Annulée [2009-10-01] - Politique sur les cartes d'achat

1. Les ministères peuvent désigner des coordonnateurs des cartes d'achat dans les régions ou dans les directions pour satisfaire leurs besoins opérationnels et pour assurer le maintien de l'information adéquate dans tout le ministère aux fins de la surveillance. Ils devraient toutefois essayer de limiter autant que possible le nombre de personnes qui traitent directement avec les sociétés émettrices de cartes d'achat.
2. Dans un centre de responsabilité, le gestionnaire qui est normalement autorisé à engager des dépenses peut aussi être investi de certains pouvoirs délégués en matière d'achat (p. ex.: une autorisation locale d'achat). Dans ce cas, il peut, en respectant les pouvoirs dont il est investi, autoriser un détenteur de carte à effectuer des achats. Le détenteur de la carte d'achat (par ex: un agent d'approvisionnement ou un gestionnaire du matériel) investi du pouvoir délégué en matière d'achats, doit tout de même faire autoriser ses achats par un agent autorisé à engager des dépenses. L'autorisation d'effectuer un achat doit être étayée (par ex: une commande signée ou une autorisation reconnue par un système automatisé d'approvisionnement).
3. Le gestionnaire qui est investi du pouvoir d'engager des dépenses et d'effectuer des achats devrait établir la limite de crédit de chaque carte émise. Cette limite doit tenir compte de l'utilisation prévue de la carte et du chevauchement des périodes de facturation et de paiement. Les limites et toute autre restriction doivent être mentionnées au détenteur de la carte.

1. Le coordonnateur ministériel (ou son délégué) remplit le formulaire de demande de la société émettrice en y indiquant les renseignements suivants pour chaque carte demandée :
   1. le nom de l'employé;
   2. la valeur maximale en dollars et la limite de crédit;
   3. les autres restrictions, selon le cas (comme la catégorie de marchand);
   4. le nom du ministère et le centre de responsabilité;
   5. l'adresse de facturation;
   6. l'adresse du relevé;
   7. le code financier.
2. Les sociétés émettrices ont mis en place un service d'activation des cartes. Lors de la réception de sa carte, le détenteur doit composer un numéro 1-800 et s'identifier correctement. Ce n'est qu'à compter de ce moment-là que la carte est utilisable.
3. La carte est livrée au détenteur, ou à un fonctionnaire ministériel désigné, selon les directives, dans les 10 jours ouvrables de la réception d'un formulaire de demande pertinent et, en cas d'urgence, dans les 24 heures.
4. La carte ne permet pas au détenteur d'avoir accès à des systèmes de guichets automatisés pour retirer des fonds; un numéro d'identification personnel (NIP) ne sera donc pas émis.
5. En cas de perte ou de vol de la carte, il faut aviser immédiatement la société émettrice Celle-ci pourra émettre une nouvelle carte avec un nouveau numéro de compte qui sera livrée au détenteur dans les 72 heures.
6. La société émettrice annule la carte selon les directives reçues du détenteur particulier ou du coordonnateur ministériel (ou son délégué).
7. La société émettrice n'effectue pas, ni ne fera effectuer en son nom, de vérification de la solvabilité des demandeurs ou des détenteurs de cartes avant ou après l'émission d'une carte.

1. la carte d'achat est toujours conservée dans un endroit sûr dont l'accès est contrôlé.
2. Le détenteur avise le coordonnateur ministériel (ou son délégué) des changements d'adresse ou de numéro de téléphone au travail.
3. À la demande du coordonnateur ministériel (ou de son délégué), le détenteur doit lui remettre la carte d'achat.
4. S'il est muté ou quitte le ministère, le détenteur remet la carte d'achat au coordonnateur ministériel (ou à son délégué) pour que ce dernier l'annule immédiatement et prenne les mesures requises pour régler le solde impayé.
5. Chaque carte d'achat est émise à l'intention d'un employé et elle ne peut être utilisée que par cet employé.
6. Chaque carte est assortie d'une limite de crédit que le ministère aura établie et la transaction au point de vente sera refusée si elle entraînait le dépassement de la limite mensuelle de la carte de crédit. Le coordonnateur ministériel (ou son délégué) pourra autoriser un changement à la limite de crédit.
7. Il faut régler les différends sans tarder. À cette fin, le détenteur est prié de fournir l'aide et les renseignements exigés par la société émettrice.
8. Les exigences de la politique portant sur la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente provinciale (TVP) doivent être respectées pour tout achat effectué au moyen de la carte d'achat.
9. Les achats effectués avec les cartes d'achat sont assujettis à la Politique sur la gestion du matériel.

