ARCHIVÉ - Définition de la base de référence - Sommaire et analyse des pratiques concernant les projets en technologies de l’information à l’échelle gouvernementale

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Annexe 1

Questionnaire

Rapport d'étape sur les pratiques des projets du gouvernement fédéral

Questions liées à la gestion de projets

1. Principe : les projets en technologies de l'information sont axés sur les orientations et les priorités des secteurs d'activité, et les appuient.
   
   
   • L'approbation du projet est-elle fondée sur une analyse de rentabilisation qui établit un lien direct entre l'investissement et la fonction de gestion, et qui démontre les avantages de l'investissement tant pour le ministère que pour le gouvernement dans son ensemble?
   • Un modèle d'analyse de rentabilisation est-il appliqué pour tous les projets?
   • Existe-t-il une procédure établie pour procéder à l'analyse de rentabilisation, obtenir les approbations, examiner les résultats de l'analyse, etc.?
   • L'analyse de rentabilisation sera-t-elle examinée et validée de nouveau lors de chaque étape du processus ainsi que chaque fois que le projet ou la fonction de gestion fait l'objet d'un changement important?
     
     
2. Principe : les responsabilités sont clairement définies.
   
   
   • Les responsabilités globales du ministère sont-elles définies dans la charte du projet?
   • Existe-t-il un modèle de charte de projet utilisé pour tous les projets?
   • Existe-t-il une procédure établie pour rédiger le charte du projet, définir les rôles et les responsabilités des intervenants, obtenir les approbations requises, etc.?
   • Est-ce que toutes les fonctions et les responsabilités de base de gestion de projets sont confiées à des gestionnaires de l'État? (Il est question ici des fonctions de base de gestion et de contrôle touchant la planification, la portée, le déroulement, le coût, la qualité, les risques, les ressources humaines, les approvisionnements, les marchés et les communications.)
   • S'il est nécessaire de recourir à l'impartition pour certaines fonctions de base de gestion du projet, a-t-on fait appel à un fournisseur autre que celui ayant participé au marché principal?
     
     
3. Principe : les gestionnaires de projet sont formés dans une disciple particulière et travaillent dans cette sphère d'activités.
   
   
   • Le gestionnaire de projet désigné a-t-il les connaissances, les compétences et l'expérience nécessaires correspondant à l'envergure et à la complexité du projet de même qu'à son profil de risques?
   • Les compétences exigées des gestionnaires de projets sont-elles bien définies?
   • Existe-t-il une procédure établie définissant le profil de formation et de perfectionnement des gestionnaires de projet?
     
     
4. Principe : les décisions en matière de gestion de projet sont fondées sur la gestion des risques.
   
   
   • Le projet est-il doté d'une série de points de vérification ou d'étapes fixés à l'avance, de sorte que la direction puisse se prononcer relativement à sa poursuite et prendre les correctifs qui s'imposent?
   • Le cycle de vie du projet défini par le ministère établit-il à quel moment il faudrait prévoir des points de contrôle et quels seront les critères applicables pour la poursuite du projet?
   • N'a-t-on affecté au projet que les fonds nécessaires pour atteindre l'étape suivante?
   • A-t-on utilisé une méthode d'évaluation des risques conforme aux pratiques énoncées dans le SEI's Continuous Risk Management Guidebook, un guide sur la gestion continue des risques, pour dégager et évaluer les risques associés au projet?
   • Existe-t-il une procédure établie de gestion des risques (comportant des outils, des techniques et des pratiques) obligatoire pour tous les projets?
   • La complexité du projet a-t-elle été établie dès le début du projet à l'aide de l'analyse des points de fonction (APF)
   • Se sert-on d'un outil de mesure du rendement axé sur la norme nationale CSPM pour fournir au gestionnaire de projet (de l'État), à intervalles fréquents, des données sur l'avancement des travaux, les sommes dépensées et les étapes franchies?
   • Les agents d'acquisition de TPSGC ont-ils participé dès le début de la planification du projet, afin de mettre au point un processus d'acquisition qui permet d'éliminer les retards et de dresser un plan d'acquisition qui harmonise mieux le plan d'adjudication du marché avec le plan du projet?

