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ARCHIVÉ - Politique sur les communications du gouvernement - Version archivée de 1996

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Date d'entre en vigueur

Ce document contient le texte complet de la politique qui a t rvise le 28 novembre 1996 et remplace la version publie le 1er mai 1995.

Objectif

L'objet de la prsente politique est d'assurer la gestion efficace des communications au sein du gouvernement.

nonc de politique

Fournir des renseignements constitue une responsabilit inhrente de tout gouvernement reprsentatif.

Il est essentiel que les renseignements soient suffisants pour permettre aux citoyens- titre individuel ou par le truchement des groupes qui les reprsentent ou de leurs dputs-de comprendre et d'influencer l'laboration et la mise en oeuvre des politiques et programmes de l'tat, et d'y ragir.

La libre circulation des renseignements entre le gouvernement et le public devrait tre assure par des changes officiels et officieux, dans un dialogue continu, ouvert, pertinent, comprhensible et fiable.

De bonnes communications sont essentielles l'atteinte des objectifs gouvernementaux. La planification, la coordination et l'tablissement des communications font partie intgrante du processus de gestion gouvernemental.

Par consquent, le gouvernement a pour politique :

- de fournir au public des renseignements exacts, complets, objectifs, opportuns, pertinents et comprhensibles au sujet des politiques, programmes et services de l'tat;

- de tenir compte des proccupations et des vues du public lorsqu'il s'agit d'tablir des priorits, d'laborer des politiques et de mettre en oeuvre des programmes;

- de faire en sorte que le gouvernement soit visible, accessible, et comptable au public qu'il sert.

Application

La prsente politique s'applique tous les ministres et organismes numrs aux annexes I et II de la Loi sur la gestion des finances publiques et aux directions dsignes comme ministres aux fins de la Loi.

La fonction de communication

La communication est l'activit de gestion par laquelle on veille ce que la population soit informe des politiques, des programmes et des services gouvernementaux, et ce que ses proccupations et intrts soient pris en considration dans la formulation et la mise en oeuvre des politiques et des programmes de l'tat. Elle englobe les lments suivants :

- la recherche et l'analyse, c'est--dire l'examen de l'environnement public afin d'valuer les dsirs, les besoins, les perceptions et les connaissances du public en ce qui concerne les politiques et les programmes, et d'valuer les programmes et projets de communication par rapport aux objectifs prvus et aux normes professionnelles;

- les conseils destins aux ministres et aux gestionnaires et portant sur l'laboration des politiques, la planification et la mise en oeuvre des programmes et les questions d'intrt public;

- la planification c'est--dire l'laboration de stratgies de communication globales ou particulires un programme qui permettent de rpondre aux proccupations du public et d'intgrer les grands objectifs du gouvernement, du ministre et de l'institution; et

- la gestion des communications, soit l'application des principes et usages de la saine gestion la coordination de la recherche et de l'analyse, de la prestation de conseils et de la planification, ainsi qu' la mise en oeuvre des activits et programmes de communication.

Approche affirmative. Les institutions doivent adopter une approche affirmative en matire de communication, surtout dans leurs relations avec les mdias. Les communicateurs doivent galement s'affirmer lorsqu'ils fournissent des avis et des services de soutien aux ministres, aux administrateurs gnraux et aux gestionnaires de programmes.

Communications internes. Le cas chant, il conviendrait d'appliquer aux communications internes les principes noncs dans ce chapitre.

Exigences de la politique

1. Service au public

Les institutions doivent assurer au public un service rapide, courtois et impartial, en tenant compte de ses besoins, de ses proccupations et de ses droits.

2. Gestion et coordination

Les institutions sont charges d'intgrer les communications dans le processus de gestion global. Elles doivent :

a) veiller ce que le personnel des communications, les conseillers en politiques et les gestionnaires de programmes assument leurs rles et responsabilits respectifs en ce qui concerne la gestion et la mise en oeuvre des programmes de communication au sein du gouvernement;

b) veiller ce que les ressources soient adquatement rparties entre le bureau central et les rgions pour la planification et la gestion de tous les programmes de communication;

c) laborer un plan stratgique de communication, paralllement au plan oprationnel pluriannuel, en intgrant les priorits du gouvernement, celles du ministre ainsi que les leurs;

d) laborer un plan oprationnel de communication permettant de mettre les stratgies en pratique et de dterminer les besoins en ressources dans les limites du budget d'exploitation;

e) s'assurer que les responsabilits sont attribues pour l'approbation de tous les projets de communication;

f) informer le Bureau du Conseil priv de toutes les modifications importantes apportes aux plans au cours de l'exercice;

g) valuer l'environnement public pour ce qui est des politiques, des programmes et des grandes initiatives, et respecter les exigences en matire de droits, de politiques et de procdures qui s'appliquent la ralisation de la recherche sur l'opinion publique et d'autres formes de collectes de renseignements du gouvernement;

h) surveiller les activits de communication et en valuer l'efficacit d'aprs les objectifs noncs dans les plans de communication;

i) demander conseil au Bureau du Conseil priv au sujet des activits de communication qui peuvent avoir des rpercussions dans tout le gouvernement ou qui doivent tre coordonnes;

j) dsigner un seul centre de responsabilit charg des communications avec le public, dans l'laboration de plans d'urgence pour la gestion de crises;

k) concilier leurs propres besoins en matire de communication, de recherche sur l'opinion publique et de publicit avec les exigences de l'ensemble du gouvernement, et veiller ce que les travaux entrepris dans ces domaines appuient les orientations stratgiques du gouvernement.

i) les marchs de communication peuvent servir acqurir des biens et des services conus pour faire connatre et expliquer les politiques et les programmes du gouvernement.

ii) les marchs de recherche sur l'opinion publique peuvent servir :

  • recueillir des donnes dont le gouvernement a besoin pour remplir son mandat;
  • valuer l'efficacit des programmes;
  • vrifier l'utilit et la convivialit des publications et de la publicit qui manent du gouvernement;
  • recueillir le point de vue des Canadiens au sujet des orientations du gouvernement et l'y intgrer.

iii) les marchs de publicit peuvent servir acqurir des biens et des services conus pour faire connatre et expliquer aux Canadiens les politiques et les programmes du gouvernement. Sous rserve de certaines limites, ils peuvent aussi servir poursuivre des objectifs de politique publique mais, en rgle gnrale, uniquement dans le cadre d'une stratgie plus vaste approuve par le cabinet.

iv) les marchs de publicit ne peuvent pas servir promouvoir l'image d'un ministre en particulier;

l) s'assurer que les travaux en matire de communication, de recherche sur l'opinion publique et de publicit respectent l'engagement de responsabilit financire pris par le gouvernement.

i) un march ne sera adjug que si le besoin pour le service en question est manifeste et s'il n'existe pas de solution moins coteuse.

ii) les ministres sont invits collaborer de manire mettre les rsultats en commun, viter le double emploi et rduire les cots.

3. Consultation et diffusion de l'information

Les institutions doivent s'assurer que l'information sur les politiques, programmes et services fdraux peut tre obtenue et est diffuse dans toutes les rgions du Canada. Elles doivent :

a) rpondre de la faon la plus complte possible aux demandes de renseignements du public, sans recourir inutilement la Loi sur l'accs l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels;

b) dsigner des porte-parole principaux pour communiquer avec le public, les mdias et les dputs;

c) tenir un rpertoire des documents publis ou destins la vente et s'assurer que les publications sont mises la disposition du public;

d) veiller ce que le public puisse, le cas chant, acheter des renseignements, et dterminer le prix faire payer en tenant compte des frais de prparation et de production;

e) rduire ou supprimer les frais administratifs dans les cas o il s'agit clairement de l'obligation d'informer, telle qu'elle est dfinie dans ce chapitre;

f) aviser le Groupe Communication Canada--dition (GCC-) des publications qu'elles envisagent de produire et lorsque les institutions et le GCC- conviennent qu'une publication doit tre vendue, prendre les dispositions ncessaires pour la faire publier par l'entremise du GCC-, dans la mesure du possible de concert avec le secteur priv;

g) coordonner les stratgies de publicit et de recherche sur l'opinion publique par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Les institutions doivent essayer l'avance toutes les campagnes de publicit d'importance afin de s'assurer qu'elles permettent d'atteindre les objectifs fixs;

h) s'efforcer de publier les rsultats de la recherche sur l'opinion publique sans recourir la procdure formelle de solution des cas problmes prvue par la Loi sur l'accs l'information. Dans l'esprit de cette loi, les institutions sont invites publier le rapport final de recherche sur l'opinion publique dans les 30 jours de leur dpt; elles ne devraient recourir au dlai de 90 jours que si des contraintes lies l'impression des rsultats les y obligent.

Si un ministre choisit d'invoquer les dispositions de la Loi sur l'accs l'information pour refuser de publier le rapport final d'une recherche sur l'opinion publique, il devra en informer le commissaire l'accs l'information et citer dans sa lettre les dispositions pertinentes de la Loi. Une copie de cette lettre sera transmise au Conseil du Trsor, afin de surveiller la ralisation de cette politique.

Les demandes de consultation des rsultats de la recherche sur l'opinion publique reues en vertu de la Loi sur l'accs l'information continueront d'tre traites conformment celle-ci.

4. Langues officielles

Les institutions doivent respecter le statut d'galit des deux langues officielles, tel qu'il est dfini dans la Charte des droits et liberts et la Loi sur les langues officielles, et se conformer aux politiques et aux lignes directrices du Conseil du Trsor qui en dcoulent.

5. Prsentation et visibilit

Les institutions doivent :

a) adopter des pratiques justes en matire de communication en vitant les strotypes sexuels dans leurs communications, en veillant une juste reprsentation de tous les membres de la socit canadienne et en prenant toutes les mesures raisonnables pour communiquer de faon efficace avec les personnes handicapes et les membres des collectivits multiculturelles;

b) veiller la visibilit du gouvernement fdral en dfinissant leurs programmes, activits et installations conformment au Programme de coordination de l'image de marque et, le cas chant, en organisant des vnements publics pour souligner les initiatives ou contributions fdrales importantes.

Obligation de rendre compte

Selon le systme parlementaire canadien, les ministres doivent rendre compte au premier ministre et au Parlement de la prsentation au public des politiques, programmes et priorits propres leurs sphres de responsabilits.

Les administrateurs gnraux doivent rendre compte leurs ministres du respect des priorits et de la satisfaction des besoins de ces derniers en matire de communication; au secrtaire du Conseil du Trsor, de la mise en oeuvre des politiques de communication dans leurs institutions; et au greffier du Conseil priv, de la pertinence des communications l'gard des politiques, thmes et priorits applicables l'ensemble du gouvernement, de mme que de l'intgration des communications l'laboration, la planification et la mise en oeuvre des politiques et programmes.

Les chefs des communications (voir l'appendice A pour la dfinition) doivent rendre compte aux administrateurs gnraux de la gestion des communications dans les institutions.

Les conseillers de direction et les gestionnaires des programmes doivent rendre compte leurs suprieurs des aspects touchant les communications dans l'excution des politiques et programmes dont ils sont responsables.

Rles et responsabilits

Institutions

Les ministres individuellement et collectivement, en tant que membres du cabinet, sont les principaux porte-parole du gouvernement du Canada. Ils jouent un rle directeur dans l'tablissement des priorits et des thmes gnraux des communications gouvernementales. En outre, les ministres :

- dfinissent les responsabilits en matire de communication de leur personnel ministriel;

- tablissent des lignes hirarchiques claires au sein du personnel ministriel;

- tablissent des procds en ce qui concerne la liaison entre les gestionnaires des communications au sein des institutions et leur personnel ministriel, de manire assurer la coordination de la communication des politiques et des mesures oprationnelles, en tenant particulirement compte des relations avec les mdias et de leur participation aux vnements publics;

- dfinissent, de concert avec leurs administrateurs gnraux respectifs, leurs priorits, objectifs et besoins dans le secteur des communications.

Les administrateurs gnraux sont responsables de la gestion des communications et de son intgration dans la gestion de l'institution de manire atteindre les objectifs gouvernementaux; ils doivent galement projeter cette image. Les communications constituent une responsabilit partage, qui ncessite la collaboration de la haute direction, du personnel des communications, des conseillers de direction et des gestionnaires des programmes pour l'laboration et la mise en oeuvre des politiques et des programmes.

cet gard, les administrateurs gnraux doivent :

- nommer un haut fonctionnaire (appel dans ce document le chef des Communications) pour aider l'administrateur gnral coordonner et diriger l'application de cette politique;

- raliser l'quilibre qui s'impose entre les rles et les responsabilits en matire de communication du personnel des communications, des conseillers de direction et des gestionnaires des programmes;

- assurer l'intgration de la planification stratgique des communications dans la planification globale de l'institution;

- veiller l'laboration d'un plan oprationnel annuel de communication;

- veiller ce que les ressources soient bien rparties entre le bureau central et les rgions aux fins de toute planification et gestion des communications;

- dsigner des gestionnaires et des spcialistes au bureau central et dans les rgions en tant que porte-parole principaux auprs du public, des mdias et des dputs pour les questions relevant de leurs comptences;

- veiller ce que le personnel des communications et les porte-parole reoivent la formation et le perfectionnement ncessaires;

- assurer la liaison et la collaboration dans le secteur des communications avec les autres institutions fdrales et organismes centraux et avec les autres paliers de gouvernement.

Le personnel des communications assure le soutien voulu l'institution pour la ralisation des objectifs globaux, l'laboration des politiques et des programmes, l'valuation des questions importantes et l'tablissement de la ligne de conduite de l'institution. Au moment d'allouer des ressources aux communications, les institutions devraient veiller la rpartition quilibre des ressources professionnelles entre les principaux lments de la fonction de communication : recherche et analyse, prestation de conseils, planification et gestion des communications.

Les conseillers de direction et les gestionnaires des programmes doivent participer activement la planification et l'excution des projets de communication. Leur participation est ncessaire, car ils doivent rendre compte des aspects touchant la communication des politiques et programmes dont ils sont responsables, surtout lorsqu'il s'agit de dterminer la clientle et d'valuer ses proccupations et ses besoins en matire d'information lors de l'laboration des politiques et des programmes; de faciliter la planification et la mise en oeuvre des projets de communication; d'allouer des ressources aux communications dans les limites du budget des programmes; ainsi que d'tablir de bonnes relations avec les mdias et avoir des changes avec le public.

Organismes centraux

Le Bureau du Conseil priv assume les fonctions suivantes :

- appuyer les stratgies de communication du cabinet;

- aviser les institutions des priorits et des thmes du gouvernement dont elles doivent tenir compte dans leur planification stratgique des communications;

- fournir aux institutions fdrales des conseils et un soutien pour la planification et la gestion des communications;

- recueillir et analyser des renseignements sur l'environnement public afin de donner au premier ministre, aux ministres et aux institutions des conseils sur la gestion des questions d'intrt public;

- surveiller la mise en application des directives du cabinet touchant les communications;

- coordonner, dans des cas exceptionnels, l'organisation et la mise excution de grandes stratgies de communication;

- faciliter l'change d'information entre les institutions;

- exercer un leadership envers les communicateurs l'chelle du gouvernement;

- assigner certains organismes la responsabilit d'laborer des normes en conformit avec la politique du gouvernement en matire de communication et aux fins d'approbation par le Conseil du Trsor.

Le Conseil du Trsor est charg d'approuver et de promulguer, sous la direction du cabinet, la politique des communications du gouvernement. Le Secrtariat du Conseil du Trsor est charg, au nom du Conseil du Trsor, d'assurer la gestion efficace des dpenses et de dterminer les besoins en ressources humaines, y compris ceux relis au secteur des communications, et, de concert avec le Bureau du Conseil priv, de surveiller la mise excution de cette politique. De plus, le Secrtariat est directement charg de coordonner la mise en oeuvre du Programme de coordination de l'image de marque.

Le ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est charg par le cabinet d'assurer l'intgrit du processus de passation de contrats de services de publicit et de la recherche sur l'opinion publique, de mme que de certains services de communication pour lesquels le Ministre est l'autorit contractante. Le ministre fournit galement des conseils et des services pour assurer le respect des politiques et des priorits globales du gouvernement. TPSGC coordonne ses activits avec le Bureau du Conseil priv et le Secrtariat du Conseil du Trsor. Le ministre de TPSGC fournit, au besoin, au Conseil du Trsor, des renseignements et des conseils sur la rpartition des dpenses au chapitre des marchs de publicit et de la recherche sur l'opinion publique, de manire ce que les objectifs de dpenses annuelles soient respects. L'orientation de la politique relve du Bureau du Conseil priv, du Secrtariat du Conseil du Trsor et de TPSGC.

