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Fil d'Ariane
Gestion de l'information sur le personnel
Objectif de la
politique
Veiller à ce que la gestion des ressources humaines repose sur des données exhaustives, exactes et bien administrées.
Énoncé de la politique
Les ministères et organismes doivent appuyer la gestion des ressources humaines avec des données pratiques et efficaces. Les ressources humaines sont suffisamment importantes pour qu'on les gère de façon efficace.
Application
La présente politique s'applique à tous les ministères et autres éléments de la fonction publique énumérés à la partie I de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
Exigences de la politique
Les ministères et organismes doivent :
- se doter de données leur permettant d'appuyer, de façon efficace et économique, l'exécution de décisions en matière de gestion du personnel et l'administration quotidienne de la rémunération, des avantages sociaux et des dossiers du personnel et de rendre compte à la direction, rapidement et avec exactitude, des ressources humaines en veillant à la confidentialité des renseignements personnels comme il est stipulé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- fournir, dans les délais prescrits, aux organismes centraux, notamment le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la fonction publique, des données sur la gestion des ressources humaines;
- appliquer les normes sur l'administration des fonds de renseignements personnels qui ont été établies pour l'ensemble de la fonction publique, tout au moins celles figurant dans la politique sur la gestion des renseignements détenus par le gouvernement et le Dictionnaire des éléments de données sur le personnel.
Surveillance
Les ministères et organismes doivent régulièrement évaluer leurs fonds de renseignements (au moins une fois tous les cinq ans) pour confirmer que leur gestion des ressources humaines repose effectivement sur des données utiles, exhaustives et exactes. Le Secrétariat du Conseil du Trésor peut exiger de revoir les résultats de ces évaluations.
Références
Loi sur l'accès à l'information
Loi sur la protection des renseignements personnels
Couplage des données et contrôle du numéro d'assurance-chômage
Code de la protection des renseignements personnels concernant les employés
Manuel du Conseil du Trésor, volume Gestion de l'information :
- Chapitre 1, Gestion de la technologie de l'information
- Chapitre 2, Gestion des fonds de renseignements détenus par le gouvernement
Ce chapitre remplace le chapitre 14 du volume 1 du MGP.
Demandes de renseignements
Toute demande de renseignement concernant la présente politique doit être soumise à l'agent ministériel responsable qui peut, à son tour, s'adresser au service suivant :
Division de la classification, des systèmes d'information sur les ressources humaines et de la paye
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Appendice A - Lignes directrices concernant le code d'identification de dossier personnel
Objectif
L'objectif des présentes lignes directrices est de fournir un cadre pour l'attribution, l'utilisation, la divulgation, la collecte et la protection du code d'identification de dossier personnel (CIDP).
Le CIDP est considéré comme un renseignement personnel selon la Loi sur la protection des renseignements personnels (article 3). L'utilisation, la divulgation, la collecte et la protection de ce numéro doivent donc être effectuées de telle sorte qu'il soit tenu compte des pratiques équitables en matière de traitement de l'information de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Pour tenir compte des préoccupations voulant qu'un emploi abusif du numéro d'assurance sociale (NAS) puisse menacer la vie privée des personnes, il a été décidé d'en limiter la collecte et l'utilisation, au sein du gouvernement fédéral, aux activités formellement autorisées par le Cabinet. Cette décision témoigne du désir du Comité parlementaire de la justice et du Solliciteur général exprimé dans le rapport intitulé Une question à deux volets selon laquelle l'utilisation du NAS soit davantage conforme à l'intention originale du Parlement.
Les institutions fédérales abandonnent progressivement l'utilisation du NAS à des fins administratives. Le CIDP a été conçu pour répondre à la nécessité d'identifier les employés.
Banque de données (data bank) - banque de renseignements personnels qui est organisée ou prévue de façon à être interrogée au moyen du nom d'une personne ou d'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'un autre élément d'identification qui a été attribué à cette personne;
code d'identification de dossier personnel (CIDP) (Personal Record Identifier (PRI)) - numéro attribué afin d'associer un employé à ses dossiers personnels dans la fonction publique fédérale;
employé (employee) - personne employée par le gouvernement fédéral qui est assujettie à l'appendice I, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP I-I) ou personne nommée par décret en conseil dans une institution fédérale qui est assujettie à la LRTFP I-I;
fichier central (FC) (Central Index (CI) - système administré par Approvisionnements et Services Canada qui gérera l'attribution des CIDP aux employés admissibles.
numéro individuel d'organisme (NIO) (Individual Agency Number (IAN)) - numéro attribué afin de transmettre des renseignements concernant les employés à des organismes de l'extérieur;
renseignements personnels (personal information) - renseignements concernant une personne identifiable qui est enregistrée sous n'importe quelle forme décrite à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les institutions fédérales doivent s'assurer que leurs employés se sont vu attribuer un CIDP et qu'on les renseigne à ce sujet.
Le fichier central sera utilisé pour créer et attribuer le CIDP. Ce code sera utilisé pour la rémunération et les autres dossiers des employés au sein du gouvernement fédéral.
Le CIDP sera attribué aux employés assujettis à l'appendice I, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP I-I). Les personnes qui travaillent pour des employeurs distincts et pour des sociétés d'État, qui ne sont pas assujetties à la LRTFP I-I, se verront attribuer un code d'identification différent.
Les institutions fédérales utilisent le CIDP toutes les fois qu'il est nécessaire d'identifier des employés.
Les institutions fédérales, qui sont assujetties à la LRTFP I-I, auront accès aux codes d'identification des employés concernant ces effectifs. Les employeurs distincts et les sociétés d'État n'y auront toutefois pas accès.
