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ARCHIVÉ - Évaluation du processus des présentations au Conseil du Trésor

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8. Recommandations

Les points à améliorer dans le processus des présentations au Conseil du Trésor se rangent dans trois domaines :

  • finaliser le modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor;
  • faire en sorte que le Secrétariat comprenne davantage certains aspects du processus lui-même et des pratiques qui y sont liées et apporte des améliorations au processus lorsque c'est possible;
  • fournir aux analystes du Secrétariat davantage d'outils et de meilleurs outils pour améliorer l'efficacité et l'économie du processus des présentations.

Finaliser le modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor

  1. Le Secrétariat devrait finaliser le modèle logique du processus des présentations au Conseil du Trésor afin d'appuyer la mesure du rendement, la clarté de ses communications sur son résultat final et la tenue de nouvelles études.

    Comme le résultat final ne devrait pas exister de façon isolée, le Secrétariat devrait diriger, de concert avec des représentants des organisations fédérales, l'amélioration de son modèle logique du processus des présentations. Ce modèle logique servirait de base :

    1. à une vision commune de l'objectif global du processus des présentations et de son lien avec d'autres processus tels que le processus des MC;
    2. à une vision commune du rôle que les analystes devraient jouer à l'égard des organisations fédérales;
    3. à une compréhension commune entre le Secrétariat et les organisations fédérales du résultat final du processus des présentations et du type de conseils et de soutien auxquels les organisations fédérales devraient s'attendre de la part des analystes du Secrétariat;
    4. à l'évaluation du rendement du processus des présentations et d'autres recherches et études à cet égard.

Meilleure compréhension du processus des présentations et des pratiques connexes donnant lieu à des améliorations

  1. Le Secrétariat devrait étudier de manière exhaustive les résultats du sondage sur les conseils donnés par ses analystes aux organisations fédérales pendant le processus des présentations, et y donner suite au besoin.

    La majorité des répondants des organisations fédérales convenaient que les conseils reçus des analystes du Secrétariat sont cohérents et donnés en temps opportun. Toutefois, le nombre de répondants qui n'étaient pas d'accord est suffisant pour justifier d'autres travaux de la part du Secrétariat afin de comprendre les facteurs qui gênent la prestation opportune et cohérente de conseils.

  2. Le Secrétariat devrait examiner de quelle façon les enjeux en ressources humaines, plus particulièrement le taux de roulement chez les analystes de programme, affectent le processus des présentations au Conseil du Trésor et la gestion du savoir.

    Le taux de roulement des analystes de programme est vraisemblablement un facteur important qui sous-tend de nombreux problèmes relevés dans la présente évaluation. Ainsi, il est raisonnable de présumer que le taux de roulement contribue au degré d'insatisfaction déclarée des organisations fédérales à l'égard des services offerts par les analystes de programme48.

    Au cours de l'évaluation, le Secrétariat a mené des travaux afin de mieux comprendre les facteurs contribuant au taux de roulement; une recommandation à cet égard n'est donc pas formulée.

    Outre les mesures que le Secrétariat peut prendre pour faire face au taux de roulement des analystes de programme, il est néanmoins raisonnable de s'attendre à ce qu'un important roulement des analystes de programme persiste dans un avenir prévisible. Par conséquent, en plus de chercher simplement à réduire le taux de roulement, le Secrétariat devrait explorer des façons de réduire son incidence négative sur le processus des présentations au Conseil du Trésor. Tel qu'il est indiqué ci-après (recommandation 6), la mise en œuvre d'un système efficace de gestion des connaissances et de l'information est un exemple démontrant comment le Secrétariat pourrait réduire l'incidence négative du taux de roulement élevé.

  3. Le Secrétariat devrait rendre compte des coûts de la gestion du processus des présentations - au moins pour le ministère, sinon pour l'ensemble de l'administration publique.

    En l'absence de données complètes et fiables sur les coûts, le Secrétariat ne peut évaluer entièrement la mesure dans laquelle ses propres ressources sont consacrées adéquatement et efficacement à gérer le processus des présentations.

