Selon la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor, le terme « matériel » désigne « tous biens meubles acquis par Sa Majesté du chef du Canada, à l'exception de l'argent et des dossiers ». Les biens meubles sont tangibles et couvrent un large éventail de biens tels que des équipements (p. ex., de l’équipement scientifique et de l’équipement de bureau, des technologies de l’information et des télécommunications), le mobilier, des articles d’ameublement et des biens plus grands (comme des véhicules et des navires).
Le présent guide a pour objet d'aider les gestionnaires à mettre en œuvre la Politique sur la gestion du matériel du gouvernement et les directives connexes sur la gestion du matériel.
Fondé sur une démarche axée sur le cycle de vie, le présent document établit des lignes directrices et de bonnes pratiques qui s'ajoutent à l'orientation obligatoire présentée dans la Politique. Dans certains cas, le présent document explique également en détail les procédures à observer qui découlent de l'application d'autres politiques et directives du Conseil du Trésor. Cette façon de faire permet aux gestionnaires d'adopter une série de procédures communes et de veiller à ce que leurs pratiques en matière de gestion et de prise de décision soient conformes à l'ensemble de bonnes pratiques et de lignes directrices relatives à la gestion du matériel.
Nota : « ministère » désigne les ministères et organismes mentionnés à l'annexe 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Le présent guide, découlant de la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor, expose les lignes directrices et les bonnes pratiques à observer en matière de gestion du matériel. Ce guide, la Politique et les directives connexes doivent être lus en parallèle avec d'autres politiques et exigences qui ne sont pas abordés dans le présent document. Nous invitons le lecteur à consulter la Politique sur la gestion du matériel.
Le présent chapitre souligne et explique certaines orientations stratégiques obligatoires, tout en fournissant des conseils et des renseignements supplémentaires sur la gestion du matériel.
Les ministres sont responsables de la gestion du matériel visant à appuyer l'exécution des programmes en conformité avec le mandat de leurs ministères. Les administrateurs généraux sont responsables devant leur ministre respectif et devant le Conseil du Trésor de la saine gérance du matériel qui leur est confié ou qui est utilisé par leurs organisations respectives.
Cette structure de gestion est fondée sur les principes énoncés dans la Politique sur la gestion du matériel. La Politique doit être consultée en parallèle avec des politiques connexes du Conseil du Trésor, particulièrement avec celles qui s'appliquent à la planification de l'investissement, la passation de marchés et la gestion de projets. Il importe que les gestionnaires, en s'acquittant de ces responsabilités, observent le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique préparé par l'Agence de la fonction publique du Canada.
Nota : Le présent guide a été élaboré afin de fournir aux ministères les meilleurs conseils qui soient sur la façon de mettre en œuvre les exigences énoncées dans la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor. Même si les ministères ne sont pas tenus de se conformer au présent guide, ils pourraient être appelés, à la demande du Conseil du Trésor, à justifier les raisons pour lesquelles les conseils qu'il renferme n'ont pas été suivis.
D'autres exigences obligatoires sont énoncées dans les quatre directives du Conseil du Trésor suivantes qui sont connexe à la Politique sur la gestion du matériel :
La gestion du matériel est en grande partie un exercice d'équilibre. Elle exige aux ministères de réaliser leurs objectifs de programme en équilibrant les préoccupations relatives à la gestion financière et à l'efficience du matériel avec les questions et préoccupations générales d'intérêt public, comme les répercussions environnementales. L'objectif de la Politique sur la gestion du matériel consiste à s'assurer que les ministères gèrent le matériel d'une manière durable et responsable sur le plan financier pour appuyer la prestation rentable et efficace des programmes gouvernementaux.
Les ministères ont besoin d'un cadre de gestion du matériel qui :
Une mesure de l'ensemble des biens matériels des ministères respectant les exigences de la Politique est effectuée grâce à une évaluation continue et systématique de l'état physique, de la fonctionnalité, de l'utilisation et du rendement financier de ces biens par rapport à des objectifs fixés qui sont basés sur des données repères appropriées.
Les exigences de la Politique qui s'appliquent à la gestion du cycle de vie du matériel sont exposées en détails dans le présent guide.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.1) exige que les administrateurs généraux s'assurent qu'un cadre de gestion du matériel est en place et qu'il :
Il incombe aux ministères d'établir et de maintenir un cadre de gestion comportant les éléments suivants :
La Politique sur la gestion du matériel (sections 6.1.1 et 6.1.2) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Le cadre de mesure systématique du rendement est l'un des éléments principaux des systèmes de gestion du matériel au gouvernement qui garantit à la direction que les objectifs fixés en matière de gestion du matériel relatifs à l'exécution des programmes sont atteints. Les ministères devraient établir des pratiques adéquates de gestion du matériel favorisant la surveillance du rendement des biens pour veiller à ce que les réparations, la remise en état et les remplacements soient effectués avant que les biens deviennent inutilisables, non rentables, voire les deux. L'établissement de ces pratiques constitue un objectif clé de la gestion du cycle de vie du matériel permettant de déterminer la durée de vie du bien, les restrictions en matière d'entreposage et les calendriers de réparation et d'entretien en vue de gérer et d'entretenir adéquatement le bien.
