ARCHIVÉ - Tribunal de la dotation de la fonction publique

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2007-2008
Rapport ministériel sur le rendement

Tribunal de la dotation de la fonction publique

La version originale a été signée par
L'honorable James Moore, C.P. député
Ministre du Patrimoine canadien et des Langues officielles

Table des matières

SECTION I : APERÇU 

SECTION II : ANALYSE DE L’ACTIVITÉ DE PROGRAMME PAR RÉSULTAT STRATÉGIQUE

SECTION III : RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

SECTION IV : AUTRES POINTS D’INTÉRÊT

SECTION I – Aperçu

Message du président

La deuxième année complète de fonctionnement a été un jalon marquant dans l’existence du Tribunal de la dotation de la fonction publique : il a fallu mettre à l’épreuve les modalités, les systèmes et les politiques mis en place l’année précédente pour recevoir et résoudre les plaintes liées à la dotation.

L’un des principaux défis auxquels le Tribunal a fait face durant l’année a été l’accroissement considérable de sa charge de travail, le nombre de plaintes ayant passé de 438 en 2006-2007 à 742 en 2007-2008. Cette augmentation de 69 % souligne l’importance d’un solide système de gestion des cas pour assurer le traitement des plaintes par le Tribunal dans des délais raisonnables. À cette fin, des améliorations d’ordre technique ont été apportées au système pour assurer un meilleur contrôle des dossiers, résoudre les problèmes et générer un plus grand nombre de rapports. L’efficacité du système de gestion des cas revêt une importance capitale pour le succès des principales fonctions du Tribunal soit l’arbitrage et la médiation des plaintes en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP).

D’emblée, l’un des principaux objectifs du Tribunal a été d’aider les parties à régler les plaintes par voie de médiation ou d’un autre processus informel, plutôt que par la tenue d’une audience. Les avantages de la résolution informelle des conflits sont bien connus :

• ce sont les parties – plutôt qu’un tiers – qui en déterminent le résultat;
• comme les parties en déterminent le résultat, cela améliore les chances d’un règlement durable qui les satisfasse davantage;
• le rapport entre les parties est resserré grâce à un processus qui leur permet de discuter des problèmes et des solutions possibles dans un environnement propice.

Ainsi, le Tribunal offre aux parties plusieurs possibilités de régler la plainte avant la tenue d’une audience. Outre la médiation, le Tribunal accorde un délai de 25 jours pour que les parties se communiquent les renseignements pertinents et demande aux plaignants de présenter leurs allégations par écrit et aux administrateurs généraux d’y répondre par écrit dans les délais prévus. De plus, le Tribunal organise une conférence préparatoire pour chaque plainte mise au rôle afin d’en simplifier l’audience. Dans plusieurs cas, la plainte est réglée à l’issue de la conférence préparatoire.

Les services de médiation du Tribunal se sont avérés très fructueux en 2007-2008. Sur les 119 séances de médiation menées durant l’année, 96, ou 81 %, se sont soldées par le retrait de la plainte.

Dans l’ensemble, le pourcentage de plaintes réglées sans une décision du Tribunal est passé de 86 % en 2006-2007 à 95 % en 2007-2008. Outre les 742 plaintes reçues durant l’année, 255 ont été reportées de l’exercice 2006-2007. La plupart de ces plaintes ont été soit retirées à l’une des étapes de la procédure de règlement des plaintes, soit déboutées faute de compétence ou du fait qu’elles avaient été déposées hors délai. Seulement 35 des 995 dossiers ont fait l’objet d’une audience ou d’une instruction sur dossier¹ menée par un membre du Tribunal sur le bien-fondé de la plainte.

C’est grâce à ses modes informels de résolution des conflits que le Tribunal aide à instaurer la confiance entre les gestionnaires et les employés, ce qui favorise des relations patronales-syndicales davantage fondées sur la collaboration. Dans les cas où une plainte a fait l’objet d’une audience et où le Tribunal a rendu une décision, celui-ci s’est efforcé de mieux faire comprendre la latitude dont jouissent les administrateurs généraux aux termes de la LEFP pour procéder à des nominations dans la fonction publique fédérale.

Le Tribunal a constaté par exemple, dans la décision Visca² et dans d’autres, que les administrateurs généraux ne se prévalent pas pleinement de la latitude qui leur est conférée et que même si certaines pratiques courantes sous le régime de l’ancienne LEFP – comme le classement des candidats – ne constituent pas un abus de pouvoir en soi, elles témoignent d’une certaine hésitation à épouser entièrement l’esprit et l’objet de la nouvelle LEFP et doivent donc être découragées. Par ses décisions, le Tribunal aide les gestionnaires et les employés à mieux comprendre et appliquer les dispositions de la nouvelle Loi.

