Lignes directrices pour des consultations efficaces sur la réglementation

Aide-mémoire 1

Un énoncé clair du but du règlement, apparaissant dans la première partie d'un plan de consultation, devrait :

Oui

s/o

Expliquer le problème visé par le projet de règlement.

Expliquer pourquoi on élabore le règlement (p. ex. avantages économiques, sociaux ou en matière de sécurité).

Définir ce que fera le règlement proposé

Décrire comment le règlement sera élaboré (p. ex. processus à suivre).

Indiquer la portée du processus de consultation (p. ex. ce que l'on peut considérer comme faisant ou ne faisant pas partie des consultations).

Déterminer quelle est l'autorité réglementaire sous-jacente au règlement.

Être rédigé dans un langage simple et facile à comprendre.

Aide-mémoire 2

Dans une analyse interne, les responsables devraient :

Oui

s/o

Déterminer le degré d'engagement de la haute direction concernant le projet.

Chercher à obtenir l'appui du ministre à l'endroit du projet.

Déterminer si les autorisations de principe appropriées existent.

Évaluer la mesure dans laquelle le projet correspond aux priorités du gouvernement (p. ex. discours du Trône, budget).

Faire des recherches concernant la législation, les politiques ou les litiges en cours qui peuvent influer sur la consultation

Aide-mémoire 3

Dans une analyse externe, les responsables devraient :

Oui

s/o

Déterminer le degré d'intérêt du grand public (p. ex. la recherche sur l'opinion publique, le niveau d'incidence sur les citoyens).

Examiner de quelle façon le grand public pourrait percevoir la question.

Évaluer les perceptions du projet qu'ont les intervenants.

Passer en revue les positions adoptées auparavant par les intervenants (p. ex. sites Web, présentations antérieures, lettres, consultations passées).

Déterminer si la question est controversée (p. ex. s'il y a un intérêt particulier au sein de la population, un intérêt des médias).

Déterminer les conséquences sociales, économiques et environnementales du projet, ainsi que ses épercussions sur la santé. l

Examiner les rapports pertinents des comités parlementaires

Examiner les rapports d'organes autonomes pertinents.

Évaluer les réponses éventuelles des gouvernements provinciaux et territoriaux et des administrations municipales.

Examiner toute démarche de lobbying que les intervenants auraient pu faire par le passé.

Déterminer s'il y aura des choix ou des compromis difficiles.

Déterminer si certains groupes d'intervenants sont plus avantagés que d'autres.

Déterminer si d'autres gouvernements ont adopté des démarches semblables.

Aide-mémoire 4

Pour établir un calendrier réaliste, les responsables devraient :

Oui

s/o

Évaluer le niveau de connaissances, de compréhension et d'expertise des intervenants (p. ex. déterminer si le public et/ou le gouvernement doivent posséder un minimum de connaissances sur le sujet pour qu'il soit possible de tenir des discussions éclairées).

Déterminer les renseignements à élaborer ou à recueillir à l'intention des intervenants.

Déterminer la saison de l'année qui convient le mieux pour des consultations (p. ex. tenir compte des vacances d'été).

Déterminer si les échéances des prises de décisions sont réalistes.

Tenir compte des moments prévus pour d'autres aspects du processus réglementaire (p. ex. rédaction préliminaire par le ministère de la Justice Canada , approbation de la haute direction, signature du ministre, examen par le Secrétariat, calendrier parlementaire, délais de publication préalable, approbation définitive).

Préparer et mettre en œuvre un plan de communication.

Évaluer le temps dont les participants et les intervenants auront besoin pour comprendre la documentation, consulter leurs membres ou leurs commettants, et préparer leur réponse.

Faire des recherches pour déterminer la disponibilité des responsables du gouvernement et des intervenants

Déterminer la durée nécessaire de la consultation.

Déterminer le temps nécessaire à la passation des marchés avec des entrepreneurs externes (p. ex. délais d'appel d'offres, processus interne, approbation).

