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Fil d'Ariane
ARCHIVÉ - Bibliothèque et Archives Canada
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Message du ministre
Le gouvernement du Canada s'est engagé à bâtir un pays où tous les citoyens et les citoyennes auront la possibilité de participer à sa vie culturelle et économique. Notre gouvernement reconnaît pleinement l'importance des arts et de la culture dans l'atteinte de cet objectif. Les différents organismes relevant du ministère du Patrimoine canadien, tels que Bibliothèque et Archives Canada (BAC), œuvrent dans le but de nous permettre de célébrer et de partager notre riche patrimoine historique, culturel, artistique et social.
Durant l'année 2008-2009, BAC a réalisé d'importants progrès afin de devenir une institution du savoir qui réponde aux besoins des Canadiens et des Canadiennes du XXIe siècle. Alors que les citoyens se tournent de plus en plus vers l'Internet pour chercher de l'information, le site Web de BAC est devenu une destination privilégiée pour ceux et celles qui s'intéressent notamment à la généalogie et à la démocratie canadienne. Sur un autre plan, BAC a continué de soutenir les engagements du gouvernement en matière de reddition de comptes, en s'assurant que les documents significatifs produits par le gouvernement fédéral sont préservés et accessibles.
En tant que coprésentateur du Congrès international des bibliothèques et de l'information qui a eu lieu à Québec en 2008, BAC a eu l'occasion de partager son expertise et ses idées avec quelques milliers de délégués provenant de partout dans le monde sur des questions reliées à la gestion des documents numériques. Grâce à des partenariats avec des institutions américaine et irlandaise, Bibliothèque et Archives Canada permettant aux Canadiens de découvrir des sources documentaires d'intérêt pour eux, bien que conservées à l'extérieur du pays. En collaboration avec la National Archives and Records Administration des États-Unis; BAC a présenté l'exposition 1783 : Sujet ou citoyen? Le Traité de Paris, où le public a pu voir des documents qui ont forgé l'Amérique du Nord d'aujourd'hui. Les Archives nationales d'Irlande et BAC ont tissé des liens entre les communautés canadienne et irlandaise en facilitant l'accès aux données des recensements irlandais qui permettent à plusieurs Canadiens de lier leur histoire personnelle à leurs racines.
À titre de ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles, j'ai le plaisir de présenter le Rapport ministériel sur le rendement 2008-2009 de Bibliothèque et Archives Canada. Ce rapport rend compte en détail des réalisations de BAC et démontre de quelle manière l'institution soutient les priorités de notre gouvernement. Je tiens à souligner les efforts déployés par le personnel de BAC tout au long de l'année pour renforcer les liens qui nous unissent tous et toutes en tant que citoyens de ce pays, et ainsi contribuer à notre fierté collective.
L'honorable James Moore, C. P., député
Ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles
Section I: Aperçu
Raison d'être
Tel qu'énoncé dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le mandat de Bibliothèque et Archives Canada consiste à :
- préserver le patrimoine documentaire du Canada pour les générations présentes et futures;
- être une source de savoir permanent accessible à tous, qui contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue le Canada;
- faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à la préservation et à la diffusion du savoir;
- servir de mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.
Responsabilités
La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada confie à BAC un large et ambitieux mandat en matière d'acquisition, de conservation et de diffusion de la mémoire collective du Canada. Grâce à un processus pluriannuel continu à l'échelle de l'organisation, nous avons accentué et concentré nos efforts sur les activités les plus pertinentes à notre mandat et aux intérêts des Canadiens. Conformément aux priorités gouvernementales, nous avons entrepris de revoir nos processus et de repenser nos pratiques afin d'optimiser nos ressources.
Les documents contenus dans notre collection, quel qu'en soit le support, proviennent essentiellement de trois sources. Premièrement, les ministères et organismes du gouvernement canadien nous transfèrent leurs documents ayant une valeur administrative et historique. Deuxièmement, les éditeurs sont tenus, en vertu d'une obligation légale, de fournir des exemplaires de toutes les œuvres publiées au Canada (dépôt légal). Troisièmement, BAC acquiert plusieurs documents sous forme de dons, en achète un certain nombre et en recueille directement sur Internet.
Pour faciliter la consultation de sa collection, BAC décrit ses documents selon des normes nationales et internationales, qu'il contribue à élaborer et à tenir à jour. Nous sommes constamment à la recherche de façons d'améliorer l'accès aux ressources informationnelles. Bibliothèque et Archives Canada gère la préservation de cette inestimable collection de documents sur tout support, au bénéfice des générations futures.
