Archivée [2009-05-20] - Stratégie de mise en œuvre pour la Politique de planification des investissements - Actifs et services acquis et la Politique sur la gestion des projets

La date d'entrée en vigueur des deux nouvelles politiques est le 7 juin 2007. Étant donné l'important changement de cap par rapport aux processus actuels de planification des investissements et de détermination du pouvoir d'approbation des projets, la transition des ministères vers les nouvelles politiques s'effectuera de façon progressive par une approche qui inclue quatre groupes de ministères sur une période de quatre ans. Un petit groupe de ministères (groupe 1) participera à un projet pilote de 18 mois visant à mettre en œuvre les nouvelles politiques. Dans le cadre du projet pilote, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) pourra tirer des leçons et améliorer les outils à l'appui et les autres outils afin d'aider les autres ministères à effectuer la transition de manière plus efficace à la fin du projet pilote. Ainsi, les principaux problèmes auront été déterminés et réglés avant la mise en œuvre des nouvelles politiques dans l'ensemble du gouvernement du Canada.

Le projet pilote devrait prendre fin en décembre 2008, après quoi la Direction de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions (DPIGPA) procédera à l'évaluation des nouvelles politiques et de leurs répercussions sur les ministères pilotes, pour ensuite soumettre les résultats et leurs recommandations à l'examen des ministres du Conseil du Trésor. Par la suite, trois autres groupes de ministères devront se conformer aux nouvelles politiques durant la période de transition de 28 mois qui reste. Le calendrier de transition sera déterminé dans le cadre du projet pilote au moyen de consultations auprès de représentants du Secrétariat et des ministères.

Les nouvelles politiques s'appliquent à tous les ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques. La Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis régit les investissements financés au moyen de dépenses d'immobilisation et opérationnelles, à l'instar de la Politique sur la gestion des projets. Les politiques demanderont à tous les ministères et organismes de demander l'approbation du Conseil du Trésor en ce qui concerne leurs plans d'investissement et leur pouvoir d'approbation des projets. Les investissements ou les projets financés au moyen de subventions et de contributions ne sont pas assujettis à ces politiques.

En 2005, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et l'Agence de la fonction publique du Canada ont lancé l'Initiative de renouvellement des politiques et entrepris un examen approfondi des nombreuses politiques, directives, normes et lignes directrices qui existent dans l'ensemble du gouvernement.

L'Initiative de renouvellement des politiques vise à améliorer et à simplifier les cadres et les pratiques de gestion du secteur public, tant du point de vue ministériel que pangouvernemental, en renforçant la responsabilisation, en favorisant la transparence et en améliorant la surveillance.

L'Initiative de renouvellement des politiques a les objectifs suivants :

• préciser, au moyen d'un ensemble de politiques renouvelées, les obligations et responsabilités de gestion des ministres et des administrateurs généraux;
• établir une distinction claire entre leurs fonctions et celles des spécialistes fonctionnels;
• mettre en place une infrastructure de politiques intégrée, rationalisée et consolidée;
• instaurer une structure organisationnelle pour garantir que les politiques demeurent actuelles, pertinentes et claires.

En mai 2006, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor qui explique le but des politiques renouvelées et des autres outils comme les directives et les lignes directrices. Il résume également les exigences générales communes pour tous les outils renouvelés.

Suivant l'Initiative de renouvellement des politiques, la Direction des actifs et des services acquis (DASA) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a créé un ensemble de nouvelles politiques aux termes du Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis du Conseil du Trésor.

L'ensemble regroupe six politiques, notamment la Politique sur la planification des investissements – Actifs et services acquis et la Politique sur la gestion des projets. Au nombre des autres politiques, on compte la Politique sur la gestion des biens immobiliers et la Politique sur la gestion du matériel, qui sont entrées en vigueur le 1^er novembre 2006. Viennent enfin la Politique sur la prise de décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les marchés de l'État, qui doit être renouvelée en 2008, ainsi que la Politique sur les marchés et la Politique sur l'examen des acquisitions, qui font actuellement l'objet d'un examen et pourraient être remplacées par une seule politique sur la gestion de l'approvisionnement.

À l'appui de l'Initiative de renouvellement des politiques, la DPIGPA a élaboré les politiques sur la planification des investissements et la gestion des projets aux termes de l'ensemble des politiques sur la gestion des actifs et services acquis. Les nouvelles politiques régissent la planification et la gestion des investissements et des projets opérationnels et d'immobilisations au sein du gouvernement du Canada. Il convient de noter que ces politiques ne s'appliquent pas aux investissements et aux projets financés au moyen de subventions et de contributions. D'autres outils d'intervention du Conseil du Trésor permettent de couvrir le coût des subventions et contributions.

Les nouvelles politiques comprennent une approche axée sur le risque relativement à la planification et à la gestion des investissements qui permet de s'assurer que les administrateurs généraux disposent de l'information et de la latitude nécessaires afin de réaliser leurs objectifs en matière de programme. Les politiques font état du fait qu'un pouvoir d'approbation des projets fondé uniquement sur une limite monétaire ne reflète avec aucune exactitude les risques et la complexité des projets ni la capacité du ministère à gérer avec succès les risques inhérents d'un projet.

