ARCHIVÉ - Commissariat à l’information du Canada - Rapport

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Section II : Analyse des activités de programme

Résultat stratégique

Toutes les activités de programme et tous les efforts du Commissariat visent l’atteinte d’un seul résultat stratégique : veiller à ce que les droits des individus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information soient protégés. La présence section fait état des plans du Commissariat en ce qui concerne le respect des obligations liées à l’accès à l’information et les services internes pour l’exercice 2012−2013.

Activité de programme : Respect des obligations liées à l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information confère au Commissariat à l’information du Canada le pouvoir de réaliser des activités de surveillance. Le Commissariat assiste la commissaire dans ses fonctions de protectrice du citoyen et d’agente du Parlement.

Il enquête sur des plaintes concernant la façon dont les institutions fédérales traitent les demandes d’accès à l’information et examine le rendement de ces institutions en ce qui concerne la conformité à leurs obligations législatives. Il présente les résultats de ses enquêtes, ses examens et ses recommandations aux plaignants, aux institutions fédérales et au Parlement. Au besoin, il aide la commissaire à soumettre des questions relatives à l’exécution ou à l’interprétation de la Loi auprès de la Cour fédérale.

Il appuie également la commissaire dans son rôle consultatif auprès du Parlement et des comités parlementaires sur toutes les questions se rapportant à l’accès à l’information. Pour appuyer ses conseils et recommandations, le Commissariat effectue des analyses comparatives et lui fournit les meilleures données possible

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012–13	2013-14	2014-15
8 174	8 174	8 174

Ressources humaines (équivalents temps plein, ou ETP)

2012–13	2013-14	2014-15
75	75	75

Résultats prévus	Indicateurs de rendement	Objectifs
Les Canadiens bénéficient d’un règlement rapide des plaintes concernant le traitement par les institutions fédérales des demandes d’accès à l’information.	Pourcentage (i) des dossiers administratifs et (ii) des dossiers prioritaires résolus dans les délais établis	(i) Dossiers administratifs : 85 % réglés en 90 jours (ii) Dossiers prioritaires : 75 % réglés en moins de 6 mois (d’ici 2014-2015)
Les institutions satisfont à leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et adoptent des mesures pour régler les problèmes institutionnels et systémiques en matière d’accès à l’information.	Pourcentage des recommandations à la suite (i) d’enquêtes sur les plaintes et (ii) des fiches de rendement et des enquêtes systémiques qui sont adoptées	(i) Enquêtes sur les plaintes : 95 % des recommandations sont adoptées (ii) Fiches de rendement et enquêtes systémiques : 80 % des recommandations sont adoptées
Le Parlement reçoit des renseignements précis et pertinents et des avis objectifs et opportuns quant à l’incidence sur l’accès à l’information des dispositions législatives, de la jurisprudence, des règlements et des politiques.	Pourcentage de rapports des comités parlementaires, de transcriptions parlementaires et de textes du Hansard liés à l’accès à l’information qui mentionnent les points de vue et les conseils du Commissariat	85 % des documents parlementaires pertinents mentionnent le Commissariat

Faits saillants de la planification

Une prestation de services exemplaire à l’intention de la population canadienne

Depuis la mise en œuvre du modèle organisationnel du Commissariat en 2008, le Commissariat a constamment surveillé, évalué et ajusté ses procédures et processus. Son objectif primordial était l’amélioration continue de l’efficacité et de la rapidité de ses enquêtes au bénéfice des Canadiens et de la démocratie canadienne.

Stratégies de gestion des dossiers

Une bonne connaissance de l’inventaire des plaintes a permis au Commissariat de perfectionner et d’élaborer de nouvelles stratégies de gestion des dossiers pour obtenir de meilleurs résultats et plus rapidement. Par exemple, le Commissariat regroupe les plaintes par institution, type, objet ou demandeur et il s’efforce de les régler simultanément. En 2011−2012, il a utilisé cette approche par portefeuille pour traiter un grand nombre de plaintes représentant plus de 30 % des plaintes reçues, concernant deux institutions, soit l’Agence du revenu du Canada (373 dossiers) et la Société Radio-Canada (261 dossiers). Le Commissariat compte élargir l’utilisation de cette approche par portefeuille et la préciser en fonction des secteurs d’activité des institutions, des exceptions invoquées et des sujets.

