La discipline revêt un caractère correctif plutôt que punitif, et elle a pour objet d'amener les fonctionnaires à accepter les règles et les normes de conduite jugées souhaitables ou nécessaires pour atteindre les buts et les objectifs de l'organisation.
Les présentes lignes directrices visent à aider les organisations de l'administration publique centrale à appliquer la discipline, à élaborer un code de discipline et à tenir des enquêtes et des audiences disciplinaires.
L'alinéa 12(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) autorise les administrateurs généraux de l'administration publique centrale à établir des normes de discipline et à prescrire des mesures disciplinaires, y compris le licenciement, la suspension, la rétrogradation à un poste situé dans une échelle de traitement comportant un plafond inférieur et les sanctions pécuniaires, en cas de manquement à la discipline ou inconduite. Selon le paragraphe 12(3), il faut, entre autres choses, que les mesures disciplinaires soient motivées. Enfin, le paragraphe 12.2(1) autorise la délégation des pouvoirs. Toutefois, l'exercice de ces pouvoirs est assujetti aux dispositions du paragraphe 11.1(1) de la LGFP qui stipule que, dans l'exercice de ses attributions en matière de gestion des ressources humaines, le Conseil du Trésor peut élaborer des lignes directrices ou directives sur l'exercice des pouvoirs conférés par la Loi aux administrateurs généraux de l'administration publique centrale.
Les présentes lignes directrices s'appliquent aux ministères et aux organismes de l'administration publique centrale dont le Conseil du Trésor est l'employeur.
Par ordre croissant de gravité, les mesures disciplinaires sont les suivantes :
Réprimande verbale (oral reprimand) – désigne une mesure disciplinaire qui consiste notamment à indiquer verbalement au fonctionnaire la nature de son écart de conduite, la façon de corriger sa conduite ainsi que les conséquences auxquelles il s'expose s'il refuse d'obtempérer. Une réprimande verbale n'est pas consignée au dossier du fonctionnaire.
Réprimande écrite (written reprimand) – désigne l'avertissement formel signifié par écrit au fonctionnaire qui s'est mal conduit. Le fonctionnaire devrait ainsi être informé de la nature de son écart de conduite, de la façon de corriger sa conduite et des conséquences auxquelles il s'expose s'il refuse d'obtempérer. Si une sanction disciplinaire plus sévère doit ultérieurement être imposée, la ou les réprimandes consignées au dossier du fonctionnaire prouveraient que ce dernier a été prévenu des conséquences qu'il aurait à subir en cas d'inconduite subséquente.
Suspension (suspension) – désigne le renvoi temporaire, sans rémunération, du fonctionnaire qui s'est mal conduit. L'avis de suspension devrait indiquer au fonctionnaire la nature de son écart d'inconduite, la façon de corriger sa conduite ainsi que les conséquences auxquelles il s'expose s'il refuse d'obtempérer.
Une suspension peut être imposée pour deux raisons :
Sanction pécuniaire (financial penalty) – désigne une mesure qui peut être prise à la place d'une suspension lorsque ce type de sanction s'avère préférable pour des raisons financières ou pour répondre aux besoins du service. Il convient d'imposer une sanction pécuniaire dans le cas d'un groupe de fonctionnaires qui interrompt illégalement le service ou lorsqu'il s'agit d'un travail continu effectué par équipes, d'un équipage de navire en mer ou de personnes travaillant dans des postes isolés, où il pourrait être difficile de procéder à la suspension de fonctionnaires sans faire appel à des remplaçants ou recourir à des heures supplémentaires. On peut également y recourir pour imposer une mesure disciplinaire définitive en raison d'une faute commise par un fonctionnaire. L'avis de sanction pécuniaire devrait indiquer au fonctionnaire la nature de son écart de conduite, la façon de corriger sa conduite et les conséquences auxquelles il s'expose s'il refuse d'obtempérer.
Rétrogradation (demotion) – désigne une mesure prise par l'employeur pour nommer un fonctionnaire à un poste ayant un taux de rémunération maximal moins élevé. Ce type de sanction peut s'avérer préférable au licenciement pour manquement à la discipline si le gestionnaire estime que, malgré la faute commise par le fonctionnaire, celui-ci demeure apte à occuper un emploi, mais dans un poste ayant un taux de rémunération maximal moins élevé. La rétrogradation serait appropriée, par exemple, dans le cas d'un gestionnaire qui est reconnu coupable de harcèlement et que l'on souhaite placer dans un poste ne comportant pas de responsabilités de gestion.
