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ARCHIVÉ - Critère de vérification des contrôles de base

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Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses

Critère Sous-critère Source

1) Délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses

Les instruments de délégation des pouvoirs sont adéquats et à jour, ils ont été approuvés conformément à la Directive.

  • 1.1) Les pouvoirs financiers délégués par le ministre approprié pour son portefeuille ou par le sous‑ministre pour son ministère seulement, conformément aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques sont communiqués par écrit
  • 1.2) Les contrôles relatifs à tous les pouvoirs financiers délégués sont examinés et mis à jour au moins une fois par année et mis à jour dans les 90 jours suivant l'arrivée d'un nouveau ministre.
  • 1.3) Le ministre et le sous-ministre doivent apposer leur signature lorsqu'une délégation de pouvoirs financiers a lieu entre ministères liés par un protocole d'entente.

2) Apprentissage, formation et perfectionnement.

Les employés reçoivent la formation requise, en conformité avec les exigences applicables à la gestion financière, à la passation de marchés et aux ressources humaines.

  • 2.1) Tous les gestionnaires reçoivent une formation obligatoire avant de pouvoir exercer la délégation de pouvoirs dont ils disposent.
  • 2.2) Les gestionnaires et les cadres supérieurs doivent valider la connaissance qu'ils ont de leurs responsabilités légales afin de conserver les pouvoirs qu'on leur a délégués.

Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements

Critère Sous-critère Source

1) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.

  • 1.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée.
  • 1.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
  • 1.3) L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.

Directive sur la vérification des comptes

Critère Sous-critère Source

1) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 1.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée.
  • 1.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
  • 1.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.

2) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun.

  • 2.1) La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 2.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
  • 2.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
  • 2.4) Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement.

Directive sur les cartes d'achat

Critère Sous-critère Source

1) L'attribution des cartes d'achat fait l'objet de contrôles, et les détenteurs de cartes ont reconnu par écrit leurs obligations et responsabilités.

  • 1.1) Le gestionnaire du centre de responsabilité recommande les employés qui devraient être détenteurs d'une carte d'achat avec une limite de crédit définie.
  • 1.2) Le dirigeant principal des finances a donné son approbation préalable avant d'émettre une carte destinée à l'actif organisationnel.
  • 1.3) Le gestionnaire du centre de responsabilité fixe des limites sur les catégories d'achats et des limites de crédit.
  • 1.4) Les conditions d'utilisation des cartes d'achat et les restrictions afférentes sont précisées et communiquées aux détenteurs de cartes qui reconnaissent leurs responsabilités et leurs obligations avant que le coordonnateur ne leur remette la carte d'achat.
  • 1.5) Les coordonnateurs ministériels des cartes d'achat sont responsables d'administrer le programme des cartes d'achat.

2) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.

  • 2.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée.
  • 2.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
  • 2.3) L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.

3) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 3.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée.
  • 3.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
  • 3.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.

4) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun.

  • 4.1) La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 4.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
  • 4.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
  • 4.4) Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement.

5) Les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés.

  • 5.1) Les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales et aux frais d'accueil préalablement approuvés.

Directive sur les avances comptables

Critère Sous-critère Source

1) Les avances comptables sont délivrées seulement si nécessaire et servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été émises.

  • 1.1) Les avances comptables sont établies seulement si nécessaire et si elles concernent des dépenses fondées
  • 1.2) Les avances comptables servent uniquement à des fins valables et voulues.
  • 1.3) Le montant d'une avance comptable, à même un fonds de petite caisse ou un fonds d'appoint, est calculé en fonction des besoins opérationnels.
  • 1.4) Une avance comptable est la méthode de paiement la plus économique.
  • 1.5) Il n'existe aucune preuve d'un fractionnement de la transaction.
  • 1.6)TPSGC confirme l'autorisation de procéder à des avances permanentes.

2) Les avances comptables sont adéquatement protégées, comptabilisées et rapprochées.

