Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière

Veille à ce que le système ministériel de gestion des finances et du matériel de même que les renseignements financiers d’entrée et de sortie provenant des systèmes de programmes et des systèmes centraux fournissent de l’information financière exacte, fiable, accessible et à jour.
Modification : 2023-04-18

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1. Date d’entrée en vigueur

  • 1.1La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2023.

2. Autorisations

  • 2.1La présente directive est émise aux termes de l’article 7 et de la section 11.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). 

3. Objectifs et résultats attendus

  • 3.1Les objectifs des articles 3 de la Politique sur la gestion financière, de la Politique sur la planification et la gestion des investissements et de la Politique sur les services et le numérique s’appliquent à la présente directive.
  • 3.2Les résultats attendus des articles 3 de la Politique sur la gestion financière, de la Politique sur la planification et la gestion des investissements et de la Politique sur les services et le numérique s’appliquent à la présente directive.

4. Exigences

  • 4.1Le dirigeant principal des finances est responsable des fonctions suivantes :

    Gérance

    • 4.1.1choisir et mettre en œuvre le système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM) en respectant l’orientation du Bureau du contrôleur général;
    • 4.1.2mobiliser le dirigeant principal de l’information du ministère pour faire en sorte que les investissements en SMGFM ainsi que les processus liés aux données et aux opérations soient conformes à l’orientation du Bureau du dirigeant principal de l’information;
    • 4.1.3gérer le processus de gestion du changement par rapport au SMGFM et aux exigences opérationnelles connexes;
    • 4.1.4assurer qu’une gouvernance soit instaurée et assurer la disponibilité des ressources à l’appui de la normalisation et de l’interopérabilité du SMGFM, des processus opérationnels communs en matière de gestion financière, de l’information et des données;
    • 4.1.5veiller à ce que le ministère soit un membre des regroupements pertinents d’utilisateurs du SMGFM;
    • 4.1.6garantir l’intégrité du système de gestion financière (SGF);
    • 4.1.7contribuer à la production de rapports annuels et aux exercices sur le modèle de coûts concernant les SGF à la demande du Bureau du contrôleur général;
    • 4.1.8gérer l’information, les données et les processus opérationnels liés à la gestion financière conformément à l’orientation du Bureau du contrôleur général.

    Investissements dans les systèmes de gestion financière

    • 4.1.9obtenir l'approbation du Bureau du contrôleur général avant d'investir dans un SGF (consulter l'annexe B portant sur les procédures obligatoires à suivre pour demander l'approbation des investissements dans les systèmes de gestion financière et l'annexe C liée à la norme sur les critères d'harmonisation des investissements);
    • 4.1.10établir des structures de gouvernance au sein de son ministère pour faciliter l’examen et l’approbation des investissements en SGF.

    Utilisation d’un modèle de référence des systèmes de gestion financière et/ou solutions de SGF approuvées en matière de systèmes de gestion financière

    • 4.1.11veiller à l’harmonisation du SGF avec le modèle des capacités opérationnelles de gestion financière (MCO-GF);
    • 4.1.12assurer l’utilisation d’un modèle de référence des systèmes de gestion financière et/ou solutions de SGF approuvées, tels que définis par le Bureau du contrôleur général, en tant que base de référence ou de nouvelle base de référence normalisée du ministère;
    • 4.1.13faire en sorte que les variances, les exemptions ou les écarts par rapport à l’utilisation prévue du MCO-GF, d’un modèle de référence des systèmes de gestion financière et/ou solutions de SGF approuvées soient autorisés par le Bureau du contrôleur général (consulter l’annexe B portant sur les procédures obligatoires à suivre pour demander l’approbation des investissements dans les systèmes de gestion financière);
    • 4.1.14collaborer avec le Bureau du contrôleur général et d’autres ministères dans le but d’améliorer, de faire évoluer et de moderniser les modèles de référence des systèmes de gestion financière approuvées.

