Guide du processus d'élaboration des règlements fédéraux

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Partie 2 : Aperçu du processus d'élaboration des règlements fédéraux

Le processus d'élaboration des règlements fédéraux est structuré de façon à uniformiser l'approche de réglementation dans l'administration fédérale tout en assurant le respect des engagements stratégiques et des obligations juridiques du gouvernement du Canada. Un processus bien structuré garantit aussi un degré de prévisibilité aux citoyens, aux institutions et aux entreprises que touche la réglementation.

Au départ

La Division du Comité du Cabinet sur les opérations, au sein de laquelle on retrouve le Secteur des affaires réglementaires (SAR) du SCT, collabore avec les organismes de réglementation au cours du processus d'élaboration des règlements et donne à ces organismes des conseils à ce sujet. Chaque analyste du SAR se voit confier un « portefeuille » de ministères et d'organismes. Le SAR compte également une Division de la politique réglementaire qui interprète les dispositions de la Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation et vient en aide aux organismes de réglementation, en élaborant et publiant des guides complets sur l'analyse réglementaire.

L'analyste du SAR dont le portefeuille comprend votre ministère ou organisme devrait participer au processus d'élaboration d'un projet de règlement dès les premières étapes – idéalement, aussitôt après que l'on aura décidé de prendre un règlement. On dispose de trois moyens à cette fin :

• Si votre ministère ou organisme dispose d'un coordonnateur de la réglementation, informez-le de votre initiative de réglementation et demandez-lui d'organiser une rencontre ou de vous mettre en communication avec l'analyste du portefeuille approprié du SAR;
• Si votre ministère ou organisme n'a pas de coordonnateur de la réglementation, communiquez directement avec votre analyste du SAR.
• Si vous ne connaissez pas le nom de votre analyste du SAR, composez le 613-943-5076 ou envoyez un courriel à l'adresse info@tbs-sct.gc.ca afin d'obtenir de l'aide.

Étapes du processus d'élaboration des règlements

La liste de contrôle qui suit énumère les étapes du processus d'approbation des règlements devant être pris par le gouverneur en conseil. Le processus en question a été conçu de manière à faire en sorte que les exigences de la Loi sur les textes réglementaires et de la DCRR soient respectées. Des précisions concernant chaque étape sont fournies dans les pages suivantes. Aux termes de la DCRR, les organismes de réglementation devraient consulter les Canadiens et les parties intéressées tout au long de ce processus.

A. Demande de publication préalable d'un projet de règlement

Étape	Description	Intervenants	Approbations
1	Évaluer le degré d'impact (triage) et déterminer si l'on demandera une exemption de publication préalable. Se reporter au tableau qui suit à propos de l'Exemption de publication au préalable.	Organisme de réglementation (OR) et SAR du SCT	Signature d'un directeur de l'OR
2	Effectuer une analyse, préparer le résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR) et obtenir l'approbation de l'analyste du SAR au sujet du REIR	OR et SAR du SCT
3	Rédiger le règlement	OR et ministère de la Justice	Directeur général de l'OR
4	Examiner le projet de règlement et le REIR (la portée de l'examen varie selon le mandat de la section de la réglementation visée) et émettre des copies estampillées	Ministère de la Justice
5	Envoyer à la Division des décrets du Conseil (DDC) du BCP une présentation relative au règlement	OR et DDC du BCP	Signature du ministre responsable
6	Le Conseil du Trésor examine la présentation et décide s'il y a lieu de l'approuver aux fins de publication préalable	CT, SAR du SCT et DDC du BCP	Approbation de la publication préalable par le CT
7	Assurer la publication préalable de l'ébauche du projet réglementaire dans la Partie I de la Gazette du Canada	DDC du BCP et TPSGC

 

B. Demande d'approbation finale, de publication et d'enregistrement d'un projet de règlement

Étape	Description	Intervenants	Approbations
8	Recevoir et examiner les commentaires relatifs au projet de règlement, réviser le règlement, mettre à jour le REIR, s'il y a lieu, et obtenir l'approbation de l'analyste du SAR du SCT	OR ou SAR du SCT
9	Examiner l'ébauche du projet réglementaire et le REIR, et préparer des copies estampillées	Ministère de la Justice
10	Envoyer à la DDC du BCP la version finale signée de la présentation relative au règlement	OR ou DDC du BCP	Signature du ministre responsable
11	Le gouverneur en conseil (les ministres du CT qui conseillent le gouverneur général), se fondant sur l'avis des ministres du CT, examine la présentation et décide s'il y a lieu de prendre le règlement	CT, Gouverneur général SAR du SCT, et DDC du BCP	Règlements pris par le gouverneur en conseil
12	Enregistrer le règlement et le publier dans la Partie II de la Gazette du Canada	DDC du BCP et TPSGC
13	Examen du Comité mixte permanent d'examen de la réglementation

C. Activités constantes de mesure du rendement et d'évaluation des activités de réglementation

Il est raisonnable de prévoir une période pouvant aller de 6 à 24 mois pour mener à bien le processus d'approbation d'un projet de règlement devant être pris par le gouverneur en conseil, depuis le début du processus de triage jusqu'à ce que le règlement soit pris. Fixez certains échéanciers au début du projet, et discutez avec votre analyste du SAR du SCT, en consultation avec le ministère de la Justice, pour voir si ces échéanciers sont réalistes. Un modèle de calendrier (chemin critique) est proposé à la partie 3 du présent guide.