Le ministre de TPSGC peut dlguer ses pouvoirs en matire de gestion de la publicit gouvernementale et de recherche sur l'opinion publique.

La Commission de la fonction publique est responsable de l'laboration et de l'adoption des normes destines assurer que le personnel affect aux communications est choisi en conformit avec les exigences essentielles de la fonction de communication; de la slection et de la nomination du personnel des communications appartenant au groupe de la direction; et de la formation des porte-parole ainsi que de l'orientation et de la formation du personnel des communications.

Le Groupe Communication Canada-dition (GCC-E) est charg d'acqurir des services de communication la demande des institutions gouvernementales et conformment aux dispositions de la section 7 de l'Application de la politique. De plus, le GCC-E assure des services tlphoniques de renseignements et de rfrences, met en oeuvre le Programme de service aux dpositaires et assume d'autres fonctions, selon les directives du premier ministre ou du cabinet.

Surveillance

On valuera la mesure dans laquelle les institutions respectent cette politique. cette fin, il faudrait se fonder sur les plans stratgiques et oprationnels de communication pour s'assurer que la politique a t observe. L'valuation des projets de communication devrait servir dterminer dans quelle mesure ces derniers rpondent aux exigences de la politique.

Le Bureau du Conseil priv surveillera l'excution des directives du cabinet sur les communications partir des plans stratgiques et oprationnels de communication et des contacts avec les institutions.

Le Secrtariat du Conseil du Trsor dterminera si tous les aspects de cette politique ont t respects, au moyen des plans de communication, des rapports provenant d'autres organismes centraux et des rapports de vrification interne.

Les groupes de vrification interne des institutions devraient, dans le cadre de la vrification des activits de communication, dterminer dans quelle mesure cette politique est observe.

Rfrences

Autorit

Cette politique est mise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Publications du Secrtariat du Conseil du Trsor

Volume Accs l'information, Manuel du Conseil du Trsor

Volume "Protection des renseignements personnels", Manuel du Conseil du Trsor

Politique sur les services communs, volume "Matriel, risques et services communs", Manuel du Conseil du Trsor

Le volume "Marchs", Manuel du Conseil du Trsor

Programme de coordination de l'image de marque, volume "Communications", Manuel du Conseil du Trsor

Manuel du Programme de coordination de l'image de marque

Politique de gestion des renseignements dtenus par le gouvernement, volume "Gestion de l'information", Manuel du Conseil du Trsor

Guide sur les droits d'utilisation

Mdias substituts : l'accs pour tous

Comment offrir les documents en mdias substituts

Gouvernement du Canada - Guide Internet

Planification des produits d'information : pratiques d'dition efficace, sans superflu

Autres publications

Directives du premier ministre concernant les communications avec le public (1984), Cabinet du premier ministre

Mmoires au Cabinet : Guide du rdacteur, Bureau du Conseil priv

Gestion de crise (1989)-Bureau du Conseil priv

Demandes de renseignements

Toutes les demandes de renseignements concernant ce chapitre devraient tre adresses au chef des communications de l'institution concerne.

Pour l'interprtation de la politique, le chef des communications devrait communiquer avec la Division de la politique de l'information, des communications et de la scurit, Direction du Dirigeant principal de l'information, du Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada.

Application de la politique

1. Service au public

La fonction de communication ne consiste pas simplement fournir ou recevoir des renseignements. Elle concerne galement la faon dont l'information est change. L'utilit des renseignements et la perception que le public a du gouvernement dpendent de la qualit de l'change.

Pour tablir une norme acceptable de service, les institutions doivent faire en sorte :

- que l'information sur les installations, programmes et services fdraux soit diffuse sous une forme complte, claire et utile;

- que les installations gouvernementales soient facilement identifiables et accessibles dans des limites raisonnablement justifiables;

- que le service soit rapide et efficace tout en tenant compte de la protection des renseignements personnels, de la scurit, des raisons pratiques, du bien-tre et des besoins spciaux du public;

- qu'elles respectent le droit constitutionnel du public d'tre servi en franais ou en anglais leur sige social ou leur administration centrale, ainsi que dans tout autre bureau o l'emploi du franais ou de l'anglais fait l'objet d'une demande importante ou se justifie par la vocation du bureau;

- que l'information soit disponible sur le genre de service assur;

- que des mcanismes soient en place pour permettre aux intresss de prsenter des plaintes en toute confiance;

- que les engagements l'gard du public soient respects et que toute incapacit de les respecter soit rapidement et clairement explique;

- que le public soit toujours trait avec courtoisie et quit; et

- que la qualit du service au public soit revue dans le cadre du cycle d'examen des programmes.

2. Gestion des communications

2.1 Planification et gestion des ressources

La planification annuelle des communications doit tre entirement intgre dans le cycle de planification globale de l'institution. Elle consiste tablir la gamme des activits de communication et dterminer les besoins en ressources.

La planification stratgique constitue la premire tape. Les plans stratgiques de communication sont destins relier les priorits du gouvernement, du ministre et de l'institution, qui constituent la base de toute activit de communication, et indiquer l'orientation gnrale ventuelle du plan d'action adopter.

Les plans oprationnels de communication permettent de mettre en pratique les stratgies globales et de dterminer les besoins en ressources.

Tous les plans doivent prvoir des mcanismes de surveillance et d'valuation ainsi que des rajustements en fonction des circonstances.

2.1.1 Cycle de planification

a) Juillet

Le Bureau du Conseil priv fournit des conseils, le cas chant, au sujet de l'environnement de planification de l'ensemble du gouvernement dont l'institution doit tenir compte dans son plan stratgique de communication pour l'exercice suivant.

b) Septembre

Chaque institution prpare son plan stratgique de communication pour le prochain exercice paralllement au plan oprationnel pluriannuel (POP), afin que la planification des ressources destines aux communications puisse tre intgre dans la planification globale des ressources.

Le plan stratgique de communication de l'institution expose de faon succincte la ligne de conduite que cette dernire compte adopter au cours de la prochaine anne ainsi que les recettes et les besoins en ressources prvus. Le plan dfinit les objectifs globaux en matire de communication, en y intgrant les priorits du gouvernement, du ministre et de l'institution, et contient des lignes directrices pour l'laboration des plans oprationnels de communication et l'affectation des ressources aux communications.

Aprs l'approbation de l'administrateur gnral, les institutions mentionnes l'appendice B prsentent leur plan au Bureau du Conseil priv pour qu'il puisse tre examin par le cabinet. Les institutions ne figurant pas l'appendice soumettent leur plan au Secrtariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil priv charg des communications, si elles prvoient entreprendre, au cours de la prochaine anne, de nouveaux projets de communication qui influent directement sur les priorits du gouvernement.

c) Mars

Chaque institution prpare un plan oprationnel de communication indiquant comment son plan stratgique de communication sera mis en oeuvre. Ce plan doit tre prpar paralllement au budget d'exploitation de l'institution pour l'exercice.

Le plan oprationnel de communication est ax sur la faon d'assurer les communications. Il englobe les dpenses des diverses activits (c'est--dire dition, publicit, productions audio-visuelles, expositions, surveillance des reportages des mdias et relations publiques), telles qu'elles sont dfinies l'appendice A, pour trois ans : l'anne prcdente, l'anne qui se termine et l'anne suivante. Il faut fournir ces donnes pour chaque programme, d'aprs le Budget des dpenses principal.

L'administrateur gnral veille ce que soient attribues au sein de l'institution les responsabilits pour l'approbation de tous les projets de communication figurant dans le plan oprationnel de communication, et ce que les projets soient conformes la stratgie du gouvernement et de l'institution ainsi qu' la politique gouvernementale en matire de communication.

Les donnes financires tires du plan oprationnel de communication sont fournies, sur demande, au Bureau du Conseil priv pour que celui-ci puisse soumettre l'examen des ministres des donnes globales sur les activits gouvernementales dans le secteur des communications.

d) Mise jour

Les plans stratgiques de communication prsentent une image des vnements futurs et sont donc sujets modification en fonction des circonstances. L'administrateur gnral veille ce que les responsabilits pour l'approbation de tous les projets de communication de l'exercice soient attribues au sein de l'institution lorsqu'ils n'ont pas t approuvs dans le cadre du budget d'exploitation. Les institutions doivent informer le Bureau du Conseil priv des modifications apportes aux plans au cours de l'exercice.

e) valuation

Les institutions surveillent les activits de communication et valuent leur efficacit par rapport aux objectifs noncs dans les plans de communication.

2.1.2 Nouveaux projets

Les institutions doivent s'assurer que l'environnement public pour une initiative donne a t entirement valu, qu'il est pris en considration dans le plan global et que les communications font partie intgrante de ce plan.

D'aprs le Systme de dossiers du cabinet, tous les mmoires au cabinet doivent tre accompagns d'un plan de communication, dans lequel sont notamment indiques les ressources ncessaires. Les plans de communication devraient galement tre prpars pour les prsentations au Conseil du Trsor portant sur des mesures importantes, lorsque ces dernires n'ont pas fait l'objet d'un mmoire au cabinet.

2.2 Coordination des communications

Conformment aux directives du cabinet, le greffier du Conseil priv peut donner des instructions aux administrateurs gnraux au sujet des communications globales du gouvernement du Canada. En outre, le Bureau du Conseil priv peut dsigner les organismes qui assumeront un rle directeur et leur confier des responsabilits spciales pour la conduite des communications globales. Les administrateurs gnraux doivent examiner ces instructions ainsi que toutes les dcisions pertinentes du cabinet et s'assurer qu'elles sont bien appliques.

Chaque institution doit surveiller l'environnement public par rapport ses politiques et ses programmes afin de pouvoir prvoir les questions qui risquent de survenir. Lorsqu'une question peut avoir des rpercussions dans l'ensemble du gouvernement sur le plan de la communication ou ncessiter une coordination, l'administrateur gnral devrait demander conseil au Secrtariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil priv.

2.3 Gestion des crises

De bonnes communications sont essentielles une gestion efficace des crises. Il incombe aux institutions de prvoir, dans la mesure du possible, les crises importantes telles que les risques pour l'environnement et la sant publique, les actes de terrorisme, et les dsastres naturels ou causs par l'homme, crises pour lesquelles on pourra faire appel l'aide de nombreux organismes gouvernementaux aux niveaux fdral, provincial et local.

Il en rsulte que les organismes directeurs doivent prparer la planification d'urgence, laborer des procdures d'opration et demander l'assentiment des administrations rgionales et locales non seulement pour la coordination de l'aide gouvernementale, mais aussi pour la dsignation d'un seul centre de responsabilit pour toutes les communications avec le public. Ce point est essentiel si l'on veut fournir rapidement des renseignements prcis, pertinents et cohrents, faciliter la prestation de services, liminer les possibilits de contradiction et susciter la confiance du public. Lorsqu'elles ignorent quel est le principal organisme responsable dans des circonstances particulires, les institutions devraient demander conseil au Bureau du Conseil priv.

3. Environnement public

Les changes avec le public consistent non seulement fournir des renseignements mais aussi l'couter. Pour laborer des politiques et des programmes qui rpondent aux besoins du public, le gouvernement devrait connatre l'environnement public auquel ils s'adressent.

Pour chaque programme, il faudrait prvoir un processus de consultation des clients. En ce qui concerne les nouvelles politiques ou les mesures importantes, le gouvernement peut utiliser la mthode qui convient pour mieux comprendre la socit canadienne et pour valuer l'efficacit des politiques et des programmes. Si la mthode en question consiste mener de la recherche sur l'opinion publique, les procdures d'approbation suivre sont dfinies dans la Politique de gestion des renseignements dtenus par le gouvernement et la Politique sur les marchs publics. On applique galement ces procdures dans le cas des enqutes ralises auprs des fonctionnaires.

4. Consultation et diffusion de l'information

4.1 Principes

Le gouvernement a pour responsabilit de veiller ce que les renseignements sur les politiques, programmes et services fdraux soient mis la disposition de la population ou diffuss dans toutes les rgions du Canada. Ce principe d'ouverture du gouvernement permet au public de participer de faon claire l'laboration des politiques gouvernementales, aux responsables de l'administration publique de prendre des dcisions quitables et au public d'valuer la performance du gouvernement; il favorise aussi l'obligation du gouvernement de rendre compte.

Cette ouverture du gouvernement est garantie par la Loi sur l'accs l'information, qui confre aux Canadiens le droit d'accs aux documents de l'administration fdrale, sauf dans quelques cas particuliers. La Loi prcise aussi qu'elle n'est qu'un complment aux modalits d'accs aux documents du gouvernement; elle ne devrait en aucune faon restreindre l'accs aux renseignements normalement mis la disposition du grand public. Toutefois, la diffusion de l'information tant coteuse, on ne devrait y recourir que dans les cas o il existe manifestement une obligation d'informer le public ou lorsque l'utilisateur est dispos en payer les frais. Le cot total de la diffusion de l'information qui n'a d'intrt que pour le requrant ne devrait pas incomber au contribuable.

4.2 Frais des services d'information

Pour valuer le cot de production des renseignements destins la vente, les institutions devraient tenir compte du cot total de la collecte, du regroupement, de la prparation, de la production et de la diffusion de l'information. Elles doivent appliquer la politique du gouvernement concernant les droits et frais d'utilisation externes pour dterminer les prix demander. Les lignes directrices concernant l'tablissement des droits et frais, notamment dans les cas o le recouvrement partiel des frais pourrait tre justifi, figurent dans la Politique du Conseil du Trsor sur les frais d'utilisation externe.

4.2.1 Rduction ou suppression des frais

Les institutions devraient rduire ou supprimer les droits et les frais lorsqu'il y a manifestement obligation d'informer le public, par exemple quand :

- certaines personnes ont besoin de renseignements pour se prvaloir d'un service ou d'un programme auquel ils ont peut-tre droit;

- l'information est ncessaire pour que le public comprenne un nouveau programme ou service, une politique, loi ou priorit prsentant une certaine importance;

- il s'agit d'expliquer les droits, la recevabilit et les obligations des individus;

- il s'agit d'informer la population des risques sur le plan de la sant, de la scurit ou de l'environnement;

- il s'agit de renseignements personnels administrs par l'administration fdrale et qui sont demands par la personne qu'ils concernent; ou quand

- l'information a t demande en vertu de la Loi sur l'accs l'information, et que les frais sont supprims la discrtion du chef de l'institution.

4.3 Renseignements provenant des bases de donnes

S'il y a demande importante de renseignements contenus dans des bases de donnes, les institutions sont tenues de prendre les mesures ncessaires pour que les intresss puissent acheter ces renseignements, c'est--dire :

a) passer un march avec le secteur priv par l'entremise du Groupe Communication Canada pour que ces renseignements puissent tre fournis sur demande;

b) vendre directement les renseignements provenant des bases de donnes, si elles sont autorises par une loi le faire ou bien, faute d'autorisation, laborer une proposition et un barme des prix conformment la politique du Conseil du Trsor, et soumettre le tout l'approbation du Conseil du Trsor; ou

c) prendre des dispositions pour faire publier l'information conformment l'article 4.5.

4.4 Catalogage

Les institutions gouvernementales sont tenues, par la Loi sur l'accs l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, de justifier et de dcrire leurs fonds de documents dans le Registre de consultation et le Rpertoire de renseignements personnels. Bien que les lois ne s'appliquent pas aux publications ou aux documents mis en vente, les institutions doivent aussi, selon la politique du gouvernement, rpertorier ces documents. Mentionnons, par exemple, les catalogues et les rpertoires des documents des bibliothques et des archives, les listes de toutes les publications ainsi que les guides et les rpertoires des institutions.

4.5 dition

Les procdures ci-dessous s'appliquent la publication des renseignements gouvernementaux sauf ceux mentionns aux alinas 4.3a) et b) :

a) Les institutions doivent fournir au Groupe Communication Canada-dition (GCC-E) des renseignements sur les publications qu'elles envisagent de produire.

b) le GCC-E value la demande du public et recommande l'institution les publications qui devraient tre vendues.

c) Si l'institution et le GCC-E reconnaissent qu'une publication devrait tre vendue, le GCC-E prend les dispositions ncessaires pour la publier de concert avec le secteur priv, dans la mesure du possible. Si cela n'est pas possible, le GCC-E peut prendre des dispositions pour publier l'ouvrage directement.

d) Une institution peut entreprendre l'laboration, la production et la diffusion d'une publication gratuite si elle a jug que celle-ci rpond aux critres dfinis l'article 4.2.

e) Dans le cadre du Programme de service aux dpositaires, les institutions sont tenues de fournir au GCC-E des exemplaires de chaque ouvrage qu'elles publient.

