant, adresse de livraison, informations de routage de l'institution financière, détails sur le talon de paiement (s'il y a lieu) et type de paiement. Les ministères attribuent un numéro de demande unique à chaque lot de paiements.[60]

Le Cadre de contrôle du receveur général et le Manuel du receveur général fournissent des renseignements supplémentaires et les étapes à suivre pour s’assurer que la demande de paiement est présentée comme il se doit au receveur général. Les demandes autorisées peuvent être payées selon divers moyens de paiement. Chaque moyen de paiement a ses caractéristiques propres, dont il faudra tenir compte.[61]

Tableau 8 montre les renvois et les principales caractéristiques des types de paiement les plus courants.

Tableau 8. Types de paiement courants
Type de paiementCadre de contrôle du receveur général[62]Caractéristiques
Paiement régulierSection 7.2
  • Le fichier des paiements doit contenir tous les détails sur le paiement
Paiement prioritaireSection 7.8
  • Indicateur de paiement prioritaire;
  • Échéance exigeant un service rapide
  • Préinscription de l’information sur le bénéficiaire
  • Préavis de la date d’échéance du paiement
  • Contrôles internes adéquats pour ce qui est des chèques
Dépôt directSection 7.2
  • Code de paiement
  • Renseignements bancaires exacts
  • Fournisseur reconnu
Système de transfert de paiements de grande valeur (STPGV)Section 7.7
  • Préinscription de l’information sur le bénéficiaire
  • Préavis de 48 heures avant la date d’échéance du paiement
  • Diligence raisonnable pour chaque paiement

Dans des situations particulières, les ministères utiliseront les deux moyens de paiement non courants suivants :

Comptes bancaires ministériels (CMB) : l’utilisation des CMB est limitée aux endroits où les services d’émission de chèque du receveur général ne sont pas immédiatement disponibles.[63]

Échange de données informatisées (EDI) : Le compte bancaire du bénéficiaire du paiement doit être compatible avec l’EDI.[64]

5.7.1.2 Rôles et responsabilités

Les services financiers ont le rôle de responsable et d’agent comptable de la gestion des demandes de paiement et de l’attestation des paiements (article 33 de la LGFP). Le Tableau 9 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 9. Autoriser le paiement (sous-processus 3.1.8) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

FI :
Fonction ministérielle des finances
FIN :
Services financiers ministériels
GBT :
Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie - Receveur général
GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SMGMM :
Services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés
SMGFM :
Système ministériel  de gestion des finances et du matériel
3.1.8.1 Recevoir la demande de paiement
  • Détails sur les paiements
  • Données sur la facture
  • Données sur le fournisseur
FINFINGCR-A,  GCR-FGCR-A,  GCR-FSMGFM
3.1.8.2 Effectuer le contrôle de la qualité
  • Détails sur les paiements
  • Documents de réception
  • Données sur la facture
  • Données sur le fournisseur
  • Données sur le marché
  • Fiches de spécimen de signature
  • Instrument de délégation des pouvoirs
  • Vérification et attestation en vertu de l’article 34
FINFINGCR-A,  GCR-FGCR-A,  GCR-FSMGFM
3.1.8.3 Calculer les intérêts
  • Date de réception des produits livrés
  • Données sur la facture
  • Taux d’intérêt de la Banque du Canada;
FINFINFIGCR-FSMGFM
3.1.8.4 Certifier l’opération en vertu de l’article 33 de la LGFP (y compris la clé AAE)
  • Attestation en vertu de l’art. 33 (signature)
  • Demande de paiement approuvée
  • Instruments de délégation des pouvoirs
  • Résultats du contrôle de la qualité
  • Solde des crédits
FINFINFI SMGFM
3.1.8.5 Transmettre la demande de paiement au receveur général
  • Détails sur les paiements
  • Données de l’autorisation et de l’authentification en vertu de l’art. 33
  • Données sur la facture
  • Données sur le fournisseur
FINFIN GBTSMGFM

5.7.2 Effectuer le paiement (sous-processus 3.1.9)

Une fois le paiement autorisé en vertu de l’article 33 de la LGFP, la demande de paiement est envoyée au receveur général afin qu’il émette le paiement. Les fichiers de demande de paiement sont modifiés et validés, et le paiement est relâché par le receveur général. Aux fins de contrôle, le receveur général produit un fichier générique de retour qui contient les données de référence de chaque paiement. À ce moment, les enregistrements des paiements devraient être mis à jour[65] dans le système de gestion des finances et du matériel des ministères. C'est ainsi que le processus opérationnel de la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement prend fin. Le processus opérationnel de la Gestion de la vérification après-paiement (8.1) ou celui de la Gestion de la clôture financière (8.2) prend le relai.

Dans les cas, improbables, où un trop-payé ou un paiement en double aurait été versé et encaissé par le fournisseur, les deux options suivantes sont à envisager : obtenir une note de crédit qui sera appliquée aux factures présentées avant la fin de l’exercice en cours (conformément à l’article 29.1 de la LGFP[66]) ou se faire rembourser par le fournisseur (activité 3.1.6.4 – Résoudre les points litigieux avec le fournisseur). La note de crédit devrait être traitée suivant Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7). Le remboursement devrait être traité comme un encaissement, suivant le processus opérationnel de la Gestion des Revenus, Créances et Recettes (2.1). La Figure 12 illustre le diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus.

Figure 12. Effectuer le paiement (sous-processus 3.1.9) – diagramme d’opérations de niveau 3

Figure 12. Effectuer le paiement (sous-processus 3.1.9) – diagramme d’opérations de niveau 3
Version textuelle : Figure 12. Effectuer le paiement (sous-processus 3.1.9) – diagramme d’opérations de niveau 3

5.7.2.1 Activités

Travaux publics et Services gouvernementaux émet les paiements du receveur général (en dollar ou autre devise) (activité 3.1.9.1 - Effectuer le paiement) et traite les règlements interministériels dont il est question dans le processus opérationnel de la Gestion des règlements ministériels (2.2) au moyen du Système normalisé des paiements. Tous les paiements de programme, de comptes créditeurs et de rénumération sont émis par le receveur général au nom des ministères et organismes fédéraux et tirés du Trésor. [67] Le Système normalisé des paiements est un système intégré qui comporte différents composantes et menus couvrant le processus de paiement/document.[68]

Le processus de traitement au moyen du SNP comprend les étapes suivantes :[69]

Vérification et validation : À la réception de la demande et des détails sur les paiements, le SNP confirme l'authenticité de la signature électronique figurant sur la demande, puis modifie les données afin de s'assurer que la demande et les détails sur les paiements concordent et ne présentent aucun signe de falsification.

Attribution du numéro de référence du paiement : Avant le chargement des données dans la base de données du SNP, chaque paiement validé reçoit un numéro de référence de paiement (NRP) à 12 chiffres. Chaque NRP est relié au numéro de demande entré dans le SNP, qui a été attribué par le ministère.

Avis aux ministères : Les ministères reçoivent un avis dans un fichier de retour des paiements indiquant que ses paiements ont été validés et chargés dans le SNP. Les ministères enregistrent les détails des paiements (numéro de référence de paiement, date du paiement, etc.) dans leur propre système ministériel de gestion des finances et du matériel aux fins de contrôle et de référence.

Interrogation et mise à jour en direct : Les paiements retournés sont enregistrés dans le SNP. Les ministères en font un suivi et demandent, le cas échéant, l'annulation ou l’émission d’un paiement en double au moyen du SNP. Le SNP permet des interrogations à toutes les étapes du cycle de vie du paiement.

Les opérations après paiement, comme le remplacement d’un chèque, les exceptions, etc. sont traitées dans le processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (8.2).

Les ministères reçoivent un avis dans un fichier de retour des paiements indiquant que leurs paiements ont été versés par le SNP. Ils traitent le fichier de retour des paiements (activité 3.1.9.2 – Traiter le fichier de retour des paiements) et, par la suite, finalisent et enregistrent les détails sur les paiements (numéro de référence de paiement, date du paiement, etc.) dans leur propre système ministériel de gestion des finances et du matériel (activité 3.1.9.3 – Finaliser le paiement).