En assumant nos responsabilités en matière de gestion des documents du gouvernement canadien, sur support numérique, papier ou autre, nous soutenons la responsabilité et la prise de décision gouvernementales. Les citoyens peuvent ainsi connaître les actions réalisées par leur gouvernement dans le passé. Nos huit Centres de services régionaux (anciennement connus sous le nom des Centres fédéraux des documents) gèrent les documents contemporains sur tout type de support pour plus de 90 organisations fédérales à travers le pays. Plus généralement, nous dirigeons un vaste examen de la tenue des documents gouvernementaux et nous identifions les améliorations à y apporter afin d'aider le gouvernement à respecter ses priorités et à améliorer l'accès à ses documents.
Bibliothèque et Archives Canada : bâtir la mémoire collective du Canada et la rendre accessible aux Canadiens
- 22 millions de livres, de périodiques, de journaux, de microfilms, de manuscrits littéraires et de publications gouvernementales
- 167 000 mètres linéaires de documents textuels gouvernementaux et privés
- 3 millions de dessins architecturaux, de cartes et de plans
- 25 millions de photographies
- 351 000 heures de films et d'enregistrements visuels et sonores
- La collection nationale de portraits, qui comprend 21 000 œuvres d'art et plusieurs milliers de caricatures
- Une collection de musique de 555 000 pièces
- Une collection d'art documentaire de 365 500 pièces, comprenant des aquarelles, des esquisses, des miniatures et des peintures à l'huile
- Un million de pièces de la collection philatélique
- Plus d'un milliard de mégaoctets de contenu numérique
Source : Bibliothèque et Archives Canada
Nous faisons connaître notre collection de diverses manières. Le site Web de Bibliothèque et Archives Canada est devenu un outil de premier plan pour les Canadiens et toutes les personnes qui s'intéressent au Canada. Notre personnel organise des expositions et des activités éducatives dans les locaux de l'institution et de ses partenaires partout au Canada. Nous aidons les utilisateurs à comprendre comment notre collection et nos ressources documentaires sont organisées, et nous les assistons dans leurs recherches (voir figures 1 à 3 à la page suivante relative aux services de BAC). S'il y a lieu, nous protégeons les droits liés aux documents, tels que les droits d'auteur et les renseignements personnels. Les responsabilités de BAC en matière d'accès à l'information impliquent souvent l'examen de documents d'archives provenant de tous les ministères et organismes du gouvernement canadien, de dossiers d'employés d'anciens membres du personnel civil et militaire du gouvernement, et des documents organisationnels de BAC.
BAC travaille en partenariat avec les bibliothèques et les centres d'archives de toutes les régions du Canada. Nous partageons des documents et aidons d'autres bibliothèques et centres d'archives du pays à en faire autant. S'ajoute à cette collaboration la coordination des services de bibliothèque des ministères et organismes fédéraux. Enfin, notre programme national de développement des archives soutient financièrement les centres d'archives du pays, afin de les aider à préserver et à rendre accessible la mémoire collective du Canada.
Tendance continue vers une augmentation des services en ligne offerts par BAC aux Canadiens
Figure 1. Nombre total de demandes faites par des Canadiens auxquelles a répondu BAC par le biais des services traditionnels (référence, AIPRP, consultation)
Figure 2. Nombre total de pages vues sur le site Web de Bibliothèque et Archives Canada (en millions)
Résultat stratégique et architecture des activités de programme
Ce diagramme illustre notre architecture des activités de programme (AAP). Il présente nos principales activités et les éléments clés de chacune, qui nous permettent d'atteindre nos objectifs. Les collections de BAC, ainsi que ses responsabilités (gérer la disposition des documents du gouvernement canadien, gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada, faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux Canadiens), contribuent à améliorer les connaissances en ce qui concerne l'histoire et le patrimoine culturel du Canada et encouragent la participation du public à cet égard. Ainsi, l'AAP de BAC est liée principalement à une des priorités du gouvernement canadien, soit « Les affaires sociales », plus précisément au volet « Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques ».
Figure 4. Architecture des activités de programme de BAC
Note : les Centres fédéraux des documents à appellement maintenant « Centre de services régionaux ».
