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Atelier sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation


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Section 4: Le processus d'adaptation

Dans la présente section, nous :

  • présentons un modèle pour guider le processus d'adaptation;
  • proposons des lignes directrices pour appuyer le présent modèle;
  • identifions à chaque étape les points où il faut être le plus vigilant.

I. Modèle de processus d'adaptation

Modèle de processus d'adaptation

Annex A Guideline:

" Les ministères et organismes devraient élaborer leurs propres procédures internes pour traiter les demandes de mesures d'adaptation, y compris les mécanismes de résolution de problèmes si une mesure d'adaptation est refusée. Tous les candidats et les employés devraient connaître ces procédures. "

Modèle de processus d'adaptation

Figure 1: Modèle de processus d'adaptation – Version textuelle

Voir aussi le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP " Lignes directrices relatives à l'évaluation des personnes handicapées " pour obtenir des précisions et d'autres renseignements sur le processus d'adaptation à l'adresse suivante : www.psc-cfp.gc.ca/ppc/disability/chap_1_f.htm 

II. Les étapes du processus d'adaptation

Tout au long du processus : Créer un milieu de travail inclusif

Seul un milieu de travail inclusif qui est basé sur le respect mutuel et la confiance peut permettre de cerner les questions difficiles sans peur de représailles ou d'embarras et de traiter ces questions de façon professionnelle. Un milieu de travail inclusif repose également sur des aménagements intentionnellement sans obstacles, des solutions créatives répondant aux besoins individuels d'adaptation et un mode de communication clair, ponctuel, visant à maximiser le rendement de tous les employés, y compris celui des personnes handicapées.

Annexe A - Lignes directrices

" Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et la Commission de la fonction publique se sont engagés à instaurer, à la fonction publique fédérale, un milieu de travail inclusif et sans obstacles dans lequel toutes les personnes bénéficient de chances égales et toutes les nominations sont basées sur le mérite. L'instauration d'un tel milieu de travail exige qu'il soit tenu compte des différences avant de procéder à l'évaluation du mérite et que les outils d'évaluation soient inclusifs et sans obstacles. La culture organisationnelle d'un ministère ou d'un organisme peut aider les personnes handicapées à se sentir accueillies dans ce milieu. Une formation sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation devrait être offerte aux gestionnaires et autres personnes, notamment aux membres des comités de sélection. "

Dans la mesure du possible, un ministère devrait planifier la conception ou la restructuration de ses systèmes, procédures et installations en tenant compte du plus grand nombre possible de types de personnes . Cela pourrait leur éviter d'avoir à rectifier leurs systèmes après coup, et leur épargner les soucis et les coûts que cela suppose. Les ministères auraient avantage à consulter des spécialistes et des personnes handicapées, que ce soit par l'entremise de leur comité ministériel des personnes handicapées ou d'une association de leur collectivité.

Voir le site Web du SCT à l'adresse suivante : www.tbs-sct.gc.ca ou pour accéder à la publication Établir un lieu de travail accueillant pour les employés handicapés ; SCT, Sujet de A-Z, Inclusion www.tbs-sct.gc.ca/tbsimScripts/topic-sujet-list-fra.asp?ID=418&view=expand; et CCDP, Publications, Une place pour tous et Guide de présélection et de sélection des employés www.chrc-ccdp.ca/discrimination/place_for_all-fr.asp 

Étape 1 : Reconnaître le besoin d'adaptation

Pour reconnaître un besoin, les employeurs, les employés et les employés éventuels doivent être prêts à s'écouter respectueusement et être attentifs aux signes qui pourraient indiquer qu'une mesure d'adaptation est requise. Les personnes handicapées ne sont pas toujours à l'aise lorsqu'il s'agit de faire connaître leur besoin d'adaptation. Cela peut amener les employeurs à penser qu'il n'y a pas de problème ou que ce n'est pas une question pressante. Souvent, le problème fait surface à la suite d'une modification du comportement ou du rendement. Nous devons être conscient que ce changement peut très bien être lié à un besoin d'adaptation.

Cela requiert de la part de toutes les personnes en cause d'être sensibilisées :

  • à ce que nous ressentons lorsqu'une personne a besoin ou sollicite des mesures d'adaptation; 
  • aux interprétations et aux suppositions que nous pouvons faire au sujet des autres ou de la situation et qui doivent être vérifiées avant de prendre des mesures;
  • à nos propres besoins et aux besoins de ceux qui risquent d'être touchés par les mesures d'adaptation.

a) Attentes de la part de la personne nécessitant des mesures d'adaptation

Les personnes qui doivent composer avec un désagrément causé par les installations, le matériel, l'application d'une règle ou d'une pratique peuvent avoir besoin d'une mesure d'adaptation afin de le surmonter . Une demande de mesures d'adaptation ne doit pas nécessairement être présentée par écrit mais elle devrait être formulée aussi clairement et précisément que possible.

Elle devrait par exemple :

  • expliquer pourquoi la mesure d'adaptation est nécessaire; 
  • détailler le besoin d'adaptation en précisant notamment quel obstacle ou désagrément doit être surmonté pour que la personne puisse réaliser ce dont elle est capable (par exemple, pouvoir lire à l'écran plus facilement et plus rapidement); 
  • indiquer approximativement la durée pendant laquelle la mesure sera requise, si celle-ci peut être cernée; 
  • le cas échéant, être accompagnée de témoignages ou de documents justificatifs tels que des évaluations écrites d'un professionnel de la santé (pour toutes questions de confidentialité, communiquer avec le CPP); 
  • recommander les mesures d'adaptation appropriées.