Demande d'approbation de publication préalable

Étape 1 : Énoncé de triage

La première étape du processus d'élaboration des règlements consiste à évaluer le niveau d'impact de la proposition réglementaire, déterminer si une exemption de publication préalable sera demandée, préparer un énoncé de triage, et obtenir l'approbation de votre analyste du SAR relativement à l'énoncé. Ceci concorde avec l'exigence, énoncée dans la DCRR, voulant que les projets de règlement soient évalués dès le début du processus afin de déterminer si les procédures d'approbation peuvent être rationalisées et comment il convient d'affecter les ressources.

Vous devez présenter une ébauche de l'énoncé de triage à votre analystedu SAR du SCT afin qu'il puisse examiner et commenter le document. L'analyste et vous aurez à déterminer le degré d'impact du projet de règlement, afin d'établir les échéanciers et d'affecter les ressources en fonction des besoins principaux, ceux qui correspondent aux projets ayant un impact moyen ou élevé.

C'est également à cette étape que l'on évaluera l'incidence qu'un projet pourrait avoir sur les échanges commerciaux internationaux. Si l'organisme de réglementation ne peut évaluer comme il se doit les exigences de publication préalable dans l'optique des obligations commerciales internationales (p. ex. à savoir s'il faut prévoir une période de publication préalable de 75 jours), il convient de consulter l'analyste du SAR du SCT, qui décidera de la marche à suivre. Au besoin, le SAR consultera le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI).

Une fois que la version finale de l'énoncé de triage est prête, deux originaux signés par le directeur responsable du projet seront présentés au SAR du SCT afin qu'elles soient cosignées. L'une des copies sera retournée à l'organisme de réglementation qui parraine le projet. La version finale de l'énoncé de triage doit avoir été préparée et cosignée par l'organisme de réglementation et par le SAR du SCT avant que l'on puisse passer à l'étape 2, étant donné que cet énoncé aura un impact sur le niveau d'analyse et de consultation requis ainsi que sur le gabarit approprié du résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR). Une copie de la version finale de l'énoncé devrait également être envoyée aux conseillers législatifs du ministère de la Justice lorsque le projet de règlement ou la liste d'instructions pour la rédaction de celui-ci est présenté au ministère de la Justice aux fins d'examen et, le cas échéant, aux fins de rédaction.

Le Guide de l'énoncé de triage fournit des renseignements ainsi qu'une orientation en vue de la préparation de cet énoncé. Votre analyste du SAR peut également fournir des conseils et de l'aide ainsi qu'étudier les demandes d'exemption de publication préalable.

Exemption de publication préalable

Centre de compétences en réglementation

Étape 2 : Analyse et élaboration du résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)

Aux termes de la DCRR, les organismes de réglementation, lorsqu'ils élaborent un projet de règlement, doivent effectuer des analyses détaillées (en fonction du degré d'impact établi à l'étape de l'énoncé de triage) et mener des consultations poussées. Ils doivent ensuite faire la synthèse de leurs travaux et présenter cette information aux décideurs et au public au moyen d'un REIR, qui est publié dans la partie I de la Gazette du Canada. Un REIR correctement rédigé fait une synthèse concluante de renseignements non techniques qui permet aux divers auditoires qui s'y intéressent de comprendre la question qui est visée par le règlement, la raison pour laquelle cette question fait l'objet du règlement, les objectifs du gouvernement, les coûts et avantages du règlement, l'identification des groupes qu'il touchera, la liste des groupes consultés lors de l'élaboration du règlement, et la façon dont le gouvernement prévoit évaluer et mesurer le rendement du règlement par rapport aux objectifs déclarés.

Mesure du rendement et évaluation des activités de réglementation

Votre analyste du SAR du SCT joue un rôle important dans le processus d'élaboration et d'approbation du REIR. La responsabilité de l'analyste consiste à fournir des conseils et de l'aide durant le processus d'élaboration des règlements, mais la DCRR indique que le SAR du SCT doit examiner les projets de règlement. Il incombe aussi au SAR, en application de la DCRR, de discuter avec les ministères et les organismes au sujet de la qualité des analyses et de leur fournir des conseils sur la manière de satisfaire aux les exigences de la Directive (fonction de remise en question).

Votre analyste du SAR collaborera avec vous afin de s'assurer que le REIR contienne des renseignements suffisants et pertinents au sujet de l'impact du projet de règlement, qu'il soit rédigé dans un langage clair comportant le moins de termes techniques et de jargon possible, et que son libellé concorde avec celui de la loi habilitante et la réglementation. Il pourra demander d'autres renseignements pertinents quant au projet de règlement, afin d'accroître sa compréhension de celui-ci (p. ex. évaluation du risque, livres blancs, présentations).

