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Guide de rédaction de codes de conduite organisationnels


Introduction

Le présent guide a pour but de communiquer quelques pratiques exemplaires en matière de rédaction de codes qui ont été mises en évidence lors de recherches pour aider les organismes du secteur public fédéral à élaborer leur code organisationnel de conduite. Les codes organisationnels doivent concorder avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique (CVEFP), conformément à l'article 6 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles (LPFDAR). Les méthodes présentées ici sont qualifiées de pratiques exemplaires, mais les organismes peuvent suivre une autre méthode pour établir leur code de conduite organisationnel. Nous les encourageons également vivement à collaborer et à s'échanger leurs pratiques exemplaires.

D'après les recherches, le processus suivi pour la conception d'un code est tout aussi important que le contenu obtenu.Voir la note en bas de page1 En fait, il n'est possible d'obtenir un contenu convenable qu'en employant le bon processus de conception qui a également des répercussions sur la réussite de l'acceptation ou de l'intégration de l'instrument.Voir la note en bas de page2

Afin de faciliter l'élaboration de codes organisationnels de conduite et de favoriser l'uniformité avec le CVEFP ainsi que la personnalisation nécessaire de l'annexe B de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CTVoir la note en bas de page3 le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) a également conçu un modèle de code organisationnel de conduite (modèle de code) qui peut servir d'exemple pour l'élaboration de votre code organisationnel de conduite et vos exigences en matière de conflit d'intérêts. Vous trouverez également une liste d'autres options structurelles dans l'annexe A.

Principales étapes de l'élaboration d'un code de conduite

Étape 1. Faire participer la haute direction

Il est bien connu qu'un solide leadership est un facteur essentiel à la création d'une culture éthique au travail. Les employés s'attendent à ce que les dirigeants communiquent les valeurs et l'éthique de l'organisme, mais également à ce qu'ils donnent l'exemple. En établissant un code organisationnel de conduite, les administrateurs généraux et la haute direction peuvent illustrer leur leadership en matière de valeurs et d'éthique. Leur participation peut aider à accroître la visibilité du code de conduite au sein de l'organisme, à s'assurer qu'il est harmonisé avec la vision et les objectifs stratégiques de l'organisme et à faciliter le processus d'approbation.

Étape 2. Mettre sur pied un groupe consultatif diversifié et multidisciplinaire

Afin d'accroître l'efficacité d'un code organisationnel de conduite, il faut s'assurer qu'il correspond à l'ensemble des employés qui y sera assujetti. Il est donc important de mettre sur pied une équipe multidisciplinaire et diversifiée qui représente les principaux intervenants et dont la diversité cognitive et culturelle ressemble à celle de l'organisme. S'il n'est pas possible de mettre sur pied une équipe multidisciplinaire, les divers groupes fonctionnels et d'intérêt particulier de l'organisme doivent au moins être consultés afin de connaître leurs besoins. Cette mesure facilitera le processus de validation auprès des employés, étant donné que la réflexion sur les valeurs, les risques éthiques et les comportements attendus feront partie de la diversité de la main-d'œuvre de l'organisme.

Étape 3. Fixer les objectifs de votre code organisationnel

Les objectifs du code de conduite doivent être établis dès le départ, car ils influent sur les choix relatifs au contenu présenté dans le code. Ces objectifs sont normalement énoncés au début du code, afin d'expliquer aux employés ce que l'organisme souhaite réaliser avec son code. Les objectifs doivent être liés aux résultats escomptés qui permettront d'analyser l'efficacité du code afin de déterminer si les objectifs sont atteints.

Étape 4. Personnaliser le code de conduite en fonction des besoins et des valeurs de votre organisme

L'exigence prévue par l'article 6 de la LPFDAR, « l'administrateur général établit un code de conduite applicable à l'élément du secteur public dont il est responsable », permet de prendre les valeurs de haut calibre du secteur public et les comportements prévus contenus dans le CVEFP et de déterminer si d'autres orientations sont nécessaires pour n'importe lequel de ces comportements afin de s'assurer que les employés savent comment ils renvoient à leurs responsabilités quotidiennes.