J’ai donc le plaisir de rendre compte du rôle décisif que le Tribunal continue de jouer dans la modernisation de la fonction publique en favorisant et en appuyant un dialogue constructif entre les parties et en établissant la direction pour un usage approprié de la marge de manœuvre conférée par la LEFP.

Guy Giguère                  
Président et premier dirigeant    

¹ Une instruction sur dossier consiste en une décision rendue par un membre du Tribunal sur la base d’arguments écrits soumis par les parties.

² Visca c. le Sous-ministre de la Justice et al., [2007] TDFP 0024.

Déclaration de la direction

Je soumets, en vue de son dépôt au Parlement, le Rapport ministériel sur le rendement de 2007-2008 du Tribunal de la dotation de la fonction publique.

Le présent document a été préparé conformément aux principes de présentation des rapports énoncés dans le Guide pour la préparation de la Partie III du budget des dépenses 2007-2008 : Rapports sur les plans et les priorités et Rapports ministériels sur le rendement :

• il respecte les exigences spéciales relatives à la présentation de rapports, énoncées dans les directives du Secrétariat du Conseil du Trésor;
• il repose sur l’architecture des activités de programme et les résultats stratégiques approuvé du Tribunal;
• il présente des informations cohérentes, complètes, équilibrées et fiables;
• il tient lieu de fondement à la responsabilisation à l’égard des résultats obtenus au moyen des ressources et des pouvoirs confiés au Tribunal;
• il présente les résultats financiers en fonction des montants approuvés dans le Budget des dépenses et les Comptes publics du Canada.

Guy Giguère                  
Président et premier dirigeant                 

Renseignements sommaires

Raison d’être

Le Tribunal de la dotation de la fonction publique (« TDFP » ou « Tribunal ») est un tribunal indépendant et quasi judiciaire créé par la Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP) dans le cadre des nouveaux instruments de recours relatifs aux plaintes en matière de dotation.

Le TDFP a pour mandat d’instruire les plaintes relatives aux nominations internes, aux mises en disponibilité, à la mise en place de mesures correctives ordonnées par le Tribunal ou à la révocation d’une nomination, et de statuer sur ces plaintes.

Le TDFP peut offrir des services de médiation à n’importe quelle étape d’une instruction pour régler une plainte.

Lorsqu’il décide du bien-fondé d’une plainte relative à une nomination interne ou à une mise en disponibilité, le Tribunal peut interpréter et appliquer la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP).

Mission

Le TDFP a pour mission de contribuer à une fonction publique compétente, impartiale et représentative par le traitement impartial et dans les meilleurs délais des conflits relatifs aux processus internes de dotation et de mise en disponibilité du gouvernement du Canada. Cela consiste :

• à rendre des décisions judicieuses et raisonnables;
• à s’assurer que les parties bénéficient d’un traitement équitable;
• à traiter les plaintes dans les meilleurs délais;
• à aider les parties à résoudre les plaintes par un mode alternatif de règlement des conflits (MARC);
• à veiller à ce que tous les processus soient justes et transparents;
• à fournir aux intervenants un accès convivial aux services et aux renseignements du TDFP;
• à éduquer et à informer les clients et le public sur le rôle, les services et la jurisprudence du TDFP;
• à promouvoir un milieu de travail qui favorise la constitution d’un personnel averti, offrant des services axés sur la clientèle.

Tableau de concordance de l’architecture des activitésde programme (AAP)

Motif des changements

La première étape de la mise en œuvre de la politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR) obligeait les ministères et les organismes à concevoir des structures parfaitement explicites de leur architecture des activités de programme (AAP) au plus tard le 30 avril 2007. Dans le cadre de l’exercice SGRR, le résultat stratégique et l’unique activité de programme du Tribunal ont été modifiés pour mieux refléter son mandat et décrire ses principales responsabilités avec plus d’exactitude.

