Guide du processus d'élaboration des règlements fédéraux

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Partie 4 : Documents – Liste de contrôle et modèles

Différents documents sont requis aux fins d'obtenir l'approbation des règlements devant être pris par le gouverneur en conseil. La liste de contrôle qui suit récapitule les documents nécessaires aux diverses étapes du processus d'approbation. On trouvera aussi dans cette partie du guide des explications et des modèles pour certains de ces documents.

Liste de contrôle des documents – Règlements pris par le gouverneur en conseil

	Présentation pour fins d'examen juridique		Présentation au CT pour fins d'approbation en vue de la publication préalable	Présentation au CT pour fins d'approbation finale
Documents1	Section de la réglementation, Justice Canada ou sections ministérielles de la réglementation	Secteur des affaires réglementaires (SAR) du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada2	Greffier adjoint DDC du BCP	Greffier adjoint DDC du BCP
Lettre d'accompagnement envoyée au greffier adjoint du Conseil privé	Original signé par un gestionnaire ministériel	Une copie, ou courriel, ou disquette	Original signé par le sous-ministre adjoint + 4 photocopies	Original signé par le sous-ministre adjoint + 4 photocopies
Recommandation ministérielle au gouverneur en conseil	Ébauche (non signée)	Ébauche (non signée)		Original signé par le ministre + une photocopie
Avis de publication préalable	Courriel ou disquette	Une copie, ou courriel, ou disquette	Original estampillé + 5 photocopies3
Décret	Courriel ou disquette	Une copie, ou courriel, ou disquette		Original estampillé et six photocopies en anglais et en français
Règlement	Courriel ou disquette	Une copie, ou courriel, ou disquette	Original estampillé + 5 photocopies	Original estampillé et dix photocopies en anglais et en français
REIR	Courriel ou disquette	Une copie, ou courriel, ou disquette	Original de la page couverture avec signature du ministre + cinq photocopies + disquette	Original de la page couverture avec signature du ministre + cinq photocopies + disquette
Note supplémentaire, le cas échéant4		Une copie, ou disquette	Original papier + quatre photocopies	Original papier + quatre photocopies
Plan de communication4		Une copie, ou disquette	Original papier + quatre photocopies	Original papier + quatre photocopies
Demande d'ajout dans la Gazette du Canada			Original signé par le responsable du ministère	Original signé par le responsable du ministère
Illustrations, le cas échéant	Courriel ou disquette	Une copie, ou courriel, ou disquette	Original	Original

On indiquera sur l'étiquette de chaque disquette le nom du ministère, le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource ainsi que le logiciel utilisé.

1. Tous les documents doivent être rédigés à la fois en français et en anglais, à l'exception de la demande d'insertion dans la Gazette du Canada et de la lettre d'accompagnement, qui peuvent être préparées dans l'une ou l'autre des langues officielles.

2. Faire parvenir au directeur, Opérations du comité du Cabinet, SAR du SCT, ou à l'analyste responsable du dossier au SAR du SCT. L'analyste examinera l'ébauche de la présentation et pourra transmettre ses commentaires aux fonctionnaires ministériels concernés.

3. Ne pas transmettre les plans définitifs de communication et les notes supplémentaires par courriel.

4. Le nombre de copies indiqué comprend une deuxième copie complète à l'intention du SAR du SCT; cette copie doit être transmise sous pli séparé.

Page couverture du Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)

La page couverture du REIR indique la recommandation du ou des ministres parrains à l'intention de leurs collègues du Conseil du Trésor en vue de la publication préalable d'un règlement. Elle doit être organisée conformément au modèle qui suit et être signée par le ou les ministres parrains.

Une disquette contenant la version finale du REIR doit être jointe à la présentation. Elle doit être identifiée clairement et être placée dans une enveloppe coussinée.

Le Guide de rédaction du REIR fournit des conseils additionnels sur la préparation d'un REIR et présente un modèle de REIR.