(A) Déterminer les valeurs essentielles de l'organisme

La première étape de l'élaboration d'un code organisationnel de conduite consiste à déterminer les aspirations de l'organisme, comme son but, son pouvoir, ses obligations, ses fonctions et ses responsabilités. Certaines de ces aspirations sont clairement définies dans les lois du Parlement, l'énoncé de vision, les plans d'activités et les rapports sur les plans et les priorités.

Une fois les aspirations déterminées, l'organisme doit entamer les consultations auprès des employés sur leurs valeurs organisationnelles essentielles en utilisant les valeurs du secteur public du CVEFP comme point de départ. Les organismes qui ont déjà un code peuvent se servir de leur code et du CVEFP. Ces consultations organisationnelles peuvent révéler d'autres valeurs importantes en plus de celles du secteur public ou valider celles qui figurent déjà dans votre code organisationnel. Les organismes sont invités à déterminer si la valeur ou le comportement peut être situé dans le cadre du CVEFP existant. Toutefois, les administrateurs généraux peuvent ajouter d'autres valeurs qui n'apparaissent pas dans le CVEFP s'ils les jugent suffisamment importantes, à condition que la valeur concorde avec le contenu existant du CVEFP, comme l'exige la LPFDAR. Les valeurs essentielles déterminent ce que représente l'organisme et les principes qui lui permettront d'atteindre ses objectifs.

Vous trouverez ci-après deux exemples de la façon d'adapter un code organisationnel de conduite d'après les énoncés de valeurs du CVEFP.

Valeurs du Code du secteur publiqueVoir la note en bas de page4

Intégrité

Les fonctionnaires servent l'intérêt public en…

Énoncé du CVEFP

Suivre toutes les étapes possibles pour éviter et résoudre tout conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires privées dans l'intérêt du public.

Exemple d'énoncé de code organisationnel de conduite

Musée des beaux-arts du Canada - Code de conduite
Tout employé qui apprend la mise en vente d'un objet d'art qui pourrait raisonnablement intéresser le Musée pour ses collections doit placer l'intérêt du Musée avant le sien en ce qui a trait à l'acquisition de l'objet.

Énoncé du CVEFP

Faire en tout temps preuve d'intégrité et agir d'une façon qui saura faire face à l'examen du public le plus minutieux; une obligation qui ne peut pas être entièrement satisfaite en respectant simplement la loi.

Exemple d'énoncé de code organisationnel de conduite

Code de conduite de l'Agence du revenu du Canada (11 juin 2009)

En aucune circonstance, vous n'êtes autorisé à :
  • accéder à des renseignements qui ne font pas partie de votre charge de travail attribuée officiellement;
  • divulguer des renseignements de l'ARC qui n'ont pas été rendus publics; ou
  • utiliser des renseignements officiels de l'ARC pour des fins ou votre profit personnels, ou pour obtenir des avantages financiers pour vous-même, vos proches ou toute autre personne.

(B) Déterminer les risques : Évaluer le potentiel de comportements incohérents avec les valeurs

Lorsque vous personnalisez le code en fonction des besoins de l'organisme, il est important d'accorder une attention particulière aux secteurs de risque où le comportement peut ne pas concorder avec les valeurs organisationnelles ou du CVEFP afin d'accroître la pertinence ou l'efficacité du code. L'évaluation des risques doit comporter un examen des secteurs de risque de conflits d'intérêts. Pour les organismes de l'administration publique centrale, il s'agira de renseignements qui peuvent être utilisés pour la personnalisation de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat (voir Annexe B).

Voici quelques exemples des types d'information qui peuvent être traités dans une évaluation des risques :

  • Risques provenant des secteurs d'activités organisationnels
  • Tendances historiques
  • Sondages précédents auprès des fonctionnaires fédéraux ou autres enquêtes réalisées par l'organisme (p. ex. sondages sur le climat éthique)
  • Nombre et nature des plaintes
  • Plaintes pour harcèlement dans un secteur d'activité donné
  • etc.

