Atelier sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation

Étape 3 : Prendre une décision informée

Une fois la situation définie et évaluée, une décision doit être prise. Les étapes 1 et 2 permettent de déterminer les critères à utiliser pour prendre cette décision ainsi que ses limites. Ces critères doivent être clairs et faciles à communiquer à ceux qui pourraient être intéressés par les résultats obtenus ou le processus suivi pour atteindre ces résultats. Dans le cas contraire, la question doit être redéfinie et clarifiée avant de continuer.

1. La personne nécessitant la mesure d'adaptation est tenue:
   • d'allouer à l'employeur ou au fournisseur de services un délai raisonnable pour répondre à la demande de mesure d'adaptation;
   • d'écouter et prendre en considération toute mesure d'adaptation raisonnable proposée par l'employeur ou par le fournisseur de services;
   • de consulter un spécialiste, tel qu'un agent des droits de la personne, un agent des ressources humaines, un représentant syndical ou un avocat, s'il s'avère difficile de déterminer le caractère raisonnable des propositions.
2. L'employeur est tenu:
   • de consulter un spécialiste, tel qu'un agent des droits de la personne, un agent des ressources humaines ou un avocat, si d'autresrenseignements sont nécessaires pour évaluer la demande;
   • d'être flexible et créatif pour tenir compte des différentes options et les élaborer; 
   • de discuter des options possibles avec la personne nécessitant la mesure d'adaptation;
   • de prendre des mesures raisonnables à l'endroit de la personne nécessitant l'adaptation sans qu'il y ait contrainte excessive. S'il n'est pas possible de satisfaire pleinement à la demande sans imposer de contrainte excessive, suggérer des options susceptibles de satisfaire partiellement aux besoins de la personne; 
   • répondre à la demande de mesure d'adaptation dans un délai raisonnable; 
   • parvenir à une entente formelle avec la personne nécessitant la mesure d'adaptation, de préférence par écrit, et faire en sorte que la mesure d'adaptation ait toutes les chances de réussir.
3. Personnes prenant part à la prise de décision
   • L'employeur prendra-t-il la décision unilatéralement, après consultation ou en collaboration avec d'autres personnes? 
   • Qui y prendra part et de quelle façon? 
   • La réponse à ces questions permettra aux autres personnes de comprendre ce que le terme " inclusion " signifie au sein de cette organisation.
4. Options disponibles
   • Est-il raisonnable de modifier le travail ou le milieu de travail? 
   • D'autres types de travail appropriés sont-ils disponibles? 
   • La personne nécessitant la mesure d'adaptation est-elle qualifiée? Sinon, de quelle formation a-t-elle besoin? Est-ce réalisable?

   Remarque : L'employé devrait continuer à recevoir le même salaire qu'avant la mesure d'adaptation, sauf si ses fonctions ont changé de façon significative ou si l'employeur s'expose à une contrainte excessive en maintenant son salaire.

5. Répercussions possibles de la décision

   La décision de mettre en place des mesures d'adaptation implique des changements qui ont eux-mêmes des répercussions pour les autres, qu'il s'agisse d'avantages ou d'inconvénients.

   • Quelles sont ces répercussions? 
   • La productivité et la qualité du travail seront-elles affectées? 
   • Comment les autres personnes risquent-elles de réagir et comment cela sera-t-il géré? 
   • Quelles mesures doivent être mises en œuvre pour que l'adaptation ait toutes les chances de réussir? 
   • Le cas échéant, comment cela influence-t-il la solution proposée?

   Voir les publications de la CFP sur " La réflexion stratégique " à l'adresse suivante : www.psc-cfp.gc.ca/research/knowledge/strathink-fra.htm 

   Pour les décisions importantes et à risque élevé, voir le Cadre décisionnel de Santé Canada à l'adresse suivante : www.hc-sc.gc.ca/hpfb-dgpsa/hcrisk_tc_f.html 

Étape 4 : Communiquer la décision

La présente étape tout aussi bien peut consister à documenter le processus d'adaptation en privé ou à tenir une réunion pour annoncer les changements susceptibles d'affecter les autres employés. Quoique les questions de dignité, de vie privée et de confidentialité demeurent primordiales, les autres personnes ont, par exemple, besoin de savoir si elles ont de nouvelles responsabilités, stations de travail ou de nouveaux horaires.

1. Élaborer une stratégie de communication
   • Qui sont les personnes concernées? 
   • Qu'est-ce qui les concerne le plus? Les communications doivent tenir compte des intérêts des personnes concernées. 
   • Qu'ont-elles besoin de savoir et de ne pas savoir? 
   • Quel message voulons-nous communiquer? 
   • Quelle est la façon la plus efficace d'annoncer la nouvelle?
2. Lorsque la mesure d'adaptation est refusée

   Les employeurs sont tenus:

   • de fournir les détails justifiant le refus de mettre en place la mesure d'adaptation lorsque cela n'est pas possible en raison d'une contrainte excessive ou d'exigences professionnelles justifiées;
   • de consulter un spécialiste, tel qu'un agent des droits de la personne, un agent des ressources humaines ou un avocat, avant de prendre la décision finale

   Il est recommandé aux personnes se voyant refuser une demande de mesure d'adaptation :

   • de demander les détails ou les preuves justifiant l'allégation de contrainte excessive ou d'exigences professionnelles justifiées par l'employeur. Présenter des détails supplémentaires concernant leurs besoins, s'il y a lieu; 
   • de consulter un spécialiste, tel qu'un agent des droits de la personne, un agent des ressources humaines, un représentant syndical ou un avocat, si la raison donnée ne semble pas fondée.

   Annexe A - Lignes directrices" Les personnes dont la demande est refusée pourraient aussi recourir à la procédure de recours prévue dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique ou communiquer avec la Commission canadienne des droits de la personne. "

Étape 5 : Mettre la décision en œuvre et assurer le suivi

La surveillance de l'avancement d'une disposition est souvent négligée. Or un plan d'action efficace de mise en œuvre répond non seulement aux questions " qui? quoi? où? quand? comment? " mais assure également le suivi de la démarche. L'élaboration d'un plan de suivi permet de mesurer le succès de la mesure, de s'adapter à de nouvelles circonstances ainsi que de tirer profit des améliorations requises. Le plan de suivi doit répondre aux questions suivantes :

• À quel moment convient-il d'évaluer l'état d'avancement et de quelle façon? 
• Comment savoir si la mesure d'adaptation est efficace? 
• Comment souhaitons-nous être tenus responsable?

1. Les personnes bénéficiant d'une mesure d'adaptation sont tenues:
   • de coopérer pour que l'entente soit fonctionnelle; 
   • d'informer l'employeur ou le fournisseur de services de l'évolution de leurs besoins et de parvenir à une entente sur un autre aménagement; 
   • d'être disposées à examiner et à modifier les modalités de la mesure d'adaptation si les circonstances ou les besoins changent et que l'entente initiale ne convient plus; 
   • d'informer l'employeur ou le fournisseur de services si la mesure d'adaptation n'est plus nécessaire.
2. Les employeurs offrant une mesure d'adaptation sont tenus:
   • d'assurer le suivi de la mesure pour garantir qu'elle répond aux besoins de la personne qui en a besoin;
   • d'être disposés à examiner et à modifier les modalités de la mesure d'adaptation si les circonstances ou les besoins changent et que l'entente initiale ne convient plus;
   • de documenter les mesures d'adaptation et d'en rendre compte, ainsi qu'être disposés à partager les pratiques exemplaires de façon confidentielle.