Archivée [2009-03-31] - Politique d'évaluation
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Date d'entrée en vigueur
Le présent document contient le texte intégral de la politique modifiée le 1er avril 2001. Cette politique remplace les chapitres 1-1, 1-2, 3-1 et 3-2 du volume « Examen » du Manuel du Conseil du Trésor, datés du 31 juillet 1994.
Préface
La politique favorise la production de renseignements précis, objectifs et étayés de preuves pour aider les gestionnaires à prendre plus efficacement des décisions éclairées sur leurs politiques, programmes et initiatives afin de fournir des résultats aux Canadiens et aux Canadiennes.
La politique clarifie également le rôle de l'évaluation au sein du cadre de gestion du gouvernement.
Elle repose sur trois principes fondamentaux :
- premièrement, la réalisation et le rapport exact des résultats est une responsabilité principale des gestionnaires de la fonction publique.
- deuxièmement, l'évaluation rigoureuse et objective est un outil important qui aide les gestionnaires à gérer les résultats.
- troisièmement, les ministères, avec l'appui du Secrétariat du Conseil du Trésor, doivent faire en sorte que la rigueur et la discipline de l'évaluation soient maintenues dans leurs champs de compétence.
Gestion axée sur les résultats
La gestion axée sur les résultats est la responsabilité principale des gestionnaires de la fonction publique. Comme il est indiqué dans le document Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes - Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada, les gestionnaires de la fonction publique sont tenus de définir les résultats attendus, de fixer constamment leur attention sur l'atteinte de résultats, de mesurer le rendement régulièrement et objectivement et, finalement, d'apprendre et de s'adapter pour améliorer l'efficacité et l'économie.
Les gestionnaires doivent rendre des comptes à la haute direction, aux ministres, au Parlement, et aux Canadiens et aux Canadiennes au sujet des résultats qu'ils obtiennent.
Comme d'autres outils, dont la gestion des risques et la vérification interne, l'évaluation aide les gestionnaires à fonctionner de façon efficace dans cet environnement. Elle aide les gestionnaires à déterminer et à déclarer les résultats concrets et permet aux décideurs d'évaluer objectivement les résultats des programmes ou des politiques. C'est ce qui fait la différence entre l'évaluation et la vérification interne - une fonction qui donne des assurances quant à la stratégie de gestion des risques d'un ministère ou d'un organisme et de son cadre de contrôle et d'information de gestion, tant sur le plan financier que non financier, pour la prise de décisions et l'établissement des rapports.
L'évaluation comme outil de gestion
L'évaluation a deux objectifs principaux :
- aider les gestionnaires à concevoir dès le départ de meilleurs programmes, politiques et initiatives;
- fournir périodiquement des évaluations de l'efficacité des programmes ou des politiques, des répercussions intentionnelles ou fortuites et des autres méthodes permettant d'obtenir les résultats attendus.
Les évaluateurs évoluent dans un environnement complexe qui englobe des partenariats avec d'autres organisations fédérales, d'autres paliers de gouvernement, le secteur privé et des entités sans but lucratif. En outre, quand les ministères délèguent des programmes à d'autres instances, l'évaluation des politiques sous-jacentes prend plus d'importance. L'évaluation devrait contribuer à améliorer la politique aussi bien que la conception et l'administration des programmes.
Dans ce contexte, les ministères ont la responsabilité d'incorporer la discipline de l'évaluation dans la gestion du cycle de vie des politiques, des programmes et des initiatives pour :
- dresser des cadres de gestion et de reddition de comptes axés sur les résultats pour les politiques, initiatives et programmes nouveaux ou renouvelés;
- établir des mesures de surveillance continue du rendement;
- évaluer les questions touchant la mise en oeuvre et l'administration des politiques, programmes et initiatives, y compris ceux qui sont visés par des partenariats (évaluation formative ou évaluation à mi-mandat);
- évaluer les questions touchant la pertinence, les résultats et la rentabilité.
Il importe que les évaluateurs assurent l'équilibre approprié des travaux d'évaluation. Pour y parvenir, ils devraient suivre un plan à orientation stratégique reposant sur l'évaluation des risques, des priorités ministérielles et les priorités gouvernementales en général.