Annexe A - Lignes directrices: " Pour mettre en œuvre l'équité en emploi, la fonction publique fédérale encourage les membres des groupes désignés à s'auto-identifier. Toutefois, un employé n'est pas obligé de déclarer qu'il est une personne handicapée pour profiter de mesures d'adaptation ou pour se voir offrir de telles mesures. Le processus d'auto-identification est volontaire et l'information qui en résulte est confidentielle. Personne n'est tenu de s'identifier avant de bénéficier de mesures d'adaptation, ni après avoir bénéficié de telles mesures. "

b) Attentes de la part de l'employeur (ou du fournisseur de services)

Si l'employeur reçoit une demande de mesures d'adaptation, il devrait :

être conscient qu'il incombe à l'employeur ou au fournisseur de services de prendre une mesure d'adaptation, une fois la demande reçue;

prendre le temps d'écouter et de bien comprendre les besoins de la personne sollicitant la mesure d'adaptation, et examiner ses suggestions;

examiner les preuves fournies par la personne sollicitant la mesure d'adaptation pour appuyer sa demande (comme des documents médicaux);

être prêt à prendre des mesures importantes et concrètes pour répondre aux besoins de la personne sollicitant la mesure d'adaptation.

Annexe A - Lignes directrices " Une demande de mesures d'adaptation ne doit pas nécessairement être présentée par écrit mais elle devrait être formulée aussi clairement et précisément que possible. La personne à qui la demande est adressée devrait prendre les mesures suivantes :

  1. déterminer les mesures d'adaptation requises en fonction de l'information fournie par le candidat ou l'employé;
  2. consulter des spécialistes dans le domaine afin de déterminer les mesures d'adaptation appropriées dans le cas où le candidat ou l'employé ne sait pas quelles mesures sont nécessaires. Il pourrait s'agir du médecin traitant de la personne, d'un psychologue ou de centres d'expertise au sein de la Commission de la fonction publique ou du ministère responsable;
  3. fournir des mesures d'adaptation en fonction de la demande de la personne pour laquelle elles sont prises ou, au besoin, selon l'avis de spécialistes. "

L'employeur est également tenu d'offrir des mesures d'adaptation s'il est incertain des besoins d'adaptation d'une personne ou s'il remarque des changements dans son comportement ou son rendement qui pourraient indiquer un besoin d'adaptation.

Annexe A - Lignes directrices" Le processus visant à fournir une mesure d'adaptation devrait être le moins compliqué possible et respecter la dignité et la vie privée de la personne concernée. Pour qu'il en soit ainsi, dès le moment où une personne soumet sa candidature à un poste, il faudrait lui demander si des mesures d'adaptation sont nécessaires. Il conviendrait de poser la question à nouveau au moment de la nomination ou au début de tout autre processus de dotation.

Dans certaines circonstances, les employeurs peuvent être tenus d'offrir des mesures d'adaptation à un employé, même si ce dernier n'en a pas fait la demande. De telles situations devraient être traitées avec la plus grande considération pour la protection des renseignements personnels et la dignité de l'employé, et les gestionnaires peuvent souhaiter obtenir des renseignements confidentiels et des conseils de spécialiste auprès de leur ministère ou du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de la Commission de la fonction publique, avant d'entreprendre les démarches appropriées. "

Étape 2 : Recueillir l'information nécessaire

Avant de prendre une décision, il est nécessaire de recueillir toute l'information pertinente afin que les décisions soient aussi efficaces que possible.

a) Sur le milieu de travail

Une évaluation du travail et du milieu de travail révèle souvent la source des obstacles et les domaines où effectuer les changements les plus efficaces, pratiques et économiques. L'évaluation peut porter sur les éléments suivants :

  • le travail actuel de la personne nécessitant une mesure d'adaptation et la façon dont celui-ci peut être modifié; 
  • les politiques et pratiques en vigueur (ainsi, une politique qui interdit aux employés de manger ou de boire à leur bureau pourrait être modifiée pour un employé diabétique); 
  • les installations et le matériel.

b) Sur la personne nécessitant une mesure d'adaptation

Il peut être nécessaire de rassembler davantage d'informations sur la personne nécessitant une mesure d'adaptation ainsi que sur les restrictions et répercussions de sa déficience sur son travail.

Voir les Lignes directrices relatives à l'évaluation des personnes handicapées, publiées par le Centre de psychologie du personnel (CPP) de la CFP sur le site Web de la CFP : www.psc-cfp.gc.ca/ppc/disability/chap_1_f.htm

Annexe A - Lignes directrices

" Il se peut que l'on demande aux personnes qui présentent une demande de mesures d'adaptation de fournir des documents provenant d'un professionnel de la santé compétent pour préciser les limitations associées à la déficience ou le type d'aménagement qui serait le plus efficace.

Tout dossier médical fourni devrait être conservé dans la plus stricte confidentialité, à l'écart des dossiers du personnel. Ce type d'information devrait être demandée par le personnel à qui on a confié la responsabilité de s'occuper des demandes de mesures d'adaptation et ce personnel devrait avoir reçu une formation sur le traitement de renseignements médicaux potentiellement délicats. "



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