Le ministère peut, à sa discrétion :

1. demander à la société émettrice de fournir des relevés mensuels détaillés qui seront envoyés par la poste, selon les directives, à l'adresse de l'entreprise du détenteur de carte. En pareil cas, la procédure suivante s'applique :
   1. Les relevés sont soit en français soit en anglais (soit bilingues), selon le choix indiqué par le détenteur de la carte. Le ministère peut demander à l'émetteur d'établir un seul cycle de facturation pour tous les comptes.
   2. Les relevés sont établis mensuellement en dollars canadiens et fournissent des renseignements sur :
      • les achats (date, nom et emplacement du fournisseur, montant), les autres crédits ou les débits et le montant des autres frais, s'il y a lieu;
      • le montant des frais d'intérêts ou des frais de paiement tardif, s'il y a lieu;
      • le solde de fermeture du mois précédent;
      • des données sur les paiements effectués au cours du mois précédent;
      • la date d'échéance du paiement;
      • le montant total exigible.
2. demander à la société émettrice de fournir une version électronique, selon le format requis par le ministère, du relevé décrit en IV) a) ci-dessus et se charger lui-même de transmettre les renseignements aux détenteurs de cartes. Le relevé sera transmis à une boîte aux lettres électronique du ministère client sans frais supplémentaire.
3. demander à la société émettrice de fournir une version électronique du relevé visé au point b) ci-dessus et d'en envoyer une copie directement au détenteur de carte.

1. Toute l'information est fournie sur support électronique, à moins d'indication contraire du ministère. La base de données sera disponible dans le format requis par le ministère.
2. Toute l'information de gestion est fournie soit en français, soit en anglais (ou dans les deux langues) selon les indications du coordonnateur ministériel (ou de son délégué).
3. La société émettrice fournit mensuellement à chaque ministère de l'information de gestion conformément à la hiérarchie indiquée par le ministère.
4. La liste des cartes qui doivent être renouvelées est envoyée au coordonnateur ministériel (ou son délégué) au moins 90 jours avant la date d'expiration des cartes.
5. L'information de gestion comprend des données sommaires et détaillées ayant trait à l'activité du mois courant (par détenteur de carte, y compris le nom du détenteur et le numéro de la carte) de la façon suivante :
   1. les achats (date de la transaction, nom et emplacement du fournisseur, montant et totaux connexes);
   2. les paiements effectués;
   3. les autres crédits et débits;
   4. les soldes antérieurs et courants;
   5. le montant des frais d'intérêts.

L'information de gestion comprend également d'autres types de renseignements tels que :

1. la liste complète de toutes les cartes émises au ministère et comportant des renseignements comme le nom du détenteur de la carte, le numéro de la carte, la date d'expiration de la carte, la limite de crédit, le numéro de référence (s'il y a lieu) et tout autre renseignement susceptible d'aider le coordonnateur ministériel (ou son délégué) à gérer l'ensemble des cartes de crédit du ministère que la société émettrice fournit;
2. les cartes perdues ou volées;
3. les cartes inactives au cours des six derniers mois;
4. les cartes devant être renouvelées dans les 90 prochains jours;
5. les avances de fonds; (il est à noter qu'on ne devrait pas approuver d'avances de fonds par le biais d'une carte d'achat. Les rapports devraient donc être nul en tout temps);
6. les achats en devises étrangères;
7. d'autres renseignements par fournisseur et catégorie de fournisseur;
8. d'autres rapports d'exception, selon les indications du ministère;
9. les détenteurs qui n'ont pas effectué leur paiement avant la date d'échéance prévue dans l'entente. Les renseignements doivent être répartis en périodes de temps, par exemple compte en souffrance pour des périodes de trente (30) jours, de soixante (60) à quatre-vingt-dix (90) jours et de plus de quatre-vingt-dix (90) jours;
10. les rapports d'exception demandés par la direction du projet aux fins de la surveillance et de la vérification, par exemple les avances de fonds, les marchands précis ou les catégories précises de fournisseurs et les achats en devises étrangères.