Des évaluations du risque efficaces sont réalisées en collaboration avec la haute direction et validées par les cadres intermédiaires. Les stratégies d'atténuation doivent être élaborées pour traiter les risques déterminés. Les normes de conduite peuvent alors être extrapolées de ces stratégies d'atténuation.

(C) Déterminer les normes de conduite

Les normes de conduite offrent des renseignements supplémentaires sur le comportement organisationnel par rapport aux valeurs et aux comportements prévus énoncés dans le CVEFP. Elles peuvent favoriser les bonnes actions en incitant au comportement exemplaire ou décourager les mauvaises actions en indiquant les activités ou les comportements qui ne seront pas tolérés.Voir la note en bas de page5

Les organismes peuvent ajouter des normes de conduite au besoin pour traiter les secteurs de risques organisationnels particuliers ou simplement « traduire » une valeur ou un comportement attendu en chose précise à faire ou ne pas faire. En plus de ces normes de conduite, les organismes pourraient vouloir fournir des exemples, comme à la section 4(a) de ce document, qui fournit des extraits de codes organisationnels de conduite existants pour montrer comment opérationnaliser les comportements prévus pour la valeur Intégrité.

Il est connu que chaque organisme du secteur public fédéral a sa culture et ses exigences opérationnelles propres. Le code organisationnel de conduite doit donc en tenir compte, sans négliger les valeurs et les comportements prévus par le CVEFP. La culture organisationnelle peut également influer sur les décisions relatives au ton et à la langue du code organisationnel. Par exemple, une langue axée sur la conformité utilisant des « devrait » ou « doit » conviendra mieux à certains organismes, tandis que d'autres préféreront une langue inclusive.

(D) Déterminer le public

Pendant la rédaction du code organisationnel, il est important de tenir compte du public visé en évaluant notamment les données démographiques sur la main-d'œuvre (p. ex. niveau d'éducation, cultures, etc.) Le document aura ainsi plus de chance d'être lu, accepté, compris et mis en œuvre par le public ciblé.

Étape 5. Valider l'ébauche du code organisationnel de conduite auprès des employés et des agents négociateurs

Un code organisationnel de conduite efficace est élaboré en consultant les employés et les agents négociateurs. Une fois l'ébauche du code de conduite achevée, il est nécessaire d'en valider le contenu auprès des intervenants par des consultations pertinentes. Cette mesure permettra de s'assurer que les valeurs et les comportements prévus correspondent aux employés et à leur environnement de travail. Il s'agit également d'une excellente occasion pour la haute direction de faire participer les employés à un dialogue sur les valeurs et l'éthique et de faire participer l'organisme au maintien d'une culture éthique au travail. Ces consultations permettront également de déterminer les secteurs nécessitant une sensibilisation accrue, de la formation ou d'autres discussions pendant la phase de mise en œuvre du code organisationnel.

Mise en œuvre et suivi

L'élaboration d'un code de conduite pertinent pour l'organisme est une première étape importante pour renforcer et créer une culture éthique. Les autres facteurs importants sont le leadership, la communication, l'apprentissage, l'encadrement et la gestion du rendement. Les organismes sont invités à examiner attentivement la façon dont leur code sera mis en œuvre afin de maximiser son efficacité.

Les valeurs de l'organisme évoluent au fil du temps et les codes de conduite doivent être examinés et ajustés périodiquement pour tenir compte de cette réalité. Le suivi et l'évaluation permanents du code aideront l'organisme à déterminer la mesure dans laquelle le code atteint les résultats escomptés.

Vous trouverez un résumé détaillé de la recherche sur les pratiques exemplaires sur la mise en œuvre à l'annexe C de ce document.

Complément d'information

Pour toute question ou si vous souhaitez obtenir un complément d'information sur la rédaction d'un code de conduite, n'hésitez pas à communiquer avec Mary Anne Stevens, directrice des valeurs et de l'éthique; Prix et reconnaissances, au 613-948-9837 ou Contactez Mary Anne Stevens par courriel : MaryAnne.Stevens@tbs-sct.gc.ca.