Les ministères sont tenus de rapprocher régulièrement les demandes de paiement soumises au SNP avec le fichier de retour des paiements/avis de retour envoyé par le SNP. De plus, le ministère doit rapprocher régulièrement les soldes de comptes de contrôle de son système ministériel de gestion des finances et du matériel avec le total des comptes de contrôle transmis chaque jour par le Grand livre général du receveur général (basé sur les données de contrôle provenant du SNP). Le rapprochement des soldes de comptes de contrôle fait partie du processus opérationnel de la Gestion de la clôture financière (8.2).

5.7.2.2 Rôles et responsabilités

Les services financiers sont chargés de la consignation des paiements effectués, tandis que le Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie est responsable de l’émission des paiements. Le Tableau 10 donne un aperçu des rôles et des responsabilités selon la méthode RACI : responsable, agent comptable, consulté, informé. Ces rôles et ces responsabilités sont décrits en détail à l’Annexe D.

Tableau 10. Effectuer le paiement (sous-processus 3.1.9) – RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInforméSource faisant autorité

Légende

FIN :
Services financiers ministériels
GBT :
Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie - Receveur général
GCR-A :
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
GCR-F :
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
SNP-RG :
Système normalisé des paiements - receveur général
3.1.9.1 Effectuer le paiement
  • Détails sur les paiements
  • Fichier de retour des paiements
GBTGBTFINFINSNP-RG
3.1.9.2 Traiter le fichier de retour des paiements
  • Fichier de retour des paiements
  • Numéro de demande
  • Numéro de référence du paiement
FINFINGBT SNP-RG
3.1.9.3 Finaliser le paiement
  • Détails sur les paiements
  • Fichier de retour des paiements
  • Numéro de demande
  • Numéro de référence du paiement
FINFINGBT

GCR-A

GCR-F

SNP-RG

Annexe A. Définitions

Les termes qui sont utilisés dans la présente ligne directrice sont définis dans la présente annexe. Leurs définitions correspondent aux définitions couramment utilisées dans les politiques, les normes, les lignes directrices, les guides et les outils du Conseil du Trésor.

Activité :

Élaboration du sous-processus, figurant dans un diagramme d’opérations de niveau 3. Voir aussi processus et sous-processus.

Agent comptable (RACI) :

Dans l’analyse RACI, rôle qui peut attester de la véracité de l’information ou d’une décision et qui est ultimement responsable de l’exécution d’une tâche. Il ne doit y avoir qu’un seul agent comptable par tâche.

Analyse RACI :

Angle d’analyse sous lequel sont décrits les rôles et les responsabilités que diverses équipes ou personnes assument dans la réalisation d’une activité du processus ou pour y contribuer. L’analyse RACI répartit les tâches en quatre charges participatives, puis les rattache à divers rôles joués dans un processus (Responsable, Agent comptable, Consulté et Informé).

Art. 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)[70] :

Énoncé des exigences relatives au contrôle des engagements et à la consignation des engagements.

Art. 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)[71] :

Les agents financiers à qui a été délégué le pouvoir d’effectuer des paiements en vertu de l’article 33 de la LGFP doivent confirmer, avant d’autoriser un paiement, que la dépense constitue une imputation légitime sur le crédit (et avoir l’assurance que la valeur a été reçue) et que le paiement n’occasionnera pas une dépense supérieure au crédit ou une réduction du solde du crédit à un niveau insuffisant pour l’exécution des autres engagements. Les pouvoirs en vertu de l’article 33 de la LGFP peuvent être délégués à une personne autre que le dirigeant principal des finances du ministère. En pareils cas, ce dernier, ultimement responsable de la qualité générale de la gestion financière, conserve responsabilité à l’égard de l’efficacité et de l’efficience de la personne qui exerce les pouvoirs.

Art. 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)[72] :

Énoncé des exigences relatives à l’attestation et à la vérification des comptes (voir les définitions applicables). Avant qu’un paiement soit effectué pour régler le coût de fournitures ou de services reçus, l’agent compétent du ministère doit attester que les travaux exécutés, les fournitures livrées ou les services rendus sont conformes aux modalités du marché et que le prix demandé est également conforme au marché ou, à défaut d’un marché, que le prix est raisonnable. Voir aussi Vérification et attestation des comptes.

Chargé de projet :

personne détenant l’autorité de prendre des décisions sur des questions d’ordre technique touchant le travail à effectuer selon les termes d’un marché. Dans certains ministères, il est aussi appelé « responsable technique ».

Comptabilité des engagements :

Consignation d’une obligation d'effectuer un paiement à une date ultérieure au moment où ce dernier est prévu et avant que les services soient rendus et que la facture soit reçue. L’obligation pourra représenter une dette contractuelle, comme dans le cas d’une commande ou d’un marché pour l’achat de biens ou de services. Les engagements sont comptabilisés individuellement. Lorsqu’il n’est pas pratique de le faire (p. ex., pour des opérations de faible valeur), l’organisation appliquera une procédure visant à définir ces cas et décrire comment ils seront comptabilisés.[73]

Consulté (RACI) :

Dans l'analyse RACI, rôle chargé de fournir de l'information ou de prendre une décision au sujet d'une mesure à exécuter. Il existe habituellement une communication bilatérale entre les personnes consultées et la partie « Responsable ».

Contrôle des engagements :

Procédure établie en vue d’empêcher une organisation de conclure un marché ou une autre forme d’accord prévoyant un paiement, à moins qu’il y ait suffisamment de fonds pour acquitter les dettes contractées à cette occasion pendant l’exercice au cours duquel le marché est conclu.[74]

Données connexes (RACI) :

Dans l’analyse RACI, ensemble de données qui sont généralement créées ou examinées dans le cadre d’une activité.

Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements (GCR-A) :

la personne qui assume ce rôle définit les besoins en biens et services, participe à la sélection du fournisseur et surveille l'exécution du marché. Il faut prendre soin de bien séparer les tâches de tout le processus.[75]

Gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière (GCR-F) :

Dans ce rôle, la personne

  • exerce le pouvoir délégué d’engager une dépense;
  • est responsable du contrôle des engagements;
  • exerce le pouvoir d’exécuter une opération pour conclure des marchés;
  • exerce le pouvoir d’attester une transaction en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • est responsable de la vérification des comptes.

Il faut prendre soin de séparer les tâches de manière adéquate dans tout le processus.[76]

Groupe de sous-processus :

regroupement logique de sous-processus qui explique le processus en son entier.

Informé (RACI) :

Dans l’analyse RACI, rôle qui est avisé de l’information ou d’une décision qui a été prise ou d’une activité qui a été réalisée. Il existe habituellement une communication unilatérale entre la partie « Responsable » (ou « l’agent comptable ») et les ressources « informées ».

Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) :

énoncé de principes fondamentaux régissant la manière dont les dépenses du gouvernement peuvent être approuvées et effectuées, les revenus obtenus et les fonds empruntés.[77]

Modèle « souhaité » :

Processus du gouvernement du Canada traduisant les cadres législatif et politique en vigueur.

Niveau 1 :

Représentation graphique des processus opérationnels de la gestion financière au gouvernement du Canada qui s’applique à tous les domaines fonctionnels et domaines croisés.

Niveau 2 :

Diagramme d’une page illustrant le regroupement des processus opérationnels rattachés en tout ou en partie à un domaine fonctionnel, conçu pour les besoins de la direction.

Niveau 3 :

Diagramme des opérations plus détaillé que celui de niveau 2 illustrant des activités communes à tous les ministères et non rattachées à un système en particulier.

Pouvoir d’attestation :

En vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, pouvoir de certifier, avant un paiement, l'exécution d'un marché ainsi que le montant, les droits et l'admissibilité au titre du paiement.[78]

Pouvoir d’exécuter une opération :

Pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d’achat[79] (on pourra parler du « pouvoir de conclure des marchés » dans les documents de délégation des pouvoirs des ministères).

