ARCHIVÉ - Vérification interne horizontale du cadre de contrôle de la gestion des subventions et des contributions dans les grands ministères et organismes — Phase 1

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Constatations détaillées et recommandations

Première constatation – Cadre de contrôle de la gestion

Nous avons examiné les structures de contrôle de la gestion des programmes de subventions et de contributions dans l'administration publique et au sein des GMO, de manière à évaluer les éventuels problèmes systémiques rattachés à la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008) du Conseil du Trésor. Nous avons évalué les rôles et les responsabilités énoncés dans cette politique ainsi que leur application dans le cadre de la gestion des subventions et des contributions. Nous avons également examiné la conception des processus de surveillance et de responsabilisation servant à l'évaluation globale des programmes de subventions et de contributions, y compris l'information obtenue par la direction dans le cadre de ces processus. Enfin, nous avons examiné le cadre de contrôle visant à assurer le respect des exigences en matière de politiques du Conseil du Trésor, dont la normalisation des modalités de gestion des programmes, et le rôle du SCT au chapitre de la diffusion des pratiques exemplaires dans les organisations.

Il appartient au personnel de direction de définir les systèmes et les processus devant permettre aux gestionnaires de prendre part à la prise des décisions importantes, de veiller à ce que des systèmes de contrôle soient en place pour atténuer les risques et de surveiller les résultats obtenus dans le cadre des programmes. Les processus de surveillance et de responsabilisation permettent d'obtenir des renseignements à l'appui de la supervision exercée par la direction, de manière à s'assurer que les programmes se déroulent bien et atteignent leurs objectifs. Les cadres de gestion des programmes aident les organes de gouvernance en faisant en sorte que des contrôles soient en place aux fins du respect des exigences en matière de politiques pangouvernementales et de l'atténuation des autres risques définis.

Aucune lacune systémique n'a été observée relativement à la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert au sein des GMO

Nous n'avons observé aucune lacune systémique en ce qui a trait à la mise en application de la Politique sur les paiements de transfert (2008) dans les GMO. Cette politique est fondée sur des principes et met de l'avant un cadre raisonnable quant aux rôles et aux responsabilités respectifs des organismes centraux et des ministères et organismes. La Politique et la directive connexe prévoient un ensemble de contrôles de base qui devraient être normalisés afin de garantir une gestion des subventions et des contributions qui soit à la fois intègre, transparente et équitable tout en tenant dûment compte des risques. La Politique assure que la haute direction se conforme à des exigences en matière de rapport au regard de la prise des décisions importantes et de la surveillance des résultats obtenus dans le cadre des programmes.

Lorsque des GMO éprouvent des difficultés à mettre en application la Politique sur les paiements de transfert, le Centre d'expertise sur les subventions et les contributions du SCT facilite la collaboration entre les organisations afin de mettre en commun de bonnes pratiques et de fournir l'interprétation et l'orientation pouvant être requise.

Les rôles, les responsabilités et les modalités en matière de rapport sont généralement bien définis et communiqués. Par contre plus d'efforts sont requis.

La plupart des GMO ont élaboré et mis de l'avant une orientation sur les rôles, les responsabilités et les modalités en matière de rapport se rattachant à la gestion des subventions et aux contributions. Pour faciliter ces activités, une formation a été fournie à la fois aux ministères et à l'administration publique dans son ensemble. Certains GMO ont préparé un document énonçant la vision sous-jacente à leurs programmes de subventions et de contributions, utilisent leur intranet à titre de source centrale d'information et ont recours à la pratique exemplaire consistant à intégrer l'orientation disponible aux systèmes de paiements de transferts. Tous les GMO examinés disposent d'un centre d'expertise ou d'un service de coordination de la gestion des paiements de transfert. Dans la plupart des cas, ces centres remplissent un rôle de premier plan aux fins de la coordination de l'orientation sur la gestion des paiements de transfert. Par contre, dans certains GMO, les rôles et les responsabilités des centres pourraient être améliorés et mieux communiqués, de manière à appuyer l'efficacité des centres et à éviter les incohérences ou les fonctions faisant double emploi entre les différents secteurs organisationnels exécutant des programmes de subventions et de contributions