Conseils pour la préparation de la page couverture du REIR

 

Recommandation ministérielle

Il s'agit de la demande officielle présentée par le ministre afin que le gouverneur en conseil prenne un règlement relatif à un sujet précis; la demande peut aussi avoir trait à une exemption de publication préalable. Les renseignements contenus dans ce document doivent être les mêmes que ceux figurant dans le décret.

La recommandation ministérielle est jointe au projet de règlement lors de la présentation de ce dernier au CT pour approbation finale, enregistrement et publication dans la partie II de la Gazette du Canada.

Il est important d'utiliser le titre officiel du ministre dans le bloc-signature (consultez le site http://webinfo.parl.gc.ca).

La recommandation ministérielle est l'instrument servant à mettre en pratique le principe de la responsabilité ministérielle en ce qui touche la réglementation. De ce fait, la recommandation ministérielle ne peut pas être signée par le sous-ministre en vertu de l'alinéa 24(2)c) de la Loi d'interprétation. Le paragraphe 24(3) de la Loi interdit expressément aux sous-ministres d'exercer les pouvoirs de prise de règlement de leurs ministres, soit prendre des règlements ou les recommander au gouverneur en conseil.

Un ministre par intérim nommé par le Cabinet peut prendre un règlement si le ministre responsable n'est pas disponible pour signer les documents. En l'absence de celui-ci et du ministre par intérim, le premier ministre ou le premier ministre par intérim peut prendre un règlement ou signer une recommandation à l'intention du Conseil au nom de n'importe quel ministère. Le Bureau du Conseil privé tient à jour la liste des ministres par intérim.

Lorsque la loi habilitante prévoit que le projet de règlement doit être parrainé par plus d'un ministre, tous les renvois aux documents signés par « le ministre » s'entendront de tous les ministres nommés dans la loi. Dans la pratique, cela signifie que tous les ministres parrains signent la recommandation ministérielle (de même que le REIR).

Conseils pour la préparation de la recommandation ministérielle

 

Modification d'un règlement

Amending regulations The undersigned has the honour to recommend that Your Excellency in Council, pursuant to section (insert relevant section) of the (insert relevant Act), make the annexed (insert name of the Regulations).	Modification d'un règlement Le/La soussigné(e) a l'honneur de recommander que, en vertu de l'article (insérer l'article applicable) de la Loi(insérer le nom de la loi applicable), Votre Excellence en conseil prenne le Règlement modifiant le Règlement (insérer le nom du règlement applicable), ci-après.
Repealing regulations The undersigned has the honour to recommend that Your Excellency in Council, pursuant to section (insert relevant section) of the (insert relevant Act), make the annexed (insert name of the Regulations).	Abrogation d'un règlement Le/La soussigné(e) a l'honneur de recommander que, en vertu de l'article (insérer l'article applicable) de la Loi(insérer le nom de la loi applicable), Votre Excellence en conseil prenne le Règlement abrogeant le Règlement (insérer le nom du règlement applicable), ci-après.

Note supplémentaire

La note supplémentaire sert à informer les ministres au sujet de questions confidentielles (p. ex. secrets commerciaux) ou délicates (p. ex. dossiers fédéraux-provinciaux), cette information n'étant pas fournie dans le REIR. Elle peut être rédigée à l'initiative de l'organisme de réglementation ou à la demande de l'analyste du SAR du SCT. Il est rarement nécessaire de joindre une note supplémentaire à une présentation relative à un règlement.

Une note supplémentaire est un document confidentiel du Cabinet et n'est donc pas publiée. Étant donné qu'elle contient des renseignements confidentiels ou de nature délicate, elle ne doit pas être transmise par voie électronique à la DDC du BCP ni au SAR du SCT.

La note supplémentaire n'est pas contenue dans la présentation relative au règlement. Elle se rapporte uniquement aux instruments qui ne sont pas assujettis à la politique gouvernementale de publication préalable des projets de règlement, par exemple les décrets d'entrée en vigueur des lois. Pour en savoir plus, consultez le Guide du processus du gouverneur en conseil, que vous pouvez vous procurer auprès de la Division des décrets du Conseil du Bureau du Conseil privé.