La fonction de remise en question est exercée dans un esprit de collaboration. Le processus d'examen et de remise en question au début des travaux peut servir à améliorer de façon notable la qualité du projet de règlement et contribuer au respect des exigences d'analyse énoncées dans la DCRR. Cela peut aussi permettre de s'assurer que le projet concorde adéquatement avec les priorités de l'État et que toutes les décisions stratégiques, législatives et financières requises soient demandées et obtenues. De plus, les analystes du SAR, forts de leur connaissance de l'environnement réglementaire général, peuvent déterminer si un projet va à l'encontre d'autres règlements existants ou envisagés, ou si le projet pourrait être amélioré grâce à de meilleures communications ou à une coopération accrue entre organismes de réglementation. En bout de ligne, une collaboration s'amorçant rapidement durant les travaux facilitera l'examen du projet par les ministres du Conseil du Trésor.

Modèles de résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)

Il existe deux modèles de REIR qui correspondent aux exigences de la DCRR: l'un est réservé aux projets ayant un faible impact et l'autre, aux projets ayant un impact moyen ou élevé.

Cette présentation des REIR est exigée pour tous les nouveaux projets de règlement depuis le 1^er avril 2008. Les modèles sont disponibles dans le site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Tel qu'indiqué à la section 3.0 de la DCRR, les organismes de réglementation peuvent aussi avoir à procéder à d'autres analyses portant sur des exigences législatives ou stratégiques particulières. L'analyste du SAR du SCT pourra fournir de l'aide au sujet des exigences de la DCRR et des autres analyses à effectuer.

Respect des obligations internationales

Aux termes de la DCRR, les ministères et les organismes doivent veiller à ce que leurs projets de règlement soient conformes aux obligations internationales du Canada, notamment dans le domaine des échanges commerciaux. C'est à l'étape de l'établissement des priorités que les organismes de réglementation doivent établir si des accords commerciaux internationaux auxquels le Canada est partie ont des répercussions sur leur projet de règlement (pensons à l'Accord sur les obstacles techniques au commerce de l'Organisation mondiale du commerce, à l'Accord sur l'application des mesures sanitaires et phytosanitaires et aux chapitres 7 et 9 de l'Accord de libre-échange nord-américain), et cette information doit être incorporée à la présentation au CT. Pour obtenir de l'aide à cette fin, on peut communiquer avec le service des Règlements et obstacles techniques, ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, au 613-944-8977.

Votre projet a-t-il des répercussions financières ou opérationnelles?

Si votre projet de règlement a des répercussions financières ou opérationnelles, d'autres exigences peuvent s'appliquer; par exemple, une présentation au CT (pour l'approbation du financement et du mandat). Vous devriez discuter de cette question avec votre analyste du SAR du SCT aussitôt que possible au cours du processus.

Les projets de règlement en question seront aussi étudiés par le Conseil du Trésor dans le cadre de son double rôle de conseil de gestion du gouvernement du Canada (partie A) et de conseiller en réglementation (partie B).

Aide disponible

Différents documents peuvent vous aider dans le cadre de l'élaboration d'un projet de règlement.

Les documents d'orientation suivants sont disponibles dans le site Internet des Affaires réglementaires :

• Évaluation, choix et mise en œuvre d'instruments d'action gouvernementale;
• Guide d'analyse coûts-avantages pour le Canada : Propositions de réglementation;
• Lignes directrices sur la coopération et les obligations réglementaires internationales;
• Lignes directrices pour des consultations efficaces sur la réglementation.

D'autres ressources utiles sont mentionnées à la fin du présent document.

L'importance des consultations

Étape 3 : Rédaction du règlement

Vous pouvez choisir entre deux approches pour l'élaboration du libellé d'un règlement :

• transmettre au ministère de la Justice des instructions de rédaction et demander que les conseillers législatifs de ce ministère rédigent le règlement;
• rédiger une ébauche du projet de règlement à l'interne et soumettre ce document à l'examen juridique du ministère de la Justice.

Instructions de rédaction

Les instructions de rédaction doivent être préparées par les responsables des programmes dans les deux langues officielles. Clarté et précision sont de mise. Les instructions peuvent prendre des formes variées, par exemple :

• une explication détaillée de la politique que l'on veut mettre en œuvre au moyen du projet de règlement;
• un exposé abrégé du projet de règlement;
• une demande visant à inclure ou à exclure des termes ou des concepts particuliers;
• une demande visant à incorporer de nouveaux éléments à un règlement existant.

Dans le cas de la modification d'un règlement existant, les instructions doivent expliquer l'objet et les résultats escomptés des modifications proposées. Elles peuvent aussi comporter des suggestions concernant la manière d'incorporer les nouvelles exigences et mentionner la jurisprudence pertinente, le cas échéant, ainsi que les renvois dans le règlement.