Pouvoir d’engager des fonds :

Pouvoir d’exécuter une ou plusieurs fonctions liées au contrôle des engagements financiers, selon la Directive sur l’engagement des dépenses et le contrôle des engagements.[80] Ce pouvoir est délégué par écrit aux agents ministériels par l’administrateur général (ou une personne de même rang) pour garantir qu’il reste suffisamment de fonds avant de conclure un marché ou une autre forme d’accord. À noter que le paragraphe 32(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques s’applique.

Pouvoir d’engagement des dépenses :

Pouvoir d'engager des dépenses ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront des dépenses, notamment la décision d'embaucher du personnel, de commander des fournitures ou des services, d'autoriser un voyage ou une réinstallation, ou de conclure certains autres arrangements pour les besoins d'un programme.[81]

Pouvoir de dépenser :

Pouvoir comportant trois éléments : pouvoir d’engager des dépenses, pouvoir d’engager des fonds et pouvoir d’exécuter une opération.

Pouvoirs financiers :

les pouvoirs d’attester et de payer.[82]

Processus :

Fonction décortiquée dans un diagramme des opérations de niveau 2 en sous-processus. Voir aussi sous-processus et activité.

Regroupement d’utilisateurs :

Groupe de ministères collaborant à l’avancement et à la mise en place de solutions standard orientées sur les opérations reliées de la gestion des finances et de la gestion du matériel au gouvernement du Canada[83].

Responsable (RACI) :

Dans l’analyse RACI, rôle qui consigne l’information ou une décision, ou qui s’acquitte d’une tâche, à partir de l’information obtenue des parties « consultées » ou des « agents comptables ». Il peut y avoir plusieurs ressources « responsables ». 

Source faisant autorité (RACI) :

Dans l’analyse RACI, « système » (ou le « contenant ») qui contient la version officielle de l’information ou de la décision. La source faisant autorité peut être automatisée ou manuelle.

Sous-processus :

définition détaillée d’un processus, dans un diagramme des opérations de niveau 2, décortiqué au niveau 3 en activités. Voir aussi processus et activité.

Suivi des engagements :

« L’administrateur général ou autre responsable chargé d’un programme […] met en œuvre, pour ce qui est des engagements financiers imputables sur ce crédit ou ce poste, des méthodes de contrôle et de comptabilisation conformes aux instructions du Conseil du Trésor (art. 32 de la LGFP).[84]

Système de gestion financière (SGF) :

Combinaison de processus opérationnels (de bout en bout, automatisés et manuels), de procédures, de contrôles, de données et d’applications logicielles, qui sont répartis en systèmes ministériels de gestion financière et du matériel (SMGFM) ou systèmes de programme et systèmes centraux produisant de l’information financière et de  l’information non financière connexe.[85]

Les systèmes de gestion financière servent aux fins suivantes :

  • collecte, traitement, tenue, transmission et déclaration de données sur les activités financières et reddition de comptes sur les actifs, passifs et avoirs connexes;
  • soutien des activités de gestion financière, de planification, de budgétisation et de prise de décisions;
  • collecte des données sur les coûts et rapports à ce sujet;
  • appui à l’élaboration de rapports internes et externes, tels que les états financiers ministériels et les Comptes publics du Canada.[86]
Système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM) :

Système dont l’objectif premier est :

  • démontrer que le gouvernement respecte les pouvoirs financiers conférés par le Parlement;
  • assurer la conformité aux conventions comptables du gouvernement;
  • informer le public par la publication d’états financiers ministériels;
  • fournir des renseignements sur les finances et le matériel servant à la gestion et au contrôle;
  • communiquer l'information nécessaire à l'analyse économique et à l'élaboration des politiques;
  • respecter les exigences en matière de rapport des organismes centraux; 
  • établir les assises de la vérification.[87]
Vérification et attestation des comptes :

La vérification des comptes permet de s'assurer :

  • que le travail a été exécuté,
  • que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus,
  • que les modalités pertinentes du marché ou de l'accord ont été respectées,
  • que la transaction est exacte et
  • que tous les pouvoirs ont été respectés.

Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, tous les paiements et les règlements doivent être certifiés aux termes des articles 33 et 34. Les pouvoirs de signature en matière de finances doivent être exercés conformément aux exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses et des documents ministériels de délégation.[88]

Pour plus d’explications sur ces exigences, consulter la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor.

Annexe B. Abréviations

AAE
authentification et autorisation électronique
CBM
compte bancaire ministériel
CRG
Cadre de responsabilisation de gestion
DGA
Direction générale des approvisionnements - Ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux
EDI
échange de données informatisé
FI
Fonction ministérielle des finances
FIN
Services financiers ministériels
GBT
Gestion bancaire et de la trésorerie - Receveur général
GCR-A
Gestionnaire de centre de responsabilité - approvisionnements
GCR-F
Gestionnaire de centre de responsabilité - gestion financière
LGFP
Loi sur la gestion des finances publiques
NRP
numéro de référence de paiement
PADE
paiement à la date d'échéance
PSM
Planification stratégique et ministérielle
SGBM
Services (ministériels) de gestion des biens et du matériel
SGF
système de gestion des finances
SMGFM
Système ministériel de gestion des finances et du matériel
SMGMM
Services ministériels de gestion du matériel et de passation de marchés
SNP
système normalisé des paiements
SNP-RG
Système normalisé des paiements - receveur général
STPGV
système de transfert de paiements de grande valeur
TI
technologie de l'information
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux

Annexe C. Méthode d’analyse utilisée dans la Ligne directrice

Comment utiliser la Ligne directrice

Les ministères qui ont déjà documenté les processus opérationnels, les principaux contrôles ou les cadres de contrôle de leurs processus de gestion financière peuvent comparer ce qu’ils ont documenté à la Ligne directrice pour valider ce qu’ils ont fait.

Les ministères qui n’ont pas encore documenté les processus opérationnels, les principaux contrôles ou les cadres de contrôle de leurs processus de gestion financière peuvent avancer et valider leurs travaux en documentant les contrôles qui leur sont propres et applicables pour leurs systèmes à partir des lignes directrices et des documents sur les modèles de processus opérationnel commun.

Méthode d’analyse utilisée dans la Ligne directrice

L’objectif de la Ligne directrice est d’informer les principaux intéressés (et non de soutenir le développement d’un système comme c’est souvent le cas). L’analyse a permis d’établir cinq niveaux de détail pour tout processus opérationnel de gestion financière.

Niveaux d’exécution

Le modèle de niveau 1, illustré à la Figure 13, est le niveau le plus général donnant la vue la moins détaillée du processus de gestion financière. Il est une représentation graphique d’un processus opérationnel de gestion financière du gouvernement du Canada qui s’applique à tous les domaines fonctionnels et domaines croisés :

Figure 13. Modèle de la gestion financière de niveau 1

Figure 13. Modèle de la gestion financière de niveau 1
Version textuelle : Figure 13. Modèle de la gestion financière de niveau 1

Le modèle de niveau 1 représente le contexte général de la gestion financière dans l’ensemble du gouvernement du Canada et peut s’appliquer aux domaines suivants :

  • planification, budgétisation et prévision;
  • revenus et comptes débiteurs;
  • dépenses et comptes créditeurs;
  • interactions matériel /finances;
  • interactions RH/finances;
  • paiements de transfert;
  • données de base;
  • intégration;
  • rapport sur les résultats et le rendement.

Le processus de la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement se rapporte au domaine fonctionnel des dépenses et comptes créditeurs.

La portée d’un processus de niveau 2 tient dans un diagramme d’une page illustrant une partie ou l’ensemble des opérations d’un domaine fonctionnel. Ce genre de description s’adresse davantage à la direction. Le processus est décortiqué en sous-processus dont certains se retrouvent dans plus d’un processus, selon les points d’intégration.

