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ARCHIVÉ - Service administratif des tribunaux judiciaires
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Section II - Analyse Des Activités De Programmes Par Objectif Stratégique
Analyse par activités de programme
Analyse détaillée des activités de programmes
Le Service a un seul secteur d’activité, soit la prestation de services administratifs aux quatre tribunaux judiciaires. Il a pour but de fournir à la population canadienne les services nécessaires pour garantir une utilisation responsable des fonds publics, d’appuyer l’administration de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d’appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l’impôt, et de faciliter l’accès aux Cours sans compromettre le principe d’indépendance judiciaire. Ce secteur est divisé en trois activités de programmes interdépendantes : les services de greffe, les services judiciaires et les services internes.
Objectif stratégique :
Le public a accès, de façon rapide et adéquate, aux processus judiciaires de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d’appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l’impôt.
Nom de l’activité de programme : Services du greffe
Ressources financières
| 2008–09 | 2009–10 | 2010–11 |
|---|---|---|
| 39,5 M$ | 39,0 M$ | 36,4 M$ |
Ressources humaines
| 2008–09 | 2009–10 | 2010–11 |
|---|---|---|
| 409 ÉTP | 409 ÉTP | 409 ÉTP |
ÉTP – Équivalents temps plein
Description en fonction de l’architecture d’activités de programme (AAP)
Les services du greffe traitent les documents légaux ainsi que les demandes de contrôle judiciaire sous la juridiction de la Cour d'appel fédérale, de la Cour fédérale, de la Cour d'appel de la cour martiale du Canada et de la Cour canadienne de l'impôt. Ces services assurent la gestion des dossiers de cour et du fonctionnement adéquat du processus judiciaire et de l'accès aux cours.
| Résultats prévus | Indicateurs de rendement |
|---|---|
| Sensibilisation aux processus judiciaires et compréhension de ceux-ci afin de garantir que le public et les parties ont accès aux cours | Niveau de sensibilisation au processus judiciaire et compréhension du processus; Quantité et qualité des produits de renseignement; |
| Accès aux cours aussi rapidement que possible, avec le moins de difficultés possible grâce au service à la clientèle, à la qualité des conseils, aux processus efficaces et opportuns et à la prestation d'un service impartial | Quantité et type de procédures en fonction de l'adresse du bureau et de la langue; moyenne du temps de traitement en fonction du type et de la quantité d'inscriptions enregistrées par région; |
| Déroulement fluide et approprié des audiences | Niveau de satisfaction des tribunaux et des parties aux audiences en ce qui a trait aux principaux services à la clientèle tels que le caractère adéquat des installations, des employés, de l'équipement, de la sûreté et de la sécurité aux audiences, etc.; |
| Un système durable de services pour les cours qui permet une meilleure utilisation de la technologie, une optimisation des ressources et une optimisation de la valeur de l'argent dépensé | Résultats des initiatives en matière de modernisation en fonction des améliorations aux processus internes, à la gestion des instances et à la meilleure utilisation de la technologie, etc. |
Nom de l’activité de programme : Services judiciaires
Ressources financières
| 2008–09 | 2009–10 | 2010–11 |
|---|---|---|
| 23,1 M$ | 22,8 M$ | 21,7$ |
Ressources humaines
| 2008–09 | 2009–10 | 2010–11 |
|---|---|---|
| 221 ÉTP | 221 ÉTP | 221 ÉTP |
ÉTP – Équivalents temps plein
Description en fonction de l’architecture d’activités de programme (AAP)
Les services judiciaires fournissent un soutien direct à tous les juges notamment par la voie des adjoints judiciaires, des auxiliaires juridiques qui assistent les juges dans leurs recherches et la révision de leurs jugements, ainsi que des services de la bibliothèque qui dispensent de l'information appuyant la prise de décision.
| Résultats prévus | Indicateurs de rendement |
|---|---|
| Les juges ont les outils et les ressources dont ils ont besoin afin d'exercer leurs fonctions en temps opportun |
Degré de satisfaction des tribunaux en ce qui a trait aux services offerts (p. ex. : qualité du travail, des outils et des ressources, rapidité de prestation des services, heures d'ouverture, disponibilité de soutien sur place lorsque c'est nécessaire, etc.) par rapport à l'importance de ces services pour les tribunaux et aux niveaux réels de services offerts; |
| Les membres du Barreau et les plaideurs comprennent mieux le fonctionnement des cours et y sont sensibilisés | Rétroaction du Barreau et des plaideurs; |
| Les intervenants principaux et le public reçoivent des renseignements à temps pour les affaires présentées à la cour au sujet de l'état de la procédure et des jugements | Niveau de satisfaction des intervenants principaux et du public en ce qui a trait à la présentation opportune des renseignements et à la précision des renseignements; |
| Une meilleure réponse aux besoins du Barreau et des plaideurs puisqu'il y aura une meilleure compréhension de ces besoins | Portée de la mise en application par le SATJ des suggestions présentées par le Barreau et les plaideurs; niveau de satisfaction du Barreau et des plaideurs quant à la volonté du SATJ d’agir. |
Activités de programmes appuyant la priorité 1
- Priorité 1:
- Modernisation de nos processus administratifs et des activités des services de greffe.
Activité de programme : Services du greffe
Principales initiatives
La mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des dossiers (SGD) intégré est considérée comme une étape vitale et stratégique dans nos efforts visant à moderniser les services fournis par le Service aux Cours et à leurs clients. Le nouveau SGD établira un nouvel ensemble de fonctionnalités de base relativement à la gestion des dossiers pour les opérations des Cours. À mesure que de nouvelles capacités seront introduites dans le nouveau SGD, la dépendance par rapport aux systèmes automatisés actuellement en place (le Système de gestion des instances pour la Cour fédérale et la Cour d’appel ainsi que le Système des appels Plus pour la Cour de l’impôt) et le besoin d’y avoir recours seront éliminés sur plusieurs années. Par conséquent, le développement du nouveau SGD du Service demeurera une priorité en 2008 2009.
La phase 2 du développement du SGD peut être envisagée comme le développement d’un organe d’archivage électronique unique pour la réception, l’entreposage et la gestion subséquente de tous les documents de la cour et des autres renseignements reçus. Cette phase se terminera lorsque les cinq initiatives clés (décrites ci dessous), en cours d’élaboration ou déjà en projet pilote, seront intégrées avec succès.
Ce qu’on vise est la création d’un dossier électronique de cour dont le contenu serait identique au dossier papier officiel et qui serait accessible par l’intermédiaire du personnel du Greffe et des Services judiciaires. Le fait de consigner intégralement le contenu du dossier officiel de cour sur un support numérique représente une stratégie importante de gestion des risques pour le Service et facilitera également la planification de la continuité des opérations.
Dépôt électronique
Le dépôt électronique est un moyen basé sur l’utilisation de l’internet pour faciliter l’interaction des parties avec le greffe. Les documents peuvent être déposés à toute heure du jour par des canaux sûrs, ce qui constitue un moyen supplémentaire et efficace d’avoir accès aux Cours. Selon la cour dont il s’agit, des changements aux règles sont envisagés ou ont déjà été apportés dans le but d’éliminer l’obligation pour les parties de présenter des versions papier quand elles utilisent le dépôt électronique.
Le client retire des avantages dans ses interactions avec les cours, notamment la facilité d’accès, la rapidité d’exécution, l’aspect pratique et économique. Pour le greffe, le dépôt électronique permet de numériser et de gérer électroniquement les documents, de réduire les coûts de traitement et d’améliorer le service à la clientèle. Le dépôt électronique constitue une partie intégrante du mouvement menant à la création d’un nouveau système de gestion des dossiers pour les quatre cours par lequel tous les documents seront numérisés, entreposés et gérés à partir d’un module d’archivage central.
Enregistrement numérique
Une autre tendance adoptée par les cours et les tribunaux consiste à ne plus faire appel à un sténographe judiciaire lors de l’audience pour consigner ce qui est dit sur des cassettes analogues mais plutôt à utiliser des solutions d’enregistrement numérique pour capter le son et le sauvegarder en format numérique sur un serveur informatique. Ainsi, l’enregistrement audio peut être intégré à l’archivage électronique et le personnel du greffe et des services judiciaires peut le consulter et l’écouter immédiatement.
Il coûte extrêmement cher de faire appel à des sténographes judiciaires contractuels en plus de causer des retards dans le dépôt de dossiers si le juge présidant l’audience exige la production d’une transcription papier par la firme. En outre, il s’agit d’un risque pour la Cour dans la mesure où la qualité des sténographes judiciaires est inégale. Le fait d’avoir accès directement à la lecture audio au moyen de l’enregistrement numérique éliminera à l’avenir le besoin pour les cours d’avoir la transcription et, entre temps, il éliminera le besoin de payer pour la présence d’un sténographe judiciaire à l’audience. Le Service peut réaliser des économies substantielles au fur et à mesure que nous mettons en œuvre cette solution technologique.
Numérisation
Il existe actuellement un projet pilote qui consiste à numériser et à envoyer électroniquement tous les documents demandés par notre bureau régional de Toronto au greffe à Ottawa. Le projet a permis de réduire considérablement les coûts d’impression de copie et d’expédition entre ces deux points de service. Avec l’avancement de la technologie, les solutions « intelligentes », multifonctionnelles et tout en un, où une machine branchée sur un réseau peut servir à imprimer, télécopier, photocopier et numériser les documents sont maintenant choses communes et seront introduites dans tout le Service au moment opportun.
Il s’agit d’un autre élément clé de la saisie électronique des documents de la cour. L’objectif à long terme est de numériser tous les documents papier reçus par le greffe afin de pouvoir les télécharger dans le système de gestion des dossiers.
Télécopie électronique
Le projet de télécopie électronique consiste à recevoir électroniquement les documents télécopiés par les parties au greffe. Ce processus ne change rien pour les clients des cours, cependant, il permet de télécharger dans le système de gestion des dossiers les documents reçus par télécopieur. Cette technologie est en place depuis plusieurs années au greffe de la Cour de l’impôt et une solution semblable sera proposée pour tous les points de service.
Communication des jugements, des ordonnances et des motifs
Le projet concernant les jugements, les ordonnances et les motifs en cours d’élaboration permet au Service d’entreposer et de consulter les jugements, les ordonnances et les motifs dans un seul module d’archivage électronique et d’éliminer les nombreux transferts de copies papier. La communication en temps opportun des jugements, des ordonnances et des motifs aux parties sera améliorée et automatisée, ce qui permettra à l’avenir de réduire les coûts liés à l’utilisation du courrier recommandé et d’autres méthodes de livraison. Une convention normalisant la dénomination de ces documents sera mise en place pour permettre leur téléchargement efficace dans le nouveau système de gestion des dossiers.
Les trois prochaines années
Nous avons présentement des discussions avec le Secrétariat du Conseil du Trésor concernant les moyens de financement qui permettraient au Service de faire avancer rapidement la mise en œuvre de ces projets et la modernisation des services de greffe pour les quatre cours.
Le plan pour 2008 2009 est de faire migrer les fonctionnalités du système de gestion des dossiers actuels pour permettre à tous les nouveaux renseignements relatifs aux dossiers d’être entrés dans le nouveau SGD. Les entrées enregistrées y seront possibles pour toutes les cours grâce à la nouvelle application.
Le SGD sera également doté d’un module pour l’établissement des calendriers dont la mise en fonction est prévue pour 2009 2010. Cette phase permettra de fournir une interface commune dans le SGD pour tous les renseignements relatifs aux calendriers, notamment ceux des audiences, des conférences, des salles de cours et des juges. Les données relatives aux calendriers seront partagées entre les cours.
Un module de correspondance sera également mis au point en 2010 2011. Cette phase permettra à toutes les cours utilisant une technologie basée sur les serveurs de consulter la correspondance externe. Elle permettra également l’entreposage de tous les documents dans un serveur central de gestion des documents.
Les échéanciers pour toutes les phases décrites ci dessus peuvent être modifiés pour veiller à ce que les exigences du client soient satisfaites tout au long du processus.
Activités de programme appuyant la priorité 2
- Priorité 2:
- Mise sur pied d'un environnement de travail bien conçu, dynamique et pleinement intégré qui favorisera la prestation de nos services aux clients et à la magistrature.
Activité de programme : Services du greffe
Principales initiatives
Regroupement physique et harmonisation des employés dans la RCN
Les employés situés à l'édifice Lorne à Ottawa fournissent les services de greffe de la Cour d'appel fédérale et de la Cour fédérale. L'édifice Lorne héberge ces greffes depuis 1992. La santé et la sécurité au travail dans cet édifice ont toujours été une préoccupation. Parmi les problèmes, notons la contamination par l'amiante et la mauvaise qualité de l'air. Au cours des dernières années, le Service a multiplié ses efforts pour persuader Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) de déménager ses employés dans un milieu de travail plus approprié et plus sain.
La persévérance du Service a donné de bons résultats. TPSGC a trouvé et réservé un espace dans l’édifice Thomas D'Arcy McGee (TDM) pour accueillir les greffes. Les choses sont en train de s’organiser et les greffes quitteront l'édifice Lorne à l'automne 2008. Ce projet donnera lieu à un plus important regroupement des activités du Service sous un même toit. Les options de financement pour les travaux d'aménagement seront examinées avec TPSGC, compte tenu du fait que l’édifice Lorne doit être démoli et reconstruit d’ici quelques années.
À plus long terme, le Service continuera de négocier des ententes avec TPSGC pour ce qui est du regroupement de ses opérations dans l’édifice TDM à mesure que de l'espace s’y libère.
Ressources humaines
La Division des services des ressources humaines participe activement à la gestion de la réécriture des descriptions de travail génériques pour les postes dans les greffes. Le fait d’avoir des descriptions de travail complètes et à jour facilitera le mouvement des employés à l’intérieur des services de greffe et nous permettra de répondre aux nouvelles exigences du système de gestion des instances. Le centre d’apprentissage travaillera en étroite collaboration avec l'unité de formation opérationnelle pour appuyer ce système modernisé de gestion des instances et veiller à ce que les employés du greffe reçoivent toute la formation nécessaire. Ce projet se poursuivra au cours des prochains exercices.
Division de la formation opérationnelle
La mission de cette division consiste à fournir en temps opportun une formation de qualité aux employés du Service desservant les quatre cours. Ceci comprend la préparation, le développement et la livraison d’un programme de formation opérationnelle adapté aux besoins présents et futurs de l’organisation. Une moyenne de 75 séances de formation sont offertes annuellement dans les deux langues officielles, au choix de l’employé.
En cette période stratégique de la planification de la relève, la formation est un élément essentiel de rétention des employés et de développement de carrière. Parmi les priorités pour l’année à venir, mentionnons l’intégration dans les cours des principes d’apprentissage reliés à l’enregistrement numérique dans les salles d’audiences de même que la contribution à l’élaboration d’un programme de perfectionnement et de leadership pour l’organisation. La formation réciproque des employés du greffe en vue de desservir le public d’un point d’accès commun, se poursuit.
En outre, le développement de certains cours en ligne, sous forme d’apprentissage autonome, est éminemment souhaitable et devrait faire l’objet d’une étude approfondie en 2008-2009.
Modernisation des ressources humaines
Le Service a reçu du financement du Fonds spécial d'investissement pour la mise en œuvre de la modernisation des ressources humaines en vertu de la Loi sur la modernisation de la fonction publique. À cet égard, un contrat a été signé en janvier 2008 pour la période allant de janvier 2008 à mars 2009 afin de travailler aux initiatives suivantes :
- élaboration par tous les gestionnaires d’un plan d’activités et de ressources humaines intégré;
- élaboration de politiques et de procédures (donnant lieu à la subdélégation complète des pouvoirs de dotation aux gestionnaires d'ici mars 2009);
- élaboration d’une stratégie de communications;
- élaboration de cadres de suivi;
- apprentissage et formation.
Les ressources internes s’occuperont d’élaborer des profils de compétence et d’établir les exigences scolaires pour tous les postes.
Cadre de responsabilisation de la gestion (CRG)
Le service est passé par son premier exercice de CRG en 2006. Un plan d'action détaillé sera préparé et mis en application au cours de la prochaine année fiscale afin de préparer l’organisation pour l’évaluation du CRG pour 2008.
Reddition de comptes, responsabilisation et transparence
Le Service demeure déterminé à adhérer et à faire la promotion des priorités du gouvernement fédéral en matière de responsabilisation, de reddition de comptes et de transparence. Nous renouvellerons donc nos efforts pour améliorer nos processus de gestion, pour développer nos mesures de rendement et pour adopter une saine approche quant à la gestion du risque. Ces nouvelles méthodes de travail nous permettront d’acquérir une plus grande souplesse et d’encourager l’innovation afin de répondre plus efficacement à notre environnement opérationnel en perpétuel changement. Ainsi donc, au cours des trois prochaines années, nous poursuivrons nos efforts de la manière suivante :
développer la notion de mesure, entre autres les indicateurs de rendement, des cibles, des normes de services, etc.;
À court terme, au cours du prochain exercice, le Service préparera et mettre en œuvre un plan d’action détaillé à la suite de l’exercice du Cadre de gestion de 2006.
Modèle de gouvernance
Un nouveau modèle de gouvernance décrivant le processus décisionnel au Service sera élaboré pendant l’exercice en cours. Ce cadre définira la structure, le mandat et la composition des divers comités mis en place afin de prévoir une logique décisionnelle et une direction au Service.
Activité de programme : Services judiciaires
Principales initiatives
Le Service s'efforcera d’améliorer l’accès aux Cours par un dialogue continu avec les quatre cours, les barreaux concernés et le comité des règles, et grâce aux technologies émergentes, comme la signification électronique de documents juridiques et la diffusion électronique de directives de la cour et de jugements.
Afin d'améliorer les pratiques et les procédures judiciaires, des réunions semestrielles sont tenues avec l’Association du Barreau canadien, le comité de liaison du barreau et d'autres groupes spécialisés dans le but d’échanger sur les questions et les initiatives des Cours concernant leurs pratiques et à mieux comprendre le fonctionnement des Cours. De plus, des audiences sont tenues dans des facultés de droit afin de faciliter la compréhension du travail des tribunaux.
Dans le but d'améliorer les services à la clientèle, le Service travaillera avec les Cours à l’élaboration d’un guide sur les procédures des Cours à l’intention des plaideurs qui se représentent eux mêmes.
La mise à niveau et le développement du système de gestion documentaire intégré, avec une base de données à hôte distant, l’extension de l'accès aux sources d'information électroniques et l'accès par sujet pour la magistrature contribueront à améliorer l'accès à d'autres sources d'information pour les membres du barreau et les plaideurs qui se représentent eux mêmes.