Élaboration de l'ébauche à l'interne

La tâche de rédiger un règlement à l'interne est confiée aux responsables de programmes, en collaboration avec l'unité des services juridiques de l'organisme. Il faut soumettre trois copies de l'ébauche du projet réglementaire dans les deux langues officielles au ministère de la Justice pour examen juridique (se reporter à l'étape 4). Veillez à ce que les versions française et anglaise concordent. Le document proposé constituera les « instructions » et les conseillers législatifs du ministère de la Justice y apporteront les changements nécessaires.

Autres exigences

Peu importe que l'on transmette des instructions de rédaction ou une ébauche du règlement, il faut également fournir les documents suivants au ministère de la Justice :

• une ébauche, dans chaque langue officielle, de l'avis de publication préalable (sauf en cas d'exemption de publication préalable);
• une copie, dans chaque langue officielle, de l'ébauche du REIR;
• une copie de la version finale de l'énoncé de triage, cosignée par l'organisme de réglementation et le SAR du SCT;
• le cas échéant, tous les documents visant les modifications au règlement qui ont été transmis au Comité mixte permanent d'examen de la réglementation ou reçus de ce comité.

Il est possible de remettre les documents en version papier ou électronique. Si la version papier est fournie, il faut deux copies de chaque document.

Vous devez également informer les conseillers législatifs du ministère de la Justice de toute question d'ordre juridique pouvant être soulevée par le projet de règlement ainsi que des opinions juridiques formulées à ce sujet; faites aussi mention de la jurisprudence applicable.

Projets de règlement – Documents confidentiels du Conseil privé de la Reine
(Documents confidentiels du Cabinet)

Étape 4 : Examen par les conseillers législatifs du ministère de la Justice et estampillage

Aux termes du paragraphe 3(2) de la Loi sur les textes réglementaires, le greffier du Conseil privé, de concert avec le sous-ministre du ministère de la Justice (dans les faits, cette responsabilité est confiée aux conseillers législatifs du ministère de la Justice) procède à l'examen juridique de chaque projet de règlement pour vérifier :

• que le règlement est autorisé par une loi habilitante;
• que le règlement ne reflète pas un usage inhabituel on imprévu du pouvoir habilitant;
• que le règlement n'empiète pas indûment sur les droits et libertés en vigueur et ne va pas à l'encontre de la Charte des droits et libertés ni de la Loi constitutionnelle de 1982;
• que le règlement, par sa forme et son libellé, est conforme aux normes en vigueur.

Le document est également examiné par d'autres spécialistes (réviseurs, jurilinguistes et bijuristes).

L'examen mené par le ministère de la Justice peut avoir lieu :

• soit après la présentation d'une ébauche par l'organisme de réglementation – le ministère de la Justice rédigera alors une nouvelle version des dispositions qui ne sont pas conformes aux normes reconnues;
• soit durant la rédaction du libellé par le ministère de la Justice lui-même.

Une fois l'examen achevé, les conseillers législatifs du ministère de la Justice transmettent à l'organisme de réglementation parrainant le projet de règlement un projet de discussion. Le document tient compte des changements rendus nécessaires dans la foulée de l'examen juridique. L'organisme de réglementation effectue ensuite un dernier examen du libellé et confirme que celui-ci concorde avec la politique pertinente.

Demande de copies estampillées

Le gestionnaire responsable du projet de règlement doit transmettre une demande écrite (lettre ou courriel) aux conseillers législatifs du ministère de la Justice afin d'obtenir des copies estampillées du règlement, une fois l'assentiment et l'approbation données par l'unité des Services juridiques ministériels de ce même ministère. Le fait qu'un règlement soit estampillé indique que le règlement a été examiné conformément à la Loi sur les textes réglementaires. Si une question en suspens pose un risque juridique majeur, le sous-ministre de la Justice en avisera par écrit le greffier, conformément aux obligations de celui-ci énoncées à l'article 3 de la Loi sur les textes réglementaires. Le greffier en informera alors l'organisme de réglementation. Au même moment, il veillera à ce qu'une copie de l'ébauche du projet de règlement soit transmise au directeur, Opérations du comité du Cabinet au SAR du SCT.

Étape 5 : Envoi d'une présentation signée à la DDC du BCP

Une fois approuvé pour fins de présentation par le ministre parrain, le projet de règlement est envoyé à la DDC du BCP, qui a pour tâche de présenter le projet au Conseil du Trésor. Une présentation relative au règlement doit être reçue par la DDC au moins 15 jours ouvrables avant la réunion du CT où le projet pourrait être inscrit à l'ordre du jour aux fins d'examen. L'inscription des projets à l'ordre du jour du Conseil du Trésor demeure à la discrétion du président.

Le Conseil du Trésor se réunit chaque semaine lorsque le Parlement siège, et des réunions sont tenues au besoin le reste de l'année (par exemple, durant le congé d'été). Les dates d'échéance sont modifiées (repoussées) pour tenir compte des jours fériés pendant cette période. Les projets reçus après l'échéance applicable sont inscrits à l'ordre du jour de la réunion subséquente. Pour qu'un projet soit examiné, tous les éléments requis doivent être présents et satisfaire aux exigences d'analyse de la DCRR.