Les institutions fédérales ne devront pas divulguer le CIDP aux organismes de l'extérieur, à savoir les syndicats, les banques et les compagnies d'assurances. À cette fin, on utilisera un code d'identification complètement distinct, le numéro individuel d'organisme, pour transmettre des renseignements sur les employés.
Si elles en font la demande, les employés doivent fournir leur CIDP à l'institution qui les emploie ou à une autre institution du gouvernement fédéral et ce, à des fins liées à l'emploi. Les employés ne sont pas cependant obligés, pour quelque raison que ce soit, de fournir leur CIDP aux organismes de l'extérieur du gouvernement fédéral et ne devraient pas permettre qu'il soit utilisé à l'extérieur du gouvernement fédéral.
Il se peut que le fichier central et les banques de données approuvées dans la décision du Conseil du Trésor de 1988 contiennent à la fois le NAS et le CIDP. Les autres banques de données ne doivent pas contenir le NAS et le CIDP. Toute autre demande d'exception doit être soumise au Conseil du Trésor pour approbation.
Comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements personnels, au moment de la demande de collecte du CIDP, les institutions fédérales doivent informer la personne de la raison pour laquelle le code est demandé et des droits, avantages sociaux et privilèges qui peuvent lui être retirés si elle refuse de le divulguer à une institution du gouvernement fédéral.
Loi et Règlements sur la protection des renseignements personnels
La Gestion des renseignements détenus par le gouvernement
Politique et lignes directrices sur la protection des renseignements personnels (Couplage des données et contrôle du NAS)
Code de la protection des renseignements personnels concernant les employés
Prière de soumettre toute demande de renseignements concernant ces lignes directrices à :
Division de la classification, des systèmes d'information sur les ressources humaines et de la paye
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Appendice B - Lignes directrices concernant le numéro individuel d'organisme
L'objectif des présentes lignes directrices est de fournir aux institutions fédérales un cadre pour l'attribution, l'utilisation, la divulgation, la protection et la collecte du numéro individuel d'organisme (NIO).
Le NIO est considéré comme un renseignement personnel selon la Loi sur la protection des renseignements personnels (article 3). L'attribution, l'utilisation, la divulgation, la protection et la collecte de ce numéro doivent donc être effectuées, dans les institutions fédérales, en tenant compte des pratiques équitables en matière de traitement de l'information énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.
L'introduction du NIO est la dernière de deux mesures que le gouvernement fédéral a prises pour limiter l'utilisation du numéro d'assurance sociale (NAS) pour identifier l'employé.
La première mesure a consisté à mettre en oeuvre le code d'identification de dossier personnel (CIDP) qui est utilisé pour les besoins de l'administration interne du gouvernement et qui n'est pas communiqué aux organisations de l'extérieur. La deuxième mesure est la mise en oeuvre du NIO, qui est utilisé pour contrôler la communication de renseignements personnels à des organismes de remise tels que les syndicats, les institutions financières, les compagnies d'assurance et les organismes de charité.
Code d'identification de dossier personnel (CIDP) (Personal Record Identifier (PRI)) - numéro attribué afin d'associer un employé à ses dossiers personnels dans la fonction publique fédérale
employé (employee) - personne qui est ou a été employée par une institution gouvernementale fédérale, et pour qui le gouvernement fédéral doit transmettre des renseignements à un organisme de remise
fichier central (FC) (Central Index (CI)) - système administré par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour gérer l'attribution des CIDP et des NIO;
numéro individuel d'organisme (NIO) (Individual Agency Number (IAN)) - numéro attribué afin de transmettre des renseignements concernant les employés à des organismes de remise;
Organisme de remise (remittance agency) - organisation de l'extérieur de la fonction publique fédérale à laquelle les institutions gouvernementales fédérales remettent des sommes d'argent pour le compte des employés (c.-à.-d. les organismes de bienfaisance, les institutions financières, les administrateurs d'assurance, etc.);
renseignements personnels (personal information) - renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant une personne identifiable, tels qu'ils sont définis à l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
type d'employeur (employer type) - aux fins de ces lignes directrices, il y a deux types d'employeurs : soit les institutions fédérales pour lesquelles le Conseil du Trésor est l'employeur et qui figurent à l'appendice I, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP) ou celles pour lesquelles le Conseil du Trésor n'est pas l'employeur et qui ne figurent pas à l'appendice I, partie 1, de la LRTFP (c'est-à-dire employeurs distincts et sociétés d'État)
Le fichier central sera utilisé pour créer et attribuer des NIO dans les situations où il est jugé nécessaire d'employer un numéro pour identifier des employés pour les besoins d'organismes de remise. Un NIO différent sera utilisé pour identifier un employé auprès de chaque organisme de remise. À la différence du CIDP, les employés conserveront les mêmes NIO s'ils changent de type d'employeur au cours de leur carrière.
Comme il s'agit d'un numéro destiné aux organismes de remise, il n'est pas nécessaire que les employés connaissent leurs NIO. Toutefois, les institutions fédérales doivent le leur communiquer s'ils en font la demande.
Le gouvernement fédéral a créé le NIO pour remplacer le NAS dans les rapports avec les organismes de remise.
Sous réserve des dispositions du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les NIO ne peuvent être divulgués qu'à l'organisme de remise pour lequel ils ont été créés.
Les institutions fédérales n'ont pas besoin de demander aux employés leurs NIO.
Loi et Règlements sur la protection des renseignements personnels
Politique et lignes directrices sur la protection des renseignements personnels (Couplage des données et contrôle du NAS)
Code de la protection des renseignements personnels concernant les employés
Lignes directrices concernant le code d'identification de dossier personnel (CIDP)
Prière de présenter toute demande de renseignements concernant ces lignes directrices aux :
Bureau de la gestion, des systèmes et des technologies de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor