Assurer l'économie et l'uniformité des activités d'accueil dans toute la fonction publique.
Le gouvernement a pour politique d'organiser des activités d'accueil, de façon économique, uniforme et appropriée, pour faciliter la conduite de ses affaires ou lorsque la courtoisie l'exige.
Les administrateurs généraux peuvent déléguer leur pouvoir dans les limites fixées à l'appendice C de la présente politique.
La politique s'applique à tous les ministères et organismes énumérés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques, à la Gendarmerie royale du Canada et aux Forces armées du Canada. Elle ne vise pas les activités d'accueil régies par la Directive sur les dépenses de représentation officielle du service extérieur et la Directive concernant les chefs de postes.
Les activités doivent être planifiées de manière à réduire les frais au minimum compte tenu des éléments suivants :
Les ministères doivent s'assurer que les frais d'accueil sont consignés sous l'article économique 0482 et que les renseignements ministériels suivants sont portés aux registres :
Les restrictions suivantes visent les activités d'accueil des fonctionnaires fédéraux et doivent être respectées.
On peut inviter le conjoint de la personne qui assiste officiellement aux activités d'accueil, mais il faut limiter la pratique aux cas où la présence du conjoint est nécessaire au bon déroulement de l'activité ou si le protocole l'exige et compte tenu des règles suivantes :
On peut organiser des activités d'accueil, au nom de l'État, dans les cas suivants :
Remarque :
Dans certains cas approuvés par le ministre ou l'administrateur général, on peut offrir des billets pour des représentations théâtrales, des activités sportives ou des excursions dans la région de la Capitale nationale ou autres lieux d'intérêt.
Les activités d'accueil non assujetties à la politique ci-haut décrite doivent avoir l'approbation préalable du ministre ou de l'administrateur général.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor évaluera l'administration de cette politique dans les ministères et organismes en effectuant des examens périodiques des résultats des vérifications.
Cette politique regroupe le Manuel de la politique administrative, chapitre 360 (décembre 1978), les modifications à la circulaire 1984-66 du Conseil du Trésor et les révisions approuvées par le Conseil du Trésor le 26 juillet 1989.
Le présent chapitre remplace le chapitre 360 du volume 13 du MGP.
Les demandes de renseignements au sujet de cette politique doivent être adressées aux agents responsables de l'administration centrale des ministères. Les agents peuvent demander une interprétation de la politique auprès du:
Division de la politique de gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5
Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613
Formes d'accueil (forms of hospitality) -
accueil (hospitality) - activité pendant laquelle on offre des rafraîchissements, de la nourriture et parfois un divertissement aux invités des ministères et des organismes fédéraux. (Les rafraîchissements sont des boissons et des collations);
fonction (function) - coût intégral de toutes les formes d'accueil liées à une activité et parrainées par le gouvernement. Une activité peut comprendre un seul repas ou, dans le cas d'une conférence, peut inclure diverses formes d'accueil pendant plusieurs jours;
fonctionnaire fédéral (government employee) - toute personne employée par un ministère ou un organisme, y compris toutes les personnes dont la rémunération provient du Trésor sous forme d'une rétribution, d'honoraires ou d'une indemnité journalière;
protocol (protocole) - ensemble de règles à observer en matière d'étiquette et de préséances.
Formes d'accueil | Moyenne des frais par personne | Maximum des frais par personne |
Petit déjeuner | 1.5X Indemnité de petit déjeuner* | 1.5X Moyenne des frais par personne |
Déjeuner | 2X Indemnité de déjeuner* | 1.5X Moyenne des frais par personne |
Dîner | 1.75X Indemnité de dîner* | 1.5X Moyenne des frais par personne |
Réception | 2X Indemnité de petit déjeuner* | 1.5X Moyenne des frais par personne |
Rafraîchissements | Les prix des boissons ou de la nourriture ne doivent pas dépasser les prix habituels de chaque consommation dans la région. | |
* Pour les indemnités de repas à jour, voir la Directive sur les voyages d'affaires, appendice C. |
Nota :
La moyenne de tous les frais d'accueil liés aux repas payés pendant l'exercice financier doit correspondre au coût moyen par personne.
Activité d'accueil | Assentiment Politique (1)* | Ministre | Administrateur | |
1. Activité en l'honneur d'un Canadien remarquable | x | |||
2. Frais pour toute activité individuelle | plus de 5 000 $(1) | x | ||
jusqu'à 5 000 $ | x | x | ||
jusqu'à 1 500 $ | x | x | ||
3. Dépenses telles que les frais de voyage du conjoint ou de la personne qui accompagne, d'un divertissement ou d'une excursion | x | x | ||
4. Activité tenue dans la résidence du fonctionnaire | x | x | ||
5. Lorsque les participants sont tous des fonctionnaire | x | x | ||
6. Conférences non gouvernementales | x | x | ||
7. Frais dépassant les plafonds par personne | x | x | ||
8. Conjoint (ou autre personne qui accompagne) | x | x | ||
9. Boissons non alcoolisées seulement | x | x |
* | (1) | Assentiment d'une politique par exemple | - Premier Ministre - Cabinet - Conseil du Trésor |
** | (2) | Les activités assujetties à l'approbation des administrateurs généraux adjoints ou des personnes de niveau équivalent peuvent être déléguées au gestionnaire régional de plus haut rang | |
*** | (3) | Les personnes qui peuvent être autorisés par écrit par l'administrateur général à l'aide du document ministériel de délégation du pouvoir de signature |
Activité d'accueil | Administrateur général associé/adjoint | Gestionnaire régionale de plus haut rang (2)** | Fonction- naires désignés (3)*** | |
1. Activité en l'honneur d'un Canadien remarquable | ||||
2. Frais pour toute activité individuelle | plus de 5 000 $ | |||
jusqu'à 5 000 $ | ||||
jusqu'à 1 500 $ | x | x | x | |
3. Dépenses telles que les frais de voyage du conjoint ou de la personne qui accompagne, d'un divertissement ou d'une excursion | ||||
4. Activité tenue dans la résidence du fonctionnaire | ||||
5. Lorsque les participants sont tous des fonctionnaire | x | x | ||
6. Conférences non gouvernementales | x | x | ||
7. Frais dépassant les plafonds par personne | x | x | ||
8. Conjoint (ou autre personne qui accompagne) | x | x | ||
9. Boissons non alcoolisées seulement | x | x | x |
* | (1) | Assentiment d'une politique par exemple | - Premier Ministre - Cabinet - Conseil du Trésor |
** | (2) | Les activités assujetties à l'approbation des administrateurs généraux adjoints ou des personnes de niveau équivalent peuvent être déléguées au gestionnaire régional de plus haut rang | |
*** | (3) | Les personnes qui peuvent être autorisés par écrit par l'administrateur général à l'aide du document ministériel de délégation du pouvoir de signature |