Voir galement l'appendice C.

4.6 Publicit

Toute la publicit fdrale est coordonne pour appuyer les objectifs sociaux, conomiques et culturels du gouvernement et pour informer adquatement le public des priorits et des programmes gouvernementaux. Il faut mettre l'essai au pralable toutes les campagnes de publicit d'importance afin de s'assurer qu'elles permettent d'atteindre les objectifs fixs. La mise l'essai pralable, qui constitue une recherche sur l'opinion publique, incombe l'institution intresse et ne doit tre effectue que si le service est manifestement ncessaire. Les ministres sont invits collaborer de manire mettre les rsultats en commun, viter le double emploi et rduire les cots. Les institutions sont tenues, en vertu de cette politique, de coordonner leurs activits de mise l'essai pralable. TPSGC consignera et coordonnera ces activits et ne s'abstiendra d'autoriser un march de mise l'essai pralable que s'il a des doutes au sujet de l'intgrit du processus de passation du march. Cela vise notamment les dpenses ayant trait aux communiqus d'intrt public. Les attestations de conformit ne dgagent pas les institutions de leurs responsabilits l'gard du contenu, de l'efficience et de l'efficacit de leur publicit. Aucune attestation n'est ncessaire dans le cas des annonces payes, c'est--dire des avis publics, tels les avis d'appel d'offres, dont la publication par les mdias est habituellement ngocie directement par les institutions. Les annonces payes sont considres comme de la publicit si l'on doit avoir recours une agence de publicit.

De manire fournir aux institutions des attestations de conformit, TPSGC examinera, au nom de son ministre :

- les projets de publicit inclus dans les plans annuels de travail labors en vue de l'tablissement des plans oprationnels pluriannuels, de manire fournir au ministre de TPSGC un avis sur les sujets, les thmes et les ressources proposs pour l'anne venir;

- les programmes de publicit que les institutions dsirent inscrire dans les prvisions de dpenses qu'elles doivent prsenter au Conseil du Trsor, de manire s'assurer que ces programmes respectent les lignes directrices concernant les dpenses;

- les projets de publicit, de manire s'assurer que les principes et les stratgies sont conformes aux objectifs du gouvernement en matire de communication; et

- les plans de publicit, de manire s'assurer de la qualit et de la justesse de la publicit envisage sur le plan des mthodes cratrices, de la planification de la publicit dans les mdias, et autres aspects.

Il incombe au responsable charg de la publicit TPSGC de faire connatre directement aux institutions ses exigences l'gard des points prcdents.

L'agence de coordination, une organisation sous contrat avec TPSGC, groupe les demandes de publicit et achte aux mdias le temps et l'espace dont le gouvernement a besoin pour sa publicit, sauf dans le cas des annonces payes qui sont faites directement par les institutions. En outre, l'agence de coordination s'acquitte de certaines formalits administratives lies aux achats.

TPSGC passe les marchs de publicit pour le gouvernement. Outre qu'il a conclu une entente long terme avec l'agence de coordination, il ngocie et passe des marchs long terme avec des agences de publicit, pour la production et la planification des moyens de diffusion. TPSGC tablit et tient jour galement une liste des agences de publicit prslectionnes conformment aux normes nonces dans la Politique sur les marchs publics (voir l'appendice D).

4.7 Demandes de renseignements

Selon la prsente politique, les institutions doivent dsigner les gestionnaires et les spcialistes qui vont agir comme principaux porte-parole dans les rapports avec le public, les mdias et les dputs, pour les questions relevant de leurs comptences.

4.7.1 Demandes de renseignements provenant du public et des parlementaires

Les institutions devraient rpondre compltement aux demandes de renseignements du public, moins que les renseignements sollicits ne fassent l'objet d'une exemption en vertu de la Loi sur l'accs l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou que la rponse soit trop coteuse et qu'aucune autre chelle de rcupration des frais ne puisse s'appliquer. Si les renseignements demands font l'objet d'une exemption, l'intress devrait tre inform de son droit de prsenter une demande en vertu de la Loi sur l'accs l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels selon le cas.

Si les renseignements demands en vertu de ces lois peuvent normalement s'obtenir sans demande officielle, l'institution devrait en aviser le requrant et lui donner les renseignements ou lui indiquer o s'adresser.

Pour aider le public obtenir des renseignements sur les principaux programmes et services, les institutions gouvernementales devraient s'assurer que ces derniers figurent dans les annuaires publics. (Voir galement le chapitre 436 du MPA.)

Les institutions devraient traiter les demandes de renseignements des parlementaires de la mme faon que les demandes de renseignements du public.

4.7.2 Demandes de renseignements des mdias

Les demandes provenant des mdias devraient normalement tre transmises aux porte-parole dsigns pour la question donne.

Les porte-parole dsigns doivent discuter de faon ouverte et officielle des faits ou d'une politique gouvernementale dj approuve. Les interviews ou les sances d'information officieuses ne sont autorises qu'en des cas exceptionnels et doivent tre approuves au pralable par le ministre. Toute supposition et question concernant un projet de politique devraient tre renvoyes au ministre.

5. Contenu et prsentation

5.1 Langue

5.1.1 Langues officielles

La Charte des droits et liberts garantit l'galit du statut du franais et de l'anglais en tant que langues officielles du Canada et l'galit des droits et privilges quant leur emploi dans toutes les institutions du Parlement et du gouvernement du Canada. La Loi sur les langues officielles tablit le cadre lgislatif qui assure le respect de leur galit. Les politiques et lignes directrices du Conseil du Trsor, qui s'inspirent de ces dispositions lgislatives, dfinissent les exigences en matire de communication.

5.1.2 Langage clair

L'obligation d'informer le public englobe celle de communiquer efficacement. Les renseignements sur les politiques, programmes et services gouvernementaux devraient tre prsents de faon claire, objective, simple et comprhensible. Les messages devraient renfermer des renseignements rpondant aux besoins du public, et tre exprims en des termes simples et cohrents.

Chaque institution est responsable du contenu et de la qualit linguistique des messages prpars dans l'une ou l'autre langue officielle.

Les lignes directrices et les normes d'usage figurent dans des publications du ministre du Patrimoine canadien, dans des ouvrages de rfrence courants portant sur la question et dans le Manuel du Programme de coordination de l'image de marque.

5.2 Pratiques de communication justes

Les pratiques justes en matire de communication consistent liminer les strotypes sexuels, donner une image juste et reprsentative des races, des origines ethniques et des personnes handicapes, ainsi qu' employer des mesures spciales pour atteindre les personnes handicapes et d'autres publics spciaux. (Voir galement l'appendice E.)

5.2.1 limination des strotypes sexuels

Par strotype sexuel, on entend les mots, les attitudes ou les illustrations qui tendent attribuer des rles ou des caractristiques des personnes uniquement selon leur sexe, sans tenir compte de leur potentiel intrinsque.

Dans les communications gouvernementales, il ne faut pas utiliser des termes rtrogrades, donner une image pjorative ou une reprsentation ingale des sexes.

5.2.2 Image juste et reprsentative

Les communications gouvernementales doivent traduire le principe selon lequel toutes les personnes, quelle que soit leur origine ancestrale, leur origine ethnique ou leur handicap, sont et doivent tre dcrites comme des citoyens productifs qui contribuent de faon gale au bien-tre de la socit canadienne.

Les institutions gouvernementales devraient s'assurer que leurs communications ne renferment aucun prjug ou strotype qui empchent des particuliers ou des groupes de la socit canadienne d'y participer pleinement.

5.2.3 Communications avec les personnes handicapes

Au moment de la planification et de l'excution des projets de communication, les institutions gouvernementales devraient envisager la ncessit de communiquer avec les personnes handicapes et les moyens prendre cet gard.

Il faudrait s'efforcer tout particulirement d'atteindre les personnes handicapes qui s'adressent des programmes spciaux du gouvernement. Par "personnes handicapes", on entend les malvoyants, les aveugles, les malentendants ou les sourds et les personnes atteintes d'un dfaut d'locution, d'un handicap physique, de troubles d'apprentissage, de problmes psychiatriques ou mentaux.

5.2.4 Communications avec les collectivits multiculturelles

Au moment de la planification et de l'excution des projets de communication, les institutions gouvernementales devraient s'assurer que le vaste ventail des politiques et programmes gouvernementaux (et non seulement ceux de nature culturelle) sont communiqus de faon efficace aux collectivits multiculturelles selon l'esprit de la Loi sur le multiculturalisme canadien. Ceci peut requrir que la communication se fasse dans des langues autres que les deux langues officielles.

6. Visibilit

S'il veut tre accessible et comptable, le gouvernement doit d'abord tre visible et reconnaissable. Cette visibilit ou la prsence fdrale permet au public de voir le gouvernement du Canada et de l'valuer.

6.1 Image de marque

L'image de marque est la prsentation extrieure d'une institution et de ses activits. Le Programme de coordination de l'image de marque a pour but d'identifier ses institutions de faon claire et cohrente et d'aider le public identifier les programmes et services fdraux et s'en prvaloir.

Les normes de l'image de marque du gouvernement sont dfinies au chapitre 2 du prsent volume, et dans le Manuel du programme de coordination de l'image de marque.

Chaque institution doit grer son image de marque conformment aux normes applicables dans tout le gouvernement. Les institutions devraient veiller ce que les politiques et les normes de l'image de marque soient intgralement appliques dans le cadre des fonctions globales de gestion. Une image de marque bien coordonne et bien pense peut galement aider projeter une image favorable de la fonction publique.

Les diffrentes applications de l'image de marque vont des "supports permanents" (articles de papeterie, signalisation, marquage des vhicules, identification du personnel) aux "supports transitoires" (tous les genres de documents, de publicit, de documents audio-visuels, d'expositions).

6.2 vnements publics

Les vnements publics sont ceux auxquels assistent les ministres et les hauts fonctionnaires pour faire connatre au public les initiatives ou contributions fdrales d'importance.

Une institution fdrale peut parrainer de tels vnements de sa propre initiative ou, le cas chant, les parrainer de concert avec un autre gouvernement ou le secteur priv. cet effet, les institutions fdrales devraient veiller ce que leur participation soit proportionnelle la mesure dans laquelle le gouvernement a contribu, financirement ou autrement, au projet ou au programme en question.

Les plans de communication se rapportant un programme frais partags devraient tre labors ds le dbut et faire partie de toute entente entre une institution fdrale et une autre institution publique ou prive.

7. Marchs

7.1 Services communs

Selon les politiques ayant trait aux services communs, tous les services en matire de communication doivent tre acquis comme suit :

- dans le cas d'un service commun obligatoire, par l'entremise ou auprs du Groupe Communication Canada (GCC);

- dans le cas d'un service commun facultatif, auprs du secteur priv, directement ou par l'entremise du GCC;

- auprs d'autres services au sein de l'institution (services internes).

Le tableau 1 prsente les exigences pour chacune des activits de communication.

Tableau 1

Rsum des marchs                  TPSGC                                

Recherche sur l'opinion publique A (note 1)
Publicit (note 2) A
dition
- produits gratuits X
- produits destins la vente B
- coproductions B
Impression B
Film et production de vido B
Services de photographie X
Expositions X
Surveillance des reportages des X mdias
Relations publiques X
Signalisation X
Demandes de renseignements X
Autres services de communication, X notamment : donnes pour la planification stratgique; valuation de l'environnement; rdaction et rvision; gestion des projets multimdias; valuation; conception graphique; services de cration.

Notes Lgende

1. La recherche sur l'opinion A Services commun obligatoire. Le publique est un service commun ministre de Travaux publics et obligatoire sous la politique du Services gouvernementaux Canada C.T. (rvision 31-07-94). peut dlguer ses pouvoirs en matire de gestion de la publicit gouvernementale et de recherche sur l'opinion publique.

2. Les institutions peuvent placer B Service commun facultatif lorsque directement des annonces payantes la dlgation a t accorde au dans les mdias, par exemple les ministre par le ministre des avis publics concernant les appels Travaux publics et Services d'offres, les ventes, les gouvernementaux Canada. audiences publiques, les offres d'emploi, les heures de bureau et les adresses, condition de ne pas recourir une agence de publicit.

X Service commun facultatif. Aucune dlgation est ncessaire.

Pour que le GCC et les institutions clientes comprennent clairement leurs rles et responsabilits respectifs, leurs relations devraient gnralement faire l'objet d'un accord ou d'un protocole d'entente portant notamment sur le partage des responsabilits, les engagements sur le plan de l'excution, les frais (le cas chant), la dure de l'accord, la dlgation des pouvoirs (le cas chant) et le rglement des diffrends.

7.2 Autres marchs

Dans certains cas, il peut tre justifi d'acqurir certains services de communication directement auprs d'autres sources. On peut recourir ce procd lorsque le GCC et une institution cliente conviennent que l'acquisition auprs d'autres sources serait plus rentable pour l'ensemble du gouvernement.

Des exceptions peuvent tre dcides par le biais d'une entente entre l'administrateur gnral de l'institution cliente et le directeur gnral ou un dlgu du GCC ou encore d'un protocole d'entente en vertu de l'Accroissement des pouvoirs et des responsabilits ministriels. Il peut y avoir des exceptions qui s'appliquent uniquement certains services et pour une priode donne. Les administrateurs gnraux peuvent demander une exemption permanente en prsentant une requte au Conseil du Trsor, aprs consultation du directeur gnral du GCC.

Les institutions qui sont autorises passer des marchs directement avec le secteur priv doivent respecter le Rglement sur les marchs de l'tat et les normes connexes pour ce qui est des appels d'offres et de l'adjudication des contrats. (Voir le volume intitul "Marchs" du Manuel du CT.)

7.3 Normes de rendement

La prestation des services de communication par le GCC sera value selon des normes gnrales de rendement ou d'autres normes dfinies dans une entente prcise avec l'institution cliente (voir l'article 7.1).


Appendice A
Dfinitions

Audio-visuel (Audio-visual) - activits lies au choix, la commande, la rvision et la prparation de renseignements destins tre diffuss au public au moyen d'une production audio-visuelle, par exemple les films, les bandes magntoscopiques, les vidodisques et diaporamas sonoriss; dsigne galement la promotion de ces produits et leur diffusion au public.

Chef des Communications (Head of communications) - membre du personnel de direction nomm par le sous-chef pour l'aider coordonner et diriger l'application de cette politique;

dition (Publishing) - activits consistant choisir, commander et prparer des renseignements destins tre diffuss au public au moyen de produits, tels que les livres, les priodiques, les dpliants, les microfilms, les microfiches, les disquettes, les vido-cassettes et les bandes audio; englobe galement la promotion de ces produits ainsi que leur distribution ou vente au public.

Expositions (Expositions) - activits lies au choix, la commande, la rvision et la prparation de renseignements destins tre diffuss au public au moyen de prsentations et de stands des expositions, des foires, des congrs, dans des magasins ou toute autre installation publique analogue; comprend galement la conception, la fabrication, le transport et l'installation des montages et des stands.

Marchs des relations publiques (Public relations contract) - marchs passs avec le secteur priv au sujet des services de communication qui ne sont pas dfinis dans cette annexe.

Publicit (Advertising) - activits lies l'achat, par le gouvernement ou pour son compte, d'espaces dans les journaux ou de temps d'antenne dans les mdias lectroniques, ou dans d'autres mdias, notamment en recourant aux installations extrieures et aux services de transport; inclut tout travail crateur se rapportant la production d'une publicit, toute recherche publicitaire, par exemple la mise l'essai, l'valuation et la recommandation de stratgies publicitaires gnrales, et la post-valuation des campagnes de publicit.

Rdaction (Writing) - action de rassembler et de synthtiser des renseignements et de composer des textes, gnralement des fins de publication et de distribution, afin de transmettre des messages prcis un public cible de faon comprhensible.

Relations avec les mdias (Media relations) - tablissement et maintien de communications efficaces avec les reprsentants de la presse crite et lectronique en vue de faciliter l'change de l'information entre le gouvernement et le public.