   Questions liées à la conception de systèmes et l'acquisition de logiciels

   Dans ce questionnaire, la conception de systèmes et l'acquisition de logiciels porte sur la transformation d'un besoin opérationnel en une description de la configuration d'un système (y compris ceux achetés) qui répond le mieux possible à ce besoin et regroupe les efforts de tous les secteurs et spécialités (conception logicielle, infrastructure, etc.) afin de produire un logiciel.

   • Existe-t-il une procédure établie pour découvrir, analyser et communiquer les attentes et les besoins des clients de façon à mieux savoir comment les satisfaire? (Cette procédure équivaut à l'étape d'analyse des besoins du système d'un cycle de vie de système traditionnel.)
   • Existe-t-il une procédure établie reliant les besoins fonctionnels aux différentes fonctions systémiques (objets, personnes, processus d'appoint, produits et services) dans le cadre des activités de conception du système ou de la sélection de solutions toutes prêtes? (Cette procédure équivaut à l'étape de la conception de systèmes.)
   • Est-ce que des solutions de rechange sont examinées avant le choix d'une solution pour résoudre le problème fonctionnel, compte tenu des contraintes en jeu? (Cette procédure équivaut à l'analyse de faire ou faire faire souvent effectuée lors de l'étape de conception du système.)
   • Établit-on les besoins au plan de l'architecture technique dans le cadre des activités de conception du système?
   • Est-ce que les projets d'achat de logiciels dénotent autant de rigueur que l'élaboration des projets, ce qui comprend l'établissement d'un budget et d'un calendrier, la gestion des risques et l'évaluation de la performance?
   • Existe-t-il des directives et une procédure consignées pour l'achat de logiciels (c'est-à-dire, normes des produits, besoins et contraintes au plan de l'architecture, etc.)?
   • Concernant l'achat de logiciels, prévoit-on une période de transition pour la mise en œuvre de ceux-ci?
   • Existe-t-il une procédure établie d'intégration et d'évaluation de systèmes afin de veiller à ce que les éléments du système fonctionnent comme un tout? (Cette procédure consiste d'abord à définir et à contrôler les interfaces ainsi qu'à vérifier les fonctions du système qui font appel à plusieurs éléments.)

   Questions liées au modèle d'évolution des capacités (CMM)

5. La gestion des exigences exige la rédaction et le maintien d'une entente avec le client sur les exigences, techniques et autres (p. ex. date d'échéance), du projet.
   
   
   • Est-ce que les clients, la direction du projet et l'équipe de projet conviennent des exigences à respecter?
   • Les exigences sont-elles documentées et les documents mis à la disposition de tous les membres de l'équipe de projet?
   • Les modifications touchant les exigences sont-elles prises en compte dans les estimations des coûts et des travaux nécessaires pour réaliser le projet ainsi que dans l'estimation de la taille du produit?
   • Les modifications concernant les exigences sont-elles négociées entre les clients, la direction du projet et l'équipe de projet, et acceptées de tous?
   • Établit-on des rapports entre les exigences et les composantes de la conception, les éléments de codage et les plans et processus d'essai?
   • Les exigences sont-elles analysées pour en déterminer l'intégralité, la clarté, l'uniformité et la faisabilité?
     
     
6. La planification de projets exige la préparation de données estimatives pour le travail à exécuter, les engagements à respecter et l'élaboration du plan d'exécution du travail.
   
   
   • Les activités du projet sont-elles définies et documentées dans un plan (plan du projet)?
   • Existe-t-il des procédures ou des lignes directrices pour évaluer les coûts et les travaux nécessaires à la réalisation du projet, et pour estimer la taille des produits?
   • Les engagements de groupes externes sont-ils consignés et font-ils l'objet d'un accord de la part des groupes concernés (c.-à-d. gestion des configurations et de la documentation, assurance-qualité, clients et sous-traitants)?
   • Le plan du projet est-il examiné par le gestionnaire de projet, les gestionnaires des autres groupes concernés et les membres de l'équipe de projet?
   • Est-ce que les risques associés au projet (coûts, ressources, calendrier, aspects techniques) sont définis, évalués et documentés?
   • Les activités prévues correspondent-elles à un cycle de vie bien défini?
   • A-t-on prévu, obtenu ou préparé les installations (espace à bureaux, matériel informatique) et les outils de soutien nécessaires?
     