En situation d'urgence, si l'on veut qu'un projet reçu après l'échéance applicable soit examiné, le ministre parrain doit envoyer au président du Conseil du Trésor une lettre à cet effet y précisant la raison pour laquelle le projet a été soumis tardivement. Avant d'envoyer une telle lettre, il convient de consulter l'analyste du SAR du SCT, qui pourra fournir des conseils concernant le libellé de la lettre. Une fois prête, la lettre (signée par le ministre) doit être incorporée à la présentation relative au règlement ou, si cette présentation a déjà été transmise, doit être envoyée au greffier adjoint du Conseil privé (décrets) par un responsable ministériel, soit par messagerie protégée, soit par télécopieur sécurisé au 613-957-5773. Dans ce dernier cas, l'original de la lettre doit subséquemment être transmis par un responsable ministériel ou par messagerie protégée.

Conformément à la pratique établie du CT, et comme c'est le cas pour tous les projets inscrits à l'ordre du jour, l'examen des projets urgents demeure à la discrétion du président.

La liste de contrôle qui suit fait état des documents qui doivent être envoyés au greffier adjoint du Conseil privé. Sauf indication contraire (voir les modèles à la Partie IV de ce Guide pour connaître les exceptions), tous les documents doivent être fournis dans les deux langues officielles sous forme de documents séparés plutôt que de texte où le français et l'anglais sont côte à côte.

Liste de contrôle aux fins de la publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada

Document	Original	Photocopies
Lettre d'accompagnement	Original (français et anglais)	4
Avis	Original estampillé	5
Règlement	Original estampillé	5
Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)	Original (dont la page couverture est signée par le ministre) + version électronique.	5
Supplementary Note (if applicable)	Original + version électronique.	4
Plan de communication	Original + version électronique.	4
Demande de publication dans la Gazette du Canada	Original.	Aucune
CD ou disquette	Un CD, une disquette ou une clé USB contenant la version électronique des documents et les illustrations, le cas échéant.	Sans objet

La DDC du BCP, lorsqu'elle reçoit une présentation signée, vérifie ce qui suit :

• le projet de règlement relève du pouvoir du gouverneur en conseil;
• tous les documents requis sont fournis et portent les signatures requises;
• le projet de règlement a été estampillé;
• le REIR et la Demande de publication dans la Gazette du Canada (formulaire PWGSC-TPSGC 3105-1) ont été signés par la personne compétente.

La DDC du BCP envoie ensuite une copie de la présentation au SAR du SCT pour examen et préparation d'une note d'information à l'intention des ministres du CT. Si des points demeurent non résolus, l'analyste du SAR pourra communiquer avec le fonctionnaire nommé dans le REIR ou avec le coordonnateur ministériel de la réglementation.

Étape 6 : Réunion du Conseil du Trésor et décision

Il incombe au SAR du SCT d'informer les ministres du CT au sujet des projets de règlement. On pourra demander à des fonctionnaires de l'organisme de réglementation (idéalement au niveau de SMA, mais à tout le moins au niveau de directeur) d'être présents lors de la réunion du CT afin de fournir des renseignements complémentaires. Le SAR vous fera savoir si tel est le cas et précisera la date, l'heure et l'endroit de la réunion, cette information étant confidentielle.

En sa qualité de comité du Cabinet du Conseil privé de la Reine pour le Canada, le Conseil du Trésor est fondé à prendre les décisions suivantes :

• approuver ou rejeter la publication préalable du projet de règlement;
• approuver ou rejeter une demande d'exemption de publication préalable;
• soumettre le dossier à l'examen du Cabinet ou d'un des autres comités de ce dernier;
• renvoyer le dossier au ministre responsable pour examen additionnel et complément d'information;
• reporter l'étude du dossier à une autre réunion.

Les présentations approuvées sont envoyées au BCP en vue de la prise des mesures subséquentes (étape 7). Votre analyste du SAR vous indiquera les mesures de suivi pouvant être requises ou vous fera part de la décision du CT de rejeter un projet de règlement ou d'en reporter l'étude.

Étape 7 : Publication préalable dans la partie I de la Gazette du Canada

Après approbation par le CT, la DDC du BCP envoie le projet de règlement et le REIR connexe à la Direction de la Gazette du Canada de TPSGC.

Le projet de règlement et le REIR font ensuite l'objet d'une publication préalable dans la partie I de la Gazette du Canada. On trouvera des renseignements additionnels sur ce processus (p. ex. exigences de publication, échéanciers, tarifs d'insertion et formulaire de demande d'insertion) dans le site de la Gazette du Canada.

La publication des règlements dans la partie I de la Gazette du Canada permet au gouvernement d'assurer la participation des Canadiens au processus de réglementation. La publication préalable offre à tous les citoyens la possibilité réelle de transmettre leurs commentaires sur un règlement avant que celui-ci ne soit pris (le nom et les coordonnées de la personne à qui envoyer les commentaires doivent apparaître dans le REIR).