Licenciement pour manquement à la discipline (disciplinary termination) – désigne le renvoi de l'administration publique centrale d'un fonctionnaire qui s'est rendu coupable d'inconduite. Cette mesure peut être prise à l'endroit d'un fonctionnaire qui a commis plusieurs fautes et qui finalement a provoqué un « incident déterminant » ou encore à l'endroit d'un fonctionnaire qui a commis une seule faute grave. Le licenciement est la sanction disciplinaire la plus sévère, et toute décision en ce sens ne doit être prise qu'après mûre réflexion et lorsqu'il est prouvé que le fonctionnaire ne peut plus occuper son emploi en raison de son inconduite.
La gestion est responsable et imputable concernant l'imposition de mesures disciplinaires. Le niveau de gestion qui doit être impliqué dans l'imposition de mesures disciplinaires dépend de la sévérité de la mesure disciplinaire. Les gestionnaires devraient prendre connaissance des conseils qui leur sont donnés à l'annexe 1 en ce qui concerne la discipline.
Les fonctionnaires doivent en tout temps respecter les normes de conduite établies, qu'elles soient implicites ou explicites et qu'il s'agisse de normes locales, régionales, ministérielles ou nationales. Ils sont également tenus d'observer le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique.
Les ministères et organismes qui adoptent un code de discipline ou de déontologie sont tenus de l'élaborer en fonction de saines pratiques de gestion. Après avoir établi un nouveau code ou avoir apporté des modifications importantes à leur code actuel, les ministères doivent faire parvenir l'ébauche de ce document, pour avis, à la Section de la représentation patronale, Division des relations de travail, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, puis une copie de la version finale au moment de l'adoption du nouveau code ou du code révisé.
Les agents ministériels des ressources humaines sont tenus de consulter la Section de la représentation patronale du Secrétariat du Conseil du Trésor dans les cas suivants :
Le groupe de la représentation patronale doit :
Une personne qui est l'objet d'une mesure disciplinaire décrite dans les présentes lignes directrices a le droit de présenter un grief individuel à chacun des paliers de la procédure de règlement des griefs, y compris le dernier palier, conformément au Règlement et règles de procédure de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) et aux dispositions de toute convention collective applicable. Les griefs individuels peuvent aussi faire l'objet d'un arbitrage par un tiers, conformément au alinéa 209(1)b) de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP).
Ces lignes directrices annulent et remplacent Les Lignes directrices du Conseil du Trésor sur la discipline publiées en 2002.
Les demandes de renseignements portant sur les présentes lignes directrices doivent être adressées au :
Groupe de la représentation patronale
Secteur des relations de travail et des opérations
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
1. Conventions collectives
Certaines conventions collectives contiennent des dispositions concernant la discipline, et les ministères doivent respecter les conditions qui s'appliquent.
2. Constatation de l'inconduite et détermination des mesures disciplinaires – étapes
3. Enquêtes et entrevues
4. Détermination de la mesure disciplinaire appropriée
5. Souplesse et application de la discipline
Il faudrait éviter d'établir des correspondances rigides entre les transgressions et les mesures disciplinaires qu'il faut imposer. Il y a tout lieu d'adopter des mesures disciplinaires de plus en plus sévères dans le cas où un fonctionnaire commettrait plusieurs fautes.
6. Rencontre durant laquelle une mesure disciplinaire est annoncée
Une fois la décision prise d'imposer une mesure disciplinaire, le fonctionnaire doit en être informé aussitôt que possible lors d'une audience disciplinaire. Le superviseur devrait consulter la convention collective pertinente et aviser le fonctionnaire des dispositions concernant la présence d'un représentant syndical ou autre représentant lors de la rencontre. Un fonctionnaire peut avoir le droit, sur demande, de se faire accompagner d'un représentant syndical conformément aux dispositions de la convention collective pertinente. Au cours de la rencontre, le fonctionnaire doit être informé des éléments suivants :
Dans certains cas, les conventions collectives pertinentes stipulent que la direction doit aviser les représentants syndicaux lorsqu'elle prend des mesures disciplinaires spécifiques. Au cours de l'audience disciplinaire, on doit remettre au fonctionnaire un document écrit faisant état de la mesure disciplinaire qui sera prise.
7. Documentation
Un compte rendu écrit des mesures disciplinaires prises à l'endroit d'un fonctionnaire doit être joint à son dossier. En ce qui concerne la discipline, seuls les documents faisant état de mesures dont le fonctionnaire est au courant peuvent figurer dans ce dossier. Si le fonctionnaire refuse de prendre connaissance de documents faisant état de mesures disciplinaires versés à son dossier, une note à cet effet peut être ajoutée au dossier. Le retrait du dossier du fonctionnaire de n'importe quel document ou avis écrit faisant état de sanctions disciplinaires est une mesure minimale prévue par les conventions collectives en vigueur. Les documents qui ont été retirés du dossier de l'employé ne peuvent pas être pris en compte dans le cadre de l'application ultérieure de sanctions disciplinaires.
(connus également sous le nom de critères Larson, référence de la CRTFP no 2002 CRTFP 9)