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ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale de la conformité à la Politique sur les services communs

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Appendice A : Critères de vérification

L'objectif de la pr�sente v�rification �tait de d�terminer si les OSC et le Secr�tariat, en sa qualit� d'organisme central, se conforment aux exigences de la Politique sur les services communs.

Objectifs	Critères
1) le Secr�tariat et les OSC ont mis en place des pratiques de gouvernance, de surveillance et d'évaluation efficaces pour s'assurer de l'exécution de leurs responsabilités en vertu de la Politique et pour veiller à ce que la fonction de gouvernance reçoive les renseignements de planification nécessaires pour établir l'orientation future des OSC.	le Secr�tariat, en collaboration avec les OSC, veille à ce que la Politique sur les services communs évolue au même rythme que les besoins changeants du gouvernement du Canada. Les OSC disposent des renseignements appropriés sur la planification pour déterminer quels services offrir. le Secr�tariat surveille les OSC afin d'évaluer dans quelle mesure les responsabilités énoncées dans la Politique sur les services communs sont respectées. Les OSC fournissent les services relevant de leur mandat approuvé.
2) Les OSC disposent de renseignements sur les coûts bien préparés et à jour qui contribuent à la responsabilisation et à la transparence, et améliorent les décisions prises relativement à la prestation des services communs et à leur utilisation par les ministères.	Les OSC sont responsables d'établir les tarifs et de gérer les coûts de leurs services communs conformément aux dispositions de la Politique sur les services communs.
3) Les OSC ont adopté des pratiques exemplaires et veillent à ce qu'elles soient utilisées pour fournir les services aux clients, conformément à la Politique sur les services communs.	Les OSC délèguent des pouvoirs afin de répondre aux besoins des ministères clients. Les OSC assurent la prestation de services en tenant compte des objectifs et des buts de l'ensemble du gouvernement. Les OSC ont mis en place des systèmes de qualité et des pratiques qui répondent aux besoins et aux attentes des clients.
4) Les OSC ont conçu des systèmes de mesure du rendement efficaces et surveillent le rendement afin de s'assurer d'atteindre leurs objectifs.	Les OSC ont élaboré des normes de services et elles évaluent leur rendement en fonction de ces normes. Les OSC disposent de renseignements sur le rendement pertinents et transparents sur lesquels elles peuvent s'appuyer pour prendre des décisions concernant l'avenir de leurs services.

Appendice B : Ministères et organismes inclus dans la mission de vérification

Ministère	Service examiné	Modèle de financement	Nature du service
École de la fonction publique du Canada	L’apprentissage à la fonction publique	Crédits nets avec autorisation spéciale de reporter les soldes d’années antérieures	Facultatif
Ministère de la Justice Canada	Services juridiques aux ministères	Hybride Crédits nets / crédits	Obligatoire
Services des poursuites pénales du Canada	Poursuites relatives à des infractions aux lois fédérales	Hybride Crédits nets / crédits	Obligatoire
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada	Système SELECT[8] pour la sélection de cabinets d’ingénieurs et d’architectes du secteur privé	Crédits	Obligatoire
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada	Biens immobiliers – Services environnementaux	Fonds renouvelable	Facultatif
Statistique Canada	Services statistiques aux ministères	Crédits nets	Facultatif
Organisme central participant à la vérification
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada	Politique sur les services communs et Guide d’établissement des coûts

Appendice C : Classement des recommandations en fonction du risque

Le tableau suivant présente les recommandations et leur attribue une cote de risque élevée, moyenne ou faible. Ces cotes de risque ont été déterminées en fonction de l'importance relative de chacune des recommandations et de la mesure dans laquelle celles–ci témoignent d'une non–conformité aux politiques du Conseil du Trésor.

Recommandations	Degré de priorité
1. le Secr�tariat devrait évaluer et mettre à jour la politique en conformité avec l'initiative de renouvellement de l'ensemble des politiques. 2. Les OSC devraient établir des plans détaillés et des objectifs sur le rendement pour leurs services en fonction de leurs contextes interne et externe actuels. 3. le Secr�tariat devrait passer ses politiques en revue pour s'assurer qu'elles correspondent aux modèles de prestation de services, et il devrait continuer à examiner les contrôles d'établissement des tarifs et les exigences relatives au modèle de financement qui sont en place et déterminer s'ils sont appropriés et efficaces, tant pour les OSC que pour les ministères hiérarchiques qui fournissent des services à d'autres ministères fédéraux. 5. Les OSC devraient mettre au point, lorsqu'elles le jugent nécessaire, dans le cadre de la négociation avec les ministères clients, des ententes de service qui prévoient des normes de service ainsi que des objectifs de rendement. 7. le Secr�tariat devrait achever les lignes directrices à l'intention des OSC sur les ententes de service.	Élevé
4. Les OSC devraient mettre en place des pratiques de mesure du rapport coût–efficacité et de production de rapports à cet égard à l'intention des principaux intervenants. 6. Les OSC devraient élaborer des mécanismes d'appel et de recours et en faire la communication aux ministères clients.	Moyen

Recommandations

Degré de priorité

1. le Secr�tariat devrait évaluer et mettre à jour la politique en conformité avec l'initiative de renouvellement de l'ensemble des politiques.

2. Les OSC devraient établir des plans détaillés et des objectifs sur le rendement pour leurs services en fonction de leurs contextes interne et externe actuels.

