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Annexe à la Déclaration de responsabilité
de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Exercice 2010-2011

Note au lecteur

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2009, stipule que les ministères doivent prouver qu'ils se sont dotés d'un système efficace de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF).

En vertu de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir un plan d'action pour apporter les ajustements qui s'imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l'évaluation et du plan d'action.

Les systèmes efficaces de CIRF permettent d'obtenir des états financiers fiables et de fournir l'assurance que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les biens sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les ramener à un niveau raisonnable grâce à des mécanismes de contrôle efficaces et proportionnels aux risques visés.

Le maintien d'un système efficace de CIRF constitue un processus permanent dont le but est de cerner les risques clés, d'évaluer l'efficacité des contrôles connexes et d'apporter les ajustements nécessaires, ainsi que de surveiller son rendement à des fins d'amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations ministérielles de l'efficacité du système de CIRF peuvent varier d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui lui sont propres.

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Table des matières

• 1. Introduction
  • 1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme
  • 1.2 Principales données financières
  • 1.3 Ententes de service afférentes aux états financiers
  • 1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2010-2011
• 2. Environnement de contrôle du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada relatif aux CIRF
  • 2.1 Positions, rôles et responsabilités clés
  • 2.2 Principaux contrôles organisationnels en place au Secrétariat
• 3. Évaluation du système de CIRF du Secrétariat
  • 3.1 Approche en matière d’évaluation
  • 3.2 Portée de l’évaluation
• 4. Résultats de l’évaluation
  • 4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés
  • 4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés
• 5. Plan d’action
  • 5.1 Progrès accomplis en 2011
  • 5.2 Années à venir

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1. Introduction

Le présent document constitue une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers pour l'exercice 2010-2011. Il s'agit de la seconde annexe rédigée par le Secrétariat du Conseil du Trésor (le Secrétariat) faisant suite à celle élaborée pour l'exercice 2009-2010. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, le document renferme des renseignements sommaires sur les mesures prises par le Secrétariat en vue de maintenir un système efficace de CIRF. Plus particulièrement, il fournit de l'information sur les évaluations des contrôles internes qui ont été menées par le Secrétariat au 31 mars 2011, évaluations qui portent notamment sur les progrès, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que des données financières permettant de comprendre l'environnement de contrôle propre au Secrétariat.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Le Secrétariat est l'organe administratif du Conseil du Trésor. Le Conseil du Trésor est un comité du Cabinet qui est composé de ministres remplissant un large éventail de responsabilités aux chapitres de l'excellence en gestion, de l'élaboration de politiques et de la surveillance des budgets et des ressources humaines. Le Secrétariat appuie les ministres du Conseil du Trésor et contribue à l'amélioration de la gestion de l'administration publique de façon à mieux servir les intérêts des Canadiennes et des Canadiens et à optimiser l'utilisation des deniers publics. Il atteint ces objectifs en :

1. s'acquittant de ses responsabilités en tant que ministère et organisme central du gouvernement fédéral;
2. effectuant des paiements centraux et en percevant des revenus à titre d'employeur aux fins des régimes de pension et d'avantages sociaux de la fonction publique.

Bien que ces deux rôles soient importants, une majorité écrasante des dépenses, dans ces états financiers, se rapportent aux paiements centraux liés aux régimes de pension et d'avantages sociaux.

Il est possible d'obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Secrétariat en consultant le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et priorités.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) du Secrétariat pour l'exercice 2010-2011 peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat. Il est également possible d'obtenir de l'information sur les Comptes publics du Canada.

