ARCHIVÉ - Tribunal de la dotation de la fonction publique

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SECTION II – Analyse de l’activité de programme par résultat stratégique

Analyse de l’activité de programme

Résultat stratégique : Règlement équitable et impartial des conflits relatifs aux nominations internes et aux mises en disponibilité au sein du gouvernement du Canada     

Activité de programme : Arbitrage et médiation des plaintes déposées en vertu de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique 

Ressources financières (en milliers de dollars)
Dépenses prévues	Autorisations	Dépenses réelles
4 960	5 119	4 304

Ressources humaines
Prévues	Réelles	Écart
35 ETP	29 ETP	6 ETP

Cadre de gestion du rendement

Même si le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008 du Tribunal contenait des indicateurs et des cibles de rendement, ceux-ci étaient plutôt mal définis car, au moment d’aller sous presse, le TDFP existait depuis moins de deux ans et se concentrait sur le peaufinage de la procédure de traitement des plaintes et la dotation des postes clés (agents du greffe et médiateurs). Il n’en reste pas moins qu’un cadre de gestion du rendement a été élaboré et mis en place en 2007 dans le cadre de l’exercice SGRR. Voilà pourquoi les indicateurs et les cibles de rendement décrits dans le présent rapport diffèrent légèrement de ceux indiqués dans le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008. On trouvera ci-après une explication détaillée des changements survenus.

Priorités du programme du TDFP

L’un des principaux objectifs du TDFP est de rendre des décisions judicieuses par rapport aux plaintes déposées en vertu de la LEFP, c’est-à-dire des décisions de qualité supérieure, qui favorisent des recours efficaces et qui puissent résister à un examen judiciaire. La qualité se mesure essentiellement au nombre de contestations judiciaires des décisions rendues par le Tribunal devant la Cour fédérale et au nombre de celles rejetées.

Dans le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008, le TDFP fait état de deux résultats assortis de deux indicateurs chacun pour les fonctions d’arbitrage des plaintes du Tribunal :

Résultats	Indicateurs
Les décisions du TDFP sont judicieuses et bien étayées	• Qualité supérieure des décisions • Procédure équitable et transparente
Les plaintes sont traitées dans les meilleurs délais	• Satisfaction des intervenants • Temps écoulé pour le traitement des plaintes

En recueillant les renseignements utiles pour mesurer l’efficacité des fonctions d’arbitrage, on a vite compris que ces indicateurs initiaux étaient hautement subjectifs. Par exemple, le niveau de satisfaction des intervenants et l’équité et la transparence du processus pouvaient varier considérablement selon la partie consultée. En d’autres termes, les parties à une plainte – soit le plaignant et l’administrateur général – pouvaient percevoir le processus de manière radicalement différente à l’issue de la décision rendue dans leur cas.

Pour ce qui est de mesurer le temps qu’il faut pour rendre une décision, on a décidé que le point de départ devait être la date de l’audience plutôt que la date du dépôt d’une plainte. La mesure du temps qui s’écoule entre le dépôt initial d’une plainte et la publication d’une décision n’est pas un indicateur adapté à cause des nombreux facteurs indépendants de la volonté du Tribunal – par exemple, le nombre de demandes légitimes de prolongation des échéances et les changements apportés au calendrier des audiences.

C’est pour ces raisons que le TDFP a révisé ses indicateurs et cibles de rendement en ce qui concerne sa fonction d’arbitrage des plaintes de la manière suivante :

Les décisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et bien étayées
Indicateur	Cible
Pourcentage de décisions dont les motifs sont rendus dans les deux mois suivant l’audience	80 %
Pourcentage des décisions du Tribunal confirmées lors d’un examen judiciaire	95 %

On a également apporté des changements aux indicateurs et aux cibles de rendement relatifs au programme de médiation du TDFP. Dans le Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008, les résultats et indicateurs étaient les suivants :

Résultats	Indicateurs
Résultats rapides du mode alternatif de règlement des conflits (MARC)	• Processus équitable et transparent • Taux élevé de participation (50 %) • Taux élevé de succès des parties à la médiation • Niveau de satisfaction des intervenants

En adoptant ces indicateurs, on a constaté que le taux de participation à la médiation n’était pas un indicateur adapté car les parties ne sont pas contraintes de participer à la médiation. On a donc déterminé que le pourcentage de plaintes retirées à l’issue de la médiation serait un indicateur mieux adapté pour évaluer l’efficacité des services de médiation du TDFP.