En mettant à profit ses réussites et ses leçons apprises, le Commissariat se concentre désormais sur les dossiers les plus complexes et les plus difficiles. Il a instauré une stratégie visant la rationalisation des enquêtes sur les plaintes nécessitant une « délégation spéciale », puisqu’elles concernent des questions de sécurité nationale, d’affaires internationales et de défense. Huit de ses enquêteurs les plus chevronnés et expérimentés travaillent à ces dossiers, en partie par l’approche par portefeuille, pour les institutions à la source du plus grand nombre de plaintes de cette nature. Le Commissariat compte réduire le nombre d’intervenants et de retards administratifs, veiller à l’uniformité, favoriser un dialogue ouvert avec les institutions et promouvoir la divulgation de l’information qui ne nuit pas à l’intérêt public.

En 2011−2012, l’inventaire des plaintes comptait environ 400 dossiers nécessitant une délégation spéciale (environ 20 % du total). En fonction de son rendement à ce jour, le Commissariat prévoit régler environ 150 dossiers en 2012−2013.

Au moyen d’une approche similaire, il réalisera et évaluera un projet pilote en vue de déterminer la faisabilité de régler les dossiers prioritaires dans un délai de six mois. Les dossiers sont jugés prioritaires lorsqu’ils portent sur des questions urgentes, comme des menaces à la vie, à la liberté ou à la sécurité des personnes, la perte de droits économiques ou de recours judiciaires, et la destruction possible de documents. Également jugés prioritaires sont les dossiers qui ont une incidence publique importante et suscitent l'intérêt du public ou du Parlement. Il en est ainsi, par exemple, des dossiers relatifs à la sûreté publique et à la sécurité nationale, à la responsabilisation du gouvernement, aux dossiers établissant des précédents ou aux questions systémiques.

Présentement, environ 118 dossiers satisfont à l’un de ces critères. L’objectif est de traiter 75  % des dossiers prioritaires en six mois. Le Commissariat espère atteindre cet objectif d’ici 2014−2015 une fois que les dossiers actifs seront complétés et que le processus sera bien rodé.

Outils, systèmes, processus et normes

La spécificité du travail du Commissariat, le nombre élevé de nouvelles recrues ainsi que les développements en matière d’accès à l’information exigent une formation sur mesure et continue, de même que des outils d’enquête modernes. L’accent actuel mis sur les plaintes de refus ajoute une nouvelle dimension aux efforts du Commissariat en matière de perfectionnement et à son offre de ressources pour les enquêteurs.

Avec l’aide des services juridiques, le Commissariat a entrepris la mise à jour et l’adaptation du manuel des enquêteurs, des lignes directrices, des plans de travail et des modèles pour faciliter les enquêtes, de même que des analyses dans les cas de refus complexes. En 2012−2013, il poursuivra la formation sur l’interprétation de dispositions précises de la Loi sur l’accès à l’information et la jurisprudence pertinente, au besoin.

Son équipe de technologie de l’information procède à l’intégration des systèmes d’enquête et de gestion des dossiers judiciaires. Le système intégré facilitera le suivi, l’analyse et la présentation des questions litigieuses relatives aux plaintes, aux enquêtes et à l’accès à l’information en général. Ces travaux permettront également de fournir des données pour l’élaboration d’un processus normalisé visant une meilleure coordination entre la Direction des enquêtes et les Services juridiques.

Dans le sillage de la vérification de l’Unité de réception et de règlement rapide,^{Note 14} le Commissariat a établi des références ou des objectifs précis et réalistes pour le traitement des plaintes administratives, depuis l’inscription à l’approbation de la direction. À présent, le Commissariat élaborera et mettra en œuvre des normes de service relatives aux enquêtes de refus.

Enfin, la direction continuera à favoriser et à promouvoir activement la diligence, l’obligation de prêter assistance et la divulgation maximale de l’information dans le règlement de tous les dossiers, même les plus complexes. C’est ce qu’il fait grâce au maintien d’un dialogue ouvert avec les institutions, à la participation aux réunions de haut niveau où sont discutés les préoccupations, les défis et les solutions possibles, ou aux forums de discussion en vue de communiquer les points de vue, les besoins et les attentes du Commissariat. Le cas échéant, la commissaire utilisera également l’éventail complet de ses pouvoirs d’enquête, notamment son pouvoir d’assigner à témoigner sous serment ou d’exiger la communication d’information.

