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ARCHIVÉ - Bibliothèque et Archives Canada - Rapport

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Section II : Analyse des activités de programme par résultat stratégique

Résultat stratégique 1.0 : L'information gouvernementale courante est gérée afin d'assurer la responsabilisation du gouvernement

Activité de programme 1.1 : Élaboration d'instruments de réglementation et d'outils en tenue de documents

Bibliothèque et Archives Canada (BAC), en collaboration avec les organismes centraux, les ministères et les organismes du gouvernement fédéral ainsi que d'autres milieux intéressés, joue un rôle de chef de file dans la conception de normes, d'outils et de pratiques exemplaires en gestion de l'information et en tenue de documents. BAC facilite la gestion de l'information dans les institutions du gouvernement fédéral grâce à l'approbation et à l'émission d'autorisations de disposer de documents, et grâce à l'élaboration d'outils, de guides et de lignes directrices qui appuient le projet gouvernemental sur la tenue de documents. De plus, BAC contribue à la préparation de politiques en gestion de l'information en présidant divers comités intergouvernementaux ou en y participant.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
2 632,6 2 632,6 2 632,6
Note : Veuillez vous référer au Profil des dépenses pour des explications sur les tendances au chapitre des dépenses.
Ressources humaines (ETP)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
37 37 37
Note : Veuillez vous référer au Profil des dépenses pour des explications sur les tendances au chapitre des dépenses.

Résultats attendus de l'activité de programme Indicateurs de rendement Cibles
Un régime de réglementation est en place au sein du gouvernement du Canada et l'information gouvernementale est gérée et conservée ou éliminée adéquatement Pourcentage d'organismes qui considèrent que les services de bibliothèque et les services en tenue de documents sont bien intégrés dans leur culture organisationnelle 70 % en mars 2013

Activité de programme 1.2 : Collaboration à la gestion des documents gouvernementaux

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) offre des conseils, du soutien, des services et de la formation aux institutions fédéraux afin de les aider à gérer leur information de manière efficace et à se conformer aux exigences de la Directive sur la tenue de documents. BAC assume ces fonctions en fournissant des orientations aux organismes nationaux, en présentant des communications lors de conférences, de symposiums ou de forums, ainsi qu'en préparant et en présentant des séances de formation et de sensibilisation. BAC facilite aussi la disposition des documents gouvernementaux en offrant des conseils et du soutien en ce qui a trait à l'entreposage, à la conservation, à la destruction et au transfert de ces documents. De plus, BAC collabore avec les bibliothèques fédérales pour garantir l'accès aux informations pertinentes et ainsi soutenir le travail des décideurs, tout en préservant l'excellence des services offerts par les bibliothèques du gouvernement canadien. BAC mène des recherches sur divers sujets d'intérêt pour les bibliothèques fédérales, coordonne l'acquisition de ressources documentaires électroniques pour ces bibliothèques, soutient le Groupe de travail des sous-ministres adjoints sur l'avenir du service des bibliothèques fédérales et gère les relations avec les partenaires des bibliothèques fédérales. Enfin, BAC contribue de manière importante à rendre accessibles les documents gouvernementaux qui proviennent de différentes institutions et dont il est responsable en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
4 911,7 4 911,7 4 911,7
Note : Veuillez vous référer au Profil des dépenses pour des explications sur les tendances au chapitre des dépenses.
Ressources humaines (ETP)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
147 147 147


Résultats attendus de l'activité de programme Indicateurs de rendement Cibles
Capacité accrue et meilleur état de préparation pour gérer efficacement l'information du gouvernement du Canada Pourcentage d'organismes du gouvernement du Canada qui affichent une amélioration de leur capacité et de leur état de préparation à gérer efficacement l'information 85 % en mars 2013

Faits saillants de la planification

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) gère les deux activités de programme de ce résultat stratégique au moyen d'une approche pangouvernementale intégrée en matière de gestion de l'information; cette approche s'inspire de son nouveau modèle pansociétal. Ainsi, BAC collabore avec les ministères et les organismes du gouvernement fédéral et les aide à mettre en œuvre des moyens cohérents pour identifier et gérer leurs ressources documentaires à valeur opérationnelle ou continue; c'est là un exemple significatif de la manière dont il applique les principes de la modernisation. BAC est à l'avant-garde de la transition vers la gestion numérique des documents et de l'information, favorisant ainsi une prestation de programmes plus efficace, une réponse plus rapide aux demandes d'accès à l'information et aux renseignements personnels, un meilleur soutien en cas de litige et un meilleur contrôle des conditions et des coûts d'entreposage. Ce résultat stratégique inclut également le leadership exercé en ce qui a trait aux services de bibliothèques fédérales.

Principales activités prévues pour 2012-2013

  • BAC collabore avec les ministères à la mise en œuvre de la méthodologie en tenue de documents. Il en résultera un processus d'évaluation plus simple et plus efficace pour l'identification des ressources documentaires à valeur opérationnelle et continue. Des mesures de contrôle en tenue de documents dans un environnement numérique seront également mises en place en 2014. La stratégie et le plan de formation de BAC concernant la méthodologie en tenue de documents toucheront dans un premier temps jusqu'à 40 ministères et organismes du gouvernement.
  • BAC élabore actuellement des outils génériques de tenue de documents à l'intention d'autres organismes gouvernementaux afin de les aider à identifier leurs ressources documentaires à valeur opérationnelle, les spécifications relatives à leur conservation, ainsi que leurs ressources documentaires à valeur continue pour les activités qu'ils ont en commun.
  • BAC enregistre des progrès dans la mise en place du Bureau numérique de l'avenir. Ce projet, mené en collaboration avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, a pour but d'aider les ministères du gouvernement fédéral à migrer vers la tenue de documents numérique et, à partir de 2017, à expédier à BAC uniquement les versions numériques des documents fédéraux créés en format numérique.14
  • BAC renouvelle sa présence en région en appuyant et en adoptant une nouvelle approche de collaboration à l'échelle nationale pour ce qui est des ressources documentaires à valeur opérationnelle et à valeur continue du gouvernement canadien.
  • BAC coordonne les services des bibliothèques fédérales et envisage une éventuelle consolidation de tous ces services en un seul.15

4 Le projet du Bureau numérique de l'avenir facilitera le respect des normes en tenue de documents grâce à l'utilisation d'outils conviviaux dans un environnement ergonomique. Parmi les avantages découlant de ce projet, mentionnons un accès facile à l'ensemble des ressources documentaires utilisées par les employés, une réduction des coûts d'impression et d'entreposage du papier, de meilleures possibilités de réutilisation de l'information et un accès public plus efficace. BAC et plusieurs autres partenaires prennent part au projet.
5 L'objectif est de passer d'un système composé de plusieurs bibliothèques ministérielles à une seule bibliothèque horizontale et pangouvernementale, afin d'optimiser la prestation des services d'information dans une économie fondée sur le savoir.

Résultat stratégique 2.0 : La mémoire continue du Canada est documentée et disponible pour les générations actuelles et futures

Activité de programme 2.1 : Documentation de l'expérience canadienne

L'un des piliers du mandat de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est de faire en sorte que la mémoire continue du Canada reflète la société canadienne et qu'elle soit pertinente pour les générations actuelles et futures. Les ressources documentaires de BAC se composent de documents publiés et non publiés produits dans une variété de formats, tant analogiques que numériques. La majeure partie des acquisitions de BAC s'effectuent dans un cadre législatif. Par exemple, en vertu des règles sur le dépôt légal des publications, les éditeurs canadiens doivent déposer à BAC des exemplaires de chacun des ouvrages qu'ils publient. De même, en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, les documents gouvernementaux à valeur continue doivent être transférés à BAC dès qu'ils ont perdu leur valeur opérationnelle dans les organismes qui les ont créés. BAC enrichit aussi ses collections en acquérant de manière discrétionnaire des documents qui témoignent le plus possible de la société canadienne. Les mécanismes d'acquisition utilisés par BAC pour ce type d'acquisition sont les achats et l'émission de reçus d'impôt, en échange de fonds considérés d'importance nationale et provenant de personnes ou d'organismes privés.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
15 914,1 15 914,1 15 914,1
Note : Veuillez vous référer au Profil des dépenses pour des explications sur les tendances au chapitre des dépenses.
Ressources humaines (ETP)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
135 135 135


Résultats attendus de l'activité de programme Indicateurs de rendement Cibles
La collection de BAC est pertinente et représentative de la société canadienne Pourcentage d'utilisateurs qui estiment que la collection de BAC est représentative de l'expérience canadienne Le prochain sondage sera effectué en 2013-2014

Faits saillants de la planification

Dans le cadre de sa modernisation, BAC redéfinit la manière dont il entend réaliser son mandat d'acquisition. Grâce à son nouveau modèle pansociétal, il ciblera ses efforts pour effectuer ses acquisitions de manière plus stratégique afin de répondre aux intérêts des générations actuelles et futures de Canadiens. BAC prend les mesures nécessaires pour identifier les ressources à valeur patrimoniale qui sont les plus représentatives de la société canadienne. Il veut documenter les principaux événements, activités, décisions et expressions culturelles qui sont au cœur du fonctionnement de la démocratie et de la société canadiennes d'aujourd'hui.

