ARCHIVÉ - Guide pour réussir les projets de TI

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Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information

Guide pour réussir les projets de TI

Juin 2001
Bureau de dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Phase de planification du projet

Ce questionnaire est un outil ou une liste de contrôle pour évaluer une proposition de projet de TI et s'assurer que tous les facteurs jouant sur la réussite du projet sont pris en considération dans sa planification.

Section I

Instinctivement, que pensez-vous du projet?

Dangereux

Pourrait réussir

Réussira probablement

Pourquoi?

Section II - Soutien des besoins opérationnels

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incer- tain
TOTAUX	____	____	____
1. Le projet est-il conforme aux plans d'activités et aux plans de gestion de l'information (PGI)?
2. A-t-on dûment effectué une analyse de rentabilisation dont les résultats sont bien étayés et disponibles?
3. L'analyse de rentabilisation a-t-elle été fondée sur le coût complet du système, depuis sa conception jusqu'à sa mise en œuvre, et sur son coût d'exploitation estimatif annuel?
4. Le promoteur du projet, en tant que représentant des utilisateurs, s'est-il chargé de définir le projet et d'en établir l'envergure?
5. Les exigences ont-elles été examinées et approuvées par le promoteur du projet?
6. Existe-t-il des plans formels et documentés pour faire participer un nombre suffisant d'utilisateurs aux différentes étapes du projet (depuis la définition des exigences jusqu'à la réception et l'approbation définitives, en passant par l'évaluation et la réception des extrants, l'essai des produits et les tests d'intégration)?
7. Le promoteur du projet a-t-il obtenu l'engagement et l'appui des utilisateurs?
8. La justification du projet est-elle fondée sur un RCI dont le taux de rendement escompté est intéressant?
9. Le cahier des charges du projet a-t-il été défini de façon précise?
10. Les cadres considèrent-ils tout le projet essentiel (soit pour appuyer quelque chose d'autre que vous faites ou pour se positionner pour l'avenir)?

Section III - Responsabilisation

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incer- tain
TOTAUX	____	____	____
1. Les postes de promoteur du projet, chef du projet et gestionnaire du projet (représentant l'État) sont-ils dotés?
2. Les responsabilités et les pouvoirs rattachés à chacun de ces postes sont-ils clairement définis, documentés et compris?
3. La matrice définissant les responsabilités et les pouvoirs convient-elle à ce projet?
4. S'il faut un gestionnaire de projet représentant l'entrepreneur, ses responsabilités et pouvoirs sont-ils clairement définis, documentés (en sus du marché) et compris?
5. A-t-on désigné suffisamment d'employés pour les affecter aux travaux prévus, au moment prévu?
6. Le personnel a-t-il suffisamment d'expertise dans le domaine rattaché au projet?
7. A-t-on désigné un promoteur du projet et cette personne occupe-t-elle un niveau approprié dans l'organisation? Ce cadre devra-t-il rendre compte des retombées escomptées dans la proposition?
8. L'équipe de projet et l'organisation ont-elles déjà mené à bonne fin un projet de taille, d'envergure, de coût ou de durée similaires?
9. Le projet est-il manifestement réalisable par le ministère et les entrepreneurs?

 Section IV - Discipline générale des gestionnaires de projet

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incer- tain
TOTAUX	____	____	____
1. Le gestionnaire et le promoteur du projet ont-ils déjà géré un projet de cette taille, envergure et complexité?
2. Le gestionnaire de projet (représentant l'État et/ou l'entrepreneur) peut-il exercer un contrôle suffisant sur les ressources nécessaires à la réalisation du projet?
3. Le gestionnaire de projet (représentant l'État et/ou l'entrepreneur) a-t-il la liberté d'agir s'il y a lieu, et a-t-il les moyens de le faire?
4. Le gestionnaire de projet est-il prêt à approfondir certaines questions s'il y a lieu, d'après des critères prédéterminés?
5. La voie à suivre dans ce cas est-elle claire et bien documentée?
6. Dispose-t-on des renseignements nécessaires pour prendre des mesures concrètes?
7. En cas de problèmes graves, les décisions requises pourront-elles être prises?
8. Le projet est-il indépendant d'autres projets en cours (c.-à-d. ne dépend pas de la réussite d'autres projets)?