La politique exige que chaque ministère demande au Conseil du Trésor d'approuver son plan d'investissement. La Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis apporte les changements clés suivants tirés de la Politique sur les plans d'investissement à long terme :

• La portée du plan d'investissement a été élargie afin d'inclure les actifs et les services acquis.
• La Politique nécessite non seulement l'approbation par le Conseil du Trésor du plan en soi, mais aussi celle du processus de planification.
• La nouvelle politique met l'accent notamment sur l'infrastructure de gestion du ministère (la gouvernance, les processus de responsabilisation, les rôles et les responsabilités).
• Les ministres du Conseil du Trésor seront informés du contexte dans lequel les dépenses seront engagées au ministère.
• Le plan d'investissement favorisera une surveillance plus stratégique et mieux adaptée, et mettra en valeur les investissements complexes et à risque élevé à l'intention de l'administrateur général et des ministres du Conseil du Trésor.

Aux termes de la Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis, les ministères doivent élaborer un plan global échelonné sur au moins cinq ans qui regroupe tous les investissements et qui décrit les pratiques ministérielles de gestion et de prise de décisions. Un plan d'investissement global permettra à l'administrateur général et aux ministres du Conseil du Trésor de bien comprendre les mécanismes de prise de décisions et de surveillance au sein du ministère, et offrira l'information requise pour prendre des décisions en matière d'investissement qui sont éclairées et axées sur le risque. Ce processus de planification englobera tous les investissements ministériels, y compris les projets, les actifs et les services acquis qui ne sont pas financés au moyen de paiements de transfert. À l'heure actuelle, pour la plupart des opérations concernées, il y a un montant seuil au-dessus duquel l'approbation du Conseil du Trésor est requise. En ce qui concerne les marchés (biens et services acquis), les baux et les opérations immobilières, l'approbation est tributaire d'un plafond monétaire.

Les ministères seront tenus de soumettre leur plan d'investissement quinquennal aux ministres du Conseil du Trésor au moins une fois tous les trois ans. Le plan d'investissement rendra compte d'une connaissance parfaite des investissements (ce qui comprend les dépenses opérationnelles et d'immobilisation) et de la gestion prévue de ces actifs et services acquis durant une période de cinq ans, dans le contexte des priorités ministérielles. Les actifs englobent un très large éventail de ressources, de terres, d'immeubles et de grands systèmes de technologie de l'information (TI), de meubles et d'équipement. Les services acquis peuvent aller de marchés très simples comme l'impartition des services de formation, à des ententes très complexes de prestation de services.

On trouve dans le Guide sur la Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis (annexe A) une définition des expressions « actifs », « services acquis » et « investissements ».

En outre, le plan d'investissement doit donner un aperçu de tous les projets, prévus et en cours, que l'on considère abordables et qui respectent les niveaux de référence ministériels existants, et expliquer le degré de complexité et de risque de ces projets.

Dans le cadre de la nouvelle Politique sur la gestion des projets, le pouvoir d'approuver les projets dépend de la capacité du ministère de gérer des projets, ainsi que du niveau de complexité et de risque de chaque projet. Les projets qu'on juge dépassent la capacité évaluée de gestion des projets du ministère devront être approuvés par le Conseil du Trésor et seront signalés dans le plan d'investissement. Par conséquent, la Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis est liée directement à la Politique sur la gestion des projets.

La Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis comporte les avantages suivants :

• Elle garantit le maintien par les ministères d'un cycle de planification intégré dans tous les secteurs d'activités et de programmes.
• Les investissements sont planifiés (actifs et services acquis) de manière à tenir compte de l'ensemble du cycle de vie des actifs ou des services acquis.
• Elle établit une corrélation entre les investissements ministériels et les fonctions globales de planification stratégique et de rapports du ministère.

La Politique sur la gestion des projets est soutenue par deux exigences impératives : Norme relative à la capacité organisationnelle de gestion de projet et Norme relative à la complexité et aux risques des projets. Aux termes de la Politique, tous les ministères doivent procéder à une évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projet (ECOGP) au moyen de l'outil fourni par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat). L'évaluation permettra de classer par catégorie la capacité globale des ministères à gérer des projets.

En outre, les ministères seront tenus de réaliser une évaluation au moyen de l'Outil d'évaluation de la complexité et des risques des projets pour chaque projet figurant dans le plan d'investissement, tel que l'exige la Norme relative à la complexité et aux risques des projets. Ces projets, ainsi que leurs niveaux de risque et de complexité évalués, seront examinés minutieusement par le secteur des programmes du Secrétariat. On encouragera les ministères à procéder à des évaluations et à des réévaluations de leurs projets au fil du temps, afin de gérer activement les niveaux de risque et de complexité tandis que les projets progressent. À mesure que les plans de projet avanceront, que les échéanciers seront atteints et que les produits livrables seront obtenus, il y aura moins d'incertitudes et l'on disposera de renseignements plus fiables à l'appui d'une évaluation exacte.