Un processus de niveau 3, préparé pour les spécialistes du processus, donne plus de détails sur les sous-processus de niveau 2 sous la forme d’activités, qui restent par ailleurs communs à tous les ministères sans être liés aux systèmes.

Une fois que les processus de niveau 3 ont été définis, les ministères, les organismes et les regroupements d’utilisateurs peuvent adapter les descriptions en fonction de leurs besoins et selon les particularités de leurs systèmes. Ces processus très détaillés, de niveaux 4 et 5 et propres aux ministères et aux systèmes, dépassent le cadre de la présente ligne directrice.

Diagrammes de processus

Des diagrammes de processus sont utilisés pour décrire les processus (niveau 2) et les sous-processus (niveau 3). Les symboles utilisés sont les suivants :

Début/fin

Symbole trouvé dans les figures : Début d'un processus opérationnel en gestion financière Début d’un processus opérationnel en gestion financière

Symbole trouvé dans les figures : Fin d'un processus opérationnel en gestion financière Fin d’un processus opérationnel en gestion financière

Processus et activités

Symbole trouvé dans les figures : Groupe de sous-processus (regroupement de sous-processus  de niveau 2) Groupe de sous-processus (regroupement de sous-processus  de niveau 2)

Symbole trouvé dans les figures : Sous-processus (niveau 2) ou activité (niveau 3) Sous-processus (niveau 2) ou activité (niveau 3)

Symbole trouvé dans les figures : Sous-processus ou activité hors portée des processus opérationnels en gestion financière Sous-processus ou activité hors portée des processus opérationnels en gestion financière

Passerelles

Symbole trouvé dans les figures : Parallèle - Tous les sous-processus ou activités doivent être exécutés.Parallèle – Tous les sous-processus ou activités doivent être exécutés.

Symbole trouvé dans les figures : Ou inclusif - Un ou plusieurs des sous-processus ou activités doivent être choisis et exécutés. ­« Ou » inclusif – Un ou plusieurs des sous-processus ou activités doivent être choisis et exécutés.

Symbole trouvé dans les figures : Ou exclusif - Seulement un des sous-processus qui suivent doit être choisi et exécuté. ­« Ou » exclusif – Seulement un des sous-processus qui suivent doit être choisi et exécuté.

Connecteurs

Symbole trouvé dans les figures : Connexion à un sous-processus ou à une activité sur la même page Connexion à un sous-processus  ou à une activité sur la même page

Symbole trouvé dans les figures : Connexion à un sous-processus ou à une activité défini dans les des processus opérationnels gestion financière Connexion à un sous-processus  ou à une activité défini dans les des processus opérationnels gestion financière

Symbole trouvé dans les figures : Connexion à un sous-processus hors portée des processus opérationnels en gestion financièreConnexion à un sous-processus hors portée des processus opérationnels en gestion financière

Décisions

Symbole trouvé dans les figures : DécisionDécision

Intrants/extrants

Symbole trouvé dans les figures : Principaux intrants/extrants du sous-processus ou de l'activité Principaux intrants/extrants du sous-processus ou de l’activité

Autres

Symbole trouvé dans les figures : Annotation Annotation

Tableaux « RACI »

La présente ligne directrice s’inspire du modèle d’analyse « RACI » (Responsable, Agent comptable, Consulté, Informé) pour décrire comment les rôles et les responsabilités s’appliquent aux sous-processus.

Ce modèle, présenté dans l’exemple de tableau ci-dessous, permet de définir les données connexes, l’attribution des rôles et les sources faisant autorité.

Tableau modèle d’analyse RACI
ActivitéDonnées connexesResponsableAgent comptableConsultéInformé Source faisant autorité
       
  • Activité : Numéro et titre de l’activité faisant partie du sous-processus.
  • Données connexes : Données qui sont généralement créées ou modifiées dans le cadre de l’activité visée, mentionnées en ordre alphabétique.
  • Rôles et responsabilités : Dans le cadre de la présente ligne directrice, un rôle renvoie à une personne ou à un groupe de personnes qui est responsable, qui est un agent comptable, qui est consulté ou informé d’une activité. En raison des variantes qui peuvent exister d’un ministère ou d’un organisme à l’autre, le rôle ne correspondra pas nécessairement à un poste, un titre ou une unité organisationnelle en particulier. L’annexe D du présent document contient une description détaillée des rôles et des responsabilités.
    • Responsable : Rôle qui consiste à consigner l’information ou la décision ou à s’acquitter de la tâche d’exécuter l’activité; utilise l’information obtenue de la ressource consultée ou de l’agent comptable. Il peut y avoir plus d’un rôle de « responsable ».
    • Agent comptable : Rôle qui consiste à attester de la véracité d’une information ou d’une décision et qui est garant de la réalisation de l’activité. Il ne doit y avoir qu’un seul agent comptable pour une activité.
    • Consulté : Rôle qui consiste à fournir une information ou une décision exacte pour qu’une activité puisse être exécutée. Il n’y a pas nécessairement de ressource « consultée », et la consultation n’est pas toujours obligatoire. Lorsqu’il y a consultation, cependant, il y a généralement une communication bilatérale entre les ressources « consultées » et la ressource « responsable ».
    • Informé :Rôle qui est avisé de l’information ou de la décision après que la décision ait été prise ou que l’activité soit terminée. Il n’y a pas nécessairement de ressource « informée », et informer n’est pas toujours obligatoire. Il y a généralement une communication unilatérale des ressources « responsables » (ou « comptables ») vers les ressources « informées ».
    • Source faisant autorité : Le « système » (ou le « contenant ») abritant la version officielle de l’information ou de la décision résultant de l’activité. Il peut être automatisé ou manuel. L’annexe B décrit les acronymes utilisés pour identifier les sources faisant autorité.

Note 1 : Les rôles pourront à l’occasion changer selon le scénario envisagé. L’expression « S(x) » sera alors utilisée pour montrer les différents rôles des différents scénarios.

Note 2: Les abréviations utilisées dans les tableaux « RACI » sont décrites à l’Annexe B.

Annexe D. Description des rôles et des responsabilités

Cette annexe détaille les rôles et les responsabilités organisationnels rattachés au processus opérationnel 3.1 – Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement. Les rôles organisationnels sont groupés par catégorie de parties prenantes, tel qu’illustré à la Figure 14.

Figure 14. Rôles se rattachant à la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Figure 14. Rôles se rattachant à la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
Version textuelle : Figure 14. Rôles se rattachant à la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Cadre des exigences

Ces rôles organisationnels agissent en vertu de lois, telles que la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et la Loi fédérale sur la responsabilité; ils définissent les politiques et les processus à suivre.

Bureau du contrôleur général - Secteur de la gestion financière

Le Secteur de la gestion financière soutient les efforts du contrôleur général du Canada afin d'instaurer des normes rigoureuses de gestion financière, de surveillance et de présentation de rapports à l'échelle de l'administration publique. Le Secteur assume un rôle de premier plan en matière d'amélioration, d'intégration et de normalisation des systèmes opérationnels, des politiques, des processus et des données, de sorte que des renseignements de qualité soient disponibles aux fins de la prise de décisions et de l'analyse. Les rôles principaux sont :

  • la gestion financière;
  • la supervision financière;
  • la présentation de rapports financiers.

Sous la direction du contrôleur général adjoint, le Secteur de la gestion financière s'efforce d'intégrer l'excellence et l'innovation à l'ensemble des politiques sur la gestion financière du gouvernement. Il contribue également à l'amélioration de la qualité de l'information disponible aux fins de la prise de décisions et de l'exécution d'analyses de portée pangouvernementale. Ces activités sont exécutées dans un effort constant d’améliorer l’intégration et la normalisation des systèmes, des politiques, des processus et des données.[89] Les principales activités exécutées par le Secteur sont décrites à la page Web Structure organisationnelle et activités du Bureau du contrôleur général.