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Rapidité des réponses aux demandes d’accès à l’information

En 2009−2010, le Commissariat a lancé un exercice triennal dans le but d’étudier les causes fondamentales des retards dans l’accès à l’information et de documenter les pratiques exemplaires en la matière.^{Note 15} Son but était de fournir au Parlement, aux organismes centraux et aux institutions un diagnostic approfondi basé sur des faits et des solutions précises et adaptées pour guider leurs efforts d’amélioration. Cet exercice a en outre permis d’encourager les institutions à être proactives et à se conformer à leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Le plan triennal se conclura en 2012−2013 en ce qui concerne les fiches de rendement. Le Commissariat déposera un rapport de suivi détaillé quant aux progrès accomplis depuis 2008–2009 par les 13 institutions dont le rendement avaient alors été inférieur à la moyenne et les 5 institutions qui avaient été jugées comme étant à risque de contre-performance.

Il fera également le suivi des progrès accomplis par la Société Radio-Canada et la Société canadienne des postes dans la mise en œuvre des recommandations d’amélioration. Ces deux institutions ont obtenu une mauvaise note pour leur traitement des demandes d’accès à l’information en 2009−2010. Elles faisaient partie d’un échantillon des institutions examinées qui ont été assujetties à la Loi sur l’accès à l’information par l’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité.

Le plan triennal comporte une enquête systémique sur les causes et les sources des retards dans le traitement des demandes d’accès à l’information. Cette enquête porte sur les retards causés par les consultations obligatoires ainsi que par les ingérences et elle devrait se conclure en 2012−2013.

Il y a deux ans, le Commissariat a entrepris le suivi des prorogations de délai^{Note 16} de plus de 30 jours, puisque l’utilisation inappropriée de ces prorogations entraînent souvent des retards dans l’accès à l’information. Il a utilisé le taux de conformité du processus d’avis du paragraphe 9(2) comme élément de notation des institutions dans les fiches de rendement. En 2012−2013, en consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor en sa qualité d’administrateur de la Loi, le Commissariat peaufinera sa méthodologie relative à l’utilisation et à la communication des avis de prorogation de délai déposés auprès de la commissaire. Ces rapports favorisent une plus grande discipline de la part des institutions à répondre rapidement aux demandeurs.

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Expertise pour un régime moderne d’accès à l’information

En 2010, la commissaire unissait ses forces avec des commissaires à la protection de la vie privée et à l’information de partout au Canada pour déposer une résolution appelant l’adhésion de tous les ordres de gouvernement aux principes de la transparence.^{Note 17} En 2011, le Commissariat a accueilli la Conférence internationale des commissaires à l’information en collaboration avec l’Association du Barreau canadien.^{Note 18} En 2012, il continuera à mettre à profit ce savoir-faire et à créer des synergies pour promouvoir la modernisation de l’accès à l’information au Canada. Trente ans après l’adoption de la Loi sur l’accès à l’information, il est devenu impératif d’inscrire le régime dans l’ère numérique et de le faire évoluer à la hauteur des modèles les plus progressistes.

Dans un certain nombre de rapports et de présentations au Parlement, le Commissariat a déjà souligné et documenté diverses lacunes et faiblesses législatives. Par exemple, dans ses fiches de rendement de 2009−2010, il exposait certaines difficultés associées au régime législatif mis en place dans le cadre de la Loi fédérale sur la responsabilité (LFR), notamment les exceptions et exclusions particulières à certaines institutions.^{Note 19}

La contestation de la Société Radio-Canada et les procédures judiciaires auxquelles elle a donné lieu sont en grande partie issues de l’ajout de l’article 68.1 à la Loi. La commissaire a comparu deux fois devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique pour expliquer la source de la contestation et a proposé au comité une modification prévoyant une exception discrétionnaire, fondée sur un critère de préjudice.^{Note 20} Dans son rapport de mars 2012, le Comité a approuvé l’avis de la commissaire quant à la nécessité de modifier l’article en question.