Contexte et cadre d’exploitation

Depuis sa création, le TDFP doit faire face à deux grands défis : l’absence d’un financement permanent et un nombre de dossiers imprévisible. Dès le départ, les prévisions estimaient le nombre annuel de plaintes à environ 400. Le TDFP est devenu opérationnel le 31 décembre 2005; dans les trois mois restants de l’exercice 2005-2006, il n’a reçu que 15 plaintes. Au cours de l’exercice 2006-2007, il en a reçu 438; en 2007-2008, le nombre de plaintes reçues par le TDFP a augmenté considérablement pour atteindre 742. Si cette tendance persiste, le TDFP pourrait être saisi de jusqu’à 1 000 plaintes par an ou même plus.

Depuis sa création, le TDFP a bénéficié d’un financement transitoire à même le Fonds de la LMFP afin d’élaborer, de mettre en place et d’administrer son programme d’arbitrage et de médiation. Le TDFP dispose d’un financement jusqu’à la fin de l’exercice 2008-2009. Jusqu’ici, le TDFP s’est employé à utiliser ses moyens limités aussi efficacement que possible vu le caractère imprévisible du nombre de plaintes reçues. Toutefois, si le nombre de plaintes dont il est saisi chaque année continue d’augmenter au rythme actuel sans garantie d’un financement permanent suffisant, les dossiers en suspens risquent de s’accumuler, ce qui entraînera des retards dans la procédure de règlement des plaintes et un certain mécontentement chez les intervenants.

Un financement permanent et suffisant est donc essentiel à l’efficacité du Tribunal. Sans la garantie d’un tel financement pour 2009-2010 et au-delà, le TDFP, au lieu de se concentrer sur son mandat, sera préoccupé par les problèmes de financement et les pénuries de ressources. En tant que tribunal indépendant et quasi judiciaire, le TDFP doit pouvoir compter sur un avenir garanti. Faute de quoi, la valeur et les avantages de la LMFP seront remis en question. Grâce à un financement permanent et suffisant, le TDFP pourra se concentrer sur son mandat et la fonction publique pourra progresser en vue d’atteindre ses objectifs de modernisation et continuer à fournir des services de qualité supérieure aux Canadiens.

Harmonisation avec les résultats stratégiques du gouvernement du Canada

Affaires gouvernementales

La LEFP a été conçue pour moderniser la dotation dans la fonction publique en offrant un recours indépendant pour les plaintes liées aux nominations internes et aux mises en disponibilité, et également pour accroître l’accessibilité et l’efficacité des services de médiation dans le règlement des plaintes.

Le Greffier du Conseil privé a décrit en ces termes l’importance et les objectifs de la modernisation de la fonction publique dans le Treizième rapport annuel adressé au Premier ministre sur la fonction publique du Canada³ :

³ Treizième rapport annuel au Premier ministre sur la fonction publique du Canada pour l’année finissant le 31 mars 2007, Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet.

Avantages pour les Canadiens

En ayant pour objectif de rendre des décisions transparentes, impartiales, judicieuses et qui intéressent les administrateurs généraux, les agents de négociation et les fonctionnaires en plus d’offrir toute l’aide nécessaire pour aider les parties à régler les plaintes sans audience formelle, le TDFP contribue à la fois à la gestion efficace des ressources humaines dans la fonction publique et à la protection de l’intégrité du processus de nomination. Ce faisant, le TDFP appuie une fonction publique fondée sur le mérite et est en mesure d’offrir des services de qualité supérieure aux Canadiens.

Description générale du rendement

En 2007-2008, soit la deuxième année complète de fonctionnement du TDFP, le nombre de plaintes dont le Tribunal a été saisi a augmenté de près de 70 %. Cette hausse de volume, associée au report de 255 dossiers de l’année précédente, a obligé le Tribunal à effectuer des rajustements dans sa procédure de traitement des plaintes pour que celles-ci continuent d’être traitées de la façon la plus informelle et rapide possible. Ces rajustements ont consisté à regrouper les dossiers des plaintes, à mettre l’accent sur le règlement des plaintes par des communications efficaces et à émettre des lettres de décision⁴ sur les questions de procédure, ce qui s’est avéré fructueux. Pour les 997 dossiers traités durant l’année, seulement 35, ou 3,5 %, ont fait l’objet d’une audience ou d’une instruction sur dossier menée par un membre du Tribunal sur le bien-fondé de la plainte.

En d’autres termes, la grande majorité des plaintes reçues durant l’année ont été réglées soit par médiation, ou suite à la production des allégations et de la réponse de l’administrateur général, ou suite à la communication de renseignements ou encore par toute autre étape du processus de règlement des plaintes. Les résultats du programme de médiation du TDFP ont dépassé les attentes en ce sens que 80 % de toutes les plaintes adressées aux services de médiation du Tribunal en 2007-2008 ont été retirées.

