ARCHIVÉ - Agence canadienne de développement international - Tableaux supplémentaires

Stratégies/commentaires

1. La stratégie en matière d’EEE s’applique aux cinq emplacements situés dans la région de la capitale nationale (RCN), soit la Place du Centre; le 105, rue de l’Hôtel de Ville; le 119, promenade du Portage; le Centre de gestion des dossiers situé au 45, rue Sacré-Cœur; l’entrepôt situé au 1770, chemin Pink. L’Agence est aussi présente dans sept bureaux satellites régionaux, mais elle compte seulement cinq employés qui y sont affectés et la stratégie ne s’applique pas à eux. Les mesures d’aliénation et de réutilisation de l’EEE excédentaire font partie du Cadre de gestion des actifs de l’Agence. Toutes les activités liées à la manutention de l’EEE excédentaire sont centralisées à l’entrepôt de l’Agence, où elles sont gérées en conformité avec les politiques et les pratiques exemplaires du gouvernement. L’ACDI respecte la directive du Conseil du Trésor sur l’aliénation du matériel en surplus et élimine l’EEE excédentaire en ayant recours aux mécanismes recommandés, dont le programme « Ordinateurs pour les écoles » ainsi que par l’entremise de la Direction de la distribution des biens de la Couronne.
2. L’EEE excédentaire est cueilli dans un lieu précis de chaque immeuble par les services des aménagements, puis est envoyé à l’entrepôt, évalué en vue de sa réutilisation ou empaqueté en vue de son aliénation. Le matériel informatique est regroupé à la Place du Centre par les employés de la Direction générale de la gestion de l’information et de la technologie (DGGIT) et est préparé en vue de servir dans le cadre de divers programmes ou d’être aliéné.
3. Les rôles et les responsabilités ont été définis dans le Cadre de gestion des actifs et ils incombent aux Services de l'infrastructure. Cette mesure montre  que les procédures d’aliénation appropriées sont respectées.
4. La centralisation des fonctions liées à la gestion des biens a permis à l’ACDI de regrouper toutes les activités d’aliénation en un seul lieu, ce qui augmente l’efficacité logistique du processus et permet à l’Agence de récupérer 99 % de l’EEE.
5. Le processus comporte aussi des considérations de sécurité. La DGGIT étiquette les divers types de biens, après quoi on assure l’aliénation ou la réutilisation, selon le cas. Les téléphones intelligents (BlackBerry) et les téléphones cellulaires sont confiés à une entreprise spécialisée qui détruit toutes les données résiduelles et recycle près de 100 % de l’équipement. L’entrepôt où a lieu la destruction dispose de systèmes de sécurité de pointe et l’accès y est restreint.
6. L’ACDI réduit au minimum le risque de perte ou de vol de l’EEE durant l’entreposage et le transport. Avant d’être envoyé, tout l’EEE excédentaire est empaqueté avec soin. Il n’est pas transporté en vrac. Des mesures pour retracer l’EEE sont appliquées au cours du triage qui précède l’aliénation de l’EEE, et ce, peu importe le mécanisme d’aliénation.
7. Parmi les mesures d’amélioration continue, notons la possibilité d’ajouter un champ dans la banque de données de gestion des biens afin de préciser le type d’aliénation recommandée à la fin du cycle de vie du bien.
8. L'Agence a mis en place une initiative pour s’assurer du recyclage à 100 % des piles, des cartouches d’encre et des disques compacts.

Stratégies/commentaires

1. Les « unités d’impression » comprennent les imprimantes de bureau, les imprimantes en réseau, les appareils multifonctionnels, les photocopieurs, les télécopieurs et les numériseurs à balayage.
2. L’ACDI élabore actuellement une stratégie relative aux imprimantes afin d’atteindre le ratio cible de huit employés par imprimante pour l’exercice 2012-2013. La stratégie visera à améliorer davantage la situation dans les années à venir, sur une base continue, grâce à la planification judicieuse et au suivi de l’utilisation des unités d’impression à l’Agence.
3. Un inventaire détaillé de toutes les unités d’impression de l’ACDI sera fait au début de l’exercice 2012-2013 (les données sur le nombre d’imprimantes et de photocopieurs en réseau sont disponibles auprès de l’unité de la technologie de l’information et de celle de l'infrastructure). Une vérification finale sera faite manuellement dans le but de confirmer les données recueillies.
4. Tous les employés des cinq emplacements de l’ACDI dans la RCN sont assujettis à la réduction ciblée.
5. Actuellement, les rôles et les responsabilités relatifs aux unités d’impression sont partagés entre deux directions générales de l’Agence. La Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF – Services d’infrastructure) est responsable des photocopieurs et des télécopieurs, tandis que la DGGIT est responsable de tous les appareils d’impression qui sont reliés au réseau. Chaque groupe gère les volets relatifs aux finances, aux contrats et aux services en ce qui concerne leur équipement respectif. Conformément à la stratégie en cours d’élaboration, cette relation est appelée à évoluer au cours du prochain exercice. En effet, les responsabilités de la DGDPF seront transférées à la DGGIT le 1er avril 2013.