  • 2.1) Une personne est désignée pour être le dépositaire du fonds. Les procédures adéquates sont suivies si le dépositaire change au cours de l'utilisation du fonds.
  • 2.2) Le dépositaire effectue régulièrement un rapprochement du fonds et rend compte de l'évolution de celui-ci.
  • 2.3) Les soldes imprévus du fonds sont remboursés au Ministère dans les dix jours ouvrables après qu'il ait été utilisé aux fins visées.
  • 2.4) Les avances permanentes sont ramenées à leur valeur initiale, sauf si leur utilisation justifie une diminution, une augmentation ou un remboursement complet.

3) Il existe une division des tâches concernant les avances.

  • 3.1) Il existe une division des tâches entre les dépositaires du fonds de la petite caisse et les personnes qui traitent des autres fonds.
  • 3.2) Les dispositions des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ne sont en aucun cas exécutées par le dépositaire des dépenses du fonds.

4) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.

  • 4.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée.
  • 4.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
  • 4.3) L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.

5) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 5.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée.
  • 5.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
  • 5.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.

6) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun.

  • 6.1) La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 6.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
  • 6.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
  • 6.4) Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement.

Politique sur les marchés

Critère Sous-critère Source

1) Stratégie d'approvisionnement : sans concurrence

(le mode d'approvisionnement sans concurrence englobe le marché à fournisseur unique)

Des documents sont versés au dossier pour justifier le recours à un marché non concurrentiel, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État.

  • 1.1) L'énoncé des travaux est établi avant l'attribution du marché
  • 1.2) Le dossier comporte des éléments justifiant le recours à un fournisseur unique.
  • 1.3) Une analyse est réalisée pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
  • 1.4) Le recours aux services d'anciens fonctionnaires est justifié et étayé par des documents.
  • 1.5) Les contrats avec les anciens fonctionnaires respectent la période d'attente de douze mois.

2) Stratégie d'approvisionnement

Des procédures d'appel d'offres employées sont adaptées aux circonstances.

  • 2.1) Le bon mode d'approvisionnement est utilisé.
  • 2.2) Le mode de passation de marché retenu est utilisé conformément à ses modalités.
  • 2.3) Il n'existe aucune preuve de fractionnement du marché.
  • Politique sur les marchés - Sections 4.1.4, 10.4, 10.5, 10.7, 10.8, 16.8.3, 16.8.4, 16.8.5, 16.8.10, appendice H – Section 2.3, 2.4

3) Stratégie d'approvisionnement concurrentielle

(les modes d'approvisionnement sans concurrence englobent les marchés, les offres à commande et les arrangements en matière d'approvisionnement)

Les critères d'évaluation des soumissions sont communiqués sur demande et servent à sélectionner les entrepreneurs selon une approche ouverte, équitable et transparente.

  • 3.1) La méthode de sélection et les critères d'évaluation sont clairement énoncés dans les documents de l'appel d'offres avant la diffusion de la demande de propositions.
  • 3.2) Dans les modes concurrentiels, l'énoncé des travaux, la description de travail et les critères d'évaluation se font selon une approche ouverte, équitable et transparente, et ils sont établis avant l'appel d'offres.
  • 3.3) Les entrepreneurs et les biens sont sélectionnés conformément aux modalités de l'appel d'offres.
  • 3.4) Le rapport d'évaluation est signé par tous les évaluateurs.

4) Engagement des dépenses

La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.

  • 4.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée.
  • 4.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
  • 4.3) L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.

5) Gestion des marchés

Les marchés sont approuvés avant la réception des biens ou des services, les modifications au marché sont apportées avant l'expiration du marché d'origine, et les pièces justificatives sont conservées dans les dossiers.

  • 5.1) Une copie signée du marché figurait au dossier.
  • 5.2) Les exigences de sécurité sont traitées pour se conformer aux dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement.
  • 5.3) Les droits de propriété intellectuelle sont recensés et traités.
  • 5.4) Les marchés sont signés par une personne dûment autorisée.
  • 5.5) Les marchés et les modifications sont publiés avant la réception des biens et des services.
  • 5.6.) Les modifications de marché sont bien justifiées et étayées par des preuves.
  • 5.7) Les modifications de marché sont approuvées par des agents autorisés.
  • 5.8) Les modifications contractuelles sont publiées avant la date d'expiration des marchés.