Conseils pour la préparation de la note supplémentaire

 

Lettres et modèles

Lettre d'accompagnement en vue de l'examen par les conseillers législatifs du ministère de la Justice

Les projets de règlement faisant l'objet d'un examen aux termes de la Loi sur les textes réglementaires doivent être envoyés au directeur de la Section de la réglementation à l'administration centrale ou de la section ministérielle pertinente de la réglementation. Il convient d'y joindre une lettre d'accompagnement signée par le gestionnaire ministériel responsable de la réglementation et une copie de l'énoncé de triage parachevé.

La lettre d'accompagnement destinée aux conseillers législatifs du ministère de la Justice (précisons que, dans le cas des sections ministérielles de la réglementation, comme celles de Transports Canada, de Santé Canada, d'Environnement Canada et du ministère de la Défense nationale, les projets sont envoyés directement à ces sections) doit fournir les renseignements suivants :

• le nom du projet de règlement;
• l'échéancier applicable aux copies estampillées, le cas échéant;
• un énoncé indiquant si une exemption de publication préalable est demandée et, dans l'affirmative, exposant les raisons de cette demande, ainsi que l'assentiment écrit de l'analyste du portefeuille SAR;
• le nom de la personne-ressource du ministère responsable du REIR;
• le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource des services juridiques du ministère;
• le numéro du dossier du ministère;
• les noms des conseillers ministériels pour les versions française et anglaise ainsi que tout autre renseignement utile, comme la jurisprudence pertinente, les avis juridiques et la correspondance échangée avec le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation;
• la liste des ministères et organismes fédéraux à consulter au sujet du projet de règlement, et un compte rendu des résultats des consultations interministérielles menées jusqu'à ce point.

Voici un exemple de lettre d'accompagnement :

Lettre d'accompagnement au greffier adjoint du Conseil privé

La lettre d'accompagnement à l'intention du greffier adjoint du Conseil privé :

• est datée du jour de l'envoi et signée par un sous-ministre adjoint (ou, en l'absence du sous-ministre adjoint, par un directeur général), ou encore par le président dans le cas d'un organisme parrain;
• fait mention de l'objet de la présentation et du contenu de l'envoi, fournit une brève explication au sujet de la présentation et indique si celle-ci a trait à une publication dans la partie I ou II de la Gazette du Canada;
• précise toute demande spéciale ayant trait au moment de l'approbation par le gouverneur en conseil (échéancier fixé dans la loi; réunion à venir au regard de laquelle la présentation est importante; si la présentation porte sur plusieurs instruments, ordre d'enregistrement de ces derniers; points à considérer au chapitre des communications; etc.);
• indique si l'on prévoit que le règlement entre en vigueur avant l'approbation du gouverneur en conseil;
• précise le moment du dépôt du règlement (si un tel dépôt est requis et que la loi fixe un échéancier);
• indique si la présentation a des répercussions financières et si l'approbation du Conseil du Trésor (partie A) est requise ou a déjà été obtenue;
• fait mention du nom, du titre du poste et du numéro de téléphone du fonctionnaire à contacter en tout temps durant les heures de travail pour obtenir de plus amples renseignements sur la présentation.

On trouvera un modèle de lettre d'accompagnement ci-après:

Lettre d'accompagnement – Dépôt à la Chambre des communes

Lettre d'accompagnement – Dépôt au Sénat

Avis de publication préalable

L'avis de publication préalable est publié dans la partie I de la Gazette du Canada afin d'annoncer officiellement l'intention de l'organisme de réglementation de prendre un règlement. On y indique le nom du projet de règlement (ou du règlement à modifier) ainsi que le nombre de jours dont disposent les parties concernées pour présenter des commentaires. (Dans la partie I de la Gazette du Canada, l'avis de publication préalable est précédé du REIR et suivi du texte du règlement.)

Voici des exemples d'avis de publication préalable pouvant apparaître dans la partie I de la Gazette du Canada. Pour des raisons d'ordre pratique, les versions anglaise et française sont présentées côte-à-côte ici; toutefois, dans le cas des documents présentés dans les faits, il faut que les versions soient sur des pages distinctes.