Stratégies/commentaires

1. Tous les employés de l’Agence, à tous les emplacements, sont visés par l’initiative de réduction de la consommation de papier, et l’impression recto verso est définie par défaut pour tous les employés depuis 2007.
2. La consommation de papier est calculée en divisant le nombre total de feuilles de papier achetées (équivalent au format lettre) par le nombre total d’employés.
3. Le nombre d’employés de bureau servant à ce calcul est fourni par la Direction générale des ressources humaines et il ne comprend pas les employés sur le terrain, les employés temporaires ni les employés en congé non payé.
4. En 2010-2011, 2 310 employés étaient assujettis à cette mesure.
5. Globalement, depuis l’année de référence, l’Agence a diminué sa consommation de papier de 37 % (2010-2011), malgré une augmentation de 20 % du nombre total d’employés durant la même période. La majeure partie de cette réduction est due à l’impression recto verso, aux nouvelles technologies utilisées dans les salles de conférences ainsi qu’aux campagnes de sensibilisation à l’environnement organisées par l’équipe responsable de l’écologisation de l’Agence.
6. L’achat de papier constitue un poste du budget du gestionnaire de l'infrastructure et il fait l’objet d’un suivi régulier durant l’exercice. Il fait aussi partie de la planification budgétaire des années à venir. Le gestionnaire de l'infrastructure est le seul représentant qui signe pour les achats et pour toutes les transactions faites par l’entremise du groupe de passation des marchés, et on utilise uniquement du papier recyclé acheté dans le cadre de l’offre à commande principale et nationale (OCPN) de TPSGC pour les achats écologiques.
7. Les achats de papier de faible importance sont faits par les directions générales, lorsqu’il s’agit de commandes spéciales (c.-à-d. papier de couleur) et ils ne font pas l’objet du même suivi que le papier normal. Au fur et à mesure que l’ACDI remplacera l’équipement dans le cadre de la stratégie d’impression révisée, les commandes spéciales de papier ne seront plus requises. Cette mesure représentera une réduction globale de coûts pour l’Agence, et une augmentation de coûts pour le groupe responsable de l'infrastructure. Elle aura aussi une incidence sur le ratio coût/employé et sur le nombre de feuilles consommées par employé. Toutefois, elle permettra à l’Agence d’obtenir un aperçu précis du coût total et de la quantité de papier consommée.
8. La numérisation d’un certain nombre de formulaires est en cours. Elle permettra de réduire le nombre de formulaires sur papier qui doivent être achetés et gardés en stock. Il y a aussi une réduction de la production de blocs-notes et de matériel de promotion. La consommation de ce type de papier n’est pas comptabilisée dans les données sur la réduction, mais elle contribue aux objectifs globaux du gouvernement.
9. Autre initiative sur la consommation de papier : Le programme de recyclage des serviettes en papier dans l’immeuble de l’administration centrale de l’ACDI (dans la RCN) a été mis en place à la demande de l’Agence, et a été étendu au centre commercial de la Place du Centre, qui est accessible à d’autres ministères et à des entreprises. L’ACDI continuera d’encourager, d’élaborer et de soutenir des initiatives menées conjointement avec TPSGC et des entreprises de gestion immobilière pour le recyclage des serviettes en papier.

