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Créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) pour les ministères SIF et non SIF - Avis information

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DATE : le 25 janvier 2000

AUX : Agents financiers supérieurs à temps plein

OBJET : Créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) pour les ministères SIF et non SIF

Introduction

Ce bulletin a pour but de clarifier la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) figurant au chapitre 5-5 du volume Fonction de contrôleur du Manuel du Conseil du Trésor ainsi que le bulletin d'information connexe daté du 17 mars 1995.

Veuillez faire le nécessaire pour que ces renseignements soient communiqués à tous les services de votre organisation qui participent à la comptabilité et aux procédures de fin d'exercice.

Ces modifications sont requises pour répondre à des questions répétitives et pour tenir compte de la stratégie d'information financière (SIF) dans laquelle le gouvernement commence maintenant à évoluer. Certains de ces changements touchent tous les ministères, cependant, la majorité s'appliquent aux ministères à mesure qu'ils deviennent conformes à la SIF. Ces mesures visent à assurer que les informations de fin d'exercice préparées par les ministères et leur consolidation subséquente feront en sorte que tous les passifs du gouvernement soient divulgués de façon exacte dans les états financiers consolidés présentés dans les Comptes publics du Canada.

Modifications touchant tous les ministères

Salaires et charges à payer connexes

Suite à des changements apportés depuis le 1er avril 1999, le système régional de paye ne traite plus de paiement d'indemnité dans la période 13. Aussi, on ne fait plus de façon centrale le calcul et l'enregistrement des courus pour les salaires, rajustements de salaire rétroactifs, heures supplémentaires et autres opérations relatives à la paye qui ont trait à l'exercice précédent. Par conséquent, tous les ministères (SIF et non SIF) ont maintenant la responsabilité de s'assurer que tous les passifs se rapportant à ces opérations de la paye sont calculés et inscrits dans leur propres registres comptables et imputés sur leur crédit ministériel de l'exercice précédent à titre de CAFE. On doit prendre note que ces changements constituent seulement une décentralisation du processus de fin d'exercice concernant les transactions de la paye, lesquelles étaient déjà imputées aux crédits parlementaires. Ils ne concernent pas le traitement des provisions générales, lesquelles ne sont pas imputées aux crédits parlementaires, et qui font l'objet d'une discussion plus loin.

Seuil d'importance relative

Le seuil d'importance relative applicable à l'enregistrement d'un passif particulier contre un crédit ministériel est établi à l'appendice A de la politique. Il correspond au moins élevé des deux montants suivants : 5 000 $ ou 1/2 % du crédit autorisé. Cette limite demeure inchangée, sauf dans le cas des salaires et des passifs reliés à la paye mentionnés ci-dessus. Dans ces cas, bien que le passif continuera d'être calculé sur une base individuelle, le seuil d'importance relative sera appliqué sur l'ensemble du passif pour chaque type d'opérations reliées à la paye.

Modifications s'appliquant aux ministères Sif

Application générale

Pour les ministères conformes à la SIF, la politique sur les CAFE s'applique encore à l'imputation des passifs de fin d'exercice contre leur crédit ministériel. D'autres changements ou clarifications pouvant être nécessaires à leurs rapports ou procédures comptables sont décrits ci-dessous.

La politique actuelle sur les CAFE traite à la fois des passifs inscrits en fin d'exercice par le biais de provisions centrales et de ceux que les ministères inscrivent eux-mêmes et imputent sur leur crédit. Ce dernier volet de la politique a toujours reçu plus d'attention des ministères puisque seuls ces montants sont chargés contre les crédits ministériels. Or, sous la SIF, en utilisant à la fois les comptes de rapports financiers (CRF) et les codes d'autorisation (CA) du Plan comptable du gouvernement, les ministères SIF peuvent commencer à inscrire des passifs dans un CRF pour lequel il n'ont pas de crédit parlementaire, et qui seront donc imputés contre un CA pour montants ne nécessitant pas de crédit parlementaire (les codes F). Par exemple, on pourrait procéder ainsi pour inscrire, entre autres, des provisions générales pour congés annuels et indemnités de départ.