La période normale de publication préalable dans la partie I est de 30 jours, sauf dans les situations suivantes :

• la loi habilitante prévoit une autre période;
• les ministres du CT conviennent d'une période différente;
• le projet de règlement a une incidence sur les échanges commerciaux internationaux, de sorte que la période de publication préalable doit être d'au moins 75 jours afin que le Canada puisse se conformer à son obligation de préavis aux termes des différents accords commerciaux.

Un organisme de réglementation peut décider d'une période de publication préalable plus longue (par exemple si certaines parties intéressées importantes ont besoin de plus de temps pour étudier et commenter le projet de règlement). Il convient alors de publier un avis dans la partie I de la Gazette du Canada pour faire part de cette prolongation et des raisons qui la justifient. Une explication doit aussi être fournie dans le REIR lors de la publication de la version finale approuvée du règlement dans la partie II de la Gazette du Canada.

Éditions spéciales

Une nouvelle édition de la partie I de la Gazette du Canada est publiée chaque samedi, de sorte qu'il est facile pour les organismes de réglementation d'assurer en temps utile la publication préalable de leurs projets de règlement. Toutefois, dans des cas exceptionnels, un projet de règlement pourra faire l'objet d'une publication préalable dans une édition spéciale de la Gazette du Canada, afin de faire connaître le projet avant la démarche habituelle de publication. La Direction de la Gazette du Canada et le Bureau du Conseil privé décideront de la pertinence et de la possibilité d'opter pour cette procédure en fonction des circonstances propres à chaque cas.

Précisons que les tarifs d'insertion sont plus élevés dans le cas d'éditions spéciales. Il faut prendre des arrangements longtemps avant la date de publication avec le gestionnaire des Services de révision par téléphone au 613-996-1239, ou par courriel à l'adresse ncr.gazette@pwgsc.gc.ca.

Dépôt au Parlement

Bon nombre de lois habilitantes exigent que leurs projets de règlements ou leurs règlements soient déposés à la Chambre des communes ou au Sénat; certaines prévoient aussi que les projets de règlements fassent l'objet d'un renvoi à des comités parlementaires. Le moment du dépôt peut varier : aux termes de certaines lois, le dépôt doit avoir lieu avant la prise du règlement (p. ex. paragraphe 5(2) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés), tandis que d'autres précisent que le dépôt doit avoir lieu après (p. ex. article 46 de la Loi sur les cours fédérales).

Si un dépôt est requis, votre analyste du SAR du SCT pourra vous aider à déterminer le moment de le faire et la procédure à suivre. Également, votre groupe des affaires législatives ou parlementaires pourra aider à coordonner la procédure de dépôt, de concert avec le BCP. La lettre d'accompagnement destinée au greffier adjoint du Conseil privé (se reporter à l'étape 5) doit préciser si un dépôt est requis et, le cas échéant, la date à laquelle le dépôt doit avoir lieu.

Renseignements additionnels sur la Gazette du Canada

Demande d'approbation finale, publication et enregistrement

Une fois écoulée la période de publication préalable, plusieurs des mêmes étapes déjà décrites avant cette publication sont reprises pour compléter le processus d'élaboration du règlement. Votre analyste du SAR continue de remplir un rôle essentiel d'aide et de remise en question tout au long de ce processus.

Étape 8 : Analyse ultérieure à la publication préalable

La DCRR souligne que les organismes de réglementation doivent « tenir dûment compte des commentaires reçus durant la période de publication préalable » et qu'ils doivent « informer rapidement les Canadiens et les parties touchées sur le résultat des consultations et les priorités prises en compte dans le processus décisionnel ».

Il convient donc d'examiner avec soin tous les commentaires reçus durant la période de publication préalable, de manière à établir s'il y a lieu d'apporter des modifications au libellé du projet de règlement. Il peut être utile de recourir à un document de suivi des commentaires reçus, surtout si l'organisme de réglementation est amené plus tard à expliquer quelle suite a été donnée aux préoccupations exprimées par les parties intéressées ou pourquoi il n'a pas été possible d'y donner suite. Un modèle de document de suivi est présenté à la partie 4 du présent guide.

Si des modifications doivent être apportées au projet de règlement, les conseillers législatifs du ministère de la Justice les examineront conformément à l'article 3 de la Loi sur les textes réglementaires et les intégreront, s'il y a lieu (conformément aux instructions de rédaction fournies par l'organisme de réglementation). Outre les commentaires du public et des parties intéressées, il faut aussi prendre en considération les changements survenus sur la scène nationale et internationale qui pourraient avoir une incidence sur le libellé ou l'objet du projet de règlement.

Il faut réviser le REIR pour préciser la date de publication préalable, résumer les commentaires reçus, expliquer la suite donnée à ces commentaires et fournir les raisons justifiant les mesures prises par l'organisme de réglementation (décision de modifier ou non le règlement). L'organisme de réglementation doit ensuite obtenir l'approbation de l'analyste du SAR du SCT au sujet de la version mise à jour du REIR, puis en envoyer une copie aux conseillers législatifs du ministère de la Justice aux fins d'information.