     
7. Le suivi et la supervision de projets comprennent la surveillance et l'examen des réalisations et des résultats du projet par rapport aux estimations, aux engagements et aux plans. Ces derniers doivent ensuite être modifiés en fonction des résultats obtenus et des réalisations.
   
   
   • Assure-t-on un suivi fréquent des travaux, des coûts et du respect du calendrier?
   • Est-ce que la taille des produits est évaluée périodiquement, et les estimations mises à jour en conséquence?
   • Les activités sont-elles révisées et replanifiées lorsque le projet, tel que réalisé, diffère de ce qui avait été planifié?
   • Procède-t-on périodiquement à des examens de projet internes auprès des groupes concernés afin de suivre les progrès réalisés et de déceler les problèmes?
   • Est-ce que des examens sont effectués aux points de contrôle importants avec les clients afin d'examiner les résultats et les plans ainsi que l'avancement des travaux?
   • Les données estimatives et réelles portant sur le travail requis, les coûts et la taille du produit sont-elles consignées afin d'être utilisées pour la poursuite du projet et dans le cadre de projets futurs?
   • Les problèmes et les questions techniques sont-ils déterminés, documentés et font-ils l'objet d'un suivi (rapports sur les problèmes, base de données sur les questions techniques, etc.)?
     
     
8. La gestion de la sous-traitance exige la sélection d'un sous-traitant, l'établissement d'engagements avec celui-ci et le suivi et la supervision du rendement et des résultats du sous-traitant.
   
   
   • Les sous-traitants sont-ils choisis à la suite d'une évaluation de leurs capacités?
   • Existe-t-il une procédure ou des directives consignées aux fins de l'évaluation des sous-traitants?
   • Les engagements entre l'entrepreneur principal et le sous-traitant sont-ils énoncés dans un contrat?
   • L'entrepreneur principal procède-t-il périodiquement avec le sous-traitant à des examens techniques de l'équipement et de l'avancement des travaux?
   • L'entrepreneur principal procède-t-il périodiquement à des examens de la gestion du sous-traitant pour évaluer les progrès accomplis et l'état de la situation?
   • L'entrepreneur principal procède-t-il à un test de réception, test qui fait partie des critères d'acceptation du produit du sous-traitant?
   • Le rendement du sous-traitant est-il évalué périodiquement, et les résultats de cette évaluation font-ils l'objet de discussions avec ce dernier?
   • Les critères d'acceptation du produit sont-ils consignés dans un plan énonçant le test de réception dont auront convenu l'entrepreneur principal et le sous-traitant?
     
     
9. L'assurance-qualité exige l'examen et la vérification des produits et des activités, afin de s'assurer qu'ils sont conformes aux procédures et aux normes pertinentes. Il faut aussi transmettre les conclusions de ces examens et vérifications aux gestionnaires du projet et autres responsables visés.
   
   
   • Existe-t-il un plan d'assurance-qualité pour le projet, comportant des activités, des responsabilités et un calendrier?
   • Les activités d'assurance-qualité sont-elles menées conformément au plan?
   • Les résultats de l'assurance-qualité sont-ils communiqués directement à la haute direction de l'organisation?
   • Les activités d'assurance-qualité et les constatations en la matière font-elles l'objet de rapports présentés périodiquement à la direction du projet?
   • Les personnes responsables de l'assurance-qualité ont-elles une formation dans ce domaine?
   • Les cas d'inobservation qui ne peuvent être réglés au niveau du projet sont-ils référés à la haute direction?
   • Les responsables de l'assurance-qualité s'assurent-ils que les activités du projet sont conformes au plan du projet et respectent les normes et les procédures qui y sont énoncées?
   • Les responsables de l'assurance-qualité vérifient-ils que les produits sont conformes aux normes, aux procédures et aux exigences prévues dans le contrat, telles qu'énoncées dans le plan du projet ou dans la description des travaux?
     
     
10. La gestion des configurations signifie déterminer la configuration du produit, soit des produits du travail et leur description, à un moment précis; assurer le contrôle systématique des changements apportés à la configuration et maintenir l'intégrité et la traçabilité de celle-ci au cours du cycle de vie du projet.
    