Le droit d’accès à l’information a également été érodé au fil du temps par des interdictions de divulgation statutaires en vertu de l’article 24 de la Loi, impliquant l’ajout à l’annexe II de diverses dispositions provenant d’autres lois, dont le nombre a considérablement augmenté au cours des 30 dernières années. L’annexe II devrait faire l’objet d’un examen pour vérifier que les exceptions créées sont appropriées et nécessaires à la législation sur l’accès à l’information.

Le rapport de mars 2011 sur un cas d’ingérence politique dans l’administration de la Loi a mis en lumière d’autres lacunes de la législation.^{Note 21} La Loi limite la capacité de la commissaire à communiquer à l’organisme d’enquête compétent de l’information concernant une éventuelle infraction pénale.

Qui plus est, la décision de 2011 de la Cour suprême du Canada concernant le contrôle des dossiers dans les cabinets de ministres a mis en relief le besoin d’une législation qui établit la distinction entre un document ministériel et un document institutionnel. La législation doit également prévoir une obligation d’établir des documents d’information, afin de conserver un dossier officiel des décisions importantes prises au nom des Canadiens.

Comme l’ont mentionné les rapports précédents, le Commissariat a entrepris une étude comparative de la Loi sur l’accès à l’information entre différents territoires de compétence. Dans l’esprit de dialogue du gouvernement ouvert, le Commissariat procédera à des consultations en ligne avec les intervenants afin de bien comprendre leurs attentes à l’égard du défi de la modernisation de la Loi. Des discussions sur les options de réforme auront lieu dans le cadre de la Semaine du droit à l’information 2012. Dans la foulée des précédents commissaires à l’information, le Commissariat a pour objectif de présenter au Parlement des observations à valeur ajoutée concernant les modifications qui doivent être apportées à la Loi.

En janvier 2012, les commissaires canadiens à l’information et à la protection de la vie privée ont de nouveau uni leurs forces pour contribuer à l’élaboration du plan d’action fédéral à l’égard du Partenariat international pour un gouvernement ouvert.^{Note 22} Dans une lettre au président du Conseil du Trésor, les commissaires ont fait cinq recommandations fondamentales, qui portaient notamment sur la modernisation de la législation, l’amélioration du respect des obligations en matière d’accès à l’information et l’optimisation du rendement des programmes d’accès à l’information. En 2012−2013, le Commissariat continuera de partager ses observations quant à la la participation du Canada aux initiatives de gouvernement ouvert.   

Ces deux dernières années, divers comités parlementaires ont sollicité les avis de la commissaire sur un éventail d’enjeux. Au besoin, le Commissariat continuera à aider la commissaire dans son rôle consultatif auprès du Parlement en 2012−2013.

Activité de programme : Services internes

Les services internes sont des groupes d’activités et de ressources connexes gérés de façon à répondre aux besoins du programme et aux autres obligations du Commissariat. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance; services des communications; services de gestion des ressources humaines; services de gestion financière; services de gestion de l’information, services de la technologie de l’information; services de gestion du matériel; services de gestion des acquisitions, services de gestion des déplacements et autres services administratifs. Étant donné la nature du mandat du Commissariat, les Services juridiques contribuent directement à son activité de programme visant le respect des obligations liées à l’accès à l’information. En 2012-2013, le Commissariat compte entreprendre l’élaboration d’un cadre de mesure du rendement pour les services internes.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012–13	2013-14	2014-15
3,534	3,586	3,319

Ressources humaines (équivalents temps plein, ou ETP)

2012–13	2013-14	2014-15
31	31	31

Faits saillants de la planification

Un milieu de travail exceptionnel

La création et le maintien d’un milieu de travail exceptionnel constituent l’une des trois grandes orientations du plan stratégique du Commissariat pour 2011–2014.^{Note 23} Afin de mieux soutenir cet objectif stratégique, le Commissariat a entrepris l’an dernier l’élaboration d’un nouveau plan intégré des RH et des activités. L’exercice s’est achevé plus tôt que prévu grâce au succès d’initiatives précédentes en matière de ressources humaines, de modifications apportées à l’environnement de fonctionnement et de changements majeurs au sein l’effectif du Commissariat.