 Section V - Gestion des risques

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incer- tain
TOTAUX	____	____	____
1. A-t-on suivi un processus formel pour détailler les travaux et en estimer la durée?
2. Existe-t-il des mécanismes ou des outils formels pour suivre le déroulement du projet?
3. Les coûts sont-ils ventilés en fonction de la structure de répartition des travaux?
4. Les chefs d'équipe ont-ils approuvé le devis et le calendrier estimatifs, et devront-ils respecter les contraintes budgétaires?
5. Est-ce que tous les risques connus sur le plan technique et de la gestion ont été évalués et a-t-on prévu des stratégies pour atténuer l'impact des risques détectés?
6. La méthode envisagée pour réaliser le projet est-elle raisonnable compte tenu des réalisations escomptées?
7. Connaissez-vous le pourcentage des interfaces externes que vous ne contrôlez pas?
8. Le gestionnaire et le promoteur du projet peuvent-ils énumérer les 10 principaux risques associés au projet?
9. La technologie employée a-t-elle fait ses preuves, le personnel du projet la connaît-il suffisamment et en a-t-il suffisamment l'expérience pour s'en servir?
10. Peut-on raisonnablement compter sur la stabilité financière de l'entreprise pendant la durée du projet?
11. La méthode envisagée pour réaliser le projet est-elle raisonnable compte tenu des objectifs du projet?

 Section VI - Cote du «baromètre de réussite»

Calcul des totaux	Vert	Rouge	Jaune
Totaux par couleur	____	____	____
Totaux de la section II :	____	____	____
Totaux de la section III :	____	____	____
Totaux de la section IV :	____	____	____
Totaux de la section V :	____	____	____

Total pour le projet

Total vert _____ x 15 = ______ ______

+ Total rouge ______ x (-10) = ______ ______

+ Total jaune _____ x (-5) = ______

TOTAL POUR LE PROJET = ______

Inscrivez le total pour le projet sur l'échelle de viabilité/réussite

Zone rouge

Zone jaune

Zone verte

|--------|---------|---------|---------|---------|---------|---------|--------|---------|---------|---------|

-400                                  0                        300                              600

Dangereux

Pourrait réussir

Réussira probablement

Cette cote se compare-t-elle à celle de la section I, fondée essentiellement sur votre instinct?

Qu'en concluez-vous?

Recommandation

Approuvé (ZONE VERTE)

Approbation en suspens en attendant ce qui suit (ZONE JAUNE) :

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Approbation refusée parce que (ZONE ROUGE) :

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Phase de mise en œuvre/d'exécution du projet

Ce questionnaire est un outil ou une liste de contrôle pour évaluer le déroulement d'un projet de TI et pour s'assurer que tous les facteurs influant sur sa réussite sont surveillés de près durant son exécution.

Section I

Instinctivement, que pensez-vous du déroulement du projet?

Devrait être arrêté

Poursuivre prudemment

Poursuivre en toute confiance

Pourquoi?

Section II - Soutien des besoins opérationnels

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incertain
TOTAUX	____	____	____
1. Le promoteur du projet, en tant que représentant des utilisateurs, veille-t-il encore à ce qu'on se conforme à l'envergure du projet?
2. Le promoteur du projet a-t-il obtenu la participation des utilisateurs à toutes les étapes du projet (depuis l'évaluation et la réception des extrants, l'essai des produits et les tests d'intégration jusqu'à la réception et l'approbation définitives)?
3. Les objectifs opérationnels de l'organisation ont-ils changé et, le cas échéant, le nouveau système est-il encore conforme à ceux-ci?
4. L'analyse de rentabilisation a-t-elle été revue et revalidée à chaque borne prévue?
5. En cas de changement important au projet ou au besoin opérationnel, l'analyse de rentabilisation a-t-elle été revue et revalidée?
6. Si les résultats de l'analyse de rentabilisation ont changé, a-t-on fait approuver de nouveau le projet par le ministère?
7. Si le cahier des charges du projet a changé de façon marquée, ces changements ont-ils été bien documentés et ont-ils été approuvés par les intéressés?

Section III - Responsabilisation

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incertain
TOTAUX	____	____	____
1. Tient-on régulièrement des réunions pour évaluer l'état d'avancement du projet?
2. Règle-t-on les problèmes soulevés?
3. Respecte-t-on le calendrier et le budget du projet?
4. Tient-on compte des changements relatifs à l'envergure du projet?
5. A-t-on affecté suffisamment d'employés aux travaux prévus, au moment prévu?
6. La matrice définissant les responsabilités et les pouvoirs convient-elle encore aux besoins du projet?
7. Les employés clés se sont-ils acquittés de leurs responsabilités?
8. Le gestionnaire de projet de l'État examine-t-il périodiquement les activités de gestion du projet menées par l'entrepreneur?