Les indicateurs et cibles révisés du programme de médiation du TDFP sont :

Utilisation optimale du service de résolution des conflits du Tribunal par les parties
Indicateur	Cible
Pourcentage de médiations se soldant par le retrait de la plainte	70 %

Dans le contexte de l’exercice SGRR, le TDFP a également conçu les trois objectifs suivants avec les indicateurs et les cibles qui les accompagnent :

Plaintes traitées
Indicateur	Cible
Pourcentage de dossiers classés au bout de 270 jours	80 %
Nombre de plaintes traitées par année	Selon les besoins

Séances de médiation tenues
Indicateur	Cible
Nombre de médiations tenues par année	140

Cours de formation dispensés en médiation
Indicateur	Cible
Nombre de cours de formation en médiation dispensés aux intervenants chaque année	6

Résultats de 2007-2008

Le tableau ci-après résume les résultats obtenus par le TDFP en 2007-2008.

Résultats escomptés	Indicateurs et cibles de rendement	Résultats atteints
Les décisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et bien étayées	Pourcentage de décisions dont les motifs sont rendus dans les deux mois suivant l’audience Cible : 80 %	68 % Bien que la cible de 80 % n’ait pas été atteinte, toutes les décisions ont été rendues au moins dans les six mois suivant l’audience.
	Pourcentage de décisions du Tribunal confirmées lors de l’examen judiciaire Cible : 95 %	Aucune décision de la Cour fédérale n’a encore été rendue au sujet d’une demande d’examen judiciaire d’une décision du Tribunal.
Utilisation optimale des services de résolution des conflits du Tribunal par les parties	Pourcentage de médiations qui se sont soldées par le retrait de la plainte Cible : 70 %	80 % Sur les 119 séances de médiation tenues, 96 ont abouti au retrait de la plainte.

Voici une description détaillée des résultats obtenus par le TDFP en 2007-2008.

Les décisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et bien étayées
Indicateur	Cible
Pourcentage de décisions dont les motifs sont publiés dans les deux mois suivant l’audience	80 %

Le TDFP encourage les parties à une plainte à régler la plainte par médiation ou par un autre recours informel au lieu de passer par une instruction formelle du dossier par le Tribunal. De ce fait, la plupart des plaintes sont réglées avant même d’en arriver à l’étape de l’audience de la procédure de traitement des plaintes. Il n’en reste pas moins qu’en 2007-2008, 19 décisions ont été rendues à l’issue d’une audience ou d’une instruction sur dossier sur le bien-fondé de la plainte – c’est-à-dire au motif d’un abus de pouvoir. Sur ce nombre, 13, ou 68 %, ont été rendues dans les deux mois suivant l’audience et 16, ou 84 %, dans les trois mois. Les trois décisions restantes ont été rendues dans les six mois.

Le léger retard dans le rendu des décisions après une audience s’explique en partie par l’augmentation imprévue du nombre de plaintes dont le Tribunal a été saisi. Alors qu’il en était seulement à sa deuxième année complète de fonctionnement en 2007-2008, le nombre de plaintes qu’il a reçues est passé de 438 à 742, soit une hausse de 69 %. Il n’est donc pas étonnant que le nombre de décisions rendues sur le fond en 2007-2008 s’élève à 19 contre deux pour l’année antérieure.

Le temps qu’il faut pour rédiger les motifs d’une décision varie selon la complexité de l’affaire et selon que la décision créera un précédent. La grande majorité des questions abordées par le Tribunal jusqu’ici n’ont pas de précédent. Le Tribunal doit donc examiner attentivement les questions soulevées dans une plainte avant de publier les motifs de sa décision afin de s’assurer que ses décisions reflètent l’esprit de la nouvelle législation et créent des précédents opportuns pour les décisions futures.

Il existe un autre facteur expliquant le laps de temps requis pour rendre une décision à l’issue d’une audience : c’est le nombre relativement restreint de membres du Tribunal disponibles pour tenir des conférences préparatoires, présider les audiences et rendre des décisions sur les questions préliminaires et sur le bien-fondé d’une affaire. En 2007-2008, le Tribunal disposait de cinq membres⁵ pour traiter un nombre total de 997 plaintes.