L’expérience prouve donc que, même si elles sont relativement nouvelles, les activités d’arbitrage et de médiation du TDFP contribuent à la modernisation du régime des ressources humaines du gouvernement du Canada en renforçant les grands principes de la responsabilisation, de l’équité et de la transparence dans le processus de nomination de la fonction publique fédérale tout en favorisant des relations patronales-syndicales davantage axées sur la collaboration.

⁴ La lettre de décision porte sur une décision rendue par le TDFP à l’égard d’une requête ou d’une demande et qui est fondée sur la jurisprudence existante.

SECTION II – Analyse de l’activité de programme par résultat stratégique

Analyse de l’activité de programme

Résultat stratégique : Règlement équitable et impartial des conflits relatifs aux nominations internes et aux mises en disponibilité au sein du gouvernement du Canada     

Activité de programme : Arbitrage et médiation des plaintes déposées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique 

Cadre de gestion du rendement

Même si le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008 du Tribunal contenait des indicateurs et des cibles de rendement, ceux-ci étaient plutôt mal définis car, au moment d’aller sous presse, le TDFP existait depuis moins de deux ans et se concentrait sur le peaufinage de la procédure de traitement des plaintes et la dotation des postes clés (agents du greffe et médiateurs). Il n’en reste pas moins qu’un cadre de gestion du rendement a été élaboré et mis en place en 2007 dans le cadre de l’exercice SGRR. Voilà pourquoi les indicateurs et les cibles de rendement décrits dans le présent rapport diffèrent légèrement de ceux indiqués dans le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008. On trouvera ci-après une explication détaillée des changements survenus.

Priorités du programme du TDFP

L’un des principaux objectifs du TDFP est de rendre des décisions judicieuses par rapport aux plaintes déposées en vertu de la LEFP, c’est-à-dire des décisions de qualité supérieure, qui favorisent des recours efficaces et qui puissent résister à un examen judiciaire. La qualité se mesure essentiellement au nombre de contestations judiciaires des décisions rendues par le Tribunal devant la Cour fédérale et au nombre de celles rejetées.

Dans le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008, le TDFP fait état de deux résultats assortis de deux indicateurs chacun pour les fonctions d’arbitrage des plaintes du Tribunal :

En recueillant les renseignements utiles pour mesurer l’efficacité des fonctions d’arbitrage, on a vite compris que ces indicateurs initiaux étaient hautement subjectifs. Par exemple, le niveau de satisfaction des intervenants et l’équité et la transparence du processus pouvaient varier considérablement selon la partie consultée. En d’autres termes, les parties à une plainte – soit le plaignant et l’administrateur général – pouvaient percevoir le processus de manière radicalement différente à l’issue de la décision rendue dans leur cas.

Pour ce qui est de mesurer le temps qu’il faut pour rendre une décision, on a décidé que le point de départ devait être la date de l’audience plutôt que la date du dépôt d’une plainte. La mesure du temps qui s’écoule entre le dépôt initial d’une plainte et la publication d’une décision n’est pas un indicateur adapté à cause des nombreux facteurs indépendants de la volonté du Tribunal – par exemple, le nombre de demandes légitimes de prolongation des échéances et les changements apportés au calendrier des audiences.

C’est pour ces raisons que le TDFP a révisé ses indicateurs et cibles de rendement en ce qui concerne sa fonction d’arbitrage des plaintes de la manière suivante :

On a également apporté des changements aux indicateurs et aux cibles de rendement relatifs au programme de médiation du TDFP. Dans le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008, les résultats et indicateurs étaient les suivants :

En adoptant ces indicateurs, on a constaté que le taux de participation à la médiation n’était pas un indicateur adapté car les parties ne sont pas contraintes de participer à la médiation. On a donc déterminé que le pourcentage de plaintes retirées à l’issue de la médiation serait un indicateur mieux adapté pour évaluer l’efficacité des services de médiation du TDFP.

Les indicateurs et cibles révisés du programme de médiation du TDFP sont :

Dans le contexte de l’exercice SGRR, le TDFP a également conçu les trois objectifs suivants avec les indicateurs et les cibles qui les accompagnent :

Résultats de 2007-2008

Le tableau ci-après résume les résultats obtenus par le TDFP en 2007-2008.

Voici une description détaillée des résultats obtenus par le TDFP en 2007-2008.