Rvision (Editing) - amlioration de la prsentation et de la qualit des manuscrits en corrigeant les erreurs de grammaire, de syntaxe et de prsentation; peut comporter la rcriture de certains passages afin d'en amliorer la clart, la prsentation, la concision, la cohrence et l'exactitude.

Recherche sur l'opinion publique (Public opinion research) - activits consistant sonder les Canadiens.

Surveillance des reportages des mdias (Media monitoring) - valuation des reportages sur certaines questions dans la presse crite et lectronique ou dans d'autres mdias.


Appendice B
Liste des institutions

Conformment au cycle de planification prsent dans l'article 2.1, les institutions suivantes sont obliges de prsenter leurs plans stratgiques de communication au Bureau du Conseil priv :

Affaires indiennes et du Nord Canada
Agence canadienne de dveloppement international
Agence de promotion conomique du Canada atlantique
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Anciens Combattants Canada
Citoyennet et Immigration Canada
Commission de la fonction publique du Canada
Condition fminine Canada
Dfense nationale
Dveloppement des ressources humaines Canada
Diversification de l'conomie de l'Ouest Canada
Environnement Canada
Ministre de l'Industrie
Ministre de la Justice Canada
Ministre des Affaires trangres et Commerce international
Ministre des Finances Canada
Ministre du Patrimoine canadien
Pches et Ocans
Ressources naturelles Canada
Revenu Canada
Sant Canada
Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada
Solliciteur gnral Canada
Statistique Canada
Transports Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada


Appendix C
dition

1. Introduction

Le gouvernement a pour responsabilit de veiller ce que les renseignements sur les politiques, les programmes et les services fdraux soient mis la disposition de la population ou soient diffuss dans toutes les rgions du Canada. Les activits d'dition des institutions fdrales reprsentent l'un des principaux moyens d'informer le public.

La politique sur les communications prsente les exigences fondamentales l'gard de ces activits. Chaque institution dcide ce qu'il faut publier et, de concert avec le Ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et par l'intermdiaire du Groupe Communication Canada - dition (GCC-), dcide de donner gratuitement la publication ou de la vendre. Dans le premier cas, l'institution assume la responsabilit de la publication; dans le deuxime cas, la responsabilit incombe au GCC- moins que l'institution soit personnellement tenue de procder la publication.

1.1 Objet

La prsente appendice fournit des lignes directrices en vue d'aider les institutions mettre en oeuvre les exigences relatives la politique sur l'dition et certaines exigences techniques obligatoires qui sont fondes sur la loi.

1.2 Porte

Cet appendice s'applique aux documents suivants :

- toute publication gratuite ou destine la vente, l'intention du public;

- toute information disponible auprs de banques de donnes selon des accords passs avec le (GCC-) conformment l'article 4.3 c) de l'Application de la politique.

En outre, devrait tre trait comme publication destine la vente tout document qui, prvu l'origine pour circulation interne, est ensuite mis la disposition du public contre paiement.

Il faut souligner ici que, mme si la dfinition du terme "dition" donne l'article 1.4 ci-aprs englobe l'dition lectronique, seuls sont assujettis au prsent appendice les travaux d'dition lectronique effectus par l'entremise du GCC-. Lorsqu'une institution choisit de faire elle-mme l'dition lectronique de ses oeuvres (comme le prvoient les articles 4.3 a) et b) de l'Application de la politique), ces ouvrages ne sont pas assujettis cet appendice. En optant pour cette faon de faire, les institutions doivent se rappeler qu'elles sont quand mme tenues de se conformer en tout temps aux autres lois pertinentes, telles que la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur le droit d'auteur.

1.3 Autorisations

Ces lignes directrices donnent effet aux dcisions prises par le gouvernement en 1970 et 1971 concernant l'dition gouvernementale. Elles sont aussi conformes aux textes de loi suivants :

Loi sur le ministre des Approvisionnements et Services, alina 5(1)d), article 7 et article 15, qui traitent respectivement des fonctions du ministre des Approvisionnements et Services, de la dlgation des pouvoirs par le ministre des Approvisionnements et Services, et de l'Imprimeur de la Reine;

Loi sur les langues officielles, partie II, qui traite des actes lgislatifs et autres, et partie IV, qui traite des communications avec le public et de la prestation des services au public dans les deux langues officielles.

1.4 Dfinitions

Co-dition (Co-publishing) - l'dition de toute publication du gouvernement par des diteurs privs auxquels le GCC- a dlgu la fonction d'dition en coopration avec l'institution auteur, ou le partage de la fonction d'dition entre un diteur priv et le GCC-.

dition (Publishing) - tout le processus de slection, d'excution sur commande ou de mise en forme de l'information pour publication, que ce soit sous forme de livres, priodiques, brochures, microfilms, microfiches, disquettes, cassettes vido, cassettes audio ou bandes assimilables par une machine. L'dition comprend galement par la suite la promotion, la distribution ou la vente de ces produits au public.

Institution auteur (Author institution) - toute institution gouvernementale qui prpare ou fait prparer un texte en vue de sa publication.

Institution ditrice (Publishing institution) - pour les publications destines la vente, le GCC- ou une institution personnellement tenue de procder la publication, et pour les publications distribues gratuitement, l'institution auteur.

Papier permanent (Permanent paper) - papier qui peut tre entrepos pendant une longue priode de temps sans dcoloration ou sans changement de texture. La norme couramment admise pour le papier permanent est ANSI (American National Standards Institute) Z39.48-1984.

Publication (Publication) - tout produit issu d'un travail d'dition.

2. Mesures administratives

Dans ce paragraphe sont dfinies les lignes directrices rgissant les rapports entre le GCC- et les institutions auteurs. Toutes les questions traites ici peuvent faire l'objet d'un accord ou protocole d'entente entre une institution et le GCC-, tel que prcis l'article 7.1 de l'Application de la politique. En outre, le GCC- peut, aprs consultation avec l'institution concerne et le Secrtariat du Conseil du Trsor, dlguer une partie ou l'ensemble de ses responsabilits au ministre de l'institution en vertu de la Loi sur le ministre des Approvisionnements et Services et conformment aux exigences du Chapitre 303, Services communs, du MPA. Toute institution exerant un tel pouvoir dlgu doit se conformer aux mmes exigences que celles imposes au GCC-.

2.1 Planification

Suivant la Politique du gouvernement en matire de communications, les institutions sont tenues d'informer TPSGC de tout document qu'elles envisagent de publier. Il importe que cette information soit transmise au GCC-. En ce qui a trait l'dition, les institutions devraient galement fournir au GCC-, sur demande, les informations suivantes :

- si la publication sera gratuite ou destine la vente;

- la date prvue de diffusion;

- la quantit prvue, y compris celle distribue par l'intermdiaire du Programme des services aux dpositaires;

- le besoin de disponibilit sous une forme accessible aux personnes handicapes.

S'il est conomique et pratique de le faire, la planification des publications devrait aussi comprendre un examen des facteurs environnementaux. Il existe deux types de papier qui respectent l'environnement : le papier permanent et le papier recycl. En gnral, le papier permanent est utilis pour les documents d'archives ou ceux prsentant un intrt historique (p. ex. les livres et les priodiques), tandis que le papier recycl sert a des fins plus transitoires (p. ex. les brochures et l'emballage).

Pour dterminer si une publication respecte l'environnement, on peut tenter de rpondre quelques-unes des questions qui suivent :

- le papier permanent devrait-il tre utilis pour l'impression?

- peut-on utiliser du papier recycl pour l'impression ou pour l'emballage?

- l'emballage est-il recyclable? (p. ex. en papier plutt qu'en plastique)

- le papier peut-il tre recycl? (p. ex. papier journal ou papier permanent plutt que papier glac? couvrage de l'encre? tendue de la couleur?)

- a-t-on valu exactement les quantits afin d'viter le gaspillage?

Pour dmontrer l'engagement du gouvernement envers les questions environnementales, il faudrait, sur les publications, utiliser les symboles appropris pour indiquer qu'il s'agit de papier recycl ou permanent, selon le cas.

2.2 tablissement du prix de vente

Conformment la politique gouvernementale de rcupration des cots, les prix tabli pour les publications doivent tre fonds sur la valeur marchande ou sur une estimation raisonnable de celle-ci. Les critres servant dterminer les cas o l'on peut rduire ou supprimer le prix sont exposs l'article 4.2 de l'Application de la politique et dans la Politique du CT sur les frais d'utilisation externe.

Le prix de liste d'une publication est tabli par le GCC- de concert avec l'institution auteur et conformment au barme des tarifs approuv chaque anne par le Conseil du Trsor. Si une institution dcide qu'une publication rpond aux critres susmentionns, il peut soit en faire une publication gratuite, soit en rduire le prix de dtail en versant au GCC- une contribution financire provenant de ses fonds.

2.3 Commercialisation et ventes

De faon gnrale, le GCC- commercialise et vend les publications non gratuites du gouvernement, au Canada et l'tranger; il ngocie galement les contrats de vente et de distribution. Les institutions auteurs sont responsables de la commercialisation et de la distribution de leurs publications gratuites, moins qu'elles ne veuillent prendre d'autres dispositions avec le GCC-.

Lorsqu'une institution auteur souhaite donner l'une de ses publications destines la vente plus de publicit que le GCC- ne le juge ncessaire, elle peut alors ngocier avec ce dernier un protocole d'entente. Les institutions ne devraient pas diffuser d'articles de promotion des publications destines la vente ou indiquer la date laquelle des titres nouveaux ou rviss seront disponibles, sans avoir au pralable consult le GCC- afin d'assurer un approvisionnement suffisant pour rpondre toute demande ventuelle engendre par la publicit en question.

Une institution ne peut imputer aux fonds publics les cots de publication encourus pour le compte d'un organisme ou d'une personne n'appartenant pas au gouvernement, moins qu'un crdit parlementaire n'ait t expressment accord ou ne soit clairement prvu cette fin, ou moins que des arrangements (par exemple contrats ou accords de co-dition) n'aient t faits en vue du partage des cots de publication et que la nature et le montant de la participation de la Couronne ne soient clairement dtermins.

Lorsque le Parlement a approuv, par une affectation de crdits spcifique, l'octroi d'une aide financire des personnes ou organismes n'appartenant pas au gouvernement pour la prparation ou la publication de rapports ou d'autres documents pour le compte du gouvernement, on devrait alors offrir d'abord au GCC- la possibilit d'diter et de distribuer aux fins de la vente les ouvrages ainsi produits.

Le produit des ventes de publications effectues par le GCC- ou en son nom, les droits des avis publis dans la Gazette du Canada et les recettes provenant des ententes concernant les redevances stipules dans les accords de licence et de co-dition sont crdits au Fonds renouvelable des approvisionnements, moins de dispositions contraires prvues dans un protocole d'entente.

2.4 Distribution

Lorsqu'une publication doit tre dpose au Parlement, sa distribution gnrale est suspendue jusqu' ce que le GCC- ait reu une autorisation officielle crite de l'institution auteur ou a la preuve que la publication a t dpose au Parlement.

Le GCC- peut, avec le consentement crit de l'institution auteur, procder l'expdition des publications avant leur prsentation au Parlement ou leur mise en circulation.

Afin d'viter de saper le march d'une publication, les institutions ne devraient pas procder une distribution publique, anticipe ou prive, d'aucune de leurs publications destines la vente avant que le GCC- ne les mette en vente, moins d'avoir le consentement du GCC- pour ce faire. Il faudrait fournir d'avance au GCC- les dtails de la distribution gratuite avant de l'effectuer.

Lorsqu'une loi, telle que la Loi sur la publication des lois ou la Loi sur les textes rglementaires, ordonne qu'une publication soit distribue une liste prtablie de destinataires, et que cette publication est destine la vente, le GCC- commande et paie les exemplaires qui doivent tre ainsi distribus. Si la publication est gratuite, l'institution auteur est tenue de fournir au GCC- le nombre d'exemplaires ncessaires la distribution aux destinataires pr-tablis et pour le Programme des services aux dpositaires. On peut s'adresser au GCC- pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des quantits requises.

Par ailleurs, l'institution ditrice veille ce que la Bibliothque du Parlement reoive cinq copies de chaque publication, et que la Bibliothque nationale en reoive deux. Les institutions ditrices devraient aussi faire en sorte que la Bibliothque du Parlement reoive, sur demande, les copies demandes d'un texte qui est destin surtout l'utilisation interne.

2.5 Liquidation des stocks excdentaires

Les stocks excdentaires sont liquids conformment aux dispositions de la Loi sur la Bibliothque nationale. Pour tout renseignement supplmentaire sur ces exigences et sur la marche suivre, se rfrer au Guide de l'utilisateur du Centre canadien d'change du livre. Exploit par la Bibliothque nationale, le Centre est un service central d'change de publications juges excdentaires par certaines institutions mais qui peuvent encore tre utiles d'autres.

3. Langues officielles

Les institutions devraient observer les lignes directrices concernant les langues officielles mentionnes l'annexe A, d'ici la publication des rglements suivant la Loi sur les langues officielles et des politiques connexes.

4. Publicit

la discrtion des institutions auteurs ou du GCC-, on peut faire paratre gratuitement dans les publications du gouvernement des annonces et des rclames de programmes gouvernementaux ou de programmes d'organismes but non lucratif qui se consacrent la protection de la sant et du bien-tre des gens.

L'insertion de publicit commerciale ou paye doit tre autorise au pralable par le Conseil du Trsor. L'insertion de telle publicit peut assujettir la publication gouvernementale la taxe de vente.

5. Droit d'auteur

En vertu de l'article 12 de la Loi sur le droit d'auteur, chapitre C-42, Lois rvises du Canada, 1985, la Couronne dtient automatiquement le droit d'auteur de toutes les publications du gouvernement du Canada, qu'elles soient gratuites ou destines la vente.

Afin de protger les droits de la Couronne, toute publication devrait comporter la mention suivante :

Ministre des Approvisionnements et Services, Canada (anne de publication)

5.1 Droits des auteurs et droits de la Couronne

Tout employ du gouvernement qui a l'intention de publier l'extrieur de son institution des crits documentaires ou des illustrations se rapportant des programmes de l'institution doit en informer celle-ci avant de complter son travail, afin qu'elle puisse dcider s'il y a lieu de permettre une telle publication ou d'invoquer un droit de proprit sur l'ouvrage, compte tenu :

- du rapport entre l'ouvrage et les fonctions du poste de l'employ auteur, et

- de la documentation, des installations et du temps (heures de travail normales) de l'institution qui ont t utiliss.

Lorsque cela convient, le GCC- peut, avec le consentement de l'institution employeur, renoncer au droit de proprit ou accorder l'employ auteur une part ( ngocier) des redevances qu'un diteur priv aura convenu de verser. Si de tels arrangements ne sont pas pris avant que l'auteur complte son travail, ce dernier devient automatiquement la proprit de la Couronne en vertu de l'article 12 de la Loi sur le droit d'auteur.

5.2 Droits d'auteur et droits moraux

Les modifications apportes en juin 1988 la Loi sur le droit d'auteur ont tabli des droits moraux et des compensations en cas de non-respect de ces droits. Les institutions devraient connatre les droits moraux des employs. Ces droits s'appliquent et restent chus l'auteur (ou aux auteurs), quel que soit le titulaire du droit d'auteur. Les droits moraux ne peuvent tre cds, mais ils peuvent tre levs, de prfrence par crit.

Il y a deux droits moraux : le droit de voir son nom associ un ouvrage, dans la mesure o les circonstances le permettent, c'est--dire que le nom de la personne apparat avec le texte; et que l'intgrit du texte soit respecte, c'est--dire qu'il ne soit pas abrg, modifi ou cit hors contexte.

Dans la pratique, les noms des auteurs devraient paratre sur les publications formelles de recherche ou de nature technique. Dans les autres genres de publications, les auteurs devraient tre mentionns dans un avant-propos ou sur une page de remerciements, selon le cas, dans la mesure o les circonstances le justifient. Les institutions devraient savoir que, lorsqu'il est prvu que le nom d'un auteur sera associ un texte, il faut lui faire approuver tout changement important, de caractre ditorial, apport. Lorsqu'une institution ne dsire pas mentionner les auteurs d'une de ses publications et que les circonstances semblent ne pas justifier cette mention, elle devrait essayer d'obtenir, par crit, une renonciation des auteurs aux droits moraux mentionns ci-haut.