    Données liées à la gestion financière

    • 4.1.15s’assurer que les renseignements et les données en matière de gestion financière du ministère soient gérés de manière sûre à titre d’actifs en :
      • 4.1.15.1supervisant la conception, la mise en œuvre et la gestion des flux de travail des données financières et en gérant le cycle de vie des données liées à la gestion financière (dont la collecte, la conservation, le stockage, l’analyse, la production de rapports, la vérification et l’élimination des données liées à la gestion financière);
      • 4.1.15.2veillant à ce que toute l’information et les données en matière de gestion financière provenant d’un SGF soient gérés et utilisés conformément aux normes applicables liées aux données;
      • 4.1.15.3limitant la personnalisation des SGF grâce à la modification des systèmes d’interfaçage ou de satellites afin de satisfaire aux exigences d’intégration et d’interopérabilité, au besoin.

    Suivi et rapports

    • 4.1.16assurer la conformité avec la présente directive au moyen de la surveillance, d’examens et d’autres types d’évaluations;
    • 4.1.17assurer la mise en application des procédures obligatoires des ministères faisant partie des regroupements d’utilisateurs et des investissements dans les systèmes de gestion financière (définies dans les annexes A et B);
    • 4.1.18fournir des renseignements sur les SGF de son ministère, à la demande du Bureau du contrôleur général.

    Soutien de la capacité de l’effectif

    • 4.1.19assurer un leadership fonctionnel au sein du ministère par rapport au développement et à la durabilité des SGF grâce à la gestion des talents et aux stratégies de développement de la communauté.
  • 4.2Les cadres supérieurs désignés de la gestion des systèmes de gestion financière sont responsables de :
    • 4.2.1s’assurer de l’utilisation des processus, des procédures, des outils et des modèles pertinents lors de l’intégration de l’information dans un SGF ou de leur extraction. Cela comprend :
      • 4.2.1.1préciser toutes les nouvelles informations ou exigences opérationnelles qui influent sur les systèmes de gestion des finances et du matériel;
      • 4.2.1.2élaborer un processus de gestion du changement et un plan de mise en œuvre pour tous les changements ayant une incidence sur les systèmes de gestion des finances et du matériel;
      • 4.2.1.3collaborer avec le Bureau du contrôleur général pour assurer l’harmonisation avec le SGF;
      • 4.2.1.4obtenir l’approbation du Bureau du contrôleur général pour les investissements ou les exigences opérationnelles qui peuvent toucher l’interopérabilité du SGF, y compris au niveau du GC;
      • 4.2.1.5consulter le dirigeant principal des finances du ministère à propos des données extraites du SGF et utilisées par un système d’interfaçage ou de satellites;
      • 4.2.1.6veiller à ce que le système central ou le système du programme est conforme aux procédures obligatoires déterminées dans les annexes A et B.

5. Rôles et responsabilités des autres organismes gouvernementaux

  • 5.1Ne s’applique pas.

6. Application

  • 6.1La directive s’applique aux organisations figurant à l’article 6 de la Politique sur la gestion financière.

7. Références

  • 7.1

    Lois

    • Loi sur l’accès à l’information
    • Loi sur la preuve au Canada
    • Loi sur la gestion des finances publiques
    • Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
    • Loi sur les langues officielles
    • Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (partie 2)
    • Loi sur la protection des renseignements personnels
    • Loi sur l’emploi dans la fonction publique
    • Loi sur la protection de l’information
    • Loi sur les frais de service
    • Loi sur Services partagés Canada
    • Règlement sur les marchés de l'État
  • 7.2

    Instruments de politiques connexes :

    • Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor
    • Politique sur l’accès à l’information
    • Politique sur les communications et l’image
    • Politique sur la gestion financière
    • Politique d’achats écologiques
    • Politique sur la sécurité du gouvernement
    • Politique sur la planification et la gestion des investissements
    • Politique sur les langues officielles
    • Politique sur la protection de la vie privée
    • Politique sur les résultats
    • Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale
    • Politique sur les paiements de transfert
    • Code de valeurs et d’éthique du secteur public
    • Directive sur la gestion de projets et programmes
    • Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales
    • Directive sur la gestion du matériel
    • Directive sur les services et le numérique
    • Directive sur la gestion de l’approvisionnement
    • Directive sur la gestion des biens immobiliers
    • Directive sur les normes comptables

8. Demandes de renseignements

Pour obtenir des précisions sur l’interprétation des dispositions de la présente directive, veuillez communiquer avec le groupe chargé des demandes de renseignements du SCT.