Principales données financières du Secrétariat :

• Les fonds pangouvernementaux et les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique représentaient 86 %, soit 1,959 milliard de dollars, des dépenses totales (2,273 milliards de dollars). Les paiements à titre d'employeur de la fonction publique ont trait au rôle que remplit le Secrétariat à titre d'employeur de l'administration publique centrale. Ces fonds sont utilisés aux fins des prestations de pension de la fonction publique, avantages sociaux et régimes d'assurance, ce qui inclut la part de l'employeur des cotisations d'assurance-maladie, de sécurité du revenu et d'assurance-vie, ainsi que les paiements relatifs aux coûts d'assurance-maladie provinciaux et d'autres coûts connexes. Le Secteur des pensions et avantages sociaux du Secrétariat gère la plupart de ces dépenses.
• Les recettes liées aux droits de stationnement étaient de 10,7 millions de dollars, soit 66 % des recettes totales (16,3 millions de dollars). Ces droits sont perçus auprès des fonctionnaires qui louent des places de stationnement dans les installations appartenant au gouvernement ou louées par celui-ci. En février 2010, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a révisé sa politique concernant le stationnement pour exiger que les fonctionnaires s'arrangent désormais à trouver leur propre stationnement et payent les droits directement à la société qui gère les places de stationnement. Ce changement à la politique est mis en œuvre en fonction de chaque emplacement. Ainsi, les recettes des droits de stationnement enregistrées par le Secrétariat seront en décroissance au fil des années à venir. Le Secrétariat continue à exercer une fonction de comptabilité centrale en consignant tous les droits de stationnement déposés par les autres ministères. Ces droits sont déposés directement dans le Trésor et le Secrétariat ne peut les réutiliser.
• Les comptes débiteurs liés aux cotisations des autres ministères à l'égard du régime d'avantages sociaux représentent 64 %, soit 319 millions de dollars, de l'actif total (497 millions de dollars). De plus, les comptes créditeurs qui se rapportent aux rajustements des cotisations des autres ministères au titre du régime d'avantages sociaux constituent 54 %, soit 312 millions de dollars, du passif total (578 millions de dollars). De plus, 28 %, soit 162 millions de dollars, du passif total (578 millions de dollars) sont des comptes de fin d'exercice établis aux fins du Régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime de soins dentaires de la fonction publique et du Régime de services dentaires pour les pensionnés. Ces importants comptes créditeurs et débiteurs découlent des rajustements nécessaires en fin d'exercice pour garantir une répartition appropriée des coûts associés au régime d'avantages sociaux entre les ministères.

1.3 Ententes de service afférentes aux états financiers

1.3.1 Recours du Secrétariat à d'autres fournisseurs de services du gouvernement

Le Secrétariat a recours à d'autres organismes pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers. Voici une liste non exhaustive de ces ententes :

Ententes courantes

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada exerce une gestion centrale du versement des salaires et des avantages sociaux, de l'acquisition de certains biens et services, ainsi que de l'offre de locaux pour le compte du Secrétariat.
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques au Secrétariat.

Ententes particulières

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'occupe de l'administration quotidienne du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• Chaque trimestre, le Bureau de l'actuaire en chef, qui relève du Bureau du surintendant des institutions financières, prépare une évaluation actuarielle du Régime de pension de retraite de la fonction publique.
• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s'occupe de l'administration quotidienne de certaines dépenses centrales, par exemple les cotisations de l'employeur au Régime de pension du Canada et au Régime de rentes du Québec, les cotisations d'assurance-emploi et les cotisations sociales provinciales. Ces types de dépenses sont consignés dans les états financiers du Secrétariat en tant que fonds pangouvernementaux et sont représentatifs du rôle que joue le Secrétariat à titre d'employeur de la fonction publique.

1.3.2 Recours à des fournisseurs de services non gouvernementaux par le Secrétariat

Le Secrétariat dépend des contrôles internes effectués par un certain nombre d'entreprises offrant des services précis, par exemple l'administration des régimes de soins médicaux et de soins dentaires, et les services d'assurances.