Avis de publication préalable

New Regulations or Amendment of an Existing Regulation (Made by Governor in Council) DEPARTMENT OF (insert name of Department) ACT (insert name of Act) Notice is hereby given that the Governor in Council, pursuant to section (insert section) of the (insert name of Act), proposes to make the annexed (insert name of Regulations). Interested persons may make representations with respect to the proposed Regulations within (30, 60, etc.) days after the date of publication of this notice. All such representations must cite the Canada Gazette, Part I, and the date of this notice and be addressed to (name and address of the person). Signature Assistant Clerk of the Privy Council

Nouveau règlement ou modification d'un règlement existant (règlement pris par le gouverneur en conseil) MINISTÈRE DE (insérer le nom du ministère) LOI SUR (insérer le nom de la loi) Avis est donné que le gouverneur en conseil, en vertu de l'article (insérer l'article applicable) de la Loi(insérer le nom de la loi)se propose de prendre le Règlement (insérer le nom du règlement), ci-après. Les intéressés peuvent présenter leurs observations au sujet du projet de règlement dans les (30, 60, etc.) jours suivant la date de publication du présent avis. Ils sont priés d'y citer la Gazette du Canada Partie I, ainsi que la date de publication, et d'envoyer le tout, à\au (nom et adresse de la personne). Le/La greffier(ère) adjoint(e) du Conseil privé Signature

New Regulations or Amendment of a Regulation (Approved by Governor in Council), where Pre-Publication Is Required by Statute DEPARTMENT OF (insert name of Department) ACT (insert name of Act) Notice is hereby given, pursuant to subsection (insert section) of the (insert name of Act), that the (department or agency), pursuant to section (insert section) of that Act, proposes to make the annexed (insert name of Regulations). Interested persons may make representations with respect to the proposed Regulations within (30, 60, etc.) days after the date of publication of this notice. All such representations must cite the Canada Gazette, Part I, and the date of this notice and be addressed to (name, address, telephone, fax, email of the person). Signature Assistant Clerk of the Privy Council

Nouveau règlement ou modification (approuvé(e) par le gouverneur en conseil) dans le cas d'une publication préalable exigée par la loi MINISTÈRE DE (insérer le nom du ministère) LOI SUR (insérer le nom de la loi ) Avis est donné, conformément à l'article (insérer l'article applicable) de la Loi (insérer le nom de la loi) que le (ministère/organisme), en vertu de l'article (insérer l'article applicable) de cette loi, se propose de prendre le Règlement (insérer le nom du règlement applicable), ci-après. Les intéressés peuvent présenter leurs observations au sujet du projet de règlement dans les (30, 60, etc.) jours suivant la date de publication du présent avis. Ils sont priés d'y citer la Gazette du Canada, partie I, ainsi que la date de publication et d'envoyer le tout à/au (nom, adresse, téléphone, télécopieur et courriel de la personne). Le/La greffier(ère) adjoint(e) du Conseil privé, Signature

Plan de communication

À l'exception des règlements correctifs, tous les projets de règlement doivent être accompagnés d'un plan de communication qui fournit l'information suivante :

• l'analyse du contexte public;
• le ou les publics cibles des initiatives de communication et les réactions prévues;
• les principaux messages et le synopsis;
• la stratégie et les outils préconisés pour diffuser l'information;
• le budget proposé et les méthodes d'évaluation;
• les risques.

Ce plan sert à montrer aux ministres du CT qu'il a été tenu dûment compte des communications, même lorsque celles-ci se limitent à la publication dans la Gazette du Canada.

Lorsque la stratégie comporte une annonce ministérielle, que le projet de règlement soulève d'importants risques reliés aux communications ou qu'il a trait à une priorité importante de l'État, le ministère ou l'organisme concerné (plus précisément sa section des communications, de façon générale) doit communiquer avec les responsables des communications au BCP afin d'examiner le plan de communication.

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