Évaluer le nombre de séances de consultation qui seront nécessaires.

Déterminer le temps que l'on devra consacrer à l'analyse des résultats et à la communication d'un rapport aux intervenants.

Déterminer le temps nécessaire à la traduction du matériel et des documents d'information ainsi que des commentaires des participants, s'il y a lieu.

Aide-mémoire 5

Dans une analyse externe, les responsables devraient :

Oui

s/o

Discuter du projet avec les centres décisionnels compétents au sein du ministère.

Demander des conseils aux spécialistes des communications et des consultations ministérielles.

Établir la communication avec les services ministériels (p. ex. services financiers, passation des marchés, traduction, webmestre).

Effectuer une recherche dans les dossiers pour découvrir d'autres consultations semblables.

Résoudre les difficultés internes du ministère.

Faire une analyse des rôles et des mandats d'autres ministères pour déterminer si d'autres ministères fédéraux sont intéressés (p. ex. examiner les sites Web, communiquer avec d'autres ministères).

Étudier et mettre à jour le site Web « Consultations auprès des Canadiens ».

Déterminer si d'autres ministères ont mené des consultations récentes sur des sujets semblables.

Examiner des domaines de collaboration éventuelle avec d'autres ministères fédéraux.

Communiquer avec les bureaux régionaux ainsi qu'avec les provinces et les territoires, au besoin.

Tenir des réunions pour informer d'autres ministères gouvernementaux du projet.

Trouver les différents points de vue des ministères concernant le projet.

Aide-mémoire 6

Avant de choisir un outil de consultation, les responsables devraient :

Oui

s/o

Examiner les consultations antérieures, afin de trouver les méthodes habituelles pour consulter ces mêmes intervenants à propos de cette même question.

Évaluer les avantages et les inconvénients des divers outils de consultation.

Chercher l'outil le plus apte à faciliter la participation des intervenants.

Décider s'il convient de faire participer des groupes d'intérêt différents à la même réunion de consultation.

Déterminer si les consultations visent à parvenir à un consensus.

S'assurer que l'outil de consultation retenu convient à l'envergure et à la portée du projet.

Aide-mémoire 7

Pour le choix des participants, les responsables devraient :

Oui

s/o

Définir les différents degrés de participation des intervenants.

Préciser les régions du pays qui devraient être représentées.

Élaborer des critères de sélection.

Déterminer la disponibilité des participants.

Faire des recherches pour déterminer qui a été consulté à propos de sujets semblables.

Consulter les groupes d'intervenants concernant le choix des participants.

Faire une recherche des groupes clés sur Internet.

Consulter d'autres responsables ou ministères pour identifier des participants.

Afficher un avis sur le site Web du ministère pour faire connaître l'existence du processus de consultation.

Envoyer une lettre aux groupes d'intervenants.

Passer des annonces dans les journaux locaux, dans les publications spécialisées, à la radio
ou à la télévision.

Aide-mémoire 8

En établissant un budget pour une consultation réglementaire, les responsables devraient :

Oui

s/o

Déterminer quels fonds sont disponibles.

Déterminer si les consultations seront animées par un tiers.

Déterminer si les fonds disponibles suffiront, compte tenu de la portée des consultations.

Voir si d'autres ministères fédéraux peuvent contribuer au financement.

Déterminer si l'on devra engager des entrepreneurs pour la préparation du matériel écrit.

Déterminer si la traduction (traduction écrite et interprétation simultanée) est nécessaire.

Déterminer si un évaluateur indépendant est nécessaire.

Évaluer si l'appui d'un spécialiste en TI (p. ex. webmestre) est nécessaire.

Calculer les frais de déplacement (en fonction des régions du pays devant être visitées).

Déterminer les besoins en installations (p. ex. hôtels, centres des congrès, installations gouvernementales).

Calculer ce qu'il en coûtera pour informer les participants ou le public des consultations (p. ex. publicité, envois postaux, site Web).