Section IV - Discipline générale des gestionnaires de projet

Posez-vous les questions suivantes ;	Oui	Non	Incertain
TOTAUX	____	____	____
1. En cas de problèmes graves, dispose-t-on des renseignements nécessaires pour prendre des mesures concrètes?
2. En cas de problèmes graves, a-t-on pris rapidement les décisions nécessaires?
3. Les questions complexes en matière d'approvisionnement, de marché ou de sécurité sont-elles réglées?
4. Le projet garde-t-il une image positive (c.-à-d. il n'y a pas de rumeurs voulant que le projet soit en difficulté)?
5. Le gestionnaire de projet évite-t-il de se servir des fonds d'urgence de manière prématurée, excessive ou inappropriée?
6. Le gestionnaire de projet maintient-il un contrôle suffisant sur les ressources affectées au projet?
7. L'entrepreneur fournit-il des renseignements complets sur l'exécution et l'avancement du projet?
8. Pour obtenir des conseils et de l'aide, les gestionnaires de projet se tournent-ils vers d'autres personnes de l'organisation dotées des connaissances, des compétences et de l'expérience pertinentes?

 Section V - Gestion des risques

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incertain
TOTAUX	____	____	____
1. De nouveaux risques sont-ils apparus et s'en est-on occupé adéquatement?
2. Est-il encore raisonnable de compter sur la stabilité financière de l'entreprise pendant le reste du projet?
3. L'organisation ou le besoin opérationnel n'a-t-il changé que de façon minimale depuis la conception du projet?
4. Les mécanismes et les outils formels utilisés pour suivre le déroulement du projet sont-ils adéquats?
5. Les chefs d'équipe respectent-ils les contraintes budgétaires?
6. Le mode de gestion suivi permet-il encore d'assurer la coordination de tous les sous-projets, d'assurer la communication entre les différentes équipes de sous-projets et de régler les problèmes généraux communs?
7. Les examens internes/externes par des pairs ont-ils lieu comme prévu?
8. Un comité directeur supérieur procède-t-il à un examen de survol à chaque borne?
9. Procède-t-on régulièrement à des examens pour vérifier le maintien de la pertinence du projet, suivre son déroulement, et s'interroger sur les problèmes réels/possibles?

 Section VI - Cote du «baromètre de réussite»

Calcul des totaux	Vert	Rouge	Jaune
Totaux par couleur	____	____	____
Totaux de la section II :	____	____	____
Totaux de la section III :	____	____	____
Totaux de la section IV :	____	____	____
Totaux de la section V :	____	____	____

Total pour le projet

Total vert _____ x 15 = ______ ______

+ Total rouge ______ x (-10) = ______ ______

+ Total jaune _____ x (-5) = ______

TOTAL POUR LE PROJET = ______

Inscrivez le total pour le projet sur l'échelle de viabilité/réussite :

Zone rouge

Zone jaune

Zone verte

|--------|---------|---------|---------|---------|---------|---------|--------|---------|---------|---------|

-400

0

300

600

Devrait être arrêté

Poursuivre prudemment

Poursuivre en toute confiance

Cette cote se compare-t-elle à celle de la section I, fondée essentiellement sur votre instinct?

Qu'en concluez-vous?

Recommandation

Le projet devrait se poursuivre (ZONE VERTE)

Le projet devrait être arrêté jusqu'à ce que les éléments suivants aient été réglés à ma satisfaction (ZONE JAUNE) :

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Le projet devrait être arrêté parce que (ZONE ROUGE) :

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Phase de parachèvement et d'examen du projet

Ce questionnaire est un outil ou une liste de contrôle pour évaluer la réussite d'un projet de TI terminé, pour s'assurer que tous les facteurs ont été évalués et pour faire en sorte que les leçons apprises soient bien documentées et servent à l'apprentissage continu. Il peut fournir des renseignements précieux durant la séance de récapitulation du projet.

Section I

Instinctivement, que pensez-vous du projet terminé?

Fiasco

Réussite modérée

Grande réussite

Pourquoi?