Le TDFP encourage les parties à une plainte à régler la plainte par médiation ou par un autre recours informel au lieu de passer par une instruction formelle du dossier par le Tribunal. De ce fait, la plupart des plaintes sont réglées avant même d’en arriver à l’étape de l’audience de la procédure de traitement des plaintes. Il n’en reste pas moins qu’en 2007-2008, 19 décisions ont été rendues à l’issue d’une audience ou d’une instruction sur dossier sur le bien-fondé de la plainte – c’est-à-dire au motif d’un abus de pouvoir. Sur ce nombre, 13, ou 68 %, ont été rendues dans les deux mois suivant l’audience et 16, ou 84 %, dans les trois mois. Les trois décisions restantes ont été rendues dans les six mois.

Le léger retard dans le rendu des décisions après une audience s’explique en partie par l’augmentation imprévue du nombre de plaintes dont le Tribunal a été saisi. Alors qu’il en était seulement à sa deuxième année complète de fonctionnement en 2007-2008, le nombre de plaintes qu’il a reçues est passé de 438 à 742, soit une hausse de 69 %. Il n’est donc pas étonnant que le nombre de décisions rendues sur le fond en 2007-2008 s’élève à 19 contre deux pour l’année antérieure.

Le temps qu’il faut pour rédiger les motifs d’une décision varie selon la complexité de l’affaire et selon que la décision créera un précédent. La grande majorité des questions abordées par le Tribunal jusqu’ici n’ont pas de précédent. Le Tribunal doit donc examiner attentivement les questions soulevées dans une plainte avant de publier les motifs de sa décision afin de s’assurer que ses décisions reflètent l’esprit de la nouvelle législation et créent des précédents opportuns pour les décisions futures.

Il existe un autre facteur expliquant le laps de temps requis pour rendre une décision à l’issue d’une audience : c’est le nombre relativement restreint de membres du Tribunal disponibles pour tenir des conférences préparatoires, présider les audiences et rendre des décisions sur les questions préliminaires et sur le bien-fondé d’une affaire. En 2007-2008, le Tribunal disposait de cinq membres⁵ pour traiter un nombre total de 997 plaintes.

À ce jour les antécédents semblent indiquer que par rapport à cet indicateur la cible est un peu ambitieuse. Néanmoins, le TDFP juge qu’il est important de rendre ses décisions dans les meilleurs délais en raison de l’incidence possible qu’une décision du Tribunal peut avoir sur les parties et le milieu de travail concernés.

C’est pourquoi un certain nombre de mesures ont été mises en place durant l’année pour que le TDFP puisse atteindre sa cible de 80 % des décisions rendues dans les deux mois suivant l’audience, même lorsque le volume de plaintes est beaucoup plus important que prévu. Parmi ces mesures, mentionnons : l’émission de lettres de décision pour les questions de procédure comme les questions de compétence et des délais, la jonction d’un plus grand nombre de dossiers en début de procédure et l’émission de motifs de décisions sur la base d’arguments écrits, dans la mesure du possible.

En 2007-2008, cinq des décisions rendues par le Tribunal ont été renvoyées devant la Cour fédérale pour faire l’objet d’un examen judiciaire. Au moment d’aller sous presse, ces affaires étaient toujours en instance.

⁵ Le TDFP compte entre cinq et sept membres permanents nommés par le gouverneur en conseil[par. 88(1) de la LEFP].

En 2007-2008, 119 séances de médiation ont été tenues et, sur ce nombre, 96, ou 80 %, ont abouti au retrait de la plainte. Ainsi, le Tribunal a dépassé de 10 % sa cible de 70 % des médiations aboutissant au retrait de la plainte. Le Tribunal attribue son taux de succès à son programme de formation conçu pour permettre aux intervenants du TDFP de se familiariser avec le processus afin de participer pleinement à la médiation et obtenir les meilleurs résultats possibles. Le rôle du médiateur revêt également son importance dans la mesure où celui-ci aide les parties à discuter avec franchise et transparence de leurs intérêts et à trouver des solutions pour régler la plainte.

Extrants

Le TDFP a été créé en partie pour assurer le traitement informel et dans les meilleurs délais des plaintes en matière de dotation. C’est la raison pour laquelle la procédure de traitement des plaintes du TDFP comporte, outre l’audience proprement dite, des possibilités de régler les plaintes par voie d’un dialogue constructif. En fixant sa cible sur le délai nécessaire au traitement d’une plainte, le TDFP a tenu compte des limites fixées par le Règlement du TDFP pour les étapes du processus – la communication de renseignements (25 jours), la présentation des allégations du plaignant (10 jours), la réponse de l’administrateur général (15 jours) et la réponse des autres parties (10 jours) – de même que d’un délai raisonnable pour la tenue d’une séance de médiation, l’organisation d’une audience et l’émission d’une décision.