    
    • Existe-t-il un plan de gestion des configurations pour le projet, comportant des activités, des responsabilités et un calendrier?
    • Les activités de gestion des configurations sont-elles conformes au plan?
    • Les produits, les outils et les logiciels ou les procédures requis pour régénérer les produits sont-ils déterminés et contrôlés?
    • Est-ce que le système où sont conservées les données relatives à la gestion des configurations sert de dépôt pour les éléments contrôlés?
    • Existe-t-il une procédure pour extraire des éléments du système de dépôt de gestion des configurations et pour les y reverser?
    • Existe-t-il une procédure pour générer des produits de base à partir du système de dépôt de gestion des configurations?
    • Dispose-t-on d'information sur le contenu des produits de base et du dépôt de gestion des configurations aux fins du projet?
    • Existe-t-il une procédure ou un mécanisme pour assurer le suivi des changements apportés aux éléments contrôlés (c.-à-d. une procédure de traitement des demandes de changement)?
      
      
11. La focalisation organisationnelle sur les processus visent la conception et le maintien des processus de l'organisation et du projet, ainsi que la coordination des activités nécessaires à l'évaluation, à l'élaboration, au maintien et à l'amélioration de ces processus.
    
    
    • Existe-t-il des activités visant à élaborer des processus normalisés et à améliorer les processus existants au sein de l'organisation?
    • La responsabilité relative à l'amélioration et à l'élaboration des processus se situe-t-elle au niveau de l'organisation plutôt qu'au niveau du projet?
    • Les processus du projet ou de l'organisation sont-ils évalués périodiquement de manière à en établir les points forts et les points faibles?
    • Est-ce que l'évaluation des processus débouche sur l'établissement et l'application de plans d'action?
    • Est-ce que l'organisation dispose d'un plan global d'élaboration et d'amélioration des processus?
    • Existe-t-il un plan de formation portant sur les processus au sein de l'organisation?
    • La haute direction fournit-elle un appui, des ressources et des fonds suffisants pour assurer l'efficacité des activités d'amélioration des processus?
      
      
12. La définition du processus de l'organisation exige l'élaboration et le maintien des processus normalisés de l'organisation ainsi que du matériel lié aux processus, comme les descriptions des cycles de vie des processus, les directives et les critères de personnalisation des processus, la base de données des processus de l'organisation et la bibliothèque de documents sur les processus.
    
    
    • L'organisation a-t-elle établi et consigné des processus normalisés (description du cycle de vie des projets)?
    • L'organisation encourage-t-elle l'utilisation de processus normalisés?
    • Existe-t-il une banque de données de référence sur les processus (description, directives de personnalisation, normes de codage, procédures d'élaboration) qui pourraient être facilement adaptées et utilisées dans le cadre des projets?
    • Les processus normalisés sont-ils périodiquement réévalués et améliorés?
    • Évalue-t-on les technologies, les méthodologies et les outils nouveaux qui se rapportent aux processus?
    • Les données estimatives et mesurées sur les processus sont-elles conservées dans une base de données afin de servir à améliorer les processus et à planifier les projets à venir (estimation de la taille du projet, données sur les travaux requis, sur la productivité, sur les défauts)?
      
      
13. Le programme de formation exige d'abord l'évaluation des besoins en formation pour la gestion de l'information et des technologies de l'information, les projets et les particuliers. Il faut ensuite élaborer les cours ou s'en procurer afin de répondre aux besoins décrits.
    
    
    • Est-ce que les besoins de formation technique et en gestion sont précisés pour chaque projet (c.-à-d. nature de la formation, personnes visées, moment où la formation est offerte)?
    • Les personnes qui travaillent à un projet reçoivent-elles la formation jugée appropriée?
    • Existe-t-il un plan de formation pour l'organisation, qui énonce les besoins de formation, les cours offerts, les crédits et les ressources disponibles, le calendrier et les normes de préparation des cours?
    • Les cours de formation sont-ils préparés à l'interne, conformément au plan de formation de l'organisation?
    • La haute direction consacre-t-elle au programme de formation l'appui, les ressources et les fonds suffisants pour en assurer l'efficacité?
    • Utilise-t-on une méthode de mesure pour établir la qualité du programme de formation?
      