Si aucun commentaire n'a été reçu durant la période de publication préalable, il faut indiquer ce qui suit dans le REIR : « Ce règlement a été publié au préalable dans la Gazette du Canada, partie I, le [date] et aucune observation n'a été reçue. »

Étape 9 : Examen par les conseillers législatifs du ministère de la Justice et estampillage

Avant de présenter pour prise un projet de règlement, il faut en obtenir de nouvelles copies estampillées, et ce, même si aucune modification n'a été apportée au règlement à la suite de la publication préalable. La version de l'estampille utilisée à cette étape est différente de celle apposée lors de la publication préalable; elle indiquera « GC II » pour indiquer que le règlement a été examiné, conformément à la Loi sur les textes réglementaires, pour publication dans la partie II de la Gazette du Canada.

L'organisme de réglementation doit s'assurer que le pouvoir habilitant n'a pas été modifié ou supprimé entre temps.

Les conseillers législatifs du ministère de la Justice remplissent les mêmes fonctions d'examen juridique à cette étape qu'à celle de la publication préalable (étape 4).

Une deuxième publication préalable s'avère-t-elle nécessaire?

Étape 10 : Envoi de la version finale de la présentation relative au règlement à la DDC du BCP

Une fois la version finale du projet de règlement approuvée par le ou les ministre(s) responsable(s), les documents figurant dans la liste de contrôle qui suit doivent être envoyés au greffier adjoint du Conseil privé. Sauf indication contraire, tous les documents doivent être fournis dans les deux langues officielles sous forme de documents séparés plutôt que de texte où le français et l'anglais sont côte-à-côte.

La DDC du BCP acceptera uniquement les documents qui portent les signatures requises et les règlements estampillés. La DDC enverra une copie du projet de règlement au SAR du SCT.

Liste de contrôle pour la publication finale dans la Partie II de la Gazette du Canada :

Document	Original	Photocopies
Lettre d'accompagnement	Original	4
Recommandation du ministre au gouverneur en conseil	Original signé et daté, imprimé sur le papier du ministère.	4
Décret	Original estampillé (le ministère de la Justice doit fournir au BCP une version électronique du ou des documents).	6
Règlement	Original estampillé (le ministère de la Justice doit fournir au BCP une version électronique du ou des documents).	10
Résumé de l'étude d'impact de la réglementation (REIR)	Original (dont la page couverture est signée par le ministre) + version électronique.	5
Note supplémentaire (le cas échéant)	Original + version électronique.	4
Plan de communication	Original + version électronique.	4
Demande de publication dans la Gazette du Canada	Original.	Aucune
CD ou disquette	Un CD, une disquette ou une clé USB contenant la version électronique des documents et des illustrations.	Sans objet

Étape 11 : Prise du règlement par le gouverneur en conseil

Le gouverneur en conseil est le gouverneur général du Canada, agissant sur l'avis du Cabinet. Depuis décembre 2003, c'est le Conseil du Trésor qui donne avis au gouverneur en conseil, au nom du Conseil privé de la Reine.

Comme c'est le cas pour les projets dont on cherche à obtenir la publication préalable, le SAR du SCT informe les ministres du CT au sujet des présentations soumises pour approbation finale. Les ministres du CT étudieront les résultats de la publication préalable et d'autres renseignements fournis dans la présentation, puis décideront s'il convient de recommander que le gouverneur général prenne le règlement dans sa version finale.

Si le CT décide de ne pas recommander la prise du règlement, il peut prendre différentes mesures :

• demander une deuxième publication préalable;
• transférer le dossier à l'examen du Cabinet ou d'un des autres comités de ce dernier;
• retourner le dossier au ministre parrain pour qu'il procède à un examen plus poussé;
• refuser d'approuver la présentation.

Ici encore, vous pourrez avoir besoin d'une personne possédant une expérience et des connaissances étendues (idéalement au niveau de SMA, mais à tout le moins au niveau de directeur) pour répondre aux questions ou pour fournir des renseignements additionnels lors de la réunion du CT. Le SAR du SCT fournira des conseils au besoin, et il fera part à la personne en question de la date, de l'heure et de l'endroit où se tiendra la réunion du CT.

Le règlement est pris lorsque le gouverneur général signe le décret qui y est joint, ce qui survient en général peu après la réunion du CT.

Étape 12 : Enregistrement, entrée en vigueur, publication dans la partie II de la Gazette du Canada et diffusion

Enregistrement

Aux termes de l'article 5 de la Loi sur les textes réglementaires, un règlement doit être soumis ou présenté au greffier du Conseil privé dans les sept jours (suivant sa prise) pour l'enregistrement prévu. Dans la pratique, l'enregistrement survient habituellement dans les 48 heures suivant la réunion du CT chargée de l'examen du projet de règlement.

Aux fins d'enregistrement, la DDC du BCP inscrit le titre du règlement, le nom de l'organisme de réglementation qui l'a pris, la disposition législative ou autre en vertu de laquelle il a été pris, la date de prise du règlement et la date de l'enregistrement. Le règlement se voit attribuer un numéro précédé de l'abréviation « DORS » (Décrets, ordonnances et règlements statutaires) ou « TR » (Textes réglementaires) selon le cas.

Certains types de règlements ne sont pas assujettis à l'exigence d'enregistrement en application de l'article 7 du Règlement sur les textes réglementaires. Le conseiller législatif du ministère de la Justice peut fournir des conseils à ce sujet; il serait également utile de consulter l'analyste du SAR du SCT.

Entrée en vigueur

Le règlement qui doit être enregistré entre normalement en vigueur à zéro heure à la date de l'enregistrement prévu à l'article 6 de la Loi sur les textes réglementaires ou à la date fixée dans le règlement.

Cela dit, un règlement peut entrer en vigueur jusqu'à sept jours avant son enregistrement, mais pas avant sa prise, si la date d'entrée en vigueur est précisée dans le règlement lui-même et si l'on communique au greffier du Conseil privé les raisons justifiant le caractère non fonctionnel de l'entrée en vigueur du règlement le jour son enregistrement.

La date d'entrée en vigueur d'un règlement peut être antérieure à la date de sa prise (c.-à-d. rétroactive) uniquement si la loi habilitante l'autorise et si le règlement mentionne cette date.

Peu importe la situation, la décision du gouvernement de prendre un règlement ne doit pas faire l'objet d'une annonce publique tant que le décret correspondant n'a pas été signé par le gouverneur général. Il est cependant possible d'annoncer l'intention de prendre des mesures. Il convient aussi de consulter les conseillers en communications du ministère au sujet des annonces ministérielles relatives à des règlements et de coordonner les activités avec le BCP.

Publication

Aux termes de l'article 11 de la Loi sur les textes réglementaires, la plupart des règlements doivent être publiés dans la partie II de la Gazette du Canada dans les 23 jours suivant leur enregistrement (la partie II est publiée tous les deux mercredis). Ce processus est coordonné par la DDC du BCP. À l'instar de la publication préalable, une édition spéciale de la partie II de la Gazette du Canada peut être publiée dans des circonstances particulières, p. ex. pour permettre la publication et la mise en application urgentes d'un règlement avant l'horaire habituel de publication.

Omettre de publier un règlement n'invalide pas ce dernier mais empêche de sanctionner les infractions au règlement. En effet, selon le principe constitutionnel de la primauté du droit, le droit doit être connu de chacun.

Il existe cependant deux exceptions à cette règle générale. Il est possible de condamner une personne ou une organisation pour une infraction à un règlement non publié si le règlement fait l'objet d'une exemption de publication ou si l'une de ses dispositions porte expressément qu'il prend effet avant sa publication dans la partie II de la Gazette du Canada. Il faut alors prouver que des mesures raisonnables ont été prises pour que les personnes touchées par le règlement soient informées de sa teneur.

Distribution

En temps normal, des copies signées d'un décret sont envoyées par courrier au ministre parrain ainsi qu'au sous-ministre ou à l'administrateur général de l'organisme parrain, dans les cinq jours suivant la signature.

Habituellement, les décrets, y compris ceux servant à mettre en œuvre un règlement, sont rendus publics trois jours ouvrables après leur approbation par le gouverneur général. Ils sont disponibles :

• dans la salle de lecture du BCP (4^e étage, 85, rue Sparks, Ottawa), où les visiteurs peuvent consulter une courte liste des décrets et des règlements (on indique également le nom du ministère parrain, le fondement juridique et le numéro du Conseil privé).
• dans le Web à l'adresse de la Base de données des décrets du Conseil.

Examen du comité mixte permanent d'examen de la réglementation

Le mandat de ce comité est défini par la Loi sur les textes réglementaires, la Loi sur la révision et la codification des textes législatifs et le Règlement de la Chambre des communes (les règles permanentes écrites qui régissent les activités de la Chambre des communes). Conformément à la Loi sur les textes réglementaires, le Comité peut examiner tout texte réglementaire pris après le 31 décembre 1971.

Composé de huit sénateurs et d'un nombre équivalent de députés, ce comité dispose des mêmes pouvoirs que les autres comités permanents. Il peut siéger en même temps que la Chambre ainsi que lorsque les travaux de cette dernière sont ajournés; convoquer des personnes et exiger la production de documents et de dossiers; faire imprimer des documents et des témoignages; ainsi que déléguer la totalité ou une partie de ses pouvoirs à un sous-comité (exception faite du pouvoir de faire directement rapport à la Chambre). Il peut aussi déposer des rapports à la Chambre et demander au gouvernement de présenter une réponse aux rapports en question. De plus, le Comité peut prendre l'initiative de faire abroger un règlement.

Le Comité examine tous les textes réglementaires en se fondant sur 13 critères, dont la conformité à la Charte canadienne des droits et libertés ou à la Déclaration canadienne des droits, le respect de la Loi sur les textes réglementaires relativement aux exigences de transmission, d'enregistrement et de publication, ainsi que l'exercice inhabituel ou inattendu des pouvoirs que confère la législation habilitante.

D'autres renseignements sur le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation sont disponibles à la section 17 de La procédure et les usages de la Chambre des communes en ligne.

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