1.3.3 Services fondamentaux offerts par le SCT aux autres ministères

Divers ministères dépendent du Secrétariat pour le traitement de certaines opérations ou la cueillette d'information ayant une incidence sur leurs états financiers :

Ententes courantes

• Le Bureau du contrôleur général, au sein du Secrétariat, fournit à tous les ministères un ratio en pourcentage qui sert à déterminer le passif des indemnités de départ aux fins des états financiers ministériels.
• Le Secrétariat accorde à tous les ministères un montant en pourcentage qui leur permet de déterminer un montant annuel des services qu'ils reçoivent sans frais par rapport aux régimes de prestation d'assurance financés de manière centrale.
• Le Secrétariat fournit à tous les ministères des renseignements précis sur les calculs requis afin de déterminer la part de l'employeur dans le Régime d'avantages sociaux des employés (RASE). Le RASE comprend les coûts imputables au gouvernement pour les contributions et les paiements de l'employeur à l'égard du Régime de pension de retraite de la fonction publique, du Régime de pensions du Canada , du Régime de rentes du Québec, des Prestations consécutives au décès et du Compte d'assurance-emploi.

Ententes particulières

• Le Secrétariat fournit des services de gestion à plusieurs ministères, y compris le ministère des Finances, le Bureau du Conseil privé, le Commissariat au lobbying du Canada et l'École de la fonction publique du Canada.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2010-2011

La structure de l'Architecture des activités de programme a été restructurée de manière à présenter l'information relative au rendement et données financières dans six activités au lieu de quatre comme par le passé. Ce changement figure dans le Rapport sur les plans et priorités ainsi que dans les états financiers du Secrétariat qui présentent les six nouvelles activités en 2010-2011, comparativement aux quatre activités antérieures de 2009-2010.

2. Environnement de contrôle du Secrétariat relatif aux CIRF

Le Secrétariat reconnaît l'importance du rôle de leadership que joue la haute direction en s'assurant que tous les employés de tous les échelons comprennent leurs rôles respectifs en ce qui concerne le maintien des systèmes de CIRF efficaces, et aient tous les outils nécessaires pour exercer leurs responsabilités. L'objectif du Secrétariat consiste à améliorer constamment son environnement de contrôle interne en misant sur une approche axée sur le risque et en affectant des ressources de manière ciblée afin d'atteindre le degré d'efficacité requis à un coût raisonnable.

2.1 Positions, rôles et responsabilités essentiels

Ci-dessous sont énumérés les principaux postes et comités du Secrétariat qui sont chargés du maintien et de révision de l'efficacité de son système de CIRF.

Secrétaire – À titre d'administratrice des comptes, la secrétaire du Secrétariat assume globalement la responsabilité et la direction à l'égard des mesures prises pour maintenir l'efficacité du système de contrôle interne. Dans l'exercice de son rôle, la secrétaire préside le comité de direction du Secrétariat et est membre du Comité ministériel de vérification.

Dirigeant principal des finances – Le dirigeant principal des finances du Secrétariat relève directement de la secrétaire et assure un leadership en ce qui a trait à la coordination, à la cohérence et à l'importance de la conception et du maintien d'un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle.

Secrétaires adjoints et autres cadres supérieurs du ministère – Les cadres supérieurs du Secrétariat chargés de l'exécution des programmes sont responsables du maintien et de l'examen de l'efficacité du système de CIRF pertinent à leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification – Le dirigeant principal de la vérification du Secrétariat est placé sous l'autorité directe de la secrétaire et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l'efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification du gouvernement du Canada (CVGC) – Le Comité de vérification du gouvernement du Canada est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les états financiers et les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il est composé de trois membres externes, d'un sous-ministre ne provenant pas du Secrétariat et de la secrétaire du Secrétariat. Il examine le profil de risque du Secrétariat, ses rapports de vérification interne et son système de contrôle interne, incluant l'évaluation et les plans d'action relatifs au système de CIRF.