Compte tenu du fait que les plaintes peuvent passer toutes les étapes du processus depuis la réception d’un dossier jusqu’à son règlement, le TDFP a établi à 270 jours le délai raisonnable de traitement d’une plainte. Il importait de classer 80 % de tous les dossiers dans ce délai; c’était la cible à atteindre. Toutefois, au cours de l’exercice passé, le Tribunal n’a pas atteint cette cible; sur les 742 plaintes reçues en 2007-2008, 536, ou 72 %, ont été réglées dans les 270 jours.

Cette légère lacune peut être attribuée aux mêmes facteurs qui entrent en jeu au moment de rendre une décision après une audience – c’est-à-dire une hausse imprévue du nombre de plaintes reçues, le nombre de médiateurs et de membres disponibles pour procéder à la médiation et tenir des audiences et l’établissement d’une cible ambitieuse. En outre, le TDFP a reçu de la part des parties à une plainte de nombreuses requêtes ou demandes attribuables, en partie, à la nouveauté du Tribunal et à la méconnaissance des procédures de traitement des plaintes. Ces demandes portaient sur des questions de compétence ou de prolongation d’échéances et, dans tous les cas, elles nécessitaient une décision d’un membre du Tribunal. Afin d’établir des précédents pour les futures questions de cette nature, le TDFP a pris le temps nécessaire pour étudier les questions et prendre des décisions équitables et transparentes. Ce faisant, le TDFP n’a pas atteint sa cible de 80 % des dossiers réglés dans les 270 jours en 2007-2008. Par contre, il a effectué un bon travail préparatoire pour un traitement plus efficace des plaintes futures.

L’une des difficultés auxquelles se heurte le TDFP a trait à la prévision du volume de plaintes dont le Tribunal sera saisi. Étant donné que le TDFP n’a aucun contrôle sur le nombre de plaintes qu’il reçoit, il est impossible de fixer une cible concrète. Il est néanmoins important de donner une indication de la charge de travail du Tribunal; c’est pour cette raison que la cible reflète le nombre effectif de plaintes reçues durant l’année : 742. Néanmoins, il faut signaler qu’en sus des 742 plaintes reçues en 2007-2008, il y avait 255 reports de l’année précédente.   

Au TDFP, la médiation est une étape facultative du processus de traitement des plaintes – autrement dit, les parties peuvent décliner l’offre de médiation du Tribunal et passer aux étapes suivantes du processus. Cela explique en partie le fait que le nombre de séances de médiation tenues en 2007-2008 soit inférieur aux prévisions. Parmi les autres facteurs, mentionnons : le laps de temps requis pour la dotation de tous les postes de médiateur; le temps passé par les médiateurs à organiser des téléconférences séparées avec les parties avant la médiation pour les aider à s’y préparer, pour évaluer la possibilité de régler la plainte par voie de médiation et éviter ainsi les déplacements inutiles; le grand nombre de séances de médiation tenues à l’extérieur de la région de la capitale nationale, la nécessité pour les médiateurs du Tribunal de passer du temps à se rendre jusqu’au lieu de la médiation et la demande de formation en matière de médiation par les intervenants.

Le nombre de cours dispensés reflète la forte demande de formation en médiation dans le contexte des plaintes déposées en vertu de la nouvelle LEFP. La cible a été fixée à six cours par an pour refléter la décision du TDFP de concentrer ses efforts davantage sur la médiation que sur la formation maintenant que la nouvelle LEFP est entrée en vigueur depuis près de trois ans. On estime que la demande de formation s’est stabilisée et que six cours par an représentent un nombre suffisant pour faire face à la demande.