Source : Bibliothèque et Archives Canada
Bibliothèque et Archives Canada contribue également à la réalisation d'autres priorités gouvernementales; une gestion efficace des documents constitue le fondement administratif et opérationnel nécessaire au gouvernement pour offrir des services de qualité aux Canadiens et soutient pleinement la priorité « Affaires gouvernementales ». Nos responsabilités en matière de gestion des documents gouvernementaux soutiennent la responsabilité et la prise de décision gouvernementales, ainsi qu'un système juridique et judiciaire équitable et accessible pour tous.
Sommaire – Rendement
| Dépenses prévues | Total des autorisations | Dépenses réelles |
|---|---|---|
| 175 671,0 $ | 172 657,8 $ | 126 592,5 $ |
Pour informations sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de BAC.
| Ressources prévues | Ressources réelles | Écart |
|---|---|---|
| 1 143 | 1 152 | 9 |
Tableau de synthèse du rendement
| Indicateurs de rendement | Objectifs | Rendement de 2008-2009 |
|---|---|---|
| Narratifs (Préservation, développement de la collection, accessibilité) | Non précisés à ce niveau en 2008-2009 | Le résumé des progrès accomplis est présenté plus bas, dans la contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques. |
| Activité de programme | 2007-2008 Dépenses réelles | 2008-09 | Concordance avec les résultats du gouvernement du Canada | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Budget principal des dépenses | Dépenses prévues | Total des autorisations | Dépenses réelles | |||
| 1.1 Gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à valeur continue | 13 588,0 | 12 002,0 | 11 954,0 | 13 654,2 | 13 938,8 | Affaires gouvernementales
Affaires sociales Une culture et un patrimoine canadiens dynamiques |
| 1.2 Gérer le patrimoine documentaire qui présente un intérêt pour le Canada | 68 910,9 | 77 166,0 | 95 554,0 | 83 773,2 | 68 776,8 | |
| 1.3 Faire connaître le patrimoine documentaire et le rendre accessible aux fins d'utilisation | 39 957,1 | 68 434,0 | 68 163,0 | 75 230,4 | 43 876,9 | |
| Total | 122 456,0 | 157 602,0 | 175 671,0 | 172 657,8 | 126 592,5 | |
Note : Une gestion efficace des documents constitue l'assise administrative et opérationnelle nécessaire au gouvernement pour offrir des services de qualité aux Canadiens. Elle soutient la responsabilité ministérielle et de gestion au sein du processus démocratique canadien. Par conséquent, l'activité de programme 1.1 soutient la priorité « Affaires gouvernementales » du gouvernement canadien.
Une grande partie des 46,1 millions d'écart entre le total des autorisations et les dépenses réelles, soit 42,4 millions, résulte de décisions prises à l'égard de trois grands projets de construction. Deux projets inscrits dans l'activité de programme 1.2 ont été approuvés : une nouvelle installation pour l'entreposage de collections et une nouvelle installation pour la préservation de documents à base de cellulose de nitrate tel que film, photos et négatifs faisant partie du patrimoine documentaire du Canada. Cependant, 5,8 millions ont été reportés en 2009-2010, et 6,8 millions en 2010-2011, soit au moment où les travaux de construction auront effectivement lieu. Dans l'activité de programme 1.3, la somme de 29,8 millions accordée pour la construction d'un édifice destiné à loger les activités et expositions du Musée du portrait du Canada a été bloquée en novembre 2008 lorsque le gouvernement a décidé d'abandonner ce projet.
Pour plus d'informations, veuillez consulter le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de Bibliothèque et Archives Canada.
Contribution des priorités à l'atteinte des résultats stratégiques
Les priorités énoncées dans le Rapport sur les plans et les priorités pour l'année 2008-2009 sont les cinq choix stratégiques qui orientent les décisions de l'organisation en matière de gestion et d'utilisation des ressources depuis 2006. Nous sommes actuellement à évaluer ces choix stratégiques au moyen d'une méthode d'évaluation formative. Cet exercice permettra une solide évaluation du rendement de BAC par rapport à l'atteinte d'objectifs élevés associés aux choix stratégiques. Le résultat de l'évaluation sera présenté dans le RMR de 2009-2010. En ce qui concerne le rapport de 2008-2009, nous avons exposé les résultats des activités de programme en les mettant en correspondance avec chacun des choix stratégiques qui orientent les actions en vue de l'atteinte des résultats stratégiques de BAC.