Comme cette façon de faire sera nouvelle aux ministères SIF, ils devront s'assurer que ces passifs sont inscrits correctement et selon des directives ministérielles claires. Ils devront aussi voir à ce que ces nouvelles conventions comptables soient appliquées selon l'échéancier établi dans leur Protocole de transition à la comptabilité d'exercice.

Lors des premières années de la période d'application de la SIF et jusqu'à nouvel ordre, les ministères devront aussi informer le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de tout passif de cette nature inscrit dans leurs comptes de fin d'exercice. Ils communiqueront ces renseignements dans leur rapport annuel à la Division des Politiques de gestion financière et de comptabilité du SCT, en réponse à la lettre d'appel traitant des provisions pour évaluation de l'actif et du passif, laquelle est envoyée tous les ans lors de la préparation des Comptes publics.

Règlements excédant les montants inscrits

Au moment du règlement final des CAFE d'un exercice donné, si le montant net de tous les CAFE inscrits excède le montant net du règlement, on doit continuer de porter l'excédent aux recettes non fiscales pour fins de crédit ministériel. Pour les ministères SIF, cet excédent devra s'inscrire contre le CRF de charges où le montant avait été initialement imputé. Par contre, le codage des CA devra continuer d'être imputé aux recettes non fiscales non disponibles de l'exercice courant, aux fins de la comptabilisation des autorisations.

Montants interministériels (CAFE-AMG)

L'appendice A de la politique sur les CAFE prévoit que les CAFE dus à d'autres ministères du gouvernement (CAFE-AMG) soient imputés au crédit ministériel du ministère débiteur et les débiteurs à la fin de l'exercice (DAFE-AMG) correspondants inscrits aux livres du ministère créancier lorsqu'ils correspondent à des recettes non fiscales à valoir sur les crédits. L'approche a pour but d'assurer qu'en fin d'exercice, sur une base consolidée, le total des dépenses imputées aux crédits parlementaires pour l'ensemble du gouvernement soit présenté sur la même base que le total des recettes imputées sur les crédits. Ce processus de fin de l'exercice continue de s'appliquer aux ministères SIF. Par contre, le processus ne vise que la fin d'exercice et ne devrait pas être utilisé en cours d'année pour imputer contre un crédit ministériel les débiteurs des AMG avant le traitement d'un règlement interministériel.

Comme les ministères SIF inscrivent maintenant leurs débiteurs par l'entremise de grands livres auxiliaires, et pour assurer un meilleur rapprochement des CAFE-AMG et DAFE-AMG, ce processus de fin d'exercice s'applique maintenant à tous les CAFE-AMG, même quand ils correspondent à des recettes non disponibles pour être dépensées de nouveau.

Bien que les ministères puissent continuer à inscrire unilatéralement leurs CAFE AMG et/ou DAFE AMG, les deux parties concernées par ces opérations devraient faire des efforts raisonnables pour s'assurer que l'autre ministère soit informé de l'opération et inscrive un montant équivalent. On devrait ainsi assurer que seuls de petits montants résiduels aient à être rajustés de façon centrale.

Taxe sur les produits et services

La politique sur les CAFE indique que la taxe sur les produits et services (TPS) ne doit pas faire partie du passif inscrit dans le cadre des CAFE. Compte tenu des changements apportés à leurs systèmes et procédures, cette règle ne s'applique plus aux ministères conformes à la SIF. Les ministères SIF doivent dorénavant inscrire le montant de TPS avec leurs CAFE, et ce, tant au moment d'inscrire le passif dans leur grand livre auxiliaire des créditeurs (comme ils le font en cours d'année), qu'au moment d'estimer les montants des autres CAFE.

De plus amples informations au sujet de la politique peuvent être obtenues auprès de Louise Breton, Division des politiques de gestion financière et de comptabilité (PGFC), au 613-957-9675 ou par courriel à breton.louise@tbs-sct.gc.ca

Le Sous-contrôleur général
Richard J. Neville

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