Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - rapport annuel 2007-2008

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information accorde à tous les particuliers et à toutes les sociétés au Canada un droit d’accès à l’information contenue dans les documents de l’administration fédérale, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées, ainsi qu’un droit de demander un examen indépendant des décisions prises par les institutions fédérales quant à leur communication.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels relevant des institutions fédérales et le droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Selon l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit établir, pour présentation au Parlement, le rapport d'application des présentes lois en ce qui concerne son institution.

Le présent rapport présente un résumé des activitéss exercées par l’Agence de la fonction publique du Canada (l’Agence), en ce qui a trait à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008.

1. À propos de l’organisation

i) Aperçu de l’Agence

Depuis le 1er mai 2007, l’Agence des ressources humaines de la fonction publique du Canada a adopté un nouveau titre d'usage – Agence de la fonction publique du Canada – qui permet d’exprimer plus simplement l’objet de ses travaux et d’assurer une reconnaissance accrue de l’organisation auprès de ses clients.

L’Agence a été créée en 2003 pour instaurer un nouveau régime de gestion des ressources humaines (RH) à la fonction publique du Canada, grâce à un regroupement de services du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique. Elle a pour mandat de moderniser la gestion des RH et de renforcer sa responsabilisation, d’assurer un leadership efficace et éthique et un environnement de travail de qualité ainsi que de constituer une fonction publique représentative et accessible.

Pour exécuter ce mandat, l’Agence a regroupé la plupart des fonctions de gestion des RH dont le Conseil du Trésor a la responsabilité, notamment les valeurs et l’éthique; la mise en oeuvre de la Loi sur la modernisation de la fonction publique; la planification, la responsabilisation et la présentation de rapports au Parlement, en ce qui a trait aux RH; la gestion et la modernisation du système de classification; la politique en matière d'emploi; la politique générale sur l’apprentissage; la gestion de tous les aspects liés au groupe de la direction; et la gestion de l'équité en emploi et des langues officielles.

Pour plus d’information au sujet de l’Agence, veuillez consulter notre site Web http://www.tbs-sct.gc.ca/chro-dprh/index-fra.asp.

ii) Administration et délégation des pouvoirs

Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ainsi que le directeur général, Direction de la gestion des ressources humaines et services administratifs (autrefois la Direction de la gestion stratégique), sont habilités à exercer les pleins pouvoirs relatifs à l'application et au respect de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (voir l’annexe III).

iii) Le Bureau de l’AIPRP – Direction de la gestion des ressources humaines et services administratifs

Le personnel du Bureau de l’AIPRP compte un coordonnateur de l’AIPRP et un agent subalterne de l’AIPRP. Le bureau a la responsabilité d’élaborer, de coordonner et de mettre en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures efficaces pour s’assurer que l’Agence respecte les exigences de ces deux lois.

Le Bureau de l’AIPRP décide de la réponse à donner aux demandes d'accès; il encourage la connaissance des lois afin que le Ministère s'acquitte des obligations qui incombent au gouvernement; il surveille l'observation de ces lois, ainsi que des règlements, des politiques et des procédures s'y rapportant, et formule des conseils à cet égard. Il agit en outre comme porte-parole de l’Agence auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Commissaire à l'information et du Commissaire à la protection de la vie privée ainsi qu'auprès des autres ministères et organismes gouvernementaux.

Le Bureau de l’AIPRP a la responsabilité de mener des consultations auprès d’autres gouvernements et ministères fédéraux.

Le coordonnateur de l’AIPRP est le premier point de contact de l’Agence pour les représentants du Conseil du Trésor et les autres ministères et organismes du gouvernement, en ce qui concerne les questions de collecte et de protection des renseignements personnels.

iv) Réalisations du Bureau de l’AIPRP en 2007-2008

Initiatives de sensibilisation

Le Bureau de l’AIPRP a offert aux employés de l’Agence des séances de sensibilisation tous les mois pour s’assurer que tous les employés, actuels et nouveaux, sont bien au fait de leurs droits et responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Au cours de l’exercice 2007 2008, 11 sessions ont eu lieu et 64 employés y ont assisté.

Le Bureau de l’AIPRP a une page Web concernant l’AIPRP sur le site intranet de l’Agence; les employés y trouvent de nombreux outils de sensibilisation, des fiches de renseignements et des politiques internes ainsi que tout un éventail d’autres ressources concernant la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

v) Charge de travail

Au cours de l’exercice 2007 2008, l’Agence a reçu 25 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, 13 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et 28 demandes de consultation en provenance d’autres institutions fédérales.

vi) Frais

La Loi sur l’accès à l’information autorise la perception de frais pour certaines activités relatives au traitement des demandes officielles présentées en vertu de cette Loi. Outre des frais de 5 $ payables pour chaque demande, des frais de recherche, de traitement et de reproduction peuvent également s’appliquer. Toutefois, conformément à l’article 11 de cette Loi, aucune somme n’est exigée pour les cinq premières heures consacrées à chercher un document ou à en prélever la partie communicable.

Aucuns frais ne sont rattachés à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

vii) Coûts

Au cours de l’exercice 2007-2008, on estime à 84 700 $ le montant des coûts salariaux engagés et à 18 820 $ le montant des frais administratifs payés par le Bureau de l’AIPRP pour mettre en application la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour la période visée par le rapport, 1,3 employé à temps plein a été affecté à cette tâche. Les services de deux consultants ont aussi été requis. (Ces coûts ne tiennent pas compte des ressources utilisées par les secteurs de programme de l’Agence pour répondre aux exigences de ces lois).

viii) Salle de lecture

Une salle de lecture est située dans la bibliothèque du ministère des Finances et du Secrétariat du Conseil du Trésor, à l'Esplanade Laurier, tour Est, 11e étage, 140, rue O'Connor, Ottawa (Ontario).

Dans cette salle, il est possible de consulter les publications courantes d'Info Source et de se procurer des formulaires de demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels. Les listes des demandes d'information antérieures sont également disponibles, sur demande. En outre, des copies de tous les formulaires de demandes de services d'aide temporaire, qui sont examinées régulièrement et de manière non officielle par une clientèle spécialisée sont également entreposées dans cette salle.