Les ministères devraient mettre en place un système de gestion intégrée du rendement du matériel à l'échelle de l'organisation qui permettrait aux gestionnaires de matériel de tous les niveaux d'établir des normes et des indicateurs de rendement et de bien comprendre la qualité de la gestion globale des biens. Les rapports produits par les systèmes de rendement et de mesure contribueront à la prise de décision éclairée sur l'affectation des ressources par les ministères, y compris au sein de leurs services.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.3) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Les ministères devraient adopter des stratégies de gestion du matériel qui ajoutent de la valeur et appuient leurs objectifs et leurs priorités au moyen de l'exécution du programme de gestion du matériel le plus efficace, efficient, opportun et moderne. Pour ce faire, il doit fournir le matériel adéquat, d'une valeur appropriée et au bon moment, tout en respectant les politiques et les règlements du gouvernement visant à assurer une bonne gestion.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.4) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Les ministères sont responsables de la protection des biens publics en assurant la mise en œuvre de mesures de protection des biens (matériel) et de détection des pertes. De plus, les ministères doivent protéger l'intérêt du pays et permettre au gouvernement du Canada de réaliser ses objectifs dans le cadre de ses activités, en protégeant ses employés et ses biens, et en s'assurant de fournir continuellement les services voulus. L'efficacité des mesures de sécurité d'un ministère dépend uniquement de la capacité de ce dernier de surveiller sa conformité et de gérer les incidents. En d'autres termes, les politiques en matière de sécurité doivent également comporter des dispositions sur l'inspection et la surveillance régulières des biens détenus et les procédures à suivre lorsque survient un incident.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.5) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Le gouvernement du Canada s'engage à préserver le patrimoine culturel au profit de tous les Canadiens tout en leur garantissant l'accès. Les biens patrimoniaux peuvent avoir une signification et une valeur patrimoniale individuelles ou collectives, et dans de nombreux cas, peuvent contribuer à raconter l'histoire du Canada. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le Guide de gestion des biens meubles patrimoniaux du Conseil du Trésor.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.6) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Les ministères sont responsables de la gestion des véhicules légers. Les véhicules légers sont achetés à même les fonds ministériels, et même si l'orientation d'un organisme central peut influer sur les décisions d'achat, les ministères sont fondamentalement responsables de déterminer le nombre de véhicules dont ils ont besoin et la composition des véhicules nécessaires à l'exercice de leurs fonctions opérationnelles. Les ministères et les organismes sont essentiellement responsables de toutes les étapes du cycle de vie des véhicules légers, mais ils suivent l'orientation stratégique établie par le Conseil du Trésor. La plupart des ministères ont établis leur propre politique interne concernant la propriété, l'utilisation, l'entretien et l'aliénation des véhicules légers, tandis que les autres ministères peuvent simplement consulter les politiques, les directives et les règlements applicables du Conseil du Trésor. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le Guide sur la gestion du parc automobile.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.7) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Les ministères ont la responsabilité de gérer les biens de manière à minimiser l'effet sur l'environnement et à promouvoir le développement durable. Cette responsabilité comprend l'application des trois R (réduire, réutiliser et recycler) à chaque étape de la gestion du cycle de vie du matériel. Plus précisément, les ministères devraient prendre des mesures pour minimiser l'utilisation des ressources, limiter l'utilisation de substances dangereuses, disposer des déchets (dangereux ou non) de manière adéquate, et acheter des produits écologiques. On entend par développement durable, tout développement qui répond aux besoins des générations actuelles sans nuire à la capacité des générations futures de répondre à leurs propres besoins. En pratique, cela signifie que les facteurs environnementaux, sociaux et financiers devraient tous être inclus dans le processus décisionnel d'une organisation.
