Archivée - Lignes directrices sur l'accès à l'information - Directives à suivre pour la production d'un certificat à l'intention du Commissaire à l'information
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1. Introduction
Pour faciliter le travail du Commissaire à l'information dans le cadre de ses enquêtes, toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi sur l'accès à l'information sont maintenant tenues de produire un certificat dans les situations décrites ci-dessous, en se servant de la lettre type A (si les documents demandés ne comprennent pas de documents de travail) ou de la lettre type B (si les documents demandés comprennent des documents de travail). Des copies de ces lettres sont annexées aux présentes directives.
Vous remarquerez à la lecture des directives qui suivent que selon les circonstances, le certificat doit être signé soit par le ministre de l'institution fédérale, soit par le greffier du Bureau du Conseil privé.
2. Marche à suivre
L'institution fédérale doit produire un certificat à l'aide de la lettre type A (si les documents demandés ne comprennent pas de documents de travail) ou de la lettre type B (si les documents demandés comprennent des documents de travail) lorsque le Commissaire à l'information a demandé par écrit ce certificat au ministre de l'institution fédérale ou au greffier du Conseil privé.
Lorsque l'institution fédérale reçoit une demande de certificat du Commissaire à l'information, elle doit transmettre cette demande sur-le-champ au coordonnateur de l'accès à l'information qui communique avec le conseiller juridique de l'institution avant de répondre à la demande. S'il a un doute concernant la préparation de ce certificat, le conseiller juridique doit consulter l'avocat-conseil du Bureau du Conseil privé.
3. Délais
L'institution fédérale doit produire le certificat demandé par le Commissaire à l'information dans les trente jours suivant la date de réception de la demande. Si ce délai doit être prolongé, l'institution doit en informer le Commissaire à l'information et le greffier du Conseil privé dans une lettre.
4. Présentation
L'institution fédérale doit produire le certificat en se servant de la lettre type A ou B, et si le conseiller juridique de l'institution a un doute au sujet de la préparation de ce certificat, il doit consulter l'avocat-conseil du Bureau du Conseil privé.
Il n'est pas nécessaire de rédiger une lettre d'accompagnement si on utilise la lettre type A ou B; le certificat ainsi produit suffit.
5. Signature
Le ministre doit signer le certificat dans les seuls cas suivants :
| Type de documents | Alinéa de l'article 69 qui s'applique |
|---|---|
| (i) Documents de travail | 69(1)(b) |
| (ii) Correspondance ministérielle envoyée ou reçue par le ministre de l'institution fédérale | 69(1)(d) |
| (iii) Documents d'information à l'usage du ministre de l'institution fédérale | 69(1)(e) |
| (iv) Documents contenant des renseignements relatifs à la teneur des documents visés aux alinéas 69(1)b), d) ou e) | 69(1)(g) |
| (v) Présentations du ministère au Conseil du Trésor | 69(1)(a),69(1)(d) |
Le président du Conseil du Trésor doit signer le certificat s'il s'agit d'un document produit ou envoyé par le Conseil du Trésor, par exemple une lettre de décision, un procès-verbal du Conseil du Trésor, ou encore d'un document dont il est question à l'alinéa 69(1)g).
Le greffier du Conseil privé doit signer le certificat dans tous les cas autres que ceux indiqués ci-dessus aux numéros 6 et 7, notamment :
| Type de documents | Alinéa de l'article 69 qui s'applique |
|---|---|
| (i) Notes destinées au Cabinet | 69(1)(a) |
| (ii) Avant-projets de loi | 69(1)(f) |
| (iii) Procès-verbaux des décisions et ordres du jour | 69(1)(c) |
| (iv) Documents contenant des renseignements relatifs à la teneur des documents visés aux alinéas 69(1)a), f) ou c) | 69(1)(g) |
| (v) Autres documents | 69(1) |
6. Bureau du Conseil Privé
Lorsqu'une institution fédérale reçoit une demande du Commissaire à l'information, le conseiller juridique de l'institution doit décider si le certificat demandé doit être signé par le greffier du Conseil privé et, si tel est le cas, il doit transmettre la demande directement à l'avocat-conseil du Bureau du Conseil privé dans les trois (3) jours suivant la date de réception de la demande par l'institution (voir les numéros 6, 7 et 8 des présentes directives).
Lorsque le certificat est prêt, l'institution doit en envoyer une copie à l'avocat-conseil du Bureau du Conseil privé et une copie au Commissaire à l'information.
7. Accès aux documents
Le Commissaire à l'information ne doit pas examiner les documents en question. L'institution ne doit pas annexer de copies des documents au certificat ni les transmettre au Commissaire sous pli séparé.