5.3 Reproduction d'oeuvres du secteur priv protges par le droit d'auteur

Aux fins du prsent appendice, "reproduire" signifie copier, traduire, imprimer, publier, vendre, ou convertir en un format lectronique ou autre.

Lorsqu'un texte protg par un droit d'auteur priv est autoris tre reproduit dans une publication gouvernementale, il faut que le droit de proprit de l'auteur soit clairement mentionn dans la publication. L'institution ditrice doit s'assurer qu'aucune restriction dcoulant du droit d'auteur, de considrations de lgitimit ou de toute autre considration n'existe qui rendrait rprhensible la reproduction du texte par le gouvernement.

5.4 Reproduction d'oeuvres de la Couronne protges par le droit d'auteur

Sauf indication contraire dans une loi ou dans une publication, toute agence ou personne de l'extrieur du gouvernement du Canada peut reproduire une publication du gouvernement la condition d'obtenir au pralable une autorisation crite cette fin. Le GCC- a t charg par le gouvernement d'administrer et de protger le droit d'auteur des publications gouvernementales.

Aprs consultation avec l'institution auteur, le GCC- se charge directement d'accorder l'autorisation de reproduire les publications de la Couronne protges par un droit d'auteur et destines la vente, et de ngocier les droits de licence sur des publications qui comportent des redevances, qu'elles soient distribues gratuitement ou destines la vente.

l'exception des transactions comportant le versement de droits ou de redevances, les institutions ont la responsabilit d'accorder l'autorisation d'utiliser des textes protgs par des droits de la Couronne contenus dans leurs publications gratuites. Les institutions doivent faire parvenir une copie de toutes ces autorisations au GCC-.

On devrait accorder l'autorisation de reproduire un texte protg par des droits de la Couronne moins que la reproduction vise :

- se situe dans un contexte indigne;

- soit juge dloyale ou susceptible d'induire en erreur;

- soit utilise des fins publicitaires d'une manire indsirable;

- soit utilise dans un contexte qui pourrait porter prjudice une tierce partie; ou

- soit considre dplace par l'institution concerne pour des raisons de lgalit ou toute autre raison prcise.

Dans les cas o cela semble tre dans l'intrt d'un programme, ou parat avantageux pour toute autre raison, une institution peut permettre l'utilisation d'un texte protg par les droits de la Couronne sans que l'utilisateur potentiel ait obtenir au pralable une permission, en incluant dans la publication une note cet effet. Celle-ci devrait indiquer que le contenu de la publication peut tre reproduit sans autorisation pralable, pourvu qu'il soit reproduit correctement et que la source du texte et l'institution auteur soient mentionns. Dans ces conditions, on n'exige pas de paiement de redevances ou de droits.

Toute personne peut reproduire la lgislation fdrale, c'est--dire les lois, les rglements, les dcrets et les autres instruments fdraux et les dcisions des cours et des tribunaux fdraux, pourvu qu'une diligence raisonnable soit exerce pour s'assurer de l'exactitude des documents reproduits et que la reproduction ne soit pas prsente comme une version officielle. Aucun droit ni aucune redevance ne s'applique la reproduction d'information de ce genre.

On ne devrait pas exiger d'autorisation dans les cas o le texte protg par le droit d'auteur constitue moins de 25 p. 100 de l'ouvrage publier. L'institution auteur peut conseiller au GCC- d'annuler les droits ou redevances si elle estime que l'usage prvu de l'ouvrage contribuera la ralisation des objectifs du programme ou si le demandeur est un organisme but non lucratif (voir l'annexe B).

La redevance normale impose par le GCC- correspond 10 p. 100 des recettes de vente nettes; ce taux peut toutefois tre ngoci dans certaines circonstances. Les redevances ou les droits d'autorisation seront calculs au prorata de l'utilisation des documents, conformment aux tables fixes par le GCC-.

6. Identification des publications du gouvernement

Dans toute publication du gouvernement, l'institution ditrice fait au moins figurer les renseignements suivants :

- le titre de la publication;

- la signature visuelle et le mot-symbole "Canada", conformment au chapitre 2 du Programme de coordination de l'image de marque;

- l'avis de droit d'auteur;

- le numro de catalogue d'ASC, s'il y a lieu;

- son numro de catalogue, s'il y a lieu;

- le numro international normalis du livre (ISBN) ou le numro international normalis des publications en srie (ISSN);

- lorsqu'il y a lieu, la mention "Also available in English under the title ...";

- les indications en vue du catalogage, pour toutes les publications destines la vente et, lorsqu'il y a lieu, pour les publications gratuites. La Bibliothque nationale peut fournir de plus amples renseignements sur ce programme.

De plus, toutes les publications importantes devraient respecter la norme internationale ISO 1086-1975 "Documentation - les pages de titre d'un livre".

7. Publications spciales

7.1 Codifications administratives

Les codifications administratives sont des recueils de documents publis l'origine dans les Lois du Canada, la Gazette du Canada ou d'autres documents rglementaires. Elles peuvent renfermer des notes explicatives et autres indications pour faciliter la consultation. Une institution doit d'abord obtenir l'approbation du ministre de la Justice, puis, par l'entremise du Groupe Communication Canada, organiser la publication par l'Imprimeur de la Reine.

7.2 Rapports annuels

Un rapport annuel publi en vertu d'une exigence lgislative devrait prsenter de faon concise et factuelle les activits de l'institution au cours de l'anne et les rsultats obtenus. Il ne devrait pas contenir de matire caractre publicitaire ou traiter de questions d'intrt limit. Les rapports annuels doivent tre publis dans les deux langues officielles et distribus gratuitement.

7.3 Revues annuelles

En plus des rapports annuels prvus par une loi, les institutions peuvent publier des revues annuelles ou des rapports intrimaires destins au grand public ou des groupes particuliers. Contrairement aux rapports annuels lgislatifs, ces rapports peuvent tre publicitaires.

Une revue annuelle ne peut remplacer un rapport annuel prvu par une loi, ni y tre intgre. La planification des revues annuelles devrait se faire conformment aux lignes directrices s'appliquant aux publications ordinaires.

7.4 Gazette du Canada

La Gazette du Canada sert publier les avis officiels. La publication d'un texte dans la Gazette est soit prescrite directement par une loi ou un rglement, soit ordonne ou autorise par le greffier du Conseil priv lorsqu'elle est considre d'intrt public. La Gazette est publie par le GCC- au nom de l'Imprimeur de la Reine.

L'dition et la distribution centralises de la Gazette du Canada sont des services autofinancs. Les tarifs pour l'insertion de textes dans la Gazette, que l'on peut obtenir du GCC-, sont tablis dans le cadre de la revue annuelle du barme des prix de cette publication.

Annexe A : Langues officielles

(Cette annexe fera l'objet d'un examen dtaill aprs que les rglements suivant la Loi sur les langues officielles de 1988 auront t publis).

En rgle gnrale, les publications des institutions fdrales paraissent dans les deux langues officielles. La qualit du contenu et de la prsentation d'une publication ainsi que la date de publication et, s'il y a lieu, le prix de vente, sont les mmes dans les deux langues officielles. (L'on peut faire exception cette rgle lorsqu'une publication doit paratre dans une langue autre que l'une des deux langues officielles).

Une publication peut paratre en version bilingue ou faire l'objet d'ditions franaise et anglaise distinctes. On devrait prendre les cots en considration avant de dcider de faire paratre une publication selon l'une ou l'autre de ces versions. Les versions bilingues peuvent paratre cte--cte (deux colonnes), tte-bche, sur pages opposes ou recto verso. Tous les lments d'identification doivent tre rdigs dans la langue de l'ouvrage. Aux fins de la distribution, les publications publies sparment dans les deux langues officielles sont considres comme deux publications.

Les ditions anglaise et franaise d'une publication doivent paratre simultanment. Au cas o cela se rvlerait impossible pour des raisons urgentes lies au programme, l'autorisation du ministre charg de l'institution est ncessaire pour pouvoir mettre en circulation une dition la fois. Le GCC- ne peut accepter de faire paratre une publication dans une seule langue d'dition moins d'avoir reu par crit l'autorisation ministrielle ncessaire.

Annexe B : Le dcret

Dcret sur la reproduction de la lgislation fdrale

Toute personne peut, sans frais ni demande d'autorisation, reproduire des lois et des codifications de lois du gouvernement du Canada ainsi que des dcisions et des motifs de dcision de cours et de tribunaux administratifs tablis par le gouvernement fdral, pourvu qu'une diligence raisonnable soit exerce pour s'assurer de l'exactitude des documents reproduits et que la reproduction ne soit pas prsente comme une version officielle.


Appendice D
Politique et lignes directrices sur la procdure d'impartition des services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit

Application

La Politique sur les marchs publics s'applique tous les marchs de services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit. Pour plus de prcisions au sujet des activits incluses dans ces services, et donc assujetties la Politique sur les marchs publics, voir les dfinitions et les exemples de chaque service figurant l'annexe A de cette appendice.

La Politique et les lignes directrices sur la procdure d'impartition des services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit font partie intgrante de la Politique sur les communications. Fonde sur les principes et la procdure de la Politique sur les marchs publics, la Politique et les lignes directrices prcisent la marche suivre relativement au dclenchement du processus, au lancement des appels d'offres, l'valuation des soumissions et aux rapports, dans le cas des marchs de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit. Ce document figure comme appendice U du volume "Marchs" du Manuel du Conseil du Trsor.

Dans le cas de marchs de services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit, il faudrait aussi consulter la Politique sur les marchs publics et la Politique de la gestion des fonds de renseignements dtenus par le gouvernement, qui s'appliquent galement ces services.

Dclenchement du processus

1. Les ministres et organismes doivent utiliser Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour tous les marchs des services de recherche sur l'opinion publique ou de publicit. moins que le ministre de TPSGC ait dlgu ses pouvoirs, TPSGC est la seule autorit contractante pour ces services.

2. Les ministres et organismes doivent informer TPSGC ds le dbut des travaux de planification d'un projet pouvant dboucher sur l'adjudication d'un march de services de recherche sur l'opinion publique ou de publicit. Les ministres et organismes ont besoin de la permission de TPSGC avant de commencer ce processus.

3. Obligations de TPSGC :

- dans le cas d'un march de publicit, attribuer un numro d'enregistrement chaque projet. Les ministres et organismes doivent obtenir ce numro avant d'adjuger un contrat de publicit;

- dans le cas d'un march de recherche sur l'opinion publique, attribuer un numro d'enregistrement chaque projet. Les ministres et organismes doivent obtenir ce numro avant le dbut des travaux sur le terrain. TPSGC ne retardera l'attribution de ce numro que si l'intgrit du processus d'impartition est remise en question.

- continuer de fournir des services consultatifs aux ministres et organismes en matire de publicit et de recherche sur l'opinion publique;

- examiner les projets de publicit et de recherche sur l'opinion publique avec le Secrtariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil priv pour en assurer la conformit aux priorits globales du gouvernement.

4. Les projets de marchs de communications des ministres et organismes devront tre conformes aux principes et la marche suivre de la Politique sur les marchs publics. Cela signifie que les marchs de plus de 30 000 $ devront faire l'objet d'appels d'offres moins qu'ils ne correspondent aux exceptions dcrites dans la Politique sur les marchs publics. On recourra l'impartition de ces services uniquement lorsqu'il sera clairement ncessaire de fournir des renseignements au sujet des politiques et des programmes du gouvernement ainsi que d'expliquer ceux-ci, et lorsqu'il n'existera aucune autre solution moins coteuse.

Lancement des appels d'offres

Gnralits

1. L'autorit contractante annexera chaque appel d'offres un avis informant les fournisseurs ventuels de ce qui suit :

- le gouvernement surveille l'adjudication des marchs relatifs ces services afin d'viter qu'au moins un entrepreneur ne reoive plus de 25 p. 100 de la valeur totale approuve de tous les contrats adjugs pour un service particulier pendant l'exercice en cours, ce qui crerait une domination du march;

- des correctifs seront appliqus, le cas chant, pour liminer la domination du march.

2. L'autorit contractante prcisera dans les appels d'offres appropris que seules les socits dont la proprit et le contrle est canadien pourront obtenir des marchs de publicit. L'autorit contractante fournira la dfinition de ces socits. Par contre, l'exigence en matire de proprit et de contrle ne s'applique pas aux marchs de recherche sur l'opinion publique.

Marchs de moins de 30 000 $

1. L'autorit contractante peut lancer des appels d'offres pour des services de recherche sur l'opinion publique et de publicit dont la valeur totale est infrieure 30 000 $. Ces marchs de faible valeur peuvent toutefois tre galement adjugs sur une base non concurrentielle un fournisseur admissible.

Il est absolument interdit de fractionner des marchs en plusieurs marchs de sorte que chaque contrat ait une valeur infrieure 30 000 $.

Marchs de plus de 30 000 $

Dispositions transitoires l'gard des demandes de soumissions visant les marchs de publicit et de recherche sur l'opinion publique de plus de 30 000 $

1. L'autorit contractante ayant besoin de services de publicit et de recherche sur l'opinion publique peut, dans l'anne suivant l'entre en vigueur des prsentes, lancer des appels d'offres l'gard de ces services uniquement par le biais d'avis publis dans les revues spcialises adquates. Cette approche peut servir adjuger directement un march ou dresser une liste de fournisseurs prslectionns en prvision d'une demande de soumissions ultrieure pour de tels services. Si une liste de fournisseurs prslectionns est tablie, tous les fournisseurs qui y figurent seront invits soumettre une proposition dans le cadre de chaque achat de ce type de service.

2. Au cours de cette priode transitoire, l'autorit contractante prparera la mise en place du Service d'invitation ouverte soumissionner (SIOS) et de Marchs publics. Dans la mesure du possible, elle fera paratre des avis dans le SIOS et dans Marchs publics au cours de la priode transitoire. la fin de cette priode d'un an, elle appliquera l'achat de ces services la Procdure gnrale de lancement nonce ci-dessous.

3. Au cours de la priode transitoire, tous les lancements devront tre conformes aux autres exigences cet gard nonces ci-aprs (Autres exigences visant les lancements).

Procdure gnrale de lancement

1. L'autorit contractante lancera des appels d'offres pour des services de recherche sur l'opinion publique et de publicit dont la valeur totale est suprieure 30 000 $ en recourant une invitation ouverte soumissionner ou partir d'une liste de fournisseurs prslectionns.

dfaut d'une liste de fournisseurs prslectionns l'gard du type de service recherch, l'autorit contractante publie un Avis d'achat propos (AAP) dans le SIOS et dans Marchs publics pendant 30 jours. Cet AAP prcise entre autres les critres de slection des fournisseurs ventuels et les critres d'valuation des soumissions des fournisseurs admissibles.

L'autorit contractante peut dresser une liste de fournisseurs prslectionns pour chaque type de service utiliser lorsqu'il y aura une acquisition du service en question. Pour dresser cette liste, l'autorit contractante publiera un Avis d'achat planifi dans le SIOS et dans Marchs publics pendant 30 jours. Cet Avis d'achat planifi prcisera entre autres les critres de slection des fournisseurs ventuels.

Si l'autorit contractante dresse une liste de fournisseurs prslectionns pour un certain service, elle doit :

i) inviter tous les fournisseurs prslectionns qui figurent sur la liste soumettre une offre en rapport avec chaque acquisition de ce type de service;

ii) aviser les intresss de l'existence de ces listes en publiant chaque anne un avis dans le SIOS et dans Marchs publics pendant 15 jours. Cet avis signalera entre autres l'existence de ces listes et les critres d'inscription sur la liste. Par suite de la publication de cet avis, les entreprises ne figurant pas sur une liste donne doivent avoir l'occasion de s'y inscrire en tout temps.

2. Outre ce qui prcde, l'autorit contractante ayant besoin de services de publicit et de recherche sur l'opinion publique peut continuer de faire publier des avis dans les revues spcialises appropries pour informer les fournisseurs ventuels des perspectives de marchs.

Autres exigences visant les lancements

1. Quelle que soit celle des procdures susmentionnes qui est retenue pour prslectionner les fournisseurs ventuels, l'autorit contractante applique les critres d'valuation de la Politique et des lignes directrices sur la procdure d'impartition des services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit pour valuer les propositions des fournisseurs ventuels prslectionns.

2. L'autorit contractante ne pourra droger la procdure d'appel d'offres concurrentielles pour l'impartition de marchs de services de recherche sur l'opinion publique et de publicit que dans les cas dcrits dans la Politique sur les marchs publics et dans le Rglement sur les marchs de l'tat.