D'autres renseignements sur les responsabilités des ministères en matière de promotion de la protection de l'environnement et de soutien au développement durable sont inclus dans la Politique d'achats écologiques, publiée sur le site Web du Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.8) exige que les administrateurs généraux s'assurent qu'un système d'information en matière de gestion du matériel est implanté et :
Les ministères ont la responsabilité de fournir des données quantitatives et qualitatives sur la mesure dans laquelle leurs biens matériels répondent aux besoins des programmes. Une capacité de gestion efficace de l'information constitue un volet essentiel de tout système de gestion du matériel. Cette capacité est généralement atteinte au moyen d'un système de planification des ressources de l'entreprise (PRE), qui procure les avantages suivants :
La visibilité des biens est un concept standard en gestion du matériel qui est reconnu dont les applications multiples s'adaptent aux objectifs stratégiques des organisations touchées. En général, la visibilité des biens signifie que le stockage et l'extraction facile de données normalisées et intégrées ayant trait aux biens matériels sont visibles dans les mêmes formats, et fournissent la même information à tous les niveaux de gestion et points de détention des biens matériels dans l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Un système de PRE peut fournir un ensemble normalisé de données liées à la gestion du cycle de vie des biens, peu importe leur lieu de conservation. Ce système permet de gérer les biens de manière efficace et efficiente pendant leur cycle de vie et d'assurer l'intégration des données sur la gestion du matériel, les biens immobiliers, et les ressources humaines et financières.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.9) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Le transfert de matériel d'un ministère à un autre est fortement recommandé lorsque le matériel est utilisé pour appuyer les programmes gouvernementaux et lorsque l'utilisation ou l'échange est rentable pour l'ensemble du gouvernement. Le ministère initial demeure cependant responsable de la garde et du contrôle de ses biens excédentaires, y compris de ses coûts d'exploitation, jusqu'au transfert de titre de propriété.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.10) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Le prêt de matériel ministériel à des sociétés d'État, à d'autres organismes gouvernementaux ou au secteur privé devrait être effectué à l'appui des programmes ou des activités du ministère. Le prêt d'équipement ne devrait pas être considéré comme une méthode d'aliénation. Les prêts de biens devraient être effectués pour assurer l'utilisation efficace des ressources ministérielles en évitant d'acheter d'autre matériel lorsqu'il est possible d'utiliser des articles existants à cette même fin. Tout prêt de biens matériels doit être ratifié par un contrat et respecter le Règlement sur le prêt de biens publics.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.11) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
Les ministères, en ce qui a trait à la gestion des marchandises contrôlées, doivent mettre en place des procédures d'observation des exigences rigoureuses en matière de politiques. La Directive sur les marchandises contrôlées a des répercussions sur tous les aspects de la gestion du cycle de vie du matériel. Toutefois, le contrôle de l'inventaire et la gestion de l'aliénation des marchandises contrôlées représentent des éléments clés de leur gestion réussie. Les ministères doivent veiller à ce que l'accès à leurs marchandises contrôlées soit restreint et à ce que toute aliénation de ces marchandises respecte les exigences particulières de la Directive. Lorsque les ministères ont recours aux services d'aliénation de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou à ceux des entrepreneurs de TPSGC, ils doivent veiller à ce que les marchandises contrôlées soient bien identifiées comme telles lorsqu'elles sont déclarées excédentaires. Les ministères doivent tenir et actualiser un inventaire détaillé et élaborer, et mettre en œuvre un plan de sécurité pour chaque lieu d'affaires au Canada où sont conservées des marchandises contrôlées. Les ministères doivent offrir des programmes de formation sur la manipulation sécurisée des marchandises contrôlées. La Direction des marchandises contrôlées de TPSGC doit être informée sans délai de toute infraction à la sécurité liée aux marchandises contrôlées.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.12) exige que les administrateurs généraux s'assurent que :
L'identification et l'aliénation du matériel en surplus est un élément essentiel de la gestion du cycle de vie du matériel. Lorsque le matériel ne peut faire l'objet d'une réparation économique ou devient excédentaire par rapport aux besoins de la Couronne, il devrait être déclaré excédentaire et faire l'objet d'une aliénation d'une façon permettant à la Couronne d'obtenir la meilleure valeur possible. Ainsi, la meilleure valeur désigne la sélection d'une méthode d'aliénation qui procure le meilleur rendement à la Couronne, en tenant compte du prix du marché des aliénations et des coûts globaux de l'aliénation, y compris les frais de manutention, d'entreposage et d'entretien, de transport, les frais généraux et d'amortissement, le temps du personnel, et le moment de la constatation des charges ayant un effet sur la trésorerie et des ventes, ainsi que tous les autres coûts connexes. En plus de procurer des avantages directs et indirects importants, l'aliénation rapide et efficace représente pour les ministères un autre moyen d'appuyer clairement les objectifs généraux du gouvernement en matière d'environnement. La vente de matériel excédentaire du ministère peut générer de nouveaux revenus ministériels, ce qui permettrait de tirer profit des ressources rares. (Voir également la section 3.4 du présent guide, intitulée « L'aliénation des biens »).