Bureau du contrôleur général - Actifs et services acquis

Le Secteur des services acquis et des actifs soutient le contrôleur général du Canada dans le renforcement de la gestion des biens immobiliers et du matériel, la planification des investissements, la gestion des projets et les acquisitions à l'échelle de l'administration publique. Ce secteur favorise l'excellence en matière de gérance des ressources, de gouvernance et de responsabilisation du secteur public en fournissant des conseils stratégiques et un appui au Conseil du Trésor dans les domaines suivants :

  • les acquisitions
  • la planification des investissements et la gestion de projets
  • les biens immobiliers et le matériel
  • le perfectionnement des collectivités de fonctionnaires concernées.

Sous la direction du contrôleur général adjoint, le Secteur des services acquis et des actifs fait preuve de leadership et d'innovation et offre une expertise à l'égard des politiques gouvernementales sur les acquisitions, la planification des investissements, la gestion de projets, et les biens immobiliers et le matériel. Il contribue également à l'amélioration de la qualité de l'information disponible aux fins de la prise de décisions et de l'exécution d'analyses de portée pangouvernementale. Ces activités sont exécutées dans un effort constant d’améliorer l’intégration et la normalisation  des politiques, des processus de la formation et des données.

Le Secteur collabore étroitement avec les collectivités et les parties prenantes des domaines des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies de gestion, d’infrastructures, de programmes et d’outils pour aider les collectivités à s'acquitter de leurs rôles liés à l'exécution de programmes et à la prestation de services.[90]Les principales activités exécutées par le Secteur sont décrites à la page Web Structure organisationnelle et activités du Bureau du contrôleur général.

Administrateur général

L’administrateur général exerce les responsabilités suivantes [91]:

  • Assumer le leadership en faisant preuve de responsabilité financière, de transparence, de responsabilisation, et de respect des normes d’éthique en ce qui concerne la gestion des finances et des ressources;
  • Gérer le ministère et les programmes ministériels en conformité avec la loi, les règlements, les politiques du Conseil du Trésor et les pouvoirs financiers;
  • Assumer les responsabilités globales de gérance afin d’assurer l’intégrité des compétences du ministère en matière de gestion financière ainsi que sa capacité de répondre aux besoins du ministère et à ceux du gouvernement;
  • S'assurer que le processus de planification stratégique tient dûment compte des risques financiers, de la viabilité financière, de la gouvernance, de l'affectation des ressources et du contrôle du rendement;
  • Établir une solide structure de gouvernance pour la gestion financière, qui favorise une gérance prudente des ressources publiques dans le cadre de l'exécution du mandat de l'organisation en conformité avec la Structure de gestion des ressources et des résultats et le Cadre de responsabilisation de gestion.

L’administrateur général doit aussi :[92]

  • mettre en place des procédures pour assurer le contrôle et la comptabilisation des engagements et la tenue des registres connexes conformément à l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • veiller à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l’examen du système ministériel de contrôle interne qui permet d’atténuer les risques dans les grandes catégories suivantes [93]:
    • l'efficacité et l'efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs;
    • la fiabilité des rapports financiers;
    • la conformité aux lois, règlements, politiques et pouvoirs délégués.

L’administrateur général est responsable, devant son ministre et le Conseil du Trésor, de la gestion des actifs et des services acquis dans son organisation.[94]

En rapport avec la formation au regard de la présente ligne directrice, l’administrateur général doit s’assurer que [95]:

  • les gestionnaires à tous les niveaux nommés pour la première fois réussissent la formation indispensable qui correspond aux Normes sur les connaissances en matière de formation indispensable, avant que des pouvoirs ne leur soient délégués;
  • les gestionnaires et les cadres supérieurs titulaires valident leurs connaissances relatives à leurs responsabilités légales afin de conserver les pouvoirs qui leur sont délégués;
  • les spécialistes fonctionnels réussissent la formation ou la validation relative aux connaissances associées à leurs responsabilités professionnelles et juridiques, le cas échéant.

Travaux publics et Services gouvernementaux – Direction générale des approvisionnements

L’article 9 de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux donne au ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux la responsabilité exclusive au regard de l’acquisition de tous les biens, tel que décrit dans la Loi. D'autres ministères et organismes pourront acheter des biens si leur loi constituante le leur permet ou que les pouvoirs appropriés leur ont été délégués par le ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux.

La Politique sur les services communs prévoit que les ministères et organismes doivent obtenir les biens et certains services uniquement des organismes de services communs sauf le pouvoir d’acheter a été délégué au ministère ou à l’organisme, par le truchement soit d’une autre politique du Conseil du Trésor, soit d’une exemption accordée par le Conseil du Trésor, soit dans le cadre d’une loi ministérielle précise ou soit selon des dispositions de la Politique même.

La Direction générale des approvisionnements élabore, met en place et tient des politiques, des outils et des normes pour les ministères et les organismes, et en appui à son rôle d'autorité du gouvernement fédéral en matière d'approvisionnement.

Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération du RG

Le receveur général du Canada est un service central, qui fait fonction de trésorier et de comptable pour le gouvernement fédéral. Son mandat est de protéger l'intégrité du Trésor et des comptes du Canada. Son mandat est de protéger l’intégrité du Trésor et des comptes du Canada. La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux donne au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux la fonction de receveur général du Canada et au sous-ministre, celle de sous-receveur général.[96]

Les attributions du receveur général sont prévues dans la Loi sur la gestion des finances publiques et comportent les responsabilités suivantes :

  • s'assurer que les sommes dues au gouvernement sont déposées dans les comptes bancaires gérés par le receveur général;
  • contrôler l'émission et le remboursement de tous les paiements issus du Trésor;
  • tenir les comptes du Canada;
  • publier les états mensuels des opérations financières;
  • préparer les comptes publics annuels consolidés vérifiés.

En plus, le receveur général gère les systèmes de trésorerie, de comptabilité et d'information financière auxquels les ministères et organismes ont accès pour s'acquitter de leurs obligations redditionnelles envers le public et le Parlement, pour l'émission des chèques, la collecte des revenus, la comptabilité ou les rapports. Les ministères et les organismes reçoivent des directives et des lignes directrices du receveur général, qui publie à leur intention les Directives du receveur général, le Manuel du receveur général et les avis d'information du receveur général. Ces fonctions sont exécutées par le Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie et le Secteur de la comptabilité centrale et des rapports de la Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux.

Gestion financière

Les rôles organisationnels suivants agissent en réponse aux exigences imposées par les politiques et les processus de gestion financière (Bureau du contrôleur général – Secteur de la gestion financière).

Fonction ministérielle des finances

Le dirigeant principal des finances, avec l'appui de la fonction ministérielle des finances, est chargé de la gérance des lois, règlements, politiques, directives et normes liés à la gestion financière.

Les responsabilités de la fonction ministérielle des finances au regard de la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement sont :

  • élaborer, communiquer et maintenir le cadre de gestion financière du ministère et assurer le leadership et la surveillance pour l’application et le contrôle adéquats de la gestion financière à l’échelle du ministère;[97]
  • veiller à ce que de solides procédures de vérification des comptes soient en place, conformément à la LGFP [98];
  • établir et communiquer des responsabilités claires pour les titulaires de postes ayant des pouvoirs délégués en matière de finances, et surveiller le respect de ces responsabilités [99];
  • assurer une fonction de remise en question sur les éléments de gestion financière et d’utilisation des ressources publiques au sein du ministère [100];
  • donner une orientation et des directives et prodiguer des conseils fonctionnels aux gestionnaires au sein du ministère sur les questions de gestion financière.[101]

Planification stratégique et ministérielle

La planification stratégique et ministérielle a comme fonctions de coordonner l'intégration de la rétroaction dans les processus stratégiques intégrés du ministère et les processus de planification opérationnelle définis par le ministère, ainsi que d'aider à répondre aux exigences des organismes centraux, comme celles imposées par la Structure de la gestion, des ressources et des résultats et le Cadre de responsabilisation de gestion, à produire les rapports requis au Parlement, comme le Rapport sur les plans et les priorités et le Rapport ministériel sur le rendement. Il est entendu que la responsabilité fonctionnelle variera d'un organisme ou d'un ministère à l'autre que et ce rôle pourra faire partie des services des finances ou des politiques.