Exercice efficace de l'évaluation
Le gouvernement du Canada est déterminé à devenir une organisation dotée d'une culture d'apprentissage. L'évaluation va dans ce sens en aidant à trouver ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, à mettre en lumière d'autres façons rentables de concevoir et d'améliorer les politiques, les programmes et les initiatives.
Le succès de l'évaluation dépend d'un certain nombre de facteurs importants : la clarté des rôles, l'application de normes d'évaluation valides, le soutien constant à des agents compétents en évaluation, et la constitution d'un environnement permettant aux gestionnaires d'incorporer l'évaluation dans leur travail. La position occupée par l'évaluation au sein de l'organisation devrait refléter les besoins propres au ministère. L'évaluation devrait être utilisée avec d'autres outils de gestion pour améliorer la prise de décisions. Les chefs de l'évaluation ont la responsabilité de s'assurer que l'évaluation dans leur organisation est saine à l'égard de tous ces facteurs.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor, en qualité de conseil de gestion du gouvernement, devrait appuyer l'évaluation dans les ministères en donnant des conseils sur les pratiques exemplaires, en établissant des normes, en surveillant les services d'évaluation dans les ministères et en utilisant les produits de l'évaluation pour informer les décideurs au niveau central.
Objectif de la politique
Faire en sorte que le gouvernement dispose en temps voulu de renseignements stratégiques, objectifs et solides au sujet du rendement de ses politiques, programmes et initiatives, pour produire de meilleurs résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique que les ministères et organismes incorporent l'évaluation dans leurs pratiques de gestion :
- pour aider la direction à concevoir des politiques, programmes et initiatives qui indiquent clairement les résultats attendus et comportent dès le départ des systèmes valides de mesure du rendement, d'établissement de rapports et de reddition de comptes;
- pour aider la direction à évaluer d'une manière rigoureuse et objective les résultats des politiques, initiatives et programmes gouvernementaux, y compris leurs répercussions intentionnelles et fortuites, et des autres méthodes permettant d'obtenir les résultats attendus.
Application
La politique s'applique à toutes les organisations considérées comme étant des ministères aux termes de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Exigences de la politique
Les administrateurs généraux doivent établir des services d'évaluation appropriés, adaptés aux besoins et aux ressources du ministère, pour évaluer les politiques, programmes et initiatives, y compris ceux de nature inter-organisationnelle. Pour ce faire, ils doivent :
- nommer un chef de l'évaluation supérieur chargé de réaliser des évaluations stratégiques et d'aider les gestionnaires à incorporer l'évaluation dans les pratiques de gestion du ministère;
- établir un comité d'évaluation et désigner un cadre supérieur du ministère pour le présider;
- veiller à ce que, en plus du régime de responsabilité propre au ministère, le Secrétariat du Conseil du Trésor ait accès aux plans d'évaluation et soit rapidement informé des constatations portant sur des préoccupations majeures à l'égard de la gestion ou de l'efficacité des politiques, programmes et initiatives.
Les chefs de l'évaluation du ministère doivent exercer le leadership et diriger la pratique de l'évaluation au ministère et pour ce faire ils doivent :
- veiller à ce que des plans d'évaluation stratégique, fondés sur une évaluation des risques, des priorités ministérielles et des priorités de l'administration publique dans son ensemble, couvrent adéquatement les politiques, programmes et initiatives de l'organisation;
- collaborer avec les gestionnaires pour améliorer la conception, la réalisation et la mesure du rendement des politiques, programmes et initiatives de l'organisation;
- réaliser des évaluations des politiques, programmes et initiatives selon les plans établis;
- cerner toute constatation qui soulève des préoccupations notables à l'égard de la gestion ou de l'efficacité des politiques, programmes ou initiatives et en informer sans tarder la haute direction et les agents des services appropriés (p. ex. vérification interne);
- rendre accessibles au Conseil du Trésor et au public les rapports d'évaluation rédigés le plus simplement possible et dans les deux langues officielles;
- mettre en application les normes d'évaluation en annexe à cette politique.