L'autorit contractante publiera un Pravis d'adjudication de contrat (PAC) dans le SIOS et dans Marchs publics, et dans les revues spcialises appropries, le cas chant, pour annoncer le projet d'attribution d'un march si elle n'a pas recours un appel d'offres concurrentielles parce qu'il n'existe sa connaissance qu'un fournisseur des biens et des services requis.

L'autorit contractante fournira au Secrtariat du Conseil du Trsor un rapport explicatif dans les 30 jours suivant l'adjudication d'un march sans appel d'offres concurrentiel (seulement pour les services de recherche sur l'opinion publique et de publicit) parce que (i) ce n'est pas dans l'intrt public ou (ii) il semble qu'il n'y ait qu'un fournisseur et aucun PAC n'a t publi. Cette forme de dclaration de chaque cas d'exception est dj obligatoire dans le cas des marchs "d'urgence", et le Secrtariat tendra son rapport au Conseil du Trsor pour traiter de toutes ces exceptions dans la Politique sur les marchs publics.

3. L'autorit contractante publiera un Avis d'adjudication de contrat (AAC) pour l'acquisition de services de recherche sur l'opinion publique et de publicit dans le SIOS et dans Marchs publics, et dans les revues spcialises appropries, le cas chant, au plus tard 72 jours aprs l'adjudication.

4. Conformment au principe d'ouverture de la Politique sur les marchs publics, l'autorit contractante vitera les pratiques telles que le fractionnement des contrats et fera preuve de rigueur en ce qui touche les projets de rvision des marchs et la justification du recours des contrats du type fournisseur unique.

L'autorit contractante appliquera galement les dispositions de la Politique sur les marchs publics en ce qui a trait aux conflits d'intrts. Dans le cadre de cette exigence, l'autorit contractante doit s'assurer qu'il n'y a pas de conflits d'intrts entre le gouvernement et les autres clients de l'entrepreneur.

valuation

Ayant valu les propositions, l'autorit contractante :

- adjuge les marchs de services de recherche sur l'opinion publique et de publicit selon le principe de la "meilleure valeur" si la valeur du contrat respecte le plafond tabli par le Conseil du Trsor l'gard de l'autorit contractante;

- recommande au Conseil du Trsor d'approuver l'adjudication des marchs de services de recherche sur l'opinion publique et de publicit selon le principe de la "meilleure valeur" si la valeur du contrat dpasse le plafond tabli par le Conseil du Trsor l'gard de l'autorit contractante.

l'heure actuelle, les plafonds d'adjudication susmentionns s'tablissent comme suit (volume "Marchs" du Manuel du Conseil du Trsor, appendice C) :

                      Invitation                                    
                      ouverte     Soumissions     Soumissions non  
                    soumissionner concurentielles  concurentielles  

TPSGC 10 million $ 10 million $ 2 million $

Transports 4 million $ 2 million $ $100 000 $

Autres ministres 1 million $ 400 000 $ 50 000 $

Services de publicit

Les services de publicit sont composs de diverses activits. Il est souvent difficile de dterminer d'avance les exigences. Il faut que les critres d'valuation puissent rpondre cette situation unique.

Un ministre ou un organisme fera parvenir l'autorit contractante un nonc de ses besoins en publicit. la demande de l'institution cliente, l'autorit contractante invitera tous les agences comptentes de services de publicit sur la liste des fournisseurs prslectionns soumettre des offres une comit de slection. Ce comit sera form de fonctionnaires et de reprsentants du secteur priv dsigns par l'institution et d'un ou plusieurs reprsentants de l'autorit contractante (TPSGC), dont l'un fera fonction de prsident.

Le comit de slection jugera les propositions d'aprs un systme de cotation fond sur les critres numrs. La cote attribue chaque critre peut tre modifie en fonction des besoins particuliers (voir Rajustements). Quand on a tabli une liste des fournisseurs (une offre commandes), les cots de production de toutes les propositions seront analyss afin de s'assurer qu'ils soient raisonnables et qu'ils sont conformes aux normes de l'industrie.

Lorsque survient un projet imprvu et que l'institution cliente peut noncer ses besoins en publicit connexes :

- si le projet s'inscrit dans un programme permanent de publicit de l'institution cliente, celle-ci doit demander l'agence de publicit qui lui a t assigne d'laborer une proposition. Si l'institution cliente et l'autorit contractante ne sont pas satisfaites ou si elles se proccupent des cots de production dont il est question dans la proposition, et que ces questions ne peuvent tre rgles, on abandonnera tout examen plus pouss de la proposition faite par l'agence de publicit assigne. L'autorit contractante fera un appel de propositions auprs d'autres agences de publicit relativement au projet. Le comit de slection, form de reprsentants de l'institution cliente et de l'autorit contractante, choisira la proposition la plus rentable;

- si le projet ne fait pas partie d'un programme permanent de publicit de l'institution cliente, l'autorit contractante fera alors un appel de propositions auprs d'agences de publicit relativement au projet. Le comit de slection, form de reprsentants de l'institution cliente et de l'autorit contractante, choisira la proposition la plus rentable;

- si le projet est urgent, l'institution cliente et l'autorit contractante pourront invoquer les dispositions "d'urgence" de la Politique sur les marchs publics afin d'adjuger le march une agence de publicit en particulier.

La comit de slection soumettra ensuite sa recommandation, accompagne d'un compte rendu sommaire de ses dlibrations, au ministre de l'institution cliente pour approbation.

Les critres d'valuation des services de publicit sont :

i) Capacit 300 points 30 p. 100

Comptence professionnelle, antcdents, exprience auprs du gouvernement, crativit, solidit des services de soutien;

ii) Comprhension 200 points 20 p. 100

Comprhension de programme et des exigences de planification des mdias;

iii) Sensibilit 200 points 20 p. 100

Conscience des buts de l'institution et des objectifs du gouvernement, attention porte aux publics viss;

iv) Service 100 points 10 p. 100

Disponibilit de cadres, de personnes de talent, de professionnels; performance l'chelle interne;

v) Compatibilit 100 points 10 p. 100

Capacit d'adaptation, motivation, engagement;

vi) Impression gnrale 100 points 10 p. 100

De l'agence et de son personnel la lumire de la proposition soumise.

Services de recherche sur l'opinion publique

Les exigences des services de recherche sur l'opinion publique peuvent tre expliques au dbut d'un projet. Il est facile de dfinir les critres pour valuer les propositions, mais, en mme temps, il est obligatoire de laisser une certaine souplesse pour les coefficients de la pondration de ces critres afin de rpondre aux besoins divers de l'analyse quantitative et de l'analyse qualitative.

L'autorit contractante dterminera la "meilleure valeur" en appliquant un processus deux tapes. Dans la premire tape, on appliquera les critres suivants, dont la pondration peut totaliser 1 000 points, pour valuer les soumissions des fournisseurs ventuels de services de recherche sur l'opinion publique :

i) Conception et mthodologie : Conception des activits de recherche; analyse; chantillonnage; laboration et homologation du questionnaire; mthodes de collecte de donnes et de travail sur le terrain; proposition d'embauche; dfinition des questions;

ii) Connaissances : Comprhension du cadre stratgique; identification des sujets de recherche; prise en compte des limites des travaux de recherche; sensibilisation aux publics en cause;

iii) Exprience : Comptences et exprience du personnel; attribution des responsabilits; allocations au titre du personnel; gestion de projet, antcdents et exprience.

Note :

Outre les critres cots qui prcdent, l'autorit contractante peut tablir des critres obligatoires auxquels une proposition doit rpondre pour tre prise en compte :

- calendrier : dlais ralistes, tapes, date des rapports intrimaires et du rapport final;

- langues officielles : capacit de rpondre aux exigences;

- rapports : bauche crite, rapport final et sommaires, exposs;

- documentation : exigences, curriculum vitae.

Dans la deuxime tape du processus, l'autorit contractante considrera le "prix". Si c'est une proposition admissible, son prix sera divis par ses points afin de dterminer sa valeur "cot aux points". La proposition avec le cot aux points le plus bas sera slectionne comme la "meilleure valeur".

Rajustements

Avant de publier l'AAP ou de procder l'appel d'offres partir de la liste de fournisseurs, l'autorit contractante peut, le cas chant, apporter des corrections mineures la pondration prtablie des critres prcdents pour tenir compte des exigences particulires certains marchs.

Ces rajustements ne pourront dpasser 25 p. 100 du facteur de pondration d'un critre donn, mais tous ces changements doivent tre compenss ailleurs de sorte que la pondration de tous les critres d'valuation totalise encore 1 000 points.

Si la pondration prtablie des critres d'valuation est rajuste, la pondration modifie doit servir valuer toutes les soumissions dcoulant d'un appel d'offres donn.

Meilleures valeurs quivalentes

La procdure d'valuation prescrite tant quelque peu subjective, il se peut que l'cart entre les notes d'au moins les deux meilleures soumissions soit infrieur 10 p. 100, de sorte que ces dernires puissent tre considres comme prsentant une "meilleure valeur quivalente". Exemples :

- si la soumission (des services de publicit) ayant obtenu la note la plus leve reoit 940 points, toutes les soumissions qui reoivent une note d'au moins 846 points (940 - (10 p. 100 de 940) = 846) sont rputes offrir une "meilleure valeur quivalente";

- si la soumission (des services de recherche sur l'opinion publique) ayant obtenu le cot aux points le moins lev reoit 94, toutes les soumissions qui reoivent un cot aux points de 103 ou moins (94 + (10 p. 100 de 94) = 103) sont rputes offrir une "meilleure valeur quivalente".

Si la procdure d'valuation des soumissions des marchs de services de recherche sur l'opinion publique et de publicit dbouche sur au moins deux soumissions de "meilleure valeur quivalente", l'autorit contractante peut demander l'avis du ministre charg d'adjuger le contrat et, le cas chant, celui du ministre intress.

Critres d'valuation

D'aprs les critres d'valuation et leur pondration, l'autorit contractante devrait :

- exiger qu'une proposition obtienne au moins 70 p. 100 de la note de pondration de chaque critre, dfaut de quoi elle serait rpute irrecevable;

- tablir une note minimale totale uniforme pour les soumissions. Il est propos de considrer comme non admissible toute soumission ayant obtenu une note globale infrieure 700 points.

Si aucune soumission n'obtient la note minimale, l'autorit contractante procdera un nouvel appel d'offres.

Rapports

Prvisions

Au plus tard le 31 dcembre de l'exercice en cours, les ministres et organismes remettront TPSGC copie de leurs prvisions de dpenses au titre de recherche sur l'opinion publique et de publicit pour le prochain exercice. TPSGC fournira copie de ces documents au Secrtariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil priv. Ces prvisions seront ventiles selon le type de service et s'accompagneront d'une explication descriptive ainsi que d'une justification de chaque initiative.

Exigences en matire de rapports

L'autorit contractante remettra au Secrtariat du Conseil du Trsor un rapport trimestriel sur les marchs de services de recherches d'opinion publique et de publicit adjugs au cours du trimestre prcdent.

Les exigences gnrales en matire de rapports sont les suivantes :

- ventilation par ministre et organisme;

- ventilation par le type de service

  • recherche sur l'opinion publique
  • publicit

Pour les acquisitions de moins de 30 000 $, l'autorit contractante devra indiquer le nombre total et la valeur totale de tous les marchs.

Pour les acquisitions de plus de 30 000 $, l'autorit contractante doit indiquer le nombre total et la valeur totale de tous les marchs par appel d'offres :

- invitation ouverte soumissionner;

- liste de fournisseurs;

- soumissions non concurrentielles (fournisseur unique).

Chaque rapport doit galement prsenter la ventilation selon l'entrepreneur, y compris :

- le nom de l'entrepreneur;

- le nombre de marchs obtenus selon la procdure d'appel d'offres;

- la valeur totale des marchs obtenus selon la procdure d'appel d'offres.

l'aide de ces donnes sur la valeur des marchs adjugs, le Secrtariat fournira au Conseil du Trsor un rapport trimestriel sur l'observation de la prsente politique par les ministres et organismes. Ce rapport prcisera l'ampleur et la valeur des appels d'offres concurrentielles. Le Conseil du Trsor sera donc en mesure de recenser les ministres et organismes dont la performance est exemplaire ou doit tre amliore et de prendre, au besoin, les mesures ncessaires. Le Secrtariat signalera en outre au Conseil du Trsor les cas o au moins un entrepreneur reoit plus de 25 p. 100 des contrats adjugs pour un service particulier pendant l'exercice en cours, d'o une domination du march, et, le cas chant, recommandera des correctifs.

Le Conseil du Trsor sera pri d'approuver la publication de ce rapport trimestriel.

Aprs une priode d'essai d'un an, le Secrtariat donnera galement au Conseil du Trsor son avis sur la pertinence du maintien de cette exigence et, le cas chant, sur la dure de ce maintien.

TPSGC surveillera les dpenses de publicit et de recherche sur l'opinion publique des ministres et organismes et soumettra au Conseil du Trsor au moins deux prsentations par anne ce sujet pour l'aider mieux surveiller les dpenses consacres ces services. Cela permettra galement au Conseil du Trsor d'assurer le respect de l'objectif global de dpenses du gouvernement dans ce domaine.

Cas problmes

En ce qui concerne les marchs de services de recherche sur l'opinion publique et de publicit, et de communications o TPSGC est l'autorit contractante, si un ministre ou un organisme ne se conforme pas la fois :

- aux lignes directrices sur les marchs de services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit,

- la Politique sur les marchs publics, y compris la Politique ainsi qu'aux lignes directrices complmentaires sur la procdure d'impartition des services de communications, de recherche sur l'opinion publique et de publicit,

- la Politique sur les communications,

- la Politique de la gestion des fonds de renseignements dtenus par le gouvernement

le ministre de TPSGC :

- veillera, en collaboration avec le Secrtariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil priv, le Secrtariat du Conseil du Trsor, le cabinet du premier ministre et le ministre intress, assurer l'application des lignes directrices et des politiques susmentionnes;

- informera le Conseil du Trsor des circonstances et des rsultats de chaque cas.

En ce qui a trait tout autre march de services de communications dont TPSGC n'est pas l'autorit contractante, si un ministre ou un organisme ne se conforme pas aux lignes directrices et aux politiques susmentionnes :

- le Secrtariat du Conseil du Trsor veillera, en collaboration avec le Secrtariat des communications et des consultations, Bureau du Conseil priv, le cabinet du premier ministre et le ministre intress, assurer l'application des lignes directrices et des politiques susmentionnes;

- le prsident du Conseil du Trsor informera le Conseil du Trsor des circonstances et des rsultats de chaque cas.

Annexe A : Dfinitions

Publicit (Advertising) - Toute activit, y compris la recherche, lie l'achat, par le gouvernement ou pour son compte, d'espace dans une publication ou une autre catgorie de mass media, comme les affiches en plein air et celles qu'arborent les vhicules de transport en commun, ou de temps d'antenne.

Y sont assimils tous les supports connexes comme les affiches, les talages et les imprims comme les encarts qui sont directement lis une campagne publicitaire. Les communiqus d'intrt public sont aussi considrs comme la publicit.

Les initiatives de coparrainage, les relations publiques, la tenue d'activits spciales, les activits de marketing direct ou de promotion qui sont un complment ou font partie d'une campagne de publicit sont galement considres comme la publicit.

Les annonces payantes ne sont pas considres comme la publicit en ce sens, sauf si l'on recourt une agence de publicit.

Recherche sur l'opinion publique (Public opinion research) - Collecte planifie, par une institution fdrale ou pour son compte, d'opinions, d'attitudes, d'impressions, de jugements, d'ides, de ractions ou de points de vue pour rpondre un besoin quelconque de l'tat, que ces renseignements soient recueillis auprs de personnes (y compris les employs d'institutions fdrales), d'entreprises, d'institutions ou d'autres entits, par des mthodes quantitatives ou qualitatives, sans gard l'ampleur ou au cot de ces activits.

Voici une liste non exaustive de ces activits :

- la recherche stratgique;

- la recherche commerciale;

- la recherche sur les communications, y compris sur la publicit;

- l'valuation de programmes;

- les tudes sur la qualit du service et la satisfaction des clients;

- les recherches omnibus (placement d'au moins une question);

- les tudes multiintrts.