Il incombe à l’administrateur général de « s’assurer que le processus de planification stratégique tient dûment compte des risques financiers, de la viabilité financière, de la gouvernance, de l’affectation des ressources et du contrôle du rendement ».[102] Le dirigeant principal des finances a comme responsabilité de diriger la composante financière du processus de planification du ministère au nom de l’administrateur général (à moins que cette responsabilité ait été déléguée à une autre personne).[103] Les cadres supérieurs concernés au sein des ministères (c.-à-d. les gestionnaires qui relèvent directement de l'administrateur général) sont responsables collectivement de l'intégration des éléments entrant dans les processus de planification stratégique intégrée.

Services financiers ministériels

Les services financiers ministériels assurent l’application quotidienne et pratique des contrôles financiers. Ce rôle s'acquitte de responsabilités de gestion financière reliées aux opérations du ministère (revenus, dépenses, actif et passif) et aux transactions avec les fournisseurs et les clients. Au sein des services financiers, l’agent financier à qui sont délégués les pouvoirs en vertu de l’article 33 de la LGFP est chargé de fournir l’assurance quant à la pertinence du processus d’attestation et de vérification des comptes en vertu de l’article 34, et des contrôles financiers connexes, et de veiller à ce que les exigences du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement soient respectées, pour ainsi garantir l’exactitude et l’opportunité du paiement des opérations.

Gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière

Aux fins de la présente ligne directrice, le rôle de gestionnaire de centre de responsabilité est exercé soit par un centre de responsabilité ou un groupe de centres de responsabilité, notamment dans le cas d’un cadre supérieur. Le gestionnaire a également un rôle au regard des acquisitions, décrit ci-dessous à la rubrique « Gestion de la passation de marchés et du matériel ». Il importe de séparer les tâches de manière adéquate entre les personnes qui interviennent dans le processus de la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.[104]

Ce rôle détient le pouvoir délégué d’engager des dépenses et de conclure certains marchés (pouvoir d’effectuer une opération). Le gestionnaire est la personne responsable et l’agent comptable de consigner et de gérer les engagements, conformément aux politiques du ministère de façon à éviter que le ministère dépasse le plafond des crédits autorisés par le Parlement.[105]

Lorsqu’il s’acquitte des exigences en matière d’attestation et de vérification exigées à l’article 34 de la LGFP, le gestionnaire doit s’assurer de l’exécution de la vérification des comptes en temps opportun et de l’exactitude du paiement demandé.[106] Plus d’explications sur les responsabilités du gestionnaire au regard de la vérification des comptes se trouvent dans le sous-processus Gérer les comptes créditeurs (3.1.7).

Pour s’acquitter de leur responsabilité en matière de formation et d’apprentissage et pour connaître leurs responsabilités juridiques et bien exercer leur pouvoir délégué, les gestionnaires de tous les niveaux doivent avoir réussi la formation indispensable et se conformer aux Normes sur les connaissances en matière de formation indispensable.[107] Les gestionnaires et les cadres supérieurs détenant des pouvoirs délégués doivent tous les cinq ans valider leurs connaissances au sujet de leurs responsabilités juridiques pour pouvoir conserver ces pouvoirs délégués.[108]

Gestion du matériel et de la passation de marchés

Les rôles organisationnels suivants agissent selon les exigences imposées par les politiques et les processus du gouvernement en matière de gestion des biens immobiliers et du matériel, de la planification des investissements, de la gestion de projet et des acquisitions. Ces rôles ne sont pas de nature financière; ils sont décrits ici dans le but d’apporter un éclairage et de montrer leurs liens avec la gestion des finances.

Fonction ministérielle de la gestion du matériel et de la passation de marchés

Le rôle de la fonction ministérielle de gestion de la passation de marchés et du matériel soutient l’administrateur général comme suit[109]:

  • fournit un cadre de gestion du matériel qui :
    • établit un régime de responsabilité et un régime décisionnel correspondant aux ressources et à la capacité de l’organisation,
    • soutient, en temps opportun, des décisions éclairées en matière de gestion du matériel, de même que les résultats stratégiques des programmes ministériels, en surveillant la gestion des actifs et des services acquis au sein de son ministère;
  • s’assure de ce qui suit :
    • un régime de contrôle et de surveillance est instauré afin de voir au respect des politiques de gestion du matériel et de passation de marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor et de leurs directives connexes,
    • le rendement lié aux obligations des politiques du Conseil du Trésor et de ses directives connexes est mesuré et documenté,
    • le cadre de gestion du matériel fait l’objet d’un examen régulier dans le cadre de la planification ministérielle en ce qui concerne la vérification des risques,
    • les documents, les plans et les instruments de politique ministériels, ou toute autre information pertinente, sont fournis, sur demande, au Secrétariat du Conseil du Trésor, afin d'appuyer ses responsabilités de surveillance;
  • satisfait aux exigences en matière de rapport à l’échelle du gouvernement, notamment :
    • rapport annuel sur ses activités relatives à la passation de marchés (pour plus de détails, voir l'Annexe K de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor),
    • rapport de statistiques sur les marchés, dans le cadre des obligations de l’Accord de libre-échange nord-américain, de l’Accord plurilatéral sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce et de l’Accord sur le commerce intérieur. Ces statistiques sont compilées à partir de l’information codée sur les marchés fournies par les agents de négociation des marchés pour chaque opération d’approvisionnement, codage des accords pertinents, des produits, des services, des projets de construction, des processus d'appel d'offres, des raisons motivant un appel d'offres restreints et le détail des marchés adjugés pour démontrer aux autres pays ou provinces qui participent aux accords que l'administration fédérale respecte ces accords,
    • publication trimestrielle, dans le mois qui suit la fin de chaque trimestre, des marchés passés ou des modifications d'une valeur supérieure à 10 000 $,
    • publication trimestrielle, dans les 45 jours suivant la fin de chaque trimestre, des marchés passés dans des régions visées par les revendications territoriales globales;
  • fournit des directives, conseils et services généraux, en collaboration avec les secteurs de la gestion financière et des programmes du ministère, en ce qui a trait aux acquisitions et à la passation de marchés, et aux instruments suivants :

Services de gestion des biens et du matériel

Les Services de gestion des biens et du matériel sont le rôle organisationnelle qui fournit des services de passation de marchés dans un ministère. Selon la définition du gouvernement du Canada, il y a trois catégories de services de gestion des biens dans les ministères et les organismes[110]. En général, ces services sont donnés à la suite d’une opération financière (achat, inventaire, comptabilité des immobilisations) et sont, dans certains cas, associés directement à un employé ou un poste. Les agents administratifs et les membres du personnel fournissent les services suivants

  • Services des biens immobiliers : activités visant à s'assurer que les biens immobiliers sont, tout au long de leur cycle de vie, gérés de façon durable et responsable sur le plan financier, afin d’assurer la rentabilité et l'efficacité des programmes gouvernementaux. Les biens immobiliers sont définis comme étant tout titre, intérêt ou avantage lié à un terrain : mines, minéraux et améliorations de surface, de sous-sol ou en surplomb.
  • Services du matériel : activités visant à s'assurer que les ministères font une gestion du matériel durable et responsable sur le plan financier, à même d'appuyer la rentabilité et l'efficacité des programmes gouvernementaux. On entend par « matériel » tous les biens meubles acquis par Sa Majesté du chef du Canada, à l’exception de l’argent et des dossiers. La gestion du matériel englobe toutes les activités nécessaires à l'acquisition, la détention, l'utilisation et l’aliénation du matériel, tout en tenant compte de l'importance d'assurer la plus grande efficience possible tout au long du cycle de vie des biens matériels.
  • Services des acquisitions (anciennement appelés services des approvisionnements) : activités mises en œuvre dans le but d’acquérir un bien ou un service à la suite d’une demande en bonne et due forme (y compris la définition complète et précise des besoins et la garantie que les fonds sont disponibles) jusqu’à la conclusion ou la modification d’un marché.

