En plus des objectifs énoncés à l’article 3.1 de la Politique sur la protection de la vie privée, les objectifs de la présente directive sont les suivants :
Les résultats escomptés de la présente directive sont les suivants :
Les responsables des institutions fédérales et leurs délégués assument les responsabilités suivantes :
Les cadres supérieurs et les hauts fonctionnaires qui gèrent des programmes ou des activités comportant la création, la collecte ou le traitement de renseignements personnels assument les responsabilités suivantes :
Informer les personnes concernées lorsqu’on collecte leur NAS à des fins administratives ou non administratives, afin qu’elles sachent exactement :
L’obligation d’informer ne s’applique pas lorsque l’avis à la personne risquerait de contrarier les fins ou de compromettre l’usage auxquelles les renseignements sont destinés, dans le cas d’une enquête par exemple. Voir l’annexe A : Liste des fins autorisées pour la collecte ou l’usage du NAS pour obtenir de plus amples renseignements sur les enquêtes licites.
Veiller à ce que toute nouvelle collecte et tout nouvel usage compatible du NAS :
Établir l’autorité légitime d’une nouvelle collecte et d’un nouvel usage compatible du NAS en :
Faisant expressément référence au NAS dans une loi nouvelle ou modifiée ou dans un règlement nouveau ou modifié :
Les institutions fédérales se conforment au processus législatif fédéral afin qu’il soit expressément fait référence au NAS dans une loi ou un règlement en vigueur ou nouvellement adopté. Il n’est pas nécessaire d’obtenir l’approbation politique du Conseil du Trésor dans le cadre de ce processus; ou en
Établissant l’autorité légitime implicite :
Les institutions fédérales doivent avoir l’autorité légitime pour les programmes ou les activités pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales peuvent seulement recueillir les renseignements personnels, y compris le NAS, qui ont un lien direct avec ses programmes ou ses activités. En outre, les institutions fédérales doivent faire la preuve qu’il est nécessaire de recueillir ou d’utiliser le NAS dans le cadre de ces programmes ou activités.
En ce qui a trait à l’établissement d’un nouvel usage compatible du NAS, le nouvel usage doit se rapporter de façon raisonnable et directe à la fin première pour laquelle les renseignements ont été obtenus ou recueillis.
Obtenir l’approbation politique des ministres du Conseil du Trésor avant de mettre en œuvre une nouvelle collecte ou un nouvel usage compatible du NAS en fonction de l’autorité légitime implicite. Les détails sur le processus à suivre pour obtenir l’approbation politique pour une nouvelle collecte ou un nouvel usage compatible du NAS se trouvent à l’annexe B : Obtention de l’approbation politique.
Nota – Le NAS peut quand même être utilisé ou communiqué conformément au paragraphe 8(2) et aux alinéas 8(2)b) à 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n’est pas nécessaire d’obtenir une approbation politique spéciale pour de tels usage ou communication. Néanmoins, la collecte initiale doit avoir été faite conformément à la présente directive.
Indiquer l’usage du NAS dans les descriptions du fichier de renseignements personnels (FRP) en citant :
Le SCT assume les responsabilités suivantes :
Lois
Instruments de politique connexes
Instruments d’orientation connexes
En vigueur au 8 novembre 2023
Les institutions fédérales doivent limiter la collecte et leur usage du NAS aux fins administratives et non administratives expressément autorisées par une loi ou un règlement, ou aux fins d’un programme ou d’une activité établie en vertu d’une autorité légitime et tel qu’approuvé par le Conseil du Trésor. Les lois et règlements dans lesquels on fait expressément référence au NAS et les activités et programmes autorisés pour la collecte et l’usage du NAS sont énumérés ci‑dessous.