| Choix stratégiques | Type | État d'avancement / Lien avec les activités de programme |
|---|---|---|
| 1. BAC apportera toutes les modifications nécessaires à ses activités afin de s'adapter aux besoins de l'environnement de l'information numérique et de tirer profit de ses possibilités. | Déjà établi | Activité de programme 1.1
|
| 2. BAC rehaussera la pertinence et l'accessibilité de ses collections ainsi que l'expertise offerte aux Canadiens vivant à l'extérieur de la région de la capitale nationale | Déjà établi | Note : Les actions réalisées dans le cadre du choix stratégique 1, qui enrichissent et améliorent les collections, les outils et les ressources en ligne de BAC, contribuent également à ce 2e choix stratégique. Activité de programme 1.2
|
| 3. BAC mettra l'accent sur son rôle en matière de gestion de l'information du gouvernement du Canada relativement à l'élaboration d'une tenue de documents efficace. | Déjà établi | Activité de programme 1.1
|
| 4. BAC utilisera systématiquement les ententes de collaboration et s'acquittera de plus en plus de son mandat par l'entremise des autres ou avec les autres. | Déjà établi | Activité de programme 1.1
|
| 5. BAC veillera à ce que les consultations menées auprès des citoyens et des clients ainsi que les résultats des évaluations fassent partie de la prise de décisions. | Déjà établi | Activité de programme 1.3
|
Tirer parti de l'expérience pour orienter les futurs changements à BAC
En 2008, Bibliothèque et Archives Canada a entrepris d'opérationnaliser les principales composantes nécessaires à l'atteinte de ses objectifs stratégiques, tels que stipulés dans sa loi constitutive et dans l'énoncé de ses choix stratégiques. Nous avons d'abord réalisé divers projets qui ont fourni les bases à la modernisation de l'institution et de ses trois principaux secteurs de responsabilité.
Acquisition et documentation : Nous avons d'abord examiné de quelle manière nous pourrions le mieux orienter, coordonner et articuler les choix que BAC devra faire en matière d'acquisition de documents, considérant son mandat et ses responsabilités dans un environnement numérique. Nous avons notamment évalué comment nous pourrions collaborer avec d'autres institutions du savoir lors de projets d'acquisition. Nous avons aussi établi comment tenir compte des conséquences financières à long terme de toute acquisition, tels que les coûts de préservation et de gestion de la collection.
Préservation : Nous avons commencé à revoir nos activités et priorités en matière de préservation, incluant la gestion permanente des contenus numériques. Considérant la portée et l'envergure de notre collection actuelle, et notre engagement à en améliorer l'accessibilité, nous sommes à évaluer comment assurer un équilibre entre nos choix d'acquisition et de préservation, en tenant compte de critères tels que la valeur documentaire et les coûts liés à la préservation et à l'accessibilité à long terme.
Exploration des ressources : Nous avons entrepris des actions dans le but de permettre aux utilisateurs de repérer les documents plus facilement et de façon plus intuitive, ainsi que de trouver des ressources additionnelles. Nous avons aussi commencé à réfléchir à la manière d'explorer de nouveaux modes de collaboration, afin que les utilisateurs et nos différents partenaires puissent fournir, à propos des documents et de leur contexte de création, des informations qui pourraient servir à d'autres utilisateurs.
Nous avons également identifié deux questions de gestion interne auxquelles il faudra répondre pour atteindre une efficacité maximale. Premièrement, nous avons examiné de quelle manière nous pourrions aider nos employés professionnels à gérer les changements majeurs auxquels ils devront faire face à l'avenir dans leur travail. Deuxièmement, nous avons commencé à réfléchir à la façon de moderniser les fonctions dans des secteurs tels que les ressources humaines, l'élaboration des politiques et les technologies de l'information qui sont essentiels à l'atteinte de nos objectifs.
Bien que ces travaux n'en fussent qu'à leurs premières étapes à la fin de 2008-2009, ils indiquaient tout de même d'importants changements à l'horizon pour BAC. Nous avons l'intention de tenir compte de cette réflexion générée par l'exercice de modernisation en évaluant nos résultats et nos stratégies pour 2008-2009.
Analyse des risques
Bibliothèque et Archives Canada évolue dans un environnement caractérisé par le changement rapide. À BAC, le processus de planification et d'établissement des priorités repose sur une analyse détaillée des risques. Dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2008-2009, nous avons identifié cinq risques associés aux activités de programme de BAC. Ils concernent la préservation du patrimoine documentaire en formats numérique et analogique dans un environnement numérique, les pressions et les risques financiers liés aux technologies que nous utilisons ou que nous avons l'intention d'adopter, notre infrastructure et les ressources humaines dont nous avons besoin pour la prestation de programmes et de services aux Canadadiens.