1. En aucun cas, la société émettrice ne tient le détenteur de carte responsable des opérations. Les renseignements personnels sur l'employé, dont son adresse et son numéro de téléphone à domicile, ne sont jamais transmis à l'entrepreneur.
2. La responsabilité maximale de l'État pour l'utilisation non autorisée de la carte est fixée à 50 $. Par utilisation non autorisée, on entend les cas qui ne profitent pas à l'État et qui sont initiés par une personne autre que le détenteur de la carte.
3. L'État n'est responsable d'aucun achat effectué au moyen de cartes volées ou perdues qui survient après la réception de l'avis de perte, de vol ou d'annulation par la société émettrice.
4. L'intérêt ne sera payé que si l'État est responsable du retard du paiement à la société émettrice.

1. Les écritures comptables afférentes aux achats effectués avec la carte d'achat seront faites au moment de payer le compte mensuel de la carte.
2. Le paiement et l'imputation des transactions de fin d'année qui ont été faites au moyen d'une carte d'achat doivent être conformes au concept de la réception des biens et des services. Les ministères doivent donc s'assurer qu'une imputation dans les comptes d'une année reflète une activité économique de cette année. On trouvera ci-dessous quelques suggestions afin de réduire les problèmes associés aux transactions de fin d'année qui ont été effectuées au moyen d'une carte d'achat.
   1. i) La facturation est datée d'avril avec des achats de l'année antérieure et de la présente année. Il faut payer la facture au complet dans la présente année et utiliser le processus des comptes créditeurs à la fin de l'exercice pour comptabiliser dans l'année antérieure les achats qui ont été effectués au cours de cette année lorsque les biens ou services ont été reçus avant le 31 mars.
   2. ii) La facturation est datée du 31 mars pour des achats de la vieille année seulement. Il y a un problème si des biens n'étaient pas reçus au 31 mars. Dans ce dernier cas, la facture est payée durant la présente année et l'imputation des charges à la vieille année se fera par le biais des comptes créditeurs à la fin de l'exercice.

Les opérations conclues en devises étrangères doivent être converties en devises canadiennes à un taux de change au moins aussi avantageux que celui de la Banque du Canada en vigueur à midi le jour auquel l'opération est portée au crédit ou au débit du compte. Aucun frais de transaction ou autres frais ne sont exigés pour ce service.

1. La société émettrice fournit un mécanisme spécifique de service à la clientèle, dont un numéro de téléphone distinct sans frais, où les détenteurs de cartes du gouvernement peuvent obtenir une réponse à leurs demandes de renseignements sur la facturation et l'acceptation des cartes, de l'aide en cas d'urgence, le remplacement de cartes et d'autres services. Le mécanisme est mis à leur disposition 24 heures sur 24, 365 jours par année, sans frais pour les détenteurs de carte.
2. Les détenteurs de cartes et les coordonnateurs ministériels (ou les personnes désignées) doivent pouvoir signaler la perte ou le vol d'une carte et annuler automatiquement la carte au téléphone, 24 heures sur 24.
3. Les détenteurs de cartes et les coordonnateurs ministériels (ou les personnes désignées) peuvent également obtenir, en composant les numéros de téléphone sans frais, une réponse à leurs demandes de renseignements sur la facturation. Ce service est offert de 7 h à 17 h, heure d'Ottawa, du lundi au vendredi inclusivement. Le coordonnateur ministériel (ou son délégué) peut aussi y poser des questions de même qu'obtenir de l'aide sur l'acceptation et le remplacement des cartes et d'autres questions.