La politique ministérielle fournit aux employés responsables de la gestion du matériel une orientation formelle qui impose des responsabilités et des obligations spécifiques au sein du ministère. Les spécialistes de la gestion du matériel doivent combiner leurs compétences fonctionnelles et leur responsabilité afin d'être en mesure d'aider l'équipe de direction. Il sera ainsi plus facile pour l'équipe de direction de satisfaire aux exigences du Cadre de responsabilisation de gestion du Conseil du Trésor, qui énonce les attentes relatives à plusieurs différents domaines de gestion en vue d'une saine gestion dans le secteur public.
Les ressources humaines jouent un rôle essentiel dans la gestion du matériel parce qu'elles aident les ministères et les organismes à exécuter leurs programmes. Pour s'assurer que les employés possèdent les habiletés, les connaissances et les compétences nécessaires afin de mettre en œuvre les diverses politiques et de gérer les biens et les services acquis du gouvernement, un Programme de perfectionnement professionnel et de certification a été mis sur pied à l'intention des spécialistes des acquisitions et de la gestion du matériel du gouvernement fédéral. La gestion de ce programme est assurée par le Bureau de la gestion de la collectivité des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers (BGCAGMBI) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Tout employé œuvrant dans le secteur de la gestion du matériel peut obtenir une certification à titre de spécialiste fédéral certifié en gestion du matériel (SFCGM) auprès de l'Office des normes générales du Canada (ONGC), l'organisme de certification du gouvernement fédéral. Il peut aussi acquérir une certification à titre de spécialiste fédéral certifié en acquisitions (SFCA). Le Manuel du Programme de certification, le Guide de demande et de maintien de la certification et les formulaires connexes se trouvent sur le site Web de l'ONGC.
Pour obtenir plus de renseignements sur le Programme de perfectionnement professionnel et de certification, veuillez consulter le site Web du BGCAGMBI.
La gestion du cycle de vie du matériel consiste en la gestion efficace et efficiente des biens, depuis l'identification des besoins jusqu'à l'aliénation des biens. Les stratégies de gestion du matériel doivent toujours tenir compte des coûts totaux du cycle de vie et des avantages des solutions de rechange permettant de satisfaire aux exigences du programme. En utilisant des techniques de calcul des coûts du cycle de vie, les ministères peuvent évaluer les coûts totaux pour l'État quant à la location ou à l'achat d'un bien avant l'acquisition. Pour ce faire, il faut tenir compte de facteurs comme la valeur actuelle des coûts d'exploitation, d'entretien et d'aliénation futurs, ainsi que des coûts en capital initiaux et permanents. L'estimation des coûts durant le cycle de vie permet également d'élaborer des normes de surveillance et de contrôle des coûts après l'acquisition. En adoptant cette démarche de gestion du matériel, les ministères peuvent s'assurer que leurs décisions en matière de gestion du matériel et des biens sont prudentes sur le plan financier et qu'elles représentent la meilleure valeur pour l'État.
L'étape de la planification ministérielle, qui inclut la planification opérationnelle et l'établissement de budgets, constitue le processus initial qui détermine les priorités et les objectifs stratégiques en matière de programme d'un ministère. Le processus de gestion du cycle de vie du matériel repose sur ces priorités et ces objectifs.
La durée de vie des biens matériels a d'importantes répercussions sur le processus décisionnel. Par exemple, une décision d'achat qui est fondée sur le plus bas prix mais qui ne tient pas compte des coûts éventuels d'exploitation et d'entretien peut entraîner un coût global plus élevé. La prise de décisions dans le domaine de la gestion du cycle de vie du matériel constitue un processus interactif qui repose sur les quatre étapes du cycle de vie d'un bien. La direction doit maintenir un niveau d'intérêt et de contrôle suffisant tout au long de l'ensemble des étapes du cycle de vie du bien matériel afin d'assurer une gestion efficace.
Les quatre étapes de la gestion du cycle de vie du matériel sont :
Conseil :
Le coût du cycle de vie (CCV) des biens matériels peut être calculé à l'aide de la formule simple qui suit : CCV = (coûts de planification + coûts d'acquisition + coûts d'utilisation et d'exploitation + coûts d'aliénation) – valeur résiduelle.
Les objectifs primordiaux de l'évaluation et de la planification consistent à :
La Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis (section 6.1.2) prévoit que les administrateurs généraux sont chargés de s'assurer que la planification des investissements ministérielle :
L'évaluation des biens du ministère consiste en l'analyse des besoins relatifs aux biens nouveaux et actuels qui sont essentiels à l'exécution du programme.