Y sont galement assimiles les composantes d'autres activits comme les stratgies de communications, la mise au point de produits et l'valuation de programmes.

Les mthodes de recherche et de collecte d'opinions, de renseignements ou d'avis qui suivent ne portent pas sur les recherches d'opinion publique :

- les critiques visant la littrature ou des sources secondaires, y compris celles portant sur des recherches d'opinion publique antrieures;

- l'analyse secondaire de donnes recueillies dans le cadre de recherches d'opinion publique antrieures.


Appendice E
Pratiques de communication justes

1. Introduction

La langue et les images sont le reflet de la culture et des attitudes. ce titre, elles peuvent perptuer des mythes et des strotypes - ou aider les liminer.

Comme le mentionne la Politique, les institutions gouvernementales ont la responsabilit de veiller ce que leurs communications traduisent le principe selon lequel toutes les personnes, quel que soit leur sexe, leur origine ancestrale, leur origine ethnique ou leur handicap, sont et doivent tre dcrites comme des citoyens productifs qui contribuent de faon gale au bien-tre de la socit canadienne.

Les "pratiques justes en matire de communication" consistent liminer les strotypes sexistes, donner une image juste et reprsentative des races, des personnes de diverses origines ethniques et des personnes handicapes, ainsi qu' employer des mesures spciales pour atteindre les personnes dfavorises et d'autres publics spciaux. Elles reconnaissent que les communications ont une influence cumulative sur l'opinion des gens, sur leur comportement et sur leurs aspirations.

2. Objet

Les prsentes lignes directrices fournissent des dtails et des claircissements concernant la partie "Pratiques de communication justes" de la Politique et sont conues pour faciliter leur application.

Elles comprennent des principes gnraux pour assurer l'utilisation d'une terminologie positive et de descriptions ne portant pas atteinte la dignit, et une reprsentation gale de tous les groupes dans tous les genres de communications gouvernementales, qu'elles soient produites par un ministre, obtenues en vertu d'un march ou achetes l'extrieur du gouvernement.

3. Porte

Les prsentes lignes directrices portent sur les mots et les images utiliss dans les communications du gouvernement. Elles portent aussi sur le choix d'autres moyens afin de donner aux personnes handicapes accs ces communications. Elles se rapportent aux communications crites, visuelles et orales tablies par ou pour une institution fdrale. Les domaines d'application comprennent les publications, la publicit, les prsentations audio-visuelles et les expositions.

Bien que la responsabilit du contenu de la publicit incombe en dernier lieu aux institutions mmes, le Groupe de gestion de la publicit, qui coordonne toute la publicit gouvernementale, revoit tout le matriel publicitaire pour assurer sa conformit aux prsentes lignes directrices, tout en fournissant une aide dans la mise en oeuvre de ces dernires.

Bon nombre des exemples qui suivent, mme s'ils sont lis aux pratiques de communication concernant un groupe cible, peuvent s'appliquer galement tous les groupes.

Les lignes directrices ont pour but d'accrotre la sensibilisation la ralit d'aujourd'hui. Les exemples illustrent quelques-unes des situations et des habitudes les plus rpandues, mais n'excluent pas les points qui ne sont pas mentionns expressment.

Nous n'entendons pas qu'il faille faire figurer dans toutes les communications tous les groupes de tous les ges et reprsentatifs de toutes les caractristiques possibles; nous entendons qu'il faut liminer toutes les descriptions ngatives et tenter de donner autant d'images positives que possible.

4. Types de communications

4.1 Internes

Ces communications peuvent maner d'un service quelconque d'une institution, aux fins d'utilisation au sein du gouvernement. Voici quelques-unes des principales sources de ces communications, ainsi que des exemples des documents utiliss :

- Personnel-descriptions de postes, noncs de qualits, avis de concours, annonces, montages audio-visuels pour la formation, manuels, cahiers d'information, programmes d'initiation, documents et guides de recrutement et de perfectionnement du personnel;

- Administration des programmes- descriptions des programmes, lignes directrices, critres, lois, rapports de recherche et bibliographies;

- Ministres-mmoires aux ministres, notes pour les allocutions des ministres ou tout autre reprsentant du gouvernement, documents de travail et mmoires au Cabinet;

- Liaison parlementaire-rponses aux questions poses la Chambre des communes, notes pour les dclarations la Chambre, notes d'information;

- Gnralits-notes de service, procs-verbaux de runions, formules, rapports, directives, lettres, bulletins ou publications l'intention des employs, guides administratifs, documents relatifs aux programmes de primes, guides pistolaires et guides d'dition.

4.2 Externes

On retrouve entre autres les documents suivants :

- Affaires publiques-publications, affiches, prsentations publiques, films, diapositives, photographies, illustrations, discours, annonces, expositions, bulletins, campagnes de relations publiques ( l'tranger comme au pays);

- Gnralits-informations caractre international, enqutes, questionnaires, formules, lettres.

5. limination des strotypes sexistes

5.1 Gnralits

Les femmes ont toujours t touches de faon plus subtile et plus ngative que les hommes par les strotypes sexistes. Par consquent, la prsente section des lignes directrices vise principalement liminer ceux qui les affectent.

5.2 Mots utiliss

Toute la gamme des caractristiques et des qualits des tres humains devraient tre prsentes comme s'appliquant aussi bien aux femmes qu'aux hommes. Plus prcisment, les femmes devraient tre :

- traites avec autant de respect et de dignit que les hommes, sans qu'il soit fait allusion leurs caractristiques physiques;

- prsentes comme occupant des postes dans toutes les professions et tous les niveaux de pouvoir. Leur travail devrait tre prsent comme tant d'une valeur et d'une importance gales celui des hommes;

- dsignes par leur propre nom ou leur titre, dpourvu de connotation sexiste, et non en tant qu'pouses, mres, soeurs ou filles, moins que ce ne soit expressment sous cet aspect qu'on fait mention d'elles;

- utilises dans des exemples, des cas types, des anecdotes, des chantillons et des entrevues, sans reprendre de strotypes.

Il faut viter les termes et titres gnriques forms avec le mot "homme" (comme "homme de loi") dans toute la mesure du possible, sans pour autant recourir des circonlocutions. En outre :

- il convient, dans une lettre de rponse, de se servir de la formule que la personne a elle-mme utilise dans sa lettre pour se dsigner, moins que la tradition ou la discrtion n'oblige agir autrement dans le cas d'une personne connue;

- dans les listes, on ne devrait mentionner en premier lieu ni les hommes ni les femmes, mais on devrait plutt employer l'ordre alphabtique;

- on devrait viter les constructions de phrase, notamment l'emploi d'adjectifs, qui font de l'un ou l'autre sexe une exception la rgle.

5.3 Communications visuelles

Les communications visuelles comprennent les photographies, les diapositives, les films, les scnarios-maquettes, les affiches, les expositions, les illustrations et toute autre reprsentation graphique.

Dans les illustrations, les femmes devraient tre reprsentes aussi souvent que les hommes. Plus prcisment, il faudrait les reprsenter :

- jouant un rle actif dans toutes les sphres de l'activit humaine et non ncessairement comme recevant des conseils, des instructions ou des critiques ou comme des instructrices spcialises dans certains champs d'activit seulement;

- lorsqu'il est pratique de le faire et que le sujet le permet, de tous les ges et d'apparences physiques diverses;

- dans des rles non traditionnels, tout comme les hommes d'ailleurs (par exemple, des hommes prodiguant des soins aux enfants et des femmes occupant des postes de cadre ou peut-tre travaillant dans le secteur des mines ou de la construction);

- comme ayant connu le succs dans tous les domaines (p. ex. les sports, les arts, les affaires, etc.).

Il faudrait si possible inclure des ouvrages raliss par et pour des femmes dans tout talage, exposition ou prsentation visuelle.

Des messages non intentionnels peuvent tre transmis par l'attitude des femmes reprsentes dans les documents visuels. Aussi faut-il viter les scnes montrant des membres de l'un ou l'autre sexe en position de domination ou de soumission ou portant croire que le srieux ou le sens des affaires est l'apanage de l'un plutt que de l'autre sexe.

5.4 Autres considrations

Voici quelques suggestions concernant le matriel audio :

- il faudrait utiliser des voix fminines aussi souvent que des voix masculines pour la lecture hors champ des commentaires, quel que soit le sujet trait;

- tout devrait tre fait pour que les femmes jouent aussi souvent que les hommes le rle d'intervieweur et d'interview (ceci exige une surveillance par le service des communications centrales de l'institution);

- le contenu doit tre aussi srieux lorsqu'on fait mention de femmes, lorsqu'elles parlent ou lorsqu'elles font une lecture hors champ.

6. Description juste et reprsentative des minorits visibles et ethniques et des autochtones

6.1 Gnralits

Les lignes directrices qui suivent s'inspirent du principe et de la politique du multiculturalisme dans un cadre bilingue. cet gard, tous les groupes, quelle que soit leur origine ancestrale ou ethnique, sont et doivent tre dcrits comme galement productifs et contribuant de la mme faon au bien-tre de la socit canadienne.

Pour se conformer aux lignes directrices, il faudrait examiner un document afin d'en liminer les mots, les images et les situations qui tendraient renforcer des prjugs non fonds ou qui prsenteraient la plupart ou l'ensemble des membres d'un groupe racial ou ethnique comme ayant les mmes caractristiques strotypes. Ces lignes directrices s'appliquent galement aux deux sexes.

6.2 Communications visuels

Les prsentes lignes directrices ne visent pas imposer un systme complexe et irraliste de quotas, mais simplement reflter la ralit en montrant rgulirement les minorits visibles tous les chelons de la socit canadienne.

Toutes les communications du gouvernement devraient :

- tmoigner de la prsence des minorits visibles et ethniques et de celle des autochtones tous les niveaux d'un large ventail d'occupations;

- reprsenter les membres des minorits visibles et ethniques et les autochtones s'adonnant une gamme tendue d'activits intressantes, de sports et de passe-temps;

- tmoigner de la participation des minorits visibles et ethniques et de celle des autochtones dans tous les secteurs de la vie canadienne;

- prsenter les membres des minorits visibles et ethniques ainsi que les autochtones comme tant capables, dous, srs d'eux-mmes, intelligents, imaginatifs et autonomes;

- ne reprsenter les minorits visibles et ethniques et les autochtones en costume traditionnel que dans des descriptions de manifestations culturelles propres leur peuple;

- reprsenter adquatement les minorits visibles et ethniques et les autochtones comme spectateurs et excutants tant dans les manifestations culturelles gnrales (musique, thtre, etc.), que dans celles propres aux diverses communauts culturelles;

- tenir compte de la composition dmographique d'une rgion lors de l'tablissement de documents des fins de distribution au niveau rgional (ou national), par exemple en utilisant d'autres langues en plus de l'anglais et du franais, s'il y a lieu.

6.3 Mots utiliss

Les principes qui sous-tendent les communications visuelles s'appliquent galement la communication orale et crite. En ce qui concerne le choix des mots, le gouvernement devrait :

- viter les termes donnant penser qu'il y a des attributs qu'on ne peut retrouver chez certains groupes ou individus;

- viter les pithtes qui pourraient renforcer les strotypes ethniques et raciaux;

- viter les termes qui, dans l'esprit de certains, pourraient avoir une connotation raciale ou ethnique discutable, comme l'expression "culturellement dfavoris", ou les termes de couleur ayant un certain symbolisme mais qui peuvent tre pjoratifs;

- tenir compte des prfrences des groupes raciaux et culturels en ce qui a trait leur dsignation propre; ainsi, on emploiera "Inuit" plutt que "Esquimau". Il est prfrable de consulter Multiculturalisme Canada pour tout terme sur lequel on a des doutes;

- envisager le recours des membres des minorits visibles titre d'intervieweur ou d'interview; ces derniers ne doivent pas tre exclus en raison de leur accent, moins que l'intelligibilit du message n'en souffre. On vitera toutefois de recourir systmatiquement des accents susceptibles de renforcer les strotypes;

- examiner les diffrents moyens de communication utiliss pour s'assurer que les messages atteignent les collectivits ethniques et autochtones vises dans une langue qu'elles comprennent.

7. Communications avec les personnes handicapes

7.1 Gnralits

Plus de 3,3 millions de Canadiens souffrent d'un handicap quelconque-ce chiffre comprend environ un million d'handicaps auditifs et un demi-million d'handicaps visuels.

Dans son rapport de 1988, intitul "Pas de nouvelles, mauvaises nouvelles", le Comit permanent du Parlement sur la condition des personnes handicapes rsumait comme suit le problme des communications :

"Afin que les personnes handicapes puissent vritablement tre intgres la socit et y fonctionner de manire autonome, elles doivent avoir autant accs l'information que les autres Canadiens."

Les personnes handicapes ont des problmes de reprsentation qu'il faut corriger comme suit :

- en utilisant des termes neutres-la ncessit d'utiliser des termes non motifs et neutres pour dsigner les personnes handicapes, ce qui quivaut utiliser un langage non sexiste pour reprsenter les femmes;

- en reconnaissant leur prsence-tout comme les minorits visibles parlent de la reprsentation des "blancs seulement", les personnes handicapes se plaignent en gnral d'tre invisibles dans un monde non handicap, moins que les mdias ne mettent l'accent sur des vnements spciaux comme les marathons ou les tlthons.

Dans son rapport de 1988 intitul "Inutile ou merveilleux", le Secrtariat de la condition des personnes handicapes du Secrtariat d'tat du Canada avanait les suggestions suivantes.

7.2 Mots utiliss

Les personnes handicapes devraient tre reprsents comme ayant les mmes caractristiques et les mmes qualits que l'ensemble des tres humains. Les personnes handicapes devraient donc tre :

- traites avec dignit et respect, sans faire allusion aux aspects ngatifs de leur handicap et dans des termes ne visant pas susciter la peur, la culpabilit ou la piti;

- prsentes comme vivant et travaillant dans des situations varies avec des responsabilits diverses, et non ncessairement comme ayant vaincu de grands obstacles pour atteindre leur situation;

- prsentes comme participant part entire des vnements et non en simples spectateurs;

- prsentes selon leurs ralisations ou leurs capacits plutt qu'en fonction de leurs limites ou de leurs handicaps.

Il faut viter d'utiliser leur gard des termes voquant le courage, la souffrance, la piti ou l'anomalie. Par exemple, il faut :

- utiliser les expressions "personne handicape" ou "personne ayant un handicap" plutt que "invalide" ou "handicap";

- le cas chant, remplacer par "personne ayant une dficience mentale, dveloppementale, psychologique ou affective" de nombreux mots jugs comme offensants par ces personnes;

- faire mention du vcu et des expriences des personnes handicapes dans les documents dcrivant des contributions la vie canadienne;

- ne pas viter le recours des personnes handicapes atteintes de troubles de la parole, soit comme intervieweur ou interview, dans la mesure o le message est comprhensible ou qu'il est possible d'utiliser la lecture hors champ. Il faut cependant viter d'utiliser des mots, des phrases ou des sons qui renforcent les strotypes.

7.3 Communications visuelles

Dans la mesure du raisonnable, les personnes handicapes devraient tre incluses dans toute reprsentation visuelle (illustrations, tlvision, publicit) de groupes composs d'hommes, de femmes, de personnes ges et de jeunes. Outre la chaise roulante, souvent utilise, les prsentations visuelles peuvent comprendre :

- une personne se servant de bquilles ou d'un dambulateur,

- deux personnes utilisant le langage gestuel,

- une personne ayant une dficience visuelle avec un chien-guide ou une canne blanche,

- une personne ampute d'un membre,

- un enfant ayant le syndrome de Down,

- une personne ge d'apparence frle.

Plus prcisment, il faut reprsenter les personnes handicapes, selon ce qu'indique le message ou le document :

- aussi bien comme participant activement toutes les sphres de l'activit humaine que comme spectateur prouvant un intrt marqu pour des spectacles (concert, thtre, etc.);

- sans discrimination fonde sur l'ge, le sexe ou l'origine ethnique;

- tout comme les personnes physiquement aptes, dans l'exercice de diverses professions (docteurs, avocats, agents du gouvernement, gens d'affaires, journalistes, enseignants, etc.);

- tous les niveaux hirarchiques et dans tous les types d'activits;

- comme ayant connu le succs dans de nombreux champs d'entreprise (les sports, les arts, la vie publique, etc.).