1. Des éléments contestés peuvent découler d'un certain nombre de situations comme des erreurs d'addition, des montants modifiés, des numéros de compte inexacts, des montants créditeurs portés au débit et vice versa, des montants d'opérations inexacts, des achats imputés plus d'une fois, l'absence de signature sur des factures de commandes au comptoir ou l'absence d'impression de la carte dans le cas de commandes au comptoir. Ce sont des opérations qui sont incorrectement signalées dans les relevés mensuels. En pareil cas, la société émettrice doit être informée immédiatement de la situation, et il n'y a aucun frais d'intérêts sur les articles en litige. Le détenteur doit alors payer le montant indiqué sur le relevé, moins le montant des articles en litige.
2. Un compte n'est pas en retard du seul fait que des éléments sont contestés. Aux termes de la présente disposition, la signification d'une opposition par Sa Majesté en vertu des conditions de la méthode de paiement qui ont été énoncées dans les présentes est réputée constituer un élément contesté.
3. Si le ministère a choisi un mode de paiement en vertu duquel la société émettrice peut imputer de l'intérêt sur les sommes en souffrance, aucun intérêt ne peut être imputé aux postes du relevé mensuel qui n'indiquent pas exactement l'opération qui a été conclue entre le détenteur de la carte et un fournisseur (c'est-à-dire des éléments contestés).
4. Certains ministères peuvent choisir un mode de paiement où ils acquittent leurs comptes avant les 30 jours précisés aux modalités standard de paiement. Les ministères doivent pouvoir faire état d'éléments contestés jusqu'à 60 jours après la date de facturation et faire une demande de crédit qui est applicable à la facture suivante dans l'attente du règlement de la contestation.
   • Les éléments contestés doivent être réglés comme suit :
     1. Dans le cas de différends relatifs à un fournisseur, tels que la livraison tardive ou erronée, des problèmes de qualité, etc., les différends ne sont pas considérés comme des articles en litige et doivent être réglés directement avec le fournisseur.
     2. Dans le cas de différends non relatifs à un fournisseur, le détenteur de la carte peut s'adresser directement à la société émettrice pour régler les différends relatifs aux frais qui figurent sur ses relevés ou il peut renvoyer le différend à l'attention du coordonnateur ministériel (ou de son délégué) qui communiquera avec le coordonnateur national ou avec le responsable local, selon le cas.
5. Chaque société émettrice indiquera les procédures détaillées pour le règlement des articles contestés. La procédure détaillée de règlement des différends comprend notamment les étapes suivantes :
   1. Le détenteur de la carte ou le coordonnateur ministériel (ou son délégué) précise l'élément contesté du compte et en informe la société émettrice.
   2. La société émettrice demande à l'institution financière du fournisseur de lui fournir une copie de la facture, ce qui peut prendre jusqu'à 45 jours (il est entendu que si la facture n'est pas reçue dans ce délai, un débit compensatoire est imputé au fournisseur).
   3. La société émettrice examine l'élément afin de déterminer si l'opération a été incorrectement consignée. Dans l'affirmative, la société émettrice annule la facture et tout intérêt couru sur le relevé ultérieur. Si la correction ne figure pas au relevé suivant, la société émettrice en informe le coordonnateur ministériel (ou son délégué) et indique pourquoi le crédit ne sera pas consigné et quand il le sera)
   4. Si l'opération n'a pas été incorrectement consignée, la société émettrice envoie une copie de la facture au coordonnateur ministériel (ou à son délégué) et, au besoin, le coordonnateur ministériel (ou son délégué) ou le détenteur de la carte traitent directement avec le fournisseur pour régler le différend.
   5. Si, après les étapes i) à iii) inclusivement, une question d'annulation n'est toujours pas réglée, la société émettrice demande au détenteur de la carte de lui fournir une lettre dans laquelle il décrit la situation afin de régler le différend comme il se doit.