2.2 Principaux contrôles organisationnels en place au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

L'environnement de contrôle du Secrétariat comprend une série de mesures et d'outils qui contribuent à accroître la sensibilisation et à améliorer les connaissances et les compétences des employés sur les mécanismes de contrôle interne. Voici quelques exemples à cet égard :

• Le Bureau des valeurs et de l'éthique qui offre des programmes de sensibilisation et de conscientisation;
• Le profil de risque du Secrétariat qui est mis à jour chaque année;
• Une exigence des accréditations professionnelles comptables pour les principaux postes de gestion aussi bien qu'une section au sein de la Direction de la gestion financière dédiée au CIRF;
• Des politiques de gestion financière et de la documentation de ses principaux processus opérationnels et risques connexes ainsi que des points de contrôle pour appuyer la gestion et la surveillance de son système de CIRF;
• Un plan de vérification interne fondé sur le risque;
• Des programmes de formation et de communication courante à l'intention des employés au sujet des principaux domaines de la gestion financière et de la gestion des marchés;
• Un tableau de délégation des pouvoirs régulièrement mis à jour;
• La mise en place de systèmes de TI fiables pour le traitement des opérations financières et de passation des marchés afin d'augmenter la sécurité, l'intégrité des données, l'efficience et l'efficacité des opérations.

3. Évaluation du système de CIRF du Secrétariat

3.1 Approche en matière d'évaluation

D'après la Politique sur le contrôle interne, un système de CIRF efficace a comme objectif de fournir des assurances raisonnables selon lesquelles :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les biens sont protégés;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Avec le temps, le processus a inclus l'évaluation de l'efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF, ce qui se traduit par la surveillance et l'amélioration continues du système ministériel de CIRF.

Une conception efficace signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu'ils sont adaptés aux risques (c'est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu'ils visent atténuer) et que toutes les corrections ont été apportées. Ceci comprend le dessin des processus clés et des systèmes de TI aux principaux comptes des états financiers.

Un fonctionnement efficace signifie que l'application des principaux contrôles a été testée au cours d'une période déterminée et que toutes les corrections requises ont été apportées. Ces tests portent sur tous les niveaux de contrôle dont ceux relatifs à l'organisation ou entité, les contrôles informatiques généraux et les contrôles concernant les processus opérationnels.

Au cours du second exercice depuis l'entrée en vigueur de la Politique sur le contrôle interne, le Secrétariat a poursuivi l'amélioration de son approche concernant l'évaluation des contrôles internes. Il a adopté une approche axée sur le risque pour l'évaluation des contrôles internes en matière de rapports financiers. Cette approche consiste à déterminer quels comptes dans les états financiers annuels présentent une erreur importante qui pourrait influencer le processus décisionnel au moment de la lecture des états financiers de l'organisation, l'évaluation des risques potentiels de fraude, la complexité et le volume des transactions ainsi que la sensibilité en fonction de chacun des comptes. Tous les comptes sont regroupés dans les états financiers par catégorie tel actifs, passifs, dépenses pangouvernementales, dépenses des opérations et revenus. Pour chaque catégorie, le seuil de l'importance relative est établi à 1 % de sa valeur annuelle.

Bien que cette approche fondée sur le risque ait été adoptée en 2010-2011, sa mise en œuvre est encore en cours, elle évoluera et sera étendue sur les prochaines années. Grâce à cette approche, on a mis l'emphase sur l'évaluation des deux plus vastes programmes ayant des répercussions sur les états financiers du Secrétariat : le Régime de pension de retraite de la fonction publique et le Régime de soins de santé de la fonction publique.

Dans le cadre de son évaluation annuelle, le Secrétariat a réalisé les activités suivantes :

• L'examen des documents actuels provenant de sources internes et externes (autres ministères, compagnie d'assurance) comme partie de son évaluation en cours pour l'évolution de la conception des contrôles internes;
• L'organisation des réunions internes avec des principaux gestionnaires responsables des programmes pour discuter des contrôles internes et aussi, rencontrer les parties intéressées externes (autres ministères, compagnie d'assurance);
• L'initiative de dessiner des processus opérationnels qui comprend les diagrammes d'acheminement détaillés du fonctionnement du Régime de pension de retraite de la fonction publique, du Régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime d'assurance-invalidité et du Régime de soins dentaires de la fonction publique;
• Les examens des activités du Secrétariat associées au Régime de pension de retraite de la fonction publique pour vérifier si la conception des contrôles internes était efficace, pour repérer les lacunes et pour recommander les mesures correctives nécessaires, au besoin.