Veiller à ce que le bien obtenu répond le mieux aux besoins ministériels.
Nota : Ce processus peut favoriser l'obtention d'une ristourne sur les achats et un meilleur soutien à l'interne des systèmes.
La planification ministérielle est une fonction visant à affecter et à réaffecter les ressources qui sont essentielles à l'exécution de programmes. Elle constitue un élément clé pour l'optimisation et la saine gérance des ressources.
Pour en savoir davantage sur l'établissement des coûts, veuillez consulter le Guide d'établissement des coûts (2008) du Conseil du Trésor.
Nota : D'autres facteurs à considérer à chaque étape du cycle de vie se trouvent dans la section Principes des achats écologiques de la Trousse de sensibilisation à l'environnement et dans la section 2, Planification et détermination des exigences, des Lignes directrices concernant l'intégration des facteurs de performance environnementale dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :
Voici une liste non exhaustive des éléments à considérer lors d'un examen de la gestion du matériel en vue de l'acquisition de biens du gouvernement. Les acquisitions ministérielles sont régies par la Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis (2007) du Conseil du Trésor. Toute acquisition :
L'objectif primordial consiste à acquérir des biens et des services d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et des Canadiens.
L'approvisionnement commence par une idée suivie de la définition des besoins, l'acquisition, la livraison, la réception et le paiement. Quant à l'acquisition, l'obtention d'une certification en vertu de l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques et la livraison d'un bien ou la prestation d'un service sont respectivement la première et la dernière étape de ce processus.
Nota : Lorsque les gestionnaires envisagent l'acquisition de nouveaux biens ou le remplacement de biens existants, ils devraient tenir compte de toutes les étapes du cycle de vie du bien en question. L'objectif consiste à déterminer le coût total de chaque option qui est évaluée en vue de répondre au besoin préalablement déterminé et de réduire le coût de la gestion du cycle de vie du matériel.
Nota : Un certificat médical n'est pas nécessaire pour justifier l'achat d'équipement ou de meubles spécialisés. Le gestionnaire devrait toutefois être persuadé que l'achat réglera le problème. En raison de la nature unique de l'équipement ou des meubles spécialisés, les ministères doivent faciliter le transfert de meubles à l'employé aussi longtemps que l'employé demeure au service du gouvernement fédéral.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :
Voici une liste non exhaustive des éléments à prendre en compte lors d'un examen de la gestion du matériel en vue de l'acquisition de biens du gouvernement.
L'objectif primordial tout au long du cycle de vie d'un bien est de garantir que ce dernier répond pleinement et de façon efficiente et efficace aux besoins du programme du ministère qu'il appuie.
L'entretien, lorsqu'il est possible sur le plan économique, permet de réparer, remettre en état et réutiliser un bien au lieu de le remplacer.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.3) exige que les administrateurs généraux d'un ministère veillent à ce que :
a) Réception, inspection et installation de biens
Nota : Les biens qui sont visiblement endommagés devraient être retournés aux frais du fournisseur.
b) Enregistrement des biens
c) Attribution de biens
d) Utilisation en milieu de travail de biens matériels
e) Utilisation du matériel par les employés en dehors des locaux gouvernementaux
Il se peut qu'en certaines occasions, les employés aient besoin d'emporter en dehors des locaux de l'État du matériel appartenant à l'État, à des fins liées à leur travail. Si le matériel est perdu ou endommagé en dehors des locaux de l'État, l'employé ne devra normalement le remplacer que si la perte ou le dommage est causé par une omission intentionnelle, par un acte répréhensible ou par négligence.
Nota : Le matériel demeure un bien de l'État et, lorsqu'il n'est plus utilisé dans l'exercice de fonctions, les gestionnaires doivent le recouvrer.
a) Contrôle des stocks
Le contrôle des stocks a pour but de réduire le coût total de l'entreposage des biens.
Nota : Les techniques de comptabilité et de contrôle peuvent varier d'un ministère à l'autre en fonction de facteurs tels que les quantités, la valeur des articles, leur attrait et le besoin d'informations précises sur les coûts.
b) Entreposage
Le contrôle des stocks constitue l'une des principales exigences à respecter dans un entrepôt. Le niveau élevé d'un stock entraîne des frais et des risques non nécessaires, tandis qu'une rupture de stock peut occasionner des problèmes opérationnels.
a) Prêts de biens à d'autres ministères
Les ministres de la Couronne (ou les gestionnaires qui possèdent un pouvoir délégué), les ministères et toutes les sociétés figurant dans l'annexe 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont le pouvoir de conclure un contrat de prêt.
b) Prêts de biens à des organisations non gouvernementales
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :
c) Prêts consentis par des organisations non gouvernementales
Fera l'objet d'une version ultérieure du Guide.
d) Prêts à d'autres ordres de gouvernement (provincial, territorial, municipal)
Fera l'objet d'une version ultérieure du Guide.