Les gestionnaires des ministères doivent gérer les résultats et pour ce faire ils doivent :
- utiliser les services d'évaluation de l'organisation, au besoin, pour veiller à ce qu'ils (les gestionnaires) disposent de renseignements valables, objectifs et accessibles, fournis en temps opportun, pour appuyer la prise de décisions et l'amélioration du rendement;
- incorporer les constatations et les mesures d'amélioration de l'évaluation dans les processus d'établissement des priorités, de planification, d'élaboration de rapports et de prise de décisions.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit donner l'orientation générale de l'évaluation au sein du gouvernement du Canada et pour ce faire il doit :
- mettre sur pied un Centre d'excellence dont le mandat sera d'assurer le leadership, l'orientation et le soutien nécessaires dans le contexte de l'évaluation;
- utiliser les résultats de l'évaluation, le cas échéant, pour prendre des décisions au niveau central;
- établir des normes;
- surveiller les services d'évaluation au gouvernement.
Suivi
Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera l'application de cette politique pour s'assurer qu'elle permet de répondre aux objectifs établis.
Pour surveiller l'application de la politique, le Secrétariat du Conseil du Trésor élaborera, en collaboration avec les principaux intervenants, un cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats et fixera, entre autres, les objectifs et résultats clés à atteindre et la stratégie de mesure du rendement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera cette politique cinq ans après son entrée en vigueur.
Pour surveiller l'application de cette politique, le Secrétariat du Conseil du Trésor se fondera sur les exigences énoncées dans les Normes d'évaluation du gouvernement du Canada, qui sont présentées en annexe.
Références
Loi sur la gestion des finances publiques
Loi sur l'accès à l'information
Loi sur la protection des renseignements personnels
Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada
Loi sur les langues officielles
Entente-cadre sur l'union sociale
Politique sur les paiements de transfert
Étude sur l'évaluation des programmes au gouvernement fédéral
Une gestion axée sur les résultats
La modernisation de la fonction de contrôleur dans l'administration fédérale du Canada
Politique sur les communications au gouvernement du Canada
Cadre stratégique de diversification des modes de prestation de services
Annulation
La présente politique et les normes afférentes annulent et remplacent les chapitres 1-1, 1-2, 3-1 et 3-2 du volume « Examen » du Manuel du Conseil du Trésor, datés du 31 juillet 1994.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements relatives à la présente politique doivent être adressées au Secteur de la planification, du rendement et des rapports, au Secrétariat du Conseil du Trésor.
Appendice A - Définitions
Approuvé (ou réalisé) (Approved (or completed)) - En parlant d'un produit d'évaluation, produit qui a été approuvé par le comité d'évaluation de l'organisation.
Cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats (Results-based management and accountability frameworks) - Ces cadres constituent une exigence qu'il faut remplir pour tous les programmes de paiements de transfert (voir la Politique sur les paiements de transfert, juin 2000), et le Conseil du Trésor exige normalement que de tels cadres soient établis avant d'autoriser l'adoption ou le renouvellement de programmes et d'initiatives. Ces cadres comprennent habituellement :
- un énoncé clair des rôles et responsabilités des principaux partenaires participant à l'administration de la politique ou à l'exécution du programme ou de l'initiative;
- une formulation claire des ressources à appliquer et des objectifs, des activités, des extrants et des résultats clés à atteindre en plus des liens s'y rattachant;
- une esquisse de la stratégie de mesure du rendement, y compris les coûts et l'information sur le rendement (indicateurs clés) devant faire l'objet de suivi;
- un calendrier proposé pour les grands travaux d'évaluation;
- un aperçu des dispositions relatives à l'établissement des rapports, pour les bénéficiaires du financement et pour le ministère, y compris les rapports destinés au Parlement.
Inter-organisationnels (Inter-organisational) - Les rapports qui existent entre les ministères, les ordres de gouvernement ou d'autres organisations, y compris les rapports avec le secteur privé ou sans but lucratif.
Mesure du rendement (Performance measurement) - Suivi permanent des résultats d'un programme, d'une politique ou d'une initiative et, en particulier, des progrès réalisés en vue d'atteindre les buts fixés.
Ministère (ou ministériels) (Department (or departmental)) - Ministère, organisme ou organisation visé par la présente politique d'évaluation.
Rendement (Performance) - Réalisations concrètes mesurées en fonction de buts, de normes ou de critères définis.