Des messages subliminaux voquant la piti, la dvalorisation, ou soulignant des diffrences peuvent tre transmis par la faon dont la camra est situe pas rapport la personne handicape ou par la faon dont elle s'arrte sur elle. Aussi faut-il viter le gros plan qui met en valeur ou les images qui s'attardent et insistent sur les diffrences (en mettant l'accent sur les aides comme les chaises roulantes ou les chiens-guides).

Il ne faudrait pas exclure les personnes handicapes des communications orales simplement en raison de difficults lies la parole, l'oue ou la communication. On peut ainsi :

- avoir recours des interprtes gestuels, s'il y a lieu;

- avoir recours la lecture hors champ (voix fminine et masculine), s'il y a lieu;

- inclure des personnes handicapes dans le cadre de sondages d'opinions oraux ou visuels;

- faire appel des personnes handicapes qui peuvent parler en leur propre nom ou avoir recours au langage gestuel, des interprtes ou des intervenants.

7.4 Autres moyens de communication

La Politique du gouvernement en matire de communications stipule que "les institutions doivent adopter des pratiques justes en matire de communication... en prenant toutes les mesures raisonnables pour communiquer de faon efficace avec les personnes handicapes...".

La Loi canadienne sur les droits de la personne et la Charte canadienne des droits et liberts semblent renforcer ce droit des Canadiens handicaps de pouvoir consulter les publications et l'information du gouvernement dans une forme qui leur est accessible, et tablissent des droits lgaux d'appel. Les Canadiens limits face l'imprim pourraient trs bien demander pourquoi ils doivent payer des impts pour un service qu'ils ne peuvent utiliser.

Les communicateurs, au moment de planifier des communications ou de la publicit, devraient toujours tenir compte d'autres moyens de communication, dont les bandes audio, le braille, les imprims gros caractres et le sous-titrage visible et invisible pour le matriel vido; les besoins des personnes handicapes au chapitre de l'information sont en fait aussi varis que ceux du grand public.

Il est ncessaire de recourir des moyens autres que l'imprim pour les documents :

- dont les particuliers ont besoin pour pouvoir utiliser un service ou un programme auquel ils sont ou peuvent tre admissibles, ou qui comporte une obligation juridique (impt sur le revenu, droit de vote, droits lgaux et civils, rglements postaux, avantages sociaux, etc.);

- qui sont ncessaires pour faire comprendre au public d'importants nouveaux programmes, politiques ou priorits du gouvernement;

- qui informent le public des risques pour la sant, la scurit ou l'environnement;

- qu'une grande partie du public exige dans une forme bien spcifique.

Il est essentiel de faire savoir aux personnes handicapes que des documents sont disponibles sous d'autres formes que l'imprim pour qu'elles puissent en bnficier. On peut recourir aux bulletins et aux lignes tlphoniques d'information des organismes communautaires. Les institutions devraient songer imprimer un nonc dans leurs publications, par exemple :

- Les personnes qui ne peuvent lire ou utiliser le prsent document en raison d'un handicap peuvent communiquer avec l'agent des publications de leur ministre et demander qu'il soit transcrit sous une forme qui leur soit plus accessible, par exemple sur bande audio, en braille ou en gros caractres. Le ministre prendra toutes les mesures raisonnables pour assurer ce service.

Ou, de prfrence, un message comme suit :

- Ce document est aussi disponible en (prciser les autres moyens de communication). Veuillez communiquer avec __________ pour plus de renseignements.

Les besoins d'information des aveugles et des malvoyants tant les mmes que ceux des autres personnes, les renseignements leur intention devraient tre disponibles en mme temps que l'imprim ou dans des dlais aussi brefs que possible.

Les Services aux handicaps de la Bibliothque nationale du Canada peuvent aider grandement toutes les institutions.

- Les institutions devraient envisager de produire au moins quatre exemplaires de toute publication dans un autre moyen de communication, le premier exemplaire tant conserv, le deuxime servant rpondre une demande et les deux autres devant tre envoys au Bureau du dpt lgal de la Bibliothque nationale du Canada, l'adresse suivante :

Division des acquisitions pour
Canadiana et Bureau du dpt lgal
Publications officielles
Bibliothque nationale du Canada
Ottawa (Canada) K1A 0N4
Tlphone : (819) 997-9565

- Si le demandeur a besoin de conserver la publication transcrite, l'institution pourrait la lui fournir gratuitement. Si cette dernire choisit de faire payer la publication transcrite, le prix devrait tre le mme que celui de l'imprim. La bibliothque de l'institution ou son service des affaires publiques sont des lieux idaux pour la conservation de la publication transcrite.

- Tout demandeur qui ne souhaite pas acheter la publication transcrite mais prfre la consulter et la renvoyer (comme la plupart des gens le font avec un imprim la bibliothque locale) peut demander une bibliothque locale d'organiser, avec la Bibliothque nationale, un prt inter-bibliothques. Cette option permet d'assurer l'galit d'accs aux documents du gouvernement pour les personnes qu'un handicap visuel empche de lire les imprims.

Lorsqu'une publication transcrite dans une forme spciale est envoye la Bibliothque nationale :

- elle est cite dans la collection Canadiana, la bibliographie nationale;

- elle est ajoute la base de donnes CANUC:H, source essentielle pour toutes les bibliothques au service des personnes handicapes au Canada pour trouver les documents dont leurs clients ont besoin;

- la Bibliothque nationale la prte d'autres bibliothques l'intention des personnes handicapes. Il n'est donc pas ncessaire pour les institutions de participer directement des oprations de prt.

8. Mise en oeuvre

Il incombe chaque institution de veiller ce que ces lignes directrices soient appliques dans toutes ses activits de communication et d'valuer le degr de conformit de ses communications, tant internes qu'externes.

Les institutions devraient veiller ce que ces lignes directrices soient la disposition de tous les employs dans les bureaux de l'administration centrale et dans les bureaux rgionaux et de district, ainsi que dans les bureaux des particuliers et des organismes du secteur priv qui travaillent des documents viss par la politique et les lignes directrices.

Il serait particulirement important que les prsentes lignes directrices soient distribues aux centres de responsabilit suivants :

- cabinets des ministres,

- cabinets des sous-ministres,

- bureau des relations parlementaires,

- comits de gestion suprieure,

- services du personnel, de la formation et des relations de travail,

- service de planification des programmes,

- service des affaires publiques,

- service de traduction.

Cette liste ne limite pas le champ d'application de la politique.

Conformment son mandat, Condition fminine Canada continuera superviser les communications du gouvernement afin de porter les strotypes sexistes l'attention des ministres et des organismes qui s'en seraient rendus coupables et d'assurer une reprsentation quitable des femmes dans les communications du gouvernement.

9. Demandes de renseignements

Il faudrait acheminer toutes les demandes de renseignements concernant les prsentes lignes directrices au chef des Communications par le biais de votre administration centrale. En ce qui concerne l'interprtation de la politique, les administrations centrales devraient consulter la Division de la politique de l'information, des communications et de la scurit, Direction du Dirigeant principal de l'information, Secrtariat du Conseil du Trsor du Canada.

Les questions ayant trait des groupes cibles particuliers devraient tre achemines aux chefs des Communications des institutions suivantes Ottawa :

Condition fminine Canada

Dveloppement des ressources humaines Canada

- Secrtariat, Condition des personnes handicapes
- Secrtariat au multiculturalisme
- Direction des citoyens autochtones.


Appendice F
Les pratiques exemplaires en matire de relations avec les mdias

1. Introduction

Les prsentes lignes directrices ritrent l'importance qu'accorde le gouvernement aux bonnes relations avec les reprsentants des mdias. Les institutions russiront mieux communiquer au grand public les renseignements concernant leurs politiques, leurs programmes et leurs services si elles font appel aux services des spcialistes des relations avec les mdias.

Avec l'appui du ministre et des cadres suprieurs et les bons offices des spcialistes des relations avec les mdias, les porte-parole dsigns du gouvernement seront mieux en mesure de s'exprimer avec confiance et autorit. Les renseignements communiqus ne seront que plus crdibles, ce qui se refltera sur l'appareil gouvernemental en gnral.

Les spcialistes des relations avec les mdias, les conseillers en politiques et les gestionnaires de programmes doivent conjuguer leurs efforts pour entretenir de bonnes relations avec les mdias. Ce faisant, le public pourra avoir accs, en temps opportun, des renseignements fiables, ce qui favorisera ainsi la transparence et la confiance. Le gouvernement dans son ensemble pourra ainsi mieux communiquer des messages importants la population canadienne.

Les institutions sont donc invites intgrer autant que possible les pratiques exemplaires ci-aprs prsentes dans leurs relations avec les mdias.

2. Objectif

L'objectif des prsentes lignes directrices sur les pratiques exemplaires en matire de relations avec les mdias est d'aider les institutions du gouvernement fdral communiquer avec les Canadiens et les Canadiennes en entretenant des relations transparentes et efficaces avec les mdias.

3. Lignes directrices

3.1 Gestion des relations avec les mdias

a) Les institutions devraient fournir aux journalistes un point unique d'accs l'information. Une liste des numros de tlphone des ministres et organismes fdraux pour les demandes de renseignements des mdias devrait tre fournie ces derniers et mise jour priodiquement.

b) Les institutions devraient tenir jour, l'administration centrale et dans les rgions, une liste de porte-parole autoriss discuter avec les mdias des questions qui relvent de leur sphre de comptence.

c) Les porte-parole devraient tre habilits discuter ouvertement avec les reprsentants des mdias d'information des questions de fait ou des politiques approuves par le gouvernement. Ils devraient avoir accs tous les renseignements ncessaires pour l'exercice de leurs fonctions.

d) Les entrevues accordes devraient tre officielles et les personnes qui les accordent tre identifies par leur nom et par leur titre. Seules des sances d'information pourraient avoir lieu sans que les personnes qui y participent soient identifies et ce, sous rserve de l'approbation pralable du ministre.

e) Les engagements pris envers les mdias devraient tre respects, et s'ils ne peuvent l'tre, la raison devrait en tre donne rapidement et clairement.

f) Les spcialistes des relations avec les mdias chargs de coordonner les demandes de renseignements des mdias devraient avoir directement accs aux porte-parole dsigns afin de pouvoir rpondre rapidement aux journalistes.

g) Les spcialistes des relations avec les mdias devraient coordonner la formation en relations avec les mdias offerte aux porte-parole dsigns.

h) Les gestionnaires des programmes et les porte-parole sont invits demander l'aide et les conseils des spcialistes des relations avec les mdias sur la faon de s'adresser aux reprsentants des mdias, sur les questions susceptibles d'intresser les mdias et sur la pertinence des documents prpars leur intention.

i) Les porte-parole devraient informer les spcialistes des relations avec les mdias des contacts qu'ils ont avec ces derniers et leur fournir en temps utile un rapport sur les entrevues qu'ils ont accordes aux journalistes.

j) Les documents prpars pour les mdias d'information devraient tre distribus de la manire la plus rapide et la plus efficace possible pour atteindre les organes d'information et les journalistes intresss par le sujet.

k) Avec l'aide des spcialistes des relations avec les mdias, on devrait corriger rapidement les erreurs de fait, les citations inexactes et les donnes trompeuses attribues un ministre ou organisme ou un porte-parole dans la presse crite ou lectronique.

l) L'institution qui est la premire responsable d'un dossier particulier devrait consulter les autres ministres comptents au sujet des priorits et des exigences en matire de communications, et coordonner les activits relatives aux mdias.

m) Les spcialistes des relations avec les mdias, de concert avec les gestionnaires des programmes et le personnel des communications, devraient valuer la meilleure faon d'utiliser les techniques modernes pour diffuser l'information aux publics cibles, soit par les bulletins ministriels, les communiqus de tiers, la messagerie lectronique, la tlinformation, les journaux communautaires et les missions d'affaires publiques cblodiffuses.

3.2 Planification des relations avec les mdias

a) Il devrait incomber aux chefs des communications de veiller ce que les institutions disposent des ressources ncessaires en matire de relations avec les mdias, l'administration centrale et dans les rgions, qui leur permettent de bien grer les activits de relations avec les mdias.

b) Les chefs des communications devraient encourager les institutions recruter des spcialistes des relations avec les mdias et d'autres spcialistes en communications qui possdent l'expertise ncessaire en matire de relations avec les mdias.

c) Les chefs des communications devraient tablir un processus qui assure une liaison quotidienne entre les spcialistes des relations avec les mdias et les responsables des relations parlementaires, le cabinet du sous-ministre et le cabinet du ministre, afin d'examiner les questions nouvelles, d'valuer les activits courantes et de planifier les sances d'information, les activits et les principales initiatives.

d) Les notes d'information et les renseignements gnraux devant servir rpondre aux mdias devraient tre mis la disposition des gestionnaires, des spcialistes des relations avec les mdias et des communications, et des porte-parole dsigns.

e) Les documents prpars l'intention des mdias devraient tre rdigs dans une langue claire et simple, reflter les principaux objectifs du gouvernement, du ministre et de l'institution concerne, et souligner autant que possible la pertinence des initiatives du gouvernement pour les rgions.

f) Les gestionnaires, de concert avec les spcialistes des relations avec les mdias et des communications, devraient reprer les occasions pour les ministres et les hauts fonctionnaires de communiquer avec le public et les mdias d'information.

g) Les stratgies mdiatiques et les stratgies de diffusion contenues dans les plans de communications des initiatives gouvernementales devraient tre conues en fonction des journalistes et des mdias spcialiss qui s'intressent le plus aux initiatives en question.

3.3 Surveillance et analyse des mdias

a) Les institutions devraient analyser, ou faire analyser contrat, l'environnement public afin de dcouvrir et de suivre les questions d'actualit et les tendances. Cette analyse consisterait, par exemple, dpouiller les journaux, les missions d'affaires publiques et les bulletins d'information la radio et la tlvision, les priodiques, les revues spcialises, les rapports de groupes de discussion, les dlibrations de la Chambre des communes et du Snat, les sondages d'opinion, les rsums des demandes prsentes en vertu de la Loi sur l'accs l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les relevs des demandes de renseignements tlphoniques en provenance du public et des mdias, la correspondance, les rapports sur les consultations publiques, les rapports sur l'volution des tendances, les revues universitaires et les statistiques dmographiques.

b) Les bureaux rgionaux et locaux devraient collaborer promptement ce dpouillement.

c) On devrait prparer chaque jour, sur support informatique ou sur papier, une revue de presse comprenant une slection des principaux articles et des transcriptions ou rsums des nouvelles des mdias lectroniques sur les questions d'actualit qui revtent un intrt national et rgional pour l'organisation. Ce service devrait s'offrir aux personnes de l'organisation qui le demandent.

d) Les institutions sont encourages diffuser leur revue de presse par voie lectronique.

e) Les institutions sont encourages partager avec d'autres ministres l'information sur des sujets d'intrt commun tire de sources de nouvelles.

f) Les institutions sont encourages conserver l'information recueillie dans des bases de donnes.

3.4 Rle des spcialistes des mdias dans la gestion des crises

a) Les quipes de gestion des crises tablies par les institutions devraient comprendre des spcialistes des relations avec les mdias.

b) Les chefs des communications devraient s'assurer que le Bureau du Conseil priv reoit rgulirement des rapports sur la situation.

c) Si la question est particulirement importante et si les circonstances le justifient, les chefs des communications devraient dlguer un seul porte-parole bilingue pour les communications avec les journalistes.

d) Le porte-parole devrait fournir aux journalistes une information brve, prcise et claire ayant t approuve au pralable par l'quipe de gestion des crises de l'institution.

e) Les institutions devraient surveiller et analyser de manire constante les questions qui surgissent pendant les crises.

f) Aprs une crise, le porte-parole devrait tenir les journalistes au courant de la suite des vnements.

3.5 valuation des relations avec les mdias

a) Les chefs des communications devraient effectuer des valuations systmatiques des activits en matire de relations avec les mdias pour s'assurer que :

- des services efficaces et de qualit sont fournis un cot raisonnable

- les spcialistes des relations avec les mdias et les porte-parole ont les pouvoirs dlgus ncessaires et que les mesures de responsabilisation sont en place

- les spcialistes des relations avec les mdias et les porte-parole disposent de l'information et de la formation dont ils ont besoin pour s'acquitter efficacement de leur tche

- les pratiques exemplaires sont partages avec les autres institutions.

b) Les institutions sont encourages consulter priodiquement les journalistes, les rdacteurs en chef et les directeurs des services de nouvelles afin d'examiner la qualit des services qui leur sont fournis.