En se fondant sur une « analyse des réseaux sociaux » pour déterminer la valeur d'une ressource documentaire, BAC se distingue de façon importante de ce qui se faisait auparavant. Plutôt que de se limiter au format d'un document (livre, correspondance personnelle, film, carte, site Web, etc.), BAC s'intéressera plutôt à son contenu et à sa capacité à témoigner de manière pertinente de la société et de la démocratie canadiennes. Dans le cadre de la mise en place du modèle pansociétal et dans le but de mieux répondre aux besoins des Canadiens, BAC collaborera avec d'autres bibliothèques, centres d'archives et institutions canadiennes du patrimoine documentaire et augmentera le contenu numérique de sa collection.

Principales activités prévues pour 2012-2013

  • BAC élabore son modèle pansociétal; il adoptera des orientations et des politiques solides et transparentes pour éclairer ses décisions en matière d'évaluation et d'acquisition. BAC a l'intention de mobiliser et de former ses employés et ceux d'autres organismes du gouvernement canadien afin qu'ils puissent participer à la mise en œuvre de ce modèle.
  • BAC opte résolument pour le numérique. Les ressources documentaires numériques à valeur continue seront acquises dans le contexte du modèle pansociétal.
  • BAC met en place le modèle pansociétal. Les politiques, procédures et systèmes seront harmonisés afin de soutenir les activités continues d'évaluation et d'acquisition dans le cadre d'un modèle pansociétal intégré.
  • BAC enregistre des progrès dans la mise en place d'un marché des acquisitions. Les institutions participantes pourront y échanger des informations concernant de potentielles acquisitions, afin de décider plus facilement quelle institution est la mieux placée pour faire une acquisition en particulier. Cela permettra à BAC de se tenir informé de tout développement majeur dans les différents secteurs d'acquisition, tout en répondant à divers enjeux en matière d'évaluation, de réévaluation et d'acquisition. Ce forum des acquisitions aidera les institutions à unir leurs efforts afin que d'importants documents de notre patrimoine documentaire demeurent au Canada. Il aidera aussi les participants à se départir plus facilement de certaines pièces. Enfin, il comportera un volet leur permettant d'échanger ouvertement.

Activité de programme 2.2 : Conservation de la mémoire continue

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) gère une vaste collection de documents dans une grande variété de formats, tant numériques qu'analogiques, afin d'en assurer la préservation et l'accessibilité à long terme pour que tous les Canadiens puissent en bénéficier. Les méthodes de l'archivistique et de la préservation, qu'elles soient traditionnelles ou à la fine pointe de la technologie, permettent de préserver à long terme des documents en format analogique ainsi que des documents numériques qui s'avèrent pertinents. La préservation de ces documents comprend l'ensemble des activités de gestion et des stratégies qui garantissent l'intégrité et l'authenticité de la mémoire continue du Canada, ainsi que son accessibilité actuelle et à long terme. Les activités de préservation se répartissent en plusieurs catégories : les activités associées à la gestion physique de la collection, telles que l'entreposage; celles qui concernent la restauration, et qui visent entre autres à prévenir la détérioration des documents et à réparer les dommages déjà subis; et celles liées à la reproduction et aux copies de remplacement, afin de garantir la préservation et l'accessibilité de documents qui seraient autrement trop fragiles pour être consultés. Du côté du numérique, des stratégies novatrices sont mises en œuvre pour maintenir l'accès aux documents dont les formats sont obsolètes et pour garantir que les originaux sont protégés adéquatement au moyen de copies et d'un entreposage adéquat

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
31 886,3 15 458,5 9 858,4
Note : Veuillez vous référer au Profil des dépenses pour des explications sur les tendances au chapitre des dépenses.
Ressources humaines (ETP)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
166 166 166


Résultats attendus de l'activité de programme Indicateurs de rendement Cibles
Les collections de BAC sont protégées de manière à en faciliter l'accès pour les générations actuelles et futures Proportion de la collection entreposée adéquatement 45 % en mars 2013

Faits saillants de la planification

Outre les responsabilités courantes assumées par ses spécialistes en matière de préservation et de gestion des ressources documentaires, BAC poursuit résolument son passage au numérique, comme il s'y est engagé dans son projet de modernisation. De plus, BAC a entrepris l'élaboration d'un programme de réévaluation systématique de ses ressources documentaires existantes qui intégrera, dans l'évaluation de ce qui doit être conservé, des considérations relatives aux moyens de conservation.