Résultats (Results) - Ce qui est accompli. Il s'agit d'un ensemble de répercussions et de résultats attribuables à un programme, à une politique ou à une initiative.
Surveiller (Monitor) - Observer et assurer un suivi et, au besoin, faire des mises en garde.
Appendice B - Normes d'évaluation pour le gouvernement du Canada
Introduction
En vertu du cadre de gestion du gouvernement intitulé Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes, les gestionnaires ont le mandat de renforcer l'accent sur les citoyens, de mettre en pratique les valeurs sûres de la fonction publique, de gérer en fonction des résultats et de dépenser de façon judicieuse.
Les gestionnaires ont la responsabilité de surveiller le rendement des politiques, des programmes et des initiatives - de prendre des décisions éclairées et de rendre des comptes aux autorités supérieures des ministères, au Parlement et aux Canadiens.
L'évaluation est un outil de gestion qui peut être utilisé du début à la fin du cycle de vie d'une politique, d'un programme ou d'une initiative. Elle aide les gestionnaires à concevoir et à mettre en oeuvre des systèmes fiables de mesure du rendement et permet d'évaluer de façon périodique l'efficacité des méthodes utilisées, les répercussions prévues et imprévues, la pertinence et les autres moyens d'atteindre les résultats escomptés.
Selon la politique du Conseil du Trésor, les ministères ont la responsabilité d'établir et de soutenir une fonction d'évaluation leur permettant d'exercer leurs responsabilités avec promptitude et professionnalisme.
Les présentes normes énoncent clairement les attentes à l'égard de l'évaluation dans un environnement où les politiques, programmes et initiatives sont souvent réalisés au moyen de partenariats avec d'autres organisations fédérales, d'autres paliers de gouvernement, le secteur privé ou celui des organismes sans but lucratif. L'évaluation doit contribuer à améliorer la politique aussi bien que les programmes, tant au niveau ministériel que sur le plan inter-organisationnel.
Par l'établissement de critères communs, ces normes fournissent aux ministères une base sur laquelle s'appuyer pour améliorer leurs pratiques en matière d'évaluation et permettent au Secrétariat du Conseil du Trésor de surveiller la mise en oeuvre de sa politique d'évaluation.
Normes d'évaluation
Évaluation : planification et enjeux
Norme
Le ministère doit mettre en pratique la discipline de l'évaluation pour mesurer le rendement de ses politiques, programmes et initiatives, qu'ils soient réalisés par lui ou en partenariat, en tenant compte de ses priorités et de celles de ses partenaires et de l'ensemble du gouvernement.
Orientation
Les évaluateurs doivent élaborer un plan axé sur la stratégie qui met l'accent sur l'évaluation des risques, les priorités du ministère, les exigences relatives à l'établissement des rapports et les priorités de l'ensemble du gouvernement.
Toutes les questions liées à l'évaluation doivent être examinées à l'étape de la planification :
- est-ce que la politique, le programme ou l'initiative est toujours compatible avec les priorités du ministère et de l'ensemble du gouvernement et répond véritablement à un besoin réel (pertinence)?
- est-ce que la politique, le programme ou l'initiative atteint ses objectifs, sans dépassement de budget et sans effets indésirables (résultats)?
- utilise-t-on les moyens les plus appropriés et les plus efficaces pour atteindre les objectifs ou y aurait-il lieu d'envisager d'autres modes de conception et d'exécution (rentabilité)?
Les évaluateurs doivent se pencher sur les questions liées à la reddition de comptes, notamment celles touchant les principales attentes en matière de rendement a) définies et communiquées au Conseil du Trésor ou b) découlant de décisions du Cabinet demandant des renseignements sur l'évaluation.
Compétence
Norme
La ou les personnes effectuant les évaluations ou les travaux d'évaluation doivent posséder individuellement ou collectivement les connaissances et compétences requises pour satisfaire aux exigences relatives aux travaux ayant trait à l'évaluation concernée.
Orientation
Les évaluateurs possèdent ou obtiennent les connaissances nécessaires pour réaliser les évaluations et s'efforcent constamment d'améliorer leurs compétences méthodologiques et pratiques. Ils doivent posséder les connaissances, les compétences et l'expérience requises pour :
- mettre en application de solides méthodes de recherche permettant de répondre aux questions choisies;
- recueillir et analyser des données quantitatives et qualitatives fiables;
- formuler des conclusions et des recommandations valides, crédibles et objectives.