Stratégies/commentaires

1. L’agent de l’environnement et l’équipe responsable de l’écologisation ont établi le protocole qui a été publié sur le site intranet de l’ACDI en mai 2008. Le protocole s’applique à tous les employés et à toutes les salles de réunion de l’Agence, quel que soit l’emplacement, ainsi qu’aux réunions qui se tiennent à l’extérieur de l’Agence.
2. De l’équipement de projection et des ordinateurs reliés au réseau ont été installés depuis 2009 dans l’ensemble des salles de réunion, des salles de vidéoconférence et des salles de conférence des vice‑présidents.
3. L’équipe responsable de l’écologisation et le groupe de l’environnement examinent le protocole sur les réunions écologiques afin de déterminer les améliorations possibles et de sensibiliser les employés de l’Agence à l’égard des façons de maximiser l’utilisation des technologies actuelles.
4. Sont tirés du protocole relatif aux réunions à l’ACDI les points suivants :
   • Avertissez d'avance les participants que la réunion sera respectueuse de l'environnement et expliquez pourquoi vous avez choisi de suivre ce protocole.
   • Demandez aux participants d'apporter leur tasse réutilisable.
   • Présentez la notion de réunion respectueuse de l'environnement aux participants en début de réunion tout en indiquant où sont situés les centres de recyclage des déchets solides.
   • Évitez de distribuer des documents. Si vous le faites, veillez à ce qu'ils soient courts et concis et imprimés recto verso (et en noir et blanc).
   • Disposez les documents sur une table pour les personnes qui veulent vraiment en prendre. Prenez note de l'adresse courriel des participants qui préfèrent recevoir les documents par voie électronique.
   • Utilisez l'option « documents » lorsque vous imprimez une présentation PowerPoint.
   • Procurez-vous des fournitures de réunion écologiques telles qu'un tableau d'affichage effaçable avec marqueurs secs non toxiques, un tableau noir, un rétroprojecteur, des diapos PowerPoint.
   • Exigez du traiteur des produits équitables tels que du café et du thé et des produits locaux tels que des pâtisseries et des fruits.
   • Assurez-vous que le traiteur utilise des contenants réutilisables pour les condiments (sucre, etc.) ainsi que de la vaisselle réutilisable.
   • Si possible, ne jetez pas les restes. Distribuez-les aux participants ou donnez-les à une banque alimentaire locale.
   • Éteignez les appareils électriques et les lumières avant de quitter la salle.
5. Font aussi partie du protocole, mais concernent les réunions à l’extérieur de l’ACDI ou de la RCN, les points suivants :
   • Examinez la possibilité d'organiser ou de participer à une téléconférence ou une vidéoconférence plutôt que de voyager pour vous rendre à l'événement. (L’Agence dispose de treize salles équipées de matériel de vidéoconférence. En outre, des négociations avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international ont permis d’obtenir le droit d’utiliser son réseau pour communiquer avec les employés de l’ACDI qui sont dans les missions ou les ambassades.)
   • Si possible, choisir un hôtel possédant une cote écologique. Consultez le site Web Audubon Green Leaf Eco-Rating Program (en anglais seulement).
   • Réservez en ligne si possible, plutôt que d'utiliser des formulaires imprimés.
   • Si l'hôtel offre ce service, choisissez l'option écoénergétique consistant à ne pas faire changer ses draps et serviettes de bain tous les jours.
   • Prenez les transports en commun, faites du covoiturage ou, mieux encore, marchez.
   • Pour aller hors de la ville, prenez le train, plus écologique que la voiture ou l'avion.
   • Collectionnez les cartes de visite des conférenciers et demandez-leur de vous envoyer l'information désirée par courriel plutôt que d'amasser des versions imprimées de leurs documents.
   • Remettez le protecteur de plastique de l'étiquette d'identité à la fin de la réunion.
   • En quittant l’hôtel, éteignez les lumières, la télévision et l'air climatisé ou le chauffage.
6. Le protocole comprend aussi cet avis : respectez vos collègues qui souffrent d’intolérances au milieu, d'allergies ou d'asthme en ne portant pas de parfum.

Stratégies/commentaires

1. L'examen des dépenses de l'Agence démontre que l'achat d'ordinateurs est l'un des investissements cycliques les plus importants et qu'il représente une bonne occasion de réaliser des économies d'échelle. De plus, il peut faire l'objet d'un contrôle. En tenant compte du taux de remplacement des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables, l'aliénation, même dans le cadre du programme « Ordinateurs pour les écoles » ou par l'entremise de la Direction de la distribution des biens de la Couronne, peut avoir des incidences sur l'environnement. En 2010-2011, l'Agence a créé un module dans le SAP qui permet de faire le suivi des achats écologiques et elle a offert une formation à tous les agents d'approvisionnement au sujet de l'utilisation obligatoire du module et de l'importance de faire des achats écologiques lorsque cela est possible. Il a aussi été recommandé de toujours utiliser l'OCPN de TPSGC afin d'avoir l'assurance que les conditions d'ordre écologique ont été respectées.
2. La DGGIT planifie tous les achats d'ordinateurs uniquement par l'entremise de ses agents d'approvisionnement. À la réception de l'équipement, le groupe responsable de l'infrastructure attribue un code à barres à chaque appareil et ce dernier permet au groupe chargé des utilisateurs de faire un suivi pendant tout le cycle d'utilisation. Une fois le cycle terminé, on procède à l'aliénation conformément aux politiques gouvernementales. Ces processus, ces rôles et ces responsabilités font partie du Cadre de gestion des actifs de l'Agence et de la politique connexe.