L'évaluation des risques et de la complexité de projet permettra d'assigner un niveau de risque selon une échelle allant de 1 à 4 à un projet donné en fonction des critères suivants :

1. Soutenu – Le niveau de risque et de complexité du projet est faible. Le résultat du projet n'a de répercussions que sur un service particulier ou, tout au plus, sur un programme particulier, et des mesures d'atténuation des risques généraux du projet sont en place. Le projet n'utilise pas une part importante des ressources ministérielles.
2. Tactique – Un projet classé dans cette catégorie a des répercussions sur de nombreux services dans le cadre d'un programme et peut nécessiter des activités d'approvisionnement plus importantes. Il peut faire intervenir certaines activités de GI/TI ou d'ingénierie. Selon toute probabilité, le profil de risque du projet indique que certains risques peuvent avoir sur le ministère des conséquences graves nécessitant des réponses planifiées soigneusement. La portée d'un projet classé dans la catégorie « tactique » est de nature opérationnelle et donne lieu à de nouvelles capacités, sous réserve de certaines limites.
3. Évolutionnaire – Comme l'indique le nom de cette catégorie, les projets classés dans celle-ci donnent lieu à des changements ou à de nouvelles capacités, et ils peuvent avoir une portée assez vaste. Des compétences méthodiques sont requises pour réaliser avec succès des projets évolutionnaires. Leur portée s'étend fréquemment aux programmes et ils peuvent avoir une incidence sur un ou deux autres ministères. Les processus opérationnels, le personnel interne, les clients externes et l'infrastructure technologique peuvent faire l'objet de changements considérables. Les composantes GI/TI représentent une partie importante de l'activité de projet globale.
4. Transformationnel – Un projet appartenant à cette catégorie nécessite des capacités poussées et peut entraîner des changements radicaux dans l'organisme et possiblement dans d'autres organismes également. Les projets transversaux, qui recoupent plusieurs ministères ou plusieurs administrations, sont de nature transformationnelle. Les risques associés à ces projets ont souvent des conséquences importantes, telles que la restructuration de l'organisme, un changement dans la haute direction ou un effet négatif sur la réputation de l'organisme.

Les ministères doivent évaluer leur capacité organisationnelle de gestion de projet au moyen d'un outil fourni par le Secrétariat. Cet outil évalue la capacité ministérielle de gérer tous les types de projets, peu importe leur complexité, à l'échelle de l'organisme, et détermine cette capacité en fonction de quatre catégories.

L'outil d'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projet (ECOGP) assigne un niveau de capacité selon une échelle allant de 0 à 4 à un ministère, selon les critères suivants :

0. Limité – Le pouvoir d'approbation est limité à un million de dollars. À ce niveau, les organismes ne disposent en général d'aucune discipline uniforme pour la gestion de projet et se fient aux compétences de chaque gestionnaire de projet.

1. Soutenu – L'organisme a la capacité de mener à bien des projets visant à maintenir sa capacité opérationnelle. À ce niveau, les organismes ont tendance à recourir à des compétences de base en matière de gestion de projet; la planification de projet est généralement plus efficace et les rapports commencent souvent à être centralisés.

2. Tactique – L'organisme a la capacité de mener à bien des projets visant à adapter ses activités en vue d'atteindre les objectifs prévus. À ce niveau, les processus de gestion de projet ont tendance à devenir normalisés, l'information sur les projets est souvent recueillie de façon centrale et les projets sont généralement approuvés et supervisés par un organisme de gouvernance désigné.

3. Évolutionnaire – L'organisme a la capacité de mener à bien des projets visant à atteindre des objectifs stratégiques changeants. À ce niveau, les organismes disposent généralement de mécanismes intégrés de planification et de contrôle multiprojets. Les projets sont gérés comme programmes d'investissement, s'il y a lieu, pour améliorer le choix des projets, l'affectation des ressources et le calendrier des projets. Les processus relatifs aux projets sont en général intégrés aux processus et à la structure de l'organisme. Souvent, l'analyse de rendement des projets est d'un niveau suffisamment avancé pour contribuer à l'amélioration des processus et à la planification des projets, et des structures de gouvernance standards sont en place pour l'approbation et la surveillance des projets.

4. Transformationnel – L'organisme a la capacité de mener à bien des projets visant à modifier la façon dont l'organisme exécute ses activités. À ce niveau, les projets sont choisis et surveillés en fonction de leur contribution au plan stratégique. L'approbation des projets, le calendrier et les décisions en matière d'affectation des ressources sont continuellement réévalués afin d'assurer une utilisation optimale des ressources. On améliore constamment les processus de gestion des projets en se fondant sur la mesure d'indicateurs de rendement clés portant sur la conformité et la réussite du projet. On utilise des systèmes d'information et des portefeuilles sur la gestion des projets pour échanger des renseignements entre les membres et les directeurs de l'équipe de projet; l'organisme est sensibilisé d'un point de vue structurel et culturel afin d'optimiser le succès des projets stratégiques.