Objectivité et intégrité
Norme
Les personnes qui effectuent les travaux d'évaluation doivent être libres de toute contrainte qui pourrait nuire à leur objectivité et doivent faire preuve d'intégrité dans leurs rapports avec tous les intervenants.
Orientation
Les évaluateurs doivent :
- signaler correctement le niveau de leurs compétences et de leurs connaissances;
- déclarer, avant d'entreprendre un projet d'évaluation ou en tout temps durant un tel projet, toute question pouvant compromettre leur objectivité ou celle d'un intervenant.
Les évaluateurs sont responsables de leur rendement et de leurs produits et doivent également :
- faire en sorte que leur travail porte sur les principales préoccupations de la direction du ministère et du gouvernement ainsi que sur leurs premières exigences en matière de responsabilisation;
- discuter avec les intervenants des décisions touchant la confidentialité, la protection des renseignements personnels, les communications et la propriété des résultats et des rapports;
- s'assurer de prendre des décisions financières éclairées afin de rendre compte des dépenses et que les clients obtiennent une valeur satisfaisante pour les sommes consenties;
- réaliser les travaux d'évaluation dans des délais raisonnables convenus avec les clients.
Consultations et conseils
Norme
Tous les travaux d'évaluation doivent comporter des consultations de nature appropriée et conformes aux exigences, et le cas échéant, mettre en application les conseils et l'orientation fournis par des spécialistes ou autres personnes compétentes.
Orientation
Les évaluateurs doivent consulter les principaux intervenants dans le cadre de leur travail.
Des groupes d'examen par des pairs devraient être organisés, le cas échéant, pour examiner les produits de l'évaluation afin d'améliorer la qualité des pratiques exemplaires et d'en favoriser le partage.
Mesures et analyse
Norme
Les travaux d'évaluation doivent produire, grâce à des méthodes pratiques, rentables et objectives de collecte et d'analyse des données, des conclusions et des résultats opportuns, pertinents et crédibles que les gestionnaires et les autres intervenants peuvent utiliser avec confiance.
Orientation
Les produits de l'évaluation doivent être disponibles au moment opportun pour aider la direction à prendre des décisions.
Les données doivent être suffisantes quant au contexte de la prise des décisions, et les résultats doivent être pertinents aux questions traitées et découler de ces données.
On doit faire la preuve que les produits de l'évaluation permettent aux gestionnaires d'améliorer le rendement et de rendre compte des résultats obtenus.
Lors de la planification et de la réalisation de l'évaluation, le ministère doit respecter les politiques liées à la collecte, à l'utilisation, à la conservation et à la diffusion de l'information.
Rapports
Norme
Les rapports d'évaluation doivent présenter les résultats, les conclusions et les recommandations d'une manière claire et objective.
Orientation
Les rapports d'évaluation sont rédigés de façon à ce que les gestionnaires et les lecteurs de l'extérieur puissent rapidement se concentrer sur les questions importantes signalées et les comprendre. Les rapports doivent :
- être concis et rédigés avec clarté;
- contenir uniquement les informations nécessaires pour bien comprendre les résultats, les conclusions et les recommandations;
- présenter les conclusions et les recommandations de manière qu'elles découlent logiquement des résultats de l'évaluation;
- expliquer clairement les limites de l'évaluation au niveau de sa portée, des méthodes et des conclusions;
- être conformes, le cas échéant, aux exigences en matière de rapport du Cabinet, des présentations au Conseil du Trésor ou de l'extérieur.
De plus, les rapports d'évaluation doivent :
- fournir un contexte au lecteur en décrivant les objectifs des travaux et le moment où ils ont été effectués, ainsi que l'initiative, la politique ou le programme qui a été évalué et sa place et son importance dans l'ensemble des opérations de l'organisation;
- évaluer avec exactitude les résultats obtenus dans le cadre de la politique, du programme ou de l'initiative en question;
- présenter des recommandations claires et réalisables et un calendrier d'intervention pour la direction;
- contenir une analyse et une explication pertinentes des risques ayant trait à tout problème important cerné ainsi qu'aux recommandations clés.