Section II - Soutien des besoins opérationnels

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incertain
TOTAUX	____	____	____
1. Les clients ont-ils participé à toutes les étapes du projet, depuis l'évaluation et la réception des extrants, l'essai des produits et les tests d'intégration, jusqu'à la réception et l'approbation définitives?
2. Tous les types de clients ont-ils été représentés dans le projet?
3. Les clients ont-ils respecté leur engagement quant aux efforts exigés d'eux?
4. Les clients étaient-ils satisfaits du produit final?
5. Le produit final était-il conforme aux objectifs de l'organisation?
6. A-t-on respecté l'envergure prédéfinie du projet?
7. Les changements apportés au cahier des charges du projet ont-ils été documentés et approuvés par les intéressés?
8. Le projet était-il conforme à l'orientation, aux stratégies, aux architectures et aux infrastructures du ministère en matière de technologie de l'information, et y était-il compatible?
9. L'analyse de rentabilisation a-t-elle été revue et revalidée à chaque borne prévue?
10. L'analyse de rentabilisation a-t-elle été revue en cas de changement important au projet ou au besoin opérationnel?

 Section III - Responsabilisation

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incertain
TOTAUX	____	____	____
1. Est-ce que tous les problèmes ont été réglés rapidement et à la satisfaction de tous?
2. Le projet a-t-il été terminé dans les délais prescrits et sans dépasser le budget?
3. A-t-on affecté des employés en nombre suffisant à toutes les étapes du projet?
4. A-t-on réglé rapidement et adéquatement le cas des employés dont le rendement était insatisfaisant?
5. A-t-on organisé une séance de récapitulation du projet afin de documenter les «leçons apprises»?
6. Le promoteur du projet a-t-il bien cherché à obtenir les retombées escomptées du projet?
7. Le chef du projet a-t-il assumé la responsabilité de tous les aspects du projet (internes et externes)?
8. Le projet a-t-il atteint tous les objectifs fixés?

 Section IV - Discipline générale des gestionnaires de projet

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incer-tain
TOTAUX	____	____	____
1. En cas de problèmes graves, disposait-on des renseignements nécessaires pour prendre des mesures concrètes?
2. Les décisions nécessaires ont-elles été prises rapidement?
3. A-t-on maintenu une image positive du projet durant toute sa réalisation?
4. Le gestionnaire de projet a-t-il évité de se servir des fonds d'urgence de façon prématurée, excessive ou inappropriée?
5. Le gestionnaire de projet a-t-il exercé un contrôle suffisant sur les ressources affectées au projet?
6. Le ministère a-t-il instauré un programme de stages pour permettre aux gestionnaires de projet débutants d'acquérir une expérience précieuse?

 Section V - Gestion des risques

Posez-vous les questions suivantes :	Oui	Non	Incertain
TOTAUX	____	____	____
1. A-t-on cerné tous les risques et s'en est-on occupé adéquatement?
2. Les mécanismes et les outils utilisés pour suivre le déroulement du projet étaient-ils adéquats?
3. Les chefs d'équipe ont-ils respecté les contraintes budgétaires?
4. A-t-on maintenu des communications adéquates avec tous les employés concernés durant tout le projet?
5. L'entrepreneur a-t-il fourni les renseignements nécessaires sur l'exécution et l'avancement du projet?
6. Les examens en rapport avec le projet (y compris les examens internes/externes par des pairs) ont-ils eu lieu comme prévu?
7. A-t-on eu suffisamment de temps, d'argent et de ressources pour bien faire le travail?
8. Avait-on prévu des plans d'urgence adéquats en cas de problèmes éventuels (c.-à-d. il n'est survenu aucun problème pour lequel on n'avait pas un plan d'urgence)?
9. La complexité du projet avait-elle été déterminée avec précision dès le départ?
10. Tous les changements ont-ils été analysés rapidement et portés, en temps utiles, à l'attention de la direction?

 Section VI

Calcul des totaux	Vert	Rouge	Jaune
Totaux par couleur	____	____	____
Totaux de la section II :	____	____	____
Totaux de la section III :	____	____	____
Totaux de la section IV :	____	____	____
Totaux de la section V :	____	____	____

Total pour le projet

Total vert _____ x 15 = ______ ______

+ Total rouge ______ x (-10) = ______ ______

+ Total jaune _____ x (-5) = ______

TOTAL POUR LE PROJET = ______

Inscrivez le total pour le projet sur l'échelle de réussite :

Zone rouge

Zone jaune

Zone verte

|--------|---------|---------|---------|---------|---------|---------|--------|---------|---------|---------|

-400

0

300

600

 

Fiasco

Réussite modérée

Grande réussite

Cette cote se compare-t-elle à celle de la section I, fondée essentiellement sur votre instinct?

Qu'en concluez-vous?

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(d'après les leçons tirées du projet actuel)

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