À ce jour les antécédents semblent indiquer que par rapport à cet indicateur la cible est un peu ambitieuse. Néanmoins, le TDFP juge qu’il est important de rendre ses décisions dans les meilleurs délais en raison de l’incidence possible qu’une décision du Tribunal peut avoir sur les parties et le milieu de travail concernés.

C’est pourquoi un certain nombre de mesures ont été mises en place durant l’année pour que le TDFP puisse atteindre sa cible de 80 % des décisions rendues dans les deux mois suivant l’audience, même lorsque le volume de plaintes est beaucoup plus important que prévu. Parmi ces mesures, mentionnons : l’émission de lettres de décision pour les questions de procédure comme les questions de compétence et des délais, la jonction d’un plus grand nombre de dossiers en début de procédure et l’émission de motifs de décisions sur la base d’arguments écrits, dans la mesure du possible.

Les décisions du Tribunal sont opportunes, judicieuses et motivées
Indicateur	Cible
Pourcentage de décisions du Tribunal confirmées lors de l’examen judiciaire	95 %

En 2007-2008, cinq des décisions rendues par le Tribunal ont été renvoyées devant la Cour fédérale pour faire l’objet d’un examen judiciaire. Au moment d’aller sous presse, ces affaires étaient toujours en instance.

⁵ Le TDFP compte entre cinq et sept membres permanents nommés par le gouverneur en conseil[par. 88(1) de la LEFP].

Utilisation optimale des services de résolution des conflits du Tribunal par les parties
Indicateur	Cible
Pourcentage de médiations qui ont abouti au retrait de la plainte	70 %

En 2007-2008, 119 séances de médiation ont été tenues et, sur ce nombre, 96, ou 80 %, ont abouti au retrait de la plainte. Ainsi, le Tribunal a dépassé de 10 % sa cible de 70 % des médiations aboutissant au retrait de la plainte. Le Tribunal attribue son taux de succès à son programme de formation conçu pour permettre aux intervenants du TDFP de se familiariser avec le processus afin de participer pleinement à la médiation et obtenir les meilleurs résultats possibles. Le rôle du médiateur revêt également son importance dans la mesure où celui-ci aide les parties à discuter avec franchise et transparence de leurs intérêts et à trouver des solutions pour régler la plainte.

Extrants

Indicateur	Cible
Pourcentage de dossiers réglés dans les 270 jours	80 %

Le TDFP a été créé en partie pour assurer le traitement informel et dans les meilleurs délais des plaintes en matière de dotation. C’est la raison pour laquelle la procédure de traitement des plaintes du TDFP comporte, outre l’audience proprement dite, des possibilités de régler les plaintes par voie d’un dialogue constructif. En fixant sa cible sur le délai nécessaire au traitement d’une plainte, le TDFP a tenu compte des limites fixées par le Règlement du TDFP pour les étapes du processus – la communication de renseignements (25 jours), la présentation des allégations du plaignant (10 jours), la réponse de l’administrateur général (15 jours) et la réponse des autres parties (10 jours) – de même que d’un délai raisonnable pour la tenue d’une séance de médiation, l’organisation d’une audience et l’émission d’une décision.

Compte tenu du fait que les plaintes peuvent passer toutes les étapes du processus depuis la réception d’un dossier jusqu’à son règlement, le TDFP a établi à 270 jours le délai raisonnable de traitement d’une plainte. Il importait de classer 80 % de tous les dossiers dans ce délai; c’était la cible à atteindre. Toutefois, au cours de l’exercice passé, le Tribunal n’a pas atteint cette cible; sur les 742 plaintes reçues en 2007-2008, 536, ou 72 %, ont été réglées dans les 270 jours.

Cette légère lacune peut être attribuée aux mêmes facteurs qui entrent en jeu au moment de rendre une décision après une audience – c’est-à-dire une hausse imprévue du nombre de plaintes reçues, le nombre de médiateurs et de membres disponibles pour procéder à la médiation et tenir des audiences et l’établissement d’une cible ambitieuse. En outre, le TDFP a reçu de la part des parties à une plainte de nombreuses requêtes ou demandes attribuables, en partie, à la nouveauté du Tribunal et à la méconnaissance des procédures de traitement des plaintes. Ces demandes portaient sur des questions de compétence ou de prolongation d’échéances et, dans tous les cas, elles nécessitaient une décision d’un membre du Tribunal. Afin d’établir des précédents pour les futures questions de cette nature, le TDFP a pris le temps nécessaire pour étudier les questions et prendre des décisions équitables et transparentes. Ce faisant, le TDFP n’a pas atteint sa cible de 80 % des dossiers réglés dans les 270 jours en 2007-2008. Par contre, il a effectué un bon travail préparatoire pour un traitement plus efficace des plaintes futures.

