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Guide de rédaction de codes de conduite organisationnels


ANNEXE B - Guide pour la personnalisation des exigences relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat

La présente annexe fournit de l'orientation aux organismes de l'administration publique centrale (APC) sur la façon de personnaliser les exigences sur les agents supérieurs en matière de divulgations de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat par rapport à leur organisme. (Les autres organismes peuvent utiliser le présent guide pour rédiger leurs exigences sur les conflits d'intérêts). Vous trouverez d'autres conseils sur les secteurs qui nécessitent une personnalisation organisationnelle dans le document intitulé Modèle de code organisationnel.

En vertu de la nouvelle Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, les organismes de l'APC doivent déterminer et gérer les risques opérationnels relatifs aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat liés à la mission particulière de leur organisme. Ils doivent donc modifier les exigences pour les employés prévues par l'annexe A de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

En ce qui a trait à la détermination du secteur chargé de la personnalisation de l'annexe A de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, les pratiques exemplaires suggèrent de choisir le même groupe responsable de la rédaction du code organisationnel de conduite. Si ce n'est pas possible, il est au moins impératif qu'une source d'information essentielle provienne du processus d'évaluation des risques utilisé pour la rédaction du code organisationnel de conduite - voir l'étape 4 B ci-dessus).

Étapes de la personnalisation des exigences relatives aux conflits d'intérêts

Étape 1. Examiner les secteurs de risque

L'examen des secteurs de risques organisationnels en matière de conflits d'intérêts vous fournira les renseignements dont vous avez besoin pour cibler les secteurs qui nécessitent votre attention et qui doivent être visés par les exigences. Veuillez prendre note que d'autres exigences ne seront pas toujours requises étant donné que l'atténuation des risques peut simplement consister à informer les employés des exigences par le biais de la formation et du dialogue.

Après-mandat

En ce qui a trait aux secteurs de risque liés à l'après-mandat, en vertu de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, les organismes doivent déterminer les postes qui pourraient faire l'objet de la période de restriction d'une année.

Afin de déterminer les postes qui pourraient faire l'objet de la période de restriction d'une année, la pratique exemplaire consiste à comparer les secteurs fonctionnels aux groupes et aux niveaux. Par exemple, les agents de passation de marchés seront assujettis à la période de restriction d'une année pendant laquelle ils ne pourront pas travailler dans une entreprise avec laquelle ils faisaient d'importantes affaires alors qu'ils occupaient leurs fonctions. Normalement, les postes de direction seront désignés à risque compte tenu de leurs pouvoirs décisionnels.

Étape 2 : Établir des procédures et des modèles de rapport

Les organismes doivent fournir des modèles et des procédures de production de rapports à leurs employés. Les étapes doivent être clairement présentées et communiquées aux personnes responsables du traitement et de la prise de décisions et versées aux instruments de délégation de pouvoirs. Le modèle ou le rapport (anciennement les rapports confidentiels) doivent fournir de l'orientation sur la façon de remplir le rapport et sur les renseignements demandés. Les coordonnées de la personne-ressource pour les employés qui ont besoin d'information doivent également être indiquées.