Les ministères doivent noter que le niveau de capacité organisationnelle de gestion des projets sera approuvé par le Conseil du Trésor pour le ministère pris dans son ensemble. Comme c'est le cas aux termes de la Politique sur l'approbation des projets, les ministres du Conseil du Trésor limitent le pouvoir d'approbation des projets aux ministres. Ceux-ci peuvent ensuite déléguer le pouvoir d'approbation des projets au sein de leur organisme, sous réserve de la limite imposée par le Conseil du Trésor.

Ces projets qui présentent un niveau de risque et de complexité supérieur à la capacité déterminée en matière de gestion de projets du ministère ou qui ont été définis comme étant à haut risque par le Secrétariat devront être approuvés par le Conseil du Trésor. Ils devront également faire l'objet d'une surveillance accrue. Dans le cadre de la nouvelle politique, une plus grande collaboration sera exigée entre les gestionnaires de projets et les personnes responsables de l'élaboration du plan d'investissement du ministère. Les projets qui sont jugés intéressants pour les ministres du Conseil du Trésor doivent être mis en contexte et décrits en détail dans le plan d'investissement. Le Secrétariat évaluera ensuite ces projets et l'information s'y rattachant dans le contexte du plan d'investissement ministériel et en fonction de la capacité de l'organisation quant à la gestion de projets.

Avantages de la nouvelle Politique sur la gestion des projets

• Les administrateurs généraux ont une responsabilité clairement établie à l'égard de la gestion des projets.
• Le niveau de surveillance reflète les risques et la complexité du projet.
• Elle met en valeur la gouvernance, le contrôle de la gestion et l'amélioration de la capacité.
• Elle favorise la planification et la gestion dans l'ensemble du ministère.
• Les éléments de risque et de complexité du projet dépassent la question des coûts du projet.
• Elle s'intègre dans la Politique de planification des investissements – Actifs et services acquis.
• Les administrateurs généraux ont la marge de manœuvre nécessaire afin de gérer les projets de manière à tenir compte de leur mandat et de l'environnement opérationnel particuliers.
• Le Secrétariat est en mesure de fournir une orientation stratégique au début d'un projet et d'adapter sa surveillance en fonction d'un projet particulier.

La transition vers les nouvelles politiques se fera progressivement dans l'ensemble du gouvernement du Canada au moyen de quatre groupes de ministères distincts. Le groupe 1 comprendra quatre « ministères pionniers », dans lesquels la transition s'effectuera en 2007 et 2008. La transition se fera par la suite dans les groupes 2, 3 et 4, selon des échéanciers établis, et s'achèvera dans l'ensemble du gouvernement du Canada d'ici le 1^er avril 2011. Le calendrier de transition pour les groupes 2, 3 et 4 sera déterminé par la DPIGPA au moyen de consultations auprès des secteurs de programmes et des ministères durant l'étape du projet pilote.

Un groupe de quatre ministères participeront à un projet pilote qui permettra au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) d'élaborer des pratiques exemplaires en tenant compte des leçons tirées afin d'aider les autres ministères et d'évaluer les répercussions des politiques. À la fin du projet pilote, la DPIGPA présentera aux ministres du Conseil du Trésor un rapport sur l'efficacité des politiques et de l'approche de mise en œuvre, avant que les ministères du groupe suivant n'amorcent leur transition. Les ministres du Conseil du Trésor auront l'occasion d'examiner tous les aspects du projet pilote de mise en œuvre et approuveront le calendrier de transition pour les ministères des groupes 2, 3 et 4.

Les objectifs du projet pilote sont les suivants :

• Mettre à l'essai les pratiques de communication et tous les outils à l'appui afin de s'assurer qu'ils sont suffisamment rigoureux et pertinents pour soutenir les activités de mise en œuvre une fois le projet pilote achevé.
• Mettre à l'essai les outils d'évaluation sur le Web afin de déterminer toutes les exigences d'une solution à long terme après l'étape du projet pilote.
• Déterminer, de manière objective, les répercussions de la mise en œuvre de ces deux politiques sur les ministères.
• Obtenir les commentaires des ministres du Conseil du Trésor (décembre 2008) sur leur niveau de satisfaction à l'égard des nouvelles politiques.

Étape d'apprentissage

On s'attend que les ministères de chaque groupe se soumettent à une période d'apprentissage au tout début de leur transition. Durant cette période, la Direction de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions (DPIGPA), avec le concours des secteurs de programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat), dirigera des séances d'information afin de favoriser une connaissance uniforme et approfondie des répercussions et des ramifications du projet. Des guides d'utilisation, des directives, des normes, des outils sur le Web, de la formation et des communications seront offerts afin de faciliter l'apprentissage.