Stratégies/commentaires

1. L'examen des dépenses de l'Agence démontre que l'achat de mobilier est l'un des investissements cycliques les plus importants et qu'il représente une bonne occasion de réaliser des économies d'échelle. De plus, il peut faire l'objet d'un contrôle. Si l'on tient compte du taux de remplacement des postes de travail, de la réutilisation à l'interne, du transfert à d'autres ministères, de la remise à neuf potentielle et de l'aliénation par l'entremise de Distribution des biens de la Couronne, on constate que le mobilier est un actif qui a des incidences sur l'environnement. La prise en compte des quantités de plastique, d'acier et de bois qui sont utilisées pour la fabrication de mobilier est un élément clé par rapport à l'utilisation des ressources naturelles de façon durable. En 2010-2011, l'Agence a créé un module dans le SAP qui permet de faire le suivi des achats écologiques et elle a offert une formation à tous les agents d'approvisionnement et aux employés responsables de l'infrastructure qui participent à des projets liés aux aménagements, au sujet de l'utilisation obligatoire du module et de l'importance de faire des achats écologiques lorsque cela est possible. Il a aussi été recommandé de toujours utiliser l'offre à commandes principale et nationale de TPSGC afin d'avoir l'assurance que les conditions d'ordre écologique ont été respectées.
2. Le groupe responsable de l'infrastructure de l'Agence planifie tous les achats de mobilier uniquement par l'entremise de ses agents d'approvisionnement. À la réception de l'équipement, le groupe attribue un code à barres à chaque appareil et ce dernier permet au groupe chargé des utilisateurs de faire un suivi pendant tout le cycle d'utilisation. Une fois le cycle terminé, on procède à l'aliénation conformément aux politiques gouvernementales. Ces processus, ces rôles et ces responsabilités font partie du Cadre de gestion des actifs de l'Agence et de la politique connexe.
3. Un projet pilote a été réalisé en 2009-2010 afin de vérifier les avantages de la remise à neuf des cloisons par rapport à l'achat de cloisons neuves. On a évalué le coût, le calendrier des travaux, la qualité des produits et la compatibilité probable avec d'autres types de mobilier. Les résultats ont démontré que, pour le type de cloisons en stock, la qualité du produit remis à neuf n'égalait pas celle du produit neuf. Le temps nécessaire à la remise à neuf, surtout quand on tient compte de la coordination à l'interne, rendait l'opération moins économique que de commander des cloisons neuves. Le fabricant ne produisait plus ces cloisons et il n'offrait pas d'options viables pour l'utilisation avec les plans de travail. Le coût de la remise à neuf était à peu près le même que celui de l'achat de matériel neuf. Tous les matériaux (acier, plastique, tissus) provenant des cloisons existantes ont été recyclés par la compagnie de remise à neuf. À la lumière de notre analyse, la meilleure option serait d'acheter du mobilier neuf seulement au besoin. Le mobilier excédentaire pourrait ainsi être aliéné par Distribution des biens de la Couronne ou offert à d'autres ministères fédéraux qui utilisent ce type de mobilier.
4. L’Agence a offert gratuitement des tablettes ou étagères excédentaires à d’autres ministères fédéraux au lieu de les aliéner par l’entremise de Distribution des biens de la Couronne.