Les GMO ont élaboré des stratégies de mesure du rendement, mais les pratiques de surveillance continue doivent être renforcées

La plupart des GMO ont élaboré des stratégies de mesure du rendement, de surveillance et d'établissement de rapports relativement à l'atteinte des objectifs de leurs programmes de subventions et de contributions. Le plus souvent, ces stratégies comportent un plan d'évaluation formelle des programmes selon un cycle de cinq ans. On a constaté que, dans le cas de certains des programmes examinés, on n'exerçait pas une surveillance constante du rendement. En outre, certains GMO n'ont pas élaboré d'outils pour faire un suivi uniforme du rendement et ne présentaient pas de données actuelles à la haute direction à l'appui de la gestion des programmes. De ce fait, les GMO en question ne peuvent garantir de façon constante que leurs programmes de subventions et de contributions atteignent leurs objectifs, étant donné que les décideurs ne reçoivent pas sur une base régulière de renseignements sur le rendement pour pouvoir apporter au besoin des rajustements aux programmes.

Les GMO font des progrès au chapitre de la normalisation

Il est impératif que la direction comprenne les cadres de contrôle en place au sein même de l'organisation afin de s'assurer qu'ils permettent d'atténuer les risques et d'exercer le degré de surveillance nécessaire. Des processus de contrôle administratif normalisés servent à hausser l'efficience et à renforcer le contrôle, afin d'atténuer les risques, de tenir compte des possibilités qui s'offrent et d'exercer une supervision uniforme et transparente. La plupart des GMO font des progrès au chapitre de la normalisation des activités administratives dans le cadre de leurs programmes de subventions et de contributions, mais le degré d'avancement à cet égard varie d'un organisme à l'autre. La plupart des GMO ont conçu des processus opérationnels communs, notamment des modèles normalisés permettant d'assurer la transparence et la cohérence du processus décisionnel.

Nous avons pris note de deux initiatives ayant une incidence positive sur les activités de normalisation et qui peuvent constituer de bonnes pratiques. D'abord, dans la plupart des GMO ainsi qu'au SCT, un centre d'expertise ou un service équivalent ayant pour tâche d'assurer le recours à une approche uniforme de gestion des subventions et des contributions dans l'ensemble de l'organisation a dirigé les efforts de normalisation. Ensuite, le recours à des systèmes automatisés de paiements de transfert, lorsque des processus opérationnels normalisés peuvent être mis en application et appuyés par des contrôles automatisés, peut aussi être une pratique exemplaire de normalisation qui pourrait être reprise par les GMO ne disposant pas encore de tels systèmes.

Recommandations

• 1. Les GMO devraient envisager de renforcer les rôles et les responsabilités rattachés aux subventions et aux contributions dans l'ensemble de leur organisation, et de mieux faire connaître les rôles et les responsabilités de leur centre d'expertise sur les subventions et les contributions ou de tout autre service équivalent.
• 2. Les GMO devraient concevoir les outils nécessaires pour recueillir et analyser de façon continue des renseignements sur le rendement des programmes.

Deuxième constatation – Gestion des programmes

Nous avons examiné la manière dont est fait la promotion des programmes et la mesure dans laquelle l'information sur les programmes a été rendue publique. Nous avons cherché à voir si les GMO avaient mis en place des structures et des contrôles d'approbation appropriés aux fins de la sélection des bénéficiaires des programmes de subventions et de contributions. Ces structures et contrôles comprennent des outils et des modèles visant à assurer une évaluation équitable et transparente des projets.

Les ministères et organismes font la promotion publique des programmes, ce qui inclut leur description et les critères d'admissibilité et d'évaluation, de sorte que les bénéficiaires admissibles disposent de l'information requise pour que leur demande soit approuvée. Les structures d'approbation font en sorte que la sélection des bénéficiaires et la détermination du degré de financement des projets se fassent de manière équitable et transparente.