Le contenu des documents doit être désigné comme il est indiqué dans les lettres types A et B; s'il y a des questions concernant ce contenu, le conseiller juridique doit consulter l'avocat-conseil du Bureau du Conseil privé.
Appendice A - Lettre utilisée dans les cas ne portant pas sur un document de travail
Commissariat à l'information
Tour B, Place de Ville
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 0H3
Objet : Demande d'accès no
(insérer le numéro de dossier)
Monsieur/Madame
Je certifie par la présente que le document daté du __________ 19__ (insérer la date du document) qui fait l'objet de la demande d'accès no _______ (insérer le numéro de dossier) et pour lequel vous avez demandé un certificat dans votre lettre du ___________ 19__ (insérer la date de la lettre du Commissaire à l'information) est un document confidentiel du Conseil privé de la Reine pour le Canada au sens de l'alinéa 69(1)_____ (indiquer l'alinéa qui s'applique ou, si le document est visé par le paragraphe 69(1) dans son ensemble, indiquer 'paragraphe 69(1)' plutôt que 'alinéa 69(1)__)' de la Loi sur l'accès à l'information, étant donné qu'il s'agit d'un(e) _____________________ (donner une brève description du document d'après la liste type C, par exemple 'note destinée à présenter des recommandations au Conseil').
Je certifie également que l'existence du document en question ne remonte pas à plus de vingt ans et qu'il ne s'agit pas d'un document de travail visé par l'alinéa 69(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information.
__________________________
L'honorable ______________________
Ministre ________________________
(ou greffier du Conseil privé)
Appendice B - Lettre utilisée dans les cas portant sur un document de travail
Commissariat à l'information
Tour B, Place de Ville
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)
K1A 0H3
Objet : Demande d'accès no
(insérer le numéro de dossier)
Monsieur/Madame
Je certifie par la présente que le document daté du __________ 19__ (insérer la date du document) qui fait l'objet de la demande d'accès no _______ (insérer le numéro de dossier) et pour lequel vous avez demandé un certificat dans votre lettre du ___________ 19__ (insérer la date de la lettre du Commissaire à l'information) est un document confidentiel du Conseil privé de la Reine pour le Canada au sens de l'alinéa 69(1)b) de la Loi sur l'accès à l'information en raison du fait qu'il constitue un document de travail destiné au Conseil aux fins de décision (fournir les explications à l'appui, les analyses de problèmes ou les options en matière de politiques).
Je certifie également que l'existence du document en question ne remonte pas à plus de vingt ans et qu'il ne s'agit pas d'un document de travail visé par l'alinéa 69(3)b) de la Loi sur l'accès à l'information.
__________________________
L'honorable _______________________
Ministre __________________________
(ou greffier du Conseil privé)
Appendice C - Liste type
Options
- Si le document est une note destinée au Cabinet, insérer
note destinée à soumettre des (indiquer propositions ou recommandations) au Conseil.
- Si le document est un document de travail, insérer :
document de travail destiné à présenter des (indiquer explications à l'appui, analyses de problèmes ou options en matière de politiques) à l'examen du Conseil aux fins de décision.
- Si le document est un ordre du jour ou un procès-verbal de discussions, etc., insérer :
ordre du jour des (indiquer délibérations ou décisions) du Conseil
ou
procès-verbal des (indiquer délibérations ou décisions) du Conseil.
- Si le document est une lettre envoyée par un ministre à un autre ministre, insérer :
document (spécifier le genre de document, p. ex. une lettre) (indiquer 'employé en vue de' ou 'faisant état de') (indiquer communications ou décisions) entre ministres sur des questions liées à (indiquer la prise des décisions du gouvernement ou la formulation de la politique du gouvernement).
- Si le document est un document d'information, insérer :
document d'information (indiquer le genre de document, p. ex. lettre ou note) à l'usage des ministres sur des questions (indiquer 'portées devant le Conseil' ou qu'il est prévu de porter devant le Conseil, ou encore qui font l'objet des communications ou décisions visées à l'alinéa d)).
- Si le document est un avant-projet de loi, insérer :
avant-projet de loi.
- Si le document contient des renseignements se rapportant à l'un des documents visés aux alinéas a) à f), insérer :
document (préciser le genre de document, p. ex. note ou lettre) contenant des renseignements relatifs à la teneur d'un(e) (préciser, par exemple, "note destinée à soumettre des propositions au Conseil visée à l'alinéa 69(1)a)").
Appendice D - Exemple d'une liste d'énumération des exclusions
- lettre à:
de:
date:
Recommandation: exclure 69(1) )
- Soumission au Conseil du trésor
date:
Recommendation: exclure 69(1)a)
- Document d'information
à:
de:
date:
Recommendation: Prélèvement
P. 11 - 1er paragraphe 69(1)_)
Exclure page 13 69(1)_)