ARCHIVÉ - Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes

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SECTION I – VUE D’ENSEMBLE

Message du chef de l’organisme

La conférence intergouvernementale à caractère multilatéral est un élément capital du fédéralisme canadien. Elle constitue en effet un instrument crucial pour des consultations, une coordination, des négociations et des ententes entre les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux.

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé par les premiers ministres canadiens en 1973. C’est un organisme des gouvernements fédéral et provinciaux qui assure les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de niveau supérieur partout au Canada.

Le recours au SCIC permet aux gouvernements d’obtenir un rapport coût-efficacité de plus en plus intéressant ainsi que des économies d’échelle. Le Secrétariat offre en outre les avantages manifestes rattachés à la confidentialité, à la continuité, à la neutralité et à la compétence en matière de planification et d’organisation de réunions intergouvernementales de niveau supérieur au Canada. La demande visant les services de l’organisme a considérablement augmenté au cours des dernières années. En effet, nous avons servi en moyenne plus de 100 conférences au cours de chacune des cinq dernières années.

En 2008-2009, le Secrétariat continuera de fournir, dans une optique d’efficacité par rapport au coût, des services spécialisés aux gouvernements. La prestation de ces services sera assurée par des employés issus des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Ce personnel très professionnel possède à la fois l’expérience voulue et une bonne formation. Le SCIC continuera d’élaborer des politiques et des méthodes innovatrices et souples consistant notamment à faire appel à la technologie de pointe pour fournir à ses clients des services de la meilleure qualité possible.

André M. McArdle
Secrétaire

Déclaration de la direction

Je soumets, aux fins de dépôt au Parlement, le Rapport sur les plans et priorités (RPP) de

2008-2009 du Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC).

Le présent document a été préparé conformément aux principes de présentation des rapports énoncés dans le Guide de préparation de la Partie III du Budget des dépenses 2008-2009 : Rapports sur les plans et les priorités et Rapports ministériels sur le rendement :

• Il est conforme aux exigences  précises de déclaration figurant dans les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Il repose sur les résultats stratégiques et sur l’architecture des activités du programme approuvés par le Secrétariat du Conseil du Trésor;
• Il présente une information cohérente, complète, équilibrée et fiable;
• Il fournit une base pour la reddition de comptes à l’égard des résultats obtenus avec les ressources et les autorisations qui lui sont confiées;
• Il rend compte de la situation financière en fonction des chiffres des dépenses prévues approuvées provenant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans le RPP.

André M. McArdle
Secrétaire

Renseignements sommaires

Raison d’être

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) a été créé suivant une entente intervenue à la Conférence fédérale-provinciale des premiers ministres qui a eu lieu en mai 1973. Il a été désigné ministère fédéral par décret en conseil du 29 novembre 1973. Son mandat ne comporte qu’un seul secteur d’activité consistant à assurer les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres.

Le SCIC est un organisme du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux et, comme tel, il agit comme organisme intergouvernemental neutre. Les deux ordres de gouvernement contribuent à son budget et son personnel se compose à la fois de fonctionnaires fédéraux,  provinciaux et territoriaux. Le Secrétaire soumet un rapport annuel à tous les gouvernements. Les activités font l’objet d’un examen par de hauts fonctionnaires fédéraux et provinciaux désignés par leurs premiers ministres respectifs. Le SCIC rend compte au Parlement par l’entremise de la Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada.

Renseignements sur l’organisation

Structure organisationnelle du SCIC

Au nombre des services offerts par le SCIC, figurent la planification et la coordination préalablement à la conférence; l'aménagement des locaux de la conférence; l'affectation d'un secrétaire; l'interprétation; la traduction, l'impression, la distribution et le contrôle des documents; les relations avec les médias; la sécurité; la mise en place de matériel technique et la prestation de services à caractère administratif ou technique, y compris dans le domaine de l’informatique.

En plus de fournir ces services de conférences partout au Canada, le Secrétariat garde des archives qu'il met à la disposition des gouvernements. Le Secrétariat a aussi un site Web à rayonnement mondial dans lequel on retrouve non seulement de l’information pertinente sur l’organisation et ses activités, mais surtout les communiqués rendus publics dès que prennent fin les conférences importantes que nous servons.

Tableau 1 : Dépenses prévues de l’organisme et équivalents temps plein

(en millions de $)	Prévisions des dépenses 2007-2008	Dépenses prévues 2008-2009	Dépenses prévues 2009-2010	Dépenses prévues 2010-2011
Services aux conférences	6,5	6,5	6,5	6,5
Budgétaire du budget principal des dépenses (brut)	6,5	6,5	6,5	6,5
Total du budget principal des dépenses/des dépenses prévues	6,5	6,5	6,5	6,5
Total des dépenses prévues	6,5	6,5	6,5	6,5
Moins : Recettes non disponibles	1,2	1,2	1,2	1,2
Plus : Coûts des services reçus à titre gracieux	0,6	0,6	0,6	0,6
Coût net du programme	5,9	5,9	5,9	5,9
Équivalents temps plein	36	36	36	36

Tableau 2 : Postes votés et législatifs (en milliers de $)

2008-2009
Poste voté ou législatif	Libellé tronqué pour le poste voté ou législatif	Budget principal actuel	Budget précédent
5	Dépenses du Programme	6 075	6 056
(S)	Contributions au régime d’avantages sociaux des employés	439	460
	Total pour le ministère ou l’organisme	6 514	6 516

Ressources financières (en millions de $)

2008-2009	2009-2010	2010-2011
6,5	6,5	6,5

Ressources humaines

2008-2009	2009-2010	2010-2011
36	36	36

Priorité de l’organisme (en millions de $)

	Type	Dépenses prévues
		2008-2009	2009-2010	2010-2011
Planifier et organiser des conférences intergouvernementales aux niveaux les plus élevés, à la demande des gouvernements	Permanente	6,5	6,5	6,5

Activités du programme en fonction du résultat stratégique (en millions de $)

	2008-2009	2009-2010	2010-2011
L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.	6,5	6,5	6,5

Plans et priorités de l’organisme

Mandat

Le mandat du SCIC consiste à planifier et à organiser des conférences intergouvernementales de haut niveau, à la demande des gouvernements fédéral-provinciaux-territoriaux et des Canadiens. Son principal objectif vise à soulager les ministères clients, dans pratiquement tous les secteurs d’activité gouvernementale, des nombreuses tâches techniques et administratives associées à la planification et à la tenue de telles conférences, et à leur permettre ainsi de se concentrer sur les questions fondamentales.

Notre rôle

Fournir des services administratifs impartiaux, efficaces et continus aux conférences fédérales-provinciales-territoriales et provinciales-territoriales de haut niveau sur les principales questions intergouvernementales qui touchent de nombreux secteurs d’activités intergouvernementales.

Résultat stratégique

Le SCIC a déterminé son résultat stratégique, dont il est question dans le présent document :

• L’organisation et le déroulement sans faille des réunions multilatérales des premiers ministres, des ministres et des sous-ministres.

Structure

Le SCIC est structuré comme un programme comportant une seule activité :

• Bureau du Secrétaire
• Services aux conférences
• Services d’information
• Services intégrés

Priorités et planification

La priorité première du SCIC pour 2008-2009 est de planifier et d’organiser des conférences intergouvernementales aux niveaux les plus élevés, de manière à répondre aux besoins des gouvernements. Le Secrétariat reçoit un niveau de financement suffisamment élevé pour financer de 110 à 120 conférences.

Grâce à la présence d’une directrice, en poste depuis novembre 2007 au sein des Services aux conférences, l’accent pourra davantage être mis sur les normes et les pratiques dans le domaine de la planification et de la prestation des services. On aura recours à diverses stratégies pour encourager la mise en commun des pratiques et procédures exemplaires à l’échelle du Secrétariat et on entreprendra une analyse des divers moyens d’améliorer le service à la clientèle. L’engagement a également été pris de recueillir le savoir collectif portant à la fois sur le service aux conférences intergouvernementales en général et sur les particularités de chacun des secteurs que nous desservons.

Évaluation de notre progrès

Le rendement du SCIC à l’égard de l’atteinte de son objectif stratégique au cours des exercices 2008-2009, 2009-2010 et 2010-2011 sera soutenu par un cadre renforcé de planification et de rapports, de même que par une meilleure capacité d’évaluation du programme, de manière à assurer que celui-ci mette l’accent sur les résultats, que l’argent soit bien dépensé et que ce programme soit en harmonie avec les attentes et les priorités intergouvernementales.

Milieu de travail

De nos jours, les gouvernements œuvrent dans un monde dynamique et complexe. Ils doivent constamment adapter leurs opérations à de nouvelles réalités allant de la mondialisation aux changements technologiques, en passant par les défis démographiques, des priorités publiques sans cesse renouvelées et l’évolution des relations fédérales-provinciales-territoriales. 

Les priorités du SCIC dépendent en grande partie des priorités des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux et varient selon les influences internes et externes énoncées ci-dessous.

Demandes visant nos services

Le SCIC ne convoque pas de réunions intergouvernementales. Il doit plutôt répondre aux besoins créés par les décisions des gouvernements de se réunir pour traiter de questions nationales capitales ou d'autres points précis. Le Secrétariat n'exerce aucun contrôle sur les décisions relatives au lieu de ces réunions, à leur nombre au cours d'un exercice donné, à leur date et à leur durée. Le niveau des dépenses du SCIC pour chaque exercice est cependant directement touché par ces divers facteurs.

Assurer la crédibilité du SCIC en tant que fournisseur neutre de services de conférences

Étant donné que le SCIC rend des comptes à quatorze gouvernements, le Secrétariat doit s’assurer de fournir un service impartial, confidentiel et équitable à tous ses clients.

Assurer la continuité du SCIC quant à sa capacité de conférences

Les employés sont essentiels à l’obtention de résultats. Le SCIC offre un programme permanent de détachements en collaboration avec les provinces et les territoires. La moitié du personnel des Services aux conférences (huit personnes) est détachée des provinces et des territoires pour une période de trois à quatre ans.

Les employés doivent être soutenus par une culture de travail valorisant l’apprentissage, l’innovation, l’inclusivité et la diversité, la prise de risques de manière intelligente et l’amélioration constante pour les amener à offrir leur meilleure contribution.

Tout le personnel des Services aux conférences suit une formation à la fine pointe de la technologie en matière d’informatique et d’outils de communication.

Des employés d’autres secteurs du SCIC (Services d’information et Services intégrés) suivent également une formation et sont affectés aux Services aux conférences pendant les périodes les plus occupées de l’année (mai - juin et septembre - octobre).

Le SCIC continuera de porter une attention particulière au développement d’un effectif professionnel et compétent, capable de servir l’intérêt public et d’offrir à tous des services efficaces à coûts raisonnables.

Équipement et technologie à la fine pointe

De manière à bien servir ses clients, le SCIC doit être à la fine pointe de la technologie. Nous avons mis en place un programme qui permet de déterminer quel est l’équipement nécessaire pour répondre aux besoins sans cesse croissants de nos clients.

Le SCIC déploiera des efforts particuliers en vue de mettre au point un plan pluriannuel de mise à niveau du matériel informatique utilisé sur le site des conférences.