Ces risques découlent en bonne partie du fait que les Canadiens s'attendent à pouvoir consulter en ligne les documents de la collection de BAC, quel qu'en soit le support original, et même si la demande est encore forte pour nos services traditionnels. L'information, incluant celle produite par le gouvernement, est créée de plus en plus sous forme numérique (les sites Web et les courriels en sont un bon exemple), alors que la quantité de documents non numériques que nous recueillons continue d'augmenter; tout ceci pose des défis considérables aux activités de développement, de documentation et de préservation de notre collection. Nous avons travaillé avec des collègues du Canada, du gouvernement et de partout dans le monde, afin de trouver des moyens efficaces de relever ces défis et d'atténuer les risques. À mesure que nous avons renouvelé nos effectifs, nous avons recherché des employés et des gestionnaires capables d'œuvrer dans cet environnement complexe en constante évolution, possédant à la fois des compétences nouvelles et traditionnelles, ainsi que la capacité d'innover et de relever les défis du XXIe siècle en matière de leadership et de capacité.
Les gestionnaires de BAC ont respecté les priorités de l'institution et cherché à réduire les risques, afin de répondre le mieux possible aux défis du monde de l'information numérique dans les activités de programme régulières. Par exemple, nous avons réduit les risques associés à la viabilité financière et ceux associés à notre infrastructure en examinant plus attentivement notre mode d'entreposage des documents gouvernementaux. Entre autres, nous avons entrepris de concentrer nos ressources uniquement sur l'entreposage des documents ayant une valeur archivistique. Cette mesure permet à BAC de diminuer les coûts ainsi que le besoin d'acquérir et de gérer des espaces d'entreposage. De même, nos processus de vérification et d'évaluation nous permettent d'identifier et de réduire certains risques.
Le monde des bibliothèques s'est réuni dans la ville de Québec
En août 2008, BAC accueillait à Québec, en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec, le 74e congrès et l'assemblée générale de la Fédération internationale des associations de bibliothécaires et d'institutions (IFLA). Environ 3 000 délégués d'une centaine de pays ont participé à ce congrès international des bibliothèques et de l'information, le plus grand événement de ce genre au monde.
Lors de ce congrès, un groupe composé de représentants de bibliothèques nationales de différents pays a été mis sur pied afin de discuter de questions relatives aux systèmes d'information sur les formats de fichiers de données et à leur rôle dans la préservation numérique. Ce groupe intitulé Unified Digital Registry Working Group a pour objectif de concevoir un outil automatisé qui rendra accessibles les informations sur les formats de fichiers de données, permettant un enregistrement efficace des métadonnées. Puisque notre objet de travail est de plus en plus constitué de vastes collections de documents numériques sous différents formats, cet outil permettra des avancées importantes en matière de préservation numérique.
Profil des dépenses
Le graphique ci-dessous montre l'évolution des dépenses sur une période de six ans (dépenses réelles durant les trois premières années et dépenses prévues au cours des trois suivantes).
Figure 5. Tendance au chapitre des dépenses
Le niveau élevé de dépenses pendant quatre années, à partir de 2007-2008, est dû au financement temporaire accordé aux projets ponctuels décrits plus bas. Lorsque ces projets seront complétés, les dépenses diminueront de 26 millions, ce qui nous ramènera approximativement au niveau de financement permanent de BAC.
- Pendant trois ans, commençant en 2007-2008, un montant de 21,7 millions de dollars aura été investi pour remplacer des systèmes obsolètes et acquérir la capacité de gérer les publications électroniques et les documents numériques du gouvernement canadien.
- En 2008-2009, BAC a obtenu l'autorisation de construire de nouvelles installations pour la préservation de documents à base de cellulose de nitrate (photographies et films anciens). Nous prévoyons dépenser 12,5 millions de dollars en 2009-2010 et un autre 1,5 million l'année suivante.
- Les dépenses prévues comprennent aussi 24,1 millions en 2010-2011 pour accroître la capacité d'entreposage de la collection de BAC.1
Ces projets contribuent au mandat de BAC qui consiste, notamment, à préserver le patrimoine documentaire du Canada. BAC continue de veiller à ce que la capacité de préservation dont elle dispose corresponde aux besoins de la collection.
1Notez que ces montants sont sujets à modification. D'autres détails seront fournis dans les prochains RPP et RMR.
Pour informations sur les écarts financiers, consultez le sommaire financier sur le rendement 2008-2009 sur le site de BAC.