Dans le processus opérationnel de gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, les services de gestion des biens/matériel sont responsables de :

  • faciliter l'exécution des programmes et la réalisation des mandats ministériels, en donnant des conseils ou en donnant directement des services d'achat dans une organisation, ainsi qu’en élaborant et en mettant en place des systèmes, processus et  procédures d'approvisionnement;
  • conseiller les gestionnaires de programmes et les administrateurs généraux sur les améliorations qui pourraient être apportées aux systèmes et aux processus d'approvisionnement;
  • effectuer l'approvisionnement en conformité avec les priorités du ministère, les lois, les règlements et les politiques applicables, de même que les contrôles de gestion ministériels;
  • exercer le contrôle des engagements (au nom du gestionnaire), si le pouvoir a été délégué.

Gestionnaire de centre de responsabilité - Approvisionnements

Aux fins de la présente ligne directrice, le rôle de gestionnaire de centre de responsabilité est exercé soit par un centre de responsabilité ou un groupe de centres de responsabilité, notamment dans le cas d’un cadre supérieur. Le gestionnaire a également un rôle au regard de la gestion des finances, décrit plus tôt à la rubrique « Gestion financière ». Il importe de séparer les tâches de manière adéquate entre les personnes qui interviennent dans le processus de la gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.[111]

Dans certaines situations, le gestionnaire de centre de responsabilité – approvisionnements (gestionnaire) est responsable de :

  • définir les besoins en biens et services;
  • passer des marchés de biens et de services;
  • respecter les statuts, règlements et politiques du gouvernement, ainsi que le cadre de contrôle de la gestion ministérielle et les responsabilités associées, suivant que le gestionnaire ait le pouvoir délégué approprié pour la passation de marchés;
  • surveiller, sur une base permanente, le fonctionnement et l'efficacité du processus d'approvisionnement et de passation de marchés, en accordant une attention particulière à la planification efficace, de façon à s'assurer que les exigences de base à remplir au moyen d'un marché sont bien définies, et que les obligations de la LGFP stipulées aux articles 32 et 34 sont respectées.

Services centraux

Ces rôles fournissent des services centraux à presque tous les ministères du gouvernement fédéral.

Direction générale des approvisionnements - Travaux publics et Services gouvernementaux

La Direction générale des approvisionnements[112] fournit des services d’approvisionnement et de passation de marchés à l’ensemble des ministères et organismes fédéraux assujettis à la Politique sur les services communs.

La Direction générale offre une variété de services d’aide aux ministères et aux organismes gouvernementaux à chaque étape du cycle d'approvisionnement, ainsi que des outils qui permettent d'accélérer et de faciliter l'acquisition de biens et de services. Dans le cadre de la présente ligne directrice, ses responsabilités sont les suivantes :

  • s'assurer que le gouvernement exerce une diligence raisonnable et maintient l'intégrité du processus d'acquisition;
  • fournir aux ministères une gamme de services pour l'achat de biens et de services commerciaux complexes. Les produits et les services que l’on peut acheter vont des fournitures de bureau aux navires militaires, en passant par les systèmes de sécurité;
  • donner accès à tous les services d’approvisionnement de Travaux publics et Services gouvernementaux, y compris les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement de biens et de services, et l’ensemble des documents d’approvisionnement et des publications sur le sujet;
  • aider à déterminer les besoins et exécuter, rapidement et aisément, toutes les étapes du processus d’approvisionnement, à savoir :
    • définir les biens et les services à acheter,
    • sélectionner la méthode d’approvisionnement la plus efficace,
    • élaborer les critères d’évaluation appropriés,
    • lancer les appels d’offres, recevoir et évaluer les soumissions,
    • négocier les marchés,
    • débreffer les soumissionnaires non retenus,
    • administrer les marchés;
  • offrir des conseils opérationnels et élaborer des méthodes d'approvisionnement électroniques novatrices;
  • offrir une vaste gamme de services de formation, s'efforcer d'offrir des services novateurs et d'autres formes de prestation de services, et gérer l'assurance de la qualité, l'examen du rendement et les indicateurs de rendement.

Receveur général - Gestion bancaire et trésorerie

Le receveur général assume les fonctions de trésorerie à l'échelle du gouvernement; il assure la réception, le transfert, la détention et le décaissement de fonds publics, ainsi que le rachat et le règlement de tous les paiements. Pour assumer ces responsabilités, il exécute certaines des activités importantes suivantes [113]:

  • acquittement des paiements du receveur général, détention et validation des effets de paiement et des mandats d'assurance-emploi;
  • négociation et attribution subséquente à un appel d'offre de tous les services et installations bancaires du gouvernement et établissement des ententes bancaires requises par le gouvernement en ce qui a trait à la réception de fonds destinés au Trésor; 
  • traitement, surveillance et contrôle des fonds publics au nom du gouvernement du Canada;
  • gestion du Système des opérations bancaires du gouvernement et du Système normalisé des paiements;
  • publication des taux d’escompte établis par la Banque du Canada;
  • calcul des taux d’intérêts du Paiement à la date d’échéance (PADE);
  • conseils et directives sur le paiement des fournisseurs et les dépôts, et sur la comptabilité et l’établissement de rapports.

Annexe E. Diagramme de processus pour l’utilisation de la carte d’achat

La Directive sur les cartes d'achat définit la carte d’achat en ces termes :

Les cartes d’achat sont des cartes de paiement qui offrent un moyen convenable et pratique de se procurer et de payer des biens et des services tout en maintenant le contrôle financier. Elles simplifient le processus d’acquisition et de paiement des biens et services occasionnant ainsi des économies dans le traitement des achats et des dépenses. Les acquisitions effectuées au moyen d’une carte d’achat sont assujetties aux exigences des politiques en matière de passation de marchés et des divers lois, règlements, accords commerciaux et ententes sur la revendication territoriale globale, selon le cas.[114]

De plus, au paragraphe, paragraphe 3.3 de la Directive dispose:

Bien que non obligatoire, l'utilisation de la carte d'achat est fortement recommandée dans les cas où l'achat est dans les limites des pouvoirs délégués d'exécuter une opération et lorsqu'il est efficient, économique et possible du point vue opérationnel d'y avoir recours. Bien que non obligatoire, l'utilisation de la carte d'achat est fortement recommandée dans les cas où l'achat est dans les limites des pouvoirs délégués d'exécuter une opération et lorsqu'il est efficient, économique et possible du point vue opérationnel d'y avoir recours. [115]

Les cartes d'achat ne doivent ne doit pas servir pour les dépenses d’utilisation et d’entretien des véhicules, les frais de voyage, les avances et les opérations interministérielles, à l’exception des opérations avec CORCAN.[116] Les politiques ministérielles pourront aussi imposer certaines restrictions.

Toutes les dépenses d’utilisation et d’entretien des véhicules gouvernementaux doivent être payées au moyen de la carte de crédit de parc automobile qui est normalement assignée à un véhicule précis.[117] Ainsi, toutes les dépenses associées aux véhicules sont saisies et utilisées dans les négociations des remises de taxe provinciale ou d’exemptions ou d’autres rabais négociés pour parc automobile.[118] Le processus présenté dans la présente annexe est d’application obligatoire pour les achats liés aux dépenses d’utilisation et d’entretien effectués au moyen des cartes de crédit liées aux véhicules visés.

La distribution des cartes d’achat et la tenue des comptes afférents sont exclues de l’étendue de cet autre processus. Ces activités font partie du processus opérationnel 3.5, Gestion de la distribution et de la tenue des comptes des cartes d’achat.

Dans le cadre du processus opérationnel de la Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, l’utilisation des cartes d’achat commande l’exécution des divers sous-processus du processus opérationnel :

L’utilisation d’une carte d’achat comme mode de paiement devrait être mentionnée dans les conditions du marché. Le Tableau 11 résume comment s’appliquent les sous-processus à l’utilisation d’une carte d’achat.