Le Secrétariat a tenu compte également des renseignements tirés des vérifications et des évaluations pertinentes, en particulier, les rapports de vérification interne suivants :

• Vérification des modalités de vérification des comptes
• Vérification de l'administration du Régime d'assurance-invalidité de la fonction publique
• Vérification des cartes d'achat

3.2 Portée de l'évaluation

Les processus opérationnels du Secrétariat sont regroupés en deux catégories, à savoir : 1) ceux qui concernent le Secrétariat en tant que ministère et 2) ceux qui touchent le Secrétariat à l'égard de son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique.

Les processus opérationnels du Secrétariat dans son rôle de ministère sont :

• Dépenses d'exploitation, y compris les marchés
• Rémunération et avantages sociaux
• Contrôles informatiques généraux
• Rapports financiers et cycle de clôture
• Budgétisation et prévisions

Les processus opérationnels du Secrétariat dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique sont :

• Paiements des pensions
• Régimes d'avantages sociaux et d'assurance
• Recouvrement du régime de prestation aux employés
• Recettes de stationnement

En 2009-2010, le Secrétariat a consacré ses efforts sur les contrôles internes relatifs aux processus opérationnels liés aux programmes qu'il gère en tant que ministère. L'organisation a fondé ses résultats sur une évaluation antérieure de son état de préparation à une vérification réalisée par un cabinet d'experts-conseils externe indépendant. En 2010-2011, le Secrétariat s'est concentré sur les processus opérationnels relatifs à son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique. L'évaluation des contrôles internes du Régime de pension de retraite de la fonction publique, du Régime de soins de santé de la fonction publique, du Régime d'assurance-invalidité et du Régime de soins dentaires de la fonction publique qui a commencé en 2010-2011 se poursuivra en 2011-2012. L'évaluation des activités de contrôles a nécessité la collecte de documents propres à chacun des programmes, des discussions avec les diverses parties intéressées, l'analyse des risques et des contrôles connexes.

4. Résultats de l'évaluation

Dans le cadre de l'évaluation des principaux contrôles des sous-processus qui ont trait aux régimes pangouvernementaux de retraite et d'avantages sociaux des employés, le Secrétariat s'est penché sur l'efficacité de leur conception et a pris des mesures correctives.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

À la fin des tests sur l'efficacité de la conception, le Secrétariat a mis à jour la documentation sur les processus opérationnels et a validé les principaux processus auprès de la gestion. Il a vérifié que les processus documentés correspondent aux pratiques en vigueur et que l'on révisait au besoin la documentation ou les processus. De plus, on a étudié les plans d'action de la gestion résultant des vérifications internes afin de déterminer les mesures qui ont été mises en place. À la suite de ces évaluations, le Secrétariat a conclu qu'il était nécessaire d'apporter les mesures correctives suivantes :

Gouvernance et supervision

• Mieux orienter la Direction de la gestion financière vers son rôle de supervision de la gestion financière dans le cadre des régimes de retraite et d'avantages sociaux de la fonction publique;
• Améliorer les documents portant sur les structures de gouvernance dans le Secteur des pensions et des avantages sociaux et préciser les rôles et les responsabilités.

Information et communication

• Améliorer les communications et l'échange de renseignements entre la Direction de la gestion financière et les principaux gestionnaires qui assument des responsabilités liées aux contrôles internes afin de s'assurer que les rôles sont bien compris;
• Mettre plus d'accent sur le transfert de connaissances afin que les connaissances ne se perdent pas lorsque des employés expérimentés quittent l'organisation.