3. le Secr�tariat devrait passer ses politiques en revue pour s'assurer qu'elles correspondent aux modèles de prestation de services, et il devrait continuer à examiner les contrôles d'établissement des tarifs et les exigences relatives au modèle de financement qui sont en place et déterminer s'ils sont appropriés et efficaces, tant pour les OSC que pour les ministères hiérarchiques qui fournissent des services à d'autres ministères fédéraux.

5. Les OSC devraient mettre au point, lorsqu'elles le jugent nécessaire, dans le cadre de la négociation avec les ministères clients, des ententes de service qui prévoient des normes de service ainsi que des objectifs de rendement.

7. le Secr�tariat devrait achever les lignes directrices à l'intention des OSC sur les ententes de service.

Élevé

4. Les OSC devraient mettre en place des pratiques de mesure du rapport coût–efficacité et de production de rapports à cet égard à l'intention des principaux intervenants.

6. Les OSC devraient élaborer des mécanismes d'appel et de recours et en faire la communication aux ministères clients.

Moyen

Appendice D : Recommandations par ministère et organisme

Recommandations	TPSGC		EFPC	SPPC	JUS	StatCan	SCT
Recommandations	Services environnemen-taux	Service SELECT	L’apprentis-sage à la fonction publique	Poursuites pénales	Services consultatifs juridiques	Services statistiques	SCT
1. le Secr�tariat devrait évaluer et mettre à jour la politique en conformité avec l’initiative de renouvellement de l’ensemble des politiques.	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	applicable
2. Les OSC devraient établir des plans détaillés et des objectifs sur le rendement pour leurs services en tenant compte de leurs contextes interne et externe actuels.	non applicable	applicable	applicable	applicable	non applicable	non applicable	non applicable
3. le Secr�tariat devrait passer ses politiques en revue pour s’assurer qu’elles correspondent aux modèles de prestation de services, et il devrait continuer à examiner les contrôles d’établissement des tarifs et les exigences relatives au modèle de financement qui sont en place et déterminer s’ils sont appropriés et efficaces, tant pour les OSC que pour les ministères hiérarchiques qui fournissent des services à d’autres ministères fédéraux.	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	applicable
4. Les OSC devraient mettre en place des pratiques de mesure du rapport coût–efficacité et de production de rapports à cet égard à l’intention des principaux intervenants.	non applicable	applicable	non applicable	applicable	applicable	non applicable	non applicable
5. Les OSC devraient mettre au point, lorsqu’elles le jugent nécessaire, dans le cadre de la négociation avec les ministères clients, des ententes de service qui prévoient des normes de service ainsi que des objectifs de rendement.	non applicable	applicable	applicable	applicable	non applicable	applicable	non applicable
6. Les OSC devraient élaborer des mécanismes d’appel et de recours et en faire la communication aux ministères clients.	non applicable	applicable	applicable	applicable	non applicable	non applicable	non applicable
7. le Secr�tariat devrait achever les lignes directrices à l’intention des OSC sur les ententes de service.	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	non applicable	applicable

Légende

TPSGC: Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
StatCan: Statistique Canada
SPPC: Service des poursuites pénales du Canada
JUS: Ministère de la Justice Canada
EFPC: École de la fonction publique du Canada

Appendice E : Sources des critères et autres documents de références utilisés dans le déroulement de la vérification

Sources des crit�res

Politique sur les services communs
Bureau du contrôleur général du Canada : Guide d'établissement des coûts
Bureau du contrôleur général du Canada – Leçons apprises sur les pratiques d'établissement des coûts
Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes (en anglais seulement)
Politique sur la vérification interne
Guide des ententes de services du Secrétariat –Éléments essentiels (version 1.2), Section 8 : Rendement - Ébauche (non publiée)

Documents de r�f�rence

Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, mars 2011 - Non publiés
Rapport de la vérificatrice générale à la Chambre des communes,chapitre 5, « La gestion de la prestation des services juridiques au gouvernement – Ministère de la Justice Canada », mai 2007
Commission de la fonction publique : Vérification du recouvrement des coûts, avril 2005
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada : Évaluation du Programme de distribution des biens de la Couronne, Rapport final, mai 2008

R�f�rences

[1]. Le budget fédéral de 2010 prévoyait un examen des services administratifs, l'objectif étant de réaliser une étude approfondie des fonctions administratives du gouvernement et des coûts indirects afin de déterminer la possibilité de faire des économies supplémentaires et d'améliorer la prestation des services.

[2] Le Bureau du contrôleur général n'a pas réalisé d'évaluation externe de ses activités de vérification au moins une fois au cours des cinq dernières années pour confirmer qu'il se conformait à ces normes.

[3]. le Secr�tariat procède actuellement à l'élaboration d'un cadre de services internes en vue de la gestion de la prestation de services internes entre ministères.

[4]. Le budget fédéral de 2010 prévoyait un examen des services administratifs, l'objectif étant de réaliser une étude approfondie des fonctions administratives du gouvernement et des coûts indirects afin de déterminer la possibilité de faire des économies supplémentaires et d'améliorer la prestation des services.

[5]. Le Bureau du contrôleur général a conçu une initiative pour régler la question du cadre législatif de la prestation de services entre ministères.

[6]. En 2005, le Secr�tariat du Conseil du Trésor du Canada et l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada ont lancé un examen des politiques de gestion du Conseil du Trésor afin de clarifier les responsabilités des ministres et des administrateurs généraux dans des domaines clés du travail de service public.

[7]. Les ministères hiérarchiques sont tous les ministères et les organismes dont la principale responsabilité consiste à offrir au public des programmes et des services.

[8]. Ce service était auparavant appelé le SPEC.