Déterminer s'il faudra prendre des arrangements pour accueillir les participants ayant des besoins spéciaux.

Déterminer si des fonds sont disponibles pour financer les intervenants.

Aide-mémoire 9

En effectuant l'évaluation continue, les responsables devraient :

Oui

s/o

Déterminer les résultats concrets que la consultation devrait produire.

Évaluer les activités essentielles à réaliser dans le cadre de la consultation.

Déterminer s'il sera avantageux qu'un observateur neutre surveille le processus.

Évaluer si les méthodes employées conviennent aux objectifs précisés.

Évaluer si le calendrier prévoit un délai suffisant pour apporter des commentaires.

Élaborer un document de suivi.

S'assurer que tous les commentaires sont consignés.

Déterminer si le nombre de participants est approprié.

Évaluer si les intervenants ont l'impression que la consultation est valable.

Aide-mémoire 10

Dans leur évaluation finale du processus et des résultats des consultations, les responsables devraient poser les questions suivantes :

Oui

s/o

Les points de vue exprimés sont-ils ceux auxquels vous vous attendiez?

La méthode choisie a-t-elle permis de faire participer différents groupes et différentes personnes?

Est-ce que les personnes consultées ont l'impression que la consultation était valable?

Les méthodes étaient-elles adaptées aux objectifs?

Si plus d'une méthode ont été utilisées, quels étaient les avantages et les inconvénients de chacune?

Le volume et la qualité de l'information obtenue, le taux de réponse et la représentativité de l'échantillon correspondent-ils aux attentes?

Le calendrier était-il clair et l'a-t-on respecté? Si tel n'est pas le cas, pourquoi?

Le délai prévu pour les commentaires a-t-il été suffisant?

Est-ce que l'information utilisée dans le cadre du processus s'est avérée efficace?

A-t-on mis les renseignements pertinents à la disposition des participants qui en avaient besoin?

Est-ce que l'information était d'accès facile, pertinente pour les besoins de la consultation, présentée dans un langage simple et facile à comprendre, et disponible dans d'autres langues et  sous d'autres formes?

Avait-on prévu un budget suffisant pour la consultation?

Les documents à l'appui étaient-ils efficaces? Par exemple, le document de consultation a-t-il encouragé des discussions et des échanges éclairés? L'information était-elle facile d'accès, claire et objective?

Avez-vous fait un suivi auprès des personnes consultées, et les données que vous avez obtenues dans le cadre de cette démarche ont-elles été utilisées?

Aide-mémoire 11

Au chapitre de la communication en temps opportun de renseignements neutres et pertinents, les responsables devraient :

Oui

s/o

Déterminer le niveau de connaissance, y compris les connaissances techniques et spécialisées, des participants.

Fournir les renseignements dans un langage simple et clair.

Déterminer si une séance de formation s'impose.

Distribuer la documentation de base nécessaire.

Décider si l'on devrait ou non remettre aux intervenants le texte d'un projet de règlement.

Inclure le nom et les coordonnées des personnes-ressources.

Veiller à ce que tous les intervenants reçoivent les mêmes renseignements.

Élaborer le code de conduite de la consultation et obtenir l'approbation des participants.

Aide-mémoire 12

Au chapitre de l'animation des consultations sur la réglementation, les responsables devraient :

Oui

s/o

Communiquer aux participants leurs attentes à l'égard du processus de consultation, et encourager les participants à en faire autant.

Établir un code de conduite des participants.

Permettre aux participants d'exprimer leurs points de vue sans dire à leur place ce qu'ils pensent, savent ou ressentent.

Comprendre l'importance que la question revêt pour les participants, et déterminer s'il faut résoudre le conflit qui peut surgir ou l'écarter provisoirement.

Diviser le problème en ses divers éléments et élaborer une solution pour chacun.

Déterminer les possibilités de résoudre un problème de façon appropriée.

Déterminer si les participants sont prêts à examiner des solutions de rechange.