Planification financière

• Rehausser la qualité et augmenter la quantité des documents financiers et non financiers appuyant les programmes de prestations d'assurance et l'analyse postérieur;

Documentation des contrôles et preuves de l'application des contrôles

• Accroître de façon significative la cohérence, l'exactitude et les détails des documents sur les contrôles et les procédures ainsi que sur les processus opérationnels, comme les processus des programmes de prestations de retraite et des avantages sociaux ainsi que les procédures relatives aux cartes d'achat;
• Plus d'orientation vers les problèmes des contrôles internes relatifs à la dépendance à d'autres ministères du gouvernement et à des fournisseurs de service externes;
• Mettre en place d'autres outils et procédures pour faire la preuve des contrôles;
• Plus de cohérente dans l'identification des mesures prises pour donner suite aux recommandations découlant des vérifications ou des examens;

Comptabilité

• Améliorer la cohérence et la fréquence dans l'exécution des rapprochements;
• Procéder au traitement comptable clair des revenus par rapport aux recouvrements des coûts contenus dans les états financiers.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2010-2011, le Secrétariat a canalisé ses efforts vers l'efficacité de la conception des régimes de retraite et d'avantages sociaux de la fonction publique et continuera sur la même voie en 2011-2012. Le Secrétariat a réalisé l'examen de l'efficacité de la conception sur ses processus opérationnels relatifs au crédit 1 et a commencé l'examen du régime de pension et des avantages sociaux de la fonction publique.

5. Plan d'action

En 2011 le Secrétariat visait à s'assurer que les opérations ministérielles puissent soutenir une vérification axée sur les contrôles et de documenter la gestion des fonds gouvernementaux. L'accent pour les années à venir sera sur les différents programmes de pension et avantages sociaux gérés par le Secrétariat. Ces programmes avaient été examinés de manière générale lors d'une vérification et les correctifs ont été apportés. Une analyse plus détaillée a commencé dans le but de documenter davantage les processus et les contrôles ainsi qu'une évaluation des lacunes potentielles.

5.1 Progrès accomplis en 2011

Au cours de l'exercice 2010-2011, le Secrétariat a continué de réaliser des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles. Ci-dessous se trouve le résumé des principaux progrès réalisés par le Secrétariat :

En général, le Secrétariat a réalisé les activités suivantes qui étaient prévues dans l'annexe 2009-2010 relative CIRF :

• Accompli des progrès substantiels en ce qui concerne l'élaboration d'un cadre de contrôle interne fondé sur le risque en terminant plusieurs de ses composantes principales dont une ventilation des états financiers par compte du grand livre général, une évaluation préliminaire du risque et une approche visant à établir un lien entre les contrôles internes et les comptes du grand livre général.
• Grande sensibilisation des rôles et responsabilités parmi les employés participant aux contrôles internes en matière de rapports financiers au moyen d'exposés et de rapports écrits assortis de recommandations précises.
• Établi un calendrier pluriannuel qui met l'accent sur le risque des programmes particuliers des avantages sociaux, une surveillance trimestrielle des contrôles de l'accès au système financier et de sécurité ainsi qu'une surveillance régulière des plans d'action de la gestion relatifs aux vérifications internes. De plus, le Secrétariat a examiné un certain nombre de logiciels qui seront utiles à la mise en place de son programme de surveillance permanente.
• Réalisé le calendrier de l'examen de tous les contrôles internes concernant les paiements en tant qu'employeur de la fonction publique.
• Élaboré un cadre de gestion financière ministériel préliminaire qui sera un document principal de surveillance pour le contrôle interne.