Priorités de gestion du TDFP

Dans son Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008, le TDFP a établi les priorités de gestion interne suivantes :

• Des règlements et des procédures efficaces
  L’efficacité du Règlement du TDFP, les procédures et les lignes directrices à l’appui du traitement des plaintes et des MARC sera mesurée par le biais de consultations régulières avec les intervenants.
• Qualité de l’accès aux services et aux renseignements
  Le TDFP envisage d’utiliser la technologie dans toute la mesure du possible. D’ici à deux ou trois ans, cela implique les activités suivantes : utilisation d’Internet comme outil de liaison avec le système de gestion des cas et de fourniture de renseignements aux clients; automatisation du calendrier des audiences et d’autres questions administratives concernant les parties; autorisation pour les plaignants de déposer une plainte par voie électronique; établissement d’un lien entre le système de gestion des cas et le système de gestion du rendement.
• Un milieu de travail sain
  Cela sera mesuré par le nombre de plaintes et de griefs présentés par le personnel du TDFP et par d’autres moyens, comme les sondages en milieu de travail.
• Un personnel dynamique
  Le TDFP insistera sur le perfectionnement professionnel, l’apprentissage permanent et la création d’emplois intéressants. Les emplois seront conçus de manière à permettre au TDFP d’attirer et de maintenir en poste des employés qualifiés. Cela se mesurera au nombre de candidats qui postulent les postes annoncés, au taux de roulement et à d’autres moyens, comme les sondages en milieu de travail.

Résultats de 2007-2008

Efficacité des règlements et des procédures

Un comité interne a été créé en avril 2007 pour examiner le Règlement du TDFP et formuler des recommandations en vue d’y apporter les amendements jugés nécessaires. La version remaniée du comité a été présentée aux principaux intervenants du Tribunal pour qu’ils formulent leurs observations en septembre 2007. D’autres modifications ont été apportées au Règlement en réponse à leurs commentaires. Une version finale a été présentée au ministère de la Justice le 11 décembre 2007; l’examen se poursuit.

Qualité de l’accès aux services et aux renseignements

Pour fournir des renseignements à jour et faciliter l’accès à la procédure de traitement des plaintes et aux services du Tribunal, les initiatives suivantes ont été prises durant l’année :

• Guide électronique
  Le Guide a été conçu conjointement par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et le TDFP afin de donner aux fonctionnaires et aux agents négociateurs une représentation visuelle du processus de traitement des plaintes sur Internet. Lancé en décembre 2007, il contient toutes sortes de renseignements utiles, présentés de façon structurée, sur le rôle et les responsabilités du Tribunal, la manière de déposer une plainte, le processus proprement dit et la conduite d’une audience.
• Formulaires à remplir en ligne
  Un projet a été lancé qui visait à permettre aux plaignants de remplir en ligne les formulaires de plainte du TDFP et de les adresser au Tribunal par courriel. Ce projet a pris fin en mars 2008.
• Alertes électroniques
  Développement d’un système de notification par courriel, annonçant aux abonnés les nouvelles décisions affichées sur le site Web du TDFP. Le lancement officiel du système est prévu pour avril 2008.
• Présentations à l’aide de diapos
  Préparation de diaporamas adaptés à des auditoires particuliers. Les présentations visaient à fournir à des groupes d’intervenants partout au pays des renseignements statistiques sur les plaintes reçues par le Tribunal et sur la jurisprudence découlant des décisions.
• Site intranet
  Développement et lancement d’un site intranet en novembre 2007 afin de mettre à la disposition des employés du TDFP toute l’information dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions.
• Groupe de consultation des intervenants 
  Le Tribunal a procédé à un examen de son groupe de consultation des intervenants afin de formuler des recommandations sur la manière d’améliorer l’efficacité des réunions du groupe. Le rapport a été publié le 26 mars 2007. Le Tribunal étudiera les recommandations du rapport et apportera au processus de consultation les ajustements nécessaires.
• Système de gestion de l’information   
  En février 2008 le Tribunal a lancé un projet visant à développer et mettre en œuvre un système de gestion de l’information moderne, mettant à profit les dernières découvertes en matière de technologie de l’information. Après analyse des exigences techniques élaborées en mars 2008, on s’attend à ce que le système soit pleinement opérationnel d’ici à la fin de 2008.

Un milieu de travail sain

Le TDFP organise régulièrement des réunions du personnel qui comportent en général une activité d’apprentissage. Plusieurs politiques de ressources humaines conçues pour dynamiser les relations patronales-syndicales ont été complétées et affichées sur le site intranet du TDFP pour que les employés y aient facilement accès. Un Système de gestion informelle des conflits (SGIC) a été conçu et adopté de concert avec le représentant des agents négociateurs.