La présente annexe est à jour à la date de publication et peut être modifiée en fonction de l’évolution du programme et des activités. Bien qu’elle n’accorde aucun pouvoir, elle fournit tout de même une représentation exacte des lois et règlements actuels dans lesquels il est fait explicitement référence au NAS et des programmes et activités autorisés à recueillir et utiliser le NAS. Consultez le site Gouvernement ouvert pour un répertoire de toutes les activités et de tous les programmes autorisés à utiliser le NAS avec les fichiers de renseignements personnels enregistrés, y compris ceux autorisés par les lois et les règlements ci‑dessous.
Le NAS des membres du public ainsi que des fonctionnaires fédéraux actuels et anciens recueilli et utilisé à l’appui des services internes communs suivants fournis par les institutions fédérales :
Une liste des usages appropriés du NAS en fonction du contexte historique et législatif est présentée ci‑dessous. La collecte du NAS pour les programmes et activités n’est pas effectuée de façon systématique, elle est plutôt la conséquence des obligations découlant de l’administration de ceux‑ci.
Bibliothèque et Archives Canada et le ministère de la Défense nationale sont autorisés à utiliser le NAS pour récupérer des dossiers historiques, lorsque celui‑ci constitue le seul identificateur disponible pour les anciens fonctionnaires et les anciens militaires. Cette situation découle du fait que le NAS était utilisé avant l’entrée en vigueur du numéro d’identification de l’employé ou du numéro de service militaire. En outre, la Société canadienne d’hypothèques et de logement est autorisée à utiliser le NAS pour récupérer des dossiers et procéder à des demandes de renseignements associés au Programme de logement pour les ruraux et les Autochtones, qui a pris fin en 1993. Les responsables du Programme des rentes du gouvernement du Canada sont autorisés à utiliser le NAS aux fins de l’administration du programme. Il est possible que d’autres institutions fédérales aient des exigences similaires. Toutefois, l’usage du NAS doit se limiter à la récupération des dossiers historiques.
Les entités doivent limiter l’accès au NAS à des circonstances spécifiques lorsque ce numéro s’applique au contexte et est relié directement à une enquête, ou lorsqu’il est recueilli ou fourni dans le cadre du processus de rassemblement de preuves. Ces activités peuvent comprendre des enquêtes ou la recherche de renseignements de la part des institutions fédérales en ce qui concerne le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.
La Société d’assurance‑dépôts du Canada (SADC) peut recueillir et utiliser le NAS :
Le ministère des Finances Canada est autorisé à communiquer le NAS à l’Agence du revenu du Canada, conformément aux dispositions de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur la taxe d’accise.
La Commission de la fonction publique est autorisée à obtenir le NAS auprès de Services publics et Approvisionnement Canada aux fins de la création d’un numéro de service client.
Statistique Canada, Bibliothèque et Archives Canada et la vérificatrice générale du Canada sont autorisés à utiliser le NAS à des fins non administratives et d’une manière conforme à l’administration de la Loi sur la statistique, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et de la Loi sur le vérificateur général, respectivement.
Les institutions fédérales qui souhaitent déterminer s’il est approprié d’obtenir l’approbation politique pour établir une nouvelle collecte ou un nouvel usage compatible du NAS doivent examiner les points ci‑après.
Une institution qui souhaite obtenir l’approbation politique par l’entremise du Conseil du Trésor, après avoir considéré la nécessité d’utiliser le NAS et les raisons pour lesquelles elle n’a pas obtenu une nouvelle autorité légitime expresse, doit tenir compte des éléments suivants :
Nota : Il est impératif que les institutions établissent l’autorité légitime nécessaire pour effectuer la collecte. Cette autorité constituera aussi le fondement pour refuser un droit, un avantage ou un service à un particulier qui ne fournit pas son NAS. Il convient de préciser que la demande de consentement auprès d’un particulier comme moyen d’obtenir son NAS ne remplace pas l’obligation d’établir une autorité légitime conformément à ce qui est indiqué dans la présente directive.
Avant d’obtenir l’approbation des ministres du Conseil du Trésor, il faut suivre les étapes suivantes :
Obtenir l’approbation des ministres du Conseil du Trésor :