Les analystes des secteurs de programmes et des politiques du Secrétariat veilleront activement à encourager les ministères à participer à divers forums afin de favoriser une connaissance commune des politiques et des nouvelles exigences. Quand un groupe de ministères aura achevé sa transition vers les nouvelles politiques, des cadres supérieurs de ces ministères seront invités à collaborer avec la DPIGPA et le groupe de ministères suivant pour agir à titre de mentors et offrir des suggestions en tirant de l'expérience acquise durant leur transition. Cela devrait contribuer à l'amélioration de l'étape d'apprentissage pour les autres ministères.

Étape de planification

Après la période d'apprentissage, les ministères de chaque groupe de transition commenceront à élaborer leur approche de mise en œuvre des nouvelles politiques. Les ministères lanceront leur processus de planification des investissements, mettront à profit les mécanismes existants de planification et de prise de décisions, et travailleront de concert avec les analystes des secteurs de programmes du Secrétariat pour procéder à l'ECOGP et à l'ECRP.

À l'appui de cette étape de mise en œuvre, la DPIGPA présidera un groupe de travail interministériel (GTI) composé de représentants des ministères concernés. En outre, durant l'étape de planification, les ministères seront invités à mettre sur pied une communauté de pratique pour chaque politique, à laquelle prendront part les fonctionnaires participant au processus de planification. Les communautés de pratique incluront les personnes responsables des tâches suivantes :

• recueillir les renseignements requis pour dresser la liste des actifs, des services acquis et des projets;
• soutenir et mettre en œuvre les décisions en matière de planification des investissements;
• réaliser l'ECOGP;
• coordonner l'ERCP pour tous les projets.

Par l'intermédiaire du GTI, les ministères seront également invités à s'assurer de l'existence de mesures de rendement afin d'évaluer l'efficacité des outils d'intervention et de leurs efforts en matière de transition. Les membres du GTI auront la possibilité de formuler des commentaires, de donner une rétroaction et de transmettre les leçons tirées aux autres membres, permettant ainsi à la DPIGPA de documenter et d'élaborer des pratiques exemplaires. Les analystes des secteurs de programmes du Secrétariat prendront part au GTI pour favoriser une bonne connaissance des exigences et des préoccupations particulières de leurs ministères clients.

Étape de remise en question

Les analystes des secteurs de programmes du Secrétariat poursuivront leur collaboration avec leurs ministères clients afin de les aider à se conformer aux politiques du Conseil du Trésor. Ils assureront une fonction de remise en question pour toutes les présentations au Conseil du Trésor et formuleront des recommandations à l'intention du Conseil du Trésor. À l'appui de cette fonction, ils examineront les ébauches de l'outil d'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion de projet (ECOGP), chaque évaluation des risques et de la complexité des projets (ERCP), ainsi que le processus de planification des investissements et le plan d'investissement ministériels.

Peu avant la fin de cette étape et une fois qu'auront été achevés le processus de planification des investissements et l'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets, le ministère élaborera une présentation au Conseil du Trésor demandant l'approbation du plan d'investissement et du niveau de capacité de l'organisme de gérer des projets. Après que le niveau de capacité de gérer des projets aura été approuvé, les ministères seront en mesure de déterminer les projets qui dépassent leur capacité de gestion de projets et, par conséquent, qui nécessitent une approbation et une surveillance additionnelle par les ministres du Conseil du Trésor. Ce processus entraînera la création d'une liste active de projets nécessitant l'approbation du Conseil du Trésor. En outre, le plan d'investissement du ministère ciblera les investissements dans des actifs et des services acquis pouvant également nécessiter l'approbation du Conseil du Trésor, selon la limite du type d'opération (p. ex., un service, un bail, des biens immobiliers et un investissement dans la gestion de l'information (GI) et la technologie de l'information (TI)).

Étape des présentations au Conseil du Trésor

À cette étape, chaque ministère présentera aux ministres du Conseil du Trésor, aux fins d'approbation, son plan d'investissement et son évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets. La DPIGPA travaillera en collaboration étroite avec les analystes des secteurs de programmes du Secrétariat afin d'examiner ces présentations. Les secteurs de programmes travailleront en collaboration avec les ministres pour s'assurer que son contenu est exact, convainquant et conforme aux exigences des politiques. La DPIGPA fournira des conseils stratégiques et invitera les ministères à envisager des possibilités d'améliorer leurs systèmes, leurs compétences et leurs processus de gestion de projets afin d'aider à accroître leur capacité de gérer des projets. Durant cette étape, la DPIGPA recueillera des renseignements afin d'appuyer l'évaluation des répercussions des politiques et de documenter les pratiques exemplaires.

Étape de présentation des projets

À cette étape finale, les ministères soumettront une présentation au Conseil du Trésor afin de demander l'approbation de projets qu'on juge sont à risque élevé, de nature délicate ou très complexe, et qui dépassent la capacité approuvée du ministère). La DPIGPA continuera d'examiner les présentations de projets durant cette période afin d'améliorer les pratiques exemplaires et d'analyser l'efficacité des politiques. En outre, les ministères feront examiner tout autre investissement (p. ex., les services acquis) qui, selon leur plan d'investissement, nécessite l'approbation du Conseil du Trésor. Contrairement aux projets, il est probable que ces autres investissements comprennent un seuil financier au-dessus duquel l'approbation du Conseil du Trésor est requise.