Indicateur	Cible
Nombre de plaintes traitées : 742	Selon les besoins

L’une des difficultés auxquelles se heurte le TDFP a trait à la prévision du volume de plaintes dont le Tribunal sera saisi. Étant donné que le TDFP n’a aucun contrôle sur le nombre de plaintes qu’il reçoit, il est impossible de fixer une cible concrète. Il est néanmoins important de donner une indication de la charge de travail du Tribunal; c’est pour cette raison que la cible reflète le nombre effectif de plaintes reçues durant l’année : 742. Néanmoins, il faut signaler qu’en sus des 742 plaintes reçues en 2007-2008, il y avait 255 reports de l’année précédente.   

Indicateur	Cible
Nombre de séances de médiation tenues par an : 119	140

Au TDFP, la médiation est une étape facultative du processus de traitement des plaintes – autrement dit, les parties peuvent décliner l’offre de médiation du Tribunal et passer aux étapes suivantes du processus. Cela explique en partie le fait que le nombre de séances de médiation tenues en 2007-2008 soit inférieur aux prévisions. Parmi les autres facteurs, mentionnons : le laps de temps requis pour la dotation de tous les postes de médiateur; le temps passé par les médiateurs à organiser des téléconférences séparées avec les parties avant la médiation pour les aider à s’y préparer, pour évaluer la possibilité de régler la plainte par voie de médiation et éviter ainsi les déplacements inutiles; le grand nombre de séances de médiation tenues à l’extérieur de la région de la capitale nationale, la nécessité pour les médiateurs du Tribunal de passer du temps à se rendre jusqu’au lieu de la médiation et la demande de formation en matière de médiation par les intervenants.

Indicateur	Cible
Nombre de cours de formation en médiation dispensés pour les intervenants chaque année : 12	6

Le nombre de cours dispensés reflète la forte demande de formation en médiation dans le contexte des plaintes déposées en vertu de la nouvelle LEFP. La cible a été fixée à six cours par an pour refléter la décision du TDFP de concentrer ses efforts davantage sur la médiation que sur la formation maintenant que la nouvelle LEFP est entrée en vigueur depuis près de trois ans. On estime que la demande de formation s’est stabilisée et que six cours par an représentent un nombre suffisant pour faire face à la demande.

Priorités de gestion du TDFP

Dans son Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008, le TDFP a établi les priorités de gestion interne suivantes :

• Des règlements et des procédures efficaces
  L’efficacité du Règlement du TDFP, les procédures et les lignes directrices à l’appui du traitement des plaintes et des MARC sera mesurée par le biais de consultations régulières avec les intervenants.
• Qualité de l’accès aux services et aux renseignements
  Le TDFP envisage d’utiliser la technologie dans toute la mesure du possible. D’ici à deux ou trois ans, cela implique les activités suivantes : utilisation d’Internet comme outil de liaison avec le système de gestion des cas et de fourniture de renseignements aux clients; automatisation du calendrier des audiences et d’autres questions administratives concernant les parties; autorisation pour les plaignants de déposer une plainte par voie électronique; établissement d’un lien entre le système de gestion des cas et le système de gestion du rendement.
• Un milieu de travail sain
  Cela sera mesuré par le nombre de plaintes et de griefs présentés par le personnel du TDFP et par d’autres moyens, comme les sondages en milieu de travail.
• Un personnel dynamique
  Le TDFP insistera sur le perfectionnement professionnel, l’apprentissage permanent et la création d’emplois intéressants. Les emplois seront conçus de manière à permettre au TDFP d’attirer et de maintenir en poste des employés qualifiés. Cela se mesurera au nombre de candidats qui postulent les postes annoncés, au taux de roulement et à d’autres moyens, comme les sondages en milieu de travail.