La gestion des marchandises dangereuses peut être nécessaire si un ministère comprend des groupes de recherche qui utilisent, par exemple, des produits chimiques ou des substances radioactives.
S'assurer que les biens matériels qui sont considérés comme des marchandises contrôlées, telles que définies dans la Partie 2 de la Loi sur la production de défense, sont protégés adéquatement afin d'éviter la consultation et la possession non autorisée ou le transfert illégal de ceux-ci et qu'ils sont administrés en conformité avec la Directive sur les marchandises contrôlées du Conseil du Trésor, la liste des marchandises d'exportation contrôlée et la liste des marchandises d'importation contrôlée du ministère des Affaires étrangères et Commerce international Canada et les exigences de la Direction des marchandises contrôlées du ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :
Plus précisément, il existe plusieurs catégories d'entretien :
La réparation ou l'entretien non inscrits au calendrier consistent en la restauration d'un bien afin qu'il redevienne utile et fonctionnel pour éventuellement servir la fin ou les fins pour lesquelles il était initialement destiné.
L'entretien prévu ou inscrit au calendrier comprend des améliorations prévues aux biens afin qu'ils puissent atteindre la durée de vie préalablement prévue.
Nota : Les procédures relatives à l'entretien inscrit au calendrier sont généralement inspirées des exigences de la garantie du fabricant.
Réduire la durée d'indisponibilité, tout en gardant le bien dans un état qui favorise l'atteinte des objectifs en matière d'utilisation et de coûts.
L'entretien préventif a pour objectif principal de prévenir les défaillances d'équipement avant qu'elles surviennent. Il permet de préserver et d'améliorer la fiabilité de l'équipement en remplaçant les composantes usées avant leur défaillance. Le programme idéal d'entretien préventif éliminerait tout risque de défaillance de biens.
Les améliorations sont constituées de toute modification, conversion, amélioration ou addition qui rehausse ou améliore la fonctionnalité, l'efficacité ou la capacité d'un bien original ou de l'une de ses composantes.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les renseignements :
Voici une liste non exhaustive des éléments à prendre en compte dans un examen du fonctionnement et de l'entretien des biens du gouvernement.
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.12) prévoit que l'objectif d'aliénation primordial est de s'assurer que l'« aliénation du matériel en surplus est effectuée le plus efficacement possible et le plus rapidement possible dès que ces biens deviennent excédentaires par rapport aux besoins liés à l'exécution des programmes, et ce d'une façon permettant à la Couronne d'obtenir le montant net le plus élevé. L'aliénation doit se faire en conformité avec la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus du Conseil du Trésor. »
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.3) exige des administrateurs généraux qu'ils veillent à ce que :
L'aliénation est le processus :
Les ministères doivent aliéner tous les ordinateurs personnels et l'équipement connexe rejetés par le Programme OPE en ayant recours à d'autres options d'aliénation autorisées.
Les ministères doivent, dans la mesure du possible, mettre les biens matériels en surplus à la disposition des autres ministères et organismes du gouvernement fédéral avant d'en faire l'aliénation hors du secteur fédéral, et ce, gratuitement, à la valeur comptable ou à la valeur marchande (section 4.3 de la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus).
Nota : Les ententes de transfert d'un bien à un autre ministère sont conclues directement entre les ministères concernés et ne nécessitent généralement pas de présentation au Conseil du Trésor ou la participation de la DDBC.
Nota : Le matériel peut faire l'objet d'un don lorsque le coût de vente d'un article dépasse le produit probable ou lorsque la Couronne peut dégager un avantage non financier important. Une autorisation ministérielle est nécessaire lorsque le don porte sur un article pour lequel le produit de la vente dépasserait le coût d'aliénation – l'accord écrit du ministre (et non d'un représentant délégué) est nécessaire pour faire un tel don.
Nota : Les dons faits à des particuliers ou à des organisations du secteur privé nécessitent l'approbation du Conseil du Trésor et de la gouverneure en conseil (une présentation au Conseil du Trésor ou un décret sont nécessaires pour expliquer les motifs de ce don).
Nota : Les organisations bénéficiaires devraient être responsables de tous les coûts associés au don, comme les coûts de prise, de livraison, d'expédition et de manutention. Les dons doivent être faits tels quels et là où ils sont, et le bénéficiaire doit signer une entente selon laquelle la Couronne est à jamais exonérée de tout accident, préjudice ou événement fâcheux une fois l'article reçu. Les ministères devraient demander des conseils juridiques pour élaborer cette entente.