En tant que ministère, le Secrétariat a réalisé, comme prévu :

• Le test de l'efficacité de la conception des contrôles sur les processus ministériels afin de vérifier les correctifs recommandés par un cabinet d'experts-conseils externe indépendant. Les mesures correctives concernant des processus du Crédit 1 ont été menées à bien. Le Secrétariat est donc prêt à supporter une vérification axée sur les contrôles de ses processus opérationnels du Crédit 1.
• La mise à jour de la documentation et des processus dans un certain nombre de champs en se basant sur l'efficacité du test.
• L'analyse consistant à comparer les processus d'administration de la paye du Secrétariat au Modèle d'administration de la paye du Bureau du contrôleur général (BCG) et dont le résultat est la mise en œuvre des engagements sur les salaires dans le système financier.
• L'établissement des critères de risque qui seront appliqués aux catégories des transactions jugées cruciales, le renforcement des listes de vérification et l'élaboration d'un calendrier de surveillance et des rapports, suite aux recommandations d'une vérification des modalités de vérification des comptes.
• La mise en place d'une liste de vérification de client, le renforcement du processus des modalités de vérification de compte en exigeant plus de pièces justificatives pour les biens et services résultant d'un contrat et la mention de la date de signature d'approbation, en réponse à une importante recommandation d'une vérification des cartes d'achat.

Dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secrétariat a examiné les processus et les activités de contrôle dans le cadre des programmes suivants :

• Tel qu'il était prévu dans l'annexe 2009-2010, le processus opérationnel du Régime de pension de retraite de la fonction publique a été documenté, les contrôles internes examinés et des recommandations d'améliorations ont été formulées.
• Des progrès de taille ont été accomplis en ce qui concerne la documentation des processus opérationnels et les contrôles internes relatifs aux régimes de prestations d'assurance. En raison de la complexité de ces régimes, un calendrier échelonné sur trois ans, à compter de 2011-2012, a été établi pour les travaux restants. Il est prévu que plus de 75 % de ces travaux seront réalisés en 2012-13.
• Le Régime de soins de santé de la fonction publique a fait l'objet de changements importants en raison du nouveau contrat qui est entré en vigueur en 2009 et qui établit plusieurs contrôles internes supplémentaires. Des modèles de processus opérationnels régissant les paiements quotidiens et mensuels versés au titre du nouveau contrat ont été mis au point. Tel qu'il était prévu, les documents portant sur ces contrôles ont pour la grande majorité été élaborés en 2010-2011 et les autres seront terminés en 2011-2012.
• Les travaux préliminaires relatifs aux documents sur les contrôles internes du Régime de soins dentaires de la fonction publique ont été entrepris en 2010-2011 et devraient prendre fin en 2011-2012.
• Les revenus et les dépenses associés aux régimes d'assurance et d'avantages sociaux ont fait l'objet d'une étude approfondie distincte qui comprenait un examen et une évaluation de chacune des transactions et une évaluation des documents à l'appui qui a permis de formuler une série de recommandations dont la rédaction de procédures de certification et de sauvegarde des documents.
• Une série de lignes directrices et de procédures préliminaires ont été rédigées pour les organismes dont le Conseil du Trésor ne représente pas l'employeur officiel et qui participent aux régimes de soins de santé, de soins dentaires et d'assurance.
• Pour l'essentiel, le processus de schématisation des processus et d'évaluation des contrôles des crédits centraux est terminé : Crédit pour éventualités, Crédit 5; Initiatives pangouvernementales, Crédit 10; Rajustements à la rémunération, Crédit 15; Report du budget de fonctionnement, Crédit 25; et Besoin en matière de rémunération, Crédit 30.
• En 2010-2011, une vérification interne du cadre de contrôle de gestion du Régime d'assurance-invalidité a été menée. Parmi les principales recommandations découlant de la vérification, citons l'amélioration des activités d'identification, d'évaluation et d'atténuation du risque. Pour donner suite à ces recommandations, le Secrétariat est en train d'examiner les autorités et les processus opérationnels, le renforcement des mesures à évaluer et surveiller le rendement du régime, la mise en place d'un processus officiel de gestion de risque qui surveille et atténue les risques de façon systématique et, développer les stratégies des RH pour recruter et maintenir des personnes ayant des habilités appropriées pour gérer le régime. De plus, un dessin des processus et un examen des contrôles internes relatifs à ce régime qui ont commencé en 2010-2011 se termineront en 2011-2012.

