1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.
1.2 Elle remplace :
2.1 La présente directive s'applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l'information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité.
3.1 Dans toute organisation de grande taille, la délégation de pouvoirs fonctionnels, selon une approche responsable et fondée sur le risque, dans des domaines comme les finances, la passation de marchés et les ressources humaines, constitue un élément essentiel à l'exercice d'une saine gestion. La délégation de pouvoirs financiers de payer constitue un mécanisme de contrôle interne clé qui remplit un rôle essentiel à l'égard du processus de dépenses ainsi qu'à l'appui de l'atteinte des priorités et des objectifs ministériels et gouvernementaux. Une délégation appropriée de pouvoirs peut habiliter les employés de l'organisation et permettre leur perfectionnement et leur croissance professionnel tout en maintenant la responsabilisation. Elle permet ainsi aux dirigeants de libérer leur temps, leurs compétences et leurs habiletés afin d'optimiser leur apport à l'organisation.
3.2 Aux fins d'appuyer la Politique sur la gouvernance de la gestion financière et la Politique sur le contrôle interne, cette directive établit des exigences particulières pour la délégation des pouvoirs financiers en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et stipule les responsabilités du dirigeant principal des finances (DPF) en ce qui concerne la mise en place de contrôles internes encadrant la délégation de pouvoirs financiers dans le contexte du processus de dépenses.
3.3 La directive ne précise pas les exigences applicables à la délégation des pouvoirs non financiers en raison des nombreuses configurations législatives ministérielles existantes, et de la nature particulière de chaque ministère. À noter que la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements établit les exigences pour la délégation de pouvoirs d'engagement des dépenses et l'inscription des engagements. Les cadres supérieurs devraient obtenir une opinion juridique avant de déléguer officiellement d'autres pouvoirs.
3.4 Au moment de l'application de la présente directive, il faut également prendre en considération les autres lois, politiques et directives qui peuvent restreindre davantage la délégation de pouvoirs.
3.5 La présente directive est émise en vertu des articles 7 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.6 La présente directive doit être lue de concert avec la Politique sur le contrôle interne.
Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe.
Veiller à l'application de contrôles de gestion financière et opérationnelle adéquats à l'égard de la délégation de pouvoirs financiers associés au processus de dépenses.
Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer l'administrateur général à l'égard de la mise en œuvre de cette directive et de la gestion des pouvoirs délégués en assurant que:
6.1.1 Les pouvoirs financiers délégués, en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, par le ministre compétent pour son portefeuille, ou par le sous-ministre pour son ministère uniquement, sont confirmés par écrit. Ces délégations sont conformes au paragraphe 6.1.1 de la Directive sur la vérification des comptes. À noter que ce ne sont pas tous les administrateurs généraux qui ont le statut de sous-ministre.
6.1.2 Aucune personne n'est autorisée à exercer des pouvoirs financiers à moins que le ministre compétent ou le sous-ministre compétent n'ait délégué formellement ces pouvoirs en application des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et que le superviseur ou le supérieur du titulaire n'ait formellement désigné cette personne.
6.1.3 Lorsque des pouvoirs financiers doivent être délégués en vertu d'un protocole d'entente conclu entre des ministères ou dans d'autres circonstances, la signature du ministre ou du sous-ministre est obtenue.
6.1.4 Les personnes désignées à exercer des pouvoirs financiers ne doivent pas déléguer ces pouvoirs à d'autres personnes.
6.1.5 Les limites sur un pouvoir financier liées aux demandes de paiement ou aux sommes imputées sur un crédit incluent un montant maximal pour chaque poste, à moins que des pleins pouvoirs n'aient été accordés. Lorsque le titulaire d'un poste obtient le pouvoir de demander l'exécution d'opérations de paye, en plus d'autres demandes de paiement, deux limites différentes peuvent être stipulées.
6.2.1 Les pouvoirs sont délégués à des postes désignés par leur titre, et non pas à des personnes désignées par leur nom.
6.2.2 Les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer :
6.2.3 La nomination d'un nouveau ministre n'annule pas automatiquement les pouvoirs existants. Toutefois, un nouveau document décrivant les pouvoirs délégués doit être préparé pour signature par le ministre ou par le sous-ministre ou les deux dans les 90 jours suivant la nomination du nouveau ministre.
6.3.1 Des pratiques et contrôles de gestion sont établis afin d'assurer que :
6.4.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.
6.4.2 Le contrôleur général a la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.
7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.
7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.
7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.
Cette section identifie les autres intervenants importants qui on un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.
8.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a la responsabilité de l'authentification des demandes de paiement et des demandes de règlement interministériel.
8.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor, Bureau du contrôleur général a la responsabilité de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de fournir des conseils concernant son interprétation.
Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale et aux services juridiques de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :
Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa, (ON) K1A 0R5
Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613