Durant la période du projet pilote, la Direction de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions (DPIGPA) établira des pratiques exemplaires et élaborera un processus d'apprentissage continu pour les ministères. Le processus servira à mobiliser et à informer les ministères des autres groupes qui s'apprêtent à amorcer leur transition vers les nouvelles politiques.

Les ministères mettant en œuvre les politiques pourront tirer profit de l'expérience acquise par les cadres supérieurs des ministères ayant participé au projet pilote, dans le cadre du Groupe de travail interministériel (GTI). En tant que directrice du GTI, la DPIGPA recueillera les leçons tirées et élaborera un ensemble de pratiques exemplaires mises à jour continuellement, qui seront mises à la disposition de chaque groupe de ministères effectuant la transition.

Version textuelle : Un milieu d'apprentissage continu

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La Direction de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions (DPIGPA) peut choisir l'une de deux « méthodes » pour présenter un rapport sur l'efficacité des politiques et leurs répercussions aux ministres du Conseil du Trésor :

Méthode 1

• Par une interaction directe, les ministères participant au projet pilote fourniront à la DPIGPA l'information nécessaire afin d'évaluer l'efficacité des outils d'intervention et de la stratégie de mise en œuvre. À la fin de la période du projet pilote, en décembre 2008, la DPIGPA présentera aux ministres du Conseil du Trésor une analyse des répercussions accompagnée du calendrier de transition proposé pour les autres ministères.

Méthode 2

• Une fois que les ministères du dernier groupe (groupe 4) auront achevé leur transition en avril 2011, la DPIGPA effectuera, à l'intention des ministres du Conseil du Trésor, un examen exhaustif de l'efficacité des politiques tout au long de la période de transition de quatre ans, en se fondant sur des mécanismes d'évaluation établis.

Version textuelle : Examen et évaluation par les ministres du Conseil du Trésor

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La Direction de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions (DPIGPA) mettra la dernière main à tous les documents pertinents, pour s'assurer qu'ils soient suffisamment rigoureux et appropriés pour appuyer les activités de mise en œuvre des ministères participant au projet pilote.

La DPIGPA s'assurera d'appuyer les ministères faisant partie du projet pilote qui amorcent l'étape d'apprentissage. En effet, elle donnera des séances d'information visant à favoriser une connaissance uniforme et commune des politiques et de leur application, à donner accès aux documents d'apprentissage et à soutenir un engagement bilatéral auprès de chaque ministère en ce qui concerne leur approche particulière en matière de transition. Les analystes des secteurs de programmes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) responsables des ministères faisant partie du projet pilote participeront aux séances d'information et au GTI-PPMOP afin de s'assurer de bien comprendre les exigences et les résultats des politiques.

Durant l'étape de planification, la DPIGPA établira le groupe de travail interministériel sur le projet pilote de mise en œuvre des politiques (GTI-PPMOP) composé de cadres supérieurs des ministères pilotes et de représentants des secteurs de programmes du Secrétariat. Le GTI-PPMOP servira de forum où l'on pourra discuter ouvertement des questions relatives à la mise en œuvre et échanger les leçons tirées. Les représentants ministériels auront la possibilité de soulever des questions, de formuler des commentaires, de donner une rétroaction et de présenter les leçons apprises, qui feront l'objet des discussions du GTI-PPMOP. La DPIGPA utilisera ce forum pour élaborer des pratiques exemplaires, auxquelles on donnera accès afin de favoriser la transition des autres ministères à la suite du projet pilote.

Par l'intermédiaire du GTI-PPMOP, les ministères seront invités à mettre en place des mécanismes de mesure du rendement afin de suivre l'efficacité des politiques et leur transition vers les nouvelles politiques. Étant donné que chaque ministère du gouvernement du Canada est autonome et que chacun a un mandat, des programmes et une structure de gestion qui lui sont propres, on s'attend que chaque ministère utilise une approche légèrement différente à la mise en œuvre des nouvelles politiques. À cette étape, on encouragera les ministères à élaborer leur propre plan d'action en matière de mise en œuvre, en consultation avec le Secrétariat, afin de favoriser une transition harmonieuse qui respecte le calendrier de mise en œuvre établi au préalable.

Une fois le plan d'action établi, il sera possible de lancer le processus de planification des investissements, et les résultats de l'ECOGP, de l'ERCP viendront soutenir les décisions en matière de planification. Puis, le Secrétariat aidera les ministères faisant partie du projet pilote qui commencent à préparer leur plan d'investissement qui sera examiné par le Conseil du Trésor. Une fois que le Secrétariat aura procédé à l'examen, les secteurs de programmes exécuteront leur habituelle fonction de remise en question pour s'assurer que les présentations, les plans d'investissement et les évaluations soient exacts et conformes aux exigences des politiques.