5.2. Années à venir

Au cours de l'exercice 2010-2011, l'accent était les différents programmes de pension et avantages sociaux gérés par le secrétariat. Ceci demeurera l'accent primaire pour les 3 prochaines années :

D'ici la fin de 2011-2012

En général, le Secrétariat a l'intention de :

• Commencer une vérification interne du processus des frais relatifs aux règlements interministériels.
• Introduire un cadre complet de contrôle interne axé sur le risque et un calendrier de surveillance des contrôles internes;
• Publier un cadre de gestion financière qui indiquera à un haut niveau les instruments stratégiques, les principes, les processus et les contrôles dans l'organisation et, précisera les rôles et les responsabilités au sein du Secrétariat;
• Faire l'acquisition de logiciels qui serviront à la mise en place de la surveillance continue des contrôles.

En tant que ministère, le Secrétariat prévoit :

• Accroître le niveau de schématisation des processus opérationnels en détaillant d'autres processus opérationnels ministériels comme l'approvisionnement au paiement et la rémunération et les avantages sociaux. Ceci aidera aussi à identifier l'efficience des processus, les besoins en matière de formation et le transfert de connaissance;
• Revoir et restaurer les codes d'objet relatifs aux dépenses afin de s'assurer de la disponibilité de l'information crédible et détaillée pour l'administration du ministère et le Parlement;
• Diffuser les documents relatifs aux rôles et responsabilités, procédures et lignes directrices concernant la gestion des cartes d'achat, la mise en œuvre des programmes de formation et de surveillance.

Dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secrétariat, a l'intention de :

• Achever l'application des mesures correctives pour donner suite aux recommandations découlant de l'examen des contrôles internes dont a fait l'objet la portion de l'administration du Régime de pension de retraite de la fonction publique relevant du Secrétariat;
• Réaliser une vérification interne du cadre de gestion de contrôle relatif au régime de pension de la fonction publique;
• Terminer le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Régime de soins de santé de la fonction publique;
• Achever le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Régime d'assurance-invalidité;
• Continuer le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Régime de soins dentaires de la fonction publique;
• Débuter le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs aux contributions versées au Régime de pensions du Canada et au Régime de rentes du Québec, aux cotisations sociales provinciales et aux cotisations d'assurance-emploi;

D'ici la fin de 2012-2013

En général, le Secrétariat a l'intention de :

• Mettre en œuvre l'intégralité du programme de surveillance des contrôles internes fondés sur le risque;
• Accroître l'utilisation des techniques et des outils (ex : surveillance permanente) qui permettront également de rehausser l'efficacité et l'efficience des contrôles internes.

En tant que ministère, le Secrétariat prévoit :

• Élargir le test de l'efficacité opérationnelle en cours à d'autres processus opérationnels du ministère;
• Vérifier le cadre de gestion de risque, l'administration des TI et les pratiques de passation des marchés.

Dans son rôle de gestionnaire des fonds pangouvernementaux et des paiements en tant qu'employeur de la fonction publique, le Secrétariat, a l'intention de :

• Réaliser le dessin et l'évaluation des contrôles internes entourant le régime des soins dentaires de la fonction publique;
• Réaliser le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs aux contributions versées au Régime de pensions du Canada et au Régime de rentes du Québec, aux cotisations sociales provinciales et aux cotisations d'assurance-emploi;
• Débuter le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Régime de services dentaires pour les pensionnés et au Régime d'assurance-revenu militaire;
• Commencer le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Régime québécois d'assurance parentale et aux régimes provinciaux de soins de santé;
• Débuter le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique;
• Commencer le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Plan d'apprentissage mixte du Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Débuter le dessin et l'évaluation des contrôles internes relatifs au Régime de prestations supplémentaires de décès.