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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes, décembre 2011


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Annexe A : Grands ministères et organismes visés par la vérification

  • Agence de promotion économique du Canada atlantique
  • Agence des services frontaliers du Canada
  • Commission canadienne de sûreté nucléaire
  • Service canadien du renseignement de sécurité
  • Agence spatiale canadienne
  • Citoyenneté et Immigration Canada
  • Service correctionnel Canada
  • Service administratif des tribunaux judiciaires
  • Affaires étrangères et Commerce international Canada
  • Défense nationale
  • Bureau du Conseil privé
  • Sécurité publique Canada
  • Gendarmerie royale du Canada
  • Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
  • Transports Canada
  • Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Les ministères suivants étaient également visés par la vérification parce qu'ils jouent un rôle central dans la prestation de la Stratégie de gestion de l'information du gouvernement du Canada.

  • Bibliothèque et Archives Canada
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
  • Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Annexe B : Liens vers les lois, les cadres, les politiques, les directives et les consignes pertinents

Annexe C : Objectifs et critères connexes

L'objectif de la présente vérification était de déterminer si les GMO et les ministères qui jouent un rôle central satisfont aux exigences de l'ensemble des politiques sur la GI, en mettant l'accent sur la tenue des documents électroniques.

Sous-objectifs Critères

Les ministères ont des structures de gouvernance en place pour soutenir efficacement une stratégie et des résultats en matière de GI.

  • Des structures, des mécanismes et des ressources de gouvernance sont en place pour assurer une gestion de l'information continue et efficace.
  • Des processus de surveillance et de rapports sont en place pour la GI.
  • Les ministères participent à l'établissement d'une orientation pangouvernementale en ce qui concerne l'information et la tenue de documents.
  • Le Secrétariat appuie l'harmonisation de la stratégie ministérielle et des approches en GI avec les instruments de politiques du gouvernement du Canada.

Les ministères se dotent d'une main-d'œuvre hautement qualifiée pour veiller à ce qu'ils aient la capacité d'atteindre les résultats en matière de GI.

  • Les ministères ont un ensemble commun de connaissances, d'apprentissage et d'outils d'évaluation.
  • Les ministères ont une compréhension commune des instruments de politique et des outils d'évaluation communs.
  • Le gouvernement du Canada prône et encourage une harmonisation générale des fonctions ministérielles de GI.

Les ministères mettent au point une architecture et des processus d'information adaptés aux risques, aux contrôles et aux exigences opérationnelles en matière de GI.

  • L'information et les documents sont définis et gérés comme des ressources précieuses pour appuyer les résultats des programmes et des services, ainsi que pour satisfaire aux besoins et aux responsabilités opérationnels.
  • Les programmes et les services du gouvernement permettent un accès facile à de l'information pertinente, fiable, intégrale et en temps opportun.
  • Les ministères jouant un rôle central en matière de GI aident d'autres ministères à assurer que l'information est partagée le plus largement possible au sein du ministère et avec les autres ministères.

Les outils de GI élaborés et mis en œuvre respectent les besoins quant au contrôle approprié du ministère et des utilisateurs opérationnels, et sont conformes à l'architecture d'information ministérielle et interministérielle.

  • Les ministères élaborent et mettent en œuvre des outils et des applications communs et intégrés.
  • Le gouvernement du Canada a adopté des outils et des applications communs et intégrés.

Les pratiques de tenue de documents font en sorte que l'information est disponible au moment opportun, qu'elle est exacte et qu'elle est accessible aux ministères pour l'exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement du Canada.

  • L'information est gérée de manière à assurer sa pertinence, son authenticité, sa qualité et sa rentabilité tant que celle-ci sera nécessaire pour respecter les responsabilités et les besoins opérationnels.
  • BAC octroie des autorisations de disposition de documents, en vertu de l'article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, pour permettre aux ministères de mettre en œuvre leurs plans de conservation et d'élimination de documents.
  • Les programmes et les services ministériels intègrent les exigences de la GI aux activités d'élaboration, de mise en œuvre, d'évaluation et de préparation de rapports.

Annexe D : Recommandations, par ministère et organisme

La mesure dans laquelle les recommandations suivantes s'appliquent à chaque ministère est variable. Il se peut qu'il y ait des ministères qui n'ont pas commencé à donner suite à certaines de ces recommandations, alors que d'autres sont peut-être plus proches de la mise en œuvre finale.

Recommandations

GMO

Ministères jouant un rôle central

APECA

ASFC

CCSN

SCRS

ASC

CIC

SCC

SATJ

MAECI

DN

BCP

SP

GRC

CRSH

TC

SCT*

SCT**

BAC

TPSGC

1. Les GMO devraient établir des indicateurs de rendement pour mieux surveiller la mise en œuvre de leurs plans de GI.

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2. Les GMO devraient définir l'information ayant une valeur opérationnelle pour leur organisation et élaborer des méthodes pour veiller à ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stockée de manière efficace.

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3. Les GMO, en collaboration avec BAC, devraient élaborer des processus de conservation et d'élimination officiels pour l'ensemble du personnel des ministères.

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4. Les GMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation du personnel ministériel et mettre en œuvre les mesures requises.

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5. Les GMO devraient élaborer des stratégies pour accroître l'utilisation des systèmes organisationnels de tenue des documents électroniques par le personnel des GMO.

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Légende

A
Applicable
N/A
Non-Applicable
APECA
Agence de promotion économique du Canada atlantique
ASFC
Agence des services frontaliers du Canada
CCSN
Commission canadienne de sûreté nucléaire
SCRS
Service canadien du renseignement de sécurité
ASC
Agence spatiale canadienne
CIC
Citoyenneté et Immigration Canada
SCC
Service correctionnel Canada
SATJ
Service administratif des tribunaux judiciaires
MAECI
Affaires étrangères et Commerce international Canada
DN
Défense nationale
BCP
Bureau du Conseil privé
SP
Sécurité publique Canada
GRC
Gendarmerie royale du Canada
CRSH
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
TC
Transports Canada
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
BAC
Bibliothèque et Archives Canada
TPSGC
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Annexe E : Classement des recommandations en fonction du risque

Le tableau qui suit présente les recommandations et leur attribue un ordre de priorité fondé sur le risque (élevé, moyen, faible), en fonction de l'importance relative des recommandations et de la mesure dans laquelle celles-ci reflètent une non-conformité aux politiques du Conseil du Trésor.

Recommendations Priorité
1. Les GMO devraient établir des indicateurs de rendement pour mieux surveiller la mise en œuvre de leurs plans de GI. Élevé
2. Les GMO devraient définir l'information ayant une valeur opérationnelle pour leur organisation et élaborer des méthodes pour veiller à ce que cette information puisse faire l'objet d'un suivi et soit stockée de manière efficace. Élevé
3. Les GMO, en collaboration avec BAC, devraient élaborer des processus de conservation et d'élimination officiels pour l'ensemble du personnel des ministères. Élevé
4. Les GMO devraient effectuer des analyses des besoins en formation du personnel ministériel et mettre en œuvre les mesures requises. Moyen
5. Les GMO devraient élaborer des stratégies pour accroître l'utilisation des systèmes organisationnels de tenue des documents électroniques par le personnel des GMO. Élevé

[1]. Le Bureau du contrôleur général n'a pas réalisé une évaluation externe de ses activités de vérification au moins une fois au cours des cinq dernières années pour confirmer qu'il se conformait à ces normes.