Les programmes sont assortis d'un processus de promotion ouvert et accessible

La plupart des GMO font la promotion de leurs programmes au moyen d'un processus ouvert et accessible. En général, ils diffusent une description de leurs programmes, y compris les exigences relatives aux demandes et les critères d'admissibilité, sur leur site Web, au moyen de communiqués de presse ou dans le cadre d'activités de sensibilisation communautaires ou régionales. Certains GMO commencent à examiner la possibilité d'établir une interface électronique avec les bénéficiaires éventuels, ce qui permettrait de présenter les demandes en ligne. L'utilisation d'une telle interface constitue une bonne pratique en ce sens qu'elle contribue à rationaliser le processus de demande pour les bénéficiaires, tandis que l'organisation n'aura pas à entrer de nouveau l'information.

Des processus de contrôle de la sélection des bénéficiaires ont été instaurés

Tous les GMO ont mis en place des processus de contrôle transparents pour superviser la sélection des bénéficiaires. Ces processus peuvent prendre la forme de groupes de travail, de groupes de pairs ou de comités d'examen exerçant une surveillance du processus, sans oublier la division des responsabilités relatives à l'application des processus d'évaluation et d'approbation des demandes. Une bonne pratique parfois en vigueur consiste à aviser les auteurs d'une demande lorsque celle-ci est rejetée.

Troisième constatation – Surveillance des bénéficiaires en fonction du risque

Nous avons examiné les stratégies et les processus auxquels ont recours les GMO pour évaluer le risque associé aux bénéficiaires aux fins de l'établissement des exigences en matière de surveillance et de rapport. Nous nous sommes aussi penchés sur la question concernant l'influence que le degré de risque associé à un bénéficiaire pouvait avoir sur les exigences en matière de surveillance et de rapport applicables et si cette évaluation des risques était conforme à la stratégie ou à la méthodologie organisationnelle en la matière.

L'évaluation du risque associé aux bénéficiaires de contributions sert de fondement afin de déterminer le nombre et la fréquence à la fois des activités de surveillance et des rapports pouvant être requis pour s'assurer que les bénéficiaires se conforment aux modalités de financement. L'utilisation des données d'évaluation du risque pour déterminer les exigences de surveillance applicables à un bénéficiaire donné aide à concentrer les ressources, qui ne sont pas illimitées, sur les éléments à risque élevé, de façon à hausser l'efficience et à alléger le fardeau en matière de surveillance et de rapport pour les bénéficiaires présentant peu de risque. La surveillance et les exigences en matière de rapport sont essentielles si l'on veut s'assurer que les bénéficiaires continuent de se conformer aux modalités de financement et d'atteindre les objectifs des programmes.

Des stratégies d'évaluation du risque lié aux bénéficiaires ont été élaborées mais ne sont pas mises en application

La plupart des GMO ont élaboré des stratégies d'évaluation du risque lié aux bénéficiaires afin de déterminer le degré de surveillance et les exigences en matière de rapport à prévoir pour chaque bénéficiaire. La plupart également ont amorcé un processus visant à procéder à cette évaluation du risque au moyen d'outils comme des modèles normalisés. Toutefois, en général, le degré de surveillance et les exigences en matière de rapport ne varient pas en fonction du risque évalué. Du coup, les bénéficiaires présentant un risque faible ou moyen assument un fardeau administratif et redditionnel plus lourd que nécessaire. Les GMO pourraient hausser l'efficience de leurs activités de surveillance des bénéficiaires en appliquant des modalités de surveillance fondées sur le risque. Ils pourraient aussi alléger le fardeau redditionnel des bénéficiaires en veillant à ce que tous les rapports exigés contiennent suffisamment d'information à l'intention des agents de programmes pour assurer la bonne exécution des programmes. Le fait d'évaluer le risque relié aux bénéficiaires afin d'adapter les activités de surveillance et les exigences en matière de rapport peut aider à rationaliser et à rendre plus efficientes les pratiques administratives.