Gestion des talents

La gestion des talents est à l’évidence fondamentale pour satisfaire le personnel et répondre à ses besoins. On peut la définir comme le processus constant d’identification, d’élaboration et d’utilisation efficace des compétences d’un individu, sur la foi d’évaluations du rendement et des compétences, d’objectifs d’apprentissage et d’aspirations professionnelles. La gestion des talents comprend généralement le perfectionnement, le recrutement et la conservation du personnel.

L’an dernier, le Commissariat a étudié le mode de gestion des talents de divers organismes fédéraux de différentes tailles. Sur la base de cette information, il a élaboré un cadre de gestion des talents qui tient compte des considérations budgétaires et des besoins organisationnels de l’ensemble du Commissariat. Le programme actuel de formation des enquêteurs demeure un volet de la gestion des talents.

Outre les objectifs et l’admissibilité, le cadre de gestion des talents décrit la structure du programme et ses principales exigences (p. ex. les plans de cheminement de carrière, le jumelage des compétences, les possibilités et les ententes d’affectation, les objectifs d’apprentissage et de rendement, les suivis et les évaluations). L’éventail des activités de perfectionnement comprend la formation, les affectations professionnelles, la rotation des emplois, le mentorat et le tutorat. La formation allie les cours en salle de classe, l’apprentissage autodidacte ou en ligne, les observations, les expériences pratiques et d’autres méthodes de formation.

En 2012−2013, le Commissariat élaborera, communiquera et mettra en œuvre son programme organisationnel de gestion des talents en vue d’atteindre les objectifs suivants :

• offrir au personnel un modèle de cheminement de carrière attrayant qui offre un mécanisme d’avancement structuré;
• offrir aux membres du personnel des occasions d’élargir leurs connaissances, d’acquérir une expérience précieuse, d’apprendre et d’appliquer de nouvelles compétences, de même que de développer un éventail de compétences de base essentielles;
• offrir aux gestionnaires un processus uniforme, structuré et transparent pour le perfectionnement, l’évaluation et la promotion du personnel;
• offrir un avantage concurrentiel pour le recrutement de candidats à haut potentiel et promouvoir l’organisme en tant que milieu de travail où l’on peut se dépasser;
• bâtir et maintenir un effectif permanent, compétent, productif et adaptable.

Le jumelage des compétences permettra au Commissariat de cibler les individus dont les connaissances sont essentielles à l’organisme et déterminer les meilleures façons de transférer ces connaissances. Cet effort contribuera à l’élaboration d’un système évolué de gestion des connaissances, que le Commissariat instaurera une fois son cadre de gestion de l’information pleinement mis en œuvre.

Infrastructure habilitante

Les outils, les systèmes et les processus qui composent l’« infrastructure habilitante » représentent une autre composante importante du milieu de travail du Commissariat. Depuis 2009−2010, la mise à niveau et l’intégration de la technologie et de l’infrastructure de l’information ont fourni au Commissariat des outils et des systèmes qui permettent une plus grande efficacité dans la planification, la gestion et l’exécution de ses tâches et de ses fonctions.

En 2012−2013, l’Unité des communications continuera d’optimiser son utilisation de l’intranet pour favoriser les communications internes, mobiliser le personnel et fournir de l’information à jour, de même qu’un accès facile aux documents importants du Commissariat. Des ateliers et des outils seront offerts aux fournisseurs de contenu afin de veiller à la pleine conformité aux normes d’accessibilité et d’utilisation de l’Internet.

Avec l’augmentation des mesures de sécurité et l’accroissement de la largeur de bande, le Commissariat a progressivement ajouté divers produits et outils à sa plateforme Web 2.0. L’an dernier, il a rédigé et publié son Guide d’utilisateur pour les comptes du Commissariat à l’information du Canada sur les médias sociaux.^{Note 24} Les membres de son personnel parlementaire et des communications utilisent les médias sociaux pour faire le suivi d’enjeux importants et pour répondre rapidement aux questions des parlementaires et des journalistes. Le Web 2.0 comporte des avantages potentiels pour d’autres besoins organisationnels, telles la recherche, la collaboration avec les institutions et l’optimisation de la prestation des services. En 2012−2013, le Commissariat compte élaborer une stratégie qui orientera et facilitera les activités et les initiatives Web dans l’ensemble de l’organisme.