  • 8.1Les employés des ministères devraient communiquer avec l’administration centrale de leur ministère pour obtenir des renseignements supplémentaires au sujet de cette directive.
  • 8.2

    Les employés des administrations centrales ministérielles, quant à eux, doivent communiquer avec le groupe FMT - TGF pour obtenir des précisions. Ils peuvent également s’adresser à :

    Transformation de la gestion financière
    Bureau du contrôleur général
    Secrétariat du Conseil du Trésor
    Ottawa (Ontario)  K1A 0R5

Annexe A : Procédures obligatoires pour les ministères hôtes

A.1 Date d’entrée en vigueur

  • A.1.1Les présentes procédures entrent en vigueur le 1er avril 2023.

A.2 Procédures

  • A.2.1Ces procédures décrivent les exigences énoncées dans la section 4.1.17 de la Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière.
  • A.2.2Les ministères qui surveillent leur propre système ministériel de gestion des finances et du matériel (SMGFM) ou le SMGFM d’un autre ministère doivent :

A.3 Hébergés multiples

  • A.3.1décrire la gouvernance et les attentes liées aux hébergés :
    • A.3.1.1définir les rôles et les responsabilités du ministère hôte (hébergés multiples), des ministères hébergés et/ou du bureau du programme;
    • A.3.1.2décrire les règles de notification et les conséquences pour les ministères qui quittent prématurément un regroupement de ministère hôte ou un programme;
    • A.3.1.3mettre en œuvre des exercices annuels de planification et de budgétisation pour observer les ministères au sein d’un regroupement hôte ou d’un programme afin de garantir la pérennité du financement;
    • A.3.1.4séparer les coûts organisationnels de ceux de ministère hôte, et s’assurer que les coûts organisationnels directs sont facturés en totalité et s’appliquent dès qu’un ministère hébergé est opérationnel;
    • A.3.1.5s’assurer de l’existence d’un modèle de gouvernance approprié pour fournir la direction et la suivi nécessaires;
    • A.3.1.6veiller à ce que chaque ministère ait une représentation adéquate dans chacun des niveaux de gouvernance respectifs.
  • A.3.2s’assurer que le ministère hôte fonctionne en conformité avec les autres procédures obligatoires du présent instrument de politique;
  • A.3.3au besoin, contribuer à la production de rapports annuels et aux exercices sur le modèle de coûts au nom du regroupement d’utilisateurs ou du programme à la demande du Bureau du contrôleur général.

Annexe B : Procédures obligatoires à suivre pour demander l’approbation des investissements dans les systèmes de gestion financière

B.1 Date d’entrée en vigueur

  • B.1.1Les présentes procédures entrent en vigueur le 1er avril 2023.

B.2 Procédures

  • B.2.1Ces procédures décrivent les exigences énoncées dans la section 4.1.9 de la Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière.
  • B.2.2Lorsque les ministères cherchent à obtenir l’approbation d’un investissement dans un système de gestion financière, ils doivent :

Investissements dans les systèmes de gestion financière

  • B.2.3consulter les intervenants ministériels clés lors du développement d’investissements en SGF, dont les intervenants liés à la gestion des investissements, à la gestion des projets et des programmes, à l’approvisionnement, à la gestion du matériel, aux biens immobiliers, à la technologie de l’information, à la gouvernance de l’information et des données et aux ressources humaines;
  • B.2.4obtenir l’autorisation de la gouvernance ministérielle du DPF avant de soumettre leurs demandes d’approbation de l’harmonisation des investissements au Bureau du contrôleur général;
  • B.2.5collaborer avec le Bureau du contrôleur général au début de la planification des investissements en SGF et satisfaire aux exigences en matière d’harmonisation des investissements avant de soumettre une analyse de cas conceptuel au Bureau du dirigeant principal de l’information.

