Annulée [2017-10-18] - Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 5.1 - administration de la paye
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Ce diagramme illustre les interactions des systèmes de TPSGC et des ministères intervenant dans l’administration de la paye
Le SRP calcule les paiements et transmet au SNP un fichier d’entrée des paiements et de contrôle des clients en vue de l’émission de paiements. Le fichier comprend un total de contrôle des paiements et un numéro de demande. Le SNP attribue un numéro de référence de paiement (NRP) à chaque paiement demandé. Il crée un fichier de renvoi comportant les particularités des paiements et les NRP, qui seront traités par la suite par le SRP. Le GLGSP effectue le rapprochement des retenues salariales des employés et en demande le paiement au SNP. Il s’agit, notamment, de paiements à d’autres ministères (p. ex. impôt fédéral, assurance-emploi, Régime de pensions du Canada) et à des tiers externes (p. ex. syndicats, régimes provinciaux d’assurance-maladie, autorités fiscales pour ce qui est des taxes de vente provinciales et de l’impôt sur le revenu du Québec).
Le SRP traite le fichier de renvoi du SNP en mettant à jour la base de données du registre de la paye en y saisissant le NRP de chaque paiement, après quoi les opérations sont extraites du système et traitées par rapport à la base de données du contrôle des dépenses du SRP. Une fois le traitement terminé, un fichier d’extraits (fichier des dépenses de paye détaillées) est établi aux fins de la mise à jour du SMGF, et un fichier d’extraits (fichier des dépenses résumées) est établi aux fins de la mise à jour du GLGSP.
Le SNP crée un fichier de renvoi quotidien contenant les données des paiements traitées qui ont été retournées, interceptées ou annulées. Le SRP extrait ce fichier et le traite à l’interne conformément à son concept des opérations, puis il remet au SNP un fichier d’action du client qui permet de remettre automatiquement à la poste les paiements retournés.
Pour chaque passage de paye, le SRP établit un fichier des dépenses de paye détaillées qui est enregistré dans l’ordinateur central de TPSGC pour que les ministères puissent le récupérer et consigner des données sur les dépenses de paye dans les comptes des dépenses de paye de leur SMGF et dans leur compte de contrôle de la paye. Un fichier de résumé des dépenses est transmis au GLGSP aux fins de leur inscription aux comptes de ce grand livre. Le GLGSP fournit aux ministères des rapports sur le contrôle de la paye et le solde du compte de contrôle de la paye chaque fois que le SRP traite des opérations de paye. Les ministères doivent rapprocher le fichier des dépenses détaillées fourni par le SRP et le rapport sur le solde du compte de contrôle de la paye provenant du GLGSP. Le troisième jour ouvrable précédant la fin du mois, le ministère reçoit un rapport final sur le solde du compte de contrôle de la paye, qu’il doit rapprocher avec le compte de contrôle de la paye de son SMGFM.