Principales activités prévues pour 2012-2013

  • BAC poursuit la mise en œuvre de sa stratégie de migration des enregistrements audiovisuels sur 10 ans, qui vise à convertir vers le numérique des enregistrements analogiques dont le format est obsolète afin d'en garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme. L'objectif pour 2012-2013 est de transcrire plus de 40 000 heures d'enregistrements.
  • BAC augmente ses capacités d'entreposage à haute densité pour les documents analogiques afin d'en améliorer la gestion et d'en abaisser les coûts de circulation. En fonction des ressources disponibles, BAC s'occupera en priorité de l'entreposage des publications actuellement conservées au 395, rue Wellington (Ottawa), ainsi que des dossiers de service de la Deuxième Guerre mondiale.
  • BAC devient un dépôt numérique fiable afin de répondre aux besoins des institutions du patrimoine documentaire en matière de conservation numérique.
  • BAC poursuit son programme de réévaluation de ses ressources documentaires afin de garantir que celles-ci demeurent pertinentes pour les Canadiens. En réévaluant ses ressources à partir de nouveaux critères, BAC pourra déterminer celles devraient être plus accessibles, y compris par la numérisation. BAC s'attend aussi à découvrir que certaines ressources ne méritent plus d'être conservées dans ses collections, et qu'il serait plus approprié de les transférer dans une autre institution du patrimoine documentaire ailleurs au Canada. C'est d'ailleurs l'un des éventuels objectifs du Réseau pancanadien du patrimoine documentaire.

Activité de programme 2.3 : Exploration des ressources documentaires

Ce programme vise à diffuser les ressources documentaires canadiennes et à les rendre accessibles à toute personne qui s'intéresse au Canada, à sa société ou à son histoire. Pour ce faire, des stratégies sont mises en place afin de permettre aux Canadiens d'accéder plus facilement aux ressources documentaires et d'en accroître l'utilisation par le grand public. En rendant disponibles les ressources documentaires dont lui-même ou d'autres organismes ont la garde, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) contribue à la création de nouvelles connaissances qui favorisent une meilleure compréhension de la mémoire continue du Canada.

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
34 346,2 34 346,2 34 346,2
Note : Veuillez vous référer au Profil des dépenses pour des explications sur les tendances au chapitre des dépenses.
Ressources financières (ETP)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
379 379 379


Résultats attendus de l'activité de programme Indicateurs de rendement Cibles
Les Canadiens ont accès au patrimoine documentaire du Canada Pourcentage de clients satisfaits des différents modes de prestation de services modernisés En mars 2013 :
  • en personne : 80 %
  • au téléphone : pourcentage de référence
  • par courrier : 80 %
  • en ligne : 75 %
  • à des expositions : pourcentage de référence
Pourcentage de clients déclarant avoir trouvé ce qu'ils cherchaient, selon les différents modes de prestation de services
  • en ligne : 60 %
  • en personne : 60 %
Les pourcentages de référence pour le téléphone et le courrier seront fixés en mars 2012

Faits saillants de la planification

Dans le cadre de sa modernisation, BAC reconnaît que le service aux Canadiens doit demeurer au cœur de toutes ses actions. Cela signifie entre autres que des changements sont nécessaires afin de s'adapter aux nouveaux modes d'interaction des Canadiens avec leurs ressources documentaires, y compris avec la collection de BAC. Par conséquent, BAC doit accorder une importance primordiale à ses activités de numérisation et à ses modes de prestation de services. C'est pourquoi il réaffecte aux services en ligne ses employés des services en personne, le site Web recevant près d'un demi-million de visites par mois alors ce nombre est d'environ 2000 pour les services en personne. La modernisation nécessite un esprit de collaboration, de meilleures descriptions et la diffusion accrue du contenu. Par conséquent, BAC poursuivra la mise à jour de ses mécanismes de prestation de services entreprise en janvier 2012, afin de :

  • faire en sorte que tous les Canadiens puissent découvrir, consulter et partager les contenus de BAC quand, où, et comme ils le désirent;
  • lui permettre de rendre ses contenus accessibles par des moyens qui encouragent d'autres organismes à y puiser et à les diffuser auprès de leurs propres usagers;
  • soutenir les clients grâce à un accès en libre-service à ses contenus, de façon à ce qu'ils puissent utiliser et réutiliser ces contenus, créant ainsi de nouveaux savoirs;
  • mettre l'accent sur le numérique comme principal mode de prestation des services.