Résultats de 2007-2008

Efficacité des règlements et des procédures

Un comité interne a été créé en avril 2007 pour examiner le Règlement du TDFP et formuler des recommandations en vue d’y apporter les amendements jugés nécessaires. La version remaniée du comité a été présentée aux principaux intervenants du Tribunal pour qu’ils formulent leurs observations en septembre 2007. D’autres modifications ont été apportées au Règlement en réponse à leurs commentaires. Une version finale a été présentée au ministère de la Justice le 11 décembre 2007; l’examen se poursuit.

Qualité de l’accès aux services et aux renseignements

Pour fournir des renseignements à jour et faciliter l’accès à la procédure de traitement des plaintes et aux services du Tribunal, les initiatives suivantes ont été prises durant l’année :

• Guide électronique
  Le Guide a été conçu conjointement par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) et le TDFP afin de donner aux fonctionnaires et aux agents négociateurs une représentation visuelle du processus de traitement des plaintes sur Internet. Lancé en décembre 2007, il contient toutes sortes de renseignements utiles, présentés de façon structurée, sur le rôle et les responsabilités du Tribunal, la manière de déposer une plainte, le processus proprement dit et la conduite d’une audience.
• Formulaires à remplir en ligne
  Un projet a été lancé qui visait à permettre aux plaignants de remplir en ligne les formulaires de plainte du TDFP et de les adresser au Tribunal par courriel. Ce projet a pris fin en mars 2008.
• Alertes électroniques
  Développement d’un système de notification par courriel, annonçant aux abonnés les nouvelles décisions affichées sur le site Web du TDFP. Le lancement officiel du système est prévu pour avril 2008.
• Présentations à l’aide de diapos
  Préparation de diaporamas adaptés à des auditoires particuliers. Les présentations visaient à fournir à des groupes d’intervenants partout au pays des renseignements statistiques sur les plaintes reçues par le Tribunal et sur la jurisprudence découlant des décisions.
• Site intranet
  Développement et lancement d’un site intranet en novembre 2007 afin de mettre à la disposition des employés du TDFP toute l’information dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions.
• Groupe de consultation des intervenants 
  Le Tribunal a procédé à un examen de son groupe de consultation des intervenants afin de formuler des recommandations sur la manière d’améliorer l’efficacité des réunions du groupe. Le rapport a été publié le 26 mars 2007. Le Tribunal étudiera les recommandations du rapport et apportera au processus de consultation les ajustements nécessaires.
• Système de gestion de l’information   
  En février 2008 le Tribunal a lancé un projet visant à développer et mettre en œuvre un système de gestion de l’information moderne, mettant à profit les dernières découvertes en matière de technologie de l’information. Après analyse des exigences techniques élaborées en mars 2008, on s’attend à ce que le système soit pleinement opérationnel d’ici à la fin de 2008.

Un milieu de travail sain

Le TDFP organise régulièrement des réunions du personnel qui comportent en général une activité d’apprentissage. Plusieurs politiques de ressources humaines conçues pour dynamiser les relations patronales-syndicales ont été complétées et affichées sur le site intranet du TDFP pour que les employés y aient facilement accès. Un Système de gestion informelle des conflits (SGIC) a été conçu et adopté de concert avec le représentant des agents négociateurs.

Le Programme d’aide aux employés (PAE) est accessible à tous les employés du TDFP et l’équipe de gestion incite tout le monde à s’en prévaloir. Les conseillers du PAE ont été invités à des réunions du personnel l’an dernier pour animer les délibérations sur des sujets d’ordre professionnel comme la gestion du stress, le règlement des conflits et l’efficacité des communications.

Le TDFP s’efforce d’aider ses employés à concilier leur vie professionnelle et personnelle et à bâtir une équipe dynamique par la planification d’activités collectives et l’amélioration des communications internes.

Un personnel dynamique

À la fin de la période 2007-2008, pratiquement tous les postes du TDFP avaient été dotés. Le Tribunal entame maintenant la phase de développement d’un personnel dynamique, avec la mise en œuvre de sa politique d’apprentissage qui implique l’établissement de plans de perfectionnement pour tous les employés. Un projet a été amorcé par rapport à l’élaboration de profils de compétence pour certains groupes et niveaux, afin d’aider les employés et les gestionnaires à déterminer leurs besoins en apprentissage et en perfectionnement.