Nota : Les échanges de matériel informatique et de véhicules ne sont pas autorisés.
Une radiation est le processus par lequel un bien est retiré de l'inventaire du ministère. Voir la section 4 pour plus de détails.
Une réduction de valeur est le processus qui consiste à réduire la valeur comptable d'un bien parce qu'il est surévalué par rapport à sa juste valeur marchande. Consulter la section 4 pour obtenir plus de renseignements.
Fera l'objet d'une version ultérieure du Guide.
Au Canada, le contrôle des déchets dangereux et des matières dangereuses recyclables est une responsabilité partagée. Le gouvernement fédéral réglemente les mouvements internationaux et interprovinciaux/territoriaux de ces déchets, tandis que les gouvernements provinciaux et territoriaux réglementent les mouvements sur leur propre territoire. Les provinces et territoires sont aussi chargés d'établir des mécanismes de contrôle régissant la délivrance des permis aux producteurs, aux transporteurs et aux installations de traitement des déchets dangereux qui relèvent de leur compétence.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter les documents suivants :
Voici une liste partielle des éléments à prendre en compte dans un examen de l'élimination à des fins de gestion du matériel.
Les objectifs principaux sont les suivants :
La Politique sur la gestion du matériel (section 6.1.8) exige que les administrateurs généraux s'assurent qu'un système d'information en matière de gestion du matériel est implanté et :
Nota : De nouveaux progrès technologiques peuvent facilement occasionner la révision de la durée utile prévue d'un bien ou le rendre désuet plus rapidement que prévu.
Les ministères ont recours à divers systèmes pour comptabiliser les biens (p. ex. le SAP, Oracle, et des chiffriers). En outre, ces systèmes sont étroitement liés à d'autres systèmes financiers ministériels qui gèrent les comptes créditeurs, les acquisitions et les rapports financiers.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations.
Aux fins de la capitalisation et de l'amortissement, les immobilisations peuvent être définies au moyen de la méthode d'immobilisation globale ou d'immobilisation par composante. La méthode de l'immobilisation globale envisage le bien comme un ensemble d'éléments interreliés qui sont enregistrés à titre d'une seule immobilisation. Quant à la méthode de l'immobilisation par composante, elle considère chaque élément qui doit être capitalisé séparément à titre d'une immobilisation.
Des lignes directrices spécifiques ont été élaborées afin de pouvoir déterminer quand les frais de logiciel devraient être immobilisés ou utilisés.
Une radiation est le processus par lequel un bien est retiré de l'inventaire du ministère. Un bien peut être radié seulement s'il est perdu, volé ou endommagé de manière à rendre toute réparation non économique. Aucun bien ne peut être radié sans autorisation appropriée, mais une fois radié, le bien est supprimé de l'inventaire ministériel et les considérations comptables sont tout à fait réglées.
Nota : Les radiations peuvent être autorisées seulement à la suite d'une destruction, d'un incendie, d'un vol, d'une perte, ou d'autres motifs semblables. Il convient de noter qu'une radiation autorise la modification de documents de manière à s'adapter à l'un ou l'autre des événements suivants. L'autorisation de procéder à la radiation d'un bien figure habituellement dans la délégation du pouvoir de signer des documents financiers du ministère.
Une réduction de valeur est le processus qui consiste à réduire la valeur comptable d'un bien parce qu'il est surévalué par rapport à sa juste valeur marchande.
La Politique sur la sécurité souligne que les biens doivent être protégés en fonction des exigences de base en matière de sécurité et de la gestion continue des risques pour la sécurité.
Un gain ou une perte sur une immobilisation survient lorsque la valeur comptable nette diffère du produit de la vente ou de la valeur de l'échange
Il y a une différence entre les immobilisations et les stocks. Les stocks de matériel et d'équipement doivent être comptabilisés et contrôlés en conformité avec la Politique sur la comptabilité des stocks et la Norme comptable 3.4 du Conseil du Trésor – Stocks.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter le conseiller financier de votre ministère et les documents suivants :
S'assurer que lorsque les ministères effectuent des transactions, ils déterminent la valeur probable du bien au moyen d'une évaluation ou d'une estimation.
S'assurer que toutes les exigences énoncées dans la politique sont observées aux quatre étapes de la gestion du cycle de vie du matériel : évaluation et planification; acquisition; fonctionnement, utilisation et entretien; et aliénation.
Les objectifs principaux du programme sur le risque sont les suivants :
Veiller à ce que le principe de la maximisation des ressources pour l'État préside toujours à la prise de décisions liée aux transactions de matériel.