Le nouveau modèle de prestation de services de BAC annonce un changement majeur dans ses façons de procéder, alors que l'institution est en voie de passer d'un modèle traditionnel de services en personne à un modèle favorisant le libre-service. Cette nouvelle approche s'appuie sur une vaste accessibilité aux ressources documentaires. Même si BAC entend maintenir un noyau de services en personne, les changements qui seront graduellement apportés en 2012-2013 lui permettront d'offrir des services par d'autres moyens.6 Ainsi, depuis janvier 2012, BAC offre un service de référence sur rendez-vous, ce qui permet aux chercheurs d'avoir accès aux services d'un spécialiste.

Principales activités prévues pour 2012-2013

  • BAC augmente les contenus numériques offerts aux Canadiens. Cela inclut la mise en place d'une approche « numérique par défaut » dans son offre de contenus afin de répondre à la demande des clients. Conformément à son nouveau Cadre pour une politique d'accès, BAC numérise aussi les documents qui sont fréquemment demandés.
  • BAC a entrepris de moderniser ses services au 395, rue Wellington (Ottawa), en consolidant les services en personne et en les réorientant vers des services électroniques. Il numérisera ses instruments de recherche afin d'offrir un accès continu et élargi aux ressources documentaires à tous les Canadiens, y compris à ceux qui sont incapables de lire les imprimés.7 Dans le cadre de ces changements, BAC mettra en ligne des vidéos pour orienter les clients et leur fournir des renseignements généraux.
  • BAC examine et met en place de nouveaux outils numériques et des pratiques exemplaires afin d'élargir l'accès à ses collections.
  • BAC intensifie sa collaboration avec différents partenaires publics et privés en réalisant des projets comme Nous nous souviendrons d'eux, la numérisation de registres de courrier ministériel de l'ancien ministère des Affaires indiennes (maintenant le ministère des Affaires autochtones et du Développement du Nord) ainsi que la contribution, par des utilisateurs, de contenus relatifs à Sir John A. Macdonald.

6 BAC amorce la mise en œuvre d'une nouvelle approche de prestation des services : www.collectionscanada.gc.ca/quoi-de-neuf/013-560-f.html
7 Un instrument de recherche est un document qui contient des informations détaillées concernant une collection précise de documents conservés dans un centre d'archives. Il peut se présenter sous forme de liste, de répertoire ou de guide.

Activité de programme 3.0 : Services internes

Ressources financières (en milliers de dollars)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
28 052,6 28 052,6 28 052,6
Note : Veuillez vous référer au Profil des dépenses pour des explications sur les tendances au chapitre des dépenses.
Ressources humaines (ETP)

2012-2013 2013-2014 2014-2015
253 253 253

Faits saillants de la planification

Les services internes apportent une contribution essentielle à la réalisation des deux objectifs stratégiques et de toutes les priorités organisationnelles de Bibliothèque et Archives Canada (BAC). Ils garantissent le respect des lois, des règlements et des politiques du gouvernement canadien. Les services internes comprennent les finances et les installations, les ressources humaines, la recherche stratégique, la gestion des contrats, les services de sécurité, la planification, les technologies de l'information, la gestion de l'information, les communications, la vérification ainsi que l'évaluation.

De façon plus particulière, les services des technologies de l'information (TI) et des ressources humaines jouent un rôle crucial dans le succès de la modernisation, en raison des attentes importantes de BAC quant à la capacité du personnel et de la technologie à produire des résultats qui apporteront des bénéfices visibles au nombre grandissant de Canadiens qui traitent avec lui. Les services internes sont au cœur de la priorité organisationnelle suivante : « BAC adoptera un nouveau modèle pour ses opérations internes et veillera à ce que son personnel possède les compétences requises pour réaliser son mandat ».

Principales activités prévues pour 2012-2013

  • BAC poursuit la mise en œuvre d'une stratégie de ressources humaines qui lui permettra d'identifier et de développer les nouvelles compétences requises pour bien réussir dans un monde numérique.
  • BAC soutient les nombreuses composantes en technologie de l'information des principales activités décrites dans d'autres activités de programme, en concevant, en testant et en mettant en place des outils et des logiciels nouveaux ou améliorés.
  • BAC améliore la gestion de ses actifs numériques par l'acquisition de documents créés en format électronique et par la numérisation de documents analogiques.