Annexe C : Norme sur les critères d’harmonisation des investissements

Préambule

La présente norme vise à appuyer l’élaboration d’une proposition d’investissements dans des système de gestion financière (SGF) qui tient compte des éléments suivants :

  • direction pangouvernemental ou le principes de « l’organisation d’abord »
  • le SGF du point de vue du processus opérationnel dans son ensemble;
  • l’utilisation des actifs existants de l’entreprise, tels que les gabarits, les modèles de référence, les processus opérationnels communs, les données, les contrats et les modèles d’information.

C.1 Date d’entrée en vigueur

  • C.1.1La présente norme entre en vigueur le 1er avril 2023.

C.2 Norme

  • C.2.1Cette norme décrit les exigences énoncées dans la section 4.1.9 de la Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière.
  • C.2.2Dans le but d’obtenir l’approbation du Bureau du contrôleur général en ce qui a trait aux investissements en systèmes de gestion financière (SGF), les dirigeants principaux des finances doivent appliquer la norme comme suit :
    • C.2.2.1Les propositions doivent :
      • C.2.2.1.1décrire l’investissements initial, les coûts liés à l’intégration et les coûts permanents;
      • C.2.2.1.2établir des bases de référence (niveau de maturité et indicateurs de performance clés) ainsi que les résultats prévus et les avantages anticipés de l’investissement;
      • C.2.2.1.3expliquer le plan de transformation et de gestion du changement connexe.
    • C.2.2.2Les propositions doivent démontrer qu’elles respectent les critères suivants :
      • C.2.2.2.1harmonisation avec l’orientation du gouvernement au moment où l’approbation est demandée;
      • C.2.2.2.2harmonisation avec le modèle des capacités opérationnelles de gestion financière (MCO-GF). De plus, toutes les demandes d’approbation seront évaluées par le Bureau du contrôleur général (BCG) pour confirmer qu’elles sont conformes à un modèle de SGF, aux processus opérationnels et aux documents d’exigences techniques, au besoin;
      • C.2.2.2.3harmonisation avec la stratégie du Programme de la fonction de contrôleur numérique (PFCN), les résultats et les priorités du profil d’information sur le rendement, de la feuille de route et du calendrier d’intégration de la stratégie des instances du PFCN ainsi que de divers instruments de politique. Les investissements proposés dans les SGF ne devraient pas donner lieu à des solutions et à des changements opérationnels qui pourraient bientôt être rendus redondants par la migration du ministère vers le modèle de référence ou la mise en œuvre d’autres solutions de SGF approuvées;
      • C.2.2.2.4meilleur rapport qualité-prix du point de vue du processus opérationnel d’entreprise dans son ensemble. Cela comprend l’utilisation de contrats d’entreprise pangouvernementaux pour réaliser des économies d’échelles et limiter la complexité de l’environnement.
      • C.2.2.2.5Les éléments suivants seront envisagés pour déterminer le meilleur rapport qualité-prix :
        • C.2.2.2.5.1les solutions existantes répondant à des besoins équivalents devraient être adoptées lorsqu’elles sont disponibles;
        • C.2.2.2.5.2les investissements dans de nouvelles capacités devraient aboutir à des solutions communes et réutilisables;
        • C.2.2.2.5.3les investissements ne devraient pas redoubler les efforts et les résultats fournis par d’autres investissements en SGF.
    • C.2.2.3Les demandes d’harmonisation des investissements liées à un SGF sont soumises au BCG au moyen de modèles de référence approuvés.
    • C.2.2.4Les demandes concernant les variances, les exemptions ou les écarts à ces exigences ou à l’utilisation prévue du MCO-GF, au modèle de référence des SGF ou aux solutions de SGF approuvées doivent être présentées de façon officielle dans le cadre du processus de demande d’harmonisation des investissements.
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