Processus de gestion des talents des cadres supérieurs

La gestion des talents des cadres supérieurs est conçue de manière à contribuer au perfectionnement continu et au maintien en poste des cadres supérieurs, tout en appuyant les objectifs opérationnels présents et futurs du ministère. Cette gestion favorise, au sein de la fonction publique, une excellence durable sur le plan du leadership en maximisant la contribution de chaque cadre supérieur.

La gestion des talents des cadres supérieurs relève à la fois de ces derniers, des gestionnaires, des ministères, des spécialistes en ressources humaines, des administrateurs généraux et du Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH).

Planification

Le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) demande chaque année aux administrateurs généraux de participer à l'exercice de gestion des talents des cadres supérieurs.

Les administrateurs généraux désignent des délégués pour coordonner l'exercice en leur nom.

Le Système de gestion des talents des cadres supérieurs (SGTCS) est mis à la disposition des délégués, et une formation leur est offerte.

Le délégué crée ou met à jour des comptes, puis les soumet aux cadres supérieurs et aux gestionnaires de son organisation.

Les administrateurs généraux lancent l'exercice de gestion des talents des cadres supérieurs dans leur organisation. Ils décident également si les cadres des niveaux EX-01 à EX-03 participeront à l'exercice et, le cas échéant, le moment où ils devront le faire.

Les administrateurs généraux lancent le cycle interne de gestion des talents, et les délégués distribuent aux cadres supérieurs et aux gestionnaires les données leur permettant d'ouvrir une session.

Employé

Le cadre ouvre une session dans le SGTCS et accède au Portail d'information sur les employés dans la section sur la gestion des talents.

Le cadre remplit d'abord la section sur les renseignements personnels (ou la met à jour, si le cadre supérieur a déjà utilisé l'outil en ligne).

Le cadre complète ensuite l'évaluation annuelle intitulée « Questionnaire actuel ».

Une fois que le cadre a rempli ou mis à jour la section sur les renseignements personnels et a répondu à toutes les questions de l'évaluation, il clique sur « Soumettre au gestionnaire ».

Gestionnaire

Le gestionnaire ouvre une session dans le SGTCS et choisit le questionnaire d'un employé actif dans la liste de son espace de travail.

Le gestionnaire remplit d'abord les rubriques figurant dans le Portail de l'évaluation des personnes puis celles du Portail de l'évaluation des postes dans la section du gestionnaire.

Le gestionnaire peut compléter la partie du gestionnaire à tout moment, et ce, même si la partie de l'employé n'est pas accessible. Toutefois, le gestionnaire ne peut pas cliquer sur « Soumettre au délégué » avant que l'employé n'ait rempli sa partie.

Si le statut du compte de l'employé est « Examen du gestionnaire », le gestionnaire peut examiner la partie du questionnaire remplie par l'employé.

Le gestionnaire a ensuite l'option de « Retourner le questionnaire à l'employé » (accompagné de commentaires, le cas échéant) si des changements doivent être apportés dans la partie de l'employé. La section de l'évaluation destinée au gestionnaire n'est jamais accessible à l'employé.

Une fois que le gestionnaire a répondu à toutes les questions dans la section du gestionnaire, il fixe un rendez-vous avec le cadre supérieur pour discuter de l'évaluation.

Discussion

Le gestionnaire et l'employé se rencontrent pour discuter. Le gestionnaire doit imprimer un exemplaire de l'évaluation, qui comprend à la fois la section remplie par lui et celle remplie par l'employé.

À la lumière de la discussion, le gestionnaire modifie l'évaluation, le cas échéant.

Le gestionnaire clique sur « Retourner le questionnaire à l'employé » si des modifications doivent être apportées par l'employé à la suite de la discussion.

Lorsqu'il n'y a plus de modifications à apporter aux deux sections, le gestionnaire clique sur « Soumettre au délégué ».

Le délégué confirme que le gestionnaire a eu une discussion avec son employé.

Le délégué clique sur « Soumettre », ce qui génère automatiquement un courriel.

Le délégué peut suivre le statut de tous les comptes actifs de gestion des talents des cadres supérieurs et peut, le cas échéant, communiquer avec les employés et les gestionnaires pour que le processus soit mené à bien dans les délais.

Examen de la haute direction

Une fois qu'un dossier actif a été soumis au délégué, celui-ci l'examine et prépare les documents (profils) ainsi que les rapports pertinents pour les présenter à la haute direction aux fins d'examen.

Les examens de la haute direction varieront d'une organisation à l'autre. Toutefois, ils doivent tous intégrer les éléments suivants :

• définition des occasions d'apprentissage et de perfectionnement les plus appropriées et les plus réalistes pour les cadres, en fonction des besoins organisationnels actuels et futurs;
• discussion sur les talents des cadres supérieurs et formulation de recommandations pour chaque cadre en fonction des besoins organisationnels;
• identification des lacunes sur le plan des compétences au sein du ministère et examen des postes clés, en prêtant une attention particulière à ceux qui n'ont pas de plan de relève;
• sélection ou nomination de cadres supérieurs pour les occasions de perfectionnement clés;
• détermination de la place appropriée de l'employé dans le le tableau de placement de la gestion des talents.

Achèvement du processus

Le délégué vérifie les résultats de l'évaluation de la langue seconde et ceux du Programme de gestion du rendement pour chaque employé.

Le délégué retourne l'évaluation au gestionnaire et change le statut du compte pour « Examen du gestionnaire » si la haute direction a demandé des changements à la suite de son examen.

Le délégué soumet toutes les évaluations terminées dans le cadre de l'exercice de gestion des talents des cadres supérieurs au BDPRH selon l'échéancier de l'organisation – qui, idéalement, est aligné avec celui du BDPRH pour ce qui est de l'exercice de gestion des talents des SMA.

Commentaires et suivi

Le gestionnaire discute avec le cadre supérieur des résultats de l'exercice, qui ont été approuvés par la haute direction.

Les priorités et le calendrier d'exécution des activités sont établis.

Les gestionnaires et les cadres supérieurs s'engagent à entretenir le dialogue et à mettre en œuvre les mesures requises.