6) Vérification des comptes.

La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 6.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée.
  • 6.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
  • 6.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.

7) Paiement en vertu du contrat

Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun.

  • 7.1) La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 7.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
  • 7.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
  • 7.4) Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement.

8) Divulgation proactive.

Les marchés dont la valeur dépasse 10 000 $ font l'objet d'une annonce publique.

  • 8.1) Les marchés, y compris les modifications dont la valeur dépasse 10 000 $, satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive.

9) Créditeurs à la fin de l’exercice. (CAFE)

Un CAFE a dûment été mis en place et la transaction a été identifiée à cet effet. 
  • 9.1) Un CAFE a dûment été mis en place et la transaction a été identifiée à cet effet. 
  • Politique sur les créditeurs à la fin de l’exercice (CAFE)

Directive sur les voyages du Conseil national mixte et Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage

Critère Sous-critère Source

1) La gestion des frais de déplacement en service commandé respecte des pratiques équitables, raisonnables et modernes.

  • 1.1) Le motif du voyage en service commandé est justifié sur l'autorisation de voyage.
  • 1.2) Les demandes d'autorisation de voyage après coup sont justifiées et les éléments figurent aux dossiers.
  • 1.3) Les frais de repas et les faux frais sont remboursés conformément aux taux en vigueur.
  • 1.4) Les services d'hébergement sont obtenus auprès de fournisseurs approuvés par le gouvernement ou se situent dans les limites applicables.
  • 1.5) Les véhicules de locations, le stationnement et le tarif au kilomètre dans le cas de l'utilisation d'un véhicule personnel respectent les limites applicables.
  • 1.6) Les dispositions prises pour le transport aérien respectent les limites applicables.
  • 1.7) L'employeur a recours aux cartes de voyages ministérielles dans la mesure du possible pour payer le voyage d'avance.

2) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.

  • 2.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée.
  • 2.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
  • 2.3) L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.

3) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 3.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée.
  • 3.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
  • 3.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.

4) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun.

  • 4.1) La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 4.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
  • 4.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
  • 4.4) Les documents visés par l'article 33 sont remplis en temps opportun selon les modalités de paiement.

5) Tous les frais de déplacement des hauts fonctionnaires fédéraux désignés font l'objet d'une divulgation proactive.

  • 5.1) Les transactions satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive.

6) Recours aux chèques de voyage et aux avances se font lorsque les circonstances le justifient.

  • 6.1) Les chèques pour les avances comptables ou les chèques de voyage servent uniquement en remplacement d'une carte de voyage dans des circonstances définies.

Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences (anciennement Politique sur l'accueil)

Critère Sous-critère Source

1) Les événements d'accueil sont planifiés et exécutés dans un souci d'économie et d'efficacité dans le but de favoriser les activités de l'État en tenant compte des circonstances entourant chaque activité.

  • 1.1) Les activités d'accueil sont prévues et sélectionnées dans un souci d'économie et sont nécessaires pour exécuter le mandat et les priorités ministérielles.
  • 1.2) Les frais maximums par tête cadrent avec les limites du SCT étant donné les circonstances (indemnité de repas)
  • 1.3) Les boissons alcoolisées sont conformes à la Politique sur l'accueil.

2) La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.

  • 2.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée.
  • 2.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
  • 2.3) L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.

3) La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 3.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée.
  • 3.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
  • 3.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.

4) Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun.

  • 4.1) La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 4.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
  • 4.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
  • 4.4) Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement.

5) Toutes les dépenses d'accueil concernant des hauts fonctionnaires désignés sont adéquatement consignées et font l'objet d'une divulgation proactive.

  • 5.1) Les transactions satisfont aux exigences minimales de divulgation proactive.

Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales

Critère Sous-critère Source

1) Les congés payés et les modalités de travail spéciales sont approuvés et gérés en conformité avec la directive pertinente.