Une fois que le ministère aura obtenu les approbations requises, la présentation signée, qui demande l'approbation du plan d'investissement et de l'évaluation de la capacité organisationnelle de gestion des projets, sera soumise aux ministres du Conseil du Trésor afin de la faire approuver. Une fois le plan d'investissement et le niveau de capacité organisationnelle de gestion des projets approuvés par le Conseil du Trésor, les ministères pourront entreprendre les projets respectant le nouveau niveau de pouvoir d'approbation qui leur a été accordé. Les ministères pourront ensuite soumettre au Conseil du Trésor des présentations demandant l'approbation des projets qui dépassent leur capacité organisationnelle de gestion de projet.

En septembre 2008, la DPIGPA commencera à examiner le processus de transition des ministères pilotes et entreprendra l'analyse de l'efficacité des nouveaux outils d'intervention en fonction de la rétroaction des ministères et de la stratégie d'évaluation du projet pilote. L'évaluation des politiques se fondera sur les mesures de rendement établies par le centre de décisions, en consultation avec le GTI-PPMOP, et un examen des résultats stratégiques (p. ex., les plans d'investissement, l'ECOGP, l'ERCP et les présentations au Conseil du Trésor).

En décembre 2008, la DPIGPA prévoit présenter aux ministres du Conseil du Trésor une analyse et un examen exhaustifs de la transition et des outils d'intervention. Les ministres du Conseil du Trésor pourront alors commenter sur les nouvelles politiques et diriger le reste de la stratégie de mise en œuvre.

Afin de déterminer la position d'un ministère dans le calendrier de transition, la Direction de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions (DPIGPA) consultera les secteurs de programmes et les représentants ministériels avant de soumettre le calendrier au Conseil du Trésor en décembre 2008. Le calendrier sera probablement examiné par les comités consultatifs en matière de politique compétents de hauts fonctionnaires au sein du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (Secrétariat) comme le Comité de la surveillance et de la politique de gestion et le Comité consultatif sur les politiques du Conseil du Trésor, outre les comités de la haute direction des ministères devant effectuer la transition.

On amorcera, au printemps 2008, les consultations visant à établir le calendrier de mise en œuvre pour les groupes 2, 3 et 4. Les ministères ne participant pas au projet pilote feront l'objet d'une évaluation initiale pour déterminer auquel des trois groupes subséquents ils appartiendront, en fonction de plusieurs critères, notamment :

• l'importance des crédits pour les dépenses d'immobilisation et opérationnelles de l'organisme;
• la date d'approbation du dernier PILT de l'organisme;
• les cotes précédentes du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) de l'organisme;
• la capacité et le désir du ministère de présenter un plan d'investissement et une ECOGP;
• la capacité des secteurs de programmes du Secrétariat de gérer la transition du ministère vers les nouvelles politiques.

Les ministères ne faisant pas partie du projet pilote auront accès à des outils d'intervention ayant fait l'objet de tests intégraux, et profiteront des leçons tirées et des pratiques exemplaires mises au point dans le cadre du projet pilote de la mise en œuvre. La DPIGPA envisagera la possibilité d'élargir le GTI-PPMOP aux autres groupes de ministères (groupes 2, 3 et 4), s'il s'avère que la capacité opérationnelle est suffisante et qu'on exprime un intérêt à cet égard.

Il est probable que chaque ministère progressera par des moyens différents et à son propre rythme. Selon la DPIGPA, la transition d'un ministère donné, quel qu'il soit, vers les nouvelles politiques pourrait prendre jusqu'à 12 mois, en fonction de son processus de planification et de sa structure organisationnelle actuelle. Cette transition devrait comprendre l'intégration des étapes d'apprentissage et de planification au ministère, ainsi qu'une période de remise en question par le Secrétariat, suivie d'autres présentations aux ministres du Conseil du Trésor afin de faire approuver des projets qui dépassent la capacité organisationnelle de gestion de projet du ministère.

On s'attend que la transition de tous les ministères vers les nouvelles politiques s'achève d'ici le 1^er avril 2011. Les politiques actuelles régissant les plans d'investissement à long terme, la gestion des projets, l'approbation des projets et les grands projets de l'État seront alors abrogées. Toutefois, les projets ayant déjà fait l'objet d'une approbation préliminaire ou définitive pourront suivre leur cours aux termes de ce processus. À la fin de la période de transition de quatre ans, la DPIGPA examinera tous les plans d'investissement, les évaluations et les présentations afin de préparer un examen exhaustif de l'efficacité des politiques et du processus de transition. Un rapport intégral sera ensuite présenté aux ministres du Conseil du Trésor.

La Direction de la politique sur les investissements, la gestion de projets et les acquisitions (DPIGPA) assurera une direction auprès des ministères effectuant la mise en œuvre des nouvelles politiques, tout au long de la période de transition de quatre ans. Durant l'étape du projet pilote, la direction de la DPIGPA servira à faciliter la transition par une interaction plus étroite avec les ministères pilotes, c'est-à-dire en leur offrant du soutien, de l'expertise, une gouvernance, une interprétation des politiques et des conseils aux représentants des ministères et des secteurs de programmes, tout au long de la mise en œuvre. Les centres de programmes et de décisions du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada soutiendront le groupe de travail interministériel sur le projet pilote de mise en œuvre des politiques (GTI-PPMOP) qui a été créé pour faciliter cette étape de la transition.