S'assurer qu'un mécanisme est en place pour régler des conflits sur toute transaction ou utilisation de biens.
Favoriser la protection de l'environnement et appuyer le développement durable en intégrant des facteurs de performance environnementale au processus décisionnel en matière d'achats.
Les objectifs principaux de la gestion du rendement sont les suivants :
Des lignes directrices générales sur les transactions s'appliquent aux quatre étapes de la gestion du cycle de vie du matériel : évaluation et planification; acquisition; fonctionnement, utilisation et entretien; et aliénation.
Les biens ont une valeur : L'évaluation est le processus d'estimation de la juste valeur marchande d'un bien. Des évaluations sont nécessaires dans de nombreux contextes, dont l'analyse des investissements, l'établissement du budget des investissements, l'acquisition, la présentation de rapports financiers et les litiges.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif.
Pour plus de renseignements, les ministères devraient consulter la Politique sur la gestion du matériel et les directives connexes :
Nota : Si des exceptions à la politique sont nécessaires, l'approbation du Conseil du Trésor est requise. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou Travaux publics et Services gouvernementaux Canada peuvent demander l'approbation d'une stratégie de transaction par le Conseil du Trésor même si le montant de celle-ci relève des pouvoirs financiers du ministre.
Pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter le document de Robert C. Worthington intitulé Obligations légales des acheteurs publics, publié en mai 2002.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter la section d'achats écologiques du site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
La gestion du risque est un outil puissant qui peut aider les décideurs qui l'utilisent à toutes les étapes de la gestion du cycle de vie du matériel. C'est la raison pour laquelle, le recensement des risques doit être entrepris à la phase de la planification, s'étendre à l'ensemble de la vie utile prévue d'un bien, et être intégré au processus de gestion panorganisationnel existant. Une telle approche permet de déterminer avec précision les coûts et accroît la capacité du ministère de s'attaquer aux risques éventuels et à leurs conséquences, et de les atténuer.
Pour plus de renseignements, veuillez consulter le Guide de mise en œuvre de la gestion intégrée du risque.
Un système de gestion du rendement efficace appuie la prise de décisions, la responsabilisation et la transparence. Les attentes en matière de rendement doivent être établies tout au long du processus de planification. Il est crucial de prouver que les programmes et les services du ministère profitent aux Canadiens afin de démontrer non seulement l'amélioration continue du rendement, mais également que l'argent des contribuables est dépensé de façon optimale.
Généralement, les mesures du rendement de la gestion du matériel comprennent des paramètres comme le décompte des transactions, les coûts de contrat et le temps de production du document. Cependant, les autres mesures du rendement pourraient comprendre :
Veuillez adresser vos demandes de renseignements concernant le présent instrument de politique à l’unité organisationnelle de votre ministère responsable de la question. Pour obtenir l’interprétation du présent instrument de politique, l’unité organisationnelle responsable de la question doit communiquer avec : Demandes de renseignements du public du SCT.
biens corporels qui :
Pour le gouvernement, les immobilisations possèdent les caractéristiques suivantes :
Pour les besoins de la comptabilité du gouvernement, les immobilisations comprennent généralement tous les biens dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ et qui sont traités comme des immobilisations aux termes des recommandations du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public et des principes comptables généralement reconnus au Canada. Les ministères peuvent établir un seuil comptable de valeur moindre.
Nota : Les biens qui coûtent au moins 10 000 $ sont capitalisés, c'est-à-dire qu'ils sont amortis sur la durée de vie utile du bien. Les biens qui correspondent aux caractéristiques d'une immobilisation et qui coûtent moins de 10 000 $ sont considérés comme des immobilisations, mais ne sont généralement pas amortis.
processus annuel au cours duquel les ministères et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada examinent et acceptent les prévisions triennales.
Par niveau de référence, on entend le montant annuel des fonds mis à la disposition d'une organisation (généralement un ministère ou un organisme), approuvés par le Conseil du Trésor, et/ou les montants des prévisions législatives établies en vertu de lois du Canada. Il s'agit du total des niveaux de financement accordés à une organisation pour financer, s'il y a lieu, les activités de programme, les dépenses de fonctionnement, les dépenses en capital, les dépenses non budgétaires, les subventions et contributions et les revenus à valoir sur le crédit.
lorsqu'une immobilisation corporelle ne contribue plus à la capacité d'un ministère de fournir des biens et services, sa valeur est ramenée à sa valeur résiduelle, le cas échéant. Les conditions qui peuvent indiquer qu'une réduction de valeur convient comprennent les suivantes :