  • 1.1) Les congés payés sont acceptés en temps opportun par la personne dûment autorisée.
  • 1.2) Les congés payés sont enregistrés avec exactitude dans le système de suivi des congés.

Employés occasionnels, rémunération au rendement et Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye

Critère Sous-critère Source

1) Employés occasionnels (n'appartenant pas au groupe EX )

Les principales modalités de travail des employés occasionnels sont appliquées comme il se doit.

  • 1.1) L'emploi occasionnel d'une personne est approuvé pour une période de 90 jours maximum dans une année civile donnée.
  • 1.2) Les modalités de l'emploi occasionnel stipulent que les congés payés sont exclus de la rémunération et qu'ils sont remplacés par l'ajout de 4 % à la rémunération.
  • 1.3) La rémunération et les avantages des employés sont fixés dans les dispositions déterminées.

2) Employés occasionnels (n'appartenant pas au groupe EX )

Les enquêtes de sécurité touchant le personnel sont gérées comme il se doit, et une personne dûment autorisée en a la responsabilité.

  • 2.1) L'évaluation des cotes de sécurité et le contrôle des attestations de sécurité sont définis dans les conditions d'emploi.
  • 2.2) Les personnes qui auront accès à l'information et aux biens du gouvernement doivent avoir fait l'objet d'une enquête de sécurité au niveau déterminé avant d'entrer dans leurs fonctions.
  • 2.3) Les cotes de sécurité et les attestations de sécurité sont examinées et approuvées par une personne dûment autorisée.

3) Employés du groupe de la direction (EX ) et employés exclus

La rémunération au rendement est gérée comme il se doit, et approuvée par des personnes dûment autorisées.

  • 3.1) Les examens annuels du rendement sont fondés sur des objectifs préétablis; ils sont effectués et consignés par écrit tous les ans.
  • 3.2) La rémunération au rendement est accordée uniquement aux employés y ayant droit.

4) Gestion financière de l'administration de la paye

La disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée comme il se doit par une personne dûment autorisée, et ce, avant l'engagement des dépenses d'après la valeur prévue.

  • 4.1) Les dépenses sont approuvées par l'autorité appropriée.
  • 4.2) Les dépenses sont approuvées avant l'activité.
  • 4.3) L'engagement est consigné d'après la valeur prévue.

5) Gestion financière de l'administration de la paye

La vérification des comptes est assurée par une personne dûment autorisée et est effectuée en temps opportun afin de vérifier l'exactitude des demandes de paiement.

  • 5.1) La vérification des comptes est assurée par une personne appropriée dûment autorisée.
  • 5.2) Les dépenses certifiées sont bien financées avec une preuve de l'exécution des travaux et du montant des frais.
  • 5.3) La vérification des comptes est effectuée en temps opportun.

6) Gestion financière de l'administration de la paye

Les opérations de paiement et de règlement sont effectuées par une personne dûment autorisée, pour les montants exacts et sont versés au bon vendeur en temps opportun.

  • 6.1) La facture est réglée au bon montant et au bon vendeur dans les limites contractuelles.
  • 6.2) Les documents visés par l'article 33 sont signés par un employé dûment autorisé à le faire.
  • 6.3) Les documents visés par l'article 33 sont remplis avant de régler le paiement.
  • 6.4) Les documents visés par l'article 33 sont traités en temps opportun selon les modalités de paiement.

7) Gestion financière de l'administration de la paye

Les responsabilités dans l'administration de la paye sont définies de manière à assurer une séparation adéquate des tâches.

  • 7.1) Les responsabilités dans l'administration de la paye sont définies de manière à assurer une séparation adéquate des tâches, notamment en ce qui touche la garde et la distribution des chèques et les relevés de paiement par dépôt direct.

8) Gestion financière de l'administration de la paye

Les formalités de départ établies par le ministère sont respectées.

  • 8.1) Les procédures ministérielles applicables aux départs sont en place et sont suivies afin de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte le Ministère.