Stratégies/commentaires

1. L'examen des dépenses de l'Agence démontre que l'achat de véhicules, bien qu'il ne fasse pas partie des achats les plus fréquents, est tout de même un investissement cyclique qui, par nature, a une incidence sur l'environnement.
2. L’Agence dispose actuellement des véhicules suivants :
   • Deux voitures pour la ministre et pour la présidente. Elles sont toutes deux admissibles au remplacement en 2012-2013.
   • Une ancienne voiture de fonction qui est actuellement utilisée pour les opérations liées au courrier.
   • Un camion, qui sert pour les petites livraisons et la cueillette de marchandises.
   • Une fourgonnette pour la livraison de dossiers entre les divers emplacements de l’Agence et le Centre des dossiers.
   • Un fourgon grand volume, pour le transport de biens entre l’entrepôt et les divers emplacements de l’Agence.
3. Tous les achats de véhicules sont coordonnés par le gestionnaire de l'infrastructure et par l'agent d'approvisionnement de son groupe. Seuls les véhicules qui utilisent des carburants de remplacement ou qui sont hybrides seront envisagés pour le remplacement (conformément à l'OCPN de TPSGC).

Stratégies/commentaires

1. Ce sont les agents d’approvisionnement qui achètent la majorité des biens au nom de l’Agence. Leur fonction stratégique leur permet de veiller à ce que toutes les mesures requises pour faire en sorte que l’Agence fasse des achats écologiques soient non seulement suivies, mais aussi prises en compte durant l’ensemble du processus d’achat.
2. Des séances en équipe se sont tenues à l'interne en compagnie de l'ensemble des intervenants, des représentants de la DGGIT et de l'infrastructure, du coordonnateur de l'environnement ainsi que des agents et des gestionnaires responsables de l'approvisionnement pour expliquer l'initiative et les obligations à l'égard des achats écologiques. Par la suite, le module SAP relatif à l'écologisation a été activé, le 1er avril 2011, et il compte maintenant parmi les étapes obligatoires pour effectuer une transaction.
3. Afin que l’on puisse recueillir autant de données que possible sur les achats de l’Agence, tous les titulaires de cartes de crédit ont aussi été formés et les nouveaux demandeurs doivent avoir reçu la formation avant de pouvoir utiliser les cartes de crédit.
4. Le gestionnaire de l'infrastructure se sert d'un rapport du SAP qui identifie clairement les achats qui sont écologiques et ceux qui ne le sont pas pour contrôler les achats effectués au cours d'un exercice. Les gestionnaires des centres de coûts en défaut seront informés des diverses options en matière d'achats écologiques, pour que leurs pratiques d'achat soient conformes aux objectifs de l'Agence et à ceux du gouvernement fédéral.

Stratégies/commentaires

1. Une entente a été conclue avec la dirigeante principale des finances pour élaborer une clause spéciale dans l’évaluation du rendement des agents d’approvisionnement pour l’exercice 2012-2013.
2. Le directeur des Services de la sécurité ministérielle, de l'infrastructure et de la gestion des services élaborera une nouvelle clause et un processus d'évaluation qui seront intégrés aux évaluations du rendement de 2012-2013, en collaboration avec les Ressources humaines et la Direction de la gestion des marchés. Le processus d'évaluation sera fondé sur l'examen des rapports du SAP sur les achats écologiques, qui sera effectué par le gestionnaire de l'infrastructure.
3. Une fois que le processus sera bien implanté, on examinera la possibilité de l’étendre aux détenteurs de cartes de crédit et aux gestionnaires de ces centres de responsabilité.

Stratégies/commentaires

1. Le 1er avril 2011, après douze mois de planification, un nouveau module a été créé dans le SAP concernant les achats écologiques. Une nouvelle ligne a été activée dans les procédures liées à la passation de marchés a été activée pour indiquer si l'achat est écologique ou non, ou s'il est de nature inconnue. Ce champ est obligatoire pour pouvoir effectuer des transactions. Les données recueillies sur les achats écologiques et les autres informations pertinentes sur les transactions sont regroupées dans un rapport qui sera examiné annuellement, au mois de mai, par le gestionnaire de l'infrastructure. Les conclusions du rapport serviront à modifier le module, à relever les problèmes de saisie des données, à établir le pourcentage de biens achetés qui sont écologiques ou non, ou qui sont de nature inconnue, à vérifier les pratiques et le rendement des agents d'approvisionnement, à obtenir des informations globales sur les achats écologiques de l'Agence et à faire en sorte que des améliorations soient apportées au besoin.
2. Les données recueillies sur le niveau des achats écologiques seront aussi communiquées à l'équipe responsable de l'écologisation afin d'élaborer et de mettre en œuvre des stratégies pour sensibiliser l'effectif de l'Agence sur les aspects qui nécessitent des améliorations.

Stratégies/commentaires

1. L’ACDI ne prévoit pas acheter de crédits compensatoires pour les gaz à effets de serre en 2012-2013.