      
14. La gestion de projets intégrée nécessite l'élaboration d'un processus de gestion établi pour le projet et la gestion du projet à l'aide de ce processus. Celui-ci est personnalisé à l'aide du processus normalisé de gestion de projet de l'organisation afin de répondre aux caractéristiques particulières du projet (p. ex. PMBOK).
    
    
    • Applique-t-on dans le cadre du projet des processus précis qui ont été élaborés à partir des processus organisationnels normalisés?
    • Les activités décrites dans le plan du projet concordent-elles avec les processus appliqués dans le cadre du projet?
    • Utilise-t-on les données recueillies à la suite de projets antérieurs (contenues dans la base de données sur les processus de projets de l'organisation) à des fins de planification et d'estimation? (Ces données portent notamment sur la taille des logiciels, les travaux requis, les coûts, le calendrier, la productivité et les activités.)
    • Le travail accompli, les coûts et le calendrier sont-ils gérés conformément à une procédure établie?
    • Est-ce que la taille du produit fait l'objet d'une gestion conformément à une procédure établie?
    • Est-ce que les risques associés au projet sont établis, évalués, documentés et gérés conformément à une procédure établie?
      
      
15. L'ingénierie de produits logiciels vise l'exécution des tâches de conception nécessaires à la création et au maintien des produits, à l'aide des processus de conception établis pour le projet, ainsi que des méthodes et des outils pertinents (p. ex. Méthode 1, DMRPT, etc.).
    
    
    • Existe-t-il des outils et des mécanismes efficaces à l'appui des processus logiciels du projet?
    • Existe-t-il une procédure établie et appliquée pour l'utilisation des processus logiciels?
    • Procède-t-on à une analyse et à une validation des exigences conformément à la procédure établie pour le projet?
    • Le produit est-il conçu conformément à la procédure établie pour le projet?
    • Le produit est-il mis en application conformément à la procédure établie pour le projet?
    • Les essais ont-ils été effectués conformément à la procédure établie pour le projet?
    • Les résultats d'analyse, de conception, d'application et d'essai sont-ils cohérents entre eux et concordent-ils avec les besoins du client?
    • Est-ce que les ressources nécessaires (technologies, compétences, matériel) sont disponibles?
      
      
16. La coordination intergroupes nécessite la participation d'autres groupes du projet (sur le plan de l'organisation plutôt que des membres de l'équipe du projet) notamment des groupes de l'infrastructure, des essais ou de l'assurance-qualité. Cela permet d'étudier les besoins, les objectifs et les problèmes des systèmes.
    
    
    • Les groupes de projet conviennent-ils de leurs engagements, et ceux-ci sont-ils consignés? (Les engagements peuvent être consignés dans le plan de projet.)
    • Est-ce que des représentants des groupes concernés participent à la définition des exigences du projet et aux négociations avec les clients?
    • Existe-t-il une procédure pour déceler les problèmes intergroupes, en prendre note, en faire le suivi et les régler?
    • Les groupes de projet collaborent-ils régulièrement en vue de suivre et de coordonner les activités de nature technique et de régler les problèmes techniques?
    • Utilise-t-on le plan de projet pour coordonner les activités des différents groupes et en assurer le suivi?
    • Les produits transmis à un autre groupe font-ils l'objet d'un examen en vue de s'assurer qu'ils correspondent aux besoins de ce groupe?
      
      
17. Les revues par les pairs comportent une évaluation méthodique, par les pairs du producteur, des produits pour en repérer les lacunes et les aspects à modifier.
    
    
    • Les produits font-ils l'objet d'une revue par des pairs? Parmi les produits pouvant faire l'objet d'une telle revue, pensons aux exigences techniques, à l'architecture, aux descriptions de la conception et aux plans d'essai.
    • Les documents devant être revus sont-ils remis aux examinateurs suffisamment longtemps avant la rencontre pour qu'ils puissent être examinés?
    • Est-ce que les défauts décelés lors de la rencontre d'examen sont consignés et font l'objet d'un suivi jusqu'à ce qu'ils aient été corrigés?
    • Le plan de projet ou le plan de revue par les pairs établit-il quels produits doivent faire l'objet d'une revue par les pairs?
    • Les revues par les pairs sont-ils effectués conformément à une procédure établie?
    • L'examinateur utilise-t-il une liste de contrôle énonçant chaque critère à considérer pour l'évaluation du produit?