Élaboration d'outils plus nombreux et améliorés pour le processus des présentations

  1. Le Secrétariat devrait réviser et améliorer au besoin ses activités de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation liées au processus des présentations au Conseil du Trésor.

    Les préoccupations des analystes de programme concernant la capacité des organisations fédérales de produire des présentations de haute qualité ainsi que l'insatisfaction indiquée d'une minorité d'organisations fédérales à l'égard des conseils fournis démontrent la nécessité pour le Secrétariat d'examiner le perfectionnement professionnel qu'il offre à ses employés ainsi que les activités de formation et de sensibilisation sur le processus des présentations qu'il offre aux organisations fédérales.

    En cherchant à améliorer ses activités de perfectionnement professionnel, de formation et de sensibilisation, le Secrétariat devrait s'appuyer sur les trois premières recommandations susmentionnées et sur les résultats prévus de leur mise en œuvre. Il est probable que le fait de finaliser un modèle logique pour le processus des présentations au Conseil du Trésor (recommandation 1), de mieux comprendre l'insatisfaction des organisations fédérales à l'égard des services offerts par le Secrétariat (recommandation 2) et de comprendre comment les enjeux relatifs aux ressources humaines ont une incidence sur le processus des présentations au Conseil du Trésor (recommandation 3) aidera le Secrétariat à comprendre comment améliorer ses communications avec son propre personnel et avec les organisations fédérales au sujet du processus des présentations.

  2. Le Secrétariat devrait explorer des options en vue d'une approche plus systématique à l'égard de la gestion de l'information et des connaissances dans le cadre du processus des présentations au Conseil du Trésor.

    Étant donné que le processus des présentations a une structure conventionnelle et qu'il existe des similarités importantes entre certaines présentations, la mise en œuvre d'un système efficace de gestion des connaissances peut se traduire par d'importantes améliorations en ce qui a trait à l'économie du processus des présentations. Une approche systématique à l'égard de la gestion des connaissances permettrait de créer une archive de la mémoire institutionnelle relativement aux présentations au Conseil du Trésor. Cette mesure permettrait aux analystes du Secrétariat d'avoir accès facilement aux leçons apprises et aux pratiques exemplaires résultant du traitement des présentations antérieures et de les utiliser.

    La création d'une banque de mémoire institutionnelle facilement accessible au sujet du processus des présentations aiderait également à contrer quelques-unes des répercussions négatives du taux de roulement élevé des analystes au Secrétariat. La mise en place d'un système efficace de gestion des connaissances et de l'information permettrait de réduire la courbe d'apprentissage des nouveaux analystes et d'atténuer les causes des plaintes des organisations fédérales à l'égard des conseils « incohérents » du Secrétariat.

    Enfin, une approche systématique pour consigner et extraire l'information sur l'avancement des présentations actuelles et proposées faciliterait la gestion de la charge de travail relativement au processus des présentations, contribuant ainsi à réduire les « surcharges » de travail qui se produisent pendant les périodes de pointe pour la production de présentations.

    Le Secrétariat devrait se rappeler de deux points s'il décide d'explorer des options en vue d'une approche systématique à l'égard de la gestion des connaissances et de l'information.

    • Le système de gestion des connaissances et de l'information pour le processus des présentations doit être adapté à la structure réelle du processus des présentations. Même s'il est évident que le processus des présentations au Conseil du Trésor comporte une structure identifiable, il semble ne pas y avoir pour le moment une compréhension commune des détails au sein du Secrétariat, d'où la nécessité de décrire le processus.
    • Toute solution proposée pour combler les lacunes cernées en matière de gestion de l'information doit répondre aux besoins de ses utilisateurs, être appliquée uniformément et être réalisable du point de vue des coûts et du temps. Il est important de comprendre d'abord pourquoi les outils électroniques actuels de gestion de l'information pendant le processus des présentations ne sont pas utilisés entièrement par les analystes du Secrétariat. Si l'amélioration des outils actuels s'avère peu pratique ou trop coûteuse, les besoins des utilisateurs doivent être clairement définis relativement au processus des présentations au Conseil du Trésor et des solutions de rechange doivent être envisagées.