Le Programme d’aide aux employés (PAE) est accessible à tous les employés du TDFP et l’équipe de gestion incite tout le monde à s’en prévaloir. Les conseillers du PAE ont été invités à des réunions du personnel l’an dernier pour animer les délibérations sur des sujets d’ordre professionnel comme la gestion du stress, le règlement des conflits et l’efficacité des communications.

Le TDFP s’efforce d’aider ses employés à concilier leur vie professionnelle et personnelle et à bâtir une équipe dynamique par la planification d’activités collectives et l’amélioration des communications internes.

Un personnel dynamique

À la fin de la période 2007-2008, pratiquement tous les postes du TDFP avaient été dotés. Le Tribunal entame maintenant la phase de développement d’un personnel dynamique, avec la mise en œuvre de sa politique d’apprentissage qui implique l’établissement de plans de perfectionnement pour tous les employés. Un projet a été amorcé par rapport à l’élaboration de profils de compétence pour certains groupes et niveaux, afin d’aider les employés et les gestionnaires à déterminer leurs besoins en apprentissage et en perfectionnement.

SECTION III – Renseignements supplémentaires

Structure de l’organisation

Lien ministériel avec les secteurs de résultats du gouvernement du Canada (pour les RMR)

Tableau 1 : Comparaison des dépenses prévues et des dépenses réelles (ETP compris)

Ce tableau compare le Budget principal des dépenses, les dépenses prévues, les autorisations totales et les dépenses réelles du plus récent exercice terminé. Il fait état également de chiffres historiques pour les dépenses réelles.

Tableau 2 : Postes votés et législatifs

Ce tableau explique comment le Parlement attribue les ressources au Tribunal, y compris les crédits votés et les autorisations législatives.

Note : Dépenses prévues s’entend du montant inclus dans le Rapport sur les plans et priorités 2007-2008 du Tribunal et indique les montants planifiés au début de l’année.

Tableau 3 : Politiques en matière de voyages

Le Tribunal se conforme à la Directive sur les voyages d’affaires du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ainsi qu’à ses taux et indemnités, de même qu’aux Autorisations spéciales de voyage du SCT.

Tableau 4 : États financiers

Les états financiers sont préparés conformément aux principes comptables de la comptabilité d’exercice. Les renseignements supplémentaires non vérifiés présentés dans les tableaux financiers du RMR sont préparés selon la comptabilité de caisse modifiée afin de concorder avec la comptabilité basée sur les crédits votés. Le rapprochement entre ces deux méthodes est présenté à la note 3 des états financiers.

Déclaration de responsabilité de la direction

La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2008 et de toutes les informations figurant dans le présent rapport incombe à la direction du Tribunal. Ces états financiers ont été préparés par la direction conformément aux conventions comptables du Conseil du Trésor, qui sont conformes aux principes comptables généralement reconnus au Canada dans le secteur public, selon les meilleures estimations et le meilleur jugement de la direction et en tenant dûment compte de leur importance.

La direction est responsable de l’intégrité et de l’objectivité des informations présentées dans les états financiers. Pour s’acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation des rapports, la direction tient des comptes qui permettent l’enregistrement centralisé des opérations financières du Tribunal. Les informations financières soumises pour la préparation des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Tribunal concordent avec les états financiers ci-joints.

La direction possède un système de gestion financière et de contrôle interne conçu pour fournir une garantie raisonnable que les informations financières sont fiables, que les actifs sont protégés et que les opérations sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques, qu’elles sont exécutées en conformité avec les règlements, qu’elles respectent les autorisations du Parlement et qu’elles sont comptabilisées de manière à rendre compte de l’utilisation des fonds du gouvernement. La direction veille également à l’objectivité et à l’intégrité des données de ses états financiers par la sélection appropriée, la formation et le perfectionnement d’employés qualifiés, par une organisation assurant une séparation appropriée des responsabilités et par des programmes de communication visant à assurer la compréhension des règlements, des politiques, des normes et des responsabilités de gestion dans l’ensemble du Tribunal.

Les états financiers du Tribunal n’ont pas fait l’objet d’une vérification.

TRIBUNAL DE LA DOTATION DE LA FONCTION PUBLIQUE     
Notes accompagnant les états financiers (non vérifiés)      
Pour l’exercice terminé le 31 mars 2008                         

1.   Autorisations et objectifs      

2.   Sommaire des principales conventions comptables 

3.   Crédits parlementaires

4.   Immobilisations corporelles            
(en dollars)   

5.   Avantages sociaux des employés       

6.   Opérations entre entités apparentées       

SECTION IV – Autres points d’intérêt

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