L’Unité de GI/TI s’attaque maintenant au défi que représente la transition vers un milieu de travail entièrement numérique et sans fil. Cette transition, qui devrait donner lieu à plus de souplesse et d’efficience, coïncidera avec le déménagement des bureaux au 30, rue Victoria, à Gatineau, en 2013. Le Commissariat a été informé l’an dernier que le contrat de location de ses bureaux de la rue Kent, à Ottawa, ne sera pas renouvelé, l’occupant du bâtiment principal ayant demandé et obtenu de l’espace supplémentaire pour regrouper ses opérations.

Le nouvel emplacement des bureaux permettra de demeurer aussi près que possible de la majorité de ses intervenants et des autorités qui le régissent, concentrés principalement dans le centre-ville d’Ottawa. Le bâtiment abritera également d’autres agents du Parlement, ce qui offre des possibilités de collaboration et d’ententes de partage des services.

Toutefois, comme l’indique le récent examen des opérations, le Commissariat ne dispose pas des fonds pour financer ce déménagement au moyen d’une réaffectation interne. Le déménagement est estimé à environ trois millions de dollars. Étant donné ces circonstances, le Commissariat, en consultation avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, a entrepris de trouver une source de financement pour le déménagement.

Valeurs et éthique

Dans toutes leurs entreprises et interactions, les institutions doivent être guidées par une « solide approche fondée sur les valeurs » du secteur public : respect de la démocratie, respect envers les personnes, intégrité, intendance et excellence. En 2010, les employés du Commissariat ont pris les devants dans la définition de ses valeurs organisationnelles et ses énoncés de valeurs. Il a intégré ces valeurs dans son nouveau code de conduite organisationnel, qui prend appui sur le Code de valeurs et d’éthique du secteur public et les lignes directrices sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat. En 2012-2013, le Commissariat procédera à des activités de communication et de reconnaissance afin de présenter le nouveau code à son personnel et de faciliter sa mise en œuvre.

Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux

Le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux permet aux gestionnaires et aux employés d’améliorer la gestion des personnes et le milieu de travail à tous les niveaux de l’organisme. Les résultats du sondage de 2011 au Commissariat ont mis en lumière certaines questions qui méritent qu’on s’y attarde, notamment un besoin de communications améliorées et soutenues. En 2012-2013, sur la base de consultations auprès des employés et des gestionnaires, le Commissariat élaborera et mettra en œuvre un plan d’action, qu’il veillera à bien communiquer à tous les membres du personnel.

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Responsabilité financière et gestion responsable

En période de restrictions budgétaires, les institutions publiques limitent leurs dépenses aux secteurs prioritaires, réduisent les postes discrétionnaires et consacrent leurs ressources vers les gains d’efficience. Cependant, à titre de responsables des ressources publiques, elles sont également investies de la responsabilité de protéger le capital et les gains des investissements antérieurs, tout en assurant la pérennité de leur programme au bénéfice des générations actuelles et futures.

En 2012−2013, certaines activités permettront au Commissariat d’équilibrer ces deux impératifs dans la poursuite de son objectif stratégique. Ces activités concernent l’assurance du respect des politiques et le contrôle interne, la mesure et l’évaluation du rendement, ainsi que des initiatives de services partagés. Le Commissariat sera guidé dans ces efforts par les conseils et la rétroaction de son comité de vérification indépendant.

Conformité aux politiques

Pour fournir à la direction une assurance raisonnable quant à la conformité aux politiques, il faudra une bonne compréhension des risques organisationnels. Ainsi, le Commissariat pourra garantir l’équilibre des contrôles internes et leur proportionnalité par rapport aux risques qu’ils atténuent. Compte tenu de l’évolution des choses, le Commissariat mettra son évaluation des risques à jour l’an prochain et il modifiera son plan de vérification en conséquence.

Il doit également surveiller et améliorer, au besoin, ses processus et ses contrôles clés.Pour ce faire, il a entrepris de documenter et d’évaluer les processus et les contrôles de gestion financière, de sécurité et de gestion des ressources humaines.