La DPIGPA sera responsable d'évaluer l'efficacité des politiques et les répercussions sur les ministères pilotes. Elle devra assurer une direction concernant le projet pilote et offrir aux ministères des occasions de fournir des commentaires sur leur plan de mise en œuvre individuel et les difficultés que présente la transition.

Les secteurs de programmes du Secrétariat seront responsables d'exécuter la fonction de remise en question auprès de leurs ministères clients et, avec l'appui de la DPIGPA, de procéder à un examen détaillé de l'évaluation de la capacité de gestion des projets du ministère, du plan d'investissement et des évaluations pertinentes des risques et de la complexité des projets. Les analystes des secteurs de programmes détermineront les projets qui comprennent un risque et un degré de complexité élevés et, par le fait même, signaleront les projets qui selon eux, doivent être examinés par les ministres du Conseil du Trésor, même s'ils se situent dans les limites de la capacité et du pouvoir d'approbation du ministère. Les secteurs de programmes du Secrétariat travailleront en collaboration étroite avec la DPIGPA pour faire en sorte que leurs ministères clients ne faisant pas partie du projet pilote occupent une position appropriée dans le calendrier de transition, qu'ils soient au fait des exigences des politiques et qu'ils commencent à renforcer leur capacité de satisfaire à ces exigences.

Compte tenu du fait que les nouvelles politiques ont une portée plus vaste et plus inclusive, pour les mettre en œuvre, il faudra améliorer la collaboration et l'intégration entre différents groupes au sein d'un ministère. Si, auparavant, les ministères pouvaient satisfaire aux exigences en matière d'actifs de la Politique sur les plans d'investissement à long terme dans un contexte d'autonomie plus marquée, le plan d'investissement doit inclure un aperçu de tous les actifs et de tous les services acquis au ministère (ce qui comprend les projets). Par conséquent, le processus de planification des investissements doit tenir compte des personnes et des groupes au sein de l'organisme pris dans son ensemble afin de regrouper l'information sur les investissements, les actifs et les services acquis et de permettre une planification quinquennale efficace. Il faudra que les groupes chargés de gérer les projets participent au processus de planification pour faire en sorte que tous les projets soient évalués avec exactitude et déterminés dans le plan d'investissement. En outre, la réalisation de l'ECOGP et la coordination des ERCP nécessiteront la participation d'un vaste éventail de praticiens œuvrant dans différentes disciplines au sein du ministère.

Les ministères pilotes agiront en tant que chefs de file de la mise en œuvre pour le gouvernement du Canada, et ils aideront le centre décisionnel à établir les leçons tirées, à soutenir les activités d'évaluation et à faire en sorte que des outils d'intervention appropriés et suffisamment rigoureux soient en place pour appuyer les activités de mise en œuvre à la fin du projet pilote. Les ministères faisant partie du projet pilote fourniront les commentaires requis sur l'interprétation des politiques, l'applicabilité de celles-ci et leur pertinence concernant les opérations des programmes. Ils participeront au GTI-PPMOP pour communiquer entre eux et avec les secteurs de programmes et des politiques du Secrétariat. Ils tiendront le groupe de travail au courant des progrès réalisés et ils discuteront des principales difficultés et occasions à saisir en vue d'améliorer les outils à l'appui et les autres documents (p. ex., les outils d'évaluation, les guides et les modules de formation). En outre, ils mettront à l'essai les hypothèses du centre décisionnel concernant les délais estimatifs d'adaptation des ministères aux nouvelles politiques, ils exécuteront le processus de planification des investissements, ils soumettront une présentation au Conseil du Trésor et ils reviendront devant le Conseil du Trésor pour demander l'approbation appropriée des projets et des services acquis, conformément aux exigences des politiques qui s'appliquent.

Les ministères ne participant pas au projet pilote profiteront de l'expérience des quatre ministères faisant partie du projet pilote. Jusqu'au moment où ils entreprendront leur transition vers les nouvelles politiques, les ministères ne faisant pas partie du projet pilote devront se conformer aux politiques actuelles régissant les projets et les plans d'investissement à long terme. Les ministères sont encouragés à commencer la mise en place de leur cycle de planification dans le cadre du processus de planification des investissements et à établir leur capacité de gestion des projets avant d'entreprendre la transition. Les nouveaux pouvoirs d'approbation des projets entreront en vigueur seulement une fois que les ministres du Conseil du Trésor auront approuvé les présentations ministérielles demandant l'approbation du plan d'investissement et de la capacité organisationnelle de gestion des projets. Le calendrier de transition sera soumis aux ministres du Conseil du Trésor qui l'examineront à la fin du projet pilote. Une fois qu'il aura été examiné par les ministres du Conseil du Trésor, le calendrier de transition sera transmis aux ministères.