Tableau 11. Analyse du processus d’utilisation de la carte d’achat
Sous-processusEst-ce applicable aux cartes d’achat?
3.1.1 Déterminer les besoinsOui
3.1.2 Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépenseOui
3.1.3 Vérifier les soldes non grevés  (art. 32 de la LGFP)Oui – suivant la politique du ministère au regard des engagements
3.1.4 Gérer les engagements  (art. 32 de la LGFP)Oui – suivant la politique du ministère au regard des engagements
3.1.5 Gérer les marchésOui
3.1.6 Administrer les marchés et les produits livrables (partie de l’art. 34 de la LGFP)Oui – comprend le paiement de la facture au moyen de la carte d’achat.
3.1.7 Gérer les comptes créditeurs (art. 34 de la LGFP)Oui - La vérification des comptes et l'attestation, en vertu de l'article 34, s'effectuent après le paiement.
3.1.8 Autoriser le paiementOui – pour le paiement à la société émettrice de carte de crédit
3.1.9 Effectuer le paiementLe fournisseur est payé au moyen de la carte de crédit. Le paiement à la société émettrice de carte de crédit est effectué au moyen du système normalisé des paiements.

Le processus des cartes d'achat est une variante du processus du cycle de l'approvisionnement au paiement. Il est plus rapide parce que plusieurs sous-processus s'exécutent en même temps. La différence la plus marquée par rapport au processus standard est à l’étape de la vérification après paiement en vertu de l’article 34 de la LGFP, qui suit le paiement de la facture ou relevé de la carte d’achat.[119] La Figure 15 qui suit illustre le processus.

Figure 15. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement pour l’utilisation d’une carte d’achat– diagramme d’opérations de niveau 2 du processus

Figure 15. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement pour l’utilisation d’une carte d’achat– diagramme d’opérations de niveau 2 du processus
Version textuelle : Figure 15. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement pour l’utilisation d’une carte d’achat– diagramme d’opérations de niveau 2 du processus

Note A : Le symbole Symbole trouvé dans la figure 15 indique que les trois sous-processus doivent être appliqués en entier avant de passer au groupe de sous-processus de la Gestion des marchés.

Note B : Pour l’achat d’un actif, le coût du produit devient un intrant des processus opérationnels du domaine d’interactions matériel/finances suivants: Gestion des autres immobilisations (4.1), Gestion des biens immobiliers (4.2) et Gestion des inventaires (4.3).

Les sous-processus sont expliqués dans les paragraphes qui suivent.

Gestion des besoins

  • Définir les besoins (sous-processus 3.1.1) : le besoin pour un bien ou un service est établi en fonction du budget approuvé, d’un plan approuvé ou d’un besoin ponctuel.
  • Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense (sous-processus 3.1.2) : Le gestionnaire qui a manifesté un besoin doit s’assurer de détenir le pouvoir d’engager la dépense et qu’il l’exerce ou obtient l’autorisation, le cas échéant[120]. Ce sous-processus s’exécute en même temps que Vérifier les soldes non grevés (sous-processus 3.1.3) et Gérer les engagements (sous-processus 3.1.4).

Contrôle des engagements

  • Gérer la disponibilité des fonds (sous-processus 3.1.3) : Avant d’effectuer l’achat, le gestionnaire doit absolument vérifier s’il y suffisammant de fonds non grevés dans un crédit avant que l’organisation conclue un marché ou une autre forme d’arrangement.[121]
  • Gérer l’engagement (sous-processus 3.1.4) : Après avoir établi qu’il y a suffisamment de fonds, un engagement est créé. L’engagement est inscrit et mis à jour soit par le gestionnaire soit par les services de gestion des biens, selon les lignes directrices du ministère. Lorsqu’il n’est pas pratique de le faire (p. ex., pour des opérations de faible valeur), l’organisation appliquera une procédure visant à définir ces cas et décrire comment ils seront comptabilisés.[122]

Gestion des marchés

  • Gérer les marchés(sous-processus 3.1.5) : Tout achat effectué par un gestionnaire au moyen de la carte d’achat donne lieu à une obligation contractuelle envers le fournisseur.[123] C’est pourquoi l’acheteur doit s’assurer de détenir le pouvoir d’exécuter l’opération. Il exerce ce pouvoir ou obtient l’autorisation d’une personne ayant le pouvoir délégué.[124]

Administration des marchés et des produits et paiement au fournisseur

  • Administrer les marchés et les produits livrables (sous-processus 3.1.6) : Le détenteur de la carte est responsable de la réception et de l’acceptation des produits (partie de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP) et de régler les points litigieux. La facture du fournisseur est payée au moyen de la carte d’achat.

Gestion des paiements à la société émettrice de carte de crédit

  • Autoriser le paiement (sous-processus 3.1.8) : Le paiement est autorisé en vertu de l’article 33 de la LGFP à partir du relevé de la société émettrice de carte de crédit, pour l’ensemble du ministère.[125]
  • Effectuer le paiement (sous-processus 3.1.9) : La demande de paiement du relevé de la société émettrice de carte de crédit est envoyée au receveur général pour qu’il effectue le paiement. Les fichiers de demande de paiement sont modifiés et validés, et le paiement est relâché par le receveur général. Aux fins de contrôle, le receveur général produit un fichier générique de retour qui contient les données de référence de chaque paiement. Les enregistrements de paiement doivent être mis à jour dans le Système ministériel de gestion des finances et du matériel.

Gestion des comptes créditeurs

  • Gérer les comptes créditeurs (sous-processus 3.1.7) : Le gestionnaire fournit l’attestation en vertu de l’article 34 des achats effectués avec la carte d’achat à partir du relevé de la carte de crédit auquel il joint les reçus justificatifs. Le processus passe ensuite aux activités de la Gestion de la vérification après-paiement (processus opérationnel 8.1) et de la Gestion de la clôture financière (processus opérationnel 8.2).

Les sous-processus de la gestion et de la distribution des cartes d’achat et des cartes d’achat de parc automobile sont décrits dans le processus opérationnel de la Gestion et distribution des cartes d’achat (3.4).

Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités rattachés à chaque processus s’apparentent à ceux du cycle de l’approvisionnement au paiement, qui sont décrits dans la section 4 et l’annexe D. Généralement, les services ministériels de gestion du matériel et de passation des marchés, ceux des approvisionnements, la Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux et la Gestion des biens et du matériel n’interviendront à peu près pas à l’utilisation de la carte comme mode d’achat. Ils entreront en action lorsque la carte est utilisée comme mode de paiement.

Des responsabilités particulières sont dévolues à l’administrateur général, au gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière et au détenteur de la carte quant à la gestion et à l’utilisation des cartes. 

L’administrateur général est chargé d'établir des pratiques et des contrôles de gestion fondés sur les risques afin d'assurer une utilisation économique, efficace et sécuritaire des cartes d'achat.[126]

Le gestionnaire de centre de responsabilité – gestion financière est responsable de ce qui suit :[127]:

  • S’assurer que le solde disponible non grevé est suffisant avant d’effectuer des transactions avec les cartes d’achat, conformément à l’article 32 de la LGFP;
  • S’assurer que la vérification des comptes est effectuée en conformité avec la Directive sur la vérification des comptes;
  • Certifier les relevés des détenteurs de carte, au moins une fois par mois, en vertu de l’article 34 de la LGFP.

Le détenteur de la carte est responsable de :[128]

  • Avant d'effectuer des achats, obtenir une autorisation suffisante et appropriée du titulaire ayant les pouvoirs d'engager des dépenses et d'exécuter des opérations, si le détenteur de la carte ne possède pas une délégation formelle des pouvoirs de dépenser ou d'exécuter des opérations;
  • S'assurer que les détenteurs de cartes d'achat n'exercent pas le pouvoir de signer des documents financiers pour le règlement des relevés de leur carte d'achat, quelle que soit la circonstance;
  • Fournir la preuve d'approbation des opérations et la documentation justificative afférente au relevé mensuel ou périodique de la carte d'achat.