Une bonne pratiques observée consiste à utiliser un système automatisé de paiements de transfert pour fournir une orientation au personnel des programmes lors de l'évaluation du risque relié aux bénéficiaires, afin d'assurer l'uniformité et la transparence du processus, puis de déterminer le degré de surveillance et les exigences en matière de rapport à prévoir, cette information étant ensuite transmise par le système avant que soit effectué le versement des contributions.

Recommandation

• 3. Les GMO devraient établir les activités de surveillance et les exigences en matière de rapport applicables aux bénéficiaires en fonction des stratégies d'évaluation du risque.

Quatrième constatation – Réforme

Nous nous sommes penchés sur les progrès accomplis par les GMO en vue de se conformer aux nouvelles exigences de la Politique sur les paiements de transfert. Notamment, nous avons examiné les mesures prises pour collaborer avec d'autres ministères et organismes, pour mettre en œuvre des normes de service aux bénéficiaires et pour mobiliser les bénéficiaires dans le cadre des efforts d'amélioration des programmes de subventions et de contributions. Nous avons aussi étudié le rôle joué par le SCT à titre de leader et d'agent facilitateur auprès des GMO dans le contexte des initiatives de réforme.

La collaboration interorganisationnelle aide les GMO à mettre en commun de bonnes pratiques et à déterminer les bénéficiaires communs, le but étant de réduire le fardeau redditionnel et d'adopter une approche davantage axée sur le citoyen pour ce qui est de la gestion des subventions et des contributions. Cette collaboration englobe l'harmonisation des programmes de paiements de transfert, grâce à la conciliation ou à l'intégration des programmes qui visent des objectifs similaires ou s'adressent aux mêmes bénéficiaires. Une fois établies, les normes de service peuvent être utilisées à titre d'indicateurs de rendement mesurables afin de hausser l'efficience et d'améliorer l'exécution des programmes. La mobilisation des parties prenantes sert à maintenir la pertinence des programmes de subventions et de contributions ainsi qu'à hausser l'efficacité et l'efficience.

Certains progrès ont été accomplis sur le plan de la collaboration, mais plus d'efforts sont requis afin de progresser

La plupart des GMO ont commencé à envisager la possibilité d'opter pour une gestion et des vérifications coordonnées des bénéficiaires à l'intérieur même de leur organisation et avec d'autres fournisseurs de fonds, comme d'autres ministères et organismes fédéraux. La plupart ont aussi commencé à incorporer des modalités similaires à leurs accords avec les bénéficiaires d'un programme à l'autre, le cas échéant. Par l'entremise de la diffusion d'information à travers le gouvernement et en encouragent la standardisation des pratiques administratives, le SCT travaille avec les grands ministères afin d'adresser les objectives d'harmonisation de la politique et de la réforme.

La mise en application des normes de service en est encore aux premières étapes

La plupart des GMO ont élaboré une stratégie de mise en application des normes de service. Certains d'entre eux fixent des cibles à cet égard. Certains aussi ont mis au point des processus ou des systèmes pour faire le suivi de l'examen et de l'approbation des demandes et des bénéficiaires afin de fixer leurs normes de service. Il y a des GMO qui ont commencé à publier des normes de service, ce qui constitue une bonne pratique.

Les bénéficiaires peuvent formuler des commentaires par des voies informelles ce qui permet d'améliorer les programmes

La plupart des GMO entretiennent des rapports constants avec les bénéficiaires, que ce soit au moyen de sondages, d'ateliers ou de groupes de réflexion. Parfois, il s'agit de rapports informels pouvant prendre la forme d'un dialogue continu. Les GMO pourraient renforcer ce processus en rendant publiques les mesures prises découlant de la participation des bénéficiaires.

Plans d'action de la direction

Les constatations et les recommandations faisant suite à la vérification ont été soumises aux sept GMO visés par la vérification ainsi qu'au SCT en sa qualité d'organisme central. Le Secteur de la vérification interne du Bureau du contrôleur général a demandé à chaque GMO ayant participé à la vérification de présenter un plan d'action de la direction comportant des mesures détaillées.