En ce qui concerne l’information financière, il a mandaté une firme externe pour faire l’examen préliminaire des processus et des contrôles relatifs aux dépenses salariales et de fonctionnement, à la gestion du matériel et à la comptabilité de fin d’exercice. Toutes les améliorations recommandées étaient mineures et ont été mises en œuvre.

Un axe important des efforts des deux dernières années du Commissariat concerne la mise en place d’un programme de sécurité parfaitement harmonisé avec la Politique sur la sécurité du gouvernement de 2009. Étant donné la nature de son mandat, la pleine conformité est indispensable pour atténuer les risques réels ou perçus relatifs à sa manipulation de données hautement sensibles obtenues auprès d’autres institutions. Le programme couvre un large éventail d’activités, notamment : la planification de la continuité des opérations, la gestion des urgences, la sécurité du personnel, la sécurité physique, la sécurité des marchés, la sécurité de la gestion et de la technologie de l’information, la sensibilisation à la sécurité et la formation sur la sécurité.

À ce jour, le Commissariat a effectué un certain nombre d’évaluations des risques et de la conformité et il a mis en œuvre diverses mesures correctrices. Il travaille en ce moment à la mise au point de son cadre de politique de sécurité organisationnelle et à l’élaboration des plans et procédures connexes. Il élaborera en outre un programme de formation et de sensibilisation à la sécurité, et il procédera à la formation du personnel.

En 2012−2013, le Commissariat se concentrera sur la mise en application des contrôles clés relatifs à la gestion des ressources humaines. Ces efforts seront guidés par les conclusions et les recommandations issues de la vérification de dotation que la Commission de la fonction publique a amorcée à la fin de 2011−2012.

Mesure et évaluation du rendement

En plus des contrôles internes efficaces et de l’assurance du respect des politiques, la mesure du rendement est essentielle pour offrir des avantages permanents aux Canadiens. Elle permet de surveiller et d’évaluer les progrès par rapport aux objectifs établis et d’éclairer la prise de décision, notamment en ce qui concerne l’affectation des ressources. Elle appuie l’analyse des tendances et permet des rapports crédibles et significatifs.

Le Commissariat dispose actuellement d’un système robuste et détaillé pour la gestion des dossiers d’enquête qui lui permet de faire le suivi et l’analyse du rendement de toutes les unités, pour toutes les catégories de plaintes, dans le temps et par rapport aux objectifs quantitatifs. Il travaille actuellement à améliorer les capacités du système en matière de suivi et de rapport en y intégrant l’information relative aux dossiers judiciaires.

En 2012−2013, conformément aux révisions récentes de la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats, le Commissariat peaufinera le cadre de rendement utilisé pour ses rapports au Parlement.

Pour appuyer la prise de décision fondée sur la preuve, il concevra et il instaurera une fonction d’évaluation d’ici le 31 mars 2013, date limite fixée par la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor. La nouvelle fonction permettra d’améliorer la conception, la prestation, le rendement et la mesure du rendement des politiques et du programme de l’organisme. Compte tenu des ressources limitées et de la portée du programme du Commissariat, les activités d’évaluation et de vérification seront planifiées et mises en œuvre en vertu d’un cadre unique, intégré et axé sur le risque. Cette intégration permettra d’optimiser la valeur des deux fonctions, en les traitant comme deux secteurs d’activité qui se renforcent mutuellement en matière de gestion du risque et d’amélioration du rendement.

Prestation de services partagés

Pour parvenir à une plus grande efficience et pour atténuer les risques, le Commissariat entend tirer profit des options de services partagés actuelles ou potentielles, dans la mesure du possible. Il a entamé des discussions en vue d’établir un protocole d’entente avec l’Unité des services partagés de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour la fourniture de services en ressources humaines.

Son projet de déménagement avec d’autres agents du Parlement présente des occasions d’efficience supplémentaires, grâce au partage de services administratifs communs. Le Commissariat poursuivra sa mise en œuvre de processus organisationnels normalisés compatibles avec les processus d’autres institutions fédérales. Cette normalisation facilitera les transitions potentielles vers des ententes de services partagés.